Enterprise Content Management

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1 AlFresco guida

2 Enterprise Content Management Una soluzione di Enterprise Content Management (ECM) è l'insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all interno di un organizzazione, indipendentemente dal suo formato. Componenti Principali I componenti principali che costituiscono una soluzione ECM sono: Sistema di acquisizione Sistemi di Form Processing (OCR, ICR, OMR, BCR, HCR) Optical Character Recognition (OCR - Riconoscimento ottico dei caratteri) Intelligent Character Recognition (ICR - Riconoscimento intelligente dei caratteri) Optical mark recognition (OMR - Riconoscimento ottico dei checkbox) Barcode Recognition (Riconoscimento Barcode) Handwriting recognition (Riconoscimento scrittura manuale) Sistema di gestione Il componente di Gestione si occupa del controllo, dell'indicizzazione e della verifica dell'integrità delle informazioni acquisite. Document management (DM) Web Content Management Records Management Business Process Management (BPM) Archiviazione e conservazione I componenti per l'archiviazione sono utilizzati per quelle informazioni che non devono essere più modificate e necessitano di essere salvate permanentemente. I dispositivi più comuni al salvataggio delle informazioni sono: Hard disk (anche di rete, come NAS), Nastri Magnetici o Dischi ottici. Distribuzione Le informazioni gestite, archiviate e conservate, possono essere distribuite attraverso diversi canali. I principali canali di distribuzione sono: internet ed intranet, e fax, formato cartaceo. 2

3 Introduzione ad Alfresco Alfresco è un Enterprise Content Management (ECM) utilizzato in sistemi Microsoft Windows e Unix-like. Da come si può evincere dalla d tipologia di software, viene utilizzato per la gestione di contenuti aziendale, di documenti, per la collaborazione tra utenti e per la gestione di record, ma anche di contenuti web e grafica. Sviluppato utilizzando Java, JSP e JavaScript, è disponibile in due versioni, una free rilasciata sotto la licenza Open Source GNU/GPL e un altra di tipo commerciale. Utilizza Spring, Hibernate, Lucene, MyFacess e si basaa sulla programmazione orientata agli aspetti. Alfresco è: open source; enterprisee (caratterizzato da scalabilitàà aziendale, infrastruttura e controllo aziendale); un gestore di contenuti di diverso tipo (documenti, record, pagine Web, immagini, contenuti avanzati) ; un conten management orientato verso chi ha bisogno di modularitàà e di prestazioni scalabili; un software con un ottica service oriented ; Inoltre una caratteristica molto importante è che in Alfrescoo abbiamoo la gestione dei workflow: si possono infatti, gestire i processi decisionali o dii monitoraggio, facendo in modo che gli utenti interagiscano con il sistema, caratteristica molto ricercata dalle aziende. Un sistema ECM come Alfresco non è un database relazionale ma può essere utilizzato al suo postoo ed è molto più. Anche se è diverso da altri CMS (Joomla, Drupal etc etc) viene da alcuni considerato il miglior CMS. Altre caratteristichee di Alfresco sono lee seguenti: ricerche semplici, avanzate e full-text; possibilità di gestione delle versioni e dello storico delle modifiche; 3

4 sistema di commenti su più parti, per esempio su discussioni, documenti e cartella; gestione dei metadati; presenza di politiche di sicurezza per limitare l accesso e/o le modalità di utilizzo dei documenti; sistema di regole per l automatizzazione dei processi. 4

