UNI EN ISO 14001:2004 Sistemi di Gestione Ambientale: requisiti e guida per l uso

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1 SORVEGLIANZA E CERTIFICAZIONI UNI EN ISO 14001:2004 Sistemi di Gestione Ambientale: requisiti e guida per l uso Pagina 1 di 11

2 INTRODUZIONE La Norma UNI EN ISO 14001:2004 fa parte delle norme Internazionali della serie ISO che forniscono alle aziende un utile strumento per il miglioramento della gestione ambientale delle proprie attività, dei prodotti e dei servizi. Lo standard ISO (tradotto in italiano nella UNI EN ISO 14001:2004) è uno standard certificabile. É possibile infatti ottenere, da un organismo di certificazione accreditato che operi entro determinate regole, attestazioni di conformità ai requisiti contenuti nella Norma. Certificarsi secondo lo standard ISO non è obbligatorio, ma è frutto della scelta volontaria dell'azienda/organizzazione. Tale certificazione non attesta una particolare prestazione ambientale né è garanzia di un basso impatto da parte dell azienda, ma è volta piuttosto a dimostrare che l'organizzazione certificata ha un sistema di gestione adeguato a tenere sotto controllo gli impatti ambientali delle proprie attività e che ricerca sistematicamente il miglioramento dello stesso in modo coerente, efficace e soprattutto sostenibile. StudioSMA offre la propria consulenza ed il proprio supporto nell ambito della creazione ed implementazione presso le organizzazioni/aziende del Sistema di Gestione Ambientale (SGA), elemento cardine perl ottenimento della certificazione ambientale ai sensi della Norma UNI EN ISO 14001:2004. Offre inoltre supporto nell iter di ottenimento e/o mantenimento della certificazione e nell ambito dell esecuzione degli audit periodici di verifica del SGA previsti dalla Norma. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA La Norma UNI EN ISO 14001:2004 specifica i requisiti che un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) deve possedere per consentire ad un organizzazione di sviluppare ed attuare una politica e degli obiettivi che tengano conto delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che l organizzazione stessa sottoscrive e delle informazioni riguardanti gli aspetti ambientali significativi. Il successo di tale Sistema di Gestione Ambientale (SGA) dipende dall impegno e dal coinvolgimento di tutti i livelli e tutte le funzioni dell azienda/organizzazione, in particolar modo la direzione. Pagina 2 di 11

3 Tale Norma è applicabile a ciascuna organizzazione che decida di: stabilire, attuare, mantenere attivo e/o migliorare un proprio Sistema di Gestione Ambientale (SGA); assicurarsi di essere conforme alla propria politica ambientale stabilita; dimostrare la conformità alla citata Norma internazionale: 1. effettuando un auto-valutazione od auto-dichiarazione; 2. richiedendo la conferma della propria conformità a soggetti aventi interessi nell organizzazione stessa (es.: clienti); 3. richiedendo ad una parte esterna rispetto all organizzazione la conferma della propria autodichiarazione; 4. richiedendo la certificazione/registrazione del proprio Sistema di Gestione Ambientale presso un organismo esterno. MODELLO DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE Figura 1 Pagina 3 di 11

