discussion paper Reporting unico: riflessioni e prospettive Integrated Reporting: considerations and viewpoints Audit

Transcript

1 discussion paper Reporting unico: riflessioni e prospettive Integrated Reporting: considerations and viewpoints Audit

2 2 Reporting unico Indice Documento in italiano 3 Contents Document in English KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

3 Reporting unico 3 Lo scopo del presente documento è quello di richiamare l attenzione sul reporting unico 1 e sull importanza che la sua adozione potrebbe avere nel contesto delle società quotate e auspicabilmente anche per le società a larga diffusione 2, alla luce di quanto già in atto a livello normativo europeo e delle evoluzioni dottrinali nell ambito della corporate governance. Cosa è il reporting unico Il reporting unico è la rappresentazione olistica e integrata della situazione aziendale in riferimento ai risultati economico-finanziari, sociali e ambientali. Evoluzione normativa Nell ultimo decennio il numero di imprese che pubblicano un reporting di sostenibilità è cresciuto in modo significativo. Ad esempio la percentuale di società quotate del Global Fortune 250 è passata dal 35% del 1999 all 80% nel Tuttavia solo il 3% delle società pubblica un reporting su base integrata 4. A livello normativo un deciso passo in avanti verso l integrazione dell informativa di sostenibilità con quella economico-finanziaria si è avuto con la direttiva Europea 2003/51/CE (Modernisation Directive) che ha imposto all interno dell annual report l adozione di indicatori non finanziari (non-financial key performance indicators - KPI) incluse le informazioni relative all ambiente e al personale. Il legislatore italiano con il D.Lgs 32/2007 ha recepito la Modernisation Directive all interno del Codice Civile, art. 2428, comma 2, richiedendo che nella relazione sulla gestione vengano fornite informazioni attinenti all ambiente e al personale. Inoltre, nel marzo del 2009, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha prodotto un documento su La relazione sulla gestione dei bilanci d esercizio alla luce delle novità introdotte dal D.Lgs 32/2007 Informativa sull ambiente e sul personale KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. 1 Sebbene in dottrina non si sia ancora consolidata una definizione univoca di reporting unico, tuttavia si segnala che nella prassi spesso si distingue tra Reporting unico INTEGRATO, in cui l informativa relativa agli impatti sociali e ambientali si trova all interno dell Annual Report, e il Reporting unico COMBINATO, che prevede una sezione a parte dedicata a tali impatti. 2 La larga diffusione dovrebbe essere intesa come numerosità degli stakeholder a cui è indirizzato il reporting unico, ad esempio società con una rilevanza sociale, ambientale o di mercato in base al numero dei dipendenti, al volume d affari, alla notorietà sul mercato della società e/o del marchio, alle emissioni e ai rifiuti prodotti. 3 KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting Alcuni esempi relativi all esercizio 2008 sono rappresentati da Sabaf, Novo Nordisk, Philips, Telecom Italia.

