Verbale Commissione Tecnica SBV 3 Luglio 2014

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1 SISTEMA BIBLIOTECARIO Verbale Commissione Tecnica SBV 3 Luglio 2014 Ora inizio: 09,30 Ora fine: PRESENTI: Biblioteche di: Agrate Brianza, Arcore, Basiano, Bellusco, Bernareggio, Busnago, Cambiago, Caponago, Cavenago, Concorezzo, Grezzago, Masate, Mezzago, Ornago, Pozzo d'adda, Ronco B., Trezzano Rosa, Trezzo sull'adda, Vaprio d'adda, Vimercate ASSENTI : Biblioteche di: Aicurzio, Burago, Carnate, Cornate d'adda, Lesmo, Sulbiate, Usmate OSPITI ESTERNI: Gabriele Prinelli (Biblioteca di San Donato Mil.se SBME) ORDINE DEL GIORNO (1) Migliorie OPAC emerse nella scorsa Commissione Tecnica (2) Ipotesi di modifica su solleciti emerse nella scorsa CT (3) Armonizzazione regole SBV/SBME: proposta del gruppo di lavoro intersistemico Votazione del parere tecnico della CT SBV Ha moderato la CT: Valentina Ragaini (Biblioteca di Arcore) MATERIALE DISTRIBUITO ALL. A MIGLIORIE OPAC emerse in CT del 15/5/2014. RISPOSTE DOPO PRIMO APPROFONDIMENTO TECNICO ALL. B INTERVENTI TECNICI E ORGANIZZATIVI REALIZZABILI NELLA FASE DI RISCRITTURA DEL MODULO COMUNICAZIONI & SOLLECITI MATERIALE INVIATO PRIMA DELLA CT Parti delle LINEE GUIDA SBV di cui si propone modifica per armonizzazione SBV/SMBE: ALL.C: Allegati 1,2 e 4 delle Linee guida SBV Tutti gli allegati di cui si fa riferimento nel testo (A,B e C), sono riproposti in calce al verbale Verbale redatto da Cinzia Bossi e Alessandro Agustoni

2 SVILUPPO DELLA RIUNIONE [1] Migliorie OPAC emerse nella scorsa Commissione Tecnica : risposte del coordinatore dopo valutazione tecnica ; AGUSTONI (coordinatore SBV) illustra il documento distribuito: ALL 1 MIGLIORIE OPAC emerse in CT del 15/5/2014. RISPOSTE DOPO PRIMO APPROFONDIMENTO TECNICO (disponibile in calce al verbale) Segue breve dibattito: L.CASADEI (Mezzago) relativamente al respingimento della proposta di inserire un filtro selettivo per biblioteca anche relativamente alla TOP 10 (punto E del documento) sottolinea comunque la mancanza di uno strumento che consenta di elencare i documenti piu` prestati della propria biblioteca (in risposta ad esempio a questionari periodicamente inviati da alcune associazioni). Riguardo invece alla risposta fornita in merito al punto F sottolinea come lo strumento Genera stampe Patrimonio si sia rivelato inadeguato rispetto alle esigenze concrete dell'utenza. AGUSTONI ribadisce comunque che la richiesta relativa al punto F non e` impossibile da realizzarsi ma sicuramente in questa fase non puo` godere di priorita`. R.MONTELEONE (Vimercate) chiede (relativamente al punto H) se la proposta di tagging include anche la definizione di genere. AGUSTONI e L.CASADEI rispondono positivamente [2] Ipotesi di modifica su solleciti emerse nella scorsa Commissione Tecnica: risposte del coordinatore dopo valutazione tecnica ; AGUSTONI (coordinatore SBV) illustra il documento distribuito: ALL. 2 INTERVENTI TECNICI E ORGANIZZATIVI REALIZZABILI NELLA FASE DI RISCRITTURA DEL MODULO COMUNICAZIONI & SOLLECITI (disponibile in calce al verbale) Segue dibattito: I.GEROSA (Concorezzo) esprime preoccupazione riguardo all'ultimo punto esposto (porre all'attenzione della Conferenza dei sindaci la questione dei disservizi che nascono dal non fare solleciti/comunicazioni, chiedendo all'organo espressione ufficiale in merito) Ritiene sufficiente la proposta di elaborare un questionario che raccolga le motivazioni per cui i solleciti non vengono fatti secondo le regole P.SAVINO (Cambiago) ritiene poco efficaci sia la proposta di pacchettizzare servizi di attivita` periodica che l'idea di coinvolgere la Conferenza dei Sindaci, specialmente per i comuni con poco personale. Meglio puntare direttamente sull'automatismo che arriva direttamente anche a bloccare le tessere degli utenti inadempienti.

3 G.ZOIA (Grezzago) esprime anche lui netta preferenza per l'inserimento dell'automatismo. Ritiene sia meglio evitare di ricorrere a pressioni da parte di organi politici. Forse interferenze di quel tipo sarebbero piu` opportune per altri motivi (n. acquisti materiale documentario, utilizzo di personale adeguato, ecc ecc) S.BAIONI (Bellusco) si esprime anche lei a favore dell'introduzione di automatismi con l'ausilio di un'azione di monitoraggio. Teme invece che il coinvolgimento di organi politici possa avere ripercussioni repressive a carico dei dipendenti AGUSTONI fa notare che quest'ultima proposta di soluzione, non e` un caso che si trovi in fondo all'elenco; vuole infatti essere un'ultima istanza di intervento. Non concorda sulla valutazione che ritiene la Conferenza dei Sindaci un organo non abilitato a esprimersi anche su questo genere di questioni: ai Sindaci deve essere chiara l'interdipendenza, che ci caratterizza, anche dal punto di vista economico Aderire a una convenzione e` un atto volontario che comporta adozione di regole e rispetto delle regole stesse. Ribadisce inoltre che pacchetizzare i servizi sia la soluzione piu` ipotizzabile e percorribile soprattutto per le problematiche riguardanti il personale e l'acquisto dei libri ma resta anch'essa come una ipotesi di secondo ordine (qualora tutti gli altri interventi non diano i risultati sperati) V.RAGAINI (in qualita` di moderatrice) tira le fila degli interventi sottolineando la presenza di un certo dissenso sull'ultimo punto dell'elenco delle Innovazioni organizzative G.ZOIA (Grezzago) precisa che non ritiene inopportuno un intervento da parte degli organi politici del Sistema ma piu` semplicemente non lo riitene prioritario sulla questione dei solleciti o sulle carenze del personale I.GEROSA (Concorezzo) sottolinea che sarebbe opportuno fare chiarezza sulle competenze della Conferenza dei Sindaci e delle singole Amministrazioni Comunali su questo genere di problematiche F.GALBIATI (Vimercate) chiede informazioni sulla tempistica AGUSTONI risponde che la prima parte del documento relativa alla revisione tecnica del modulo comunicazioni/solleciti e` prioritaria e funzionale rispetto al processo di fusione e quindi si comincera` a lavorarci da settembre. Sulla parte rimanente non puo` ancora fornire tempi certi P.SAVINO (Cambiago) ribadisce le sue perplessita` sulla pacchettizzazione di alcuni servizi. Il bibliotecario ha cognizioni di causa sulle dinamiche del lavoro interno a una biblioteca che non potrebbe avere un terzista M.BETTINI (Trezzo) chiede di poter formulare una nuova proposta da inserire nell'odg condiviso inerente la problematica del personale e le possibili modalita` di reperimento di personale qualificato. Lo ritiene un argomento urgente V.RAGAINI (in qualita` di moderatrice) fa notare che l'argomento pur essendo molto vasto e importante non e` stato ne` proposto ne` (ovviamente) votato in sede apposita di valutazione (CT del 10/4)

