Il Comune Lo sviluppo informatico

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1 Il Comune Lo sviluppo informatico Il SISTEMA INFORMATIVO COMUNALE Situazione di contesto Il sistema informativo del Comune di Fabriano è composto da due parti essenziali. La prima, più visibile è costituita dall insieme dei personal computer, l altra, meno percepibile, è data dai sistemi server e dalla rete telematica. I personal computer sono più di 200, quasi tutti moderni e performanti. Ognuno dispone di programmi di videoscrittura e calcolo, della posta elettronica, della navigazione internet e l accesso ai sistemi informativi e alle banche dati per la gestione della propria attività istituzionale. I sistemi server e la rete telematica sono quelli che effettivamente forniscono la possibilità di comunicare, collaborare e accedere alle informazioni. Ormai tutte le attività di ufficio sono effettuate sulla base di dati, informazioni e documenti che risiedono su un sistema informatico, dalle pratiche edilizie, al protocollo, alla contabilità, alle licenze commerciali, ai tributi e a tutto il resto. La strada verso l efficienza e l efficacia dell azione amministrativa, già intrapresa e delineata dalle recenti normative, prevede un ricorso sempre maggiore agli strumenti informatici, accompagnandoli ovviamente con una riorganizzazione interna dell amministrazione che sia finalizzata alla razionalizzazione e alla semplificazione. Un ruolo particolare è riservato ad internet, visto come uno strumento per dare informazioni e servizi ai cittadini e garantire la trasparenza. La tabella seguente riporta alcuni numeri che danno l idea dell entità informatica del Comune: Personal computer Server Sistemi informativi e applicativi gestionali su banca dati Siti web e servizi on line Rete telematica n. 205 personal computer di cui 170 acquistati o aggiornati nel triennio n. 14 computer server di cui 10 recenti (acquistati dal 2004 in poi) per le banche dati, i siti web, la posta elettronica, i documenti e il backup Anagrafe, Stato civile, Elettorale, Leva, Bilancio, Ragioneria, Economato, Patrimonio, Controllo di Gestione, Atti amministrativi, Protocollo, Pratiche edilizie, Lavori pubblici, Sistema informativo territoriale, Sportello unico attività produttive, Strumenti urbanistici e verde pubblico, Tributi ICI, Tarsu, Tosap, Commercio in sede fissa, Commercio ambulante, Verbalizzazioni, Polizia amministrativa, Bollettazione mense scolastiche, asili nido e trasporti, Segretariato Sociale, Polizia mortuaria, Gestione giuridica personale, Presenze, Stipendi, Pensioni Rete civica ( o Fabriano Turismo ( Museo della Carta ( Sist. informativo territoriale - map server (wwwkamap.comune.fabriano.an.it ) Sportello unico attività Produttive (www2.comune.fabriano.an.it/su) Ambito Sociale territoriale n. 10 ( Piano strategico (pianostrategico.comune.fabriano.an.it) Palazzo Chiavelli, Palazzo del Podestà, Palazzo Vescovile (P.za del