4 4 Reporting unico Anche gli altri paesi europei hanno recepito la Modernisation Directive, escludendo in alcuni casi l applicazione da parte delle piccole imprese 5. Dall entrata in vigore della Modernisation Directive non è stata ancora risolta la questione del tipo di informazioni non finanziarie da pubblicare nei bilanci. Le società quotate hanno applicato la Modernisation Directive dando maggiore risalto alle informazioni sociali e ambientali relative alle attività svolte e ai risultati raggiunti. Minori informazioni socio-ambientali, invece, sono date circa il controllo, le situazioni di non conformità alla legge, il dialogo con gli stakeholder, i rischi e le aspettative future. 6 L Europa finora, quindi, ha lasciato ampia discrezionalità alle imprese nell identificazione delle informazioni non finanziarie e dei relativi KPI. E evidente che tale fattispecie determina delle asimmetrie informative nei confronti dei fruitori delle informazioni. 7 Un caso, non europeo, divenuto un benchmark di riferimento è rappresentato dalla Repubblica Sudafricana: la Johannesburg Stock Exchange Limited (JSE) ha richiesto alle società quotate in borsa di inserire nella loro informativa finanziaria un resoconto sulle modalità attraverso le quali si sono conformate al King Report II, che tra l altro richiede la conformità alle linee guida previste per il reporting di sostenibilità dal Global Reporting Initiative (GRI). Il resoconto deve fornire spiegazioni utili a tutti gli stakeholder affinché possano valutare la portata della conformità dell impresa e dichiarare se i motivi della mancata conformità siano o meno giustificati. Importanza del reporting unico per le società quotate Per le società quotate il reporting unico può contribuire ad incrementare la fiducia e la legittimazione dell impresa verso i propri stakeholder in quanto fornisce loro informazioni utili per la determinazione del valore economico. La determinazione del valore economico di un impresa quotata infatti, oltre a quanto riportato nell informativa finanziaria, considera anche le cosiddette non financial information, tra le quali vi sono la reputazione, la qualità del consiglio di amministrazione e del management, la strategia, la gestione dei rischi, inclusi gli aspetti legati alla sostenibilità. Attraverso il reporting unico l investitore quindi valuta la qualità del sistema di gestione dei rischi aziendali, compresi i rischi relativi agli aspetti sociali e ambientali. Il reporting unico implica l integrazione dei processi aziendali sia in termini di approccio aziendale alla sostenibilità sia in termini di processo di redazione e comunicazione dell informativa annuale d esercizio KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. 5 Per ulteriori informazioni: Carrots and Sticks for starters, KPMG, 2006, prossima edizione in uscita per Maggio FEE (Federation des Experts Comptables Europeens): Discussion Paper on Sustainability Information in Annual Reports Building on implementation the Modernisation Directive. 7 A conferma della vivacità del dibattito, si segnala la recente pubblicazione dell ONU Guidance on Corporate Responsibility Indicators in Annual Reports.

5 Reporting unico 5 Principali diversità tra informativa finanziaria d esercizio e bilancio di sostenibilità La valutazione dei rischi relativi agli aspetti sociali e ambientali è già oggi in parte possibile per quelle società che pubblicano il bilancio di sostenibilità. Tuttavia il bilancio di sostenibilità è molto spesso slegato dall informativa finanziaria d esercizio. Le principali diversità tra l informativa finanziaria d esercizio (bilancio d esercizio/ consolidato) e il bilancio di sostenibilità sono ad esempio: Obbligatorietà vs volontarietà L informativa finanziaria d esercizio è obbligatoria in base alla legge ed ai principi contabili di riferimento che ne determinano anche il contenuto e i criteri di redazione. Il bilancio di sostenibilità non è invece un documento obbligatorio per legge. Le imprese che decidono di pubblicarlo adottano spesso le linee guida internazionali Global Reporting Initiative (GRI G3), che consentono di scegliere tra tre diversi livelli di approccio, a seconda del numero di indicatori che si riesce a rendicontare. Responsabilità del documento La responsabilità della redazione dell informativa finanziaria d esercizio in conformità alle norme che ne disciplinano i criteri di redazione compete agli amministratori. L informativa finanziaria d esercizio è quindi predisposta e formalmente approvata dal consiglio di amministrazione. Inoltre, in Italia per le società quotate l informativa finanziaria d esercizio è accompagnata da una dichiarazione scritta del dirigente preposto, con la quale lo stesso attesta la corrispondenza alle risultanze documentali, ai libri e alle scritture contabili. Stante la volontarietà che lo contraddistingue, nel bilancio di sostenibilità il processo di approvazione non è sempre formalizzato. Data di pubblicazione Come previsto dalla legge, l informativa finanziaria d esercizio di società quotate deve essere messa a disposizione quindici giorni prima dell Assemblea dei soci. Per quanto riguarda il bilancio di sostenibilità, poiché non esiste un termine per la pubblicazione, si può generare un certo ritardo rispetto alla data di pubblicazione dell informativa finanziaria d esercizio. Audit interno I processi che sottendono la predisposizione dell informativa finanziaria d esercizio sono rivisti da parte dell Auditor interno, ove presente. Lo stesso non si può sempre dire per il bilancio di sostenibilità KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. Impostazione stilistica e grafica Si rileva spesso una certa incoerenza tra l impostazione stilistica e grafica adottata per l informativa finanziaria d esercizio rispetto al bilancio di sostenibilità. Infatti, mentre la prima è spesso finalizzata alla comunicazione con gli investitori istituzionali, la seconda risponde alla necessità di comunicare in modo più diretto con stakeholder eterogenei per bisogno informativo e conoscenza dell azienda.