5 Installazione Alfresco È possibile configurarlo in modo standard per soddisfare le esigenze più comuni, ma è anche possibile configurarlo in modo completamente personalizzato e soddisfare i requisiti specifici che i vari modelli di business impongono. Per l installazione di Alfresco abbiamo bisogno di: Java SE Development Kit 6 o superiore; un application server (per esempio Tomcat o JBoss); un database (Alfresco viene fornito pre-configurato per MySQL, è comunque possibile installarlo su Oracle, PostgreSQL, MS-SQL o altri DBMS); OpenOffice.org portable (per la conversione dei documenti tra un formato e un altro); Flash Player Version 10.x o superiore; SWF Tools. Se ci manca qualche componente fondamentale sarà richiesto durante l installazione. Dallapagina dei download si scarica il file che ci interessa, per esempio quello per Windows. Si avvia l eseguibile, si sceglie la lingua (l italiano è compreso nel pacchetto insieme con altre lingue). Viene chiesto di selezionare i componenti che vogliamo installare e poi di cliccare su Avanti. Selezioniamo tutti i componenti. Come detto, possiamo installare Alfresco in due modalità: con i server con la configurazione di default oppure con la personalizzazione delle porte del server e le proprietà dei servizi. Viene chiesta la cartella del nostro computer dove verrà installato il software. La schermata successiva riguarda il database: possiamo utilizzare un database MySQL in bundle oppure utilizzare un database che abbiamo creato in precedenza. Nel primo caso è richiesta una password per accedere al database, nel secondo caso l url, il driver JDBC, il nome del database e dell utente e la password di accesso. Viene richiesta la password per l account dell amministratore, il nome del server Quick e la porta utilizzata. Per default abbiamo localhost e la porta Inseriti tutti i dati richiesti sarà installato Alfresco Community nel computer, operazione che si compirà in pochi minuti. Finita l installazione possiamo avviare il nostro Alfresco, che è raggiungibile aprendo un browser e inserendo una delle seguenti url: oppurehttp:// :8080/alfresco/. La prima url, che indicheremo con Alfresco Share, è un interfaccia per l elaborazione collaborativa di tutti i contenuti aziendali da parte degli utenti Alfresco e ha le seguenti funzionalità: la libreria di documenti: comprende la capacità di scaricare contenuti, thumbnail e utilizzare il visualizzatore flash, i meta data, i tags e i feed RSS rendendo lo strumento facile da utilizzare; la ricerca: permette agli utenti di cercare persone con la stessa facilità con cui si cercherebbe un contenuto; 5

6 la creazione di team virtuali per progetti e comunità, con membri siaa interni che esterni; gli activity feeds: servono perr avvertiree gli utenti di cosa staa cambiando in un progetto oppure cosa è nuovo; la possibilità di creare contenuti usando un wiki, un blog oppure anche Microsoft Office; un ambiente di sviluppo rapido di applicazioni che utilizza scripting e componenti riutilizzabili; la possibilità di utilizzare un architetturaa a n livelli: questo permette p una scalabilità senza hardware o investimenti software e concilia più utilizzatori su risorse hardware esistenti; La seconda url indicata espone un interfaccia per esplorare gli elementi presenti negli spazi di Alfresco, per creare nuovi contenuti, gestire utenti, gruppi e categorie e navigare tra i nodi. Questo ci fa capire che ogni cosa presente in Alfresco è, in pratica, un nodo che appartiene a uno workspace. Sui nodi possiamo eseguire delle query, per esempio con Lucene. Vedremo ora come utilizzare al meglioo questo ECM. Se apriamo il browser con il link l / :8080/share/ comparirà il pannello di controllo, come in figura. Lo scopo del pannello di controllo di Alfresco (o dashboard) è quello di avere a portata di mano tutti i componenti che sono utilizzati più di frequentee e tutte le informazioni utili per la gestione dei siti, dei contenuti e degli utenti. È composto da più dashlet che rappresentano un widget con un sommarioo con le informazioni di un componente. Come possiamo ben vedere, abbiamo nel pannello di controllo alcuni widget e moduli per diverse funzioni: f gestione del profilo, gestione g dei siti, calendario e compiti. In alto abbiamo un menu con alcune voci: 6

