Analisi dell efficienza organizzativa

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1 Analisi dell efficienza organizzativa L obiettivo è quello di condurre un audit organizzativo delle strutture finalizzato all ottimizzazione del dimensionamento organici, alla riduzione del costo delle attività e alla razionalizzazione di processsi e strutture in logica di valore. In linea generale si intende definire: Le attività a valore aggiunto e quelle a non valore aggiunto Le aree di recupero efficienza e miglioramento delle performances operative Gli interventi finalizzati ad ottimizzare il rapporto costi/benefici Le proposte di saving Le indicazioni di riprogettazione della struttura organizzativa Il concetto guida è quello che gestendo i carichi di lavoro, eliminando le attività a non valore aggiunto e focalizzando il controllo sulle attività ed i processi, si possono meglio controllare i costi. Inoltre l analisi dei costi basata sulle attività, sui processi e sulle performance, è un supporto importante per sviluppare le strategie e verificarne il raggiungimento dei risultati (obiettivi di eccellenza operativa). L approccio Festo Un intervento di analisi efficienza non può più essere interpretato nella prospettiva di pura riduzione/contenimento costi, ma va adottato anche un approccio orientato alla gestione strategica dei costi in una logica di valore. Questo tema ha vissuto negli ultimi anni una forte trasformazione in seguito all introduzione sempre più capillare di logiche di Total Quality Management, con particolare attenzione alle aree produttive e delle operations, dove si sono ottenuti importanti risultati. Molte aziende hanno cercato, successivamente, di estendere, con le stesse logiche, tali interventi anche alle aree funzionali di supporto/servizio (amministrazione, acquisti, personale, supporto alla produzione, ecc.) con risultati alquanto modesti in relazione al fatto di non aver considerato adeguatamente 3 componenti fondamentali e peculiari di questa tipologia di attività: la preponderanza del fattore umano ed il peso delle competenze sulle prestazioni la presenza dei knowledge workers l eterogeneità delle attività svolte. 1

2 L approccio che Festo Consulenza e Formazione utilizza per questa tipologia di progetti si fonda sulla combinazione di 2 metodologie: il metodo ABM (activity based management), che consiste nell analisi delle attività svolte, con allocazione dei relativi costi sulla base di cost drivers; il metodo Analisi dell Output, cioè l analisi dei prodotti/servizi che vengono erogati dai processi di servizio/supporto e del livello di soddisfazione dei clienti (logica cliente-fornitore). La finalità chiave è quella di individuare, per l ambito organizzativo esaminato, un offerta di prodotti/servizi di qualità e valore eccellente ottenuta con un livello di costi più basso (leadership di costo), cercando di collegare le attività in processi per individuare opportunità di miglioramento dell azienda nel suo complesso, e non puntando quindi solo ad ottimizzazioni locali e micro. La leadership di costo, che punta al raggiungimento di un livello dei costi inferiore ai concorrenti, è infatti ottenibile attraverso molteplici soluzioni, quali: la deverticalizzazione delle strutture (downsizing) la delega e l autoregolazione (caduta dei ruoli di supervisione) l esternalizzazione delle funzioni non solo in logica di riduzione costi ma anche di eccellenza gestionale (outsourcing) lo sviluppo della flessibilità dei fattori produttivi gli effetti derivanti dalla curva di esperienza lo sviluppo di economie di scala la minimizzazione dei costi in aree e su attività che non generano valore per il Cliente. Le leve per raggiungere la leadership di costo sono sostanzialmente le seguenti: Dimensionamento ottimale degli organici o Allocazione ottimale rispetto a carichi di lavoro, standard di produttività, confronto con strutture interne omogenee e con strutture esterne o Razionalizzazione dei processi/automazione o Gestione dei processi di rightsizing (flessibilizzazione dell orario, jobsharing, part-time, telelavoro, ecc.). Dimensionamento ottimale dei costi extra personale o Minimizzazione dei costi per processo o Minimizzazione dei costi per centro di costo o Monitoraggio dei costi o Minimizzazione dei costi per classe di costo Flessibilizzazione dei costi o Esternalizzazione delle funzioni extra core activities o Sviluppo della mobilità interna o Flessibilità del lavoro 2

3 Massimizzazione del valore di attività e strutture o Massimizzazione del rapporto costi-benefici in ottica strategica e organizzativa o Decentramento decisionale o Razionalizzazione delle strutture organizzative. Il metodo e le fasi di lavoro Un progetto di audit organizzativo sull efficienza delle strutture si pone in sintesi i seguenti obiettivi fondamentali: 1. individuare attraverso l analisi dei prodotti-servizi forniti e delle risorse produttive necessarie, il livello di efficienza di una unità organizzativa o di un processo organizzativo 2. progettare e sviluppare tutte le possibili soluzioni (su processi, automazione, eliminazione attività, ecc.) finalizzati alla riduzione del costo delle attività e all ottimizzazione del rapporto costi-benefici. La metodologia di lavoro prevede 2 macro-fasi: analisi e diagnosi/progettazione. La fase di analisi prevede i seguenti output: identificazione e classificazione delle attività svolte dalle unità organizzative esaminate (attività primarie e secondarie, cost drivers, misure di output) identificazione dei prodotti-servizi (cioè insieme di attività con omogeneità di scopo e caratterizzati da un insieme di output) su cui opera la singola unità organizzativa rilevazione della distribuzione percentuale del lavoro sulle persone rilevazione dei processi operativi che portano alla realizzazione dei prodottiservizi misurazione degli impegni necessari per svolgere le attività che compongono i singoli prodotti-servizi. La valutazione dei tempi viene stimata dalle funzioni intervistate o autorilevata e viene validata dalla Consulenza. Per garantire la trasparenza dell analisi, questa viene rivista dalle funzioni interessate per una conferma e riverifica. La Consulenza si riserva comunque di indicare le aree di miglioramento della produttività riferite ai tempi operativi considerati eccessivi rispetto ai normali standard. L analisi micro condotta nella prima fase sarà la base per le proposte di saving. Questa analisi verrà corredata da: elementi raccolti dai consulenti nelle interviste ai singoli responsabili delle unità organizzative rilevazioni economiche sui costi elementi rilevati sui processi, anche all esterno delle funzioni in analisi. 3