6 6 Reporting unico Auditor esterno La revisione contabile dell informativa finanziaria d esercizio è obbligatoria per legge mentre l attestazione del bilancio di sostenibilità, rilasciata da soggetti qualificati ed indipendenti sulla base di standard di riferimento, è di natura volontaria. Quali caratteristiche dovrebbe avere il reporting unico Il reporting unico per le società quotate dovrebbe essere redatto in base ai seguenti principi 8 : 1) La responsabilità della predisposizione del reporting unico compete al consiglio di amministrazione, che ne garantisce l integrità. 2) Il bilancio di sostenibilità deve essere integrato con l informativa finanziaria d esercizio sia in termini di informativa che di tempistica di pubblicazione all esterno. 3) Il bilancio di sostenibilità è assoggettato a verifica da parte di una società di revisione. Partendo dai suddetti principi, sono indicate di seguito gli elementi che dovrebbero caratterizzare il reporting unico per le società quotate italiane: Struttura del reporting unico L aggettivo unico dovrebbe contraddistinguere non il numero di volumi sui quali sono riportate le informazioni ma il momento, che è appunto contestuale di rappresentazione globale e integrale dei risultati aziendali, sia sotto l aspetto economico-finanziario, sia riguardo alle performance sociali e ambientali. Ne consegue che il reporting unico è una rappresentazione contestuale dei risultati aziendali, che può essere pubblicata in forme differenti a seconda dello stakeholder verso i quali è rivolta. Ad esempio si potrebbe continuare a pubblicare l informativa finanziaria d esercizio prevedendo a latere altre pubblicazioni sui temi della sostenibilità. In quest ultima ipotesi dovrebbero essere seguite le seguenti indicazioni: la diffusione delle pubblicazioni dovrebbe avvenire contestualmente e certamente in occasione dell assemblea dei soci, seguendo le stesse prescrizioni normative già in essere per l informativa finanziaria d esercizio delle società quotate; le informazioni presenti nei documenti dovrebbero essere facilmente collegabili tra loro; l aspetto grafico dei documenti dovrebbe essere omogeneo; 2010 KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. nell informativa finanziaria d esercizio dovrebbero essere comunque presenti gli indicatori chiave dell impresa in materia di sostenibilità ed una descrizione concisa ed equilibrata delle informazioni sulla sostenibilità. 8 Si veda anche in proposito quanto previsto dal recente King Report III.

