Appunti di Office Automation

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1 Dipartimento di Scienze Economiche e Statistiche Aula Informatica e Multimediale Dises Appunti di Office Automation Parte Seconda Elaborare dati con Excel 2010 A cura del dott. Pasquale Sabatino

2 Sommario ELEMENTI D INTERFACCIA (sezione descrittiva) Introduzione ai fogli elettronici La Barra Multifunzione di Excel Gli elementi che compongono la Barra Multifunzione di Excel La Barra della Formula Il pulsante Inserisci Funzione Imputare valori in formato testo e numerico... 7 Excel imputare informazioni numeriche e testuali Inserimento di Formule e Funzioni... 9 Impostare una Formula Introduzione alle Funzioni di Excel La SOMMA in Excel Utilizzare gli operatori matematici di base Gli operatori di calcolo percentuale e elevamento a potenza La sintassi delle formule Impostare formule di sommatoria Le Funzioni di Excel La Funzione SOMMA Il Foglio di lavoro Modificare e immettere dati in un foglio di lavoro Immettere i dati Formattare i dati Formattare un foglio di lavoro Applicare bordi alle celle Modificare l allineamento del testo Formattare i numeri in un foglio di lavoro Stampare un foglio di lavoro Impostare le opzioni di stampa Stampare tutto il foglio di lavoro o una parte di esso Creare una tabella di Excel Filtrare dati utilizzando un filtro automatico Applicazione di un filtro tramite selezione o ricerca di valori Filtrare dati specificando le condizioni Ordinare dati in un foglio di lavoro di Excel Ordinare i dati specificando i criteri Creare una formula Illustrare i dati con un grafico in un foglio di lavoro Pag. 2 a 43

3 LAVORARE CON IL FOGLIO ELETTRONICO (sezione operativa) Funzioni automatiche Pulsante Somma Automatica nel gruppo Modifica della scheda Home Barra di stato con i risultati temporanei La sintassi delle funzioni Intervalli di celle Inserire le funzioni Le funzioni possono essere inserite in 3 modi: Uso avanzato delle funzioni: funzioni condizionali e annidamento Le funzioni condizionali La funzione CONTA.SE Impostare la funzione Manualmente tramite tastiera Impostare la funzione tramite finestra Contare numeri valori o celle vuote nel Foglio Excel La Funzione CONTA.NUMERI La Funzione CONTA.VALORI La Funzione CONTA.VUOTE Formula per calcolare il numero di celle che contengono un testo La Funzione SOMMA.SE La Funzione logica SE di Excel e gli operatori logici di confronto Funzione SE Excel: la definizione del Test logico Applicare la Funzione logica SE Applicare la Funzione SE (inserire Formule negli argomenti) Applicare la Funzione SE - utilizzare l operatore logico di confronto "diverso da" Funzione SE nidificata Esempio di Funzione logica SE nidificata La Funzione logica E La Funzione logica O La Funzione NON Le Funzioni Excel MIN e MAX Creare Grafici con Excel: applicare Stili e Layout grafici Grafici Excel: Creare un istogramma Inserire un grafico nel Foglio di lavoro Excel La formattazioni veloce del grafico: utilizzo della scheda PROGETTAZIONE Cambiare il colore e lo stile di un grafico Layout grafici rapido Ulteriori funzioni della scheda PROGETTAZIONE Creare Grafici Torta in Excel Inserire un grafico a Torta (Diagramma circolare) nel Foglio Excel Formattare velocemente il Grafico Torta Grafico Torta: estrarre singole fette o esplodere l'intera superficie Grafico a torta: la rotazione 3D Pag. 3 a 43

4 Appunti di Office Automation (Parte II Foglio elettronico) ELEMENTI D INTERFACCIA (sezione descrittiva) 1. Introduzione ai fogli elettronici Microsoft Excel è un programma prodotto dalla Microsoft, dedicato alla produzione ed alla gestione dei fogli elettronici. I fogli elettronici (in inglese spreadsheet) sono delle applicazioni che permettono di sfruttare le potenzialità di calcolo dei personal computer. Inoltre, questi tipi di applicazioni permettono l utilizzo di grafici che illustrano i valori ottenuti dai calcoli ed eseguono il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella. Per avviare Excel, come per le altre applicazioni, è necessario selezionare il menu Start Programmi Microsoft Office Microsoft Excel. Nel caso in cui il collegamento non sia presente, ma il programma sia installato, è possibile richiamarlo da riga di comando. Attraverso Start Esegui digitare "excel" e premere OK. Aperto il programma, questa è la schermata che ci appare. Pag. 4 a 43

5 2. La Barra Multifunzione di Excel La Barra Multifunzione o "Ribbon" presente nella parte superiore della finestra del programma Excel, permette di spostarsi con facilità fra le Schede che contengono i gruppi pulsanti dei comandi. La Barra multifunzione è composta di 8 schede di base alle quali se ne possono aggiungere altre durante specifiche operazioni. La Barra Multifunzione viene anche comunemente indicata con il nome Ribbon (Nastro). Il Nome Nastro nasconde una funzionalità della Barra Multifunzione che a volte sfugge anche ai più esperti. E' infatti possibile scorrere proprio come un nastro tutti i comandi delle schede semplicemente puntando con il mouse un punto qualsiasi della Barra ed azionando la rotellina del mouse. Le schede base della Barra Multifunzione sono: FILE; HOME; INSERISCI; LAYOUT PAGINA; FORMULE; DATI; REVISIONE. Nella scheda FILE si accede al Backstage e alle molte funzioni di preparazione di documenti dal salvataggio alla stampa. Nella Scheda HOME sono invece presenti tutti i comandi di base di formattazione (celle, carattere e numerico) e di allineamento. 3. Gli elementi che compongono la Barra Multifunzione di Excel La Barra Multifunzione è composta da 3 elementi: Schede, Gruppi Pulsanti e Comandi. Nell'ambito di ogni Scheda i comandi sono divisi in gruppi rappresentati da funzioni omogenee. In basso a destra nei Gruppi è spesso presente un piccolo pulsante di visualizzazione che permette di aprire finestre contenenti comandi aggiuntivi per il gruppo di funzione a cui appartiene il pulsante stesso. Nell'esempio rappresentato nell'immagine il pulsante di visualizzazione permette l'apertura della Finestra di dialogo Formato celle. Pag. 5 a 43

6 4. La Barra della Formula La Barra della Formula è posizionata fra la Barra Multifunzione e la Griglia del Foglio di lavoro, ed è articolata in tre distinte sezioni: la Casella Nome; I Pulsanti della Barra della formula e infine l'area dei Contenuti Cella. La Barra della formula di Excel visualizza tutti i valori che vengono imputati o modificati nelle celle di Excel. A sinistra nella Barra della Formula è presente la Casella Nome che visualizza l'indirizzo della cella o l'eventuale nome assegnato all'area di celle selezionate nel foglio di lavoro. Nel caso in cui l'area del foglio selezionata abbia un definizione nome, questo apparirà infatti descritto all'interno della Casella Nome. Nel caso invece fosse selezionato semplicemente un intervallo di celle, Casella Nome visualizza l'indirizzo della prima cella che è stata selezionata e che sul foglio di lavoro non appare evidenziata come la rimanente area di selezione. La Barra della Formula può essere utilizzata per controllare l'inserimento e la modifica delle Formule anzichè operare nelle celle del Foglio di lavoro. La Barra della Formula concede maggior spazio di visualizzazione delle informazioni e se necessario è possibile con un trascinamento del mouse estenderla ad un maggior numero di righe. 5. Il pulsante Inserisci Funzione Sulla Barra della Formula è presente il pulsante inserisci funzione "fx". Ciccando sul pulsante fx si apre la finestra di dialogo inserisci funzione nell'ambito della quale è possibile sceglie la funzione da inserire all'interno di specifiche categorie: Usate di recente; Tutte (in ordine alfabetico); Finanziarie; Data e Ora; Matematiche e Trigonometriche; Statistiche; Ricerca e riferimento; Data Base; Testo; Logiche; Informative; Progettazione; Cubo; Compatibilità; Web. Pag. 6 a 43