4 La Norma UNI EN ISO 14001:2004 si basa sulla metodologia PLAN DO CHECK ACT (PDCA) ovvero: PLAN (pianificare): stabilire gli obiettivi ed i processi necessari per fornire risultati conformi alla politica ambientale dell organizzazione; DO (attuare): attuare i processi stabiliti nella fase precedente; CHECK (verificare): sorvegliare e misurare i processi rispetto alla Politica Ambientale, agli obiettivi ed ai traguardi ambientali, alle prescrizioni legali ed alle altre prescrizioni e riportarne i risultati; ACT (agire): intraprendere azioni per migliorare in continuo la prestazione del Sistema di Gestione Ambientale. REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE L organizzazione/azienda che intende ottenere la certificazione ISO deve stabilire/documentare/attuare/mantenere attivo/migliorare in continuo un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) in conformità ai requisiti della Norma UNI EN ISO 14001:2004 e determinare come esso soddisfi tali requisiti. Deve inoltre definire e documentare il campo di applicazione del proprio SGA. Politica ambientale La direzione deve definire la Politica Ambientale dell organizzazione/azienda ed assicurarsi che, all interno del campo di applicazione stabilito per il SGA, essa: sia appropriata a natura/dimensioni/impatti ambientali delle attività/prodotti/servizi dell organizzazione/azienda; includa un impegno al miglioramento continuo; includa un impegno al rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni che l organizzazione sottoscrive riguardanti gli aspetti ambientali; fornisca un quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obbiettivi ed i traguardi ambientali; sia documentata, attuata e mantenuta attiva; sia comunicata a tutte le persone che lavorano per l organizzazione/azienda o per conto di essa; sia disponibile al pubblico. Pagina 4 di 11

5 Pianificazione (PLAN) Per stabilire, attuare e mantenere attivo il SGA devono essere tenuti in considerazione e definiti i seguenti aspetti. 1) Aspetti ambientali Per ciascun livello, stadio e funzione dell organizzazione/azienda devono essere identificati gli aspetti ambientali delle attività/prodotti/servizi che, all interno del campo di applicazione definito per il SGA, risultano controllabili e sui quali l organizzazione/azienda può esercitare un influenza. Deve poi essere stabilito quali di tali aspetti abbiano/possano avere impatti significativi sull ambiente (aspetti ambientali significativi). 2) Prescrizioni legali ed altre prescrizioni Devono essere identificate le prescrizioni legali applicabili ed altre prescrizioni che l organizzazione sottoscrive riguardo agli aspetti ambientali e deve essere determinato come tali prescrizioni si applichino agli stessi. 3) Obiettivi, traguardi e programma/i Per ciascun livello e funzione pertinente dell organizzazione devono essere stabiliti degli obiettivi e dei traguardi ambientali, misurabili (ove possibile) e coerenti con la Politica Ambientale adottata dall organizzazione/azienda, con le prescrizioni legali e le altre prescrizioni sottoscritte e con gli aspetti ambientali significativi. Tali aspetti vanno tenuti in considerazione ogni qual volta si vada a riesaminare ed aggiornare gli obiettivi e traguardi ambientali. Per raggiungere tali obiettivi e traguardi deve essere stabilito/attuato e mantenuto attivo un programma (o più d uno) che indichi le responsabilità, i mezzi e le tempistiche per il raggiungimento degli stessi. Tali aspetti sono identificati e descritti nel documento Analisi Ambientale Iniziale. Pagina 5 di 11

6 Attuazione e funzionamento (DO) In tale fase devono essere stabiliti le Risorse necessarie per il SGA (umane, materiali, ) che la direzione deve provvedere a fornire, i ruoli, le responsabilità e autorità. In specifico deve essere nominato un Rappresentante della direzione (o più d uno) il quale si assicuri che il SGA sia stabilito, attuato e mantenuto attivo in conformità a quanto previsto dalla Norma e ne riferisca le prestazioni alla direzione al fine del Riesame previsto dalla Norma. Tutto il personale che esegue, per l organizzazione/azienda stessa o per conto di essa, compiti che possono causare uno o più impatti ambientali significativi deve possedere la competenza necessaria acquisita mediante istruzione, formazione e/o esperienza (delle quali deve esservi documentazione e registrazione). Deve essere inoltre consapevole del SGA, dell importanza della conformità alla Politica Ambientale ed alle procedure e requisiti dello stesso, degli aspetti ambientali e gli impatti reali o potenziali derivanti dal proprio lavoro e dei benefici per l ambiente dovuti al miglioramento delle prestazioni individuali, dei ruoli e responsabilità nell ottenimento della conformità ai requisiti del sistema di gestione ambientale e delle conseguenze potenziali degli scostamenti rispetto alle procedure specificate. Dev essere assicurata la comunicazione interna tra i diversi livelli e le diverse funzioni dell organizzazione/azienda e la risposta alle richieste pertinenti dalle parti interessate esterne (es.: clienti). Nel caso l organizzazione/azienda decida di comunicare all esterno riguardo i propri aspetti ambientali devono essere stabiliti ed attuati uno o più metodi/procedure di comunicazione con l esterno. Inoltre deve essere correttamente conservata la documentazione inerente il SGA (sia interna che esterna) e la stessa deve essere periodicamente riesaminata, aggiornata e riapprovata. Pagina 6 di 11

