Conferenza dei Sindaci Ulss 1 Approvato con Delibera del Direttore Generale n. 386 del

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1 Conferenza dei Sindaci Ulss 1 Approvato con Delibera del Direttore Generale n. 386 del Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 1

2 - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 2

3 PREMESSA PAG. 5 AREE DI SVILUPPO PAG CENTRALE OPERATIVA TERRITORIALE PAG RESIDENZIALITÀ PER ANZIANI PAG HOSPICE PAG CURE DOMICILIARI INTEGRATE PAG DISABILITÀ PAG CONSULTORI FAMILIARI PAG. 9 SINTESI RISORSE INVESTITE PAG. 9 IPOTESI DI SVILUPPO PAG RESIDENZIALITÀ PER ANZIANI PAG CURE DOMICILIARI INTEGRATE PAG DISABILITÀ PAG CONSULTORI FAMILIARI PAG MANUTENZIONE ED ASSISTENZA SOFTWARE E DI CONTENUTO PAG.11 - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 3

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5 Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Progetto di sistema Sistema procedura informatica per la gestione del registro delle impegnative di residenzialità e della graduatoria unica di accesso alle strutture residenziali; componente ADI; Componente ICF-S.Va.M.Di e componente gestione Minori. Premessa Sistema Atl@nte è stato introdotto nel territorio della Azienda ULSS 1 a partire dal 2003 come progetto di sistema e rete integrata. Nel corso degli anni, attraverso interventi di sviluppo e di aggiornamento per effetto delle normative regionali, il sistema si è esteso dall area anziani (residenzialità e cure domiciliari), all area della disabilità (attivazione ICF e S.Va.M.Di) e UOIAF. Il sistema ha subito gli aggiornamenti in virtù dalle recenti normative di modifica della SVAMA (DGR 2961 del 28/12/2012) e della SVAMDI (DGR 2960 del 28/12/2012). Tutte le attività di sviluppo sono state precedute e accompagnate da attività formative per il personale coinvolto che hanno consentito a tutti di conoscere i meccanismi di funzionamento del sistema. Aree di Sviluppo Centrale Operativa Territoriale a. Obiettivi A partire dal modello Nazionale di Porta Unitaria di Accesso alla rete dei servizi la Regione del Veneto ha assegnato ai Direttori generali delle A. ULSS Venete il compito di attivare le Centrali Operative Territoriali (COT). L introduzione di un modulo per la gestione della Centrale Operativa Territoriale, tenuto conto dei nuovi operatori che la dovranno gestire e considerando che la stessa, in futuro, possa essere aperta ad un accesso diretto del cittadino, comporta la necessità di procedere ad una sere di adeguamenti dei sistemi A. ULSS che permettano un salto evolutivo importante dell intera piattaforma di territorio della A. ULSS. Gli ambiti di intervento sono e saranno almeno tre. 1. UN ADEGUAMENTO DELLE INFRASTRUTTURE E DEI SISTEMI ESISTENTI: L infrastruttura di software di sistema. Occorrerà infatti intervenire sul piano delle licenze del software database e dei sistemi operativi di base per sostenere il passaggio al web e accrescere i livelli di sicurezza e di performace. La piattaforma Sistema Atl@nte deve essere portata completamente su web. Occorre quindi prevedere quell insieme di attività che consentano la migrazione su web del sistema A. ULSS, le attività connesse di installazione, riparametrizzazione di alcune parti del sistema, testing di pre-produzione e, infine, la gestione di alcune attività di formazione collegate ad alcune nuove componenti. La migrazione al WEB è precondizione per poter operare l installazione della infrastruttura per gestire la Centrale Operativa Territoriale che opera appunto per sua natura su WEB. 2. UN AMPLIAMENTO DEI SUPPORTI INFORMATIVI/INFORMATICI CON SPECIFICHE IMPLEMENTAZIONI: Occorre prevedere l acquisizione delle licenze software per la gestione della Centrale Operativa Territoriale (licenze illimitate per un uso sull intero territorio A. ULSS). - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 5