2 comunale (sedi comunali collegate in rete alla sede principale) Comune P.za Giovanni Paolo II), Sede Attività Produttive e Edilizia Privata (Via Veneto n.1), Biblioteca (Via Buozzi 46/G), Museo della Carta (Largo F.lli Spacca), Sede Operai (Via Fornaci), Sede autisti (V.le Merloni), Mercato Coperto (P.za Garibaldi) L Ufficio di staff Sistemi Informativi è la struttura comunale che si occupa della gestione e dello sviluppo dei sistemi informatici e della rete. I principali compiti dell ufficio sono l assistenza informatica agli altri uffici per tutte le loro esigenze, l intervento in caso di guasti, la gestione delle autorizzazioni di accesso ai dati, i backup, la pianificazione e la realizzazione dei progetti di sviluppo ed innovazione. Considerando che ogni attività e ormai informatizzata ed è presente una spinta continua verso l efficienza e una sempre maggiore automazione ed interoperabilità, l ufficio Sistemi Informativi, in pratica, è coinvolto direttamente o indirettamente, in quasi tutti i progetti portati avanti dall Amministrazione. Azioni svolte e risultati raggiunti Alla fine del 2003 la Giunta Comunale ha approvato il Piano di Sviluppo per il Sistema Informativo per gli anni successivi con uno stanziamento complessivo di euro. Il piano si articolava in diversi progetti specifici riconducibili ai seguenti obiettivi: - Un nuovo sito web, ricco di informazioni e di servizi. Facilmente aggiornabile anche da chi non è programmatore grazie ad un sistema di gestione dei contenuti; - Rinnovamento dei personal computer e dei sistemi operativi con utilizzo di sistemi più efficienti di sicurezza e controllo accessi; - Protocollo informatizzato, gestione elettronica dei documenti, nuovo sistema di posta elettronica; - Rinnovo dei sistemi informativi di anagrafe, contabilità e tributi e unificazione delle varie banche dati; - Potenziamento dei server e dei sistemi di rete, acquisto di un sistema di backup. - Rilascio di carta di identità elettronica e carta nazionale dei servizi; Per attuare il gran numero di progetti previsti dal piano di sviluppo informatico nel 2004 è stato potenziato l organico dell Ufficio Sistemi Informativi. Negli anni 2004, 2005 e 2006 sono stati effettuati gran parte degli investimenti previsti dal piano. I risultati conseguiti hanno migliorato l efficienza, l affidabilità e la sicurezza complessiva del sistema portando nel contempo più servizi ai cittadini. I progetti realizzati sono i seguenti: 1. Pubblicazione nel mese di marzo 2006 della nuova rete civica comunale Il progetto, portato avanti dall Ufficio Relazioni con il Pubblico e dall ufficio Sistemi Informativi per la parte tecnologica, ha rinnovato completamente il sito web comunale con una interfaccia più accessibile, più informazioni, contenuti e servizi interattivi. Il sito è sviluppato su un sistema di gestione dei contenuti che consente l inserimento semplice delle informazioni al personale della redazione in capo all U.R.P. 2. Aggiornamento del parco dei personal computer. Nel 2005 e nel 2006 sono stati sostituiti 100 personal computer più vecchi e ormai inadeguati. Tutti i 200 computer presenti sono stati aggiornati a Windows 2000 o XP. E stato realizzato un dominio Active Directory

3 per la gestione centralizzata dei permessi di accesso e delle risorse di rete. All inizio del 2007 sono stati acquisiti ulteriori 50 personal computer che consentiranno di sostituire anche gli ultimi PC poco performanti rimasti. 3. Attivazione ad inizio 2004 del protocollo informatizzato, a norma di legge. Successivamente sono stati acquisiti quattro scanner professionali per l acquisizione in digitale della corrispondenza in ingresso. 4. Avvio nel 2005 del nuovo programma di gestione della bollettazione di asili nido, mense scolastiche e trasporti con unificazione dei bollettini per nucleo familiare e spedizione automatizzata tramite Poste. In precedenza bollettini diversi per ogni servizio venivano stampati, imbustati e consegnati a mano agli scolari. Ne risulta una gestione più efficiente, derivante anche dall acquisizione e controllo automatico dei pagamenti. 5. Nel 2006 è stata effettuata la migrazione delle procedure di gestione anagrafe, stato civile, elettorale, leva, bilancio, ragioneria ed economato. Dalle vecchie procedure ormai obsolete su sistema AS400 si è passati alle nuove procedure client server in ambiente Windows, con conversione delle banche dati, configurazione delle nuove procedure e formazione del personale per il loro utilizzo. La migrazione ha portato ad un riduzione dei costi di gestione, dovuta al fatto che c è meno esigenza di ricorrere al supporto specialistico di ditte esterne e gran parte delle attività possono essere svolte dal personale interno. Le nuove procedure hanno consentito inoltre l integrazione con la banca dati dei tributi TARSU e TOSAP e facilitano l integrazione con il resto delle banche dati comunali. 6. Sono stati acquisiti nel 2004 i nuovi server per il sito web e la posta elettronica. E stato potenziato il sistema di sicurezza con un sistema firewall per la protezione dalle intrusioni di hackers, attacchi di virus e il filtro delle di spamming. 7. E stata attivata nel 2005 la nuova procedure di gestione del commercio ambulante, fiere e mercati con rilevazione automatica delle presenze dei venditori e la gestione delle graduatorie per l assegnazione dei posteggi al mercato. 8. Razionalizzazione, all inizio 2006, dei collegamenti internet del Comune e dei plessi scolastici, con eliminazione di quelli doppi o non utilizzati e revisione dei canoni di abbonamento. 9. Nel 2005 è stata estesa la rete wireless comunale per il collegamento al comune delle sedi distaccate di Via Veneto, del Museo della carta, Biblioteca, farmacie comunali e Mercato coperto. 10. Attivazione dei servizi on line di consultazione delibere, ordinanze e la cartografia del piano regolatore. Tali servizi danno trasparenza all operato dell amministrazione consentendo ai cittadini di accedere liberamente al sito web per ricercare e leggere gli atti adottati dal Consiglio e dalla Giunta Comunale oltre alle ordinanze del Sindaco e del Dirigente della Polizia municipale. Il map-server con la cartografia, predisposto dal Servizio SIT, mette liberamente a disposizione sul sito web a tecnici e cittadini, il piano regolatore di tutto il territorio comunale, frazioni comprese. Le mappe del piano regolatore sono sovrapponibili alla carta tecnica regionale e alle foto aeree del territorio.

