#MakeItDigital Build your digital experience

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1 #MakeItDigital Build your digital experience

2 Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management Document Management System Business Process Management Conservazione Sostitutiva Talea Consulting S.r.l.

3 Perché Talea Consulting? Specializzazione Competenza ed Esperienza Entusiasmo Solidità Le principali Partnership Talea Consulting S.r.l.

4 I Servizi Talea Consulting Consulting Projects Soluzioni Verticali..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali adattandoli continuamente alle esigenze di mercato Talea Consulting S.r.l.

5 Data Manager - 4 dicembre 2014 Le possibilità di ritrovare un informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza Priorità investimento ICT 2015 Quali sono le principali priorità di investimento nel 2015 (risposte multiple)? Talea Consulting S.r.l.

6 I Documenti DIGITALIZZABILI Oggi l archiviazione in formato digitale, seguendo anche le procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che circolano dentro e fuori l azienda Documentazione assicurativa Documentazione fiscale Documentazione bancaria Documentazione tecnica Talea Consulting S.r.l.

7 DIGILAVORARE I benefici della digitalizzazione Tempi Materiali Spazio Spese Condivisione Organizzazione Soddisfazione Produttività Talea Consulting S.r.l.

8 E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI. lo dicono gli esperti Talea Consulting S.r.l.

9 Cosa possiamo rendere DIGITALE Digital Document Digital Process Digital Printing Talea Consulting S.r.l.

10 Digital Process

11 Digital Process Know-How Valorizzare Non sostituire Talea Consulting S.r.l.

12 Perché investire sul miglioramento dei processi se non ho problemi? Controllo Conoscenza Disegno se avessi chiesto alla gente cosa voleva, mi avrebbero risposto: un cavallo più veloce H. Ford Talea Consulting S.r.l.

13 Chi è coinvolto? Condivisione Coinvolgimento Cliente Talea Consulting S.r.l.

14 Gestione per processi o gestione per funzioni? Il valore si genera tramite i processi L importanza delle connessioni Talea Consulting S.r.l.

15 Incrementale o esplosiva? Think fast, act slow Passo dopo passo Talea Consulting S.r.l.

16 Tecnologia: quale ruolo? Equilibrio Flessibilità Usabilità Talea Consulting S.r.l.

17 Ambiti Applicativi Talea Consulting S.r.l.

18 Amministrazione Fatturazione PA Verifica Solvibilità Cliente Approvazione / completamento informativo Fatture Fornitori [Post Registrazione Pre Registrazione] Gestione iter Recupero Crediti Gestione Solleciti di Pagamento Gestione Insoluti Talea Consulting S.r.l.

19 Progettazione Gestione Fascicolo di Commessa Codifica e revisione Anagrafica Articoli e Distinta Base Gestione Concept Nuovo Prodotto Richiesta Fattibilità per prodotti non standard Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto Gestione ECO (Engineering Change Order) Talea Consulting S.r.l.

20 Risorse Umane Gestione Curriculum Vitae Richiesta Nuovo Personale Gestione Esiti Colloqui di Lavoro Gestione Iter Assunzione Approvazione Ferie e Permessi Gestione Flotte Auto Gestione Note spese e Trasferte Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti Talea Consulting S.r.l.

21 CRM Gestione documentazione per la rete commerciale Gestione Mass mailing e DEM Servizi post vendita e Ticketing Gestione Attività Gestione Opportunità Gestione Lead, Prospect, Account Talea Consulting S.r.l.

22 IT e Organizzazione Gestione Ticket di Assistenza Archiviazione Licenze Software Scadenzario Contratti Assistenza Gestione Progetti di Sviluppo Gestione Rapportini Elettronici Talea Consulting S.r.l.

23 Vendite Gestione Ordini Clienti Emissione ed Approvazione Offerte a clienti Gestione Richieste Clienti Gestione Contratti / Ordini Aperti (scadenze rinnovi) Approvazione e Distribuzione circolari Talea Consulting S.r.l.

24 Acquisti Gestione RDA Scadenziario Piano pagamenti Approvazione Ordini di Acquisto Gestione Contratti di Acquisto Gestione Gare di appalto Approvazione al Pagamento delle Fatture di Acquisto Spedizione Ordini a Fornitori Talea Consulting S.r.l.

25 Qualità Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità Controllo Accettazione Entrata Merce Gestione Azioni Correttive e/o Preventive Gestione Reclami Gestione delle Non Conformità Gestione Resi Talea Consulting S.r.l.

26 Fatturazione e Conservazione Elettronica

27 Il punto di partenza : le normative Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione mediante l'apposizione della firma elettronica digitale dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati Direttiva, art. 39, DPR 633/1972, Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica

28 Il punto di partenza : le normative FINANZIARIA 2008 E DECRETO MINISTERIALE N.55 03/04/2013 La fatturazione nei confronti dello Pubblica Amministrazione deve avvenire esclusivamente in forma elettronica. La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all amministrazione dello Stato deve essere effettuata tramite il Sistema di Interscambio.

