information sharing for cost reduction Nessuna impresa è un isola

Transcript

1 Nessuna impresa è un isola

2 Scenario Nello scenario odierno del mercato globale nessuna impresa è un isola. Per rimanere competitive le aziende devono far fronte ad esigenze sempre più complesse di integrazione e di collaborazione con i propri partner commerciali oltre che di ottimizzazione dei processi, sia interni che esterni. Esigenze La competitività della grande distribuzione organizzata (GDO) si basa sulla capacità di rispondere in modo tempestivo e flessibile alle esigenze del contesto senza generare un critico innalzamento dei costi di gestione e degli investimenti IT e ICT per l integrazione dei sistemi e per il loro aggiornamento. improving Il livello di performance della supply chain deve essere in costante miglioramento. supply chain La soddisfazione dei clienti, infatti, chiede tempi di evasione degli ordini sempre più veloci e livelli di servizio adeguati. performance Per far fronte a queste esigenze diventa essenziale disporre di un sistema affidabile che garantisca un ciclo globale degli ordini, rapido e sicuro, insieme con la più ampia visibilità sui processi della supply chain. Problemi quotidiani comuni ostacolano il raggiungimento di questi obiettivi di produttività e crescita aziendale: mancanza di interazione rapida e tracciata fra retailers e fornitori intervento manuale eccessivo per gestire e monitorare processi e workflow assenza di informazioni condivise in tempo utile fra gli attori della supply chain scarso accesso ad informazioni a valore aggiunto lentezza nell allineare e raggiungere obiettivi comuni difficoltà a realizzare progetti e strumenti di empowerment. problemi comuni I costi IT per adeguare i sistemi aziendali alle effettive esigenze sono elevati e i tempi di fit-for-purpose troppo lunghi. Soluzione Gateasy è una piattaforma di integrazione e collaborazione per la GDO che nasce per gestire in modo economico e innovativo i processi di trasmissione, consultazione e archiviazione di dati e informazioni a valore aggiunto che avvengono quotidianamente: ciclo degli ordini, annullamenti, note agli ordini, fatture, solleciti, pagamenti, partitario, comunicazioni logistico/organizzative, preavviso e avviso di consegna, bolle, tassi di servizio, anomalie dei codici a barre, ecc. A partire dalle applicazioni e dalle tecnologie esistenti, i sistemi ETL di business intelligence di Gateasy permettono di elaborare qualsiasi processo modellandolo sulle specifiche esigenze della supply chain e sull operatività di mestiere. Gateasy si fonda sull idea che la teconologia debba essere un fattore abilitante, mai un ostacolo bensì un facilitatore del lavoro, per una collaborazione efficace ad ogni livello. Sicurezza e tracciabilità Visibilità end-to-end Con Gateasy le informazioni transitano in totale sicurezza grazie agli standard SSL più idonei a qualsiasi tipologia di dati, mentre i tools ETL monitorano ogni fase del processo. Il ciclo globale degli ordini è rapido, sicuro e privo di errori. I passaggi chiave sono tracciati e notificati alle persone coinvolte nel workflow, con strumenti diversificati a seconda delle esigenze (dashbord, , report schedulati, ecc.). La visibilità sulla supply chain è ampliata e sempre accessibile. Integrazione plug&play Integrabilità scalabile Con Gateasy non c è alcuna necessità di aprire un canale dedicato o adottare un determinato standard dati. Qualunque fornitore e partner commerciale può essere integrato, indipendentemente dalle sue dimensioni, dal livello dei sistemi tecnologici adottati, dall area geografica. L automazione è garantita in un ottica multi-canale per adattarsi alle varie possibilità (web HTTPS, client off-line, web services SOAP, SOA, SFTP, ecc.). Il convertitore dati any-to-any risolve ogni esigenza di mappatura, dall XML all EDI.