7 Reporting unico 7 Contenuto del reporting unico Il reporting unico è redatto per la parte economico-finanziaria in base alle norme di legge. Riguardo gli aspetti di sostenibilità il reporting unico dovrebbe descrivere in che modo l impresa abbia applicato le proprie strategie di sostenibilità e quali siano state le ricadute positive e negative sugli stakeholder in termini economici, sociali e ambientali. I parametri del report di sostenibilità non sono standardizzati come quelli per l informativa finanziaria d esercizio. Tuttavia un utile punto di riferimento è certamente rappresentato dalle linee guida previste per il report di sostenibilità dal Global Reporting Initiative (GRI), che consentirebbero di raggiungere una certa uniformità di approccio e una omogeneità di informazioni tra le imprese. 9 Inoltre, in considerazione dell enfasi che dette linee guida pongono del collegamento tra le questioni più rilevanti in tema di sviluppo sostenibile e la strategia aziendale, il reporting unico dovrebbe essere, non una semplice raccolta di indicatori standard ma la rappresentazione del processo di governance della sostenibilità. Le società dovrebbero predisporre un proprio sistema di indicatori di sostenibilità, integrato con quello previsto dal GRI, che sia in grado di rappresentare il collegamento tra utili realizzati e impatti sugli stakeholder. Per essere trasparente, il reporting unico dovrebbe pubblicare tali indicatori in modo sistematico e completo. Alla luce delle numerose richieste che provengono sempre più dal mercato dei cosiddetti fondi etici, il reporting unico dovrebbe, inoltre, consentire agli investitori di prendere decisioni di investimento consapevoli considerando anche il livello di sostenibilità del business. 10 Attualmente i fondi etici si avvalgono di valutazioni esterne che si basano in particolare sulle risposte che le società quotate forniscono, tramite questionari informativi, ad agenzie specializzate. Questa modalità di ottenimento delle informazioni, per quanto ammissibile, genera inevitabilmente delle ulteriori asimmetrie informative sul tema della sostenibilità dell impresa. Le risposte date ai questionari contengono informazioni che non sono sempre riportate nei report di sostenibilità e che probabilmente potrebbero interessare anche gli altri investitori. Il reporting unico quindi dovrebbe essere collegato con il set di informazioni che la Società fornisce ai fondi etici e alle agenzie specializzate. Per non appesantire il reporting unico di un numero eccessivo di informazioni di dettaglio, le risposte ai temi di sostenibilità e di condotta del business sollevati dai fondi etici dovrebbero essere fornite nel documento secondo un meccanismo del tipo apply or explain, che è già adottato in altri contesti per le questioni di conformità della governance su base volontaria. In questo modo nel reporting unico sarebbe spiegato il modo in cui i principi e le raccomandazioni in tema di sostenibilità sono state applicate o le motivazione alla base di una mancata applicazione KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. 9 Si veda anche Equipping accountants for a sustainable future, FEE, Si veda anche KPI Standard Minimum reporting standard for relevant sustainability information in annual reports, German Federal Environment Ministry, 2010.

8 8 Reporting unico Responsabilità del reporting unico Il consiglio di amministrazione dovrebbe essere responsabile della predisposizione del reporting unico. Per garantire una formale integrazione della sostenibilità nella governance d impresa (sustainability governance), il consiglio di amministrazione dovrebbe approvare il reporting unico e il piano di sostenibilità. Infine, il reporting unico potrebbe essere firmato anche dal dirigente preposto o da un altro responsabile della governance e della sostenibilità in azienda. Controllo interno Il comitato di controllo interno o un comitato equivalente dovrebbe assistere il consiglio di amministrazione nel rivedere il reporting unico, soprattutto in termini di affidabilità delle informazioni e di coerenza della parte di sostenibilità con la parte economico-finanziaria. Il comitato di controllo interno dovrebbe supervisionare il funzionamento dei processi che sottendono alla generazione, rilevazione e gestione dei dati quantitativi e delle informazioni qualitative in tema di sostenibilità inclusi nel bilancio di sostenibilità. Per quanto riguarda i dati quantitativi il comitato di controllo interno dovrebbe porre particolare attenzione ai processi e alle procedure di controllo interno che supportano la raccolta, l aggregazione, l elaborazione e la trasmissione dei dati alla funzione responsabile della predisposizione del reporting unico. Per quanto riguarda le informazioni qualitative, il comitato di controllo interno dovrebbe: considerare qualsiasi fattore che possa presentare un immagine incompleta o fuorviante della posizione dell impresa, delle sue prestazioni o della sua sostenibilità; essere responsabile della valutazione dei temi significativi e delle decisioni di reporting che influenzano il reporting unico; essere informato periodicamente delle azioni promosse contro la società; rivedere attentamente i piani finanziari e il piano di sostenibilità. Auditor esterno Come già avviene per l informativa finanziaria d esercizio, anche i dati e le informazioni di sostenibilità dovrebbero essere obbligatoriamente assoggettati a verifica da parte di una società di revisione. L attestazione del report di sostenibilità è, come noto, più complessa, poiché le informazioni non sono sempre soggette a standard univoci, come avviene per l informativa finanziaria d esercizio KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. Lo standard applicato per l attestazione dei bilanci di sostenibilità è l International Standard on Assurance Engagements (ISAE 3000) emesso dall International Accounting and Auditing Standards Board.

