Intervento di Stefano Tomasini DCOD INAIL. Inail - Auditorium Roma, 22 Maggio 2014

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1 Intervento di Stefano Tomasini DCOD INAIL Inail - Auditorium Roma, 22 Maggio 2014

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3 DATI 2013 Milano 19/11/2013 Roma 21/11/2013 zcircle 2013

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5 Problematiche Il tema della governance della spesa IT non è disgiunto dalle altre problematiche poste all IT negli ultimi anni (strategie, ruolo, interazioni con utenti, interazioni con fornitori, etc.) La necessità di trasformazione richiesta dalla continua innovazione e dalla situazione di contesto comporta elevati impegni progettuali di implementazione che si aggiungono alla esigenza di continuare a fornire adeguati livelli di servizio per la gestione dell esercizio. Ciò avviene in presenza di una sempre più importante focalizzazione sui costi in presenza di risorse scarse e/o in riduzione. L esigenza di definire un approccio strutturato, finalizzato e controllato agli investimenti dell IT, inteso non più come centro di costo ma come centro di innovazione e generatore di valore, ha comportato la definizione di un piano strategico condiviso nell ambito con un importante focus sulla spesa per destinazione. Ciò ha significato la definizione e l avvio in esercizio di progetti, modelli e sistemi a supporto delle decisioni basati su una logica gestionale per servizio/utente.

6 Il piano strategico Il piano strategico nella parte di IT strategy legata al controllo ha formalizzato le regole evolutive per la gestione dell IT nei prossimi tre anni

7 Il piano strategico

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9 La governance della spesa IT Il nuovo modello è partito dalla necessità di superare le problematiche riscontrate partendo però da alcuni assunti principali : Rispetto dei vincoli e delle esigenze informative definite e richieste dagli organi di controllo interni ed esterni alla DCOD Definizione di un sistema organizzativo strutturato e di un sistema informativo integrato di gestione dei progetti e dei collegamenti di questi ai contratti con i fornitori Pianificazione e budgettizzazione dei costi IT ma solo in presenza di informazioni adeguate a controllarne i risultati a consuntivo Identificazione dei servizi forniti ed associazione agli stessi dei relativi costi sostenuti (diretti e full) Supporto di una metodologia e di strumenti che consentano la elaborazione e valutazione dei risultati sia a livello finanziario che economico e la definizione della pianificazione e distribuzione dei risultati almeno a livello di responsabili di cdc IT Collegamento degli strumenti a supporto ai sistemi amministrativi (da e verso) Tempestività dei risultati per periodi inferiori all anno solare (i.e. trimestrali)

10 NECESSITA Riqualificare la spesa per individuare, a parità di investimenti, le risorse necessarie a garantire il funzionamento del sistema ma anche quelle per lo sviluppo e l adeguamento dell ITC. Ciò ha significato che per prima cosa fosse necessario : Individuare ed elaborare* informazioni strutturate necessarie a rappresentare i livelli di spesa per natura e destinazione (modelli, fonti informative, periodicità della raccolta dati, etc.) Definire un processo di spesa (nuovi processi di acquisizione, gestione delle gare, CONSIP, formazione e addestramento delle risorse coinvolte, etc.) Implementare strumenti informativi per la raccolta, gestione ed elaborazione delle informazioni (di natura operativa e gestionale, a livello direzionale e progettuale, etc.) Definire livelli di responsabilità (strutture e ruoli di staff per il controllo e la pianificazione, ruoli e strutture operative per la gestione delle responsabilità di spesa contrattuali e progettuali, controlli sull efficienza e efficacia delle forniture, etc.) * Approccio di tipo top-down graduale, per consentire di avere in tempi brevi il quadro complessivo e tempestivo della spesa e solo successivamente procedere con implementazioni di dettaglio giustificate e mirate.

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12 Il modello ITFM PBC Gestione pianificazione e controllo DCOD Pianificazione e controllo INAIL CLARITY Gestione contratti, progetti e interventi Gestione amministrazione e fatturazioni SIMEA ALTRI SISTEMI INFORMATIVI HR, immobili, utenze, etc.

13 1. Il modello Pianificare e monitorare la spesa per Contratti Progetti Iniziative Gestire Consuntivazioni Autorizzazioni Fatturazioni

14 Il Modello CLARITY Gestione operativa progetti e contratti Gestione amministrazione e fatturazioni SIMEA Dati per le fatturazioni CLARITY Dati per le consuntivazioni ITFM Gestione pianificazione e controllo DCOD

15 CLARITY I LIVELLI DI UTENZA DIRETTORE Verifica del portafoglio progetti e contratti DIREZIONE AMMINISTR AZIONE CAPI PROGETTO FORNITORE RDP RESPONSABILI P&C DEC RESPONSABILI OPERATIVI UTENTI FORNITORI PMO CONTROLLER DEMAND MANAGER Pianificazione delle esigenze e dei progetti, pianificazione della spesa e dell utilizzo dei contratti, monitoraggio del piano strategico, del portafoglio progetti, e contratti e della spesa verso fornitori Risorse DCOD CAPI PROGETTO Gestione, pianificazione e monitoraggio dei contratti. (RUP/DEC/Amm) Gestione, pianificazione e monitoraggio dei progetti/interventi (Capi progetto e DM) Gestione autorizzazioni alla spesa e BAF Gestione delle esigenze utente, FORNITORI pianificazione e monitoraggio dei risultati (DM) Pianificazione, gestione e consuntivazione interventi e attività progettuali

16 I progetti Piano strategico Programmi 5 Progetti 40 Sottoprogetti 300 ca Iniziative (Plan) Contratti Interventi ca In corso ad Aprile

17 2. Il modello ITFM Pianificare e monitorare l andamento della spesa complessiva per Direzione Centri di costo Servizi Utenti/Fornitori a livello finanziario ed economico diretto e full

18 Ii sistema ITFM Il processo

19 Risultati Possibilità di gestire, in tempi adeguati, informazioni strutturate di pianificazione e consuntivazione della spesa per destinazione Possibilità di utilizzare gli elementi informativi relativi alle forniture per valutare e pagare le fatture nei tempi previsti (entro 60/gg) Possibilità di confrontare la spesa (benchmarking) con altre strutture ICT

20 Dal controllo per servizio ricevuto al controllo per servizio reso FASE 1 FASE 2 FASE 3 Contratto Servizio di fornitura Fornitore Applicazione Progetto Centro di Costo Utente interno Utente esterno Servizio reso Supporto all efficienza dell IT (il costo) Supporto all efficacia dell IT (il valore)

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