MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE

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1 MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE Copia controllata n : Copia non controllata In consegna a: Firma: Funzione: Data Rev Causale Preparato Approvato Emissione Resp Gestione Ambientale La direzione Pagina 1 di 26

2 Revisione Sezioni SEZIONE REV 00 DATA REV 01 DATA REV 02 DATA REV 03 DATA REV 04 DATA REV 05 DATA MGA REV MGA LD MGA IG MGA MGA MGA MGA Pagina 2 di 26

3 LISTA DI DISTRIBUZIONE Numero di copia Destinatari Firme per ricevimento 01 Direzione Generale DG 02 Responsabile Gestione Ambientale RGA 03 Responsabile Servizio Protezione e Prevenzione RSPP 04 Responsabile Produzione RPRO 05 Responsabile acquisti RACQ 06 Responsabile Personale RPER 07 Responsabile Commerciale RCOMM 08 Responsabile Amministrazione RAMM Pagina 3 di 26

4 INDICE Revisione Sezioni...2 LISTA DI DISTRIBUZIONE...3 INDICE SCOPO E APPLICABILITA' RIFERIMENTI NORMATIVI Corrispondenza Norma UNI EN ISO 14001:2004/MGA DEFINIZIONI REQUISITI DEL SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE Requisiti Generali Politica Ambientale Pianificazione ASPETTI AMBIENTALI PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE OBIETTIVI E TRAGUARDI PROGRAMMI DI GESTIONE AMBIENTALE Attuazione e Funzionamento STRUTTURA E RESPONSABILITA FORMAZIONE, SENSIBILIZZAZIONE, COMPETENZA E CONSAPEVOLEZZA COMUNICAZIONE DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE CONTROLLO OPERATIVO PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTA Controlli e Azioni Correttive SORVEGLIANZA E MISURAZIONI VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI NON-CONFORMITA', AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE REGISTRAZIONI AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE Riesame della Direzione...24 Pagina 4 di 26

5 1. SCOPO E APPLICABILITA' Scopo del presente Manuale di Gestione Ambientale (MGA) è quello di descrivere i requisiti del Sistema di Gestione Ambientale della applicati alle attività di Trasformazione di materie plastiche e di indicare la Politica Ambientale, nonché le modalità di sviluppo di tale politica in azienda per garantire la conformità del Sistema di Gestione Ambientale ai requisiti della norma UNI EN ISO 14001:2004 nei rapporti con tutte le parti interessate. Il MGA in particolare descrive: le procedure ed i requisiti del sistema gestione ambientale, gli elementi necessari allo sviluppo, al mantenimento e all aggiornamento del SGA, i documenti necessari all effettuazione delle verifiche ispettive del SGA, le modalità di addestramento del personale in merito ai requisiti del SGA. In particolare il MGA è rivolto all esterno (clienti, fornitori, autorità pubblica) con lo scopo di descrivere il sistema, e all interno (dipendenti, direzione e proprietà) per fornire un riferimento documentale a tutta l organizzazione e per garantire la corretta formazione al personale neo assunto. Il MGA viene aggiornato costantemente in base ai nuovi riferimenti normativi ed agli eventuali sviluppi organizzativi interni e revisionato ogni volta che si evidenzino delle non conformità documentali in sede di verifiche interne o esterne. Tali compiti spettano al Responsabile ambientale, che in ogni caso predispone una emissione ex-novo del manuale ogni 3 anni. Pagina 5 di 26

6 2. RIFERIMENTI NORMATIVI Norma UNI EN ISO (Ed. 2004) Sistemi di gestione ambientale. Requisiti e guida per l uso. Norma UNI EN ISO (Ed. Settembre 2002) Vocabolario. DPR 203/88 (emissioni in atmosfera) D.Lgs. 22/97 (rifiuti) D.Lgs. 152/99 (scarichi) Ex L. 447 del 26 ottobre 1995 (rumore) TESTO UNICO AMBIENTE D. Lgs. 152/06 TESTO UNICO SULLA SICUREZZA D.Lgs N 81/08 D.Lgs. 106/09 correttivo del D.Lgs. 81/08 Il quadro normativo sopra esposto è soggetto a continui aggiornamenti, gli stessi sono riportati nell apposito elenco normativa di riferimento presente in azienda. 2.1 Corrispondenza Norma UNI EN ISO 14001:2004/MGA NORMA ISO (Capitolo. Paragrafo) MGA (Capitolo) Pagina 6 di 26