6 Occorre poi provvedere alla piena integrazione tra COT e Sistema Atl@nte per garantire un percorso di presa in carico integrata nelle situazioni più complesse. Questo implica un attività di analisi, sviluppo e adeguamento dei sistemi per rendere ancora più efficaci le funzionalità della COT e quelle di Atl@nte. Questo processo di integrazione favorirà oltremodo il processo di abbandono della carta per passare ad una tracciabilità dei processi e ad una gestione degli stessi praticamente quasi solo informatizzata. b. Azioni svolte - è stata installata la versione web di Atlante per il testing ed è stata attivata la COT per le componenti essenziali e capaci di rispondere agli obiettivi fissati per il Verranno attivate gradualmente tutte le funzionalità previste. c. Risultati i risultai di questa rivoluzione nei sistemi si potranno vedere a partire da maggio/giugno 2014 con l apertura del sistema web per competenza a tutti gli attori del territorio già coinvolti nelle procedure di Sistema Atl@nte. d. Criticità le criticità sono legate al fatto che la continua estensione del sistema comporta anche coerenti adeguamenti di infrastruttura che non sempre sono possibili. Su questo gli uffici competenti della A. ULSS stanno facendo le opportune verifiche. e. Risorse impiegate l aggiornamento della procedura con il modulo COT a licenze illimitate, formazione e servizi comporta per la A. ULSS un impegno di , Residenzialità per Anziani a. Obiettivi Per l area della residenzialità dopo la messa a regime nel corso del 2008 si è presentata la necessità di adeguare il sistema alle nuove disposizioni, DGR 2961 del 28/12/2012, che prevedeva un aggiornamento della scheda di valutazione e l adeguamento del flusso per la residenzialità e semiresidenzialità. b. Azioni svolte - oltre all adeguamento del sistema si è proceduto ad analizzare le procedure di interoperabilità con le Unità Di Offerta Residenziale e Semiresidenziale per garantire alle UDO di mantenere gli investimenti effettuati in procedure ICT interne evitando il doppio lavoro. Inoltre è stato avviato il passaggio alla versione web di sistema Atl@nte con l aggiunta di alcune funzionalità di particolare interesse. c. Risultati L adeguamento della procedura di gestione della S.Va.M.A., con l inserimento delle variazioni previste dalla normativa e dai nuovi flussi, sono state gestite in modo molto integrato ed efficace. La disponibilità alla gestione di interscambio dati tra A. ULSS e UDO renderà ancora più agevole tutto il sistema. d. Criticità sul piano della interoperabilità è stata individuata una prima struttura per mettere a punto la soluzione e garantire correttezza di funzionamento. Completata questa fase si potrà proporre metodologia e tracciato anche alle altre UDO che desiderino seguire questa prassi. Per quanto concerne i tracciati 5 e 6 a carico delle Unità Di Offerta del territorio (relativi a ore, costi e ore di formazione per il personale dipendente e non; giornate per assenze di lunga durata malattia e maternità; costi per ausili; ore personale volontario per assistenza diretta; giornate di apertura dei centri diurni; costi di periodo per MMG, farmaci e altro) la A. ULSS ha adottato una soluzione temporanea proposta dal fornitore in attesa di avviare il sistema Charta (sistema che consentirà di raccogliere una serie di informazioni ulteriori finalizzate alla mappatura dei fenomeni nel nostro territorio) che consentirà alle UDO di mantenere aggiornati e storicizzati i dati relativi. - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 6

7 e. Risorse impiegate l aggiornamento della procedura sistema Atl@nte ha comportato una spesa sostenuta dalla Azienda ULSS di 5.000,00 per la parte interoperabilità ossia di dialogo tra soluzione informatica A. ULSS e soluzioni adottate dalle UDO al fine di evitare i doppi caricamenti di dati, ove possibile, e 8.800,00 per la parte del sistema Charta per la gestione dei dati delle UDO di cui al flusso 5 e 6 e per la mappatura delle stesse. Il modulo rappresenta la base per un sistema di Datawarehousing e di georeferenziazione dei dati raccolti con il Sistema Atl@nte che sarà reso disponibile alla direzione generale e poi agli attori del territorio per agevolare la programmazione territoriale integrata. 3. Hospice a. Obiettivi rendere disponibile anche nell Hospice la possibilità di assolvere al debito informativo verso la Regione e il Ministero. b. Azioni svolte - Adeguamento del sistema Atlante al fine di garantire l accesso diretto da parte dell hospice per la gestione del flusso. c. Risultati acquisizione modulo e adeguamento del sistema. d. Criticità nessuna. e. Risorse impiegate l aggiornamento della procedura comporta una spesa a carico dell Azienda ULSS di 5.000, Cure Domiciliari Integrate a. Obiettivi Le Cure Domiciliari sono state messe a regime come componente sanitaria (ADI) nel corso della prima fase di avvio del sistema. Successivamente sono stati collegati tutti i Centri di Servizio Professionale per consentire la progettazione integrata ADI/SAD delle attività e la consuntivazione nel sistema unico aziendale. Recentemente il sistema è stato adeguato per consentire l adeguamento degli strumenti così come previsto dalla Regione. b. Azioni svolte e previste nel corso del 2013 è stata adeguata la procedura alle nuove indicazioni normative. Entro maggio 2014 è previsto il passaggio alla versione WEB con relativa attività formativa. È previsto inoltre la possibilità di un intervento di interoperabilità con la nuova soluzione in adozione dall erogatore del SAD del nostro territorio che consentirà l aggiornamento in tempo reale dell erogato. La soluzione, attraverso un modulo che ricadrà come costo a carico dell Erogatore, consentirà la raccolta delle prestazioni direttamente tramite smartphone a domicilio della persona assistita con gestione integrata della compartecipazione. c. Criticità le criticità del passato legate al ritardo e completezza delle informazioni relative alle attività SAD dovrebbe venire meno con la soluzione impostata per il d. Risultati Ad oggi tuttavia tutte le persone prese in carico dei servizi Cure Domiciliari ADI/SAD sono censite nel sistema e sono gestite, anche se con qualche criticità, tutte le attività di programmazione. Siamo in grado di gestire una reportistica raffinata e molto ricca sulle persone in carico. In assenza di Valutazione di ingresso e di follow up non è sempre possibile valutare gli esiti prodotti. e. Risorse previste per il 2014 per l attività di supporto e formativa per le cure domiciliari ,00. - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 7

