Da piccola azienda a leader di mercato

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1 Da piccola azienda a leader di mercato 25 anni di crescita, ora Top Consult 2.0 A colloquio con Pier Luigi Zaffagnini Nata nel 1987, Top Consult celebra i suoi primi 25 anni nel mercato della Gestione Elettronica dei Documenti. Venticinque anni non sono molti per un azienda nuova, ancora giovane e dinamica, ma sono anche moltissimi se si pensa ai cambiamenti di un settore come l informatica passata nel frattempo attraverso almeno quattro ere tecnologiche. Per Top Consult sono stati anni densi di attività e di successi che l hanno fatta diventare da piccolissima struttura di poche persone leader riconosciuto del mercato documentale italiano. Del percorso di crescita della società parliamo con Pier Luigi Zaffagnini, fondatore e amministratore di Top Consult. In sintesi, qual è il bilancio di questi anni? Quando siamo partiti, la gestione elettronica dei documenti muoveva i primi passi: fra i primi in Italia ne abbiamo intuito le forti potenzialità. La nostra filosofia è sempre stata quella di integrare fra loro dati e documenti, database e archivi documentali, per rendere più completo il sistema informativo aziendale e consentire a impiegati e manager di usare anche le informazioni presenti nei documenti all interno dei processi lavorativi, rendendoli più snelli e produttivi. Abbiamo così deciso nel 90 di sviluppare un nostro software, Top Media, che fu presentato due anni dopo (celebra quindi i suoi 20 anni, all interno del quarto di secolo Top Consult). Potente e semplice da usare, è stato via via arricchito e potenziato per adattarlo all evoluzione dell informatica. Oggi Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti è una vera e propria piattaforma documentale ad alta interoperabilità, costruita per i Web Service e per i nuovi scenari della Service Oriented Architecture (SOA), capace di integrarsi con i sistemi gestionali ed ERP (da SAP a Dynamics, dal mondo IBM a quello Oracle), gli strumenti office, l e i portali. Abbiamo proposto non solo tecnologia ma anche soluzioni concrete per i diversi settori aziendali, e creato un estesa rete di partner sul territorio. All inizio si è dovuto naturalmente evangelizzare il mercato sui benefici della gestione documentale, mentre abbiamo sempre cercato di tener fede al nostro motto Avanti veloce : prontezza di risposta alle esigenze del cliente e rapidità di progetto e realizzazione. Il mercato ha premiato il nostro impegno e ora contiamo oltre 500 clienti di tutte le dimensioni, imprese ed enti pubblici, in Italia e all estero. segue a pag. 2 Una storia di successo Un quarto di secolo in sintesi 1987 Nasce a Torino Top Consult Srl, fondatore Pier Luigi Zaffagnini. Si occupa di consulenza nel settore dell office automation : i primi clienti sono Italgas e Banca Sella Spinta dai clienti, Top Consult sperimenta i prodotti già esistenti sul mercato: il software della francese Accentor per la soluzione di gestione documenti in ambiente Windows e dell italiana Nexo per gli ambienti Dos Top Consult decide di sviluppare un proprio software per la gestione elettronica dei documenti: viene creato il Laboratorio di Sviluppo Software, parte lo sviluppo di Top Media, il prototipo è presentato a Smau 92, il rilascio della Versione 1 avviene a fine Iniziano le installazioni del nuovo Top Media: tra i primi clienti Lavazza e Dea Nascono le prime leggi su documento informatico, firma digitale e archiviazione sostitutiva, la Tremonti 1 consente il principio della conservazione di scritture contabili su supporti di immagini; segue a pag. 6