7 il mio pannello di controllo: è la pagina che abbiamo aperto; siti: per creare un sito oppure per cercare uno dei siti creati; persone: per ricercare gli utenti che accedono alle pagine; repository: per gestire un insieme di documenti e file di tipo diverso; segue: è un insieme di collegamenti per i compiti, i workflow e i diversi strumenti integrati (applicazioni generiche, gruppi, repository, utenti etc etc). I dashlets disponibili, alcuni visibili nel pannello di controllo, sono i seguenti: Per iniziare: contiene alcune istruzioni per coloro che accedono alla parte Share per la prima volta; Il mio calendario: contiene gli eventi creati; RSS Feed: per default mostra i feed del sito di Alfresco ma può essere personalizzato; Alfresco Network: un widget collegato al portale di Alfresco; Le mie attività sui siti: mostra le azioni più recenti svolte nei siti dove l utente è membro. Le attività possono essere filtrate; Il mio profilo: mostra alcune informazioni sul profilo; I miei siti: mostra una lista di tutti i siti creati o di cui l utente fa parte; I miei compiti: sono presenti le attività assegnate incomplete e i flussi di lavoro; Contenuti che sto modificando: visualizza gli ultimi tre elementi di alcune sezioni come i post di blog, le pagine wiki e le discussioni di un forum; Feed CMIS: mostra i feed CMIS. Il CMIS definisce un modello di dominio e un insieme di API (per esempio Web Services), che possono essere utilizzati dalle applicazioni per interagire con uno o più sistemi o repository ECM; Vista web: per inserire una url della pagina web da visualizzare; I miei spazi di lavoro per riunioni; I miei documenti: mostra la lista dei documenti che l utente sta modificando; Configurazione records management. Possiamo personalizzare la propria bacheca, sia nel numero di colonne (da una a quattro) sia nei dashlets da visualizzare. Per farlo troviamo in alto a destra il pulsante Personalizza pannello di controllo. Il layout di default è composto da tre colonne, di cui quella centrale è più larga rispetto alle altre. Cliccando sul pulsante Cambia layout possiamo scegliere quello che preferiamo tra quelli disponibili. Supponiamo di scegliere un layout composto da due colonne, di cui una più stretta e una più larga. Possiamo poi trascinare con il metodo drag e drop e aggiungere (cliccando sul pulsante Aggiungi dashlet ) i pannelli disponibili dentro le colonne. Una volta fatte le nostre modifiche al pannello di controllo per salvare basta cliccare sul pulsante Ok in fondo alla pagina. 7

8 Possiamo creare dei dashlet personalizzati. Per farlo dobbiamo seguire i seguenti passi: supponiamo di voler fare un dashlet che saluti l utente con un hello world. Supponiamo che Alfresco sia installato dentro C:. Prima di tutto dobbiamo creare un file che chiameremohello.html.ftl che dovrà essere inserito nella cartella C:AlfrescotomcatwebappsalfrescoWEB-INFclassesalfrescotemplates. Questo file rappresenta un template che utilizza Freemarker. Dentro il file inseriamo per esempio questo codice: <#assign name = person.properties.username> Hello ${name} Dobbiamo poi creare un file JSP che include il file creato prima. Il contenuto del file deve essere il seguente: taglib uri="/web-inf/repo.tld" prefix="r" %> <%-- Note that this template is loaded from the classpath --%> <r:template template="/alfresco/templates/hello.html.ftl"> </r:template> Il file jsp deve essere inserito nella cartella C:Alfrescotomcatwebappsalfrescojspdashboardsdashlets. Adesso andiamo dentro C:AlfrescotomcatwebappsalfrescoWEB-INFclassesalfresco e apriamo il file webclient-config.xml. Dobbiamo inserire il nuovo dashlet: nel file andiamo a cercare il tag dashlet e inseriamo queste righe: <dashlet id="hello" label="hello Dashlet" description="my Hello Dashlet" jsp="/jsp/dashboards/dashlets/hello.jsp"> </dashlet> In questo modo una volta riavviato Alfresco vedremo il nuovo dashlet tra quelli disponibili. 8