3 Nessuna impresa è un isola Facilità di utilizzo Tecnologia al servizio dell uomo Con Gateasy le persone operano attraverso un interfaccia web unificata, semplice, user friendly, costruita in modo intuitivo. L accesso è differenziato per ruoli, competenze e funzioni che corrispondono alle reali necessità del mestiere. Le barriere linguistiche sono abbattute da una piattaforma multilingue incorporata, per una collaborazione senza limiti di culture e paesi. Collaborazione in tempo reale Value chain in rete Con Gateasy le comunicazioni avvengono in tempo reale. Sfruttando la logica delle web communities, ma senza rinunciare alla tracciabilità, i vari attori della supply chain si scambiano informazioni on line: dalle note agli ordini alle date di fermo consegne. Punti vendita, centrale acquisti, fornitori, contabilità, logistica collaborano in modo agile e flessibile. Servizi Interni Centrale Acquisti Contabilità Logistica Fornitori Punti vendita Business Partners Piattaforme logistiche Semplificazione dei processi Imparare dal mestiere Con Gateasy le soluzioni sono modellate a partire dalle esigenze del mestiere. La base di partenza è sempre l analisi dettagliata dei workflow, intesi come interazioni fra persone e sistemi. La semplificazione dei processi è pertanto il risultato di soluzioni che valorizzano gli strumenti e le professionalità già esistenti. I risultati ottenuti attraverso Gateasy sono visibili e fruibili da tutte le persone coinvolte nel workflow che possono così monitorare l efficienza ed il livello dei servizi.

4 Success Snapshots Nel 2006 Leroy Merlin sceglie Gateasy Nel scegliere la tecnologia futura, ci siamo posti l obiettivo di trovare un sistema che fosse il più economico possibile ma che allo stesso tempo offrisse a tutti i nostri fornitori un elevato livello di servizio oltre che una grande flessibilità per rispondere tempestivamente alle moderne evoluzioni del mercato. Eric Dewitte (Supply Chain Manager, Leroy Merlin Italia) Leroy Merlin Italia, società del Groupe ADEO, aveva la necessità di adeguare la propria supply chain alla rapida espansione dei propri punti vendita su tutto il territorio nazionale e con un parco fornitori internazionale estremamente diversificato nelle tipologie aziendali. Si trattava di scommettere in una soluzione che superasse definitivamente i dislivelli di una supply chain a due velocità fra l EDI e il fax; una soluzione che eliminasse gli errori di trasmissione e che al tempo stesso fornisse SLA adeguati e trasparenti. Abbiamo ottenuto il risultato che speravamo; tutti i fornitori ricevono gli ordini attraverso Gateasy e per Leroy Merlin c è stata una riduzione drastica dei costi complessivi per l elaborazione, l evasione e l archiviazione degli ordini. Alessandro Tiretta (Responsabile Innovazione Tecnologica e Sicurezza, Leroy Merlin Italia) L adozione di Gateasy ha aperto la strada alla gestione del rapporto commerciale con i propri fornitori attraverso un unico strumento. Dopo gli ordini sono stati incorporati anche i dati di contabilità, i solleciti, gli indici qualitativi di servizio, le fatture, i DesAdv, ecc. La simmetria informativa è migliorata innalzando la produttività e la qualità lavorativa di tutti. VISION 2017 Nel 2008 Gateasy è stato premiato come miglior progetto al meeting di Vision 2017 del Groupe ADEO. Un riconoscimento internazionale del Groupe ADEO della scelta strategica di Leroy Merlin Italia. Fra la Centrale Acquisti e i Fornitori era necessaria una maggiore simmetria informativa dei processi, non solo di quelli legati alla gestione degli ordini; con Gateasy abbiamo ottenuto questo importante risultato. Eric Dewitte (Supply Chain Manager, Leroy Merlin Italia) Passando a Gateasy, anche Bricocenter è stata in grado di promuovere alleanze strategiche. Un database condiviso fra la centrale acquisti, gli operatori dei punti vendita e i fornitori ha permesso di massimizzare l organizzazione logistica. Glauco Marchesi (Referente IT Supply Chain, Bricocenter Italia) Bricoman, l ultima insegna del Groupe ADEO ad aprire in Italia (primo negozio a ottobre 2008), da subito ha ottimizzato la sua supply chain attraverso Gateasy. Nel 2009, con l acquisizione del Gruppo Castorama, la rete dei punti vendita di Leroy Merlin sale a 47, quella di Bricocenter a 123, fra diretti e affiliati. L insieme dei fornitori cambia e si amplia, i nuovi collaboratori aumentano rapidamente: è una nuova sfida per la supply chain. L integrazione in Gateasy è avvenuta senza investimenti tecnologici, a conferma dell integrabilità scalabile della piattaforma.