7 3. DEFINIZIONI Nel presente MGA vengono utilizzate le definizioni contenute nelle norme: Norma UNI EN ISO (Ed. 2004) Sistemi di gestione ambientale. Requisite e guide per l uso. Norma UNI EN ISO (Ed. 2005) Sistemi di gestione ambientale. Linee guida generali su principi, sistemi e tecniche di supporto. Norma UNI EN ISO (Ed. 2002) Vocabolario. Testo unico ambientale: Decreto Legislativo del 3/4/06 n. 152 di attuazione della Delega conferita al Governo per il "riordino, il coordinamento e l'integrazione della legislazione in materia ambientale". di seguito riportate: miglioramento continuo: processo di accrescimento del sistema di gestione ambientale per ottenere miglioramenti della prestazione ambientale complessiva in accordo con la politica ambientale dell organizzazione ambiente: contesto nel quale una organizzazione opera comprendente l aria,l acqua, il terreno, le risorse naturali, la fauna, gli esseri umani e le loro interrelazioni aspetto ambientale: elemento di una attività, prodotto o servizio di una organizzazione che può interagire con l ambiente impatto ambientale: qualunque modificazione dell ambiente, negativa o benefica, totale o parziale, conseguente ad attività, prodotti o servizi di una organizzazione Pagina 7 di 26

8 sistema di gestione ambientale (ems=environmental management system): la parte del sistema di gestione generale che comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le procedure, i processi, le risorse per elaborare, mettere in atto, conseguire, riesaminare e mantenere attiva la politica ambientale. audit del sistema di gestione ambientale: processo di verifica sistematico e documentato per conoscere e valutare, con evidenza oggettiva, se il sistema di gestione ambientale di una organizzazione è conforme ai criteri definiti dall organizzazione stessa per l audit del sistema di gestione ambientale e per comunicare i risultati di questo processo alla direzione obiettivo ambientale: il fine ultimo ambientale complessivo, derivato dalla politica ambientale, che un organizzazione decide di perseguire che è quantificato ove possibile prestazione ambientale: risultati misurabili del sistema di gestione ambientale, conseguenti al controllo esercitato dall organizzazione sui propri aspetti ambientali, sulla base della sua politica ambientale, dei suoi obiettivi e dei suoi traguardi. politica ambientale: dichiarazione, fatta da un organizzazione, delle sue intenzioni e dei suoi principi in relazione alla sua globale prestazione ambientale, che fornisce uno schema di riferimento per l attività, e per la definizione degli obiettivi e dei traguardi in campo ambientale. traguardo ambientale: dettagliata richiesta di prestazione, possibilmente quantificata, riferita a una parte o all insieme di una organizzazione, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare per raggiungere questi obiettivi. parte interessata: individuo o gruppo coinvolto o influenzato dalla prestazione ambientale di una organizzazione. Pagina 8 di 26

9 organizzazione: gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, associata o meno pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa prevenzione dell inquinamento: uso di processi (procedimenti), materiali o prodotti per evitare, ridurre o tenere sotto controllo l inquinamento, compresi il riciclaggio, il trattamento, i cambiamenti di processo, i sistemi di controllo, l utilizzazione efficiente delle risorse e la sostituzione di materiali. Inoltre in questo manuale vengono richiamati i seguenti acronimi utilizzati dalla I.S.PLA. S.R.L. DG Direzione Generale RGA Responsabile Ambiente RSPP Responsabile Sicurezza, Prevenzione e Protezione RS Responsabile Primo Soccorso RACQ Responsabile Acquisti RPRO Responsabile Produzione RPER Responsabile Personale RCOM Responsabile Commerciale RAMM Responsabile Amministrazione Pagina 9 di 26

10 4. REQUISITI DEL SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE 4.1 Requisiti Generali La I.S.PLA. S.r.l., avendo appreso appieno il senso della NORMA UNI EN ISO 14001:2004, ha deciso di predisporre e mantenere attivo un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) che ha come campo di applicazione: Trasformazione di materie plastiche Il sistema ambientale risulta fondato sul processo dinamico e ciclico: PIANIFICARE, ATTUARE, CONTROLLARE, AGIRE Ha pertanto organizzato la propria struttura affinché, stabilita la politica che meglio le si adatta, possa sviluppare un sistema di procedure e documenti che le permettano di pianificare, attuare, controllare, riesaminare gli obiettivi e i traguardi che scaturiscono dalla suddetta politica; tutto questo al fine di garantire il miglioramento continuo del proprio sistema di gestione ambientale. Base operativa di tutto ciò è il presente manuale che richiama nei vari capitoli le procedure del SGA, definendo la struttura documentale del sistema stesso. Pagina 10 di 26