9 Gestione del profilo, dei gruppi e degli utenti Un utente può visualizzare e modificare il proprio profilo. Nel pannello di controllo basta cliccare sulla voce Profilo del dashlet Per iniziare oppure dentro il dashlet stesso del profilo. Per il profilo abbiamo le informazioni generali dell utente (nome, cognome, qualifica, località, sommario, foto, contatti e dettagli dell azienda), l elenco dei siti di cui è membro l utentee e l elenco dei contenuti che ha aggiunto più di recente. L utentee può modificare anche la password. Inoltre nella barra delle applicazioni che troviamo in alto a destra abbiamo un menu che consente di modificare il profilo, la password, di visualizzare una guidaa di aiuto, di disconnettersi e di pubblicare un proprio stato che sarà condiviso e letto da altri. Un utente può appartenere a uno o più gruppi: per default sono presenti già due gruppi: ALFRESCO_ADMINISTRATORS e _CONTRIBUTORS. Per creare un nuovoo gruppo dobbiamo selezionar re la voce Segue >gruppi >sfoglia >cliccare sull icona in alto a destra sopra la tabella dei gruppi esistenti e inserire il nome identificativo e il nome con cui sarà visualizzato il gruppo. Figura 3. I gruppi di utenti in Alfresco (clic per ingrandire) Se invecee vogliamoo creare un nuovo utente bisogna selezionare le voci Segue >Utenti e cliccare su Nuovo utente. Rispetto ad altri CMSS ed ECMS, Alfresco chiede come obbligatori più dati, cioè nome, cognome, indirizzo , nome utente e password. Possiamo poi assegnare l utente a uno o a più gruppi precedentemente creati. Per farlo nellaa scheda di modificaa dell utente, sotto Informazioni sull utente, dobbiamo cercare il gruppo nel quale q vogliamo aggiungere la persona e cliccare su aggiungi. 9

10 Workflow Grazie alla gestione dei workflow, Alfresco permette di ottenere flussi di elevata complessità mediante l utilizzo di regole e azioni. I flussi possono essere anche personalizzati e possono essere creati sia in parallelo sia in serie. Infatti, è possibile far eseguire più compiti da persone diverse e decidere se questi task devono essere eseguiti in parallelo oppure in sequenza. A ogni cambio di stato del processo possiamo inviare delle notifiche via mail. Per ogni task possiamo prevedere delle scadenze e decidere l evoluzione del flusso qualora il task non venga eseguito entro i termini stabiliti. Possiamo anche programmare delle operazioni che vengono svolte ad intervalli regolari. Per creare un nuovo compito basta cliccare su Segue >i miei compiti >avvia workflow >selezionare la tipologia di compito che vogliamo inserire e compilare il form scrivendo un messaggio, la scadenza e l utente a cui viene assegnato. Possiamo assegnare il compito a un altro utente oppure esaminare e approvare un contenuto (secondo modalità diverse, per esempio singolarmente o in gruppo). Per ogni workflow possiamo assegnare scadenze e priorità. Nella pagina con l elenco dei compiti possiamo vedere con facilità le scadenze e le priorità dei diversi workflow. 10

11 Crearee un sito di collaborazione per più person e Chi fa parte di un team o, in genere, haa i permessi, dovrebbe esseree in grado di creare e condividere contenuti ed eventi, creare gruppi di discussiond ne, scrivere post di un blog o voci di un wiki. Nella pratica gestire un sito, con le sue pagine e i suoi contenuti. Vediamo come si fa f a crearee un sito. Dal pannello di controllo o dalla Toolbar cliccare su Crea sito. Comparirà una finestra come quellaa in figura con le seguenti voci: Nome: nome che sarà visualizzato come titolo del sito; Nome URL: nome da inseriree nell url per il sito; Descrizione: breve descrizione del sito; Tipo: tipologia del sito. Attualmente è previsto, come voce, solo sitoo di collaborazione ; Visibilità; Una volta creati il tutto, comparirà il pannello di controlloo del sito. Questa pagina la troviamo andando a inserire nel browser l url dove XXX è il Nome URL inserito. Questa è simile a quello visto in precedenza, ma come possiamo vedere dalla figura ci sono delle differenze. 11