7 Controllo operativo L organizzazione deve identificare e pianificare le operazioni che sono associate agli aspetti ambientali significativi: predisponendo, attuando e mantenendo attive delle procedure documentate per tenere sotto controllo quelle situazioni per le quali l assenza di tali procedure potrebbe comportare difformità rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi ed ai traguardi ambientali; elaborando dei criteri operativi (contenuti nelle procedure); predisponendo, attuando e mantenendo attive delle procedure concernenti gli aspetti ambientali significativi identificati e comunicando a fornitori ed appaltatori procedure e requisiti ad essi applicabili; predisponendo, attuando e mantenendo attive delle procedure atte ad individuare le potenziali situazioni di emergenza/incidenti che possono avere un impatto sull ambiente e le modalità di risposta ad essi. Tali procedure devono essere periodicamente sottoposte a prova e riviste. Le procedure devono essere inoltre riviste periodicamente, aggiornate e riemesse. Verifica (CHECK) Tra le procedure citate al paragrafo precedente devono esservi: procedura di sorveglianza e misura delle principali caratteristiche delle operazioni che possono avere impatto ambientale significativo; procedura atta a valutare e riesaminare periodicamente il rispetto delle prescrizioni legali ed altre prescrizioni che l organizzazione/azienda sottoscrive; procedura atta a identificare le non conformità reali e potenziali ed a intraprendere azioni correttive, determinarne la causa ed intraprendere azioni volte all evitare il ripetersi delle stesse, valutare la necessità di azioni preventive volte ad evitare l accadimento delle non conformità ed attuare le stesse. Pagina 7 di 11

8 Verrà valutata nel corso della predisposizione del Sistema di Gestione Ambientale (SGA) presso l azienda la necessità/utilità della redazione di ulteriori procedure (ad es.: Procedura di valutazione dei fornitori/società terze coinvolte nel ciclo produttivo, Procedura di formazione degli operatori, ecc.). Per ciascuna di queste procedure tutte le azioni intraprese devono essere adeguatamente documentate e la documentazione conservata. Le procedure devono essere inoltre riviste periodicamente, aggiornate e riemesse. L organizzazione/azienda deve mantenere attive le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti del proprio SGA e della Norma ed i risultati ottenuti. Audit interno Devono essere effettuati degli Audit periodici di verifica del SGA per valutare se lo stesso è conforme a quanto pianificato per la gestione ambientale ed a quanto previsto dalla Norma, se è correttamente attuato ed è mantenuto attivo. Il programma degli Audit deve essere stilato tenendo conto dell importanza ambientale delle operazioni esaminate e dei risultati degli Audit precedenti. I risultati degli Audit devono essere trasmessi alla direzione al fine del Riesame previsto dalla Norma. Deve essere approntata una procedura (o più d una) che stabilisca le responsabilità di pianificazione e conduzione dell Audit, i criteri, il campo di applicazione, le frequenze e le metodologie degli Audit e le modalità di registrazione degli stessi (ad esempio verbale dell Audit di verifica) L Auditor e le modalità di conduzione degli Audit devono essere selezionate in modo da assicurare l obiettività e l imparzialità del processo di Auditing. Riesame della direzione (ACT) La direzione dell organizzazione/azienda deve riesaminare periodicamente il SGA per assicurare che continui ad essere idoneo, adeguato ed efficace. In tale procedura di Riesame devono Pagina 8 di 11