7 Una volta individuata la Funzione cliccando su Ok si apre la finestra di dialogo Argomenti Funzione. L'aspetto della finestra di dialogo dipende ovviamente dal tipo di Funzione e da quanti operatori richiede. Cliccando nei vari campi Excel fornirà delle specifiche informazioni sul tipo di argomento che dovrà essere imputato. 6. Imputare valori in formato testo e numerico In Excel è fondamentale considerare la differenza fra valori inseriti in formato numerico o in formato testo. Se non sono stati applicati comandi di allineamento, quando in una cella viene imputata un'informazione numerica, per default Excel allinea il valore al margine destro della cella. Se al contrario viene inserita un'informazione testuale questa verrà allineata a margine sinistro della cella. Pag. 7 a 43

8 Per Excel la differenza fra formato numerico o testo significa sostanzialmente poter effettuare o meno calcoli sulle informazioni inserite nel foglio di lavoro. Excel imputare informazioni numeriche e testuali Vi sono informazioni che a prima vista possono sembrare numeriche, ma che nella realtà non lo sono (e non lo devono essere). Un esempio classico possono essere tutte quelle informazioni come prefissi telefonici o le partite iva che iniziano con lo zero. Se questi valori vengono inseriti nel foglio di lavoro, Excel cancella l'eventuale zero iniziale trasformando un prefisso come 045 nel numero 45 Per poter inserire una informazione come il prefisso 045 bisogna impostare il formato cella. Nella scheda HOME, è presente il gruppo pulsanti Numeri. Aprendo la tendina dove è leggibile l'impostazione Generale, si può far scorrere un elenco e scegliere il formato Testo. Il formato Testo permette l'imputazione del dato 045, il testo però si allineerà a margine sinistro. Ovviante il valore 045 è un testo e non saranno possibili su questo numero operazioni di calcolo. Annotazione: Senza passare attraverso la scelta del formato numero, è possibile velocizzare l'inserimento di un testo semplicemente anteponendo l'apostrofo davanti al numero: '045 L'apostrofo non verrà visualizzato e il numero verrà trasformato in un testo. Pag. 8 a 43

9 7. Inserimento di Formule e Funzioni 1) Sempre le formule iniziano con il carattere = Questa istruzione è fondamentale per Excel in quanto differenzia ciò che deve essere calcolato (formule e funzioni) da ciò che invece deve essere semplicemente imputato all'interno di una cella come numero o testo. 2) All'interno delle formule non va mai inserito il carattere spazio (barra spaziatrice). Nelle particolari funzioni che includono testi, e pertanto possibili spazi, le parole vanno inserite fra i doppi apici (virgolette). Esempio "questo è un testo" 3) Le formule di Excel vengono eseguite da sinistra verso destra, però, come nelle equazioni matematiche, gli operatori * (moltiplicazione) e / (divisione), hanno precedenza di calcolo su somme e sottrazione. Se vi fossero somme o sottrazioni che dovessero essere svolte prima di moltiplicazioni o divisioni, vanno racchiuse fra parentesi (). Esempio =(A1+A2)*A5 4) Nelle formule di Excel è indifferente scrivere in carattere maiuscolo o minuscolo. Impostare una Formula La formula più semplice che possiamo inserire in un foglio di lavoro è sicuramente una sommatoria. E' possibile sommare facilmente il contenuto delle C3, D3 e E3 iniziando la formula con il simbolo = e poi utilizzando il simbolo + per indicare ad Excel quali celle devono essere sommate. =C3+D3+E3 Per formattare velocemente i numeri con lo stile valuta, nella scheda Home, all'interno del gruppo pulsanti numeri, cliccare ed aprire la tendina affianco della scritta Generale (che vuol dire nessun specifico formato) e scegliere il formato Valuta o Contabilità. Sia il formato Valuta che il formato Contabilità vengono utilizzati per visualizzare valori monetari. Le differenze fra i due formati si possono vedere nella sottostante immagine. Pag. 9 a 43

10 8. Introduzione alle Funzioni di Excel Non sempre è possibile ricorre all'utilizzo degli operatori aritmetici somma, sottrazione, divisione e moltiplicazione, semplicemente per il fatto che i dati da calcolare potrebbero essere moltissimi, per cui si andrebbero a costruire delle formule troppo lunghe. Per ovviare a questo problema è possibile utilizzare le Funzioni. Le Funzioni sono sempre caratterizzate da un nome che indica (a volte in forma abbreviata) l'operazione che la Funzione svolge. Le Funzioni come le Formule, iniziano sempre con il simbolo = di seguito verrà definito il nome della Funzione che si intende eseguire (ad esempio SOMMA; MEDIA; etc.) infine saranno necessari una serie di argomenti della Funzione, racchiusi tra parentesi e genericamente separati con il (punto e virgola); =Nome_Funzione(Argomenti) N.B. Ci sono alcune Funzioni che non contengono argomenti ad esempio OGGI, anche in tale caso la Funzione presenta la parentesi aperta e chiusa senza definire argomenti =OGGI() 9. La SOMMA in Excel Le operazioni più semplici e frequenti che si possono impostare in un foglio di lavoro di Excel sono sicuramente delle formule di sommatoria. Nella presente nota vengono considerate le impostazioni di semplici calcoli con gli operatori matematici di base del tastierino numerico del PC (somma, sottrazione, moltiplicazione e divisione) e l'utilizzo della Funzione SOMMA. Utilizzare gli operatori matematici di base Gli operatori matematici fondamentali presenti nel tastierino numerico della tastiera del PC specificano il tipo di operazione che si possono eseguire sui valori di una formula. La barra "/" rappresenta la divisione; l'asterisco "*" la moltiplicazione e il simbolo più "+" e meno "-" la somma e sottrazione. Sebbene esista un ordine predefinito di esecuzione dei calcoli, è possibile modificarlo mediante le parentesi. Come nelle funzioni matematiche. Pag. 10 a 43

11 Gli operatori di calcolo percentuale e elevamento a potenza. Oltre alla somma, sottrazione, divisione e moltiplicazione, sulla tastiera del computer sono disponibili anche gli operatori di percentuale e di elevamento a potenza. Se in un cella si inserisce il valore 50% verrà salvato il numero 0,5 con una formattazione numerica di percentuale. Se viene inserito =5^3 il risultato che si ottiene sarà la risoluzione di 5 elevato a cubo, ossia La sintassi delle formule Le formule sono delle equazioni matematiche che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro. Regole di impostazione delle formule: il primo carattere della formula deve essere un segno di uguale "=" non devono esserci spazi vuoti "barra spaziatrice" nell'espressione di calcolo. Se la formula dovesse operare su dei valori "testo" in questo caso possono esserci spazi ma la stinga di testo deve essere racchiusa fra doppi apici. Le formule vengono eseguite da Excel da sinistra verso destra però, come nelle equazioni matematiche, gli operatori * (moltiplicazione) e / (divisione), hanno precedenza di calcolo su somme e sottrazione. Se vi fossero somme o sottrazioni che dovessero essere svolte prima di moltiplicazioni o divisioni, vanno racchiuse fra parentesi (). Esempio =(A10+A20)*A5 Nelle formule di Excel è indifferente scrivere con carattere maiuscolo o minuscolo. Impostare formule di sommatoria Nella cella D2 della sottostante immagine, si prevede di sommare il contenuto delle celle B2, B3 e B4. La sintassi della formula sarà =B2+B3+B4 Sempre con gli operatori matematici di base, e utilizzando eventualmente le parentesi per definire le priorità nell'esecuzione delle operazioni, è possibile impostare formule che prevedano calcoli più complessi, ad esempio prima sommare e successivamente dividere o moltiplicare per il valore contenuto in un'altra cella. Pag. 11 a 43