29 La Fatturazione Elettronica verso la PA Come e perchè? Formato Soggetti coinvolti Tempistiche Modalità di invio Processo di trasmissione

30 La fattura PA può essere inviata solo in formato xml secondo il tracciato prescritto dalla SOGEI Ogni fattura va firmata digitalmente e conservata elettronicamente Come e perché? Vengono previsti nel documento alcuni elementi obbligatori: codice IPA (codice idetenificativo della Pubblica Amministrazione), CIG e CUP (qualora presenti) È necessario veicolare la fattura tramite il Sistema di Interscambio E opportuno conservare anche le notifiche associate alle fatture: sia quelle di consegna che quelle di esito

31 Il formato

32 Il formato: Codice IPA

33 I soggetti coinvolti

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35 Modalità di invio PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. Gestione manuale. SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello Web Service fruibile attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema totalmente automatizzabile. SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede accreditamento. SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un collegamento statico con il SDI). WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale.

36 Processo di trasmissione

37 La ricevuta di consegna

38 Problemi per fornitori PA Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e smistamento delle fatture elettroniche alle varie PA Gestire in maniera manuale l invio delle fatture e le loro ricevute Conservare le fatture in formato digitale secondo le normative vigenti Ruolo dell intermediario Inviare per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di uno dei canali previsti Predisporre la Fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla digitalmente Gestire ed associare le notifiche provenienti dal SDI Completare il processo con la Conservazione a norma

39 La Fatturazione Elettronica con Invoice Xchange (IX) è il servizio web ideato per permettere alle imprese di gestire lungo tutto il loro percorso le fatture elettroniche in modo veloce ed intuitivo. Tale servizio permette di trasformare, firmare, trasmettere e conservare tutte le fatture destinate alle Pubbliche Amministrazioni.

40 Servizio di intermediazione IX INVOICE XCHANGE

41 Tutto il processo

42 Il primo impatto Unica interfaccia per diverse funzionalità Dashboard semplice ed intuitiva Consultazione documenti, relative notifiche e stato di avanzamento

43 Caricamento Fatture Caricamento manuale multiplo tramite drug n drop Upload automatico Controllo passo per passo

44 Gestire le notifiche (da SdI) Notifica di scarto: sono presenti degli errori formali nel file, è necessario modificare la fattura e ritrasmetterla Ricevuta di consegna: la fattura è stata ricevuta dalla PA destinataria. Notifica di mancata consegna: per problemi tecnici la fattura non viene temporaneamente consegnata all ufficio PA. In questo caso SdI tenta di inviare la fattura elettronica per 10 giorni.

45 Gestire le notifiche (dalla PA) Notifica di esito committente: accettazione o rifiuto da parte della PA. Notifica di decorrenza termini: viene inviata dal SdI al soggetto trasmittente e alla PA se quest ultima non dà alcun esito entro 15 dalla ricevuta di consegna; con questa notifica si considera comunque la fattura validamente emessa e pagabile.

46 I vantaggi del servizio ARXivar è accreditato in qualità di intermediario riconosciuto presso il Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi Può supportare la generazione del XML, partendo dal PDF generato dal gestionale Si occupa in autonomia dell invio della fattura e della ricezione ed archiviazione delle ricevute da parte del SDI Firma digitalmente il documento autonomamente o consente la firma remota o automatica dall emittente

47 I vantaggi del servizio La fattura elettronica emessa e l insieme delle ricevute SOGEI possono essere sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house che outsourcing Dispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile. Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche permettono l esecuzione di processi di workflow

48 La Fatturazione Elettronica vs la PA Il punto della situazione Uno sguardo alla nostra esperienza Le novità

49 Il punto della situazione Fatture PA

50 Uno sguardo alla nostra esperienza 4,7% delle fatture scartato da SDI 5,8% delle fatture con esito negativo La notifica di Decorrenza Termini è arrivata per la maggior parte nei primi mesi Le ultime novità Gestione dei bolli Versione 1.1 formato FatturaPA Gestione Split Payment Fatturazione Elettronica tra privati

51 La Conservazione Elettronica Che cos è? Il documento informatico Cosa si conserva Il Processo di conservazione Le tempistiche e i termini Alcuni vantaggi

52 Che cos è? Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale i documenti aziendali e POTER ELIMINARE IL CARTACEO

53 Il documento informatico Documento prodotto con strumenti informatici PDF, xml, Documento cartaceo trasformato in digitale Scansione

54 Cosa si conserva Fatture Elettroniche PA ma anche.. Documenti contabili Libro Giornale, Inventari, Registri IVA, ecc.. Libri sociali Libro Soci, Verbali CdA, ecc Bilancio Ciclo Attivo e Ciclo Passivo Fatture, NC e ND, ricevute e scontrini, ecc.. Dichiarazioni Dichiarazione dei redditi, LUL, CUD, ecc Moduli Versamenti (modelli F23, F24)

55 Il processo di Conservazione

56 Le tempistiche ed i termini

57 Quali i vantaggi? Eliminazione della carta Costi inferiori per la gestione di ogni documento grazie a una facile e veloce ricerca Possibile scelta fra soluzione in house o in outsourcing Firme apposte in modo automatico tramite un certificato di firma remota Possibilità di esibire solo i documenti richiesti, in caso di visite ispettive