9 Reporting unico 9 Proposta A nostro avviso sarebbe auspicabile avviare una riflessione per stimolare un intervento normativo che introduca tra le imprese quotate e le società a larga diffusione il reporting unico, in grado di fornire le informazioni sociali e ambientali richieste dalle Linee Guida del GRI. Nello specifico proponiamo nella realtà italiana un tavolo tecnico di confronto con i rappresentanti delle istituzioni governative, delle imprese e delle parti professionali volto a predisporre un testo normativo integrato finalizzato all introduzione del reporting unico per le imprese quotate e le società a larga diffusione KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati.

10 10 Integrated Reporting The aim of this document is to draw attention to integrated reporting 1 and its importance for listed and, ideally, large-scale companies 2 in the context of current European legislation and developments in corporate governance doctrine. What is integrated reporting? Integrated reporting is a holistic and integrated view of a company s financial position and results of operations, as well as in social and environmental terms. Legislative development The last ten years have seen a jump in the number of companies that issue a sustainability report. For instance, the percentage of Global Fortune 250 companies issuing such report has risen from 35% in 1999 to 80% in However, only 3% of companies publish an integrated report 4. In legislative terms, European Directive 2003/51/EC (the Modernisation Directive) represented an important step forward in the integration of sustainability and financial reporting. It requires annual reports to disclose non-financial key performance indicators (KPIs), providing environment and personnel related disclosures. The Modernisation Directive was incorporated through Legislative decree no. 32/2007 in article of the Italian Civil Code, which requires the inclusion of environmental and personnel related disclosures in the directors report. Moreover, the Italian Accounting Profession issued a document entitled Directors reports in the context of the changes introduced by Legislative decree no. 32/2007 Environmental and personnel related disclosures ( La relazione sulla gestione dei bilanci d esercizio alla luce delle novità introdotte dal D.Lgs 32/2007 Informativa sull ambiente e sul personale ) in March Other European countries also introduced the Modernisation Directive, in certain cases excluding small businesses from its scope KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1 Although the doctrine does not yet contain a consolidated, definitive definition of integrated reporting, in practice the distinction is often made between Truly INTEGRATED reporting, where social and environmental impacts are included in the annual report, and COMBINED reporting, where there is a section dedicated to these impacts. 2 Large-scale in terms of the number of target stakeholders the integrated report is aimed at, such as companies with a considerable social, environmental and market reach in terms of employee numbers, turnover, how well the company and/or brand is known, emissions and waste generated. 3 KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting, Some examples for 2008 include Sabaf, Novo Nordisk, Philips and Telecom Italia. 5 Further information is contained in: Carrots and Sticks for starters, KPMG, 2006, with a new edition scheduled for release in May 2010.

11 Integrated Reporting 11 The issue of the type of non-financial disclosure to be included in financial statements has remained unresolved since the enactment of the Modernisation Directive. Listed companies have applied the Modernisation Directive with greater focus on social and environmental disclosures and results. On the other hand, there is less focus on socio-environmental disclosures related to controls, cases of non-compliance with the law, stakeholder dialogue, risks and future outlook 6. To date, Europe has left companies significant discretion as to which non-financial and related KPIs to disclose. This situation inevitably leads to differences in the information provided to the users 7. A non-european case which has become a benchmark is the Republic of South Africa: Johannesburg Stock Exchange Limited (JSE) requires listed companies to include reporting on the manner in which they comply with the King Report II within their financial report. The King Report II requires compliance with the sustainability reporting guidelines of the Global Reporting Initiative (GRI). The report should provide information useful to all stakeholders so that they may assess the company s degree of compliance, and it must state whether the reasons underlying non-compliance are justified. The importance of integrated reporting for listed companies Integrated reporting represents a means by which listed companies can foster trust and its legitimacy with its stakeholders, as it provides disclosure useful for the determination of economic value. The economic value of a listed company depends not only on its financial results but also refers to non-financial information, such as its reputation, the quality of its directors and management, strategy and risk management and sustainabilityrelated issues. Integrated reporting thus enables investors to assess the quality of the business risk management system, including social and environmental related risks. Integrated reporting involves combining business processes both in terms of the approach to sustainability and to the preparation and communication of financial reporting. Key differences between the annual financial report and the sustainability report The assessment of risks related to social and environmental issues is already partly possible for those companies that issue sustainability reports. However, the sustainability report is often separate from the annual financial report KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6 FEE (Federation des Experts Comptables Europeens): Discussion Paper on Sustainability Information in Annual Reports Building on implementation of the Modernisation Directive. 7 The topical nature of this issue is reflected in the recent UN publication Guidance on Corporate Responsibility Indicators in Annual Reports.