12 Le Funzioni di Excel Oltre alla realizzazione di formule, attraverso l'utilizzo degli operatori matematici di base, le operazioni di calcolo possono essere svolte attraverso l'impiego delle funzioni. Le funzioni sono dei procedimenti di calcolo che prevedono degli argomenti in ingresso (valori), che devono essere elaborati per restituire un risultato. Le funzioni sono caratterizzate da una sintassi precisa e anche in questo caso come per le formule i parametri devono essere preceduti dal simbolo "=" Di seguito deve essere indicato il NOME della funzione che si intende eseguire ed infine, all'interno di una parentesi, vanno inseriti gli argomenti della funzione, separandoli di regola con un punto e virgola ";" La Funzione SOMMA =Nome_Funzione (Argomento_1;Argomento2...) La funzione SOMMA rappresenta sicuramente la funzione di Excel più utilizzata all'interno di prospetti di calcolo. La sintassi della funzione è la seguente: =SOMMA(Num1;Num2...) nella quale gli argomenti Num1;Num2... rappresentano l'indicazione delle celle o dell'area del foglio contenente i valori da sommare. La Funzione SOMMA permette di fare il totale di tutti i valori che vengono definiti all'interno della funzione. E' importante che i valori contenuti nelle celle siano dei numeri, nel caso non lo fossero Excel comunque li ignora. Il riferimento agli argomenti che si possono inserire sono di diverso tipo: si può inserire un certo intervallo di valori (due riferimenti di celle separati da i due punti ":"), o riferimenti solo a specifiche celle, (in questo caso verranno intervallati con il ";") Nell'immagine sottostante vengono rappresentati una serie di esempi su come possono essere indicati i riferimenti a determinate aree del foglio di lavoro. Nell'indicare l'area del foglio del lavoro in cui sono presenti i valori da sommare, i riferimenti alle celle possono essere fra loro associati. Pag. 12 a 43

13 Esempio a lato: se si volesse sommare alcuni intervalli non contigui, è possibile all'interno della stessa funzione utilizzare sia i due punti sia il punto virgola. =SOMMA(B2:B5;B7:B8;B10) L'indicazione della funzione è quella di sommare l'intervallo della celle B2:B5, poi l'intervallo di celle B7:B8 ed infine la cella B10. Considerando l'utilizzo di una formula il calcolo poteva anche essere indicato come: =B2+B3+B4+B5+B7+B8+B10 riprendi da La Finestra di dialogo Argomenti Funzione di Excel 11. Il Foglio di lavoro Il file o documento di excel prende il nome di cartella di lavoro. Esso contiene uno o più fogli di lavoro (di default tre). Quest ultimo, a sua volta, rappresenta il documento principale utilizzato in Excel per la memorizzazione ed elaborazione dei dati. Un foglio di lavoro, denominato anche foglio di calcolo, è costituito da una griglia di righe e di colonne. L intersezione tra una riga e una colonna è detta cella. Una cella è l unità elementare di un foglio di lavoro, ognuna delle quali può contenere dati, testo o formule. In Excel ogni foglio è composto da righe e (da A a XFD) colonne. Ogni cella selezionata viene identificata con un indirizzo ben preciso determinato da coordinate formate dal nome della colonna e della riga. Tale indirizzo è sempre visualizzato nel riquadro del Nome della casella presente nel foglio in alto a sinistra. Quando una cella presenta il bordo più spesso, si dice che essa è attiva ciò per indicare che in quella cella possono essere inseriti dati. Pag. 13 a 43

14 Cliccare su una cella per selezionarla. Nell immagine a lato è possibile osservare dove si trova tale riquadro e come Excel per facilitare la visualizzazione di tali coordinate, evidenzi le intestazioni di riga e colonna. Le intestazioni di riga sono rappresentate da numeri, mentre quelle delle colonne da lettere dell alfabeto. Per quest ultime sono usate tre lettere dell alfabeto (A, B, C... poi AA, AB, AC ed infine AAA, AAB, AAC.ecc. fino a XFD). 12. Modificare e immettere dati in un foglio di lavoro Per utilizzare dati in un foglio di lavoro, è necessario innanzitutto immetterli nelle celle del foglio di lavoro. È quindi possibile modificarli in modo da renderli visibili e visualizzarli nel modo desiderato, seguendo la procedura illustrata: Immettere i dati 1) Fare clic in una cella e quindi digitare i dati. 2) Premere INVIO o TAB per passare alla cella successiva. Suggerimento: Per immettere i dati in una nuova riga di una cella, inserire un interruzione di riga premendo ALT+INVIO. 3) Per immettere una serie di dati, ad esempio giorni, mesi o numeri progressivi, digitare il valore iniziale in una cella e quindi nella cella successiva digitare un valore per definire uno schema. Se si desidera ad esempio la serie 1, 2, 3, 4, 5..., digitare 1 e 2 nelle prime due celle. Selezionare le celle contenenti i valori iniziali e quindi trascinare il quadratino di riempimento sull intervallo che si desidera completare. Suggerimento: Per effettuare il riempimento in ordine crescente, trascinare verso il basso o a destra. Per effettuare il riempimento in ordine decrescente, trascinare verso l alto o a sinistra. Formattare i dati 1. Per applicare la formattazione ai numeri, fare clic sulla cella contenente i numeri che si desidera formattare quindi, nel gruppo Numeri della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto a Generale e quindi fare clic sul formato desiderato. Pag. 14 a 43

15 2. Per modificare il carattere, selezionare le celle contenenti i dati che si desidera formattare e quindi nel gruppo Carattere della scheda Home fare clic sul formato desiderato. 13. Formattare un foglio di lavoro Applicare bordi alle celle 1. Selezionare la cella o l intervallo di celle a cui si desidera aggiungere un bordo. 2. Nel gruppo Carattere della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Bordi e quindi fare clic sullo stile del bordo desiderato. Suggerimento Il pulsante Bordi consente di visualizzare l ultimo stile di bordo utilizzato, che può essere applicato facendo clic su questo pulsante (non sulla freccia). Modificare l allineamento del testo Per cambiare l allineamento del testo nelle celle selezionate, nel gruppo Allineamento della scheda Home fare clic sull opzione di allineamento desiderata. Pag. 15 a 43

16 Ad esempio, per modificare l allineamento orizzontale del contenuto della cella, fare clic su Allinea testo a sinistra, Allinea al centro o Allinea testo a destra. Formattare i numeri in un foglio di lavoro Applicando formati di numero diversi, è possibile visualizzare i numeri come percentuali, date, valuta e così via. In un budget trimestrale è ad esempio possibile utilizzare il formato di numero Valuta per visualizzare i valori monetari. Procedimento: Selezionare le celle che si desidera formattare. Nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo accanto a Numeri oppure premere CTRL+1. Nell elenco Categoria fare clic sul formato che si desidera usare e, se necessario, modificare le impostazioni. Se ad esempio si usa il formato Valuta, è possibile selezionare un simbolo di valuta diverso, visualizzare più o meno posizioni decimali oppure modificare la modalità di Pag. 16 a 43