4 M.BETTINI e I.GEROSA ritengono che cio` non puo` costituire un limite e chiedono che la moderatrice e conseguentemente il Gruppo dillavoro, prendano in considerazione la proposta. [3] Armonizzazione regole SBV/SBME: proposta del gruppo di lavoro intersistemico V.RAGAINI (in veste di moderatrice) introduce l'argomento e presenta i 2 rappresentanti del gruppo di lavoro intersistemico SBV/SBME che, insieme al coordinatore SBV, illustreranno la proposta di armonizzazione delle regole verso l'utenza e nei rapporti tra biblioteche, da adottare con l'avvio operativo della fusione SBV/SBME; si tratta di Gabriele Zoia (SBV Biblioteca di Grezzago) e Gabriele Prinelli (SBME Biblioteca di San Donato Milanese). RAGAINI (moderatrice) precisa che: il progetto di condivisione della infrastruttura tra i Sistemi SBV e SBME ha gia' ricevuto l'approvazione degli organi politici e tecnici dei 2 Sistemi (novembre 2013); l'attuazione delle attivita' preliminari alla condivisione e' gia' stato approvato da tutti gli organi competenti ed e' stato formalizzato con la sottoscrizione di un contratto finalizzato a disciplinare tutti gli aspetti patrimoniali connessi alla fase di start-up di questo processo (aprile 2014); a prescindere dalla stipulazione del contratto, e' necesario, entro fine 2014, giungere alla formalizzazione di una convenzione tra i due Sistemi (la cui sottoscrizione e' delegata ai 2 Comuni capofila) per la disciplina di tutti gli aspetti connessi alle regole di funzionamento delle biblioteche e di interazione con gli utenti, nonche' alla definizione degli organi di governance politica per il raccordo dell'attivita' tra i due Sistemi. per la redazione dei documenti armonizzati che definiscano le modalita' di relazione tra le biblioteche e gli utenti (che dovranno essere le medesime nei 2 sistemi), e' stato costituito un gruppo di lavoro intersistemico che ha lavorato da febbraio a giugno 2014 e ha prodotto una proposta che verra' sottoposta - nella riunione odierna - al parere tecnico della CT (la CT di SBME si e' gia' espressa favorevolmente, in modo unanime, nella seduta del 19/6 scorso). L'armonizzazione di queste regole si concretizzerebbe tramite: l'aggiornamento di una parte delle Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche SBV e dei relativi allegati; l'adozione ex-novo delle Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche SBME e dei relativi allegati, opportumanete armonizzate con quelle SBV. RAGAINI passa la parola ad Agustoni, Zoia e Prinelli per l'illustrazione della proposta licenziata dal Gruppo di Lavoro e sulla quale la CT dovra' esprimere il proprio parere tecnico. La presentazione viene preceduta da una richiesta di chiarimenti da parte di M.BETTINI (Trezzo) e I.GEROSA (Concorezzo) in merito alle modalita` di confronto e

5 discussione sull'argomento. In particolare chiedono in quale momento dell'assemblea sara` possibile esprimere osservazioni e richiedere eventuali chiarimenti o se al contrario e` prevista soltanto la votazione pro o contro l'intero pacchetto proposto. I.GEROSA ritiene che la Commissione tecnica aveva dato mandato al gruppo di lavoro di studiare e formulare una proposta, non aveva dato carta bianca al gruppo di lavoro, né sarebbe stato sensato farlo, visto che il testo riguarda l armonizzazione di linee guida che coinvolge ben oltre 60 biblioteche, per cui se ci sono delle osservazioni o delle modifiche da apportare chiede che i bibliotecari si possano esprimere in tal senso. AGUSTONI spiega che per l'illustrazione della proposta saranno necessari circa 30/40 minuti e che il tutto sara' illustrato da Zoia (composizione e modus operandi del gruppo, Tabella N e Allegato 2 Tariffe ), Prinelli (impatto della proposta sulle biblioteche SBME, esito della loro CT, ecc) oltre che da Agustoni (iter della formalizzazione presso SBV e SBME, Allegato 1 Tariffe per ritardata riconsegna ). Agustoni specifica inoltre che la proposta di armonizzazione coinvolge un vasto insieme di aspetti operativi che hanno una forte coerenza tra di loro; si tratta quindi di un corpus unitario sul quale si chiedera', in fase di votazione, un giudizio globale positivo o negativo; non e' pensabile infatti per la connessione esistente tra le varie regole operative di valutarle o modificarle analizzandole pezzo x pezzo ; in pratica: non e' gestibile approvare la proposta introducendo specifici emendamenti di sostanza (anche perche' la CT di SBME ha valutato il testo originario e ha espresso parere su quel testo). Invece eventuali emendamenti, oggettivamente migliorativi, formali e terminologici, che dovessero emergere nella discussione di oggi, non rappresentano un problema e potranno essere introdotti. Propone inoltre che il dibattito interno alla CT (precedente al voto) venga fatto al termine della illustrazione complessiva (che richiedera' circa 40 minuti di esposizione). A prescindere dall'opinione di ciascuno sull'intero corpus della proposta (che potra' essere ovviamente positivo o negativo e cio' emergera' dal voto finale), e' sicuramente utile evidenziare (se ne esistono) eventuali aspetti delicati/critici ai quali riservare una particolare attenzione in fase di attuazione o in vista della attuazione. Dal punto di vista dell'iter formale relativo alla presente proposta di armonizzazione delle regole SBV/SBME, si procedera' cosi': la CT di oggi esprimera' parere tecnico sulle modifiche alle Linee-guida SBV all'interno delle quali vengono disciplinate le nuove regole uniformi; le modifiche alle Linee-guida diverranno un allegato fondamentale alla bozza di convenzione tra i Sistemi SBV e SBME (che al termine dell'iter verra' sottoscritta dai Comuni capofila delle 2 Convenzioni); la bozza della convenzione verra' presentata alla Conferenza dei Sindaci del 17/7/2014 e sottoposta, in quanto bozza, ad approvazione; in caso di approvazione, la bozza verra' trasmessa ad ogni Amministrazione aderente a SBV affinche' entro 60 gg - la sottoponga ai propri Organi competenti per una valutazione e per eventuali proposte di modifica da trasmettere nuovamente alla Confernza dei Sindaci; una apposita seduta della Conferenza dei Sindaci (che si terra' in ottobre)