12 In alto abbiamo un menu orizzontale con delle voci che affrontano tutti gli aspetti del sito: Wiki; Blog; Raccolta documenti; Calendario; Link; Discussioni; Elenchi dati; Membri; Vediamo queste voci una per volta. Laa prima, come possiamo comprendere dal nome, serve per creare un wiki e la troviamo alla pagina Da questo link possiamo inserire le pagine, rinominarle e modificarle. Quando si va a crearee lapaginaa del wiki viene utilizzato un editor WYSIWYG. Oltre all corpo della pagina dobbiamoo inserire il i titolo e possiamo anche aggiungere dei tag; una volta inseriti tutti nella pagina principale del wiki vedremo l elenco. 12

13 La voce successiva serve per creare un blog oppure per configurare Alfresco integrandolo con un blog esterno. Per crearee il proprioo blog basta inserire i post cliccando su Nuovo post. Anche qui, come per le pagine dellaa sezione wiki, dobbiamo inseriree il titolo, il testo con l editor WYSIWYG e i tag più appropriati. Il post può esseree salvato come bozza oppure pubblicarlo (con visibilità interna o esterna). Ai post del blog possono essere inseriti dei commenti, come possiamo vedere in figura. Come detto, possiamo integrare un blogg esterno. I blog con cui Alfresco attualmente può interfacciarsi sono WordPress e Typepad. Basta inserire un IDD identificativo, il nome del blog, una descrizione, l url da cui si raggiunge, il nome utente e la password per il collegamento. 13

14 Per quanto riguarda la raccoltaa di documenti, vienee utilizzata per la gestione e il caricamento dei file. Possiamo creare delle cartelle che contengono i nodii (formandoo anche una gerarchia). Ogni cartella inserita ha un nome, un titoloo e una descrizione. Per P inseriree una sottocartella basta entrare nella cartella che la deve contenere e poi cliccaree su Nuovaa cartella o in alternativaa crearla e poi spostarla. Per spostarla basta andarci sopra s e cliccare, a destra, sulla voce Vedi dettagli. Da lì possiamo modificare i metadati prima inseriti, copiarlaa o spostarla da un altra parte, eliminarla, creare delle regole oppure prenderee quelle di un altra cartella, gestire i permessi e gli aspetti e cambiare il tipo. Inoltree possiamoo inserire dei commenti. Per inserire un file nel sito bisogna cliccaree su Carica, selezionare i file da caricare, anche più di uno per volta. Una volta caricati se clicchiamo sopra un file comparirà, nella nuova pagina, l anteprima, i metadati e le azioni possibili da fare sul documento che sono simili a quelle per la cartella. Rispetto a prima ci sonoo delle voci in più, perr esempio Download, vedi nel browser, modifica offline e caricaa nuova versione. 14

15 Calendario e un forum L utente può fare uso anche di un calendario e di esso puòò avere visualizzazioni diverse, per esempio per mese, per settimana o per giorno. L utentee può aggiungere un evento, cliccando sul più che compare nellee voci del calendario oppure sul bottone Aggiungi evento. Possiamoo tenere traccia di un elenco di collegamenti a pagine. Per ogni link inserito dobbiamoo obbligatoriamente inserire il nome e l url, poi se vogliamo una descrizione e i tag. In più possiamo contrassegnaree un collegamento come c interno: questo vuol dire che verrà aperto nella stessa finestra del browser, altrimenti al click si aprirà una nuova finestra. Come per le altre voci viste precedent emente anche per i link possiamoo inserire dei commenti. In Alfresco è previsto anche una sorta di forum, che viene creatoo attraverso delle discussioni. Per creare una nuovaa discussione dobbiamo cliccare su Nuovo argomento, inserire titolo, testo ed eventuali tag e salvare. In questo modo gli utenti, oltre a creare discussioni, potranno rispondere, vedere quali argomentii sono nuovi, i più attivi (che sono quelli con un maggior numero di d rispostee e almeno una) e quelli creati dall utente stesso. Un aspetto molto interessante è quelloo degli elenchi di dati: se si seleziona questa voce comparirà una finestra come in figura. 15