2 25 anni di crescita, ora Top Consult 2.0 segue da pag. 1 Fra loro, ci sono colossi come L Orèal, Ariston Thermo Group, Lavazza, Luxottica, Prada, RINA (Registro Italiano Navale), Acque San Benedetto, Coop Adriatica, che fanno affidamento sulle nostre soluzioni per migliorare gestione del business e competitività. E mi sento di dire che i nostri risultati sono in gran parte dovuti a tutte le persone Top Consult, che hanno lavorato con competenza, impegno e passione. Come si evolvono prodotti e offerta? La nostra offerta, orientata alle soluzioni applicative, vuol dare risposta alle esigenze concrete dei clienti e rendere sempre più facile e integrato l uso della gestione documentale in azienda. Secondo la filosofia che ci ha sempre ispirato, l evoluzione del software Top Media NED, motore di tutte le soluzioni, è in gran parte guidata dai clienti: non appena uno di loro esprime un esigenza nuova o deve risolvere un problema applicativo specifico, Top Consult introduce nel prodotto nuove funzionalità che diventano subito disponibili per tutti. Ricerca e innovazione si trasformano così in applicazione concreta, in vantaggio concreto per il cliente nei suoi processi lavorativi. Oggi l offerta Top Consult è duplice: per le organizzazioni medio-grandi che vogliono realizzare progetti articolati a livello aziendale si realizzano soluzioni ad hoc basate su Top Media NED; per le PMI che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni in specifici settori come la Contabilità, il Personale o la gestione della Corrispondenza, vengono impiegati i Pacchetti Applicativi Top Media già pronti all uso. Pier Luigi Zaffagnini Conservazione sostitutiva, come è diventata un cavallo di battaglia? Credo che il ruolo che ci siamo conquistati in quest area esemplifichi bene lo spirito innovativo e la curiosità per il nuovo che da sempre animano Top Consult. Il nostro impegno pionieristico risale infatti agli albori della legislazione su questi temi: fin dal 94 abbiamo partecipato alle prime commissioni congiunte con l AIPA (l Autorità per l Informatica nella PA) sui nuovi archivi digitali; nel 99 con un progetto sperimentale realizzavamo per il Comune di Pesaro l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe, primo esempio di archivio sostitutivo in Italia. Già allora abbiamo messo a punto le soluzioni specifiche Lex, semplici e pacchettizzate, corredate da servizi ad alta valenza consulenziale, che rendono le imprese operative con la conservazione a norma di legge in sole tre settimane. Così nel 2004, il via libera del Fisco alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e la conseguente esplosione della domanda di soluzioni specializzate ci hanno trovato perfettamente preparati. Oggi possiamo vantare un numero record di referenze: oltre 250 clienti pubblici e privati già operativi con archivi sostitutivi a norma, sia in house che in outsourcing, per documenti di ogni tipo, compresi Libro Unico del Lavoro e PEC. Quali sono le prospettive di sviluppo? L impegno è di continuare la crescita in modo stabile, focalizzati sulla gestione elettronica dei documenti. E come sempre il filo conduttore sarà la propensione all innovazione unita alla passione. Continueremo ad esplorare nuovi mercati e a sviluppare nuove soluzioni che facilitino il lavoro dei clienti, clienti che desidero ringraziare per la fiducia che ci hanno sempre accordato continuando a seguirci in questi anni. In questo quadro abbiamo ad esempio presentato, prevenendo le esigenze del mercato, proposte tempestive e complete sul tema nuovo della PEC. La nostra soluzione applicativa, NED for Corrispondenza, è stata potenziata per ricreare in azienda l ufficio posta in modo virtuale e riportare sotto controllo le , le PEC e i documenti scambiati: creando così grandi opportunità indotte di efficienza dell organizzazione e dei processi ed ottemperando nello stesso tempo agli obblighi di legge civilistici e fiscali. Abbiamo messo a punto anche il modulo Mobile, che integra Top Media NED con gli smartphone e i tablet dei mobile worker. Il nostro obiettivo è sempre il collegamento datidocumenti in tutte le sue forme. La piattaforma Top Media NED assume già oggi il ruolo di cogestore del sistema informativo aziendale a fianco del gestionale ERP. Quest ultimo infatti gestisce i dati strutturati, ma non è in grado per sua natura di gestire e conservare a norma le informazioni contenute