12 12 Integrated Reporting The key differences between the annual financial report (separate/consolidated financial statements) and the sustainability report include: Compulsory vs. voluntary nature Annual financial reporting is compulsory under the law and under applicable generally accepted accounting principles, which also establish its content and basis of preparation, whereas the sustainability report is not required by law. Companies that decide to publish one often follow the Global Reporting Initiative (GRI G3) international guidelines, which offer a choice between three different levels of reporting depending on the number of indicators to be included. Responsibility for the document Responsibility for the preparation of annual financial reports in accordance with the law governing their preparation rests with the directors. Annual financial reports are prepared and formally approved by the board of directors. In Italy, annual reports of listed companies are also accompanied by a statement prepared by the manager in charge of financial reporting declaring that the report corresponds to the accounting records, registers and entries. Being of a voluntary nature, companies do not always have a formalized approval process for sustainability reports. Date of publication Pursuant to the law, annual financial reports for listed companies must be made available fifteen days before the shareholders meeting. As there is no time limit for the publication of the sustainability report, it can be issued much later than annual financial reports. The internal audit The processes used in the preparation of the annual financial reports are reviewed by the internal auditors, where appointed. This procedure does not always apply to sustainability reports. Layout and graphics There is often some inconsistency between the layout and graphics adopted in the financial reporting and sustainability reporting. Financial reporting is often targeted at institutional investors, whereas sustainability reporting seeks to communicate more generally with various stakeholders having different knowledge of the company and information requirements. Independent auditors Annual financial statements are required by law to be audited, whereas sustainability reports are not legally required to be examined by independent professionals qualified under the standard reference framework KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

13 Integrated Reporting 13 What features should integrated reporting have? Integrated reporting for listed companies should be prepared on the basis of the following criteria 8 : responsibility for the preparation of integrated reporting rests with the directors, who ensure its integrity; the sustainability report should incorporate financial disclosures and be published at the same deadlines as annual financial reports; the sustainability report should be examined by independent auditors. Given the above, the elements characterizing integrated reporting for listed companies should be: The format of integrated reporting The adjective integrated does not apply to the number of items reported but the fact that a company s results are presented in a global and complete manner, both in a financial sense and as relates to social and environmental performance, at the same date. Integrated reporting is therefore a concurrent representation of a company s results, which may be published in different formats depending on the target stakeholders. For instance, a company could continue to publish annual financial reports accompanied by other sustainability-related publications. In this latter case, the following instructions should be followed: the various reports should be issued at the same time and always by the time of the shareholders meeting, following the same legislative requirements applicable to annual financial reporting for listed companies; it should be easy to relate the information presented between the various documents; the graphics of the reports should be consistent; the annual financial report should include key sustainability indicators and a concise and balanced description of the sustainability disclosures. Contents of integrated reporting The financial part of integrated reporting should be prepared pursuant to legal requirements. In terms of sustainability issues, the integrated report should describe how the company applied its sustainability strategies and the related positive and negative impacts on stakeholders in financial, social and environmental terms. The sustainability report ratios are not standardized like those of annual financial reports. However, a useful point of reference is the guidelines for sustainability 2010 KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8 Reference should also be made to the requirements of the recent King Report III.

