INNOVAZIONE in organizzazione e gestione

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1 INNOVAZIONE in organizzazione e gestione Questione di cellule L esperienza Lean in area di emergenza AOUP Silvia Pagliantini U.O. Innovazione Sviluppo Analisi dei processi Fabrizio Gemmi Direttore Sanitario AOUP 5 febbraio ª Convention Galliera 2016 La fabbrica delle idee...realizzabili

2 2010: il vecchio Pronto Soccorso in Santa Chiara 800 metri quadrati accanto a Piazza dei Miracoli

3 2011: il nuovo DEA a Cisanello 4000 metri quadrati

4 Medicine Interne, Medicina Urgenza U, Geriatria, Centro Grandi Ustionati, tutte le specialistiche elisuperficie P 2: Neurorianimazione, 4 sale operatorie, Neurochirurgia P 1: Rianimazione, 4 sale operatorie, Medicina d Urgenza Chirurgia d'urgenza, Traumatologia PT: Pronto soccorso, Radiologia d urgenza (2 TC, sale diagnostiche, sale ecografiche), Osservazione Breve, Area Ambulatoriale Piano -1:Neuroradiologia (RM, interventistica)

5 Il trasferimento ha luogo l 8 dicembre 2010 Che tipo di problemi possiamo prevedere? Quali vantaggi?

6 come eravamo andati fino ad allora?

7 2010 Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti 42,45% Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore 69,39% 69,93% 89,16% Abbandoni dal Pronto Soccorso 6,54%

8 Il Pronto Soccorso funziona bene se l ospedale funziona bene!

9 Il progetto Visual Hospital AOUP Silvia Pagliantini Alessio Puppato Cristiana Susino U.O. Innovazione Sviluppo ed analisi dei processi AOUP

10 Progetto Net Visual DEA Visual Hospital S.C.Innovazione e Sviluppo dei Servizi Sanitari

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12 POLITICHE REGIONALI E INNOVAZIONE GESTIONALE IN SANITÀ: LO SVILUPPO DELL OPERATIONS MANAGEMENT Firenze, 18 Aprile 2012 What-if Analisys Nella Centrale Di Sterilizzazione In Un Ottica Di Riprogettazione Silvia PAGLIANTINI Alessio PUPPATO Marco NERATTINI

13 POLITICHE REGIONALI E INNOVAZIONE GESTIONALE IN SANITÀ: LO SVILUPPO DELL OPERATIONS MANAGEMENT Firenze, 17 Aprile 2012 Modellazione matematica del percorso di preospedalizzazione. Un ipotesi di riprogettazione Marco NERATTINI Silvia PAGLIANTINI Alessio PUPPATO

14 La storia del progetto 2011 Net Visual DEA 2016 Io?Visual Barelle Zero Dott.ssa S. Pagliantini

15 Il Visual Management La gestione a vista applicata ai processi permette di visualizzare mediante semplici strumenti gli stati di avanzamento dei processi aziendali, rendendoli visibili agli attori stessi di processo Obiettivo fondamentale è dunque quello di rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in particolare in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque aggredire in tempo reale 15 Dott.ssa S. Pagliantini

16 Il progetto Net Visual Hospital Allineamento e Sincronizzazione Servizi Visual Hospital Progetto Un Solo Paziente Plan for every patient

17 Dalla conoscenza della domanda.

18 Implementare la logica PULL F.Gemmi Documentazione Aziendale AOUP 2011 Making Hospital Work M. Baker, I. Taylor

19 alle azioni intraprese Passare da una logica PUSH ad una logica PULL Aree privilegiate DEA Area medica Specialistiche I Progetti Value Stream Map Visual Hospital Plan for Every Patient Reparto Plan for Every Patient DEA Progetto 5S

20 Un piano per ogni paziente P4EP

21 Il primo passo verso il P4EP 2013 Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013

22 1 step VSM Tempo a valore <20% del tempo di attraversamento

23 Lo strumento Visual Management: Standardizzare Sincronizzare Sostenere il processo P4EP: Rendere gli sprechi le attese le condizioni critiche VISIBILI Panificazione vs Deficit informativo

24 Visual hospital 24:7: Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013

25 P4EP 24:7: Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013

26 pianificazione 24:7: Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013

27 Alcuni Risultati

28 2009 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV ,66 Medicina 2 UNIV ,73 Medicina ,60 Medicina ,64 Medicina Urg. SSN ,32 Medicina Urg. UNIV ,00 TOTALE 5, REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV ,70 Medicina 2 UNIV ,17 Medicina ,35 Medicina ,66 Medicina Urg. SSN ,56 Medicina Urg. UNIV ,22 TOTALE 5, REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV ,71 Medicina 2 UNIV ,16 Medicina ,57 Medicina ,59 Medicina Urg. SSN ,35 Medicina Urg. UNIV ,41 TOTALE 5,07 28 Dott.ssa S. Pagliantini