nei documenti non strutturati o strutturatiinformatici, che sono la maggioranza. Il sistema documentale Top Media, integrato con l ERP, diventa perciò strumento sempre più strategico del sistema informativo aziendale di oggi e di domani. E questo soprattutto nel nuovo scenario che si sta realizzando. Negli ultimi anni infatti l intervento del legislatore a favore della dematerializzazione ha portato al consolidamento del documento informatico, firmato digitalmente, nella vita aziendale (vedi ad esempio il Libro Unico del Lavoro, i libri sociali, la PEC, la fatturazione elettronica). Dall 1/1/2014 scatta inoltre l obbligo per imprese e PA di comunicare fra loro esclusivamente in modo informatico, norma recepita dal nuovo Codice dell Amministrazione Digitale e dal decreto SviluppaItalia. Le imprese dovranno necessariamente uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici (dove la conservazione a norma è obbligatoria), il sistema documentale diventerà l asse portante del sistema informativo. Nella strategia di sviluppo Top Consult c è l impegno a rafforzare ulteriormente l integrazione fra mondo gestionale e documentale e a consolidare Top Media NED come piattaforma enterprise, avanzando lungo le direttrici della SOA, del Cloud computing, del social media. Il valore di un partner esperto ed affidabile Per operare in questi nuovi scenari, le aziende possono affidarsi con fiducia ad un partner come Top Consult da sempre focalizzato esclusivamente sulle tematiche documentali. Il suo valore, al di là della tecnologia in costante evoluzione e della profonda conoscenza delle normative, si misura innanzitutto sulla sua venticinquennale esperienza, consolidata in centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e con sistemi informativi diversi. Ma anche sul grado di fedeltà dei suoi clienti: non a caso Top Consult ha qualche centinaio di clienti, che la seguono da tempo, alcuni come Lavazza fin dall inizio (il suo sistema informativo è cambiato più di una volta, da mainframe fino a SAP, ma Top Media è rimasto come compagno di lavoro, crescendo e aggiornandosi con l evoluzione del sistema gestionale). 2

3 L evoluzione del software Top Media Dal I client/server alla SOA l primo software Top Consult per la gestione elettronica dei documenti nacque nei primissimi anni 90, quando la società decise di diventare anche software house per poter fornire ai clienti un proprio prodotto documentale capace di integrarsi direttamente con l ambiente gestionale. Il nuovo software Top Media venne lanciato sul mercato alla fine del 93. Era un prodotto client/ server, la novità tecnologica di allora, e attraverso l integrazione fra archivi di dati e archivi di documenti dava vita in azienda ad un sistema informativo veramente completo. Top Media era nato sull idea fondante dell integrazione fra schermate mainframe e documenti abbinati ai dati, in modo automatico dice Marco Dardanello, Responsabile Divisione Software e Tecnologie di Top Consult. Poter consultare facilmente, appaiati sullo schermo, sia i dati che i documenti relativi mantenendo le stesse modalità di lavoro e senza spostarsi dall abituale ambiente gestionale era una precisa esigenza del mercato. Alla versione 1 di Top Media seguirono ben presto nuove versioni, più potenti ed estese. Ma fin dall inizio erano già presenti molte delle caratteristiche distintive della piattaforma documentale Top Consult: un sistema progettato intorno all utente finale (interfaccia semplice e forte capacità di personalizzazione); la possibilità di consultare i documenti fra loro correlati; la sicurezza dei documenti archiviati mediante il controllo degli accessi e di chi può vedere cosa. Top Media continuava intanto ad evolvere, diventando sempre più stabile e consolidato; la filosofia portante è sempre quella dell integrazione a 360 con tutti gli altri mondi che stanno intorno al sistema documentale (gestionali, , firma digitale, ecc.). Al giro di boa dell anno 2000, sono già presenti fra gli altri il modulo per la