SCARTO INVENTARIALE, RECUPERO E STAMPA DEI DOCUMENTI SCARTATI

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1 SCARTO INVENTARIALE, RECUPERO E STAMPA DEI DOCUMENTI SCARTATI L operazione di scarto in Clavis non consiste nella eliminazione degli esemplari o dei titoli dal catalogo, ma nel loro oscuramento ai fini della ricerca e della circolazione. Gli esemplari continueranno ad essere ricercabili attraverso le funzioni Informazione sull esemplare del menu Circolazione e Lista esemplari del menu Catalogo. Se dunque gli inventari vengono conservati, non sarà possibile riassegnare gli stessi numeri ai nuovi documenti. E inoltre necessario porre attenzione allo Stato di prestito degli esemplari: il programma infatti non impedisce e non avvisa dello scarto di documenti che risultano essere ancora in prestito. Un esemplare scartato presenta i seguenti Dati modificati: visibile da Opac: viene cancellato il segno di spunta nella casella; classe di prestabilità: il valore inserito è Non disponibile stato dell esemplare: Scartato. Viene inoltre aggiunta la data di scarto che consentirà il recupero degli esemplari scartati a partire da una certa data. SCARTO DA SCAFFALE Il modo più conveniente di procedere è quello di creare uno scaffale da mantenere fino al termine dell iter dello scarto. 1. CREAZIONE DELLO SCAFFALE Dovrà essere uno scaffale visibile a tutti gli operatori della biblioteca, da inserire a partire dalla funzione Inserisci scaffale del menu Comunicazione. 1

2 2. INSERIMENTO DEGLI ESEMPLARI NELLO SCAFFALE 2.a Inserimento esemplari su scaffale da barcode Dalla funzione Lista scaffali del menu Comunicazione cercare lo scaffale e cliccare sul link vedi nella colonna azioni (questo passaggio non è necessario se l'inserimento degli esemplari è consecutivo alla creazione dello scaffale). Nell'area Operazioni sul contenuto scegliere l'operazione Inserimento esemplari su scaffale da barcode. identificare l'esemplare 2.b Inserimento degli esemplari da scartare attraverso la funzione Lista esemplari A partire dalla funzione Lista esemplari si possono selezionare esemplari da inserire nello scaffale dello scarto, utilizzando i parametri di ricerca disponibili, in particolare: ricerca per sezione, intervallo di inventari, stato dell esemplare, stato fisico dell esemplare. Con questa modalità si possono recuperare i documenti che in Sebina erano in uno degli stati della copia preliminari allo scarto, trasferiti in Clavis negli stati corrispondenti, come nella tabella qui riportata: SEBINA CLAVIS STATO DELLA COPIA CLASSE DI PRESTABILITA STATO DELL ESEMPLARE STATO FISICO DELL ES. ROVINATO non disponibile su scaffale pessimo DA SCARTARE non disponibile DA SCARTARE ottimo SMARRITO non disponibile smarrito ottimo Usurato prestabile su scaffale cattivo Sottolineato prestabile su scaffale con sottolineature e s. Deterioraro prestabile su scaffale cattivo 2

3 Volendo per esempio recuperare tutti i documenti che in Sebina erano nello stato Rovinato, il filtro di ricerca andrà compilato inserendo i valori pessimo nel campo Stato fisico dell esemplare e non disponibile nel campo Classe di prestabilità. Cliccare sul link locale per estrarre solo gli inventari della biblioteca di lavoro e quindi il pulsante Cerca. Ottenuta la lista degli esemplari: 1. spuntare gli esemplari da selezionare; 2. cliccare sul link aggiungi a scaffale (in fondo alla pagina sulla sinistra); 3. legare lo scaffale creato. 2.c Inserimento degli esemplari da scartare dalla pagina Visualizzazione Dati dell Esemplare Dalla pagina visualizzazione Dati dell Esemplare, cliccando sulla linguetta Scaffali e poi sul link Aggiungi a scaffale, si può selezionare lo scaffale dello scarto a cui legare l esemplare. 3

4 3. SCARTO DEGLI ESEMPLARI Metti esemplari in stato scartato, è una delle Operazioni sul contenuto dello scaffale che si possono eseguire massivamente, dopo aver spuntato gli esemplari candidati. cliccare esegui per confermare 4. STAMPA DEGLI ESEMPLARI SCARTATI Sempre a partire da Operazioni sul contenuto è possibile ottenere la stampa dell elenco degli esemplari scartati: 1. spuntare tutti gli esemplari; 2. nell area Operazioni sul contenuto selezionare l operazione Stampa da scaffale; 3. scegliere il tipo JR-Itemlist; modello Lista esemplari per inventario (formattata); stampa PDF; ordina per inventario. Per produrre un file nel formato Excel, scegliere nella tendina Microsoft Excel, oppure CSV. Lo stesso risultato si può avere eseguendo l operazione Esporta su file CSV, per poi aprire il file con Excel. SCARTO DALLE FUNZIONI DI MODIFICA DELL ESEMPLARE L operazione di scarto può essere eseguita anche a partire dalle funzioni che consentono la modifica dei dati dell esemplare, come: Lista esemplari, Informazione sull esemplare, Ricerca catalogo, etc. 4

5 1. cliccare modifica 2. inserire lo stato Scartato 3. cliccare salva e chiudi 1. RICERCA DEGLI ESEMPLARI SCARTATI Con la funzione Lista esemplari sarà poi possibile ritrovare gli esemplari scartati a partire da una data, oppure all interno di un arco temporale, o ancora fino a una determinata data. Il filtro va compilato inserendo nel campo STATO DELL ESEMPLARE il valore scartato, cliccando sul link solo locale sopra il campo BIBLIOTECA DI GESTIONE e inoltre inserendo i valori nei campi data SCARTATO. Cliccare il bottone CERCA per eseguire la ricerca. 5

6 2. INSERIMENTO DEGLI ESEMPLARI NELLO SCAFFALE La lista degli esemplari scartati così ottenuta può venire inserita in uno scaffale da cui procedere alla stampa. Ottenuta la lista degli esemplari: 1. spuntare gli esemplari da selezionare; 2. cliccare sul link aggiungi a scaffale (in fondo alla pagina sulla sinistra); 3. legare lo scaffale creato cliccando sul link lega nella colonna azioni. 3. STAMPA DEGLI ESEMPLARI SCARTATI A partire da Operazioni sul contenuto è possibile stampare la lista dello scarto, come spiegato a pagina 4. 6