11 4.2 Politica Ambientale La direzione della interessata sempre più a raggiungere e a dimostrare un buon livello di comportamento nei confronti dell ambiente ha deciso di implementare al proprio interno un sistema di gestione ambientale conforme alla NORMA UNI EN ISO 14001:2004, con lo scopo di valutare l impatto delle proprie attività sull ambiente, con l obiettivo di migliorare continuamente le proprie prestazioni nei confronti dello stesso. Convinta che il successo del sistema e il miglioramento continuo dipende dall impegno e coinvolgimento di tutti i livelli e di tutte le funzioni aziendali, la direzione ha messo a disposizione i mezzi tecnici, economici, umani necessari, ed inoltre si è impegnata a definire nel tempo obiettivi e strategie documentandoli e divulgandoli per garantire che la politica ambientale sia compresa, attuata e sostenuta a tutti i livelli aziendali. La direzione individua come obiettivi fondamentali di un sistema gestione di ambientale: Stabilire la propria attuale posizione in rapporto all ambiente effettuando un analisi ambientale; Rispettare legislazione vigente ed eventuali accordi volontariamente sottoscritti in materia dei propri impatti ambientali significativi; Perseguire l obiettivo di miglioramento continuo delle proprie prestazioni ambientali, nonché di prevenzione dell inquinamento; Razionalizzare l uso di risorse quali Acqua, Energia elettrica, Combustibili; Impegnarsi per generare e gestire i rifiuti in modo da privilegiare, ove possibile, il recupero ed il riciclo piuttosto che lo smaltimento; Stabilire e mantenere un programma di Audit per garantire la giusta applicazione del Sistema Gestione Ambientale e garantire la costante evoluzione al variare delle condizioni interne ed esterne; Dimostrare la corretta applicazione del sistema gestione ambientale attraverso la certificazione dello stesso tramite un ente di parte terza. La direzione si impegna a sottoscrivere quanto dichiarato e a divulgarlo a tutti i dipendenti e a tutte le persone che lavorano per conto dell azienda. Pagina 11 di 26

12 4.3 Pianificazione Scopo di questo capitolo, quindi dei suoi paragrafi, è di descrivere come la in virtù delle prescrizioni legali, attui una attenta auto-valutazione ambientale individuando gli aspetti ambientali su cui può avere influenza, proponendosi per ognuno di essi obiettivi e traguardi migliorativi da raggiungere nei tempi prefissati seguendo determinati programmi di gestione ASPETTI AMBIENTALI La I.S.PLA SRL con ferma volontà di sviluppare al suo interno un sistema di gestione ambientale, ha sentito l esigenza di ricorrere ad una iniziale e approfondita auto-analisi ambientale allo scopo di stabilire la propria attuale posizione in rapporto all ambiente. Ha pertanto sensibilizzato ogni funzione e livello aziendale ad uno scrupoloso studio dei flussi in uscita ed in entrata associati ad ogni singola attività processata dall azienda. Il modo in cui tale Analisi ambientale iniziale è stata pianificata e attuata ed i risultati ottenuti da essa vengono riportati in allegato al presente manuale. In seguito a ciò ha sviluppato un sistema di procedure allo scopo di individuare gli aspetti ambientali delle proprie attività che può controllare e che possono avere impatti significativi sull ambiente prendendo in considerazione anche gli sviluppi nuovi o già pianificati di attività e servizi connessi all operatività della I.S.PLA SRL. L organizzazione valuta sia gli aspetti ambientali indiretti che diretti nell apposito modulo Valutazione Aspetti Ambientali in allegato all AAI. Un aspetto ambientale è indiretto quando l organizzazione ha un controllo gestionale parziale su di esso, condiviso con un soggetto terzo. Gli aspetti indiretti sono gli aspetti riconducibili ad attività di soggetti esterni all azienda che operano per suo conto e che connessi alle attività dell azienda essendo direttamente controllati da soggetti terzi; i comportamenti di tali soggetti sono solo influenzabili da parte dell azienda. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA VALUTAZIONE ASPETTI AMBIENTALI Pagina 12 di 26

13 RESPONSABILITA : Ogni responsabile di funzione ha il compito di identificare ogni aspetto e l impatto della funzione stessa. Il RGA supervisiona l identificazione di questi aspetti e impatti e ne riferisce alla DG PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE La I.S.PLA. S.R.L ha individuato l esigenza di attivare una procedura per raccogliere tutte le prescrizioni legali e similari sottoscritte dall organizzazione che riguardano gli aspetti ambientali delle sue attività (Leggi europee, nazionali, regionali, norme, accordi con la pubblica amministrazioni, linee guida, codici, ecc ). Ulteriori compiti di questa procedura sono: recepire e diffondere immediatamente alle parti aziendali interessate le nuove prescrizioni che gli organi legislativi e normatori vorranno introdurre gestire dinamicamente l insieme di tutte le prescrizioni raccolte. La I.S.PLA. S.R.L ha definito e determinato nelle procedure e istruzioni operative anche come i requisiti normativi si applicano ai vari aspetti ambientali ritenuti dall azienda significativi, sebbene la presenza di cogenze determina la sistematica significatività dell aspetto. Le prescrizioni legali costituiscono il fondamento su cui stabilire e attuare il sistema di gestione ambientale. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE RESPONSABILITA : RGA è responsabile della raccolta delle prescrizioni legali ed altre e della diffusione e recepimento delle stesse da parte dei responsabili di funzione interessati. Pagina 13 di 26