consultazione via Web, i Top Tools (una specie di cassetta degli attrezzi per i programmatori dei clienti), il Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti. Nel 2003 viene messa in cantiere la versione 4, il nuovo software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, con il salto dal client/server ad un architettura a 3 livelli (con un application server di ultima generazione dove risiede la logica, che viene usata da client più leggeri richiedendo i servizi documentali). Presentato sul mercato due anni dopo Top Media NED è un software avanzato progettato per il Web e per il nuovo mondo SOA-Service Oriented Architecture, si integra con i sistemi gestionali, i programmi office, l , i portali. Sviluppato sulla piattaforma aperta Microsoft.Net, si adatta a qualsiasi ambiente applicativo compresi Linux, Unix e Java attraverso XML Web Service. Il cuore della sua alta interoperabilità aziendale e online è il modulo SDK, l interfaccia di programmazione a disposizione degli sviluppatori per creare facilmente soluzioni su misura, integrazioni e personalizzazioni. Progettare un software complesso come Top Media NED è molto impegnativo, ma impegnativa è anche la capacità di controllarne il ciclo di vita. Per questo Top Consult usa uno speciale software che ne traccia accuratamente tutte le fasi, da analisi, sviluppo e test, fino al rilascio, numerazione versione e distribuzione/installazione (oggi con invio diretto ed immediato al cliente via Internet-FTP). Nuove funzionalità: driver è il cliente Top Consult non fa prodotti su misura, il prodotto è unico e uguale per tutti. Ma si evolve ed arricchisce in continuazione attraverso nuove funzioni che danno concreta risposta applicativa alle esigenze più sentite dai clienti. Non appena un cliente deve risolvere sul campo un problema nuovo, l esigenza viene raccolta, analizzata dal Laboratorio Sviluppo Software, che sviluppa una nuova funzionalità e la verifica assieme al cliente stesso: inserita in Top Media NED, questa diventa subito disponibile per tutti. Negli ultimi due anni sono nati diversi moduli, connettori e funzionalità avanzate che rendono più facile e integrato l uso della gestione documentale in azienda, ampliando e ottimizzando l uso di Top Media NED. Fra questi, QMail Sender per la spedizione massiva ed automatica, anche via PEC, dei documenti archiviati in Top Media NED, con tracciatura e feedback, e QMail Archiver per l archiviazione massiva ed automatica delle che arrivano ad una o più caselle dedicate, normali o PEC. Il modulo PEC Link abilita all uso della PEC i vari moduli Top Media NED che interagiscono con la posta elettronica (sia quelli interattivi manuali dell utente finale sia quelli automatici per ricezione e spedizione massiva sopra descritti). QSign firma digitalmente i documenti digitali 3 archiviati e applica la marca temporale, trasformandoli in documenti informatici a tutti gli effetti, mentre QReplicator e QOutLex consentono l archiviazione, il controllo e la conservazione sostitutiva dei documenti in modalità SaaS (Software as a Service). Il nuovo Modulo di Workflow interattivo e personalizzabile è un generatore per la gestione dei processi; il client web per workflow può essere utilizzato su PC o dispositivo mobile. Mobile è una app (ios e Android) che fa dialogare Top Media NED con smartphone e tablet per l archiviazione, la ricerca e la visualizzazione delle informazioni mediante dispositivo mobile. Sul piano dell integrazione diretta con i sistemi gestionali a Connect per SAP si è affiancato Connect per NAV: in questo modo SAP e Microsoft Navision vengono arricchiti con la capacità di navigazione elettronica dei documenti e di conservazione a norma degli stessi. NED for ACG, nuova applicazione integrata con l Erp Ibm ACG Vision4, è un risultato del Top Media Partner Program imperniato sul progetto NED for XXX. Top Consult crea un offerta congiunta, integrando rapidamente Top Media NED con qualsiasi gestionale o Erp (XXX) sviluppato o distribuito da un partner.

