CortileGAS. Linee guida amministratore Gas. Andrea Nicotra Versione /06/13

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1 CortileGAS Linee guida amministratore Gas Andrea Nicotra Versione /06/13 Linee guida per l amministrazione di un Gas attraverso il software CortileGAS (gas.cortile.org)

2 Sommario 1 Gestione listini e ordini Elenco listini Creazione listino Inserimento prodotti Spostamento prodotti Elenco Ordini Creazione nuovo ordine Modifica ordine Gestione ordine Punti di ritiro Generazione Report Amministrazione Gas Dati Gas Richieste iscrizione Gasisti Iscizione a rete Conti Gasisti Modifica Bacheca Questo documento fornisce una panoramica sull accesso alle funzioni amministrative di un Gas attraverso il sistema CortileGAS. Accedendo con un utente Amministratore di Gas, nella pagina personale dell utente verranno visualizzate due voci aggiuntive al sottomenù di Area Utente, Gestione listini e ordini e Amministrazione Gas. 2

3 1 Gestione listini e ordini Attraverso questa voce è possibile accedere a: Elenco listini, pagina che consente di visualizzare i listini del Gas, con la possibilità di inserire un listino nuovo, modificare i listini esistenti, aggiungere nuovi prodotti dai listini dei produttori, importare prodotti da file o creare nuovi prodotti. Elenco ordini, pagina che consente di visualizzare tutti gli ordini creati dal Gas e quelli creati dalle Reti di Gas a cui il Gas corrente è iscritto, con la possibilità di creare un nuovo ordine o modificare quelli esistenti. Per ogni ordine è possibile accedere alla sua pagina di gestione: o Gestione ordine creato dal Gas, possibilità di cambiare lo status dell ordine (in lavorazione, aperto, chiuso), definire i punti di ritiro per quell ordine, visualizzare gli ordini dei propri gasisti, modificare le quantità da ordinare ai produttori ed inviare l ordine, gestire il consegnato. o Gestione ordine creato dalla Rete, possibilità di visualizzare gli ordini dei propri gasisti e di gestire il consegnato. Generazione report, pagina che consente di generare report relativi agli ordini effettuati dai prorpi gasisti per monitorare l attività del Gas Punti di ritiro, pagina che consente di aggiungere nuovi punti di ritiro e modificare quelli già presenti. 1.1 Elenco listini In questa pagina vengono visualizzati tutti i listini inseriti dal Gas, con la possibilità di modificarli, eliminarli o aggiungerne di nuovi. 3

4 1.1.1 Creazione listino Il pulsante con il + verde consente di aggiungere un nuovo listino. Verrà visualizzata una pagina per inserire il nome del listino, le data di inizio e fine validità (dati facoltativi) e la casella per l attivazione del listino (se spuntata il listino può essere utilizzato per riempire gli ordini) Cliccando sul pulsante crea verrà visualizzato un messaggio che avvisa della corretta creazione del listino. Successivamente si potrà procedere all inserimento di prodotti Inserimento prodotti Una volta creato un nuovo listino o aperto un listino esistente, esistono tre possibilità per aggiungere nuovi prodotti: 4

5 Aggiunta prodotto singolo (pulsante + verde), consente di creare un nuovo prodotto mediante l inserimento manuale delle informazioni relative. Importazione da file CSV (pulsante Importa Listino ): tramite questa opzione è possibile importare un listino intero contenuto in un file di tipo CSV. Un file CSV è un documento di testo in cui gli elementi di ogni riga sono separati da un carattere definito (ad esempio ; ). Ogni riga quindi rappresenta un prodotto con i suoi dati: Caciotta 100% latte capra ; 0,4 ;CO; 7,20 Formagella 100% latte capra ;"0,7";CO;"5,40" Un file di questo tipo può, ad esempio, essere generato partendo da un listino in Excel. Supponiamo di avere nel nostro file Excel l elenco dei prodotti con le relative informazioni: 5

6 È sufficiente selezionare Salva con nome dal menù principale e scegliere di salvare il file in formato CSV (MS-DOS) 6