5 Nessuna impresa è un isola Per le aziende lavorare nella GDO può essere una opportunità di business importante, a condizone di riuscire a rispettare gli SLA di fornitura e di servizo richiesti dai global distribution systems senza caricarsi di investimenti onerosi. Ossia essere business partner integrati efficacemente senza ulteriori costi ICT per i servizi di provider esterni o per la formazione di competenze interne. Con Gateasy abbiamo automatizzato il flusso degli ordini, e realizzato una piena integrazione con i nostri sistemi informativi, senza dover ricorrere ad un supporto esterno alla nostra azienda. Inoltre, attraverso l interfaccia web di Gateasy, l operatività quotidiana è svolta da una sola operatrice: ordini, fatture, note consultabili on-line. Alessandro Mantovani (Responsabile Controllo Strategico, Novellini Group) Progetto Archiviazione Ottica Integrata Perché Per Bricocenter Italia, una realtà in forte crescita, un parco fornitori ampio e differenziato e circa 15 nuovi negozi ogni anno, l automazione del processo di elaborazione delle fatture era un obiettivo necessario, da raggiungere in tempi strettissimi. Il progetto di Archiviazione Ottica Integrata fa parte di un piano più ampio di rinnovamento e riorganizzazione dei sistemi che Bricocenter sta portando avanti, sia a livello tecnologico che di processo. Lo scopo complessivo è quello di analizzare e razionalizzare i processi valutando le nuove possibilità offerte dalle tecnologie più avanzante. Con l adozione di soluzioni innovative possiamo ottiene una maggiore efficienza produttiva. Giorgio Breno (IT Manager, Bricocenter Italia) Un progetto di Business Process Management (BPM) per un area strategica Analizzare lo stato dell arte Il progetto è partito nel 2007 con l analisi delle tecnologie usate dai fornitori Bricocenter per l emissione e delle fatture, e dei mezzi di trasmissione già in uso. A questa analisi è stata affiancata quella dei sistemi ERP di Bricocenter e dei dati core del processo, ossia l abbinamento fatture-ordini e le risorse umane impiegate nella contabilizzazione. L analisi degli ERP dei fornitori e delle modalità di emissione dei documenti da parte dei fornitori stessi rivelava una prevalenza di fatture in formato PDF, una quota minoritaria di documenti in standard EDI, e una minima percentuale di emissioni in altri formati. Il censimento dei mezzi di trasmissione delle fatture evidenziava una prevalenza del cartaceo attraverso la posta o il fax.

6 Trend previsionale Nel 2007 l analisi dei dati core del processo confermava il trend di crescita delle fatture e il conseguente aumento delle risorse umane impiegate per gestire efficacemente il processo di abbinamento fatture-ordini e la successiva contabilizzazione. La forte espansione di Bricocenter avrebbe portato a raddoppiare le risorse umane (tempo-uomo) in soli quattro anni, come evidenzia il grafico sottostante. Proiezione senza Gateasy: fatture-ordini/risorse umane Progettare la soluzione: vincoli e obiettivi Nel progettare la soluzione ci siamo posti cinque vincoli e obiettivi fondamentali: Scegliere una tecnologia che non avesse impatto sugli ERP e sui canali di trasmissione in uso presso i fornitori. solo così l integrazione non avrebbe avuto tempi e costi incompatibili con la necessità di essere pronti in pochi mesi dallo start-up del progetto. Implementare una soluzione con un piena compliance normativa. solo così la soluzione poteva essere adottata in una prospettiva di lungo termine. Progettare la soluzione in modo da risolvere alla base l ostacolo dell abbinamento fatture-ordini. solo così la soluzione sarebbe stata davvero efficace. Automatizzare l intero processo di contabilizzazione partendo dai sistemi interni già in uso. solo così si sarebbe ottenuta una drastica riduzione dei costi, evitando investimenti per l adeguamento IT e per l aumento delle risorse umane da dedicare al processo. Fornire alla contabilità uno strumento di lavoro semplice e senza carta. solo così si sarebbe migliorata la qualità del lavoro di contabilità, valorizzando la professionalità delle persone e rispettando l ambiente.