4 Tecnologia che opera sul campo Soluzioni applicative per tutti C on lo sviluppo di Top Media per la gestione elettronica dei documenti, all inizio degli anni 90, parte la evangelizzazione del mercato, la proposta di soluzioni documentali per semplificare la vita d ufficio e l archiviazione delle pratiche, tema ancora sconosciuto ai più afferma Viviana Belluco, Responsabile Divisione Progetti e Clienti di Top Consulti. Top Consult era fra i pochi a parlarne: il suo obiettivo non era l automazione degli archivi, bensì l inserimento dei documenti archiviati nel flusso vivo della gestione aziendale. L idea era semplice: legare ai dati gestionali sulle schermate dei mainframe, degli As/400, della contabilità tradizionale, le immagini rese elettroniche delle fatture e degli altri documenti associati. Gli impiegati potevano così consultare i documenti dal gestionale, senza doversi alzare per cercarli negli armadi. Anziché usare la pinzatrice si pinzavano assieme elettronicamente i documenti correlati, il metodo di lavoro era lo stesso. L idea si fa strada per la sua praticità, le soluzioni Top Consult si diffondono rapidamente. Il concetto di base rimane lo stesso anche nella nuova piattaforma documentale Top Media NED avanzata e altamente integrabile. Ma la tecnologia è sempre proposta ai clienti (altra caratteristica peculiare di Top Consult) come motore di soluzioni applicative concrete per i vari settori aziendali. Vestiti su misura e abiti confezionati Oggi l offerta Top Consult di soluzioni applicative è duplice. Da una parte c è Top Media NED,la piattaforma documentale completa che si rivolge alle organizzazioni di medie e grandi dimensioni per realizzare ad hoc progetti e soluzioni articolate di Enterprise Content Management a livello azienda, integrate con il sistema informativo e gli applicativi gestionali. E questo l elemento classico dell offerta Top Consult, le soluzioni risultanti sono come un vestito su misura realizzato dal sarto. Ma, soprattutto le PMI, hanno bisogno di soluzioni facili e pronte all uso: Top Consult ha quindi deciso di produrre anche abiti pronti, adattabili alle esigenze specifiche del cliente. Sono nati così i Pacchetti Applicativi Top Media, che consentono alle piccole e medie imprese di realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni di gestione dei documenti in ingresso e in uscita e la loro conservazione sostitutiva per specifici settori e Applicazioni enterprise ad alto ROI In RINA (Registro Italiano Navale, 110 uffici in 42 paesi) Top Media NED è integrato con il sistema informativo Oracle e con il portale aziendale usato da 30mila utenti interni ed esterni. Funzione vitale dell azienda, archivia e gestisce 25 milioni di pagine (fatture attive e passive, conservate anche a norma, certificati e contratti, disegni navali, corrispondenza e contabilità, Libro Unico del Lavoro e cedolini stipendio, anch essi conservati a norma). Risultati: processi più efficienti, 45mila risme di carta risparmiate, oltre un chilometro di archivi cartacei eliminati rendendo elettronico l archivio storico navale. L uso della infrastruttura integrata portale-documentale-posta per cercare e scambiare informazioni ha portato a quasi tre ore in meno di lavoro al mese per ogni utente coinvolto. In Lavazza, colosso del caffè da 1,2 miliardi di fatturato in 80 paesi, Top Media NED è integrato direttamente con SAP per gestire i documenti di migliaia di fornitori italiani e stranieri; gestisce inoltre le cartelle elettroniche del personale e i grandi contratti di acquisto. Fra i vantaggi: sistema gestionale più produttivo, grandi risparmi di tempo e carta, processi più veloci. Altri sistemi Top Media NED sono stati installati da Lavazza France a Parigi, da Lavazza Coffee UK a Londra e da Lavazza Germania a Francoforte per la gestione della contabilità locale, in integrazione con SAP centrale, nei cicli attivo e passivo. attività aziendali, come ad esempio il Ciclo Attivo, il Ciclo Passivo, il Personale o la Corrispondenza. Condensati 25 anni di progetti e soluzioni Economici e pronti all uso, facilmente personalizzabili, i pacchetti applicativi Top Media condensano 25 anni di esperienza tecnologica e applicativa a fianco di centinaia di aziende clienti nei progetti e nelle soluzioni reali costruite