16 Esistono vari tipi di elenchi che possiamo creare, in particolare riguardano eventi, riunioni, compiti, indirizzi e problemi. Supponiamo di aggiungere un elenco dei compiti da svolgere, clicchiamo su Elenco di compiti (avanzato) e inseriamo titolo (obbligatorio) e descrizione (facoltativa). In questo caso sarà creata una tabella per l elenco. Tutti gli elementi hanno anche altre voci importanti come la data di inizio e di fine, la priorità e la percentuale di completamento di un lavoro. Per aggiungere un nuovo elemento abbiamo, sopra l elenco, il pulsante da cliccare con il quale assegniamo tutti i campi scritti prima. Infine abbiamo i membri: possiamo ricercare membri oppure aggiungerne altri. Possiamoo invitare le personee al sito creato. Basta cercare l utente con la barraa di ricerca e selezionare il ruolo da assegnargli. Possiamoo aggiungere anche utenti esterni, come possiamo vedere in figura. 16

17 Figura 14. Aggiunta utenti esterni (clic per ingrandire) Ritornandoo alla pagina del pannello di controllo possiamo vedere in altro tre pulsanti: il primo, Invita, ha le medesime funzioni della voce Membri descritta prima, il secondo serve per personalizzare la pagina mentree l ultimo contiene più voci. Queste sono: modifica dettagli sito, personalizza a sito e abbandona sito. La personalizzazione del pannello di controllo del sito è uguale a quella di Alfresco generica, descritta in una delle sezioni precedenti. Se invece andiamo su Personalizza sito,, questo ci permette di aggiungere nuove pagine diverse da quelle predefinite. Se clicchiamo su Aggiungi pagine, ci verràà chiesto di selezionare una nuova pagina ma non ne abbiamo. È necessario quindi crearla. Supponiamo di voler aggiungere una pagina Hello Apollo and Fenix. Perr farlo dovremo creare un file xml che salveremo con il nome hellopage.xml ; al a suo interno dovremo scrivere un codice di questo tipo. <?xml version='1.0' encoding='utf-8' '?> <title>hello Apollo and Fenix</title> <description>una pagina personalizzata per Alfresco</description> <template-instance>hellopage</template-instance> <authentication>ventus85</authentication> </page> Supponiamo ancora una volta che Alfresco sia installato dentroo C:. Questo file va inserito nella cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datapages. Dobbiamoo ora crearee una pagina xml per definire il nome e il percorso dell template. Anche questo file viene chiamato hellopage.xmll ma va inserito in questa cartellaa C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datatemplate-instancess e al suo interno ci deve essere un codice comee il seguente: <?xml version='1.0' encoding='utf-8' '?> 17

18 <template-instance> <template-type>org/alfresco/sample-hellopage</template-type> <properties> <hastreeview>true</hastreeview> </properties> </template-instance> Il template è un file che si può chiamare per esempio sample-hellopage.ftl (come è stato giustamente indicato nel file xml precedente) e va inserito in questa cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescotemplatesorgalfresco. Questo file contiene tutto il codice necessario alla pagina, per esempio io ho inserito queste righe: <head></head> <body><h1>hello World!</h1><br>Hello Apollo and Fenix!</h1></body> Dobbiamo infine creare un ulteriore file che chiameremo web-framework-configcustom.xmle verrà salvato nella cartella C:Alfrescotomcatsharedclassesalfrescowebextension. Al suo interno inseriamo il seguente codice: <alfresco-config> <config evaluator="string-compare" condition="sitepages" replace="true"> <pages> <page id="hellopage">hellopage</page> </pages> </config> </alfresco-config> A questo punto non ci resta che riavviare Tomcat, accedere alla sezione Share di Alfresco (che ricordo è l indirizzo e torniamo nella pagina Personalizza sito e clicchiamo Aggiungi Pagine. Ci troveremo così la nostra pagina personale. L altra sezione importante è quella raggiungibile dall url A sinistra del pannello centrale abbiamo dei link per un aiuto sull uso, mentre a destra pagina abbiamo i compiti comuni: Esplorare elementi nello spazio di homepage: abbiamo i diversi spazi e al loro interno i contenuti; Creare uno spazio nello spazio di homepage; 18