14 Questi hanno il compito di diffondere il contenuto delle suddette prescrizioni tra tutti gli addetti allo svolgimento della attività considerata OBIETTIVI E TRAGUARDI La I.S.PLA. S.R.L in funzione degli aspetti ambientali scaturiti dalla precedente analisi ambientale ed in coerenza con la propria politica ambientale si è proposta una serie di obiettivi e traguardi migliorativi. Gli obiettivi e i traguardi sono definiti per ogni funzione e livello pertinente dell organizzazione come si evince dal programma ambientale; in fase di riesame degli obiettivi sono state considerate le prescrizioni legali e altre. A tale scopo ha attivato un sistema di procedure che oltre a specificare e rendere misurabili tali obiettivi e traguardi permette di riesaminarli in maniera tale da poter scegliere le opzioni tecnologiche, finanziarie, umane per il raggiungimento degli stessi. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA OBIETTIVI E TRAGUARDI RESPONSABILITA : Responsabili della formulazione degli obiettivi e traguardi sono la DG, il RGA, e il Responsabile di funzione interessato, su segnalazione da parte di quest ultimo. Spetta unicamente alla DG il compito di approvarli PROGRAMMI DI GESTIONE AMBIENTALE La I.S.PLA. S.R.L è convinta che un passo fondamentale per mettere in atto con successo un sistema di gestione ambientale è la formulazione di uno o più programmi per ognuno degli obiettivi e traguardi individuati al punto precedente. Ha pertanto sviluppato una serie di programmi allo scopo di dettagliare i mezzi, i tempi e le responsabilità per il raggiungimento dei suddetti obiettivi e traguardi. Ha inoltre predisposto affinché tali programmi vengano rivisti talora si verificassero dei cambiamenti interni alla organizzazione stessa. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA PROGRAMMA AMBIENTALE Pagina 14 di 26

15 RESPONSABILITA : Responsabili della definizione dei programmi di gestione ambientale sono la DG, il RGA e il Responsabile di funzione interessato in virtù degli obiettivi prefissati. L approvazione degli stessi spetta comunque unicamente alla DG Attuazione e Funzionamento Scopo di questo capitolo, quindi dei suoi paragrafi, è di descrivere come la I.S.PLA. S.R.L intende attuare e far ben funzionare il sistema di gestione ambientale pianificato al paragrafo precedente. Vengono pertanto ivi descritte: la struttura aziendale; le responsabilità e le risorse umane che assicurano il soddisfacimento dei requisiti del sistema stesso; i mezzi e le metodologie affinché ogni livello del personale venga formato e sensibilizzato allo sviluppo e al mantenimento del sistema; i procedimenti e i metodi utilizzati dalle parti interne per comunicare fra loro e con le parti esterne interessate; i principi ed i mezzi coi quali vengono raccolti e gestiti i documenti previsti dal sistema; i mezzi e le operazioni con le quali raggiungere gli obiettivi e i traguardi ambientali; le tecniche e i piani coi quali si prepara a potenziali incidenti ed emergenze STRUTTURA E RESPONSABILITA a) Struttura Pagina 15 di 26

16 La I.S.PLA. S.R.L convinta che l efficacia del sistema gestione ambientale dipende dall impegno e coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali, ne ha definito i ruoli, le mansioni e le gerarchie come di seguito documentato: DIREZIONE GENERALE (DG) Resp. Gestione Ambientale (RGA) Resp. Servizio Protezione e Prevenzione (RSPP) Resp. Acquisti (RACQ) Resp. Produzione (RPRO) Resp. Personale (RP) Resp. Commercial e (RCOMM) Resp. Amministra zione (RAMM) Resp. Gestione Rifiuti (RGR) Resp. Manutenzione Macchinari e Attrezzature (RMAN) Resp. Magazzino (RMAG) b) Responsabilità La Direzione, unica responsabile della definizione della politica ambientale e del controllo sulla conduzione del sistema gestione ambientale, ha identificato le risorse umane, finanziarie, tecnologiche e le competenze specialistiche necessarie per attuare e verificare il sistema gestione ambientale. Inoltre la stessa Direzione sig.ra Previte Grazia Maria assume l incarico di responsabile per l ambiente. In assenza del RGA, tale ruolo è ricoperto dalla sig.ra Previte Grazia Tindara in qualità di Amministratore nominato il 13/07/2007. Le mansioni delle figure principali sono di seguito riportate. c) Mansionario Pagina 16 di 26

