ISTRUZIONI PER INVENTARIO DI REPARTO SCARICO MASSIVO. Areas AMC

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1 ISTRUZIONI PER INVENTARIO DI REPARTO SCARICO MASSIVO Areas AMC

2 INDICE DEL DOCUMENTO 1 Introduzione Distribuzione Stampa Esistente in Reparto Inventario Stampa Report Esistente per conto economico Scarico massivo reparto II

3 1 INTRODUZIONE Il presente documento ha l obiettivo di esporre al personale dei reparti la procedura che deve essere seguita per l attività di inventariazione periodica e di fine anno del proprio armadietto di reparto e l attività ordinaria di scarico dal proprio magazzino di reparto. Si precisa che la gestione classica di un magazzino prevede la registrazione di tutti i movimenti di carico e scarico che vanno dall acquisto dei beni al consumo degli stessi presso i centri utilizzatori (corrispondenti, in larga misura, ai reparti ospedalieri). La gestione dell Armadietto di reparto si colloca in un momento "successivo" allo scarico a Centro di Costo ed ha lo scopo di contabilizzare i carichi e gli scarichi dei prodotti a livello di singola Unità operativa. I vantaggi derivanti da una gestione informatizzata di un Armadietto di reparto sono pertanto: - offrire la possibilità al reparto di monitorare la movimentazione registrata a sistema dal magazzino principale appurandone la veridicità; - consentire la rendicontazione puntuale delle scorte di fine esercizio. 1.1 Distribuzione La lettura del documento è destinata al gruppo di lavoro misto Engineering Asp Caltanissetta. reparto 1-1

4 2 STAMPA ESISTENTE IN REPARTO Prima di effettuare i movimenti di inventario, è necessario effettuare la stampa dell esistente in reparto, alla data gg/mm/aaaa, per controllare la giacenza dei prodotti all interno dell armadietto. Logistica Magazzino di reparto Stampe - Dettaglio Esistenze di Reparto PDF Nella maschera inserire: Codice armadietto; Esistente alla data: la data in corrispondenza della quale effettuare la stampa Confermare A questo punto verrà elaborata la stampa che riporterà le giacenze dei prodotti presenti a quella data, in armadietto reparto 2-2

5 Con la stampa in mano bisognerà recarsi presso l armadietto e verificare che la quantità riportata sulla carta sia allineata con quanto presente in armadio. Qualora le quantità fossero disallineate, sarà necessario appuntare manualmente la quantità reale in corrispondenza della riga relativa al prodotto da correggere. Al completamento di questa attività si dovrà effettuare l inventario. Con il seguente punto a menù: Logistica Magazzino di reparto Stampe - Esistente/Consumato per armadietto è possibile effettuare la stampa della giacenza di reparto e del consumato per Centro di Costo legato all armadietto di reparto. reparto 2-3

6 Per visualizzare il consumato per CDC basta cambiare il filtro di Tipologia Report in Consumato e reiterare il processo per l esecuzione della nuova stampa. Comparirà un ulteriore filtro Dalla data in cui occorre inserire la data a partire dalla quale stampare i valori di consumato per CDC. reparto 2-4

7 3 INVENTARIO Logistica Magazzino di reparto Inventario In questa maschera inserire i seguenti filtri: Magazzino: l armadietto di propria competenza; Data inventario: la data in corrispondenza della quale si vuole fare l inventario; Causale di carico: inserire l unica causale presente e cioè RCAR_RETT; Causale di scarico: inserire l unica causale presente e cioè RSCAR_RETT; Cliccare sul box Caricamento Prodotti e successivamente sul tasto Caricamento prodotti. NB: NON cliccare sul tasto Carica prodotti con giacenza. Viene fuori la lista di tutti i prodotti abilitati al magazzino di reparto selezionato. reparto 3-5

8 In questa lista prodotti bisogna inserire, in corrispondenza della quantità Inventariata (colonna Q.ta Inv.), la quantità presente realmente in armadietto, ovvero il valore reale di giacenza di ogni singolo prodotto in unità di misura aziendale. Alla fine dell attività cliccare su Conferma lista prodotti : il risultato sarà la generazione di una serie di movimenti (carico o scarico) in base ai valori delle quantità rettificate indicate rispetto alle giacenze reali. Un icona informativa generati. può essere consultata per avere maggiori dettagli sui movimenti appena Inoltre è possibile effettuare (nella sessione di lavoro corrente), la stampa dei movimenti generati sino a questo momento cliccando su STAMPA RESOCONTO MOVIMENTI. NB: Nel caso in cui si volessero distinguere i lotti nelle movimentazioni di rettifica duplicare (anche più volte) i codici prodotto d interesse cliccando sul simbolo riportato alla sinistra di ogni riga: dettagliare, dunque, i lotti (per codice e data scadenza) in corrispondenza a ciascuna riga duplicata. In ultimo, cliccare su CONFERMA LISTA PRODOTTI per la generazione della movimentazione. In alternativa all opzione CARICAMENTO PRODOTTI vi sono le opzioni: a) Esporta su file excel b) Importa da file excel reparto 3-6