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8 Esportati i dati in questo formato, accedendo alla pagina Importa Listino, bisognerà selezionare il file da importare, indicando anche il carattere utilizzato per limitare i vari campi in una riga (generalmente, o ; ), il carattere utilizzato come separatore delle cifre decimali (generalmente. o, ) e il carattere usato per racchiudere i campi di una riga ( o ). Di default sono impostati i valori che tendenzialmente dovrebbero andare bene per il file esportato da Excel. Caricato il file, verrà visualizzato l elenco dei prodotti importati con i relativi campi (colonne), a cui bisognerà associare il tipo di informazione che contengono (es. descrizione prodotto, unità di misura, prezzo unitario, ecc) oppure selezionare l opzione di non importare la colonna. Non è possibile importare direttamente i campi produttore, categoria, codice iva, in quanto andranno associato a quelli presenti nel sistema in un momento successivo. L unità di misura deve essere una tra kg, lt o pz altrimenti non verrà 8

9 accettata. Le quantità devono essere convertite in modo da essere espresse con una delle precedenti unità di misura. Effettuata questa operazione, è possibile confermare la scelta attraverso il pulsante Conferma colonne. Verranno così importati i prodotti con le colonne scelte. Successivamente è necessario inserire i dati mancanti (produttore, categoria, codice iva). Per fare ciò bisogna selezionare i prodotti a cui va applicata la modifica (possibile anche selezionare tutto), selezionare il dato da impostare (es. categoria: Cassetta monoprodotto Ortofrutta) e cliccare sul relativo pulsante Imposta categoria. 9

10 L operazione va così ripetuta in modo da avere per ogni prodotto: categoria, codice iva, unità di misura, produttore e descrizione. Una volta impostato tutti i dati necessari, si può procedere all importazione definitiva dei prodotti tramite il pulsante Importa Prodotti, presente in fondo alla pagina. Importazione listino produttori (pulsante Listini produttori ), con questa funzione è possibile accedere ai listini resi disponibili dai produttori, con la possibilità di importare sia l intero listino sia una parte. Una volta individuato il listino da importare, cliccare su Vedi, accedendo all elenco dei prodotti, selezionare ciò che si vuole importare e cliccare su Importa Selezionati oppure su Importa tutto per importare l intero listino Spostamento prodotti Aggiungendo nuovi prodotti ad un listino, questi vengono posizionati in fondo all elenco. Si può avere la necessità di ordinare in maniera differente un nuovo prodotto inserito. Per fare questo si procede nel seguente modo: per prima cosa bisogna selezionare il prodotto da spostare nella pagina di modifica del listino, utilizzando l apposito bottone di selezione nella colonna Ordinamento (cerchio rosso nell immagine). 10

11 Successivamente bisogna indicare la nuova posizione. Prendendo una riga di riferimento (cerchio verde), è possibile posizionare il nostro prodotto prima della riga (freccia in su) o dopo (freccia in giù). Cliccando sulla freccia desiderata il prodotto verrà spostato. 1.2 Elenco Ordini In questa pagina vengono visualizzati tutti gli creati dal Gas o dalle reti di Gas a cui si è registrati. È possibile gestire e monitorare l andamento di questi ordini, così come è possibile creare un nuovo ordine Creazione nuovo ordine Per creare un nuovo ordine utilizzare il pulsante + verde. Si aprirà la pagina per l inserimento dei dati del nuovo ordine. 11

12 L intervallo di date VALIDO DA VALIDO A consentono automaticamente al sistema di attivare un ordine e chiuderlo in base a quanto specificato. Gli ordini appariranno poi automaticamente nella pagina principale del Gas, consentendo agli iscritti di accedervi e compilarlo. Il Gasista Referente è il gasista indicato come responsabile dell ordine, a cui gli utenti si rivolgeranno per qualsiasi problema, domanda o questione relativa all ordine. Lo stato dell ordine può essere selezionato tra le seguenti opzioni: In lavorazione, ad indicare che l ordine è in fase di preparazione. Tipicamente questo stato viene utilizzato per ogni nuovo ordine che stiamo compilando per essere aperto successivamente. Aperto, l ordine è già accessibile a tutti gli utenti (non viene però inviata la mail che notifica l apertura dell ordine). In programmazione, ad indicare che l ordine verrà presentato nelle prossime settimane (compare così nella pagina principale nel calendario Prossimi 5 ordini ) Il raggruppamento ci consente di selezionare come i prodotti verranno raggruppati nella pagina di compilazione dell ordine, definendo le etichette che verranno visualizzate. È possibile raggruppare per Categoria o per Produttore. I Punti di ritiro vengono automaticamente inseriti dal sistema prendendo i punti di ritiro attivi definiti nell apposita sezione. I punti che verranno selezionati compariranno come possibilità di scelta nella compilazione dell ordine. Una volta inseriti i dati è necessario salvare il nuovo ordine tramite l apposito pulsante che si trovo in fondo al riquadro per l inserimento della descrizione 12