con Top Media. Anche gli utenti dei pacchetti possono così beneficiare delle idee, del know-how e delle soluzioni applicative realizzate in tutti questi anni per venire incontro alle esigenze varie ed articolate espresse dalle grandi imprese. Con un forte vantaggio per chi acquista i pacchetti: rapidità di realizzazione delle soluzioni (a partire da tre giorni in tutto, installazione compresa) assieme ai costi certi e limitati. Sonni tranquilli per il cliente con un partner esperto Perché la gestione documentale e la conservazione sostitutiva diventino in azienda un driver di innovazione ed efficienza, è importante affidarsi ad un fornitore in grado di essere un vero partner, capace di aiutare l impresa nella scelta tecnologica ma anche nella necessaria trasformazione organizzativa e dei processi. Nei progetti documentali, al di là della tecnologia, il valore più grande sta quindi nell esperienza del partner e nella metodologia applicata a livello di processo. Top Consult da 25 anni è focalizzata totalmente nella gestione elettronica dei documenti, è stata in particolare pioniere della conservazione a norma di legge, ha sviluppato, sperimentato ed ottimizzato sulle esigenze dei clienti un sistema documentale avanzato che integra e completa il sistema informativo aziendale, ha capacità di visione. La sua esperienza deriva dall aver già percorso tante volte la strada che l azienda cliente intende imboccare, a fianco di centinaia di organizzazioni di ogni tipo, in tempi diversi e con sistemi informativi diversi, instaurando con loro un duraturo rapporto di fiducia. 4

5 La leadership Lex nacque a Pesaro Conservazione sostitutiva, scommessa vinta Dal 94 al 97 prende forma in Italia il quadro normativo della nuova rivoluzione digitale. Nascono le prime leggi sulla validità del documento informatico, la conservazione su supporti di immagini, la firma digitale; l AIPA (Autorità per l Informatica nella PA), appena costituita, detta le sue regole tecniche. Ma tutto rimane ancora teoria, tutti aspettano di vedere come si svilupperà, nessuno si fida a scendere sul piano concreto delle applicazioni. Top Consult, che fin dal 94 aveva partecipato con pochissimi altri alle riunioni ministeriali presso l Aipa sui nuovi archivi digitali, intuisce la portata rivoluzionaria della nuova legislazione: scommette sul futuro e decide di scendere in campo. Nel 98 si mette d accordo con un Comune innovativo, quello di Pesaro, che vuole liberarsi dalla carta, e parte un progetto sperimentale: nel 2000 è realizzato l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe, oltre fra cartellini individuali, fogli di famiglia, cartellini delle carte di identità. La novità spaventa qualcuno, ma AIPA e Ministero degli Interni approvano il nuovo archivio sostitutivo. Con il progetto Pesaro (un atto di coraggio e di intervento innovativo) Top Consult mette a punto le soluzioni Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge, le correda con l aiuto di un team di professionisti di una metodologia organizzativa e legale, inventa i servizi a supporto del Responsabile aziendale della conservazione per tutti gli obbligi di legge. Nel 2004 escono i decreti sui documenti fiscali, che danno alle imprese la possibilità concreta di eliminare gli archivi tradizionali. La materia è di interesse generale ed esplode la domanda di soluzioni specializzate (con l arrivo sul mercato anche di molti fornitori improvvisati). Top Consult è pronta da tempo e realizza archivi sostitutivi su ogni tipologia di documenti, dalle fatture ai libri contabili, dai cedolini del personale alle cartelle cliniche. Poi Top Consult affianca alla Il convegno promosso nel 2000 dal Comune di Pesaro con Top Consult, Ankon-SH e Telecom Italia, per presentare l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe. soluzione classica Lex in house anche Lex in outsourcing, offrendo così alle imprese un servizio più completo e flessibile, che viene incontro a qualsiasi esigenza organizzativa aziendale. La vera scelta per l azienda non è tanto fare la conservazione in house o in outsourcing, ma è la scelta del partner, dei servizi al contorno; soprattutto chi affida all esterno il servizio di conservazione a norma deve prima verificare la comprovata capacità ed affidabilità del