8 5. Disabilità a. Obiettivi a seguito della estensione del sistema informativo aziendale a tutta l area della disabilità la Regione del Veneto ha adottato e diffuso nel corso del 2013 a tutta la il modello della A. ULSS. Nel corso del 2013, per effetto della DGR 2960 del 28/12/2012, è stata adeguata la S.Va.M.Di. e attualmente è prevista la migrazione alla versione web della procedura Atl@nte. b. Azioni svolte - Anticipando quanto previsto dalla Regione si è attivato di fatto l impiego dell intero sistema di classificazione ICF, nella consapevolezza che uno strumento diverso sarebbe stato riduttivo rispetto alla complessa condizione di vita da descrivere per questa tipologia di utenza. Questo è stato un ottimo lavoro in quanto poi la Regione ha adottato ed esteso a tutte le A. ULSS il sistema che usa la A. ULSS di Belluno. c. Risultati Il sistema è stato messo a regime nel corso del 2008 e completato nel corso del Viene utilizzato ai diversi livelli anche se la complessità delle condizioni delle persone utenti da seguire e la numerosità dei soggetti coinvolti rendono complessa la gestione dell intero sistema. Il sistema è stato aggiornato nel corso del 2013 ed entro maggio sarà adottata la soluzione web. Per l area della disabilità, nell anno 2014 sono previste in particolare le seguenti azioni: - sperimentazione del modulo per la residenzialità con il coinvolgimento dei soggetti gestori (Cooperative sociali) e servizi pubblici per la rendicontazione sistematica del consumo di impegnative e gestione del Registro unico delle impegnative di residenzialità; - strutturazione del percorso di informatizzazione delle attività di gruppo dei centri diurni secondo codifica condivisa. d. Criticità non si evidenziano criticità particolari se non per il fatto che per il SIL la procedura è stata utilizzata in modo non ottimale. Ma il rinato interesse regionale pone la necessità di concentrare la nostra attenzione su questo aspetto. In previsione delle modificazioni riferite al debito informativo nei confronti dell Osservatorio regionale, recentemente annunciate nell ambito degli incontri di coordinamento tecnico regionale dei SIL, si rende necessario un aggiornamento delle modalità di rilevazione delle informazioni riferite all utenza ed ai progetti attivati. In particolare sarà necessario introdurre: una diversa classificazione della tipologia di utenti; un modo che consenta di distinguere utenti per i quali, nel passato, siano stati attivati servizi rispetto a quelli per i quali vi è una prima presa in carico. Inoltre, in accordo con i servizi delle aree della disabilità, della salute mentale e delle dipendenze, andranno studiate modalità di utilizzo del sistema informativo che supportino in modo efficace i processi di collaborazione in via di definizione con i nuovi protocolli. e. Risorse impiegate sono state previste nell ambito della migrazione web già indicata sia la migrazione web della parte disabilità che la parte di interoperabilità con S.Va.M.Di. della Regione del Veneto. Sono inoltre state introdotte anche per la disabilità la gestione graduatorie e delle liste di attesa per la residenzialità. - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 8