9 essere valutate le opportunità di miglioramento e le necessità di modifiche dell SGA, (compresi politica, obiettivi e traguardi ambientali). Per eseguire tale Riesame la direzione deve tener conto di (elementi in ingresso): risultati degli Audit interni e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali ed altre prescrizioni; comunicazioni provenienti da parti interessate esterne (es.: reclami); prestazione ambientale dell organizzazione/azienda; grado di raggiungimento obbiettivi/traguardi: stato delle azioni correttive e preventive; stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti Riesami della direzione; cambiamento di situazioni circostanti (es: evoluzione prescrizioni legali ed altre prescrizioni relative agli aspetti ambientali); raccomandazioni di miglioramento. Gli elementi in uscita dal Riesame (es: relazione) devono comprendere tutte le decisioni prese e le azioni relative a possibili modifiche alla Politica Ambientale, agli obiettivi, ai traguardi ed ad altri elementi del SGA, coerentemente con l impegno al miglioramento continuo. Il supporto di StudioSMA nell ambito della creazione ed implementazione presso le aziende di un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) e nell iter dell ottenimento e del mantenimento della certificazione si svilupperà secondo i seguenti step: FASE DI CREAZIONE DI UN SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE VOLTO ALL OTTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Assistenza nella redazione/aggiornamento della Politica Ambientale; Redazione del documento Analisi Ambientale Iniziale contenente tutte le informazioni relative alle Prescrizioni legali e altre prescrizioni che l organizzazione/azienda sottoscrive e la valutazione degli aspetti ambientali ritenuti significativi per l organizzazione/azienda; Assistenza all organizzazione per quanto riguarda la redazione e stesura delle procedure necessarie per il SGA; Pagina 9 di 11

10 Assistenza nella redazione del Manuale del Sistema di Gestione Ambientale; Formazione degli operatori/personale coinvolto; Esecuzione di pre-audit interni (effettuati prima delle verifiche dell Ente Certificatore) volti a verificare la conformità del SGA ai requisiti della Norma UNI EN 14001; Supporto all organizzazione/azienda per la pianificazione delle azioni correttive/preventive emerse dalle risultanze dei pre-audit di cui al punto precedente. FASE DI OTTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Supporto nell esecuzione delle verifiche da parte dell Ente Certificatore per l ottenimento della certificazione. FASE DI VERIFICA DEL SGA PER MANTENIMENTO/RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE Attività come Auditor di verifica per gli Audit interni, al fine di perseguire il miglioramento continuo dell SGA; Supporto nell esecuzione delle verifiche da parte dell Ente Certificatore per il rinnovo della certificazione. Supporto all organizzazione/azienda per la pianificazione delle azioni correttive/preventive emerse dalle risultanze degli audit di cui ai punti precedenti; Supporto all organizzazione/azienda per esecuzione del Riesame annuale della Direzione previsto dalla Norma. Pagina 10 di 11

11 Referenze 3B S.p.A. Salgareda (TV) ACSM-AGAM S.p.A. Como Crocco S.p.A. Cornedo Vicentino (VI) Dister Energia Faenza (RA) Ecolombardia 4 Filago (BG) Herambiente S.p.A. Coriano (RN), Forlì (FC), Ravenna Iren S.p.A. Piacenza San Marco Bioenergie S.p.A. Bando d Argenta (FE) Sienambiente S.p.A. Siena Tecnoborgo S.p.A Piacenza Il presente documento è proprietà esclusiva di StudioSMA e non può essere riprodotto in nessuna forma senza autorizzazione del proprietario. Il presente documento non rappresenta in nessun modo un riferimento Normativo e/o tecnico per quanti operino nel settore del monitoraggio delle emissioni. Pagina 11 di 11