PP.DS.02 PROCEDURA DI PRESIDIO PER LA GESTIONE DELLE EMERGENZE ORGANIZZATIVE E TECNOLOGICHE

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1 Pag. 1/10 PROCEDURA DI PRESIDIO PER LA GESTIONE DELLE EMERGENZE ORGANIZZATIVE E TECNOLOGICHE REV. DATA REDATTO AUTORIZZAZIONI VERIFICATO APPROVATO S.A. I.O.S.O. U.O. Direz. Sanitaria di Referente documento: Massimo Rossi Resp. Sistema Qualità Resp. Sistema Qualità Direttore Medico di Direttore Medico di

2 Pag. 2/10 INDICE 1. Scopo pag.3 2. Applicabilità.....pag Procedura in situazioni di carenza di personale sanitario (medici e infermieri)...pag Definizioni....,.pag Modalità operative....pag Assenza improvvisa personale infermieristico...pag Assenza personale medico ed infermieristico tale da garantire una dotazione organica minima pag Carenza di personale medico ed infermieristico..pag 5 4. Gestione carenza di posti letto...,pag.5 5. Procedura in caso di fermo TC per revisione programmata o per guasto..pag Definizioni. pag Modalità operative...pag Fermo T.C. del P.O. di con T.C. dei Presidi di Pistoia e Lucca raggiungibili e funzionanti.pag Fermo T.C. del P.O. di con T.C. dei Presidi di Pistoia e Lucca non raggiungibili per problemi di viabilità pag 7 6. Piano di continuità ed emergenza... pag Modalità operative.. pag Manutenzione e verifiche periodiche delle apparecchiature biomedicali.pag 9 7. Documenti richiamati e collegati.....pag Responsabilità....pag. 9

3 Pag. 3/10 1. SCOPO Definire le responsabilità e le modalità di gestione di una eventuale situazione di emergenza di tipo organizzativo o tecnologico garantendo: Tempestività ed efficacia di fronte a situazioni critiche Continuità del servizio all utenza con priorità assistenziale alle situazioni cliniche di emergenza e urgenza; Livelli minimi di assistenza alle persone ricoverate; Efficace comunicazione ai dipendenti, agli utenti e agli altri ospedali 2. APPLICABILITA La presente procedura è applicata agli eventi critici che si presentino in tutto il Ospedaliero con riferimento alle seguenti situazioni: o Assenze o carenze di personale sanitario o Carenza di posti letto o Fermo per guasto o revisione della TC o Mancata erogazione di servizi fondamentali 3. PROCEDURA IN SITUAZIONI DI CARENZA DI PERSONALE SANITARIO (MEDICI E INFERMIERI) 3.1 DEFINIZIONI - DOTAZIONE ORGANICA MINIMA = situazione di dotazione organica regolamentata da atti aziendali, assimilabile ai contingenti minimi in caso di sciopero - CARENZA DI PERSONALE MEDICO E INFERMIERISTICO = situazione di dotazione organica di entità inferiore rispetto a quanto stabilito dagli atti aziendali di cui sopra. 3.2 MODALITA' OPERATIVE ASSENZA IMPROVVISA di personale infermieristico: Questa emergenza organizzativa vede come responsabile la figura dell Infermiere Coordinatore, il quale a sua volta può delegare (in caso di sua assenza) tale compito ad un infermiere da lui stesso individuato. Ricevuta la comunicazione dell assenza improvvisa di personale Infermieristico, provvede alla sostituzione scegliendo tra le seguenti procedure la più idonea rispetto alla specifica criticità operativa: 1. Ricorre -nel caso di assenza improvvisa notturna e/o festiva- alla pronta disponibilità notturna e/o festiva di Area