4 La tabella seguente riepiloga gli investimenti informatici per tipologia nel triennio : Tipologia di investimento Investimenti informatici complessivi nel triennio Somme investite (in euro) Valori Percentuali Dettaglio somme investite per anno (in euro) Anno 2004 Anno 2005 Anno 2006 Hardware e software di office automation per postazioni di lavoro ,44 35,2% , , ,04 Sistemi informativi e ,20 24,5% , , ,00 applicativi gestionali verticali Sistemi server e di rete ,68 11,5% ,68 0, ,00 Potenziamento rete intranet comunale e integrazione fonia/dati Rete civica e servizi on line a cittadini e imprese ,16 12,5% 0, , , ,00 16,3% 0, , ,00 Totale ,48 100,0% , , ,64 Come si può vedere gran parte degli investimenti è stata dedicata al potenziamento della parte infrastrutturale informatica, rispetto a quella dedicata allo sviluppo dei servizi. Attualmente è in corso il potenziamento della infrastruttura di server e rete in modo da aumentarne l affidabilità e le prestazioni, garantendo una espandibilità futura. E praticamente conclusa l installazione del nuovo sistema di backup su nastro ed è in preventivo l acquisizione di un sistema di dischi e di server per gestire Macchine Virtuali. Dal lato applicativo si sta analizzando l integrazione tra anagrafe e le procedure di gestione delle pratiche edilizie e del territorio. Per la gestione elettronica dei documenti e dei flussi di lavoro è in fase di analisi il nuovo sistema di protocollo, integrato con un sistema di archiviazione documentale e le automazione e tracciatura degli iter delle pratiche all interno dell amministrazione. Piano di sviluppo Le problematiche affrontate nel corso del quinquennio sono state focalizzate su: Estendere ulteriormente l area dei servizi informatici; Migrare da una architettura centralizzata ad una distribuita; Realizzare per quanto possibile l integrazione delle diverse componenti del sistema (basi informative e funzioni), condizione essenziale per un sistema efficace ed efficiente di effettivo supporto alle attività gestionali,

5 Mettere a punto sistemi di comunicazione e di scambio di documenti digitali fra gli utenti interni al sistema. Il piano di sviluppo per i prossimi anni nel campo dell innovazione tecnologica prevede l impiego delle risorse per rendere i servizi comunali fruibili direttamente dalla rete internet tramite il portale comunale, utilizzando sistemi on-line di avvio dei procedimenti amministrativi, pagamento elettronico, rilascio delle autorizzazioni, iscrizione ai servizi ecc. Le problematiche suddette sono quelle che stanno affrontando gli altri Comuni italiani di mediograndi dimensioni. Tutte le amministrazioni, Fabriano compresa, si stanno muovendo in questo senso. C è molta fiducia e un gran fermento di progetti di egovernment e di iniziative per il riuso di progetti sperimentati in altri enti.. Per dare servizi ai cittadini e alle imprese, veramente utili ed utilizzati, è necessario che siano verificate tutte queste condizioni: 1. L amministrazione è dotata di un sistema informatico integrato con lo sportello virtuale del sito web in modo che i dati e comunicazioni viaggino automaticamente dal cittadino all ufficio e vice versa; 2. L amministrazione è organizzativamente pronta per trattare tutte le fasi del procedimento amministrativo in forma elettronica e sicura, senza carta, in modo che operare dal web sia davvero equivalente al recarsi allo sportello comunale; 3. Il servizio on line porta un effettivo risparmio di tempo. Tenendo conto anche dello sforzo che il cittadino o l impresa debbono fare per utilizzare il servizio. Il servizio deve funzionare semplicemente e non richiedere programmi o configurazioni particolari dei computer. Questo aggiunge problemi alla difficoltà naturale di impratichirsi nell utilizzo del servizio stesso, delle password o della firma digitale; 4. L amministrazione deve organizzare la formazione e l assistenza tecnica per i cittadini e le imprese che operano on line.