7 Nessuna impresa è un isola La soluzione attraverso Gateasy La soluzione è stata costruita partendo dai database dei fornitori e degli ordini già gestiti in Gateasy. Nel 2008 anche Leroy Merlin Italia è entrata nel progetto adottando la medesima soluzione che si è dimostrata efficace anche per la loro contabilità. Gateasy è al centro della piattaforma di archiviazione ottica integrata delle fatture di Bricocenter e di Leroy Merlin Italia. Plus nel processo Attraverso Gateasy, le fatture acquisite otticamente vengono elaborate in modo automatico: grazie ad un set di controlli incrociati con i database degli ordini e dei fornitori, solo l 1% delle fatture necessita di una revisione manuale. 1 Invio fatture Fatture Gateasy Posta Business Partners 2 Scansione Unità di acquisizione ottica Scansione ottica delle fatture e aggiunta del codice a barre 3 Importazione in Gateasy Database Ordini 5 4 Fatture Fatture Fatture Fatture Set di controlli matematici e semantici integrati con DB ordini e DB anagrafiche Abbinamento automatico fattura-ordine Operatore Correzione guidata ridotta all 1% Database Anagrafiche Fornitori Esportazione 6 nei gestionali 7 Acquisizione ottica sostitutiva delle fatture contabilizzate 8Archivio sostitutivo consultabile on line Fatture Unità di contabilizzazione di Bricocenter e Leroy Merlin Contabilizzazione delle fatture con l aggiunta del protocollo IVA

8 Risultati misurabili Performance record del sistema Già nella prima settimana, i risultati hanno evidenziato livelli di performance sensibilmente superiori alle aspettative: nei sistemi di acquisizione/archiviazione ottica, la percentuale di fatture contabilizzate, che non necessitano di alcuna revisione/correzione si attesta attorno al 60%. In Gateasy la percentuale supera il 90%. Grafico della media settimanale della performance Ogni giorno più di fatture Ogni giorno più di fatture di Bricocenter e di Leroy Merlin importate ed elaborate in Gateasy. Oltre 1 milione di documenti all anno nel sistema di archiviazione ottica integrata. Pieno controllo di processo Tutti gli step del processo sono monitorati, tracciati e accessibili in tempo reale agli operatori, attraverso report, statistiche e notifiche . Nessun limite di processo Con il processo integrato di Gateasy non esiste alcun limite numerico alle fatture contabilizzabili quotidianamente. Archivio on line Attraverso Gateasy è disponibile un archivio on line con un motore di ricerca multifiltro che permette di consultare in qualsiasi momento le immagini ottiche delle fatture. Risultati con Gateasy: fatture-ordini/risorse umane Riduzione del tempo uomo Con il nuovo processo di gestione e archiviazione ottica delle fatture, abbiamo potuto ridurre del 50% le risorse impegnate nella contabilizzazione manuale delle fatture stesse. Michele Fragnelli (Responsabile archiviazione ottica integrata) I risultati ottenuti hanno dimostrato il raggiungimento di tutti gli obiettivi del progetto di Archiviazione Ottica Integrata, sia in termini quantitativi (perfomance del sistema, riduzione del tempo-uomo) che qualitativi: semplificazione ed ottimizzazione dell intero processo, end-to-end, dall invio delle fatture alla loro archiviazione; creazione di servizi di information sharing davvero efficaci. Nel contesto operativo e gestionale tipico dei sistemi GDO, la piattaforma Gateasy si conferma essere una soluzione duttile e innovativa per i processi di riorganizzazione e ammodernamento che caratterizzano la Grande Distribuzione. Phone: info@maxondatasystem.it Gateasy è una soluzione Maxon Data System