Il percorso di digitalizzazione del fascicolo penale e di centralizzazione delle segreterie dei PPMM della Procura della Repubblica di Nola

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1 Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro ESPERIENZE E BUONE PRATICHE DEL 6 LUGLIO 2015 Il percorso di digitalizzazione del fascicolo penale e di centralizzazione delle segreterie dei PPMM della Procura della Repubblica di Nola Procura della Repubblica di Nola I progetti di modernizzazione e innovazione sviluppati nell ambito del progetto interregionale transnazionale di diffusione di Best Practices negli uffici giudiziari italiani (DBP), finanziato e supportato dalla Regione Campania con risorse del Fondo Sociale Europeo (FSE). Sintesi La Procura della Repubblica di Nola ha avviato il progetto Diffusione delle Best Practices (DBP) nel luglio 2014 e concluderà la sua realizzazione il prossimo settembre L assistenza tecnica fornita all ufficio dalla Regione Campania, ha consentito a questi di proseguire il percorso di innovazione organizzativa attivato a partire dal 2010 e che nel corso del tempo gli ha consentito di migliorare le proprie performance interne passando dal gennaio del 2008 da fascicoli pendenti, ad una pendenza di fine periodo 2014 di fascicoli. Di seguito sono riportati delle sintesi dei progetti in corso di realizzazione sia nell ambito del progetto Diffusione delle Best Practices, sia gestiti in autonomia dall ufficio. L approfondimento dei progetti è avvenuta in corso di implementazione degli stessi. Informazioni di contesto La Procura della Repubblica di Nola istituita nel 1994 esercita la sua funzione giurisdizionale su 34 comuni dell area nord- est di Napoli per un totale di oltre mezzo milione di abitanti, su un territorio che gode di un elevata concentrazione commerciale, logistica e produttiva essendo la sede del primo e più importante polo economico del Centro - Sud Italia quale il CIS interporto campano, del centro servizi polifunzionale Vulcano Buono e dell officina meccanica di NTV, primo operatore privato italiano sulla rete ferroviaria ad alta velocità. Il personale amministrativo corrisponde a 48 unità, compreso il Dirigente amministrativo, mentre quello giudiziario corrisponde a 15 magistrati compreso il Procuratore Capo. 1

2 Il progetto Estensione del programma di gestione documentale TIAP L ufficio, sin dal 2010, ha adottato il software di gestione documentale ministeriale TIAP (Trattamento informatizzato degli atti processuali) grazie anche ad un progetto finanziato dalla Provincia di Napoli a favore delle Procure di Nola e di Torre Annunziata, con il coordinamento e la gestione del CISIA di Napoli. Il costante depauperamento dell organico amministrativo, la crescita della domanda di giustizia emergente dal territorio, l esigenza di migliorare il servizio al pubblico per gli avvocati sono i principali motivi che hanno spinto l ufficio ad intraprendere questo percorso innovativo. Le Procure sono state prime, tra gli uffici giudiziari del distretto napoletano, ad avvalersi compiutamente del software di gestione documentale informatizzata, se si esclude una prima sperimentazione da parte di alcune sezioni della Procura della Repubblica di Napoli. Il progetto di sviluppo legato all introduzione del TIAP ha visto impegnato l ufficio, nel corso degli anni, in un percorso di progressiva e costante implementazione e sedimentazione, che al momento sta proseguendo anche con il progetto Diffusione delle Best Practices. Dopo un iniziale ipotesi di digitalizzazione dei soli atti indirizzati verso il GIP per le più rilevanti richieste cautelari e al GUP per l udienza preliminare, l ufficio giudiziario si è poi indirizzato verso una digitalizzazione di tutti i fascicoli oggetto di avviso 415 bis c.p.p.; puntando così sugli atti di norma richiesti in consultazione da parte degli avvocati, al fine di conseguire uno snellimento delle attività delle segreterie giudiziarie nella fase di ricezione avvocati e di rilascio copie atti semplificando nel contempo l accesso agli atti da parte dell utenza. In questa prima fase l ufficio ha lavorato in particolare ad una revisione delle modalità