14 14 Integrated Reporting reporting set out in the Global Reporting Initiative (GRI), which offers a uniform approach and comparable information between companies 9. Considering the focus of these guidelines on the link between the most important sustainable development issues and company strategy, the integrated report should not merely be a collection of standard indicators, but represent the sustainability governance process. In addition to those required by the GRI, companies should prepare their own sustainability indicators which illustrate the link between profits realized and the impact on stakeholders. The integrated report should present these indicators in a systematic and complete manner in order to be transparent. Considering the increasingly numerous requests from ethical funds, the integrated report should also allow investors to make informed investment choices based on business sustainability 10. Ethical funds currently refer to external assessments performed by specialized companies, based largely on the responses provided by listed companies in questionnaires. Although acceptable, this information-gathering approach inevitably generates further disclosure differences in relation to sustainability. The responses given to questionnaires contain information that is not always included in sustainability reports but which may be relevant to investors. The integrated report should, therefore, be linked with the information the company provides to the ethical funds and specialized agencies. So as not to burden the integrated report with excessive detail, the sustainability and business practice information requested by ethical funds should be provided on an apply or explain basis, which is already used on a voluntary basis in other contexts for issues of compliance with corporate governance requirements. The integrated report would thus explain how the sustainability related principles and recommendations are applied and the reason for any failure to apply them. Responsibility for the integrated report Responsibility for the preparation of the integrated report should rest with the board of directors. To ensure sustainability is formally integrated in a company s corporate governance system (sustainability governance), the board of directors should approve the integrated report and the sustainability plan. Finally, the integrated report could also be signed by the manager in charge of financial reporting or another head of corporate governance and sustainability KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9 Reference should also be made to Equipping accountants for a sustainable future, FEE, Reference should also be made to KPI Standard Minimum reporting standard for relevant sustainability information in annual reports, German Federal Environment Ministry, 2010.

15 Integrated Reporting 15 Internal controls The internal control or equivalent committee should help the board of directors in reviewing the integrated report, particularly in terms of the reliability of the information and the consistency between sustainability and financial disclosures. The internal control committee should supervise the working of the processes used in the generation, gathering and management of the quantitative and qualitative sustainability related information contained in the sustainability report. The internal control committee should focus on the internal control processes and procedures used in the gathering, combining, processing and transmission of quantitative data to the person in charge of preparing the integrated report. For qualitative information, the internal control committee should: consider any factor that could give an incomplete or misleading view of the company s position, its performance or its sustainability; be responsible for assessing significant reporting issues and decisions that impact the integrated report; be promptly informed in relation to claims made against the company; carefully review the financial and sustainability plans. Independent auditors As for annual financial reports, it should be a requirement that sustainability data and information be examined by independent auditors. The review of performance and the sustainability report is generally accepted to be more complex, as the information is not always standard like that contained in annual financial reports. The International Standard on Assurance Engagements (ISAE 3000) issued by the International Accounting and Auditing Standards Board is applied in the review of sustainability reports. Proposal In our opinion, it would be useful to generate discussion encouraging a legislative measure applicable to listed and large-scale companies to introduce the preparation of an integrated report, providing the social and environmental information required by the GRI guidelines KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Specifically, we propose the institution of a technical discussion table in Italy composed of representatives from governmental, business and professional spheres, with a view to drawing up an integrated legislative text for the introduction of integrated reporting for listed and large-scale companies.

16 kpmg.it Contacts Rome Marco Maffei Partner Infrastructure & Government Tel: Milan PierMario Barzaghi Partner Global Sustainability Services Tel: Le opinioni e le considerazioni espresse in questo documento, nonchè le proposte avanzate, sono di KPMG S.p.A., e non riflettono necessariamente la posizione delle altre member firm del network KPMG International. Il contenuto del documento è da considerarsi unicamente come una proposta di discussione sulle problematiche inerenti al Reporting unico. Pertanto nessuna responsabilità potrà essere attribuita a KPMG S.p.A., per ogni eventuale conseguenza negativa derivante da qualsivoglia utilizzo dei contenuti del presente testo. The opinions and views expressed in this document, as well as the proposals put forward, are those of KPMG S.p.A., and do not necessarily reflect the views of the other member firms of KPMG International. This document is merely a basis for discussion of issues related to integrated reporting. Accordingly, KPMG S.p.A. accepts no responsibility for any negative consequence arising from the use of the content of this document KPMG S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano, che fa parte del network KPMG di cui sono parte entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ( KPMG International ), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. Stampato in Italia KPMG S.p.A., an Italian limited liability share capital company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. KPMG and the KPMG logo are registered trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. Publication date: February 2010.