19 Aggiungere contenuto allo spazio di homepage: per aggiungere un file sullo spazio homepage di Alfresco; Creare contenuto nello spazio di homepage: per creare da zero un contenuto (di diverso tipo) sullo spazio indicato. In alto abbiamo un menu orizzontale che ci permette di accedere alla console di amministrazione, al profilo oppure alla sezione di aiuto. La console di amministrazione viene utilizzata per gestire gli utenti, i gruppi, le categorie e per esplorare i nodi dello spazio. In particolare le categorie contengono come elementi, i tag, le lingue, i software document classification e le regioni (che indicano continenti o zone). È possibile aggiunge una nuova categoria attraverso il bottone Aggiungi categoria che troviamo in alto a destra della pagina. Interessante è la voce Browser nodi perché è quella che ci permette di vedere come è strutturato all interno Alfresco. Come altri CMS, si fa uso del concetto di nodi, di padre e di figli. Ogni cosa, come detto, è un nodo, ha un padre e può avere uno o più figli. Ogni nodo ha delle proprietà e fa parte di uno spazio. Se per esempio vogliamo vedere il nodo corrispondente a un utente dobbiamo seguire questo percorso: workspace://spacesstore >system >people e poi selezionare l utente. Da qui possiamo ben vedere che per ogni nodo è indicato il path, la reference, il tipo di nodo (nel caso dell utente è il tipo person ), i padri, tutte le proprietà definite dal tipo, l aspect, i permessi ed eventuali figli. Inoltre all interno del browser nodi possiamo fare delle ricerche, in particolare con Lucene. Per default come tipologia di ricerca abbiamo noderef ma noi dobbiamo utilizzare lucene quindi dobbiamo selezionare lucene e poi lanciare la nostra query di ricerca. Lucene ha una sintassi particolare che possiamo trovare sulla pagina di ricerca del wiki di Alfresco. Per esempio se vogliamo vedere tutti i nodi figli di company_home la query da usare è la seguente: +PATH: /app:company_home/*. 19

20 Personalizzazione Sito Ritornando alla pagina del pannello di controllo possiamo vedere in altro tre pulsanti: il primo, Invita, ha le medesime funzioni della voce Membri descritta prima, il secondo serve per personalizzare la pagina mentre l ultimo contiene più voci. Queste sono: modifica dettagli sito, personalizza sito e abbandona sito. La personalizzazione del pannello di controllo del sito è uguale a quella di Alfresco generica, descritta in una delle sezioni precedenti. Se invece andiamo su Personalizza sito, questo ci permette di aggiungere nuove pagine diverse da quelle predefinite. Se clicchiamo su Aggiungi pagine, ci verrà chiesto di selezionare una nuova pagina ma non ne abbiamo. È necessario quindi crearla. Supponiamo di voler aggiungere una pagina Hello Apollo and Fenix. Per farlo dovremo creare un file xml che salveremo con il nome hellopage.xml ; al suo interno dovremo scrivere un codice di questo tipo. <?xml version='1.0' encoding='utf-8'?> <title>hello Apollo and Fenix</title> <description>una pagina personalizzata per Alfresco</description> <template-instance>hellopage</template-instance> <authentication>ventus85</authentication> </page> Supponiamo ancora una volta che Alfresco sia installato dentro C:. Questo file va inserito nella cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datapages. Dobbiamo ora creare una pagina xml per definire il nome e il percorso del template. Anche questo file viene chiamato hellopage.xml ma va inserito in questa cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescosite-datatemplate-instances e al suo interno ci deve essere un codice come il seguente: <?xml version='1.0' encoding='utf-8'?> <template-instance> <template-type>org/alfresco/sample-hellopage</template-type> <properties> <hastreeview>true</hastreeview> </properties> </template-instance> Il template è un file che si può chiamare per esempio sample-hellopage.ftl (come è stato giustamente indicato nel file xml precedente) e va inserito in questa cartella C:AlfrescotomcatwebappsshareWEB-INFclassesalfrescotemplatesorgalfresco. Questo file contiene tutto il codice necessario alla pagina, per esempio io ho inserito queste righe: 20

