Automazione delle comunicazioni Aziendali

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1 Automazione delle comunicazioni Aziendali Edizione 2016

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3 3 L automazione delle Comunicazioni Aziendali Il sistema attuale di comunicazione interaziendale procede speditamente verso la dematerializzazione dei documenti e l utilizzo di una molteplicità dei canali di invio. In questo contesto è possibile creare nuovo valore disponendo di piattaforme software specifiche ed adeguando i processi alle nuove esigenze. Interagire in modo efficace con i Clienti è diventato una esigenza fondamentale e sono importanti il modo e la tempestività con i quali si veicola la comunicazione indirizzata loro, sia essa costituita da una fattura, una newsletter, un invito ecc... La molteplicità dei canali di invio, resa possibile da Internet, consente di sommare ai metodi tradizionali (posta ordinaria, telefax ecc ) i nuovi mezzi come la Posta Elettronica, la Posta Elettronica Certificata, gli SMS ecc. Senza contare poi che anche gli inoltri di posta cartacei possono essere dematerializzati ed ottimizzati a loro volta utilizzando servizi di Poste Italiane come Postel, Host to Host ecc. Gestire manualmente volumi massivi di posta è difficile e soprattutto costoso soprattutto quando si debba selezionare il tipo di comunicazione da inviare ad ogni Cliente ed il canale attraverso il quale quest ultimo preferisce riceverle. E necessario ottimizzare ed automatizzare le fasi di questo processo. topmailer è la nostra soluzione per l invio dei documenti aziendali, multicanale, modulare ed indipendente dal fornitore dei servizi di comunicazione. topmailer produce documenti o li riceve da altri sistemi, ne interpreta gli eventuali attributi verificandone la completezza e congruità ed inoltra automaticamente ogni singolo documento al destinatario attraverso il canale indicato risultando particolarmente efficace in presenza anche e soprattutto di volumi massivi. topmailer è indipendente dal fornitore del servizio di comunicazione; in un regime di progressiva liberalizzazione e concorrenza questo può far conseguire al Cliente risparmi significativi. I canali che sono gestiti della piattaforma sono la posta elettronica, la P.E.C., il telefax, i vari servizi di consegna di posta tradizionale (Host to Host, Postel ecc ), la trasmissione via FTP, via Web Servic ecc topmailer è un sistema aperto, basato su tecnologia Oracle / Java / Ajax, utilizzabile interamente in ambiente Web ed in grado di integrarsi con i sistemi gestionali presenti presso il Cliente. topmailer è indirizzato ad Aziende di tutti i settori che hanno un volume elevato di comunicazioni da inviare e che desiderano ottimizzare i costi derivanti da questa attività. Un ultima considerazione: l adozione del un sistema automatizzato di gestione della corrispondenza che è possibile realizzare con topmailer presenta un ROI sorprendentemente attraente e, soprattutto, verificabile. Ci sembra una notizia da non sottovalutare. Tema sistemi Informatici è Partner di

4 4 La stru ura di topmailer topmailer è un composto da qua ro moduli applica vi e da una serie di Agen per la ricezione e l invio dei documen ; esso è altamente personalizzabile in funzione delle esigenze del Cliente che può voler iniziare con un insieme di componen di base ed acquisire successivamente nuove funzionalità man mano che esse diventeranno necessarie. I qua ro moduli che compongono topmailer (il primo obbligatorio e gli altri opzionali) sono: Communica ons dispatcher vero cuore del sistema è l insieme delle funzioni che perme ono di ricevere i documen da inviare, le istruzioni di spedizione e di provvedere all invio al des natario tramite il canale segnalato Report Generator Engine un potente so ware per la programmazione di reports che possono essere messi immediatamente a disposizione del Communica on Dispatcher Easy P.E.C. un plug in che perme e la ges one completa delle P.E.C., dalla loro emissione alla conservazione a norma di Legge Document Repository Manager un sistema di ges one documentale che perme e di memorizzare i documen spedi e di completarne la dematerializzazione a raverso la conservazione sos tu va. In de aglio Communications Dispatcher In estrema sintesi, il Communica ons Dispatcher è un sistema in grado di inviare documen PDF che gli pervengono accompagna da un file XML che ne specifica le modalità di invio. La produzione dei files PDF è normalmente affidata ai diversi so osistemi aziendali (E.R.P., Billing, C.R.M. ecc ). Ques ul mi preparano un batch di documen che sono indirizza a des natari diversi e verranno recapita a raverso canali diversi. Il file XML che deve accompagnare i PDF fornisce le istruzioni su che cosa inviare a chi e come. In luogo di predisporre un file XML è possibile inserire le stesse informazioni su tavole del database. I files PDF vengono colloca in directory specifiche. Il Communica ons Dispatcher analizza il file XML, separa i documen del batch in tante spedizioni quan sono i canali richies e provvede all invio. E possibile anche richiedere l invio dello stesso documento tramite più canali. All interno del Communica ons Dispatcher è presente una rubrica; il suo obie vo è quello