13 Una volta salvato il nuovo ordine, si può procedere all inserimento dei prodotti. Verrà visualizzato l elenco dei prodotti inseriti, per ora vuoto, e il pulsante che consente di aggiungere prodotti. Cliccando su Aggiungi Prodotti si accederà alla pagina con l elenco dei listini del gas, dove sarà possibile aggiungere interi listini oppure selezionare parte dei prodotti dai listini. Per aggiungere un intero listino utilizzare il pulsante + nella colonna Aggiungi tutto. Verrà richiesta la conferma prima che il listino venga aggiunto. Utilizzando invece il pulsante con la freccia nella colonna Vedi si accederà al listino, da dove sarà possibile consultare i prodotti presenti e selezionare quelli da importare. 13

14 Anche da qui è comunque possibile importare l intero listino Modifica ordine Attraverso la pagina di Modifica Ordine è possibile andare a modificare tutte le informazioni relative all ordine che sono state inserite al momento della creazione e tutti i prodotti presenti, con la possibilità di rimuovere/aggiungere nuovi prodotti Gestione ordine La pagina di Gestione Ordine ci dà un accesso a tutte le funzioni legate al ciclo di vita dell ordine e ci consente di monitorare gli acquisti effettuati dai gasisti. 14

15 Per prima cosa sono presenti le informazioni generali dell ordine, lo stato ed un riepilogo di quanto è stato ordinato fino a questo momento e di quanti gasisti stanno partecipando. Successivamente compaiono i collegamenti alle seguenti pagine: Modifica, pagina di modifica ordine introdotta in precedenza. Punti ritiro, pagina che consente di gestire i punti di ritiro abbinati all ordine, con la possibilità di aggiungere delle note per ogni punto di ritiro. Ordini Gasisti, pagina che ci consente di visualizzare tutti i prodotti ordinati dai gasisti. Verifica Vincoli, pagina che controlla eventuali vincoli sulla quantità minima da ordinare per prodotti in cui è specificata. Vengono indicati eventuali prodotti che non raggiungono la quantità minima. Verifica totali ordine per invio ai produttori, pagina in cui è possibile modificare la quantità da ordinare di ogni prodotto (ad esempio per raggiungere quantitativi minimi necessari). Le modifiche possono essere effettuate esclusivamente quando l ordine è chiuso e non è ancora stato inviato ai produttori. Gestione consegnato, pagina che consente di rettificare le quantità dei prodotti ordinati per ogni singolo gasista dopo che la consegna è stata effettuata (es. prodotti mancanti o in quantità differente da quanto richiesto). Lo stato dell ordine deve essere In consegna per poter effettuare le modifiche. Sulla destra sono invece presenti i pulsanti per la gestione dello stato dell ordine: Imposta in lavorazione, impostiamo lo stato a In lavorazione, in modo che non sia visibile nella pagina principale del gas e non possa essere compilato. 15

16 Apri Ordine, imposta lo stato ad Aperto, consentendo così l accesso da parte dei gasisti per la compilazione. Viene inoltre inviata la mail di notifica di apertura dell ordine a tutti gli utenti del gas. Chiudi Ordine, imposta lo stato a Chiuso, impedendo così la compilazione ai gasisti. Viene inviata la mail di notifica di chiusura dell ordine. Invia ai produttori, imposta lo stato ad Inviato ai produttori e mostra la pagina per la selezione della tipologia di da mandare ai vari produttori. Per ogni produttore è possibile definire: Se inviare o meno la mail (check sulla colonna Invia ) Il tipo o i tipi di report da inviare. Questi comprendono: o Dettaglio per punto di ritiro, in cui vengono indicati i prodotti raggruppati per punto di ritiro o Dettaglio per gas, in cui vengono indicati i prodotti raggruppati per gas o Dettaglio per gasista, in cui vengono indicati i prodotti ordinati da ogni singolo gasista o Dettaglio per prodotto, in cui vengono indicati i prodotti raggruppati per prodotto. Se abbiamo effettuato delle rettifiche è necessario includere questo report in quanto riporterà la quantità corretta dei prodotti rettificati. È inoltre possibile specificare una mail aggiuntiva a cui inoltrare gli ordini, specificandola nel campo CC. Selezionando il check sottostante è possibile invece inviare i riepiloghi esclusivamente all indirizzo e- mail indicato. Una volta selezionato le tipologie di report per ogni produttore, è possibile procedere all invio tramite il bottone Invia e salva stato ordine, che attiverà l invio delle mail e cambierà lo stato dell ordine in Inviato ai produttori. Utilizzando invece il pulsante Invia solo , lo stato non verrà modificato. Imposta in consegna, imposta lo stato a In consegna, indicando che i prodotti sono disponibili e verranno consegnati nella data indicata. È possibile rettificare le quantità consegnate dalla pagina Gestione consegnato 16