17 FUNZIONE DG Direzione Generale RGA Responsabile Gestione Ambientale RdF Responsabili di Funzione MANSIONI - Definisce la politica aziendale per l ambiente e si impegna a divulgarla, sostenerla, ed effettuare periodicamente il riesame del suo stato di efficacia ed attuazione; - Assicura le risorse necessarie all attuazione del SGA; - Assicura il controllo e coordinamento dell operato delle funzioni ed il controllo sulla conduzione del SGA; - Deve definire obiettivi e programmi ambientali; - Deve decidere le strategie aziendali; - Approva obiettivi e programmi ed esamina il loro grado di raggiungimento; - Autorizza le attività di formazione ed addestramento proposte da RGA; - Coordina le comunicazioni interne e cura le comunicazioni con le parti esterne; - Verifica ed emette tutti i documenti del sistema; - Autorizza lo svolgimento delle operazioni di controllo sulle attività che generano impatto ambientale; - Analizza le registrazioni delle attività di misurazione per verificare l andamento delle prestazioni ambientali; - Si deve assicurare dell effettuazione delle verifiche ispettive presso tutte le funzioni, approva il piano annuale delle verifiche ispettive interne predisposto da RGA e riesamina il SGA, anche in base ai risultati delle verifiche ispettive; - Ha la responsabilità del riesame della direzione. - È la funzione delegata dalla DG a tradurre la politica aziendale per l ambiente, in un quadro coerente con le procedure, i programmi, le metodologie di controllo e cultura aziendale; - Deve assicurare che sia istituito, applicato e mantenuto attivo un sistema di gestione ambientale, conforme alla UNI EN ISO 14001:2004; - Con la collaborazione dei RdF, valuta gli aspetti ambientali e propone obiettivi e programmi ambientali, archivia le registrazioni che testimoniano le attività di valutazione degli aspetti ambientali; - Identifica, seleziona, raccoglie, conserva e distribuisce le prescrizioni legali e altre, con riferimento a quelle relative alla gestione ambientale dell azienda; - Individua, in collaborazione con i RdF, la necessità di formazione relativamente alle problematiche aziendali, e propone le relative attività alla DG, individua eventuali carenze nella formazione ed esegue la qualifica (con i RdF) del personale, redigendo ed archiviando l opportuna documentazione ed il Piano Formativo annuale; - Attiva, gestisce ed archivia le corrette fonti di comunicazione, inclusi i verbali di riesame, i RNC ed i rapporti delle VII; - Prepara, distribuisce ed archivia i documenti del SGA, esegue verifiche periodiche per accertare la corretta gestione dei documenti stessi; - Individua, insieme ai RdF, le attività che possono generare impatti ambientali significativi e predispone le relative modalità operative di controllo e misurazione, redigendo, se opportuno, delle Istruzioni Operative; - Deve identificare i rischi ambientali e redigere i relativi piano di emergenza; - Analizza i dati (quantitativi e qualitativi) di processo, elaborandoli in modo da ottenere dati utili allo sviluppo di eventuali piani di miglioramento; - Prepara e verifica la procedura per la valutazione ed il trattamento delle non conformità, valuta sia il trattamento che la sua efficacia; - Pianifica e coordina le attività di verifica del SGA e mette a disposizione della DG i risultati delle VI. - Collaborano con RGA all identificazione degli aspetti ambientali ed alla valutazione della loro significatività; - Collaborano con RGA alla identificazione delle attività formative eventualmente necessarie inerenti la gestione ambientale delle proprie attività; - Collaborano con RGA al fine di garantire la corretta comunicazione interna e verso il basso; - Collaborano con RGA all individuazione delle attività che necessitano di controllo operativo e di quelle per le quali bisogna attivare misurazioni e, se opportuno, alla redazione delle Istruzioni Operative; - Collaborano con RGA nella individuazione di NC e nella loro gestione; - Devono assicurare la disponibilità di tutti coloro che sono coinvolti nelle attività di verifica ispettiva. Pagina 17 di 26