17 visualizzazione dei numeri negativi. Per ulteriori informazioni sui formati di numero, vedere Formati numerici disponibili. Annotazioni Se dopo l applicazione della formattazione numerica in una cella di Microsoft Excel viene visualizzato #####, è possibile che la cella non sia sufficientemente larga per visualizzare i dati. Per aumentare la larghezza della colonna, fare doppio clic sul bordo destro della colonna che contiene le celle con l errore #####. La colonna verrà ridimensionata automaticamente per adattarsi alla larghezza del numero. È inoltre possibile trascinare il bordo destro fino a ottenere la dimensione desiderata per le colonne. Nella maggior parte dei casi i numeri vengono visualizzati secondo le impostazioni specificate, indipendentemente dal fatto che vengano immessi nel foglio di lavoro o importati da un database o un altra origine esterna. In Excel tuttavia viene applicato a volte un formato di numero imprevisto che può richiedere alcune modifiche. Se ad esempio si digita un numero contenente una barra (/) o un trattino (-), è possibile che in Excel venga interpretato come data e convertito in formato data. Se si desidera digitare valori non calcolati, ad esempio 10e5, 1 p oppure 1-2, senza che vengano convertiti in Excel in un formato di numero incorporato, è possibile applicare il formato Testo alle celle e quindi immettere il numero. Se il formato numerico incorporato non è adatto alle proprie esigenze, è possibile creare formati numerici personalizzati. Poiché il codice utilizzato per creare i formati numerici può essere inizialmente di difficile comprensione, è consigliabile utilizzare uno dei formati numerici incorporati come punto di partenza. Sarà quindi possibile modificare una delle sezioni del codice di tale formato per creare un formato numerico personalizzato. Per visualizzare il codice di un formato numerico incorporato, fare clic sulla categoria Personalizzato ed esaminare la cartella Tipo. Il codice [<= ]###-####;(###) ###- ####, ad esempio, viene utilizzato per visualizzare il numero di telefono (555) Per ulteriori informazioni, vedere Creare o eliminare un formato di numero personalizzato. Pag. 17 a 43

18 14. Stampare un foglio di lavoro Prima di stampare un foglio di lavoro, è consigliabile visualizzarne l anteprima per verificare che abbia l aspetto desiderato. Impostare le opzioni di stampa 1. Eseguire una o più delle operazioni seguenti: 2. Per cambiare stampante, fare clic sulla casella di riepilogo a discesa in Stampante e selezionare la stampante desiderata. 3. Per modificare impostazioni di pagina quali l orientamento pagina, il formato della carta e i margini, selezionare le opzioni desiderate in Impostazioni. Per ridimensionare l intero foglio di lavoro affinché possa essere stampato in un unica pagina, selezionare l opzione di ridimensionamento desiderata nell apposita casella di riepilogo a discesa in Impostazioni. Stampare tutto il foglio di lavoro o una parte di esso 1. Per stampare il foglio attivo o fogli o l intera cartella di lavoro, in Impostazioni, selezionare l opzione desiderata. 2. Per stampare una parte del foglio di lavoro, effettuare le operazioni seguenti: a. Fare clic sulla scheda Home per restituire il foglio di lavoro e selezionare l intervallo di dati da stampare. b. Nella scheda File fare clic su Stampa. c. In Impostazioni fare clic su Stampa selezione. Fare clic su Stampa. Nota Se un foglio di lavoro dispone di un area di stampa definita, verrà stampata solo tale area. Se non si desidera stampare solo l area di stampa definita, selezionare la casella di controllo Ignora area di stampa. Pag. 18 a 43

19 15. Creare una tabella di Excel Per semplificare l uso dei dati, è possibile organizzarli in forma tabulare in un foglio di lavoro. Le tabelle facilitano le operazioni di calcolo consentendo l applicazione semplificata di filtri e il calcolo automatico di totali di riga e di colonna. Procedura In un foglio di lavoro selezionare l intervallo di celle da includere nella tabella. Le celle possono essere vuote o contenere dati. Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Formatta come tabella e quindi fare clic sullo stile tabella desiderato. Tasti di scelta rapida In alternativa, è possibile premere CTRL+L o CTRL+T. Se l intervallo selezionato contiene dati da visualizzare come intestazioni di tabella, selezionare la casella di controllo Tabella con intestazioni nella finestra di dialogo Formatta come tabella. Se non si seleziona la casella di controllo Tabella con intestazioni, nelle intestazioni di tabella vengono visualizzati nomi predefiniti, che possono comunque essere modificati selezionando l intestazione predefinita che si vuole sostituire e quindi digitando il testo desiderato. Filtrare dati utilizzando un filtro automatico Procedura Selezionare i dati da filtrare Pag. 19 a 43

20 1. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati fare clic su Filtro. 2. Fare clic sulla freccia nell intestazione di colonna per visualizzare un elenco in cui selezionare le opzioni di filtro. Nota A seconda del tipo dei dati contenuti nella colonna, nell elenco verrà visualizzato Filtri per numeri o Filtri per testo. Applicazione di un filtro tramite selezione o ricerca di valori I modi più rapidi per applicare un filtro consistono nel selezionare valori in un elenco e nell eseguire ricerche. Quando si fa clic sulla freccia in una colonna in cui è attivato il filtro, verranno visualizzati in un elenco tutti i valori della colonna. Pag. 20 a 43

21 1. Utilizzare la casella Cerca per immettere testo o numeri in base a cui eseguire la ricerca 2. Selezionare e deselezionare le caselle di controllo per visualizzare i valori presenti nella colonna di dati 3. Utilizzare criteri avanzati per trovare valori che soddisfano condizioni specifiche 1. Per selezionare in base ai valori, nell elenco deselezionare la casella di controllo (Seleziona tutto). Verranno rimossi i segni di spunta da tutte le caselle di controllo. Selezionare quindi solo i valori che si desidera visualizzare e fare clic su OK per visualizzare i risultati. 2. Per eseguire una ricerca nel testo contenuto in una colonna, immettere testo o numeri nella casella Cerca. Se lo si desidera, è possibile utilizzare caratteri jolly, ad esempio un asterisco (*) o un punto interrogativo (?). Premere INVIO per visualizzare i risultati. Filtrare dati specificando le condizioni Specificando le condizioni, è possibile creare filtri personalizzati che restringono l ambito di ricerca dei dati in base alle proprie esigenze. Per ottenere questo risultato è necessario creare un filtro. Se sono state già eseguite query in un database, l operazione risulterà familiare. 1. Selezionare Filtri per numeri o Filtri per testo nell elenco. Verrà visualizzato un menu che consente di filtrare in base a diverse condizioni. 2. Scegliere una condizione e quindi selezionare o immettere criteri. Fare clic sul pulsante And per combinare i criteri, ovvero due o più criteri che devono essere soddisfatti, e sul pulsante Or per specificare che deve essere soddisfatta solo una di più condizioni. 3. Fare clic su OK per applicare il filtro e ottenere i risultati desiderati. Ordinare dati in un foglio di lavoro di Excel Quando si ordinano le informazioni in un foglio di lavoro, è possibile visualizzare i dati nel modo desiderato e trovare rapidamente i valori. È possibile ordinare un intervallo o una tabella di dati in una o più colonne di dati, ad esempio ordinare i dipendenti prima in base al reparto e poi in base al cognome. Procedura Selezionare i dati da ordinare Selezionare un intervallo di dati, ad esempio A1:L5 (più righe e colonne) o C1:C80 (una sola colonna). L intervallo può includere i titoli creati per identificare le colonne o le righe. Pag. 21 a 43

22 Ordinare rapidamente i dati 1. Selezionare una singola cella nella colonna in base a cui applicare l ordinamento. 2. Fare clic su per applicare l ordinamento crescente, ovvero dalla A alla Z o dal numero più basso a quello più alto. 3. Fare clic su per applicare l ordinamento decrescente, ovvero dalla Z alla A o dal numero più alto a quello più basso. Ordinare i dati specificando i criteri È possibile scegliere le colonne in base a cui eseguire l ordinamento facendo clic sul comando Ordina nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati. 1. Selezionare una singola cella in un punto qualsiasi dell intervallo da ordinare. 2. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati fare clic su Ordina. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Ordina. 3. Nell elenco Ordina per selezionare la prima colonna in base alla quale eseguire l ordinamento. 4. Nell elenco Ordina in base a selezionare Valori, Colore cella, Colore carattere o Icona cella. 5. Nell elenco Ordine selezionare il criterio che si desidera applicare all operazione di ordinamento, ovvero alfabetico o numericamente crescente o decrescente, ad esempio dalla A alla Z o dalla Z alla A per il testo oppure dal valore più basso a quello più alto o viceversa per i numeri. Pag. 22 a 43

23 16. Creare una formula Le formule sono equazioni che consentono di eseguire calcoli, restituire informazioni, modificare il contenuto di altre celle, verificare condizioni e così via. Una formula inizia sempre con un segno di uguale (=). Nella tabella seguente sono riportati alcuni esempi di formule, con le relative descrizioni. Formula Descrizione =5+2*3 Aggiunge 5 al prodotto di 2 per 3. =RADQ(A1) Utilizza la funzione RADQ per restituire la radice quadrata del valore in A1. =OGGI() Restituisce la data corrente. Verifica se la cella A1 contiene un valore maggiore di 0. Se la = condizione restituisce Vero, nella cella viene visualizzato il testo IF(A1>0,"Plus","Minus") "Più", in caso contrario viene visualizzato il testo "Meno". Procedura Selezionare una cella e iniziare a digitare In una cella digitare un segno di uguale (=) per iniziare la formula. Completare il resto della formula Eseguire una delle operazioni seguenti: Digitare una combinazione di numeri e operatori, ad esempio 3+7. Utilizzare il mouse per selezionare altre celle inserendo un operatore tra di esse. Selezionare ad esempio B1, digitare un segno più (+), selezionare C1, digitare + e quindi selezionare D1. Digitare una lettera per scegliere da un elenco di funzioni dei fogli di lavoro. Digitando "a" ad esempio verranno visualizzate tutte le funzioni disponibili che iniziano con la lettera "a". Completare la formula Per completare una formula in cui viene utilizzata una combinazione di numeri, riferimenti di cella e operatori, premere INVIO. Per completare una formula in cui viene utilizzata una funzione, fornire le informazioni necessarie per la funzione e quindi premere INVIO. Per la funzione ASS ad esempio è necessario un valore numerico, espresso digitando un numero o selezionando una cella contenente un numero. Le formule completate hanno un aspetto simile a quello degli esempi seguenti: Pag. 23 a 43

24 Formula Descrizione =3+7 Somma due numeri =B1+C1+D1 Somma i valori contenuti in tre celle =ASS(-3) Restituisce il valore di un numero senza il segno 17. Illustrare i dati con un grafico in un foglio di lavoro Un grafico è una rappresentazione visiva dei dati. Utilizzando elementi quali colonne (in un istogramma) o linee (in un grafico a linee), in un grafico è possibile visualizzare una serie di dati numerici in formato grafico. Il formato grafico facilita la comprensione di quantità elevate di dati e delle relazioni tra diverse serie di dati. In un grafico è inoltre possibile osservare il quadro complessivo per analizzare i dati e individuare tendenze importanti. Procedura Selezionare i dati da organizzare in un grafico. Suggerimento I dati devono essere disposti in righe o in colonne, con le etichette di riga a sinistra e le etichette di colonna al di sopra dei dati. Il metodo migliore per tracciare i dati nel grafico verrà determinato automaticamente. Nel gruppo Grafici della scheda Inserisci selezionare il tipo di grafico da utilizzare e quindi scegliere un sottotipo di grafico. Suggerimento Per visualizzare tutti i tipi di grafico disponibili, fare clic su per visualizzare la finestra di dialogo Inserisci grafico e quindi fare clic sulle frecce per scorrere i tipi di grafico. Pag. 24 a 43

25 Posizionando il puntatore del mouse su qualsiasi tipo di grafico, verrà visualizzato il nome del grafico sotto forma di descrizione comando. Per ulteriori informazioni sui vari tipi di grafico, vedere Tipi di grafico disponibili. Utilizzare la barra multifunzione Strumenti grafico per aggiungere al grafico elementi quali titoli ed etichette dati e per modificare la struttura, il layout o il formato del grafico. Suggerimento Se la barra multifunzione Strumenti grafico non è visualizzata, fare clic in un punto qualsiasi del grafico per attivarla. LAVORARE CON IL FOGLIO ELETTRONICO (sezione operativa) 1. Funzioni automatiche Pulsante Somma Automatica nel gruppo Modifica della scheda Home Selezionato un intervallo di celle contenente dati, il pulsante con il simbolo di sommatoria (sigma maiuscola) che troviamo sulla barra degli strumenti consente: di applicare una sommatoria automatica cliccando sul simbolo di scegliere altre funzioni (che verranno applicate automaticamente) cliccando sulla feccia nera a destra che apre il corrispondente menu a discesa(v. figura sotto). Scelta la funzione questa verrà scritta nella cella attiva e basterà un Invio per eseguirla Pag. 25 a 43

26 Barra di stato con i risultati temporanei Selezionando un intervallo di dati sul foglio di lavoro e guardando in basso a destra nella barra di stato si vedrà un risultato di questo tipo ovvero sulla barra di stato compare il risultato temporaneo relativo ad alcune elaborazioni calcolate sui dati selezionati. Queste informazioni rappresentano utili indicazioni ma sono volatili e non possono essere richiamate in altre funzioni o formule e infatti deselezionando l intervallo i valori appena calcolati scompaiono. 2. La sintassi delle funzioni Le funzioni di Excel hanno una sintassi ben precisa che deve essere rispettata per il loro funzionamento. Generalizzando, l espressione completa per l inserimento di una funzione è la seguente = nome_funzione (argomento; criteri1; criteri2; criteri..n; [criteri1]; [criteri2]; [criteri_n]) dove possiamo individuare i seguenti componenti obbligatori e facoltativi: il segno =, obbligatorio per far capire al programma che stiamo inserendo una funzione il nome funzione, obbligatorio per richiamare la funzione dalla libreria di excel le parentesi, obbligatorie anche per le funzioni (come OGGI e CASUALE) che non richiedono argomenti argomento, obbligatorio (tranne le eccezioni indicate al punto precedente), definisce su quali dati (celle o intervalli) si eseguirà la funzione indicata criteri, obbligatori se previsti dalle funzioni specifiche (es. SOMMA.SE) [criteri], facoltativi (ad esempio il FALSO nella CERCA.VERT) E bene ricordare che se non si esplicitano componenti obbligatori la funzione va in errore e non potrà essere eseguita. Se non si esplicitano componenti facoltativi la funzione verrà comunque eseguita ma non è detto che restituisca i risultati attesi. Pertanto facoltativo non significa non necessario ai fini delle elaborazioni. Intervalli di celle Pag. 26 a 43

27 3. Inserire le funzioni In Excel 2010 le funzioni vengono interamente gestite nella scheda multifunzione Formule. Le funzioni possono essere inserite in 3 modi: 1) scrivendole direttamente nella barra della formula avendo cura di non sbagliare sintassi (dopo aver selezionato la funzione, di non inserirla premendo INVIO altrimenti Excel visualizzerà un errore di nome così rappresentato #NOME!) 2) attraverso una procedura guidata che si attiva con il pulsante della scheda Formule oppure facendo clic sullo stesso simbolo situato alla sinistra della barra della formula In questa finestra è possibile: ricercare la funzione desiderata compilando il campo della ricerca libera Cerca una funzione oppure selezionando una categoria. In questo caso nel riquadro sottostante verranno visualizzate le funzioni raggruppate nella categoria selezionata. avviare la procedura guidata cliccando sull ok dopo aver selezionato la funzione, che intanto viene brevemente descritta, come sintassi e utilità, con poche stringhe di testo poste al di sotto del riquadro Pag. 27 a 43

28 Nella figura si riporta un esempio di compilazione di una procedura guidata per l inserimento della funzione MEDIA. Nella caratteristica finestra grigia c è l elenco dei parametri obbligatori (in neretto) e facoltativi. Possiamo compilare i campi digitando da tastiera oppure con l aiuto del mouse. Se il cursore lampeggia nel campo Num1, l utente può trascinare il mouse sopra le celle C2:C10 (nell esempio riportato) e il campo si autocompilerà. A questo punto, facendo clic su Ok, otterremo il calcolo della media delle celle selezionate. 3) utilizzando, rispetto alla procedura precedente, la scorciatoia offerta in Excel 2010 dalla disponibilità delle funzioni già categorizzate nel gruppo Libreria di funzioni della scheda Formule. Apparirà anche una breve descrizione della funzione selezionata. Una volta confermata la selezione con un clic del mouse si ritornerà alla finestra di dialogo Argomenti funzione trattata sopra. 4. Uso avanzato delle funzioni: funzioni condizionali e annidamento Le funzioni condizionali Si intende per funzione condizionale una funzione il cui risultato sia dipendente dal verificarsi o meno di una o più condizioni. Integrando le formule e funzioni di Excel con le funzioni condizionali, si elegge la cartella di Excel ad un vero e proprio linguaggio di programmazione funzionale. Le principali funzioni condizionali, che di seguito trattiamo brevemente, sono: a) funzioni di aggregazione: CONTA.SE: Contare tutti i valori che soddisfano criteri specifici SOMMA.SE: Sommare tutti i valori che soddisfano criteri specifici b) funzioni logiche: SE: Visualizzare un valore o eseguire un elaborazione che dipende dai criteri impostati E, O: Abbinare in AND e OR due o più condizioni, da usare poi all interno di una funzione condizionale SE Pag. 28 a 43

29 La funzione CONTA.SE consente di contare solo determinate celle, per esempio quelle che contengono un particolare valore, o quelle il cui valore è inferiore o superiore ad un altro ecc. Si imposta in questo modo: =CONTA.SE (INTERVALLO;"CRITERI") L intervallo è il gruppo di celle all interno del quale effettuare la conta, per esempio A2:C10 significa che Excel dovrà operare solo nelle celle comprese tra A2 e C10. Criteri significa cosa contare nell intervallo indicato in precedenza, per esempio "<10" significa che in un determinato intervallo occorrerà contare quante sono le celle che contengono un valore inferiore a 10. Se all interno dei criteri scriviamo caratteri non numerici, occorrerà racchiuderli tra virgolette. Per esempio 10 non sarà all interno di virgolette, ">10" invece le comprenderà visto che il simbolo matematico di maggiore non è un numero. Impostare la funzione Manualmente tramite tastiera 1. Aprite un foglio di Excel e riproducete una tabella di esempio simile a questa 2. Posizionatevi sulla cella B5 e trascrivete la funzione "Conta.Se" per contare quante volte le aziende sono andate in perdita nell arco dei tre anni indicati nella tabella, in questo modo: =CONTA.SE(B2:D4;"PERDITA") l intervallo indicato è costituito da tutte le celle comprese tra B2 e D2, i criteri sono costituiti dalla stringa "Perdita" e per questo andrà racchiusa tra virgolette. Tra intervallo e Criteri occorre sempre separare col punto e virgola. 3. Il risultato finale sarà 3 4. Cliccate su B7 e trascrivete la funzione CONTA.SE in modo da contare tutti i valori maggiori di 50000, in questo modo: =CONTA.SE(B2:D4;">50000") Anche in questo caso il risultato finale sarà 3 Pag. 29 a 43

30 Impostare la funzione tramite finestra 1. Dopo esservi posizionati nella cella dove dovrà comparire il risultato, aprite la barra multifunzione "Formule" e cliccate sul pulsante "Inserisci Funzione" 2. Nella Finestra "Inserisci Funzione" posizionatevi nella categoria "Statistiche" e scegliere nell elenco in basso "Conta.Se". Al termine confermare col tasto OK. 3. Nella finestra indicare l intervallo e i criteri (...come prima!) e confermare col tasto OK Contare numeri valori o celle vuote nel Foglio Excel Conoscere quanti valori o quanti numeri sono presenti in un dato elenco, oppure quante celle risultano vuote. Per questo tipo di verifiche Excel mette a disposizione le Funzioni di conteggio CONTA.NUMERI, CONTA.VALORI, CONTA.VUOTE In questa sezione viene inoltre suggerita una formula che permette di contare quante celle, in un dato intervallo, contengono testi. La Funzione CONTA.NUMERI La funzione CONTA.NUMERI conteggia il numero di celle di un dato intervallo che contengono numeri (incluse le date). La sintassi della Funzione è la seguente: =CONTA.NUMERI(val1; [val2];...) Nell'esempio a lato si vuole conteggiare quanti numeri sono presenti nell'intervallo di celle A1:A10 la funzione sarà: =CONTA.NUMERI(A1:A10) Pag. 30 a 43

31 La Funzione CONTA.VALORI La Funzione CONTA.VALORI conteggia il numero di celle di un dato intervallo che contengono qualsiasi valore (numeri lettere). La sintassi della Funzione è la seguente: La Funzione CONTA.VUOTE =CONTA.VALORI(val1; [val2];...) La Funzione CONTA.VUOTE conteggia il numero di celle vuote (prive pertanto sia di numeri sia di tetsi) di un dato intervallo. La sintassi della Funzione è la seguente: =CONTA.VUOTE(val1; [val2];...) Formula per calcolare il numero di celle che contengono un testo È possibile conteggiare il numero di celle che contengono un testo sottraendo la Funzione CONTA.NUMERI dalla Funzione CONTA.VALORI. Esempio, nella figura a lato la formula sarà data dalla differenza fra le due funzioni CONTA.VALORI e CONTA.NUMERI =CONTA.VALORI(A1:A10)-CONTA.NUMERI(A1:A10) Pag. 31 a 43

32 La Funzione SOMMA.SE ha la seguente sintassi: =SOMMA.SE(intervallo;criterio;[int_somma]) intervallo: è l intervallo nelle quali cercare i valori; criterio: definisce la condizione del valore da ricercare nell intervallo; Int_somma: definisce le celle che, se si verifica la condizione, verranno sommate da Excel. Esempio di applicazione della Funzione SOMMA.SE Si consideri per la tabella sottostante la necessità di calcolare il fatturato complessivo di un solo venditore (ad esempio Rossi). Il riferimento al venditore potrà essere indicato o facendo riferimento ad una cella entro cui è imputato il nome o inserendo il nome stesso fra doppi apici all interno della formula. Sarà possibile esprimere la Funzione nel seguente modo: =SOMMA.SE(C:C;"Rossi";F:F) Ovvero: Intervallo tutta la colonna C:C; criterio "Rossi" int_somma tutta la colonna F:F Nota. Nel definire l area dell intervallo e dell int_somma, è possibile fare riferimento all intera colonna del foglio di lavoro indicando rispettivamente con C:C e F:F tutta la colonna C e F del foglio di lavoro. Utilizzare due soli argomenti della funzione SOMMA.SE Ulteriore esempio di applicazione della Funzione SOMMA.SE utilizzando solo due argomenti della Funzione. Come espresso dalla sintassi: =SOMMA.SE(intervallo;criterio;[int_somma]) il terzo argomento della Funzione essendo indicato fra parentesi quadrata [int_somma] è opzionale. E possibile pertanto utilizzare anche solo i primi due argomenti della Funzione SOMMA.SE nel caso in cui la colonna nella quale verificare il criterio, sia la stessa da sommare. Pag. 32 a 43

33 Ad esempio: Si vogliono sommare solo i numeri positivi, pertanto si imposta il criterio che i valori contenuti nell intervallo delle celle B2:B6 siano maggiori di zero. =SOMMA.SE(B2:B6;">0") Attenzione. Il criterio maggiore di zero ">0" all interno della Funzione deve essere espresso fra doppi apici. La Funzione logica SE di Excel e gli operatori logici di confronto La Funzione Logica SE risulta indubbiamente una della Funzioni più utilizzate nei Fogli di lavoro di Excel. Questo tipo di Funzione permette di valutare una condizione (test_logico) e restituire due possibili risposte VERO o è FALSO. La sintassi della Funzione SE presenta tre argomenti: =SE(test;[se_vero];[se_falso]) L argomento Test esprime un espressione logica rispetto un determinato valore (ad esempio potrebbe essere: maggiore a; uguale a, minore di...). Il test logico così espresso restituisce due diverse argomentazioni [se VERO] o [se FALSO] all interno delle quali potranno essere espressi valori numerici, stringhe di testo o Formule. Funzione SE Excel: la definizione del Test logico Il Test logico rappresenta l elemento chiave della Funzione SE e deve essere individuato in modo tale che possa esprimere le due condizioni VERO o FALSO che serviranno per completare la sintassi dell espressione. Nell impostare il test logico sono disponibili gli operatori di confronto, (schematizzati nell immagine). Uguale a; Maggiore di; Minore di; Maggiore o uguale a; Minore o uguale a, Diverso da. Dopo l espressione del Test logico, nella successiva parte della Funzione, dovrà essere indicato cosa fare se il confronto con il test risulta VERO o FALSO. Al posto di VERO e FALSO sarà possibile esprimere un valore, una formula da calcolare oppure un testo (nel caso dovrà essere imputato virgolettato fra doppi apici). Pag. 33 a 43

34 Applicare la Funzione logica SE Prendiamo in esame una Funzione logica SE che restituisca un testo, e ipotizziamo di dover commentare semplicemente con Sufficiente o Insufficiente i voti superiori o inferiori al valore 5. Nella cella D3 potrà essere inserita la seguente Funzione: =SE(C3<6;"Insufficiente";"Sufficiente") Il risultato di questa Funzione sarà la restituzione del commento insufficiente se il voto è inferiore a 6 oppure sufficiente se il voto è superiore o uguale a 6. Nella Funzione SE l espressione del confronto del test logico (insufficiente o sufficiente) essendo testo, deve essere imputato fra doppi apici. Applicare la Funzione SE (inserire Formule negli argomenti) La Funzione SE, nella definizione degli argomenti [se VERO] o [se FALSO] può esprimere anche dei valori numerici o delle formule di calcolo. Nell esempio dell immagine sotto raffigurata si vuole attribuire un incentivo pari al 4% del fatturato per le eventuali vendite mensili superiori ai euro. Pertanto se un venditore dovesse fatturare euro, si dovrà calcolare il 4% di incentivo sui 2000 euro che hanno superato la soglia dei La Funzione potrà essere impostata nel seguente modo: =SE(C3>10000;(c )*4%;0) Nell argomento Funzione SE_FALSO è stato inserito 0 (zero). Pertanto se il venditore non supera i euro di fatturato, nella colonna incentivo verrà restituito il valore zero. Annotazione. Nell impostare le Funzioni è sempre opportuno inserire meno riferimenti possibili a valori che potrebbero variare. Pag. 34 a 43

35 Il valore numerico anziché inserirlo nella Formula sarebbe più corretto scriverlo in una cella e nella Funzione inserire le coordinate di riferimento alla cella, in tal modo se dovesse variare la definizione della soglia sopra la quale calcolare l incentivo basterà cambiare il valore nella cella di riferimento e non dover correggere la Funzione. Applicare la Funzione SE - utilizzare l operatore logico di confronto "diverso da" Nell esempio sotto raffigurato, si vuole impostare una Funzione SE, che riconosca un rimborso di 50 Euro a tutti coloro che non sono della città di Verona. In questo caso è possibile impostare un criterio di esclusione che viene espresso dalle parentesi angolari aperta e chiusa. <> La Funzione valuta se il valore contenuto nella cella C3 è diverso da "<>" Verona. Se VERO viene inserito il valore 50, se FALSO 0 (zero). =SE(C3<>"Verona";50;0) Funzione SE nidificata Quando sono necessarie più condizioni di valutazione, nell argomento VERO o FALSO di una Funzione SE è possibile includere (nidificare) una successiva Funzione SE che prenda in considerazione un ulteriore TEST logico. Pag. 35 a 43

36 Esempio di Funzione logica SE nidificata Nell esempio raffigurato nell immagine, si vuole riconoscere un incentivo di anzianità di lavoro pari a 50 se una persona ha più di 10 anni lavorativi, e di 100 se ha più di 20 anni di lavoro. La Funzione SE, può essere impostata in due modi diversi, prevedendo in entrambi casi una seconda Funzione SE nidificata nella prima. Nel primo caso, nel test logico della Funzione SE, viene verificato se la persona ha meno di 10 anni di lavoro, nel caso fosse vero viene inserito il valore 0 (zero); nel caso fosse falso viene considerata una seconda Funzione logica SE che verifica se la persona ha più di 20 anni di lavoro. Nel vero di questa seconda espressione viene inserito 100 e nel falso 50. Nel secondo caso (immagine sottostante), nel test logico della Funzione SE, viene verificato se la persona ha più di 10 di lavoro; nel vero di questa prima Funzione, viene nidificata una seconda Funzione SE nel cui test logico si verifica se ha più di 20 anni di lavoro (nel vero e nel falso vengo espressi rispettivamente i valori 100 e 50). La formula si chiude con lo zero che rappresenta il falso della prima Funzione logica SE. La Funzione logica E La Funzione logica E Restituisce come risultato VERO se tutti gli argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se uno o più argomenti hanno valore FALSO. =E(logico1;logico2;...) Logico1; logico2;... sono da 1 a 30 condizioni che possono assumere valore VERO o FALSO. Nell'esempio raffigurato nell'immagine viene proposta una Funzione E che verifica se il settore e la città sono rispettivamente uguali a Calzature e Verona. Solo nel caso del venditore Bianchi i due valori sono veri. Nel caso del venditore Rossi e Neri il risultato restituito dalla Funzione risulta FALSO. La Funzione logica O La Funzione logica O restituisce VERO se almeno un argomento ha valore VERO e restituisce FALSO solo se tutti gli argomenti hanno valore FALSO. =O(logico1;logico2;...) Logico1;logico2;... sono da 1 a 30 argomenti da verificare che possono avere valore VERO o FALSO. Pag. 36 a 43

37 Nell'esempio raffigurato nell'immagine sottostante viene impostata una Funzione O che verifichi se il settore sia uguale a Calzature oppure che la città sia Verona. Solo i dati relativi al Venditore Neri restituiscono Falso in quanto nessuno dei due valori considerati risulta vero. La Funzione NON La Funzione NON prende in considerazione un unico argomento logico e lo inverte da VERO a FALSO. Non è un operatore logico e viene utilizzato per invertire un valore logico e di conseguenza trasformare in VERO ciò che è FALSO o viceversa. =NON(logico) Dove l'argomento logico rappresenta un solo e unico valore. Nell'esempio raffigurato, la Funzione NON serve per escludere tutti coloro che sono della produzione. Le Funzioni Logiche E, O e NON, lavorano su variabili che possono assumere solo valore VERO o FALSO. Le Funzioni Excel MIN e MAX Le Funzioni MIN e MAX restituiscono rispettivamente il valore più basso (minimo) e il valore più alto (massimo) presente in un intervallo di valori. La sintassi della Funzione è data da: =MIN(num1;num2; ) =MAX(num1;num2; ) dove: num1;num2; sono gli argomenti numerici o l'area del foglio di lavoro nella quale si vuole ricercare il valore numerico minimo o massimo presente. Esempio figura a lato =MIN(A1:A10) e =MAX(A1:A10) Pag. 37 a 43

38 5. Creare Grafici con Excel: applicare Stili e Layout grafici Dover trasformare le informazioni contenuti nei dati del foglio di lavoro, in una o più immagini esemplificative è l'elemento chiave che caratterizza la scelta di un grafico. Le tipologie di grafico presentate in questa sezione sono gli ISTOGRAMMI e le BARRE. In questa prima parte sui grafici vengono trattate le formattazioni "veloci" legate all'utilizzo della scheda PROGETTAZIONE. La parte relativa alle impostazioni "manuali" legate alla scheda FORMATO sarà trattata in una successiva nota. Come altre funzioni di Excel il gruppo schede STRUMENTI GRAFICI e le relative schede di impostazione vengono visualizzate sulla barra multifunzione solo nel momento in cui è iniziata la creazione del grafico attraverso la scheda INSERISCI gruppo pulsanti Grafici. Grafici Excel: Creare un istogramma Gli Istogrammi, detti anche grafici a colonne, si tratta sicuramente del grafico più comune e facile da leggere. Un istogramma è una rappresentazione grafica attraverso delle barre verticali dei valori che vengono attribuiti a determinate categorie. Le categorie sono in genere organizzate lungo l'asse orizzontale e i valori lungo l'asse verticale. Gli istogrammi possono essere sviluppati per: affiancamento dei dati; somma dei dati (pile) o percentualizzazione. Una volta selezionato l'inserimento di un istogramma, in Excel 2013 si apre un menu che propone delle rappresentazioni in forma di colonne 2D o 3D (tramite un effetto assonometrico). Nel caso delle Colonne 2D, la prima immagine rappresenta l'affiancamento dei dati, la seconda la somma dei dati e la terza la percentualizzazione. Nel caso della percentualizzazione le barre dell'istogramma saranno tutte della stessa grandezza, i colori interni rappresenteranno quanto percentualmente le voci delle serie concorrono al dato finale. Si prenda come esempio la seguente tabella, considerando che si voglia costruire un istogramma 3D con barre affiancate che rappresenti i proventi delle 3 agenzie alfa beta e gamma. Pag. 38 a 43

39 Inserire un grafico nel Foglio di lavoro Excel Con gli istogrammi si rappresentano spesso più serie di valori appartenenti alla stessa categoria e ciascuna serie viene visualizzata da più colonne affiancate. Per iniziare la costruzione di un grafico, bisogna prima di tutto selezionare la tabella e successivamente cliccare sul tipo di grafico che si vuole inserire (esempio colonne 3D raggruppate). Il risultato di questa azione sarà l'automatico inserimento del grafico a lato. La formattazioni veloce del grafico: utilizzo della scheda PROGETTAZIONE Dopo aver inserito un grafico nel foglio di lavoro, è possibile modificarne immediatamente l'aspetto. Sulla Barra multifunzione viene automaticamente visualizzato un gruppo schede STRUMENTI GRAFICO contenente le schede PROGETTAZIONE e FORMATO. Nella scheda PROGETTAZIONE, attraverso i due gruppi pulsanti Stili grafici e Layout grafici è possibile applicare rapidamente un layout e degli stili predefiniti, anziché aggiungere, modificare e formattare manualmente gli elementi del grafico,. Pag. 39 a 43

40 Cambiare il colore e lo stile di un grafico Con il pulsante Cambia colori del gruppo pulsane Stili grafici, è possibile scegliere fra due diverse "tavolozze" di colori. La prima quella Policromatico presenta su ogni riga i diversi colori che verranno applicati alle barre dell'istogramma. La seconda tavolozza, quella Monocromatico, formatta le varie parti dell'istogramma con delle scale colore di diversa tonalità ma della stessa cromia. I colori che verranno selezionati all'interno di questo menu possono essere applicati direttamente alla tabella. Successivamente negli stili di formattazioni è possibile definire un ulteriore format di colorazione relativamente anche ad altre parti del grafico quali lo sfondo, la tramatura, le etichette etc. Layout grafici rapido Attraverso questo menu presente sempre nella scheda PROGETTAZIONE, è possibile scegliere come trasformare il grafico rispetto alcuni Layout predefiniti, E' possibile includere delle etichette, la legenda oppure le percentualizzazioni, una volta scelto fra un Layout rapido, l'intero grafico assumerà la forma della formattazione prevista dal tipo di Layout selezionato. Questo tipo di formattazione è successivamente modificabile in ogni elemento: forma, dimensione, colore, trame, etichette, sfondi etc. Passando nella scheda FORMATO della barra multifunzione, è infatti possibile scegliere manualmente l'impostazione di ogni parte del grafico. Pag. 40 a 43

41 Ulteriori funzioni della scheda PROGETTAZIONE Dopo i layout rapidi e gli stili, poche altre funzioni completano la scheda Progettazione. Mentre alcuni pulsanti sono estremamente comprensibili nelle loro funzioni quali ad esempio: Inverti righe/colonne; Cambia tipo di grafico e Sposta grafico, un approfondimento merita il pulsante Selezione dati. Selezione dati consente alcune interessanti operazioni di filtro, cliccando il pulsante appare la finestra di dialogo Seleziona origine dati, nella quale è possibile ridefinire l'intervallo del foglio nella quale si trova l'origine dei dati; Scambiare velocemente righe e colonne; Nascondere alcune colonne semplicemente togliendo o inserendo il flag di selezione. Pag. 41 a 43

42 Creare Grafici Torta in Excel Un Grafico a Torta è basato su una sola serie di valori e viene rappresentato da delle quantità proporzionate e percentualizzate di fette all'interno di un cerchio. Poiché il Diagramma Circolare (indicato comunemente come Grafico a Torta) permette la rappresentazione di una sola serie i dati sul Foglio di lavoro di Excel dovranno essere organizzati in un'unica colonna o riga. Inserire un grafico a Torta (Diagramma circolare) nel Foglio Excel Come prima operazione bisogna selezionare i valori che si desidera tracciare nel grafico a Torta. Successivamente nella scheda INSERISCI gruppo pulsanti Grafici cliccare sul comando Inserisci grafico a torta o anello. Nel pulsante inserisci è disponibile la scelta fra Torta e Torta 3D, il contributo percentuale di ogni serie rispetto al totale, può essere visualizzato in formato 2D o realizzato con una prospettiva assonometrica tridimensionale. Dopo aver scelto il tipo di grafico 2D o 3D (senza ulteriori passaggi all'interno di finestre di dialogo) viene inserito sul Foglio il Grafico a Torta. A questo punto è necessario provvedere ad una personalizzazione tramite i comandi di Layout rapido della scheda PROGETTAZIONE oppure intervenire "manualmente" su tutti gli elementi grafici utilizzando i comandi presenti nella scheda FORMATO. Formattare velocemente il Grafico Torta Selezionando il grafico presente sul Foglio di lavoro di Excel, nella Barra Multifunzione si visualizza il gruppo schede STRUMENTI GRAFICO, articolato nelle schede PROGETTAZIONE e FORMATO. Nella scheda PROGETTAZIONE sono presenti dei comandi per attribuire velocemente una formattazione al Grafico a Torta appena inserito. Ad esempio il pulsante Layout rapido apre un menu a discesa nel quale sono elencati i principali Layout disponibili per un Grafico in formato Torta. Sempre nella scheda PROGETTAZIONE sono disponibili nel gruppo pulsanti Stili Grafici, una serie di formati applicabili alla Grafica del diagramma circolare. Pag. 42 a 43

43 Grafico Torta: estrarre singole fette o esplodere l'intera superficie Un volta creato il grafico a Torta, è possibile estrarre delle singole fette, esploderne l'intera superficie, oppure ruotarne le sezioni per ottenere delle prospettive diverse di visualizzazione. Estrarre un singola fetta può risultare molto significativo per porre in evidenza una specifica serie di valori. Grafico a torta: la rotazione 3D Dopo aver creato un grafico, è possibile per facilitarne la lettura cambiare la prospettiva 3D e ruotarlo sul proprio asse o inclinarlo. Per cambiare la prospettiva di visualizzazione e definire l'aspetto desiderato cliccare con il pulsante destro all'interno del grafico e selezionare Rotazione 3D... Una volta cliccato su Rotazione 3D... è possibile impostare il grado di inclinazione o rotazione degli assi portando in primo piano la fetta della Torta di maggiore interesse, oppure inclinando ulteriormente l'effetto di profondità del grafico. Per ruotare sul proprio asse il Diagramma circolare, basta agire sul campo Rotazione X ed aumentarne i gradi, la Torta ruoterà sul proprio asse centrale permettendo di portare in primo piano i valori desiderati. Pag. 43 a 43