fornitore. Deve perciò scegliere come partner un fornitore serio come Top Consult, che L Orèal: milioni di documenti fiscali conservati in outsourcing Il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti de L Orèal è affidato in outsourcing a Top Consult. In qualità di Responsabile della conservazione sostitutiva per L Orèal Italia, Top Consult provvede con la soluzione OutLex all esecuzione del processo di conservazione a norma per i documenti del ciclo attivo, le fatture fornitori, il libro giornale, i registri Iva, cespiti, inventari e schede di magazzino, per un totale di oltre due milioni di pagine all anno. I documenti, archiviati e controllati dal cliente, vengono trasferiti in modalità automatica al Data Center Top Consult: qui vengono ulteriormente controllati e sottoposti a conservazione sostitutiva, firmati digitalmente e marcati temporalmente; si generano i file delle impronte e si eseguono periodicamente i trasferimenti su Cd/Dvd esterni. I documenti sono poi pubblicati on line tramite interfaccia web, ad esempio per l eventuale esibizione a norma. Se si pensa che le fatture devono essere conservate per 10 anni, con la conservazione sostitutiva L Orèal può eliminare solo per le fatture attive circa 15 milioni di pagine cartacee. ha da sempre la conservazione sostitutiva nel suo core business; la sua leadership in questo settore nasce dall impegno pionieristico, dalla conoscenza approfondita e aggiornata della materia, dal numero record di referenze (oltre 250), dalla capacità di inquadrare gli archivi sostitutivi in un progetto di sviluppo della gestione documentale in azienda. Va ricordata inoltre la disponibilità del servizio ManLex per il mantenimento nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati, che offre audit scadenzati, database di casi, possibilità di sottoporre quesiti organizzativi, applicativi o legali, diritto ad essere informati sulle novità normative e sulle modifiche che comportano. Negli ultimi anni poi la conservazione viene impattata da diverse novità legislative che ne allargano la diffusione: il nuovo Libro Unico del Lavoro da conservare per 5 anni anche su supporti magnetici; la fatturazione elettronica corredata da conservazione a norma per le imprese che lavorano per la PA; la tenuta informatica dei libri, repertori e scritture contabili con la stessa efficacia probatoria di quelle ordinarie. E poi la nuova posta elettronica certificata (PEC), divenuta obbligatoria per tutte le imprese, che è soggetta a vari obblighi: secondo infatti gli art e 2214 del Codice Civile e l art. 22 del DPR 600/1973 sull accertamento dei redditi, la corrispondenza ufficiale inviata e ricevuta dall impresa deve esere conservata per almeno 10 anni; la PEC inoltre come documento informatico firmato digitalmente deve essere conservata in modalità sostitutiva. Top Consult ha messo a punto il pacchetto applicativo NED for Corrispondenza che gestisce e conserva a norma qualsiasi formato, e PEC comprese, e il servizio di outsourcing semplificato PEC Lex per l archiviazione, conservazione a norma, ricerca ed esibizione via Web della PEC. Fra le ultime novità normative c è la trasmissione annuale al Fisco per via telematica delle impronte degli archivi sostitutivi di documenti fiscalmente rilevanti (cioè la loro sintesi digitale che li identifica in modo inequivocabile e ne impedisce modifiche). Per consentire alle aziende con conservazione in house di uniformarsi alle disposizioni dell Agenzia delle Entrate sull invio, Top Consult ha rilasciato il software aggiornato necessario all operazione, gratuito per i clienti che hanno sottoscritto la manutenzione evolutiva del modulo Lex di Top Media NED. 5