18 4.4.2 FORMAZIONE, SENSIBILIZZAZIONE, COMPETENZA La I.S.PLA SRL è pienamente cosciente che il successo del sistema gestione ambientale dipende dalla sensibilità e dal livello di preparazione del proprio personale. Ha pertanto attivato procedure e programmi affinché il personale sia interno sia esterno (operante per conto dell azienda), il cui compito può provocare impatti significativi sull ambiente, possa acquisire la competenza necessaria. Per le persone il cui operato può creare un significativo impatto sull ambiente, le attività di addestramento e formazione sono finalizzate anche all ottenimento della consapevolezza dei benefici ambientali conseguenti ad una miglior prestazione personale. Tale attività è svolta attraverso affiancamento a personale già esperto e con la partecipazione a corsi tenuti in sede, o strutture esterne, da società e consulenti specializzati. La formazione, l addestramento e l affiancamento dovranno permettere di sensibilizzare il personale verso: Il perseguimento della politica ambientale e dei requisiti del SGA; La corretta gestione delle situazioni non conformi e delle emergenze ambientali La consapevolezza di eventuali situazioni che possono scaturire da azioni non conformi alle procedure del SGA; In particolare essa è rivolta al personale neo-assunto e al personale coinvolto nelle verifiche interne. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA FORMAZIONE RESPONSABILITA : Responsabile della pianificazione di questa attività è il RGA che ne riferisce alla D.G. in sede di riesame della direzione a cui spetta il compito di approvarla COMUNICAZIONE La I.S.PLA. S.R.L stabilisce e mantiene un sistema di procedure per rendere chiare, dinamiche e immediate le comunicazioni interne fra le funzioni e i livelli interessati al sistema gestione ambientali. Pagina 18 di 26

19 Inoltre allo scopo di dimostrare il buon livello di comportamento nei confronti dell'ambiente, mantiene attive procedure per ricevere e rispondere alle richieste e segnalazioni provenienti dalle parti interessate esterne: soprattutto documenta tali segnalazioni e le relative risposte date dall'organizzazione. Particolare attenzione è riservata alle comunicazioni con le pubbliche autorità, allo scopo di creare un dialogo aperto e proficuo per la risoluzione delle problematiche ambientali. La I.S.PLA. S.R.L ha deciso di non comunicare all esterno i propri aspetti ambientali significativi. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA COMUNICAZIONE RESPONSABILITA : Punto di riferimento nelle comunicazioni interne è il RGA, mentre punto di riferimento per le comunicazioni esterne resta la DG DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA GESTIONE AMBIENTALE La I.S.PLA. S.R.L ha raccolto su carta e su supporti informatici l'intera documentazione del sistema gestione ambientale per descriverne gli elementi fondamentali, le loro interazioni e indirizzare eventualmente su dove ottenere informazioni più dettagliate. Parti fondamentali di tale documentazione sono: il presente manuale, i cui capitoli e paragrafi sono numerati seguendo la stessa numerazione e lo stesso criterio della norma di riferimento; l analisi ambientale iniziale; la politica ambientale; la descrizione e identificazione del campo di applicazione del SGA; la descrizione dei principali elementi del SGA e delle loro interrelazioni e riferimenti a documenti correlati; le procedure operative richiamate dal manuale stesso. Altri documenti sono: le prescrizioni legali e altre; Pagina 19 di 26

20 le richieste e le spiegazioni date alle o ricevute dalle parti esterne; le schede tecniche delle strumentazioni utilizzate; le registrazioni dell'addestramento; i risultati degli audit; i riesami della direzione. In generale tutti i documenti richiesti dalla norma e ritenuti necessari per un efficace pianificazione, attuazione e controllo dei processi relativi agli aspetti ambientali significativi CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE La I.S.PLA. S.R.L ritiene che il buon mantenimento del sistema gestione ambientale passi anche attraverso una chiara e dinamica gestione della documentazione riguardante il sistema stesso. Ha pertanto attivato una serie di procedure per rendere tali documenti facilmente localizzabili e disponibili alle funzioni interessate. Tali procedure devono inoltre permettere di riesaminare tali documenti per aggiornarli alle nuove esigenze o doveri dell'azienda; i documenti obsoleti devono essere facilmente identificabili, tempestivamente ritirati da tutti i centri di emissione e di uso, archiviati per un tempo predeterminato. Particolare attenzione viene quindi posta a quelle procedure che regolano l'emissione, la modifica e l'approvazione dei diversi tipi di documenti. Il controllo della documentazione si applica a tutti i documenti sia interni sia di origine esterna richiesti dalla norma e ritenuti necessari per un efficace pianificazione, attuazione e controllo dei processi relativi agli aspetti ambientali significativi. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA CONTROLLO DEI DOCUMENTI E DEI DATI RESPONSABILITA : La responsabilità di preparare i documenti è un compito del RGA; la verifica ed emissione spetta alla DG. Pagina 20 di 26