17 Imposta consegnato, imposta lo stato a Consegnato, indicando che i prodotti sono stati consegnati e si è così concluso il ciclo di vita dell ordine. Oltre ai pulsanti per la modifica dello stato dell ordine, sono presenti alcuni pulsanti per funzioni aggiuntive: Esporta excel per consegne, permette di esportare un file excel di riepilogo contenente tutti gli ordini dei gasisti. Cancella ordine, permette di eliminare l ordine. Invia ai gasisti, permette di inviare una comunicazione a tutti i gasisti che stanno partecipando all ordine. Gestione pagamenti/conti, pulsante che compare esclusivamente quando lo stato dell ordine è Consegnato. Tramite questa funzione possiamo addebitare il pagamento dell ordine direttamente sui conti dei gasisti (per chi ha un conto aperto) 1.3 Punti di ritiro Da questa pagina è possibile gestire i punti di ritiro del Gas. Questi punti, se attivi, verranno poi resi disponibili al momento della creazione di un nuovo ordine. 17

18 Per aggiungere un nuovo punto utilizzare il pulsante + verde. Per modificare un punto utilizzare l apposita icona sotto la colonna Modifica. Per attivare/disattivare un punto è sufficiente cliccare l icona che compare sotto la colonna Attivo? È poi possibile compire azione si più punti selezionandoli tramite la casella posta ad inizio della riga e utilizzando i pulsanti delle operazioni in fondo alla tabella. In particolare è possibile attivare o disattivare più punti, oppure eliminarli. 1.4 Generazione Report Nel sistema è presenta la funzionalità di generazione di report, uno strumento che permetti di estrapolare dati relativi agli ordini passati in modo da monitorare l andamento delle vendite. Nella pagina dedicata alla reportistica possono essere specificati alcuni filtri: Data inizio e data fine: impostando questi campi è possibile restringere l intervallo temporale sul quale andremo a selezionare gli ordini. Se si lasciano vuoti vengono selezionati tutto gli ordini effettuati fino a quel momento. Se nei filtri successivi non viene selezionato niente, è necessario inserire almeno una delle due date. Punto di ritiro: è possibile selezionare uno o più punti di ritiro in modo da filtrare i prodotti che sono stati ordinati presso quei punti. Se non si seleziona nessun punto vengono automaticamente considerati tutti i punti di ritiro. Gasista: è possibile visualizzare gli acquisti di uno o più gasisti. Di default vengono selezionati tutti i gasisti del gas. Categoria: filtra i prodotti in base alle categorie che vengono selezionate. Di default tutte le categorie sono prese in considerazione. Produttore: filtra i prodotti in base ai produttori che vengono selezionati. Di default tutti i produttori sono selezionati. Prodotto: è possibile scegliere quali prodotti esportare nel report. Di default tutti i prodotti che compaiono negli ordini sono selezionati. Infine devono essere specificate due informazioni relative al report esportato: 18

19 Raggruppamento temporale, che permette di definire a che livello temporale andranno raggruppati i prodotti. Sono disponibili i seguenti valori: o Periodo totale, vengono estrapolate le quantità relative a tutti gli ordini dell arco temporale definito. o Singolo ordine, vengono estrapolate le quantità relative ad ogni ordine. o Mensile, vengono estrapolate le quantità di prodotti ordinati per mese. o Annuale, vengono estrapolate le quantità di prodotti ordinati per anno. Tipo di report, permette di definire come raggruppare i prodotti: o Base, i prodotti sono elencati singolarmente. o Produttori, i prodotti sono raggruppati per produttore. Verrà quindi visualizzata la somma di tutti i prodotti di ogni singolo produttore. o Punto di ritiro, i prodotti sono raggruppati per punto di ritiro. Verrà visualizzata la somma dei prodotti ordinati da ogni punto di ritiro. o Gas, viene effettuato un raggruppamento su tutto il gas. Verrà visualizzata la qtà di prodotti ordinati dal gas. Una volta effettuate le scelte dei filtri e dei raggruppamenti, è possibile generare il report tramite l apposito pulsante. Verrà così scaricato un file Excel contenente le informazioni richieste. 19

