ALLEGATO 4 LIVELLI DI BUDGET E DI CONSUNTIVAZIONE

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1 LIVELLI DI BUDGET E DI CONSUNTIVAZIONE Gara a procedura aperta per l acquisizione dei servizi di implementazione, avviamento e gestione del sistema ERP della Fondazione Istituto Italiano di Tecnologia

2 Sommario 1. Premessa Dimensioni degli oggetti di budget Responsabilità Natura Fondo / progetto... 7

3 1. PREMESSA Il sistema ERP-SAP deve permettere la gestione di oggetti di budget così come descritto nei requisiti di Pianificazione e Controllo indicati in tabella A e tabella B nell allegato 7. Ciascun oggetto di budget deve essere caratterizzato almeno dalle seguenti dimensioni: anno e versione di riferimento; fondo di riferimento: può assumere i valori budget interno (BI), budget esterno (BE); natura (es. inventario, personale, viaggi, materiale di consumo, servizi, PhD); responsabilità: Centro di Costo di riferimento; progetto di riferimento (interno/esterno, codice di commessa ecc.) fonte: finanziatore (UE, Stato, clienti esterni per i progetti commerciali ecc.); budget item (= singola istanza decisa dal CdC); riferimenti alla struttura organizzativa di IIT (es. piattaforma di riferimento). Le dimensioni che caratterizzano gli oggetti di budget devono essere configurabili senza l'intervento di un programmatore. 2. DIMENSIONI DEGLI OGGETTI DI BUDGET Le dimensioni più rilevanti sono rappresentate nella figura sottostante:

4 Le altre dimensioni, a parte il riferimento temporale, possono essere collegate alle tre sopra rappresentate. Il significato è il seguente: Responsabilità: identifica la responsabilità della spesa in termini di struttura organizzativa; Natura: indica la tipologia della spesa; Fondo / Progetto: identifica la finalità della spesa e, indirettamente, la fonte dei finanziamenti. Di seguito sono specificate le caratteristiche di ciascuno con indicazione di: Livello di Budget: elemento a livello del quale viene predisposto il budget; Livello di Controllo: elemento a livello del quale il budget viene controllato; Livello di Consuntivazione: elemento a livello del quale viene rilevato il consuntivo.

5 2.1. Responsabilità Il budget viene predisposto a livello di centro di costo elementare L impegno dei Direttori / Titolari di budget nei confronti della Fondazione è a livello di Centro di Responsabilità (Dipartimento o equivalente); è a questo livello che viene verificato il rispetto del budget La consuntivazione viene effettuata a livello di centro di costo elementare; scostamenti tra i centri di costo nell ambito dello stesso centro di responsabilità rilevano solo ai fini gestionali del Direttore

6 2.2. Natura Per il budget vengono gestite 7 grandi voci di spesa, una di investimenti e sei di spese operative, sulle quali viene esercitato poi il controllo di livello e di capienza; Le voci sono suddivise in componenti di volta in volta più di dettaglio, come illustrato dalla slide precedente; Le regole di utilizzo riflettono l aspetto decisionale della spesa, e precisamente: - Per le CAPEX, i consumi, i servizi il budget viene impegnato all ordine (o all indizione della procedura di gara o di unicità per gli acquisti più rilevanti); - Per il Personale dal momento dell assunzione; - Per i viaggi al momento della richiesta; - Per i dottorandi (PhD students) al momento dell ingresso. Le modalità di impegno si riflettono nelle modalità di consuntivazione.

7 2.3. Fondo / progetto In considerazione del peso crescente dei finanziamenti esterni, a partire dal 2011 il budget è suddiviso in due Fondi: - BI, o Budget Intramural, a valere sui fondi istituzionali (provenienti dallo Stato), distinti o meno in specifici progetti; - BE, o Budget Extramural, a valere sui fondi provenienti dall esterno, e derivanti da contributi alla ricerca (Unione Europea, Fondazioni no-profit, altri) o da attività commerciali; è sempre distinto per progetto. Il BI è tendenzialmente invariabile; Il BE varia in funzione dell acquisizione di nuovi progetti.