4 L analisi verrà studiata criticamente dalla Consulenza e dalla Committenza con l obiettivo di valutare il corretto dimensionamento e di intervenire sui processi di lavoro, sia dal punto di vista della loro razionalizzazione che della completa riprogettazione. Occorre infatti individuare e valutare tutte le opportunità di miglioramento, attraverso: la minimizzazione/eliminazione delle attività non a valore aggiunto la semplificazione/il miglioramento delle attività a V.A. e dei metodi di lavoro la riformulazione dei processi e la progettazione di cambiamenti dell organizzazione il cambiamento delle politiche e delle procedure aziendali. L output dell intervento sarà rappresentato dall esplicitazione di tutte le azioni di risparmio attivabili al fine di ottimizzare il livello di efficienza del processo e delle strutture operanti sullo stesso: a. per quanto attiene la valutazione del valore aggiunto delle attività potrà essere utile sentire le funzioni interne o esterne alla struttura che sono clienti dei relativi prodotti-servizi b. per quanto riguarda i risparmi derivanti dall automazione di processi manuali è opportuna la presenza di un riferimento interno dei Sistemi Informativi. Nel rapporto conclusivo potranno essere incluse anche le valutazioni sugli interventi di sviluppo del personale, per consentire una più efficiente ed efficace gestione dei processi, e le proposte sul percorso da effettuare per l implementazione dei risultati dell analisi. L analisi dell efficienza organizzativa viene infine completata da indicazioni per la riprogettazione delle strutture organizzative. Questo perché il disegno di struttura può contribuire in modo essenziale alla sua efficienza e quindi ai fabbisogni di dimensionamento. Strutture lunghe e parcellizzate incidono negativamente sui processi di lavoro rallentandone gli iter operativi e decisionali. Le proposte di riprogettazione delle microstrutture partono dalla verifica delle fondamentali scelte di struttura: a) le scelte di integrazione orizzontale per cui vanno accorpate le funzioni: maggiormente interdipendenti a livello informativo-organizzativo legate da omogeneità in termini di competenze professionali che garantiscono sinergie di dimensione; b) le scelte di ottimizzazione della struttura verticale secondo cui è necessario costruire la struttura di coordinamento nel rispetto: degli standard di ampiezza di coordinamento dei criteri di minimizzazione delle sovrastrutture della effettiva necessità di integrazione delle funzioni sottoposte. 4

5 Le modalità di conduzione del progetto La storia e le attività di Festo, che fanno riferimento non solo al funzionamento organizzativo ma anche allo sviluppo delle risorse umane ed alla formazione, ci portano a privilegiare una modalità di lavoro partecipativa anche su tematiche di natura hard come quelle dell efficienza. In quest ottica abbiamo individuato come fattori determinanti per il successo degli interventi di analisi organizzativa di efficienza: lo sviluppo di una cultura condivisa di ricerca dell efficienza e della produttività per ottenere vantaggio competitivo; il coinvolgimento e la partecipazione dei capi che devono sentirsi protagonisti del miglioramento del lavoro; le indicazioni sul piano di sviluppo da attuare sulle risorse identificate come esubero, nell ottica della loro riqualificazione e di un loro spostamento sulle attività che producono valore per il Cliente; il riferimento primario ai valori della delega e del decentramento che coniugano il miglioramento dell efficienza con lo sviluppo professionale e manageriale delle risorse. Il coinvolgimento ed il contributi fattivo dei responsabili di primo e secondo livello delle funzioni in analisi, risulta inoltre necessario per ottenere un numero significativo di proposte migliorative caratterizzate da grande concretezza ed immediatezza realizzativi. Per quanto riguarda la Consulenza, il Team di lavoro sarà formato da consulenti senior di funzionamento organizzativo, esperti di analisi processi/attività, progettazione organizzativa, analisi di efficienza e produttività, sviluppo risorse umane. Nel caso in cui la fase di analisi micro fosse time consuming, potrebbe essere conveniente e produttivo per il Cliente affiancare alla consulenza degli analisti di organizzazione interni, concentrando la consulenza sulle fasi di diagnosi e progettazione organizzativa. Nel corso del progetto, a supporto delle diverse fasi di lavoro, verranno utilizzati strumenti quali le interviste ai responsabili di unità organizzative o referenti interni, le autoanalisi/autorilevazioni, workshop di confronto-verifica, gruppi di lavoro/miglioramento, analisi documentale. 5