20 2 Amministrazione Gas Attraverso questa voce è possibile accedere a: Dati Gas, pagina che permette di modificare le informazioni relative al Gas corrente. Richieste iscrizione, pagina che permette di visualizzare le richieste di iscrizione pervenute al Gas, con la possibilità di accettare e rifiutare una nuova richiesta. Gasisti, pagina che permette di visualizzare l elenco dei gasisti aderenti al Gas, con la possibilità di assegnare ad ogni gasista un ruolo particolare (amministratore, referente, contabile), visualizzare modificare le sue informazioni, creare un nuovo gasista. Conti gasisti, pagina dalla quale è possibile amministrare i conti dei gasisti. Iscrizione rete, pagina che permette di visualizzare le Reti di Gas presenti e richiedere l iscrizione ad una rete. Modifica Bacheca, pagina che permette di impostare l eventuale messaggio presente nella bacheca nella home del gas. 2.1 Dati Gas Da questa pagina è possibile modificare le informazioni del Gas (nome, sede, indirizzo, contatti, descrizione, ecc), definire gli amministratori, i referenti e i contabili. 20

21 Questi i ruoli che possono essere assegnati: Amministratore, utente con accesso alle funzioni di amministratore del gas (menu Amministrazione Gas) e alle funzioni di gestione di listini e ordini (menu Gestione listini e ordini) Referente, utente con accesso alle funzioni di gestione di listini e ordini. Contabile, utente con accesso alle funzioni di gestione dei conti dei gasisti. 2.2 Richieste iscrizione Quando un nuovo gasista effettua una richiesta di iscrizione ad un gas, l amministratore del gas riceverà una mail di notifica per avvisarlo che deve valutare una nuova richiesta di ammisione. Accedendo alla home del gas viene visualizzato un riquadro che notifica le richieste in sospeso. 21

22 Cliccando su Vedi -> si accede alla pagina di gestione delle richieste. In alternativa è possibile accedervi anche dalla voce Richieste iscrizione del menù Amministrazione Gas Dalla pagina di gestione delle richieste di iscrizione è possibile visulizzare tutte le richieste in sospeso, accettarle /rifiutarle e visualizzare le richieste già valutate in passato 22

23 2.3 Gasisti Attraverso questa pagina è possibile visualizzare tutti gli utenti iscritti al proprio Gas e i relativi dati. Si possono assegnare/eliminare ruoli agli utenti, andando a cliccare sulla lettera rispettiva per Admin del gas (A), Referente (R) e Contabile (C). Si possono attivare/disattivare gli utenti (un utente disattivato non può accedere al sistema), rimuovere utenti dal gas. Inoltre è possibile attivare il conto per ogni gasista, in modo da poter accedere alle funzione di registrazione pagamenti resa disponibile nella gestione dell ordine. Da sottolineare che il sistema prevede una gestione 23

24 di registrazione entrate/uscite, che però rimangono solo a livello virtuale. Non è possibile pagare direttamente dal sito con carte o altro, ma la gestione del contate deve essere effettuata direttamente dai responsabili del gas. In fondo alla pagina sono presenti due pulsanti: Esporta Excel, che consente di esportare l elenco dei gasisti con le loro informazioni in un foglio excel. , che consente di inviare una mail a tutti gli iscritti al gas 2.4 Iscizione a rete Attraverso questa pagina è possibile visualizzare tutte le reti di Gas presenti nel sistema, richiedere l iscrizione ad una nuova rete o cancellarsi da una rete a cui il gas è iscritto. 2.5 Conti Gasisti Da questa pagina è possibile accedere ai conti dei gasisti che hanno aperto un conto presso il gas. Viene visualizzato il saldo del conto ed accanto il link Vedi che consente di accedere al dettaglio del conto di ogni gasista. 24

25 Da questa pagina è possibile disabilitare/abilitare il conto, visualizzare i movimenti registrati o aggiungere un nuovo movimento tramite il pulsante + verde. Una volta inserito un movimento, questo non può essere rimosso o modificato. Per correggere eventuali errori è necessario inserire un nuovo movimento che va a rettificare quello precedente. 2.6 Modifica Bacheca Tramite questa pagina è possibile modificare il messaggio che compare in Bacheca, uno spazio dedicato nella home del gas per l inserimento di comunicazioni importanti. 25

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