9 6. Consultori Familiari a. Obiettivi nel piano ci siamo dati l obiettivo di estendere nel corso del 2009 anche all area Minori il sistema informativo aziendale. L avvio effettivo tuttavia è avvenuto sono nel corso del 2010 e il sistema è stato portato a regime nel corso del 2011 e b. Azioni svolte nel corso del primo semestre 2010 è stata svolta una accurata analisi dei percorsi gestiti all interno dei servizi della UOIAF. Sulla scorta di tali analisi è stato implementato il sistema informatico che oggi è pienamente in uso. c. Risultati la A. ULSS ha messo a regime con una soluzione informatica integrata l intera operatività dei Consultori. d. Criticità il lavoro di omogeneizzazione del comportamento ha raggiunto elevati livelli di concretezza anche se non potrà riguardare tutti gli ambiti di intervento anche per salvaguardare le esperienze positive di alcuni territori che non possono trovare applicazione in altri contesti. e. Risorse da impiegare: sono previsti i costi di migrazione alla versione web previsti in ,00 per la migrazione più altri 5000,00 per attività formative. Sintesi risorse investite Area Anziani - Residenzialità 5.000,00 Hospice 5.000,00 Anziani - Cure Domiciliari WEB ,00 Disabili IAF ,00 DWH territoriale 8.800, ,00 COT ,00* Manutenzione ed assistenza , , ,00 Totale , , ,00 * Progetto presentato al finanziamento della Fondazione Cariverona. Il Progetto e la spesa prevista possono essere soggetti a rimodulazione qualora il contributo assegnato non corrisponda all importo richiesto. - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 9

10 Ipotesi di sviluppo Residenzialità per Anziani Rispetto alla residenzialità l intervento proponibile per il biennio è far si che il sistema possa essere utilizzato per tutte le sue potenzialità: a. Utilizzo a regime della S.Va.M.A. da parte di tutte le strutture con aggiornamento periodico delle informazioni attraverso la messa a regime del sistema di interoperabilità. b. Favorire l uso diretto di Sistema Atl@nte per chi non ha propri sistemi così come avverrà, già nel corso del 2014, da parte del Centro di Servizio Residenziale di Puos che a proprie spese ha adottato moduli aggiuntivi per la gestione dei diari infermieristici, fisioterapici e degli operatori. c. Costruzione, attraverso Charta, di uno strumento di benchmark ove le strutture possano essere messe in evidenza per i loro risultati e capacità di cura. Per fare questo saranno necessarie: Interventi formativi = stima ,00 nel biennio Interventi di adeguamento software = stima già indicata nella tabella alla voce DWH territoriale 2. Cure Domiciliari Integrate Come già evidenziato anche in passato le linee di sviluppo per il futuro riguardano. In particolare: a. Introdurre sistemi per la consuntivazione delle attività che possano ridurre i tempi di raccolta e favoriscano la automazione dei flussi dati da parte degli erogatori: 3. Disabilità i. Per la parte ADI la A. ULSS ha inserito nella procedura di gara la necessità che la ditta erogatrice adotti dei tablet e le APP di Atlante mobile che consentono la rendicontazione in tempo reale su Atlante delle attività erogate. Il costo per la A. ULSS sarà di ,00, oltre a prevedere un investimento da parte dell erogatore. ii. Per la parte SAD la Coop. erogatrice dei servizi per la maggior parte delle Comunità e Comuni del nostro territorio ha scelto di adottare la soluzione Mobile di Sistema Atlante su Smartphone con costi a proprio carico, consentendo in questo modo la rendicontazione in tempo reale e la gestione della fatturazione della compartecipazione. Questo aspetto non ha costi per la Azienda. b. Occorre verificare quali siano le condizioni per garantire che tutti i soggetti presi in carico lo siano in relazione ad un percorso di valutazione iniziale che, ripetuto nel tempo, possa portare ad una migliorata verifica degli esiti del nostro lavoro. Anche in questo caso il passaggio dalla S.Va.M.A. semplificata alla S.Va.M.A. completa almeno per i profili più gravi diventa fondamentale per la valutazione degli esiti. Per fare questo saranno necessarie: Interventi formativi = stima ,00 nel biennio L area della disabilità necessita solo di alcuni adeguamenti per avere nella versione web con evoluzione: - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 10

11 L adeguamento della parte per la gestione nel SIL = stima 8.000,00 nel biennio Adeguamento scheda S.Va.M.Di. per la gestione integrata con il sistema delle ICD per garantire un corretto uso dello strumento attraverso la validazione del quadro sinottico. Interventi di adeguamento software = stima ,00 4. Consultori Familiari La parte consultoriale attraverso l applicazione completa ha richiesto diversi aggiustamenti e nel corso del 2014 si punta a verificare che il sistema sia sufficientemente consolidato. Nel 2015 e 2016 è prevista la migrazione al web completando così il passaggio di tutta la procedura. Si possono stimare le seguenti risorse Interventi formativi/di accompagnamento = stima 5.000,00 nel 2015 Interventi di adeguamento software = stima ,00 nel Manutenzione ed assistenza software e di contenuto a. Canoni di manutenzione ed assistenza (stato attuale e adeguamenti per sviluppi) Tipologia Canoni di manutenzione ed assistenza software (stato attuale e adeguamenti per sviluppi) , , ,00 Assistenza contenuti e consulenza (a canone) , , ,00 - Piano di Comunità - Sviluppo del Sistema Informativo Territoriale Pag. 11