9 a) Solamente dopo aver caricato i prodotti sulla griglia di lavoro, si può scegliere se: modificare il valore di giacenza direttamente sulla griglia; esportare la griglia su file excel e modificare su questo le sole quantità in inventario. Per convenzione, si utilizza quest ultima opzione quando sono molti i prodotti da rettificare sulle giacenze per cui si preferisce lavorare il file ed importarlo in un secondo momento. Esempio: reparto 3-7

10 Si apre un file Excel del tipo a seguire. Salvarlo con nome sul Desktop. reparto 3-8

11 Aggiornare il file salvato sul desktop ponendo i valori di giacenza reale dei prodotti in corrispondenza alla colonna Qta. Inv. Dopo aver salvato le varie modifiche tornare su Logistica > Magazzino di Reparto > Inventario, selezionare i dati richiesti come obbligatori e cliccare su Importa da file excel. b) Importa da file excel Permette l acquisizione del file excel contenente la griglia di codici esportata e aggiornata sulle quantità di inventario. Esempio: reparto 3-9

12 Figurerà il messaggio di cui a seguire. Il risultato sarà il popolamento della griglia di lavoro con i dati del file excel. Cliccare su CONFERMA LISTA PRODOTTI per caricare le rettifiche. Dopo aver effettuato l inventario bisognerà stampare, il report dell esistente in reparto, raggruppato per conto economico. Tale stampa dovrà essere presentata al responsabile della farmacia ospedaliera, debitamente timbrata e firmata dal responsabile dell U.O. di riferimento. reparto 3-10

13 4 STAMPA REPORT ESISTENTE PER CONTO ECONOMICO Logistica Magazzino di reparto Stampe - Esistenze di reparto per conto economico PDF In questa maschera inserire i seguenti filtri: Codice armadietto; Esistente alla data: la data in corrispondenza della quale effettuare la stampa Confermare reparto 4-11

14 reparto 4-12

15 5 SCARICO MASSIVO A differenza della funzionalità Inventario lo Scarico massivo consente di effettuare solo movimenti di scarico per tutti quei prodotti che sono abilitati all armadietto di reparto e hanno, su questo, giacenza sufficiente per la movimentazione. Nel caso in cui la giacenza di un prodotto sia insufficiente, la riga del prodotto in questione viene bloccata ed evidenziata di un colore rosso tenue; due apposite icone segnalano il problema dandone evidenza attraverso un messaggio che è possibile leggere posizionando il mouse su di esse. Punto a menù: Logistica > Magazzino di Reparto > Scarico massivo Viene visualizzata la maschera denominata Scarico massivo su cui occorre: 1 Selezionare l armadietto di reparto (esempio MSECARD ); 2 Selezionare il Centro di Consegna al quale effettuare lo scarico (esempio H ); 3 Selezionare la casuale di scarico ( SCAMAS SCARICO MASSIVO DI REPARTO ); 4 Scegliere tra le opzioni di: 4.1 Selezione prodotti e click su SELEZIONE PRODOTTI 4.2 Caricamento Prodotti e click su CARICAMENTO PRODOTTI Scaricati all unità di somministrazione: impostare il range di date di scarico e cliccare su CARICA PRODOTTI 5 Impostare le quantità da scaricare per ogni prodotto presente nella lista; 6 Confermare i dati immessi mediante CONFERMA LISTA PRODOTTI; reparto 5-13

16 7 Il movimento generato è visualizzabile dall icona dello stato della riga (simbolo ). Nel caso in cui un prodotto sia gestito a Lotti, le righe sono duplicate per ogni lotto distinto. reparto 5-14

17 1 Engineering - Divisione Pubblica Amministrazione e Sanità Direzione Consulenza Soluzioni e Applicazioni Area AMC Engineering - Tutti i diritti riservati. AREAS è un marchio registrato di Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. Tutti gli altri marchi menzionati sono registrati dalle rispettive società.