6 Un quarto di secolo in sintesi Una storia di successo segue da pag. 1 Smau Top Consult presenta il prototipo Top Media viene costituita l AIPA (Autorità per l Informatica nella PA). Top Consult partecipa alle prime commissioni ministeriali in ambito AIPA sugli archivi digitali Escono il decreto del Ministero dell Economia e Finanze sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e la legge sulla fatturazione elettronica e Iva. Top Consult è già pronta con le soluzioni Lex, corredate dai servizi ConLex; un roadshow in tutta Italia spiega al mercato le nuove leggi e le soluzioni operative. Parte con la conservazione sostitutiva fiscale il primo cliente privato, Prada Cinquanta aziende partono con le soluzioni Lex. Viene rilasciato il nuovo software Top Media NED su architettura aperta Microsoft.Net, pensato per il Web e il nuovo mondo SOA. Altamente interoperabile, il suo modulo chiave è il Software Development Kit-SDK che consente agli sviluppatori di personalizzare e integrare 1996 I clienti Top Consult sono diventati più di 50, in Italia e all estero: fra questi Philip Morris Europe, TAG Heuer, Boero Vernici, Paglieri. Arrivano i primi partner: Ecole&Co di Bologna e Ankon-SH di Ascoli Piceno Parte il progetto sperimentale con il Comune di Pesaro per la conservazione sostitutiva dei documenti dell Anagrafe. Due anni dopo l archivio sostitutivo è realizzato, l innovativo progetto viene premiato a ForumPA Qui nasce il modulo Lex di Top Media per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge Top Consult organizza a Milano e Roma i primi corsi professionali sui nuovi temi della conservazione. Viene rilasciato Top Media Versione 3 a 32 bit: comprende nuovi moduli come TopDocWeb, Lex, TopMail, Connect per Sap R/3, è disponibile anche in inglese e francese. Il nuovo Marketplace Consip usa Top Media per l archiviazione sostitutiva degli ordini d acquisto online Parte il progetto di rifacimento globale di Top Media; viene progettato Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti; il team di ricerca & sviluppo Top Consult si avvale della consulenza professionale di Microsoft. applicazioni. I primi clienti Top Media NED sono RINA-Registro Italiano Navale, Lavazza, Luxottica e Ceramiche Panaria La rete dei partner si allarga a venti società. Top Consult diventa Microsoft Gold Certified Partner. Viene annunciato il servizio ManLex per il mantenimento a norma negli anni degli archivi sostitutivi realizzati; la conservazione sostitutiva tocca il centesimo cliente Lex: Elica, leader mondiale delle cappe da cucina Top Consult compie vent anni. Top Media NED si consolida, vengono annunciati nuovi moduli e connettori: QSender e QPostel, Capture Pdf, Connect per Office/Outlook, Connect per SAP. Fra i grandi clienti ci sono Total, Acque San Benedetto, Bennet, Coop Adriatica ed Estense, Tirrenia Sviluppato Top Media NED Suite per SAP, prosegue con successo l integrazione con il mondo SAP: fra i numerosi utenti L Orèal e Ariston Thermo Group, Lavazza ed ENI International, Datacol e KuveraCarpisa. Il legislatore consente la tenuta informatica del Libro 6 Unico del Lavoro: Top Consult lancia Top Media Lavoro, che si aggiunge a Top Media Invoice per la fatturazione elettronica a norma. Il Sole24Ore organizza in collaborazione con Top Consult l evento Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica Si diffondono rapidamente presso gli utenti le applicazioni per il Libro Unico del Lavoro. L offerta Top Consult si arricchisce della nuova soluzione OCR Data Capture per l ottimizzazione del data entry: i clienti a regime sono Polli, Cesab e Markas. Lex viene offerto in outsourcing, nasce un nuovo generatore workflow per la gestione dei processi. Vengono lanciati Connect per Nav e NED for ACG, che si integrano rispettivamente con Microsoft Navision e Ibm ACG Vision Sono resi disponibili i Pacchetti Applicativi Top Media per PMI, economici e pronti all uso: tra i primi clienti, Missoni e Suzuki. Top Consult vince la gara per la fornitura di software documentale ad ACI Informatica, con la quale parte un offerta congiunta di servizi di gestione e conservazione a norma documenti (PEC compresa) per imprese e PA. Ad Omat Milano 2012 Top Consult organizza una sessione sul tema nuovo della PEC e la soluzione NED for Corrispondenza, che ricrea in azienda l ufficio posta in modo virtuale e riporta sotto controllo , PEC e documenti scambiati. Stipulata convenzione per gli associati dell Unione Industriale di Torino con servizio di outsourcing semplificato PEC Lex. I clienti Top Consult, aziende ed enti in Italia e all estero, sono oltre 500, gli archivi sostitutivi realizzati 250. Soluzioni di gestione elettronica dei flussi di documenti - Conservazione sostitutiva a norma di legge - Fatturazione elettronica - Spedizione massiva documenti - OCR Data Capture TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it