21 <head></head> <body><h1>hello World!</h1><br>Hello Apollo and Fenix!</h1></body> Dobbiamo infine creare un ulteriore file che chiameremo web-framework-configcustom.xmle verrà salvato nella cartella C:Alfrescotomcatsharedclassesalfrescowebextension. Al suo interno inseriamo il seguente codice: <alfresco-config> <config evaluator="string-compare" condition="sitepages" replace="true"> <pages> <page id="hellopage">hellopage</page> </pages> </config> </alfresco-config> A questo punto non ci resta che riavviare Tomcat, accedere alla sezione Share di Alfresco (che ricordo è l indirizzo e torniamo nella pagina Personalizza sito e clicchiamo Aggiungi Pagine. Ci troveremo così la nostra pagina personale. 21

22 Console di amministrazione e browser nodi L altra sezione importante è quella raggiungibile dall url A sinistra del pannello centrale abbiamo dei link per un aiuto sull uso, mentre a destra pagina abbiamo i compiti comuni: Esplorare elementi nello spazio di homepage: abbiamo i diversi spazi e al loro interno i contenuti; Creare uno spazio nello spazio di homepage; Aggiungere contenuto allo spazio di homepage: per aggiungere un file sullo spazio homepage di Alfresco; Creare contenuto nello spazio di homepage: per creare da zero un contenuto (di diverso tipo) sullo spazio indicato. In alto abbiamo un menu orizzontale che ci permette di accedere alla console di amministrazione, al profilo oppure alla sezione di aiuto. La console di amministrazione viene utilizzata per gestire gli utenti, i gruppi, le categorie e per esplorare i nodi dello spazio. In particolare le categorie contengono come elementi, i tag, le lingue, i software document classification e le regioni (che indicano continenti o zone). È possibile aggiunge una nuova categoria attraverso il bottone Aggiungi categoria che troviamo in alto a destra della pagina. Interessante è la voce Browser nodi perché è quella che ci permette di vedere come è strutturato all interno Alfresco. Come altri CMS, si fa uso del concetto di nodi, di padre e di figli. Ogni cosa, come detto, è un nodo, ha un padre e può avere uno o più figli. Ogni nodo ha delle proprietà e fa parte di uno spazio. Se per esempio vogliamo vedere il nodo corrispondente a un utente dobbiamo seguire questo percorso: workspace://spacesstore >system >people e poi selezionare l utente. Da qui possiamo ben vedere che per ogni nodo è indicato il path, la reference, il tipo di nodo (nel caso dell utente è il tipo person ), i padri, tutte le proprietà definite dal tipo, l aspect, i permessi ed eventuali figli. Inoltre all interno del browser nodi possiamo fare delle ricerche, in particolare con Lucene. Per default come tipologia di ricerca abbiamo noderef ma noi dobbiamo utilizzare lucene quindi dobbiamo selezionare lucene e poi lanciare la nostra query di ricerca. Lucene ha una sintassi particolare che possiamo trovare sulla pagina di ricerca del wiki di Alfresco. Per esempio se vogliamo vedere tutti i nodi figli di company_home la query da usare è la seguente: +PATH: /app:company_home/*. 22

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