di erogazione del servizio di consultazione del fascicolo e di rilascio copie, potenziando il servizio del front office mediante l istituzione di un apposito ufficio ed è stato, altresì, sperimentato un modello sostenibile da parte delle cancellerie dei PPMM tutte dotate di scanner idonei al riconoscimento dei bar codes - di trasformazione del fascicolo in formato digitale, della sua indicizzazione, ricerca e visualizzazione. Nel tempo la Procura della Repubblica di Nola ha esteso la digitalizzazione degli atti anche alle richieste di incidente probatorio e di misura cautelare, creando così i presupposti per una totale interazione telematica con gli uffici del GIP/GUP del Tribunale di Nola (con la sola eccezione della sezione monocratica del Tribunale), del Riesame e del Tribunale per i Minorenni di Napoli. In tal senso, ormai, opera un sistema di trasmissione degli atti esclusivamente in formato digitale, sulla base di accordi stipulati tra uffici giudiziari in base ai quali l unico atto rimesso in originale cartaceo risulta essere quello della richiesta del PM da cui trae origine la movimentazione del fascicolo. La trasmissione di atti digitalizzati è, inoltre, avvenuta anche a favore di alcuni uffici giudiziari al di fuori del distretto campano. Ad oggi l ufficio TIAP, è dotato di 5 postazioni informatiche destinate alla consultazione del fascicolo ed al rilascio delle copie; alla verifica dei requisiti di accesso dei legali, all assistenza e supporto nella fase di consultazione a video del fascicolo nonché in quella 2

3 eventuale e conseguente di prenotazione e rilascio copie, curando ovviamente tutti gli adempimenti tributari vigenti. Nello specifico, in fase di visione del fascicolo, vengono rilasciate agli avvocati le credenziali di accesso per la consultazione su video, limitate nel tempo; l avvocato seleziona le parti del fascicolo da riprodurre in formato cartaceo od elettronico, il software TIAP agevola la consultazione in quanto consente di effettuare ricerche testuali e di selezionare le parti del fascicolo interessate (avvisando nel caso in cui le pagine selezionate abbiano raggiunto il costo di riproduzione totale del fascicolo) ed effettua il calcolo dei pagamenti dei diritti che gli avvocati sono tenuti a versare; gli avvocati possono ricevere copia degli atti scegliendo tra la versione in formato elettronico o quella cartacea. L ufficio TIAP è passato nel corso del tempo ad un aumento di oltre il 60% di richieste copie atti in formato Cd/dvd. Per quanto concerne le attività di back-office (destinate ad alimentare la banca dei dati digitali consultabile tramite TIAP), allo stato, sono previsti centri di scansione centralizzati (uno per ciascun plesso) ed analoghi uffici ubicati all interno delle singole segreterie. Il volume di atti digitalizzati, appare stimabile - in base ad una media dei dati statistici ricavati nell applicativo di amministrazione del TIAP - in almeno pagine scansionate al mese. Per quanto concerne il reale impatto in termini di efficacia ed efficienza dell ufficio va considerato che, di fatto, l accesso alle segreterie per richiesta di copie di atti procedimentali da parte dell utenza è stata completamente azzerata con lo sportello di front-office del TIAP. Sono in uso da parte dei sostituti procuratori, delle relative segreterie e della polizia giudiziaria operante nel circondario appositi codici a barre identificativi degli atti che permettono, nella successiva fase di scansione, l autoindicizzazione degli stessi, sì da permettere il conseguimento di una notevole riduzione dei relativi processi di lavorazione dei back-offices. Nella fase di partecipazione al progetto DBP la Procura di Nola ha in particolare lavorato su un problema comune a tutti gli uffici giudiziari e legato ad una limitazione del sistema di gestione dei registri informatizzati dei fascicoli d indagine (SICP): l assenza di un interfaccia tra il registro generale informatizzato e l applicativo delle notifiche telematiche (attualmente la piattaforma on web SNT), obbligatorie. In particolare, con riferimento all interazione tra TIAP ed SNT, al di là di alcune evidenti lungaggini dell iter procedurale della