21 I responsabili di funzione collaborano col RGA nella preparazione, distribuzione e ricezione CONTROLLO OPERATIVO La I.S.PLA. S.R.L ha identificato le operazioni e le attività che le permettono di raggiungere gli obiettivi e i traguardi ambientali delineati dalla sua politica ambientale e definiti allo scopo di fronteggiare gli aspetti ambientali scaturiti in sede di autovalutazione ambientale. Ha quindi attivato una serie di procedure allo scopo di definire i criteri operativi, i metodi, i mezzi, le risorse umane per pianificare e svolgere tali operazioni e attività nella fattispecie: corretta gestione dei rifiuti controllo consumi risorse (energia elettrica carburanti. acqua) comunicazioni ai fornitori ed appaltatori riguardo procedure operative sui beni forniti o le attività svolte all interno o all esterno dell azienda. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA CONTROLLO OPERATIVO RESPONSABILITA : L azione di controllo viene eseguita sul campo da un addetto indipendentemente dal turno di lavoro ma il suo operato è supervisionato dal Responsabile di funzione e dal RGA PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTA La I.S.PLA. S.R.L allo scopo di rendere più forte e deciso il suo impegno nei confronti dell'ambiente, ha individuato una serie di procedure per definire e pianificare le azioni che intraprenderebbe nel caso in cui si manifestassero situazioni incidentali e\o di emergenza dovute ad aspetti legati alle sue attività e sui quali può esercitare un controllo. Pagina 21 di 26

22 Ulteriore scopo di queste procedure è quello di provare periodicamente l'efficacia di tali azioni e di riesaminarle e revisionarle dopo che questi incidenti o emergenze si siano eventualmente manifestati. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTA RESPONSABILITA : La responsabilità della stesura dei piani di emergenza spettano al RGA unitamente al Responsabile della sicurezza e vengono approvati dalla D.G. 4.5 Controlli e Azioni Correttive Scopo di questo capitolo, quindi dei suoi paragrafi, è di descrivere come la I.S.PLA. S.R.L controlla, verifica e rende misurabili le azioni intraprese per attuare e far funzionare il sistema gestione ambientale. Vengono pertanto ivi definite: le procedure per sorvegliare e misurare le azioni che permettono il raggiungimento degli obiettivi; le procedure per analizzare eventuali nonconformità; le azioni correttive e preventive per fronteggiare queste non-conformità; le attività di audit per verificare nel tempo se tale sistema è idoneo, applicato e mantenuto; le registrazioni che documentano lo stato di tutte le azioni intraprese SORVEGLIANZA E MISURAZIONI La I.S.PLA. S.R.L allo scopo di garantire il raggiungimento degli obiettivi e traguardi ambientali prefissasi, ha attivato le procedure che le permettono di sorvegliare e misurare le operazioni intraprese per fronteggiare quelle attività dalle quali possono scaturire impatti ambientali significativi. Le informazioni pervenute da tali controlli e misurazioni, vengono registrate e analizzate per seguire l'andamento delle prestazioni e per assicurare la conformità ai suddetti obiettivi e traguardi. Pagina 22 di 26

23 Per sincerarsi dell'attendibilità delle azioni di sorveglianza e misure, l'organizzazione ha predisposto affinché gli strumenti o mezzi utilizzati vengano periodicamente mantenuti e tarati; tali adempimenti vengono anch'essi registrati e conservati. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA SORVEGLIANZA E MISURAZIONI RESPONSABILITA : Il responsabile della sorveglianza e misurazioni delle prestazioni ambientali è il RGA ma in tale attività viene coadiuvato sul campo dal Responsabile di funzione interessato VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI La I.S.PLA. S.R.L ha predisposto e attuato un sistema di verifica e valutazione periodica della conformità ai requisiti legislativi del proprio sistema ambientale. Ha pertanto stabilito una modulistica affinché venga periodicamente e sistematicamente verificato il rispetto delle prescrizioni cogenti, provvedendo nel contempo a conservare le registrazioni attestanti sia la conformità che l avvenuta valutazione periodica. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA GESTIONE NON CONFORMITA AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVE RESPONSABILITA : L individuazione delle non conformità spetta al RGA che viene poi coadiuvato dal Responsabile di funzione interessato per definire le azioni correttive e preventive NON-CONFORMITA', AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE La I.S.PLA. S.R.L ha predisposto il trattamento di eventuali non-conformità che possono causare un qualsiasi impatto con l'ambiente. Ha pertanto stabilito le procedure affinché, individuata ed analizzata la non conformità, si possa: identificarne la causa; si pianifichi e si attui l'azione correttiva necessaria; si attui un nuovo controllo o se ne modifichi uno vecchio, per prevenire ulteriori non conformità. Pagina 23 di 26