6 valutera' le eventuali proposte di modifica pervenute e procedera' al voto sul testo definitivo della convenzione; se si giungera' ad approvazione, si trasmettera' il testo ad ogni Amministrazione aderente a SBV, con richiesta di approvazione, entro ulteriori 60 giorni, da parte degli Organi competenti. I. GEROSA ribadisce, come gia' detto in altre occasioni, che dal suo punto di vista l'approvazione del testo e' prerogativa di ogni singolo consiglio comunale G.ZOIA (Grezzago) spiega come ha operato il Gruppo di lavoro intersistemico per giungere alla definizione della proposta. Spiega che il Gruppo era composto da 12 colleghi di biblioteche aderenti a SBV e SBME; in particolare hanno fatto parte del gruppo oltre ad operatori dei due centro-sistema anche bibliotecari delle biblioteche SBME (di Melzo, Gorgonzola, Vignate, Segrate, SanDonato e Pioltello) e di SBV (di Concorezzo, Grezzago, Trezzo, Vimercate). Si e' voluto costituire un gruppo di ampie dimensioni, affinche' potessero essere rappresentati punti di vista e sensibilita' di diverse tipologie di biblioteche (grandi, medie e piccole) di entrambi i Sistemi. Il gruppo si e' incontrato 8 volte nel giro di 5 mesi. Le situazioni di partenza erano molto diverse. Nel Sistema di Melzo non esisteva un regolamento-standard in uso nelle varie biblioteche e nemmeno prassi comuni di lavoro e di interazione con l'utenza. La situazione e' invece decisamente piu' regolamentata (formalmente e sostanzialemente) in SBV, grazie alla adozione avvenuta nel 2007 del documento Linee-guide per la redazione di regolamenti e carte dei servizi per i Comune aderenti a SBV. Di conseguenza questo documento e' stato il punto di partenza per la redazione e formalizzazione di un sistema di regole armonico tra i due Sistemi. Le biblioteche SBME con questa operazione hanno di fatto integralmente redatto le proprie Linee-guida con i relativi allegati. Questo documento nella sua interezza, perfettamente armonico con quello SBV (a seguito delle modifiche in discussione oggi), verra' messo in approvazione, contestualmente alla bozza di convenzione SBV/SBME. La bozza di linee-guida SBME si differenza da quelle SBV unicamente per l'assenza di una disciplina formalizzata relativa ai temi delle esternalizzazioni, del rapporto con volontari nell'ambito delle biblioteche e del sistema di standardobiettivo sulle performances; su questi importanti temi viene pero' assunto l'impegno formale di giugere ad una definizione entro 12 mesi dalla adozione delle linee-guida, con opportuna armonizzazione con SBV. Gabriele PRINELLI (S.Donato Milanese-SBME) riferisce della stessa esperienza dal punto di vista del sistema melzese. SBME ad oggi condivide a livello sistemico il software di gestione di biblioteca ed alcuni servizi centralizzati ma non dispone di un regolamento unitario formalizzato, ne di prassi operative condivise tra le biblioteche del Sistema e la propria utenza. I comportamenti presenti nelle singole sedi si differenziano molto nella gestione - per esempio - della durata del prestito, delle tariffe, della fruizione di Internet, ecc. Questi comportamenti in vista della fusione operativa con SBV - devono in qualche modo confrontarsi con la realta` operativa e formale di SBV, estremamente piu' omogenea e regolamentata e dotata di un software che garantisce omogeneita' di comportamenti, non consentendo eccezioni. Tutti i colleghi SBME hanno visto in questo processo di fusione una occasione da non

7 perdere anche sotto il profilo della omogeneizzazione dei comportamenti, senza pero' rinunciare, nel lavoro di sintesi portato avanti dal gruppo di lavoro intersistemico, ad alcune proprie specificita' giudicate positivamente, anche dai componenti SBV del gruppo. Lato SBME, la parte piu` faticosa del lavoro ha riguardato la valutazione delle tariffe per ritardata consegna: aspetto oggi previsto in pochissime biblioteche SBME. Nel complesso si e` giunti all'elaborazione di una sintesi di regole e buone pratiche che - crediamo abbia sommato le migliori esperienze consolidate nel tempo nei 2 Sistemi Bibliotecari. La finale approvazione unanime da parte della CT di Melzo e` stata una conferma di questa convinzione (maturata all'interno del gruppo di lavoro) e sottolinea come il progetto di fusione venga comunque considerato da tutti i colleghi SBME un'opportunita`. Non sono mancati spazi di disaccordo su singoli aspetti della proposta ma il progetto globale e` comunque risultato vincente. Ora la prossima sfida sara` lavorare affinche` la Conferenza dei Sindaci valuti positivamente questo progetto anche a fronte dell'aggravio economico che l'intera operazione comporta, nel caso dei Comuni aderenti a SBME (visto l'aumento di quota a carico dei Comuni, determinato dai forti tagli provinciali e regionali al bilancio dei Sistemi Bibliotecari). I.GEROSA chiede piu` precisamente quanto rappresentativa sia stata la CT che ha approvato il documento. G. PRINELLI (SBME) risponde che e` stata una CT molto partecipata con 25 presenze su 30. Ora dopo le opportune formalizzazioni - tutti i singoli comuni dovranno a loro volta approvare il nuovo regolamento. G.ZOIA procede ad illustrare le variazioni contenute nel documento Tabella N Riepilogo modalita` operative del servizio di prestito e le variazioni dell' Allegato 3Tariffe uniformi a livello sistemico delle Linee Guida SBV inerenti le tariffe in vigore. Sulle novita' introdotte si rimanda ai documenti inviati agli operatori SBV, in vista della CT. AGUSTONI sottolinea come i cambiamenti contenuti nella proposta siano piuttosto limitati per le biblioteche SBV; alcuni di questi cambiamenti erano stati in precedenza gia' discussi in CT definendo un orientamento tecnico che con la proposta del gruppo si e' di fatto concretizzato [estensione del PIB al non_book_material e gratuita' di internet da postazione fissa]. Sono invece stati decisamente maggiori i cambiamenti introdotti nelle prassi di lavoro attualmente in vigore (anche se non omogeneamente) nelle biblioteche SBME. Alcuni aspetti contenuti nella proposta di armonizzazione delle regole SBV/SBME determineranno anche modifiche del sw UnibiblioX, in uso nel SBV e da gennaio 2015 anche nelle biblioteche SBME. Si e' puntato infatti a immaginare regole di funzionamento che possano migliorare l'esperienza di servizio da parte dell'utenza, accettando l'onere di modificare gli strumenti di lavoro pur di giungere all'obiettivo. AGUSTONI ha poi illustrato analiticamente la nuova formulazione dell' Allegato 2 delle Linee Guida ad oggetto: a Principi di applicazione e articolazione dei

8 pagamenti per ritardata riconsegna dei materiali presi in prestito. Su questo aspetto si rimanda al documento inviato agli operatori SBV in vista della CT. In estrema sintesi, le parole-chiave che hanno guidato il gruppo nella ri-definizione di questo delicato aspetto sono: omogeneita' assoluta intersistemica, chiarezza e semplicita' delle regole di comportamento richieste all'utenza, definizione di una tariffa ben ponderata e finalizzata a disincentivare usi prolungati del materiale preso in prestito. Terminata l'esposizione della proposta nella sua globalita', viene aperta una fase di dibattito prima di giungere alla espressione di parere tecnico. S.BAIONI (Bellusco) chiede se viene quindi eliminata la possibilita` di adattare a livello locale l'applicazione della tariffa di ritardata riconsegna. AGUSTONI risponde di si. La proposta definisce un'unica tariffa da applicare, senza differenziazioni, in tutte le biblioteche SBV e SBME. Il testo contiene anche un impegno, sul quale verra' chiesto alla Conferenza dei Sindaci di esprimersi, di valutare entro i successivi 12 mesi l'ipotesi di centralizzare la riscossione di queste tariffe sul Sistema Bibliotecario e di destinare gli incassi a interventi di potenziamento dei servizi delle biblioteche. F.GALBIATI (Vimercate) chiede se continueranno ad esistere le diverse tipologie di tessere SBV e SBME. AGUSTONI risponde che le tessere emesse prima del nei due Sistemi continueranno ad essere valide e riconosciute dal sw. A partire dal invece verra' emessa una tessera di iscrizione completamente nuova (diversa da quella di SBV e SBME). Sara' inoltre garantito l'utilizzo della CRS al posto della tessera, come oggi gia' avviene. M.BETTINI (Trezzo) sottolinea che occorre chiarire se e' legittimo erogare servizi tariffati ma soprattutto vendere beni in biblioteca: (stampe da chiavetta, chiavette USB, fotocopie, etc). Cosa e` realmente possibile e cosa no? AGUSTONI risponde che erogare servizi tariffati in luoghi pubblici e` possibile. L'elemento ostico e` piuttosto rappresentato dal definire quali sia l'ambito di applicazione IVA o meno, di questi incassi. Rispetto alla vendita di beni (si era parlato di vendita di penne USB x gli utenti), se sara' necessario si potra' senza dubbio effettuare i dovuti approfondimenti normativi. La proposta presentata tuttavia non obbliga nessuna biblioteca a vendere beni (si tratta di una opzione suggerita). L.RIGAMONTI (Caponago) fa notare che, nel caso di centralizzazione degli incassi a beneficio del Sistema, i singoli Comuni potrebbero non essere d'accordo sul rinunciare al relativo incasso. AGUSTONI risponde che rispetto a questa eventualita' si chiedealla Conferenza dei Sindaci soltanto di esprimersi entro 12 mesi al rigurado; in quella occasione verrebbero messi a fuoco tutti i pregi/difetti di una simile ipotesi e la Conferenza dei