29 2012 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria ,74 Medicina 1 UNIV ,95 Medicina 2 UNIV ,39 Medicina ,18 Medicina ,87 Medicina Urg. SSN ,82 Medicina Urg. UNIV ,25 TOTALE 5, REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria ,32 Medicina 1 UNIV ,87 Medicina 2 UNIV ,94 Medicina ,88 Medicina ,89 Medicina Urg. SSN ,05 Medicina Urg. UNIV ,30 TOTALE 4, REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria ,29 Medicina 1 UNIV ,10 Medicina 2 UNIV ,48 Medicina ,00 Medicina ,41 Medicina Urg. SSN ,86 Medicina Urg. UNIV ,26 TOTALE 4,89 29 Dott.ssa S. Pagliantini

30 I Risultati... Degenza Media Introduzione Visual Hospital Giorni Anni Andamento della degenza media negli ultimi 5 anni 30 Dott.ssa S. Pagliantini

31 Il progetto barelle zero

32 Progetto Barelle Zero DEA PRIMA VH COLLOCATO ALL INTERNO DEL PS CON CONTROLLO DI TUTTE LE FUNZIONI CONSULENZE DOPO ATTESE POST-TRIAGE TEMPO DI DESTINO ATTIVAZIONE TRASPORTI PS JIT ATTIVAZIONE TRASPORTI INTERNI JIT 32 Dott.ssa S. Pagliantini

33 Helicopter View Schedulazione dimissioni UU.OO. Schedulazione partenze ricoveri da PS Gestione criticità UU.OO. e PS AZIONI 1 livello 2 livello 3 livello Feedback 118 C.O.T. PS Segnalazioni DMPO necessità Buffer 33 Dott.ssa S. Pagliantini

34 Il Gestionale Mirò Visual Hospital 34 Dott.ssa S. Pagliantini

35 Il coinvolgimento dei professionisti VH

36 I prossimi passi 36 Dott.ssa S. Pagliantini

37 quindi il problema è risolto!

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39 Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore Abbandoni dal Pronto Soccorso 42,45% 32,42% 69,39% 60,97% 69,93% 74,19% 89,16% 6,54% 4,93%

40 Indagine di soddisfazione degli utenti 2013

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42 Il Pronto Soccorso funziona bene se l ospedale funziona bene!

43 le azioni intraprese hanno effetto solo sui ricoverati le indagini di soddisfazione riguardano un campione di tutta l utenza

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45 Progetto barelle 0 le idee di base Stazione ferroviaria Cellula operativa I binari sono i soli posti dove stanno i treni Avete mai visto un treno sulla pensilina? Una stazione ad alta frequentazione ha molti binari Ogni stazione ha i binari che servono Il numero dei binari dipende dal numero dei treni Quando un treno arriva in stazione tutto il personale lavora per quel treno Tutti i controlli suno fatti sul binario Anche le pulizie vengono fatte durante la fermata La destinazione è conosciuta Tutti, in stazione, lavorano per i treni

46 Progetto barelle 0 le idee di base Pronto Soccorso Cellula operativa I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti Quando un treno arriva in stazione tutto il personale lavora per quel treno Tutti i controlli suno fatti sul binario Anche le pulizie vengono fatte durante la fermata La destinazione è conosciuta Tutti, in stazione, lavorano per i treni

47 Progetto barelle 0 le idee di base Pronto Soccorso I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Quanti box visita ci servono? Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti

48 Pazienti presenti (tempo di trattamento =180') situazione simulata 16 giugno 2014

49 Situazione simulata il 30/6/2014

50 1 luglio 2 luglio 3 luglio

51 Prima determinazione Ci serve un Pronto Soccorso con 25 box Seconda determinazione Dobbiamo far stare i pazienti solo nei 25 box visita Non possiamo lasciare pazienti fuori di questi

52 Dobbiamo farci trovare pronti per far econda determinazione: corollario scorrere il flusso del lavoro sul paziente Cellula operativa I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti obiettivo rinforzare il team medico - infermiere rendere sicura la comunicazione garantire una breve catena di comando non un minuto di più, non un minuto di meno del necessario i codici rossi azione 1 medico e 1 infermiere si prendono cura di un ridotto numero di pazienti (6-8) in un'area definita, a vista focus dell organizzazione sono i tempi di visita hanno un percorso dedicato

53 rinforzare il team medico - infermiere rendere sicura la comunicazione garantire una breve catena di comando 1 medico e 1 infermiere si prendono cura di un ridotto numero di pazienti (6-8) in un'area definita, a vista OBI