notifica telematica è emersa una prima criticità per il non automatico transito della documentazione delle attività effettuate a mezzo PEC (la cd. relata di notifica digitale ovvero l artefatto) nel fascicolo digitale interno al TIAP. Al riguardo si segnala che si è appena conclusa con esito positivo la sperimentazione condotta in una segreteria-pilota della procura nolana della funzionalità di recentissima introduzione della notifica digitale a mezzo PEC direttamente all interno dell applicativo documentale TIAP. Questa innovazione presenta il vantaggio di procedere direttamente alla notifica digitale tramite PEC come previsto da SNT, evitando peraltro l attuale ulteriore passaggio per integrare dei contenuti il fascicolo digitale (scansione dell artefatto, acquisizione al TIAP). Essa costituisce inoltre un passo in avanti verso la nascita di un vero e proprio fascicolo nativo digitale, in un contesto operativo arricchito da soluzioni informatiche a ciò propedeutiche quali il Portale NDR, il T.I.A.P, il relativo servizio di notifica digitale e la 3

4 funzionalità avanzata del S.i.c.p. Atti e documenti (destinata ad alimentare il cd. dato del registro direttamente con i contenuti degli atti giudiziari e di segreteria). Sviluppo dell applicativo Atti e Documenti SICP L ulteriore aspetto problematico della menzionata mancata interoperabilità tra i due applicativi (TIAP e SICP) ha come conseguenza l impossibile fruizione, ai fini della notifica digitale, dei dati del registro SICP (numero del procedimento, dati delle parti - imputato, difensore, parti offese - date di rinvio, etc.). La Procura nolana, anche al fine di ovviare a questo problema, ha pertanto puntato, nell ambito del progetto Diffusione delle Best Practices, sulla funzionalità supplementare del SICP dell applicativo Atti & Documenti, ancora in fase di sviluppo ma destinato a diventare uno dei più importanti per la redazione degli atti del settore penale. Il SICP è un sistema complesso, che offre una vasta gamma di utilità, concepito per raccogliere, registrare e restituire in maniera estremamente analitica, esaustiva ed affidabile dati e attività compiute nell arco dell intero procedimento penale. Tuttavia esso necessita di una serie di applicativi con cui interfacciarsi per poter rispondere effettivamente alle concrete esigenze che di volta in volta vengono in essere nelle varie fasi del procedimento. In particolare nell interfacciarsi con Atti & Documenti è possibile estrarre dati necessari a costruire atti affidabili e aggiornati in maniera automatica con notevoli vantaggi per le cancellerie ed i PPMM ed è altresì possibile far corso ad un innovativo loop tra catalogo (registro) ed atti (documento) in grado non solo di agevolare la stesura dei secondi ma anche di alimentare il primo con i campi introdotti per la prima volta nei provvedimenti così elaborati. E stata appena conclusa, proprio nei primi giorni di giugno, la fase della modellazione di una prima raccolta di moduli di atti giudiziari e di segreteria, grazie al contributo tecnico messo a disposizione dal CISIA di Napoli ed è stato altresì concluso un primo ciclo formativo on site a favore del personale di magistratura e quello amministrativo. Accesso telematico ai servizi anagrafici dei Comuni del Circondario del Tribunale di Nola Con il progetto di accesso telematico al servizio anagrafe dei Comuni del circondario, l ufficio giudiziario ha inteso velocizzare l istruttoria dei fascicoli ed, in particolare, la delicata fase di diretta competenza delle cancellerie dei controlli anagrafici. Basti pensare, ad esempio, alle attività preliminari all emissione dell avviso ex 415 bis cpp ove l accertamento anagrafico è strumentale per la predisposizione delle notifiche agli indagati o ancora, a quelle propedeutiche all iscrizione dei fascicoli sui modelli 21 e 21 bis del Registro generale, in cui occorre, appunto, provvedere all acquisizione di tre tipi di certificati: il casellario giudiziale e il carico pendente - interni alla Procura - ed il certificato di residenza ottenuto dai Comuni. L iter attuale prevede che le cancellerie avanzino, di norma a mezzo fax, la richiesta dei certificati anagrafici ai Comuni ed, ad avvenuto riscontro, che questi ultimi provvedano, con lo stesso mezzo, alla restituzione dei documenti richiesti; in tal caso, non di rado, la conclusione di tale farraginoso iter ha anche una durata di qualche mese tanto da rendere necessari plurimi solleciti avanzate dall ufficio giudiziario. Il progetto che si sta curando prevede, con la sua entrata a regime, l abilitazione di 14 postazioni di lavoro in grado di interrogare, per conto dei uffici giudiziari (segreterie dei 4