9 Sindaci sarebbe libera di accogliere/rigettare o declinare diversamente questa proposta. E' pero' utile anticipare che nel casa di biblioteche di Comuni piccoli, l'ipotesi di incasso relativa a questo tipo di tariffe sarebbe di minima rilevanza [3/400 euro annui circa]. I.GEROSA (Concorezzo) ritiene che dal punto di vista amministrativo cio` non sia possibile. Potrebbe essere interpretato come un aumento della quota di denaro gia` versata al Sistema. Occorrerebbe inoltre stabilire chi ritira i soldi e gestirne la rendicontazione e la trasformazione V.RAGAINI (in qualita` di moderatrice) invita l'assemblea a non addentrarsi troppo su questo specifico aspetto in quanto ribadisce si chiede alla Conferenza dei Sindaci unicamente di esprimersi entro 12 mesi sul tema (non di deciderlo ora). F.GALBIATI (Vimercate) chiede informazioni in merito alla tempistica di attuazione delle nuove regole, in caso di approvazione da parte di tutti gli organi competenti. AGUSTONI risponde che l'intero iter (gia' descritto in precedenza) dovrebbe essere concluso e perfezionato entro il , entrando quindi in vigore dal con l'eccezione della applicazione delle tariffe di ritardata riconsegna, che si prevede possano essere posticipate di ulteriori 6 mesi, laddove necessario. In ogni caso nel primo semestre 2015 verra' realizzata una ampia campagna di comunicazione verso l'utenza per segnalare le varie novita' introdotte con l'attuazione del progetto di fusione. Tra Ottobre e Dicembre 2014 inoltre, tutti i Consigli Comunali del Melzese dovranno inoltre approvare il nuovo regolamento di biblioteca (passaggio che nel vimercatese e' gia' stato fatto nel 2007 con l'adozione di un unico regolamento-tipo; si segnala a questo riguardo che le attuali modifiche non hanno impatto regolamentare). M.BETTINI (Trezzo) ritiene che le variazioni alla Tabella N vadano bene ma che siano comunque da risottoporre al parere di Giunta di ogni singolo Comune S.BAIONI (Bellusco) precisa che questo sarebbe vero soltanto se le variazioni riguardassero l'intero pacchetto delle Linee guida AGUSTONI chiarisce che le Linee guida erano gia` state approvate nell'ottica di poter apportare aggiornamenti (alcuni dei quali, quelli gestiti dagli allegati come ad esempio il tema delle tariffe, a cadenza anche annuale e su approvazione della sola Conferenza dei Sindaci). In ogni caso l'iter descritto in precedenza (sia per la bozza di convenzione che delle porzioni di linee-guida variate) prevede che ogni Amministrazione proceda ad una valutazione presso il proprio Organo competente con eventuale richiesta di modifica da risottoporre nuovamente alla Conferenza dei Sindaci SBV, dove paraltro ogni Amministrazione e' rappresentata). Si rispetta cosi' pienamente un percorso di coinvolgimento delle Amministrazioni Comunali nell'iter decisionale del Sistema Bibliotecario. I.GEROSA (Concorezzo) ritiene che siano necessarie delle verifiche in quanto e' certa che la definizione delle tariffe sia prerogativa della singola Giunta. AGUSTONI specifica che l'approvazione delle tariffe deve essere realizzata

10 annualmente da ogni singola Amministrazione, in sede in approvazione di bilancio (giunta+consiglio). Ma relativamente alla definizione del quantum delle tariffe di servizi erogati nelle biblioteche, ogni Amministrazione aderente a SBV ha accettato l'impegno di mantenerle omogenee e definirle collegialmente. Questo principio e' affermato dall'art. 21 della Convenzione istitutiva SBV ed e' messo in pratica tramite le Linee-guida SBV e piu' precisamente dagli allegati 2 e 3 (ad aggiornamento annuale) di questo documento. Dopo di che', tutto cio' deve essere ratificato annualmente da ogni organo competente del singolo Comune. M.BETTINI (Trezzo) suggerisce che sarebbe piu' opportuno: - [1] scorporare, dal testo dell'allegato 2 delle Linee-guida, l'impegno della Conferenza Sindaci a definire, entro 12 mesi, se centralizzare o meno gli incassi derivanti da tariffe di ritardata riconsegna ; e' piu' corretto gestire questo impegno come dichiarazione da far votare a margine e separatamente dal resto, perche' nulla ha a che vedere con il documento. - [2] posticipare l'applicazione della tariffa di ritardata riconsegna di 6 mesi, in modo unificato per tutti i Comuni e non solo per quelli che lo ritenessero opportuno (come proposto invece in ALL.2, pagina 5, 2^ periodo puntato del paragrafo Relativamente agli aspetti comunicativi ). Concorda infine che abbia molta importanza la campagna comunicativa rivolta all'utenza rispetto alle novita' introdotte. AGUSTONI, rispetto al primo suggerimento, si dice d'accordo e poiche' la modifica non e' sostanziale e' possibile introdurla anche se la CT di SBME si e' gia' espressa sul testo precedente. Rispetto invece al secondo suggerimento, il Gruppo di lavoro aveva analizzato a lungo le varie alternative attuabili e alla fine del ragionamento era giunto a preferire il fraseggio proposto, ad altri. Per questa ragione trova complicato introdurre questa modifica al testo originario. Il testo originario era stato pensato per conciliare 2 esigenze divergenti: - dare un semestre di tempo (applicando la tariffa dal ) a quelle realta' in cui attualmente questo tipo di tariffa non si applica. Questo permette di abituare l'utenza con maggiore gradualita'; - evitare, laddove questo tipo di tariffa esiste gia' ma con importo diverso, di sospenderla per un semestre per poi riavviarla, dopo il 1^ luglio, con un importo diverso. La cosa risulterebbe molto disorientante per l'utenza. In ogni caso dal 1^ luglio, tutte le biblioteche SBV e SBME applicherebbero, con medesimo importo, la nuova tariffa intersistemica. M.BETTINI (Trezzo) sempre rispetto all'all.2 afferma che parlare di durata del prestiti in regime di gratuita' favorisce un pericoloso fraintendimento comunicativo che potrebbe far alludere alla possibilita' di tariffare piu' generalmente il prestito. R.MARCHESINI (Agrate) suggerisce che per evitare questo potrebbe essere utile (in apertura di pagina 6) parlare solo di Durata del prestito e non di Durata del prestito in regime di gratuita'. AGUSTONI, poiche' e' sopraggiunto l'orario di fine riunione e molti colleghi hanno

11 necessita' di rientrare presso la propria biblioteca, propone di procedere alla espressione di parere, dando la possibilita' cosi' - a chi deve andare via, di votare su questo importante tema; eventualmente, con chi puo' restare, sara' possibile valutare modifiche terminologiche e non sostanziali, capaci di apportare migliorie oggettive al testo. A fronte del poco tempo rimasto e della necessita` di procedere al pronunciamento dell'assemblea prima che venga abbandonata da alcuni suoi membri, M.BETTINI dichiara che inviera` altre osservazioni scritte che - fatte in quella sede impedirebbero le operazioni di voto. Aggiunge inoltre di essere contraria alla modalita' di approvazione globale del documento e chiede che cio' venga messo a verbale. I.GEROSA (Concorezzo), visto che non c'e' tempo per eventuali altre osservazioni, ritiene di non avere gli elementi per potersi pronunciare attraverso il voto, pertanto anticipa che si asterra'. AGUSTONI ribadisce che l'articolazione e la stretta connessione tra i vari elementi che compongono la proposta (composta complessivamente da circa 12 pagine di testi) e' tale che non sia possibile procedere in altro modo. Inoltre e' necessario che i due organi tecnici si esprimano sullo stesso testo (salvo minime variazioni terminologiche o correzioni di natura normativa) e lo facciano prima delle date di convocazione delle Conferenze dei Sindaci dei 2 Sistemi. Segnala peraltro che nell'iter di perfezionamento del documento, come gia' detto, e' gia' previsto che le singole Amministrazioni possano proporre modifiche (che la Conferenza dei Sindaci, in seconda seduta ad ottobre - valutera' se approvare). V.RAGAINI (moderatrice) chiede alla assemblea di procedere con la votazione; dei 20 presenti ad inizio riunione, 1 (Cambiago) ha dovuto lasciare la seduta per problemi di orario. La votazione da il seguente risultato: CONTRARI: nessuno ASTENUTI: 3 (Concorezzo, Trezzo sull'adda, Ornago) FAVOREVOLI: 16 (tutti i restanti) La CT SBV assegna PARERE TECNICO POSITIVO ai testi sottoposti ad approvazione. M.VISCONTI (Vaprio) ritiene importante che si sia giunti all'espressione di parere tecnico, vista anche la grande disponibilita' al cambiamento accolta dall'organo tecnico SBME, chiamato ad effettuare variazioni di comportamento ben piu' ampie di quelle richieste a SBV. Ritiene questo anche se, come biblioteca di Vaprio, l'introduzione della tariffa di ritardata riconsegna non e' singolarmente giudicata favorevolmente ma fa parte di un insieme di un progetto piu' ampio (la fusione) al quale la Biblioteca di Vaprio tiene molto (per questa ragione ha votato a favore). Al termine della seduta, AGUSTONI e BETTINI si intrattengono per valutare alcuni altri suggerimenti di modifica di natura terminologica o di perfezionamento normativo. Si riporta in calce, il testo dell'allegato 2 con evidenziate - in colore rosso - le parti modificate a seguito di queste ultime osservazioni di Bettini e nel corso della CT; la

12 modifica introdotta nel paragrafo Smarrimenti/Danneggiamenti e' di natura normativa in quanto il testo originario suggeriva di gestire il rimborso di libri smarriti o danneggiati presso una qualsiasi biblioteca del Sistema e non presso la biblioteca proprietaria, senza che il relativo incasso giungesse alla Amministrazione proprietaria del bene rimborsato. Questo avrebbe violato un principio di contabilita' pubblica, pertanto e' stato eliminato dal testo. Il testo, cosi' modificato, e' stato inviato a tutti i Comuni SBV e SBME insieme alla bozza di convenzione tra i due Sistemi Bibliotecari. Il tutto verra' valutato ed eventualmente approvato, in prima lettura, presso i due Organi Politici di SBV e SBME, rispettivamente nelle sedute del 18 e 19 luglio 2014.

13 ALL. A MIGLIORIE OPAC emerse in CT del 15/5/2014 RISPOSTE DOPO PRIMO APPROFONDIMENTO TECNICO A - Interfaccia diretta del catalogo Unibiblio con la lettura dei dati da CRS, ottenendo immediatamente il n. di tessera dell'utente Analisi tecnica: intervento di per se non complesso. Occorre pero' capire meglio il nuovo standard della CNS (carta nazionale dei servizi) che soppiantera' gradualmente la CRS; e' opportuno infatti capire quali modifiche allo stesso modulo (autenticazione via CRS) saranno eventualmente da realizzare per l'arrivo della CNS (in modo tale da toccare uno volta solo quel modulo). KeyOver si e' preso l'impegno di approfondire le novita' introdotte da CNS entro 2 mesi (quindi entro settembre); a quel punto si puo' definire quando effettuare l'intervento richiesto. Realizzazione prevista per: lo sapremo a settembre B Segnalazione, durante la ricerca di un determinato titolo, della presenza dell'eventuale e-book. Molto utile soprattutto nel caso di classici per la scuola, spesso non protetti e quindi totalmente accessibili Analisi tecnica: funzione gia' realizzata ma non rilasciata sull'opac reale. Rilascio previsto per: al piu' tardi entro settembre C Possibilita` di inserire i contenuti elaborati per SBVintasca (pagina Facebook del Sistema) in collegamento diretto con i titoli presenti sull' OPAC (la cosa implica il ripristino del SOCIAL-OPAC, disattivato in occasione dello strappo OPAC/SITO) Il ripensamento generale del SOCIAL-OPAC e' gia' un impegno assunto da KeyOver (ossia SBV non deve pagare soldi aggiuntivi). Vanno definite pero' i desiderata SBV del modulo. Si chiede quindi ai proponenti della miglioria (CAVENAGO) la disponibilita' di immaginare un pacchetto di desiderata sull'intero Social-Opac (non solo su questo aspetto) e sottoporli a SBV che li sottoporra' a KeyOver. Possibile avere queste specifiche alla fine dell'estate? (fine settembre?) A partire da questa data KeyOver puo' fare analisi tecnica e l'implementazione.

14 Rilascio previsto per: marzo/aprile 2015 (dopo la fase calda dell'integrazione di Melzo) D Inserimento di un filtro che permetta l'identificazione e l'estrazione degli audiolibri Analisi tecnica: mettere il filtro e' tecnicamente banale. Occorre pero' preventivamente marcare tutti i record audiolibro pre-esistenti con la nuova identificazione (oggi non esistente) AUDIOLIBRO. Occorre quindi fare un algoritmo che identifica, tra tutti i record catalografici di SBV: CDD 8** AND Natura=Audio AND Materia=CD e lo marca come audiolibro Questa attivita' e' gia' cmq necessaria per dare concretezza ad alcune delle modifiche contentute in Linee-guida SBV/SBME armonizzate ; quindi la bonifica catalografica necessaria avverra' prima di OTTOBRE/NOVEMBRE 2014, contestualmente alla migrazione-dati MELZO Rilascio previsto per: non appena c'e' lo switch-off SBV/Melzo (1 gennaio 2015) E Nella sezione/colonna Ultimi arrivi inserire un filtro che permetta la selezione del materilale di una singola biblioteca. E` molto richiesto dagli utenti e sarebbe molto utile anche per la TOP 10 Analisi tecnica: mettere il filtro e' tecnicamente banale su ultimi arrivi rigetterei invece lo stesso filtro su TOP10 delle singole biblio. Per i motivi si rimanda a verbale CT 15 maggio 14 Rilascio previsto per: entro settembre 2014 (forse anche molto prima) F Nella ricerca, possibilita` di produrre liste non limitate al numero massimo di 400 risultati. Esempio: lista dei DVD (eventualmente filtrata per sede o altro) E' emerso in CT che il principale obiettivo che si vuole raggiungere e' quello di mettere a disposizione degli utenti, file contententi un sotto-insieme specifico di materiale a catalogo

15 (elenco dei film, elenco delle testate di periodici, elenco degli audiolibri, ecc). Sia in file, che in cartaceo. Allargare l'estrazione via OPAC a + di 400 titoli per portarla ad INFINITO pone dei problemi di performances, se lanciata dall'interno della biblio (ed e' quindi realizzata sul server locale). Sull'OPAC invece (ora che l'opac e' sul super-server) potrebbe non avere contro-indicazioni. Pero' non sarebbe sufficiente questa modifica per ottenere il risultato atteso. Occorrerebbe infatti anche dotare l'opac di chiavi di ricerca che ora non ha e di una funzione di estrazione (non pdf) dei risultati di ricerca. Cosa non impossibile ma che pone cmq alcune considerazioni aggiuntive (complessita della funzionalita' dal punto di vista dell'utente, ecc). La cosa e' cmq ragionabile. Si propone pero' un set di soluzioni temporanee, alcune delle quali hanno secondo me - la capacita' di ottenere in tempi ancor piu' rapidi, il risultato: pre-cucinare alcuni file (foglio elettronico e/o pdf), ad aggiornamento bimestrale o trimestrale (a gestione semi-manuale), dei cataloghi-speciali piu' ghiotti (su scala sistemica): film audiolibri periodici musica jazz musica classica musica leggera da posizionare (per il download libero) su una apposita pagina del sito web SBV dedicata a questo. Lo strumento per fare l'estrazione c'e' gia': Genera Stampe Patrimonio (lanciato da 91) Le singole biblio, usando lo stesso strumento, possono gia' generarsi queste liste, limitate pero' ai propri NRE G Modifica del comportamento per cui i risultati di una ricerca vengono stampati pagina per pagina visualizzata (20 alla volta) Questo e' un effetto fastidioso della attuale scelta dei default, che limitano la ricerca, relativi a: Nro max documenti da estrarre: default =100 (elevabile a mano fino a 400) Nro max documenti da visualizzare per pagina: default =20 (elevabile a mano fino a 100) Se facciamo modificare i 2 default rispettivamente a 200/200, in quasi nessuna circostanza

16 capitera' l'attuale problematica Rilascio previsto per: entro settembre 2014 (forse anche molto prima) H Possibilita` per i bibliotecari di inserire e associare ad ogni descrizione (oltre alla solita collocazione) piu` generi di etichette che identifichino maggiormente il materiale e che siano sfruttabili in caso di ricerca + eventuali social tagging Chiedo al Lorenzo (il proponente) di descrivere la soluzione che lui ha individiato ai tecnici di keyover per una valutazione. Il tema del social-tagging lo farei cmq confluire nella stesura delle specifiche del Social-Opac di cui al punto C Limitatamente alla ricerca x collocazione, un risultato simile (ma parziale e con alcuni limiti) il bibliotecario (non l'utente) lo puo' ottenere utilizzando questa possibilita' di ricerca, contenuta nel modulo Genera Stampe Patrimonio.

17 ALL. B INTERVENTI TECNICI e ORGANIZZATIVI REALIZZABILI NELLA FASE DI RISCRITTURA DEL MODULO COMUNICAZIONI & SOLLECITI (propedeutica alla fusione con Melzo) PROBLEMI emersi COMUNICAZIONI: in CT del 15/5/2014 sul tema SOLLECITI e (sui temi relativi a PIB e SMARRIMENTI si rimanda alla Ct di settembre) - Mancato rispetto delle regole procedurali; Catalogo sporcato da prolungati ritardi nella restituzione con prenotazioni in coda; SMS all'utenza: linguaggio non immediato e poco comprensibile; Mancata esecuzione periodica dei solleciti da parte di varie biblio Mancate comunicazioni via operatore su richieste in KO SISTEMATIZZAZIONE delle SOLUZIONI [1] Revisione tecnica modulo comunicazioni/solleciti (rilascio previsto entro fine 2014) finalizzata ad introdurre le seguenti modifiche (ancora da verificare tecnicamente): nei solleciti di 1^ livello: avvio automatico superato un certo limite temporale (chi vuole fare verifica preventiva a scaffale super-consigliata - deve farlo prima di questo termine); individuazione (se possibile) di una data fissa oltre la quale il 1^ livello parte in automatico (esempio: il mercoledi sera della 1^ e 3^ settimana di ogni mese per i libri; ogni mercoledi sera x gli NBM); declassare il sollecito di 2^ livello a non-cartaceo ma via sms/mail/sintesi vocale (tenere cartaceo solo il 3^ e 4^ livello); revisione totale della struttura dei messaggi (x renderli piu' semplici e chiari ma nel contempo fornendo i dati minimi necessari all'utente) (facile x mail; + complesso x sms e sivoc); verificare la possibilita', per la biblio proprietaria, di avere maggiore accesso ai dati relativi l'attivita' di sollecito dei propri doc (in carico ad altri xche' ritirati in altre biblioteche); (sui doc con code prenotazioni) Non dire su opac la data presunta disponibilita' ma solo

18 il nro di prenotazioni prima della propria; risolvere il bug che allinea la data presunto di rientro in modo inefficace [2] migliorie sullo storico-comunicazioni (domanda aperta) Innovazioni organizzative definire prima della fusione con melzo una operazione forzata/forzosa di chiusura di tutte le situazioni pendenti di doc, in situazioni di ritardo pesantissimo; questionario-test per capire cosa nei processi di sollecito/comunicazione e' conosciuto o misconosciuto ai vari operatori SBV che se ne occupano; indagare con questionario (anche anonimo o a diffusione anonima dei risultati) l'effettivo livello di rispetto delle procedure di sollecito e comunicazione che la biblio riesce a garantire con specificazione dei motivi per cui non riesce; attivare misurazioni automatiche a periodicita fissa (da utilizzare in prima battuta ad uso interno del coordinatore) per capire in ogni biblioteca quanto vengono realizzate le attivita' di sollecito/comunicazione produrre (oltre ai manuali) delle super-sintetiche check-list procedurali inerenti le attivita' di sollecito/comunicazione e riproprorle periodicamente in mailg-list operatori. fare pressione sulle biblio che hanno una bassa % di utenti-attivi con scelta di comunicazione automatica (ossia che sono ancora con via operatore o sivoc ) sottoporre ad un campione di utenti un questionario di soddisfazione sull'attivita' di sollecito/comunicazione di cui hanno personale esperienza; definire una volta per tutte la procedura di 4^ livello (l'ultima); anche in questo caso se la biblioteca non agisce o se l'utente non rende comunque, dopo un certo limite temporale, interviene un automatismo che: a) sospende l'utente (con nota che esplicita la motivazione); b) comunica alla biblio proprietaria la non-restituzione del doc (occorre inventare uno stato diverso da smarrito) e elenca lo storico comunicazioni eseguite per sollecitare; provare a pacchettizzare una attivita' periodica da acquistare da soggetti terzi, in grado di gestire a supporto dell'operatore attivita' di back-office su solleciti e comunicazioni della biblio interessata ad acquistarla; se gli importi che ne escono sono sostenibili, pubblicizzarla ai comuni. porre alla attenzione della Conf Sindaci la questione dei disservizi che nascono dal non fare i solleciti/comunicazioni, chiedendo all'organo di esprimersi ufficialmente per definire: le forme di pressione che SBV puo'/deve usare sulla Amministrazione che non rispetti l'impegno; eventuali interventi per dissuadere/disincentivare l'amministrazione inadempiente.

19 ALL. C ALLEGATO 2 alle Linee guida Principi di applicazione e articolazione dei pagamenti per ritardata riconsegna dei materiali presi in prestito nelle biblioteche SBV e SBME PREMESSA La corretta gestione del patrimonio documentario delle biblioteche e' uno dei principali aspetti da presidiare per garantire l'erogazione di servizi bibliotecari di qualita' ai cittadini/utenti. Questa attenzione richiede l'adozione di alcune buone pratiche; una parte di queste ricadono sotto la responsabilita' degli operatori delle biblioteche e dei processi organizzativi, gestiti dal Sistema Bibliotecario; un'altra parte e' invece sotto la responsabilita' diretta degli utenti. E' opportuno che gli utenti siano informati (e formati) sull'esistenza di specifiche regole di servizio; questa attivita' e' svolta dai bibliotecari e da un apposito strumento di comunicazione: la Guide ai Servizi del Sistema Bibliotecario. Il rispetto di queste regole e' pero' un dovere per l'utente, in quanto formalmente previste nei regolamenti delle Biblioteche. A titolo d'esempio, rientrano tra le buone pratiche in carico ai bibliotecari e all'organizzazione sistemica le seguenti: informare e formare gli utenti sull'esistenza di procedure e regole di servizio; utilizzare tecniche di registrazione dei prestiti affidabili, atte a ridurre la casistica di errata digitazione dei prestiti: il risultato e' ottenuto con l'utilizzo di barcode o chip a radio frequenza e relativi lettori; non posticipare la registrazione di prestiti e restituzioni effettuate dal pubblico: occorre infatti realizzare la registrazione prontamente; effettuare periodiche verifiche inventariali e altre attivita' manutentive sulla raccolta documentaria; rispettare le varie procedure di lavoro, definite a livello sistemico e guidate dai software, per la gestione delle quotidiane attivita' di back office; fornire la possibilita' agli utenti di gestire in autonomia (tramite servizi online via web o via app) le proprie richieste ed accettare richieste di rinnovo, anche telefonicamente; avvisare tempestivamente gli utenti utilizzando possibilmente canali automatici e (per questo economici) di comunicazione in merito ad eventuali richieste che, per varie ragioni, hanno incontrato problemi o per inviare messaggi di cortesia che ricordano l'avvicinarsi della scadenza dei prestiti; mantenere aggiornata ed accurata la compilazione dell'anagrafica degli utenti: attenzione fondamentale per fruire di meccanismi automatici di comunicazione; gestire correttamente le attivita' di sollecito dei materiali non restituiti dagli utenti nei tempi concordati; riscuotere tariffe ed erogare sanzioni nei confronti dell'utenza, quando previsto da regole condivise e formalmente in vigore;

20 fare tutto cio' con il massimo livello possibile di professionalita', cortesia ed omogeneita'. Sono invece buone pratiche in carico ai cittadini utenti: conoscere e rispettare le regole di utilizzo del materiale e dei servizi delle biblioteche; avvisare tempestivamente la biblioteca qualora si riscontrino errori nelle registrazioni dei prestiti o in altre procedure effettuate; pagare le tariffe quando si utilizzano servizi che le prevedono; accettare civilmente eventuali sanzioni quando volontariamente o involontariamente si violano regole che le prevedono. INTRODUZIONE DI TARIFFE PER RITARDATA RICONSEGNA Nell'ambito delle buone pratiche organizzative citate in premessa e per dare maggiore incisivita' all'attivita' di sollecito dei materiali restituiti in ritardo, sono previste forme di pagamento a carico degli utenti; questi importi sono da intendersi come tariffazione di un servizio che di norma ossia se utilizzato nei limiti temporali previsti e' in regime di gratuita' ma travalicati i quali diventa a pagamento. Per riconsegne effettuate oltre i limiti della fascia di tariffazione e per altri eventuali comportamenti dell'utenza, non conformi ai regolamenti di biblioteca, sono inoltre previsti provvedimenti sanzionatori, quali la sospensione temporanea, integrale o parziale, dai servizi bibliotecari. I Comuni aderenti al SBV e al SBME definiscono l'entita' e l'articolazione delle somme richieste per la ritardata riconsegna sulla base di logiche condivise, al fine di: 1. permettere la formalizzazione di regole semplici ed omogenee per l'utilizzo dei servizi offerti dalle biblioteche, da comunicare all'utenza; 2. incentivare un utilizzo consapevole e corretto di beni e servizi pubblici, garantiti dalle biblioteche, a tutela di tutti i propri utilizzatori. Il sistema tariffario per la ritardata riconsegna di materiale preso in prestito si basa sui seguenti principi: Relativamente alla logica sottesa a questa regola : disincentivare l'uso prolungato dei materiali delle biblioteche oltre la soglia temporale che prevede un regime di gratuita' del servizio, tramite l'introduzione di una tariffa; il ritardo tuttavia non potra' protrarsi oltre un certo limite; questo impedirebbe di fatto l'efficace e razionale fruizione dei materiali acquistati dalle biblioteche a vantaggio di tutta l'utenza; per questa ragione si prevede che, superato il tetto temporale massimo di utilizzo del materiale (anche in regime di tariffazione), l'utente venga automaticamente sospeso dai servizi delle biblioteche, in attesa che restituisca il materiale e versi gli importi previsti dalla tariffa.

21 Relativamente alla definizione della tariffa : prevedere una tariffa di importo uniforme, in qualsiasi biblioteca appartenente ai Sistemi; individuare un importo ben calibrato e progressivo rispetto al ritardo; definire una base di calcolo da applicare ad ogni singolo materiale in ritardo (nel caso di restituzioni multiple i singoli importi dovranno essere sommati); prevedere comunque un tetto massimo dell'importo dovuto (diversificato tra libri, materiali multimediali e periodici) per evitare che la tariffa risulti spropositata rispetto al valore del materiale trattenuto oltri i limiti della gratuita' (per questa ragione il tetto massimo e' differenziato tra libri, nbm e riviste); prevedere anche un tetto massimo complessivo per ogni atto cumulativo e contestuale di pagamento per ritardata riconsegna (a prescindere dal numero di materiali riconsegnati in ritardo), onde evitare che l'importo della tariffa cresca eccessivamente nel caso in cui l'utente abbia un alto numero di materiali in carico; l'obiettivo della introduzione di tariffe non e' infatti fare cassa ma quello di disincentivare comportamenti dannosi per la fruizione delle raccolte documentarie delle biblioteche; applicare una moderazione della tariffa relativamente al materiale dedicato alla fascia bambini/ragazzi presi in prestito da minori di anni16; prevedere, sulle tipologie di materiale che lo permettono, un breve periodo di tolleranza all'interno del quale non esigere esborsi; prevedere una soglia minima di definizione della tariffa pari a 0,50 (anche qualora l'importo calcolato in base ai parametri fosse inferiore), per evitare che un valore eccessivamente basso faccia percepire la tariffa come insignificante; introdurre un meccanismo di arrotondamento in eccesso/difetto del calcolo della tariffa che preveda pagamenti di valore complessivo costituiti da multipli di 0,50, per facilitare l'atto di pagamento e trattare cifre tonde. Relativamente all'atto della riscossione : prevedere la possibilita' che presso ogni biblioteca possa essere regolarizzata la posizione dell'utente, tramite riscossione di denaro in contanti. Il criterio che si intende privilegiare e' quello di rendere dal punto di vista dell'utente comodo e facile l'atto del pagamento, evitando soluzioni complesse o burocratiche o piu' dispendiose in termini di tempo. Nel rispetto di questa indicazione, e quindi solo in via eccezionale e opportunamente motivata, i singoli Comuni potranno individuare soluzioni di incasso alternative (esempio: utilizzo di altri uffici comunali, gia' predisposti a farlo, se logisticamente prossimi alla biblioteca); (per le ragioni di cui sopra) prevedere che in ogni biblioteca possa essere effettuato il pagamento di tariffe, anche se fosse relativo a prestazioni e/o materiali di proprieta' di altre biblioteche dei due Sistemi; fornire ricevuta dei pagamenti effettuati dall'utenza e gestire la contabilita' delle entrate verso le casse comunali della biblioteca che ha effettuato la