54 Cellula operativa ESTERNO Aumentare posti letto Navacchio Definire le unità invianti e le modalità TRIAGE Raddoppio triage con funzione amministrativa Tutte le informazioni raccolte al primo contatto I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti Definire le afferenze geografiche con 118 Stabilizzare e reinviare agli ospedali di competenza Definire gli ospedali critici e le modalità di invio Rapporti comunicazione con elisoccorso PRONTO SOCCORSO Collocare il visual dentro il PS (controlla anche tutte le funzioni successive) Raffinare il processo di richiesta consulenze: Per ridurre il tempo di processo visita Collegamenti diretti con i colleghi delle UO fornitrici Dal post triage immediatamente al box visita: La presa in carico del medico è immediata (rispetto standard) Comunicazione box visita x radiologia Per spostamenti solo al momento diagnostica Per evitare barelle in attesa davanti a radiologia Funzione codici bianchi/azzurri e deambulanti passaggio in istituzionale con ricerca della saturazione capacità sviluppo flessibilità PS vs cod bianchi Attivazione trasporti interni JIT ai reparti Attivazione trasporti altri edifici (servizio interno ambulanze) JIT Mantenimento filtro e ricerca appropriatezza ricovero Presenza di personale in sala di attesa Funzione proattiva con funzione di collegamento informativo tra dentro e fuori Monitor informativo attività in corso INTERNO Apertura di + 22 posti letto area medica Assunzione 10 infermieri per degenza Assunzione 3 infermieri per codici bianchi Assunzione 2 medici per codici bianchi Assunzione 3 medici per pronto soccorso Linee guida a reparti per dimissioni a flusso continuo Attivazione trasporti in dimissione JIT Assunzione OSS, da definire in base al piano Controllo visual assoluto Indicazioni alle specialistiche di 3 ricoveri al giorno Formulazione calendario e controllo visual

55 ESTERNO Aumentare posti letto Navacchio Definire le unità invianti e le modalità Definire le afferenze geografiche con 118 Stabilizzare e reinviare agli ospedali di competenza Definire gli ospedali critici e le modalità di invio Rapporti comunicazione con elisoccorso TRIAGE Raddoppio triage con funzione amministrativa Tutte le informazioni raccolte al primo contatto Monitor informativo attività in corso Presenza di personale in sala di attesa Funzione proattiva con funzione di collegamento informativo tra dentro e fuori PRONTO SOCCORSO INTERNO Collocare il visual dentro il PS (controlla anche tutte le funzioni successive) Dal post triage immediatamente al box visita: La presa in carico del medico èimmediata (rispetto standard) Comunicazione box visita x radiologia Per spostamenti solo al momento diagnostica Per evitare barelle in attesa davanti a radiologia Raffinare il processo di richiesta consulenze: Per ridurre il tempo di processo visita Funzione codici bianchi/azzurri e deambulanti Mantenimento filtro e ricerca appropriatezza ricovero Attivazione trasporti altri edifici JIT Apertura di + 22 posti letto area medica Assunzione 10 infermieri per degenza Assunzione 3 infermieri per codici bianchi Assunzione 2 medici per codici bianchi Assunzione 3 medici per pronto soccorso Attivazione trasporti in dimissione JIT Assunzione OSS, da definire in base al piano Linee guida a reparti per dimissioni a flusso continuo Indicazioni alle specialistiche di 3 ricoveri al giorno Formulazione calendario e controllo visual

56 Riflettiamo su: come si svolge il lavoro delle cellule un medico e un infermiere tutto quello che serve è a disposizione cycle time: 180 numero box visita: 8 takt time (a pieno regime): 180 / 8 = un nuovo paziente ogni 22 30, una dimissione ogni 22 30

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58 triage Pecha Kucha

59 secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 1: cellule differenziate per codice di gravità triage

60 secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 1: cellule differenziate per codice di gravità Pro e Contro

61 secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 2: triage cellule livellate per carico assistenziale

62 secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 2: Pro cellule livellate per carico assistenziale e Contro

63 Riflettiamo su: come si comporta il PS in caso di più codici rossi contemporanei Voi che scelte proponete?

64 Riflettiamo su: come si comporta il PS in caso di più codici rossi contemporanei 1 paziente: medico e due infermieri dedicati 2 paziente: medico e infermiere dai codici minori, un infermiere jolly 3 paziente: medico e infermiere dal reparto MU, un infermiere giornaliero 4 paziente: medico e infermiere da una cellula

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66 Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore Abbandoni dal Pronto Soccorso ,45% 32,42% 46,04 69,39% 60,97% 60,47% 69,93% 74,19% 78,01% 89,16% 6,54% 4,93% 5,01%

67 Sistema di Valutazione e Valorizzazione della Performance della Sanità Il servizio di Pronto Soccorso: l esperienza dei pazienti toscani Anteprima sui dati 2014

68 Da 1 a 5, qual è il suo giudizio sulla qualità dell assistenza ricevuta nel Pronto Soccorso? PS A PS B PS C PS D PS E PS F

69 Da 1 a 5, qual è il suo giudizio sulla qualità dell assistenza ricevuta nel Pronto Soccorso? D8a Soddisfazione utenti Pronto Soccorso PS A PS B PS C PS D PS E PS F

70 Alcuni quesiti chiave Question 1 da 1 a 5, Come valuta il tempo di attesa per la visita di un medico? Question 2 Come valuta il trattamento del dolore ricevuto in PS? Question 3 da 1 a 5, Qual è la sua opinione sul lavoro in team di medici e infermieri? 1 2 3

71 Alcuni quesiti chiave Question 4 da 1 a 5, Il medico l ha informata con chiarezza? Question 5 da 1 a 5, I medici sono stati cortesi? Question 6 da 1 a 5, L'infermiere l ha informata con chiarezza? Question 7 da 1 a 5, Gli infermieri sono stati cortesi?

72 Se ne avesse bisogno, tornerebbe in questo PS?

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74 2ª Convention Galliera