4 Pag. 4/10 2. Il CPSE provvede alla riprogrammazione delle attività, garantendo le prestazioni assistenziali considerate prioritarie 3. Il CPSE provvede alla sostituzione prevedendo per il personale ore aggiuntive al normale servizio, utilizzando l istituto dello straordinario. 4. Provvede alla sostituzione richiamando in servizio il personale che si trova in situazione di debito orario, anche se in congedo ordinario 5. Provvede alla sostituzione richiamando in servizio il personale nel giorno di riposo riassegnando quest ultimo in altra data 6. Il CPSE contatta il Coordinatore di Area ai fini di una verifica sul personale disponibile nella stessa. 7. Solo in caso che gli istituti sopra menzionati non consentano di superare la criticità, contatta la U.O. di Ass. Infermieristica Ospedaliera acchè possa eventualmente essere disposta una mobilità d urgenza, da comunicarsi mediante ordine di servizio. Il personale infermieristico in servizio, al momento dell assenza improvvisa del collega, non può lasciare il posto di lavoro fino a quando non sia stata assicurata la sua sostituzione con un altro collega. Tale procedura è valida anche in caso di assenza di OSS limitatamente agli istituti per essi validi ASSENZA DI PERSONALE MEDICO E INFERMIERISTICO TALE DA GARANTIRE UNA DOTAZIONE ORGANICA MINIMA Nel caso di assenza del personale medico, il Direttore della U.O : o Mette in atto le strategie necessarie al reperimento di personale non in servizio; o Pianifica le attività in modo razionale in base alla dotazione organica disponibile; o Comunica alla Direzione Sanitaria di lo stato di emergenza organizzativa o Informa gli utenti dei possibili disagi Nel caso di assenza del personale infermieristico, il CPSE: o Mette in atto le strategie necessarie al reperimento di personale non in servizio (vedi modalità al punto 4.2.1); o Pianifica le attività in modo razionale in base alla dotazione organica disponibile; o Comunica alla Direzione Medica di lo stato di emergenza organizzativa o Informa verbalmente gli utenti dei possibili disagi

5 Pag. 5/ CARENZA DI PERSONALE MEDICO E INFERMIERISTICO Il Direttore Medico di Area per il personale medico e il Responsabile della U.O. Assistenza Infermieristica Ospedaliera per il personale infermieristico: o Comunicano alla Direzione Medica di lo stato di emergenza organizzativa o Mettono in atto tutte le strategie per portare la dotazione organica a livelli minimi (vedi punti precedente) Il Direttore Medico di : o Comunica alle OO.SS. del Comparto e Mediche nonché alla Direzione Generale Strategica le disposizioni da assumere per l emergenza; o Predispone la riduzione delle attività ambulatoriali per esterni e dirotta il personale addetto agli ambulatori verso le degenze; o Predispone la riduzione dei posti letto e l eventuale accorpamento dei reparti o Predispone il blocco dei ricoveri programmati o Dispone una diversa destinazione del personale Medico e Infermieristico all interno del o Comunica la situazione alla Centrale Operativa 118 e al Pronto Soccorso o Comunica il provvedimento alle Direzioni Sanitarie degli Ospedali di Area Vasta Fiorentina e di Lucca o Comunica agli utenti la situazione di disagio con relativa previsione temporale per il raggiungimento della normalità o Comunica all ufficio Stampa la situazione. 4. GESTIONE CARENZA POSTI LETTO La carenza dei posti letto viene governata attraverso un procedura che tiene conto della possibilità di gestire e superare le criticità sfruttando la disponibilità dei posti letto di tutti i Presidi Ospedalieri presenti in Azienda. Presupposto essenziale è l adozione di una metodica che consenta un monitoraggio attendibile dei Posti Letto Ordinari nei Presidi Ospedalieri di Pistoia e. Nel la rilevazione viene effettuata dalla Centrale Operativa 118, tramite chiamata diretta ai vari setting assistenziali, su linea telefonica registrata, nelle seguenti fasce orarie: Ore 08:00 09:00 Ore 14:00 15:00 (in questo caso dovrà essere comunicato il dato relativo ai Posti Letto liberi e Liberabili) Ore 20:00 21:00

6 Pag. 6/10 Una volta che in un dell Azienda si verifichino criticità riguardanti la disponibilità di posti letto, si dovrà procedere come di seguito: Si possono effettuare ricoveri di pazienti in ogni posto letto disponibile del indipendentemente dal sesso del paziente stesso, quindi senza rispettare la divisione uomo/donna, dando tuttavia priorità all Area di competenza; successivamente, una volta terminata la disponibilità in detta Area si potrà procedere al ricovero in altra Area con le stesse modalità. Una volta saturati tutti i posti letto disponibili effettuare, se possibile, ricovero dei Pazienti in Week Surgery, al netto dei ricoveri programmati per interventi chirurgici (e comunque, in generale, non oltre il venerdì alle ore 14:00). In caso di non applicabilità di nessuno, o in parte, dei punti precedenti, e comunque in carenza assoluta di Posti Letto in tutto il, previa valutazione della trasportabilità dei Pazienti si procederà alla: Verifica della disponibilità dei Posti Letto in Area Medica nell Altro Aziendale con successivo trasferimento dei pazienti stessi e, solo successivamente in caso di indisponibilità in detto Ospedale, nello Stabilimento San Marcello Pistoiese, Il Direttore Medico di : Dispone le comunicazioni del caso verso: o la Direzione Generale o la Direzione di Zona o le Direzioni Sanitarie degli Ospedali dell Area Vasta Fiorentina, o il Responsabile della Centrale Operativa 118; Il Direttore medico del P.O. dispone, dopo averne valutato la necessità : - il blocco dei ricoveri programmati in tutte le Unità Operative di degenza Comunica agli utenti la situazione di disagio con relativa previsione temporale per il raggiungimento della normalità Comunica all Ufficio Stampa la situazione Comunica alle OO.SS. del Comparto e Mediche nonché alla Direzione Generale le disposizioni da assumere per l emergenza organizzativa in questione 5. PROCEDURA IN CASO DI FERMO T.C. PER REVISIONE PROGRAMMATA O PER GUASTO

7 Pag. 7/ DEFINIZIONI T.C. = tomografia computerizzata FERMO = momentanea inattività dell apparecchiatura elettromedicale. 5.2 MODALITA' OPERATIVE FERMO DI T.C. DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI PESCIA CON T.C. DEL PRESIDIO DI PISTOIA RAGGIUNGIBILE E FUNZIONANTE La segretaria della UO o in sua assenza il tecnico sanitario di radiologia medica in servizio presso la T.C. è responsabile di: Avvertire telefonicamente, la Centrale operativa del 118, la Direzione Medica di Avvertire tramite FAX le radiologie dell ospedale di Pistoia, il Pronto Soccorso di, il Direttore Medico del Pistoia Avvertire l utenza esterna, che è inserita in lista d attesa, del fermo; Comunicare tramite FAX la durata presunta del fermo al Dirigente Medico del di e alla Direzione sanitaria di Pistoia N.B. al ripristino del servizio vengono avvertiti gli stessi reparti e servizi seguendo la stessa procedura. Il Medico responsabile del servizio T.C., quando è in grado di prevedere la durata del fermo: Provvede a riprogrammare gli appuntamenti dell utenza interna ed esterna Provvede a comunicare i nuovi appuntamenti sia all utenza interna che esterna FERMO DI T.C. DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI PESCIA CON T.C. DEL PRESIDIO DI PISTOIA NON RAGGIUNGIBILE PER PROBLEMI LEGATI ALLA VIABILITA La segretaria della UO o in sua assenza il tecnico sanitario di radiologia medica in servizio presso la T.C. è responsabile di: Avvertire telefonicamente il Pronto Soccorso, la Centrale operativa del 118, la Direzione Medica di Comunicare tramite FAX la durata del fermo e la inagibilità delle strade al Dirigente Medico di e alla Direzione Medica del Pistoia Avvertire l utenza esterna, che è inserita in lista d attesa, del fermo; N.B. al ripristino del servizio vengono avvertiti gli stessi reparti e servizi seguendo la stessa procedura.

8 Pag. 8/10 Il Medico responsabile del servizio T.C., quando è in grado di prevedere la durata del fermo: Provvede a riprogrammare gli appuntamenti dell utenza interna ed esterna Provvede a comunicare i nuovi appuntamenti sia all utenza interna che esterna Il Direttore Medico di : Attiva una convenzione provvisoria con l Ospedale di Prato, Empoli e Viareggio per l effettuazione degli esami improcrastinabili Dispone affinché la Centrale Operativa 118 si attivi, su segnalazione delle UU.OO. di degenza e del Pronto Soccorso, per il trasporto dei pazienti che necessitano di questa procedura diagnostica e delle attrezzature utili per l assistenza (presidi terapeutici, gas medicali, apparecchiature elettromedicali). 6. PIANO DI CONTINUITA ED EMERGENZA IN CASO DI MALFUNZIONAMENTI DI NATURA TECNOLOGICA Lo scopo del Piano di Continuità e di Emergenza è quello di minimizzare il rischio di disservizi nella erogazione di attività assistenziali conseguenti a malfunzionamenti di natura tecnologica e di minimizzare il rischio di disservizi per attività non strettamente sanitarie, ma che riguardano aspetti di servizio al cittadino: ad esempio servizi di prenotazione di prestazioni sanitarie, emissioni di certificati, ecc. I possibili scenari devono prevedere le situazioni peggiori in merito ai seguenti ambiti: Energia (energia elettrica, combustibili, ecc) e acqua (potabile e non ) Attrezzature informatiche e di telecomunicazione (rete fissa e mobile, dati e voce) Attrezzature elettromedicali Impianti tecnologici Logistica: trasporti di pazienti (civili e sanitari gestiti direttamente dall Azienda o meno, trasporti di beni (operati dall Azienda o da terzi) Fornitura del vitto a dipendenti e degenti Approvvigionamento di beni (beni di consumo, fra cui farmaci, sangue, dispositivi medici, ecc..) e servizi, pagamento dei fornitori e gestione dei magazzini Fornitura di biancheria da parte dell azienda alla quale è appaltato il servizio Emissione di documenti di pagamento e gestione incassi Rapporti con il tesoriere e con le altre banche Trattamento economico del personale, gestione degli adempimenti contributivi, fiscali, pensionistici Contabilità e tenuta degli inventari Il rischio viene codificato in ALTO, MEDIO e BASSO 6.1 MODALITA OPERATIVE

9 Pag. 9/10 La procedura relativa al Piano di Continuità ed Emergenza è in allegato e si riferisce alla Delibera n.820 del 11 novembre 1999 e successiva Deliberazione n. 921 del 21 dicembre 1999 avente come oggetto Completamento Piano di Continuità ed Emergenza 6.2 MANUTENZIONI E VERIFICHE PERIODICHE APPARECCHIATURE BIOMEDICALI Responsabile per l utilizzo sicuro, economico e appropriato delle apparecchiature biomedicali è il direttore dell U.O. a cui questa apparecchiatura è stata assegnata (vedi punto 3c del DP01). Per la manutenzione e verifiche periodiche delle apparecchiature biomedicali si fa riferimento ai documenti allegati: PA.TC.01 IO.TC.01 IO.TC.02 IO.TC.03 IO.TC.04 Le apparecchiature vitali presenti nel P.O. di sono in numero adeguato a garantire la continuità assistenziale in caso di fermo prolungato. Nel caso di un fermo prolungato di un apparecchiatura considerata vitale, sarà compito del responsabile di U.O. segnalare alla U.O. Direzione Sanitaria di e alla U.O. Ingegneria Clinica il protrarsi del fermo tecnologico per le necessarie determinazioni E presente in allegato l elenco completo degli apparecchi vitali presenti nel P.O. di. 7. DOCUMENTI RICHIAMATI O COLLEGATI o D.Lgs 81/2008 o DA.05 Piano generale di emergenza dell Azienda ULS 3 di Pistoia Rev. 05 o PP. DS.05 Procedura per la gestione di un massiccio afflusso di utenti o PA.DS.03 Procedura aziendale per la gestione delle emergenze

10 Pag. 10/10 8. MATRICE DELLE RESPONSABILITA' AZIONE / PROCEDURA DMP Gruppo di Lavoro DUO CPSE DEU Ing. C U.O.AIO CO 118 Elaborazione della procedura A R Diffusione della procedura R C C C Attuazione delle varie modalità operative previste R R R R R Verifica dell effettiva applicazione R R R R C R Revisione della procedura A R C C C C Archiviazione della procedura R R = responsabile azione; C = collaboratore; A = approvazione Legenda: DMP : Direzione medica di ; DUO : Direttori Unità Operative : U.O. AIO; U.O. Assistenza Infermieristica Ospedaliera ; CPSE : Caposala di reparto; DEU : Dipartimento di Emergenza- Urgenza; Ing. C. : Ingegneria Clinica ; CO 118 : C.O. 118 Gruppo di lavoro: Dr. Moreschi Dr. Lenzi Dr.ssa Bertocchini CPSE Rossi