5 PM) ovvero amministrativi (Casellario, Esecuzione penale) della Procura - tramite apposite credenziali di accesso - le banche dati dei Comuni al fine di effettuare l estrazione diretta dei certificati anagrafici. Per far ciò sono stati, in via preliminare, siglate più convenzioni con singoli Comuni del circondario ed, altresì, un unico protocollo d intesa con l Agenzia di sviluppo locale Agenzia Area Nolana in rappresentanza di 18 comuni dell hinterland nolano. La Procura in particolare ha sfruttato, con riferimento a quest ultimo protocollo, il progetto e-gov realizzato dall Agenzia Area Nolana che prevede, tra le sue linee di azione, anche la gestione in forma associata di alcuni servizi erogati dai Comuni consorziati, con la predisposizione di un complesso motore di ricerca in grado di operare una ricerca anagrafica simultanea nelle banche dati di tutti gli enti locali consorziati. Entrambe le soluzioni adottate, invero, non sono risultate scevre di problematiche da affrontare e risolvere. Riorganizzazione delle segreterie Questo progetto, seppur concomitante con il progetto Diffusione delle Best Practices, è stato curato in autonomia dall ufficio giudiziario nolano, per iniziativa dei sui vertici. Al momento della visita on site era ancora in vigore il modulo organizzativo definito one to one ovvero basato sul rapporto diretto (oltre che numerico) tra Sostituto procuratore e Cancelliere. Tale modello, i cui vantaggi sono stati ravvisati, per anni, nell elevata affidabilità e responsabilizzazione della gestione dei procedimenti, non appare più in grado di fronteggiare le numerose incombenze istituzionali di assistenza al magistrato e, contestualmente, di garantire la tenuta del passo che le più recenti innovazioni tecnologiche ormai impongono (si pensi al S.I.C.P., al sistema di notifica telematica, all ormai irrinunciabile processo di digitalizzazione tramite T.I.A.P. ed al Portale NDR). Un ulteriore fattore critico risiede nel diverso livello di presenza garantito da ciascun addetto alle segreterie. L impossibilità quindi di poter disporre di un numero sufficiente di cancellieri in grado di supportare con affidabilità ed esclusivamente ogni magistrato dell ufficio, ha reso di fatto irrinunciabile la pianificazione ed attuazione di una riorganizzazione radicale delle segreterie giudiziarie. Si è inteso pertanto procedere ad una organizzazione delle cancellerie definita mista : che prevede cioè uffici centralizzati di segreteria destinati alla trattazione degli affari penali di maggiore rilievo di competenza di gruppi di magistrati, supportati da strutture tecniche incaricate dell esecuzione degli adempimenti ripetitivi e routinari. La riorganizzazione delle Segreterie particolari dei PM della Procura produrrà una specializzazione delle competenze in specifiche attività, garantirà un ottimizzazione dei tempi di produzione degli output e miglioramento dell efficienza e dell efficacia dell azione di supporto alla funzione giudiziaria. 5

6 RIFERIMENTI Referente del progetto Referente Ruolo Paolo Mancuso Procuratore della Repubblica di Nola Referente Ruolo Luigi Marchioni Dirigente Amministrativo Per saperne di più consulta i seguenti link Scheda informativa di cantiere- Procura della Repubblica di Nola Programmazione Progetto digitalizzazione del fascicolo penale Progetto riorganizzazione delle segreterie Convenzioni e Protocolli Banca dati RisorsePerLaGiustizia.it Contatti Staff "Miglioramento delle performance per la Giustizia" Dipartimento della Funzione Pubblica Ufficio per la Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (UMPA) Via del Sudario, Roma (RM) progettompg@funzionepubblica.it Siti web: