Portale AOT Lab Guida all utilizzo

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1 2007 Progetto realizzato presso l Università degli Studi di Parma per i corsi di Sistemi Distribuiti e ad Agenti ( prof. A. Poggi ) e Sistemi Orientati ad Internet ( prof.ssa P. Turci ). longari@ce.unipr.it Facoltà di Ingegneria C.L.S. in Ingegneria informatica

2 Indice 1. Introduzione al portale 3 2. Guida all utenza Pagine Guest Pagine Comunità 5 3. Guida all amministrazione La pagina di amministrazione Le comunità e i ruoli La Journal Portlet..11 2

3 Capitolo 1 Introduzione al portale AOT Lab Portal nasce dall idea di creare un applicazione web funzionale in grado di fornire e gestire molteplici servizi ai membri dei laboratori AOT ( Agents and Objects Technology ) dell Università degli Studi di Parma. Questi servizi offerti devono essere resi disponibili in diverse modalità, in base al fatto che gli utenti che ne usufruiscono siano studenti, laureandi, dottorandi, professori o collaboratori. In particolare i servizi che si desiderano offrire riguardano principalmente lo scambio di informazioni tra studenti e professori, nonché la possibilità di quest ultimi di fornire notizie e documentazione riguardo i corsi di studio. Inoltre viene lasciato spazio anche alla creazione di una sorta di Community tra gli studenti, così da permettere uno scambio inter-personale proficuo tra ragazzi frequentanti gli stessi corsi, o al lavoro su progetti universitari in stretta correlazione. Per la realizzazione di questo progetto è stato utilizzato il framework applicativo Liferay, che fornisce strumenti molto all avanguardia e pratici per la creazione di portali funzionalmente completi. Questa guida è stata creata con l intenzione di fornire un aiuto iniziale a chi si appresta ad usare il portale per la prima volta, sia in qualità di utente generico che di amministratore. Date le caratteristiche user-friendly di tutti i portali costruiti con la tecnologia fornita da Liferay, sicuramente ogni utente, dopo qualche accesso, si troverà a proprio agio nell accedere a tutte le risorse del portale. Nei prossimi capitoli quindi verranno fornite nozioni di base prima per gli utenti generici ( appartenenti a uno qualunque dei gruppi elencati sopra ), e poi per gli amministratori del portale. Buona lettura: 3

4 Capitolo 2 Guida all utenza Q uesto capitolo cercherà di dare agli utenti una visione globale e funzionale del portale, per poter accedere più facilmente alle risorse e ai servizi offerti. Prima di tutto si prenderranno in considerazione le pagine Guest,, ovvero quelle pagine riservate a tutti gli utenti, compresi i visitatori occasionali che non sono né registrati né autenticati presso il portale. In secondo luogo si darà una visione generica delle diverse possibilità che offrono le pagine private di ciascuna comunità specifica ( Students, Staff e Collaborators, la comunità Admins sarà presa in considerazione invece nell intero prossimo capitolo ). 2.1 Pagine Guest Come già accennato sopra, le pagine Guest sono quelle pagine pubbliche liberamente accessibili da tutti gli utenti. 4

5 Esse rappresentato la piattaforma di arrivo per i servizi disponibili, in quanto sono le prime pagine alle quali un utente può accedere dopo essere arrivato sul portale AOT Lab. Principalmente esse offrono informazioni riguardo tesi, progetti e pubblicazioni varie del laboratorio, nonché sul personale che in esso lavora. a. Offrono inoltre la possibilità di scaricare documenti messi online e liberamente consultabili dall utenza. Come si può notare dalla Welcome Page del portale, le sezioni immediatamente accessibili sono: 1) Welcome: : informazioni generiche sui laboratori AOT; 2) How to Reach Us: : descrizioni dettagliate riguardo come raggiungere i laboratori AOT; 3) Projects: : progetti sviluppati dagli AOT Lab; 4) Pubblications: : pubblicazioni e articoli dello Staff AOT; 5) Theses: : informazioni su tesi già svolte e su quelle ancora disponibili presso i laboratori; 6) Downloads: download di documenti e pubblicazioni varie; 7) Site Map: : mappa generale del portale ( solo pagine Guest ); 8) About Us : links alle pagine personali di tutti i componenti dello Staff degli AOT Lab. Detto questo, non vi è altro da aggiungere riguardo queste pagine, se non che in esse è possibile effettuare ulteriori modifiche e aggiornamenti solo da parte degli amministratori, sia per quanto riguarda al parte grafica che per quanto riguarda la parte di accesso e uso delle risorse. Vediamo ora invece quali servizi offrono le pagine private delle diverse comunità. 2.2 Pagine Comunità Queste pagine, rigorosamente accessibili solo dai membri di una precisa comunità, consentono di offrire servizi in maniera differenziata e specifica, in base ai privilegi di cui gode un utente. Sarà l amministratore del portale ad inserire gli utenti in specifiche comunità. Di default ogni nuovo utente, dato il carattere strettamente accademico del portale, viene inserito nelle comunità Guest e Students.. Ovviamente per accedere alle pagine private di comunità, l utente deve effettuare il login, per permettere al sistema di riconoscerlo come membro di una Community. Questo si può fare tramite la barra dei menu posta in alto a sinistra: 5

6 Una volta selezionata la voce Sign In, verrà visualizzata la pagina seguente, dalla quale è possibile accedere al portale, registrarsi oppure richiedere la password in caso di smarrimento: Effettuato il login finalmente sarà possibile accedere alle pagine delle diverse Community, sempre utilizzando la barra dei menu e selezionando: My Places Nome Community Private Pages Così facendo si approderà alla Welcome Page della comunità. Nell immagine che segue è visibile come esempio la pagina privata della comunità Students: Come è possibile notare, attraverso la barra di navigazione di sinistra, è possibile usufruire di diversi servizi ( Calculator, Calendar, Forum, ), erogati in maniera specifica per la Community in questione. Vediamo ora invece come utilizzare le pagine di una comunità a sé stante e di primaria importanza, ovvero quella degli amministratori del portale: la Community Admins. 6

7 Capitolo 3 Guida all amministrazione L a comunità degli amministratori del portale è ovviamente di primaria importanza per la gestione del portale. Essa necessità di alcune delucidazioni in più data la maggiore complessità dei servizi offerti, e quindi la maggiore difficoltà di comprensione delle pagine private in questione. Verrà di seguito spiegato come affrontare i principali compiti che un amministratore si vedrà prima o poi costretto ad assolvere: dalla a gestione delle comunità e dei ruoli, fino anche alle modifiche di contenuti e servizi sul portale. 3.1 La pagina di amministrazione Una volta effettuato il login e selezionata la comunità Admins,, si approda alla seguente Welcome Page: 7

8 Le Portlet accessibili dall amministratore sono: 1) Admin: contiene gli strumenti di amministrazione del server; 2) Enterprise Admin: è la Portlet più importante, consente di amministrare il Data Base e di effettuare il setting di tutte le impostazioni principali riguardo il portale; 3) Location Admin: gestione delle location di lavoro ( utilizzi avanzati ); 4) Organization Admin: gestione delle organizzazioni che partecipano a progetti nell ambito di lavoro dell AOT Lab ( utilizzi avanzati ); 5) Communities: utility per il controllo delle comunità. Per quanto riguarda le Portlet 3 e 4 c è da definire cosa siano di preciso le organizzazioni e le locazioni. Esse rappresentano una gerarchia all'interno dell'ente principale ( Enterprise ), oppure possono impersonare delle entità esterne con cui l'enterprise interagisce come partner, comunità esterne, ecc. Tutte le Portlet vengono visualizzate in un unica pagina, dove per ognuna vengono mostrati i task più importanti. Per un maggiore ordine visivo, e per una maggiore chiarezza delle possibili modifiche che si possono effettuare, è consigliabile selezionare una delle etichette di testo della Portlet in questione. Così facendo si aprirà una pagina dove sarà visualizzata a tutto schermo solo la sezione d amministrazione selezionata, e dove sarà molto più semplice ed intuitivo accedere ai servizi disponibili in quel contesto di supervisione. Le funzionalità da Admins sono abbastanza intuitive, e una volta preso dimestichezza con la pagina principale e le sue sotto-sezioni, sarà possibile gestire i contenuti e gli utenti del portale in maniera molto semplice ed immediata. Però necessitano di ulteriori e dovuti approfondimenti, le scelte operate in termini di comunità e ruoli da affidare agli utenti del portale. 3.2 Le comunità e i ruoli Prima di elencare le comunità ed i ruoli presenti nel portale, occorre dare una breve definizione di cosa si intende per comunità e ruoli in ambito di portali web. Le comunità, in parole povere, dividono orizzontalmente l Enterprise e rappresentano sottoinsiemi di individui a cui sono assegnate determinate risorse con determinati permessi. Ovviamente un individuo può far parte di più comunità. Ad ogni comunità è associato un insieme di pagine del sito che possono essere pubbliche e quindi visualizzate da tutti ( e modificate dai soli amministratori della comunità o dagli utenti ai quali sono stati dati i permessi per farlo ) o private e quindi visualizzate e modificate dal solo utente proprietario. In conclusione si può dire che le comunità rappresentano gruppi di lavoro riuniti per svolgere determinate attività. 8

9 Un ruolo invece si può definire come una collezione di permessi. In considerazione di ciò un ruolo non serve a nulla fino a quando non gli si sono stati assegnati i permessi per fare qualcosa. Un esempio potrebbe essere un Message Board Topic Administrator" " a cui potrebbe essere assegnato il permesso di View, Update, e Delete della risorsa che ha scopo Enterprise. Quindi un utente a cui viene assegnato il ruolo di Message Board Topic Administrator" " può vedere, aggiornare e cancellare ogni messaggio nell'ambito di tutta la compagnia. I ruoli possono essere assegnati ai singoli utenti, comunità, organizzazioni e locazioni. Se un ruolo è assegnato a una comunità, organizzazione o locazione allora è assegnato a tutti gli utenti di quella comunità, organizzazione o locazione. Durante lo studio del portale, in fase di progettazione, si è notato che per le funzionalità richieste, era inutile ricorrere all uso di particolari ruoli, mentre invece era di fondamentale importanza saper gestire bene le comunità. Per questo motivo si è scelto di lasciare inalterati i ruoli di default forniti dal framework Liferay, come si può notare dalla seguente figura: 9

10 Invece le comunità create sono state le seguenti: Di default,, ad ogni nuova registrazione da parte di un utente, viene data l appartenenza alle comunità Guest e Students,, e gli vengono assegnati i ruoli di Guest e User. I ruoli raramente necessiteranno di cambiamenti e manutenzione ( salvo l aggiunta di un utente alla categoria di amministratore, oppure per farlo diventare un Power User con una propria Welcome Page personalizzabile ). Qual ora invece si volesse inserire un utente in un altra comunità diversa da quelle di partenza ( come quella dei collaboratori esterni, quella dello staff oppure quella degli amministratori del portale ), occorre chiedere l intervento manuale da parte di un amministratore, che tramite la Portlet Communities potrà inserire l utente nella specifica Community richiesta. 1 0

11 3.3 La Journal Portlet Per concludere questa trattazione, occorre parlare brevemente della Portlet usata per costruire quasi tutti i contenuti del portale: la Journal Portlet. Essa permette di caricare un insieme di articoli a testo HTML libero oppure in base ad una determinata struttura XML e un modello XSL. Successivamente questi contenuti sono selezionabili tramite la Portlet Journal Content, che permette di scegliere un determinato articolo presente nel Journal e di visualizzarlo sul portale. È possibile selezionare schemi di default in base alle varie componenti testuali ( titolo, contenuto, ecc ), oppure secondo l articolo che si desidera pubblicare sul portale ( news, annunci, avvisi, info, ecc ). Una volta imparato ad usare bene queste Portlet, risulterà possibile modificare in maniera spedita le parti contenutistiche del portale. Per maggiori informazioni riguardo l uso di questi servizi offerti da Liferay, nonché per perfezionarne l uso in base alle proprie esigenze, è possibile visualizzare i tutorial e le guide messe a disposizione dal team di sviluppo: i. ii. Se invece si avesse bisogno di aiuto per qualsiasi altra funzionalità del portale, è consigliabile leggere attentamente l intera documentazione, oppure accedere alla LiferayPedia, a questi indirizzi: i. ii