24 In virtù di tali azioni correttive e preventive è probabile che vengano modificate alcune procedure, in particolare quelle che riguardano la sorveglianza e le misurazioni. Se ciò dovesse verificarsi l'organizzazione ha ritenuto opportuno registrare tali modifiche affinché possa godere di un supporto documentale. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA GESTIONE NON CONFORMITA E AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVE RESPONSABILITA : L individuazione delle non conformità spetta al RGA che viene poi coadiuvato dal Responsabile di funzione interessato per definire le azioni correttive e preventive REGISTRAZIONI La I.S.PLA. S.R.L ha eseguito opportune registrazioni con lo scopo di rendere evidenti le attività eseguite in seno al sistema gestione ambientale, e di documentare in quale misura gli obiettivi e traguardi pianificati siano raggiunti. Inoltre ha attivato una serie di procedure per la gestione di tali registrazioni. In particolare le procedure definiscono il modo in cui queste registrazioni vengono archiviate e conservate per un tempo prefissato, in modo da essere facilmente rintracciate e protette contro deterioramenti e perdite; siano identificabili e riconducibili alle attività a cui si riferiscono; dimostrino la conformità di queste attività ai requisiti della norma di riferimento. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA REGISTRAZIONI RESPONSABILITA : L emissione e l uso delle registrazioni è una responsabilità del RGA e del Responsabile di funzione interessato. Il RGA ha tuttavia anche il compito di verificarle e renderle operative. Pagina 24 di 26

25 4.5.5 AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE La I.S.PLA. S.R.L è convinta che un ultimo ma fondamentale passo per tenere sotto controllo il sistema gestione ambientale è quello di verificare il sistema stesso. Pertanto ha attivato procedure e programmi per pianificare le attività di verifiche interne assicurandosi che ogni settore aziendale venga verificato almeno una volta l'anno. Queste verifiche hanno il compito di: determinare se il sistema è conforme a quanto stabilito; determinare se lo stesso è correttamente applicato e mantenuto attivo; fornire risultati tangibili alla direzione secondo i quali la stessa possa ritenersi soddisfatta o possa intraprendere le relative azioni correttive. Le procedure di verifica pongono in evidenza le responsabilità e i requisiti per la pianificazione, esecuzione dell'audit e relative registrazioni, e si basano sul principio di indipendenza fra personale verificante e personale verificato. Il personale verificante può essere scelto esterno all'organizzazione. La selezione degli auditor e la conduzione degli audit vengono eseguiti al fine di assicurare l obiettività e l imparzialità del processo di audit. La frequenza e la modalità di conduzione degli audit dipenderà dalla significatività ambientale dell attività esaminata e dai report degli audit precedenti. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: PROCEDURA AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE RESPONSABILITA : La responsabilità di pianificare le verifiche interne è competenza del RGA il quale collaborerà poi con il Responsabile di funzione interessato alla applicazione di quanto scaturito dalla verifica effettuata dall auditor. A quest ultimo infatti è demandato l onere di esprimere un giudizio obiettivo sull andamento del sistema gestione ambientale. 4.6 Riesame della Direzione La I.S.PLA. S.R.L per testimoniare il proprio impegno al "miglioramento continuo" a conclusione del processo "pianificare, attuare, controllare, riesaminare", ha ritenuto Pagina 25 di 26

26 indispensabile riesaminare periodicamente il proprio sistema gestione ambientale. Tale riesame viene svolto almeno annualmente ed effettuato dalla presidenza aziendale, unica responsabile della politica ambientale e della pianificazione del sistema stesso. Durante il riesame vengono utilizzati i seguenti elementi in ingresso: risultati degli audit interni e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali e sottoscritte le comunicazioni provenienti da parti interessate comprese i reclami le prestazioni ambientali del I.S.PLA. S.R.L lo stato di avanzamento delle azioni previste nei precedenti riesami registrazioni sul grado di raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi registrazioni sull'addestramento del personale registrazioni relative ai trattamenti delle non conformità e alle conseguenti azioni correttive e preventive registrazioni relative alle richieste\spiegazioni delle parti esterne verbali dei riesami precedenti eventuali altri documenti ritenuti di volta in volta pertinenti per assicurarsi che il sistema continui ad essere adeguato ed efficace. Eventuali cambiamenti di situazioni circostanti Evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative ai propri aspetti ambientali. In tale sede, quindi, la direzione individua: politica, obiettivi e traguardi che rappresenteranno il punto di partenza per la pianificazione del sistema gestione ambientale dell'anno successivo. Le conclusioni del riesame vengono opportunamente documentate e registrate. RIFERIMENTO ALLA PROCEDURA: RIESAME DELLA DIREZIONE RESPONSABILITA : La responsabilità della pianificazione e registrazione delle attività di riesame è competenza del RGA Il coordinamento delle stesse e l approvazione delle conclusioni in esse intraprese è compito unico della Direzione Generale. Pagina 26 di 26