5 5 di cer ficare i des natari degli invii e di tener conto dei diversi codici con i quali può essere iden ficato lo stesso sogge o nei diversi so osistemi (ERP, CRM ); questa stru ura perme e di inviare gli esi delle operazioni ai diversi so osistemi indicando il codice esa o di riferimento. L aggiornamento della rubrica per l inserimento di nuovi nomina vi viene fa o in modo automa co a raverso la le ura delle informazioni contenute nel file XML che accompagna il documento. Il sistema è dotato di una dashboard di controllo tramite la quale è possibile avere informazioni sull andamento delle spedizioni, controllare i documen che vengono scarta ed, eventualmente, correggere le informazioni di invio errate che hanno dato origine allo scarto e so oporre nuovamente il documento al sistema per l inoltro. Il Communica on Manager, quindi, prevede di ricevere un documento che provvederà ad inviare al des natario tramite apposi Agen u lizzando il canale e le istruzioni indica sul file XML allegato. Fanno eccezione a questa regola i messaggi che verranno invia per , PEC ed SMS. Ques documen potrebbero essere cos tui di solo testo e quindi non avere alcun documento allegato. In ques caso tu e le informazioni necessarie saranno contenute all interno del file XML. L invio dei documen è effe uato a cura di Agen specifici che si occupano di ges re il canale rela vo. Gli Agen disponibili sono i seguen : E mail P.E.C. ges one dell invio e della ricezione limitata al riaccoppiamento tra messaggio originario e ricevute (disponibile la ges one Aziendale completa con il modulo apposito descri o più avan )) F.T.P. Host to Host di Poste Italiane

6 6 Fax Server Postel S.M.S. In tu casi in cui è prevista la ricezione di un esito, il sistema provvede ad aggiornare le apposite tabelle sul database con le informazioni previste, in modo tale che ques da possano essere messi a disposizione di altri programmi. Report Generator Engine In un sistema che opera su quantità rilevanti di documenti è necessario disporre di un sistema di produzione di facile programmazione e di notevole rapidità elaborativa. Il Report Generation Engine adempie a questa funzione e permette una programmazione rapida e precisa di qualsiasi tipo di report. E possibile realizzare output utilizzando i template forniti, creare documenti da zero ed anche utilizzare come base grafica un file PDF sul quale stampare i testi richiesti. I dati con i quali produrre i documenti possono essere letti da strutture di database oppure da files XML provenienti da altre applicazioni. I documenti prodotti da questo modulo vengono messi immediatamente a disposizione del Modulo di Dispatching attraverso apposite strutture di database. Easy P.E.C. La Posta Ele ronica cer ficata è uno dei mezzi di trasmissione di documen in maggiore espansione ed il suo u lizzo, che una volta era ristre o ad un numero molto piccolo di Funzioni Aziendali, si è esteso ad un numero di uten sempre crescente. Stante il cara ere di par colare delicatezza che è quasi sempre associato all invio di documen tramite P.E.C., abbiamo ritenuto importante integrare nel sistema topmailer un modulo per la ges one Aziendale della P.E.C. Tramite questo modulo è possibile u lizzare una unica interfaccia per ges re tu e le caselle P.E.C., definire in modo efficiente le abilitazioni degli uten al loro u lizzo, inviare e ricevere messaggi con i rela vi allega ed eseguire la conservazione sos tu va dei messaggi stessi. Il modulo Easy P.E.C. si fa anche carico di facilitare il controllo sull avvenuta consegna dei messaggi e perme e all Utente di risparmiare tempo ed avere maggiore sicurezza. Il modulo prevede funzioni complementari ed aggiun ve rispe o all invio massivo di P.E.C. che viene eseguito dall apposito Agente facente parte del modulo Communica on Dispatcher. Document Repository Management Un sistema che automatizza la gestione dell invio dei documenti non può non offrire anche un sistema di archiviazione degli stessi. La gestione integrata di questo modulo è stata pensata per rendere completamente automatico il passaggio del documenti spediti ad un sistema che ne permette la consultazione facile, l indicizzazione intelligente sia attraverso chiavi di ricerca che meccanismi di text retrieval.

7 67 E noto che la gestione di un documento cartaceo costa, secondo alcuni studi, da 20 a 50 volte il costo sostenuto per produrlo. Il nostro obiettivo è permettere di ridurre il più possibile questi costi. Per questo motivo, il modulo include anche funzionalità di conservazione sostitutiva che permettono di completare il ciclo di vita del documento fornendogli valore legale ai fini della conservazione come previsto dalle norme vigenti. documen e le chiavi che verrà inoltrato al Cliente assieme alle ricevute fisiche oppure, in alterna va, nella preparazione di un pacche o di versamento a norma di Legge per la conservazione sos tu va, nel suo inoltro al Cliente e nella eliminazione, previa distruzione, delle ricevute. Per quanto riguarda gli SMS proponiamo un servizio dire o di inoltro u lizzando stru ure ad alta affidabilità ed avendo la possibilità di verifica della consegna del messaggio. I servizi complementari Le caratteristiche tecnologiche In aggiunta ed a completamento dei moduli che cos tuiscono il sistema, abbiamo reso disponibili anche i servizi seguen : Per il follow up delle spedizione di raccomandate Host to Host proponiamo un servizio di ges one delle ricevute di ritorno che sono documen cartacei. Il servizio consiste: nella scansione delle ricevute esitate nell accoppiamento della ricevuta con la raccomandata alla quale si riferisce (allo scopo di tracciare qual documen sono sta consegna e quali no) nella ges one delle raccomandate non consegnate con scansione del documento ed inserimento della causale di mancata consegna nella preparazione di un file contenente i topmailer è un sistema progettato per funzionare via web. Esso, quindi, è utilizzabile unicamente con un browser. L interfaccia utente è costruita in Ajax/DHTML allo scopo di permettere una esperienza di utilizzo semplice e di facile apprendimento. Le parti logiche dell applicazione sono costituite da servlet Java. Per il suo funzionamento il nostro sistema richiede la presenza di un servlet container (es. Tomcat) e, per quanto riguarda i servizi di database, di Oracle rel. 11 o 12.

8 8 produciamo innovazioni Tema Sistemi Informa ci S.r.l Via Capo di Mondo Firenze tel fax Per informazioni: P.I. e C.F Cap Soc R.E.A