22 riscossione, nel rispetto delle norme di legge e nel rispetto di quanto previsto nei contratti di lavoro degli operatori coinvolti; Relativamente agli aspetti comunicativi : realizzare appositi e preventivi momenti formativi per il personale delle biblioteche per assicurare una piena e condivisa comprensione del nuovo sistema di regole ed una sua applicazione puntuale, armonica ed omogenea in ogni biblioteca; preannunciare all'utenza, con una apposita campagna informativa della durata di un semestre (dal al ), l'avvio del regime tariffario uniforme; in quel primo semestre, laddove ritenuto necessario, il nuovo sistema di tariffazione non verra' quindi applicato, anche se formalmente sancito. Relativamente agli aspetti normativi e di formalizzazione delle nuove regole: l'iter di approvazione (per SBME) e di aggiornamento (per SBV) delle linee guida per la redazione dei regolamenti e delle carte dei servizi delle biblioteche da parte degli Organi Politici dei due Sistemi dovra' essere terminano entro il ; il conseguente iter di approvazione dei regolamenti di biblioteca (necessario in tutte le biblioteche aderenti a SBME) dovra' essere terminato entro il ; l'applicazione del nuovo regime tariffario relativo ai pagamenti per ritardata riconsegna entrera' in vigore, in modo unitario e in tutte le biblioteche aderenti ai due Sistemi, entro il 1^ luglio 2015; I Sistemi Bibliotecari si impegnano a realizzare entro il un apposito modulo software, integrato con il gestionale di biblioteca, per il completo supporto relativo all'iter di gestione delle tariffe di ritardata riconsegna (calcolo della tariffa, registrazione del pagamento, emissione della ricevuta, riepilogo mensile ed annuale degli incassi effettuati in ogni singola biblioteca, archiviazione di auto dichiarazioni degli utenti). l'importo della tariffa sistemica e' approvato dagli Organi Politici dei due Sistemi Bibliotecari, previo parere degli Organi Tecnici e successivamente ratificato da ogni Amministrazione Comunale; in assenza di modifiche, l'importo della tariffa per ritardata consegna viene annualmente confermato dall'organo Politico dei Sistemi Bibliotecari congiuntamente all'allegato Tariffe in vigore nelle biblioteche. Nella pagina seguente, si definiscono i parametri e i meccanismi di calcolo della tariffa:

23 IMPORTI e LIMITI TEMPORALI PER IL CALCOLO della TARIFFA di RITARDATA RICONSEGNA Durata del prestito in regime di gratuita' NBM (tranne audio libri e corsi) PERIODICI LIBRI, AUDIO LIBRI e CORSI su NBM: 7 gg 14 gg 30 gg Rinnovabilita' (ancora in regime di gratuita') sempre esclusa quando esiste una prenotazione in coda permessa solo su LIBRI, AUDIO LIBRI e CORSI su NBM (esclusa sempre su altri NBM e PERIODICI) non permessa se fuori dal range di ± 7 gg da scadenza del prestito richiedibile una sola volta se richiesta/permessa/concessa, ha una durata di ulteriori 30 gg Fascia di Tolleranza su LIBRI, AUDIO LIBRI e CORSI su NBM: su altri NBM e PERIODICI: Tariffe per ritardata riconsegna + 7 gg rispetto la scadenza; + 3 gg rispetto la scadenza. (vale su ogni tipologia di materiale) 0,30 per ogni pezzo (o kit di prestito) per ogni settimana (7gg) o sua frazione di ritardo Taglia minima e arrotondamenti degli atti di pagamento Taglia minima L'importo minimo di un singolo atto di pagamento (ossia la sommatoria del calcolo della tariffa applicata sull'utente) e' di 0,50 anche qualora l'importo da pagare (in base al calcolo della tariffa) fosse inferiore a questa cifra. Arrotondamenti Per la definizione degli importi da pagare superiori ai 0,50, al termine del calcolo della tariffa basata su ogni singolo materiale restituito in ritardo, verra' applicato un meccanismo di arrotondamento in eccesso o in difetto, per mantenere l'importo da pagare multiplo di 0,50. In caso di equidistanza (dall'arrotondamente superiore e inferiore), si applichera' l'arrotondamento per difetto. Esempi: se il calcolo della tariffa definisce un importo di: 0,60 l'importo da pagare sara' di 0,50 0,90 l'importo da pagare sara' di 1,00

24 1,25 l'importo da pagare sara' di 1,00 Estensione massima del ritardo 4 settimane (ha validita' su ogni tipologia di materiale); dopo questo termine, la tessera dell'utente viene sospesa in automatico ed e' riattivabile solo a seguito: della restituzione del materiale (o rimborso in caso di smarrimento); E del pagamento della tariffa (che continua a maturare). Sanzioni dopo la 4^ settimana di ritardo l'utente viene sospeso in automatico da tutti i servizi del Sistema Bibliotecario (la tariffa da pagare continua a crescere con l'allungarsi delle settimane di ritardo, fino al raggiungimento del tetto massimo per pezzo e del tetto massimo assoluto). Tetti massimi della tariffa Per ogni singolo fascicolo di PERIODICO: 5,00 Per ogni singolo LIBRO o NBM 10,00 Tetto massimo per singolo atto di pagamento: 25,00 (a prescindere dal nro di materiali in ritardo sulla tessera) Casi speciali MINORI prestiti di materiali R su tessere di minori di 16: 50%; AUTO DICHIARAZIONI DEGLI UTENTI e' possibile evitare il pagamento della tariffa nel caso di sottoscrizione di autodichiarazione (presentabile al massimo in 1 occasione anche per piu' materiali nell'arco degli ultimi 3 anni) nella quale l'utente dichiara alternativamente di: a) non aver mai ritirato i materiali; b) aver gia' reso i materiali. L'auto dichiarazione puo' essere accolta soltanto: a seguito di dialogo con operatore e ricerca del materiale in biblioteca; se l'utente non ha gia' ricevuto un 2^ atto di sollecito; se l'utente e' disponibile ad effettuare una ulteriore verifica (presso i propri domicilii) sul non effettivo possesso dei materiali, fornendo in breve tempo (1 o 2 gg al massimo) un feedback alla biblioteca; la presentazione di autodichiarazioni e' tracciata e archiviata a livello

25 software ed ha il valore legale di una autodichiarazione. SMARRIMENTI/DANNEGGIAMENTI e RELATIVI RIMBORSI PARAGRAFO ORIGINARIO l'utente che dichiara di aver smarrito/danneggiato (irrimediabilmente) materiali presi in prestito e che hanno gia' maturato un ritardo di riconsegna e' tenuto al rimborso del materiale (secondo criteri e quantum definiti nel regolamento di biblioteca) e al pagamento della tariffa per ritardata riconsegna. Le modalita' di pagamento dei rimborsi sono le medesime di quelle adottate per le tariffe; anche in questo caso non deve essere richiesto all'utente di recarsi presso la biblio proprietaria del materiale smarrito. l'utente puo' (per sua scelta e non per richiesta del bibliotecario) procedere al riacquisto del medesimo titolo smarrito (in alternativa al rimborso). gli incassi per rimborso di materiali smarriti/danneggiati vanno incamerati contabilmente dal Comune/Biblioteca in cui si realizza l'incasso (a prescindere dalla proprieta' del documento); sara' cura del resposnabile della biblioteca che ha effettuato l'incasso a: dichiarare informaticamente lo smarrimento del materiale; gestire la situazione dell'utente (regolarizzarla se l'utente ha risarcito, sospenderlo se non l'ha fatto); comunicare alla biblioteca proprietaria l'accaduto e se ha riscosso il rimborso procedere al riacquisto (presso propri fornitori attivi in quel momento) del titolo in questione (o altro titolo di pari valore, concordato con la biblioteca proprietaria). PARAGRAFO DOPO LE MODIFICHE IN CT SBV del 3/7/2014 l'utente che dichiara di aver smarrito/danneggiato (irrimediabilmente) materiali presi in prestito e che hanno gia' maturato un ritardo di riconsegna e' tenuto al rimborso del materiale (secondo criteri e quantum definiti nel regolamento di biblioteca) e al pagamento della tariffa per ritardata riconsegna. La modalita' di pagamento del rimborso e' la medesima adottata per li pagamento di tariffe, purche' sia effettuata presso la biblioteca proprietaria del libro smarrito/danneggiato; l'utente puo' (in alternativa al rimborso) procedere al riacquisto del medesimo titolo smarrito o in accordo con il bibliotecario di un altro titolo di medesimo importo. gli incassi per rimborso di materiali smarriti/danneggiati vanno incamerati contabilmente dal Comune/Biblioteca in cui si realizza l'incasso; sara' cura del responsabile della biblioteca che ha effettuato l'incasso: dichiarare informaticamente lo smarrimento del materiale; gestire la situazione dell'utente (regolarizzarla se l'utente ha risarcito, sospenderlo se non l'ha fatto).

26 APPENDICE 1 non costituisce parte integrante delle Linee guida