LA FATTURAZIONE ELETTRONICA PA E LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: sei pronto?

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1 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA PA E LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: sei pronto?

2 SCENARIO 5 MLN le imprese italiane 50 MLN le fatture scambiate per anno 135 MLD il volume fatturato 2 MLN le imprese fornitrici della P.A. Fonte: Agenzia per l Italia Digitale Convegno AssoSoftware 2014

3 SCENARIO il costo per il trattamento della fattura (dalla creazione alla distruzione) Richiamate da Osservatorio del PoliMI, 2014 Riduzione dei costi fino all 80% Fonte: Studio Arthur D.Little 2001 Studio BVA

4 SCENARIO Fonte:

5 Sei fornitore della Pubblica Amministrazione

6 Sai che dal 31 marzo 2015 Le Pubbliche Amministrazioni non accetteranno più fatture in formato cartaceo. L obbligo coinvolge TUTTE le P.A.: centrali e locali.

7 Perché Il Decreto Ministeriale 55/2013 in attuazione della Finanziaria 2008: - introduce l obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la P.A. - fissa il processo da seguire e le modalità operative.

8 La legge finanziaria 2008 ha stabilito il principio della fatturazione esclusivamente in via elettronica nei confronti della PA; ha posto il divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura elettronica; ha istituito il Sistema di Interscambio (SdI) come punto di transito obbligato delle fatture elettroniche; Individua l Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di interscambio della fatturazione elettronica; Individua SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica del Sistema di interscambio; ha demandato al Ministro dell economia e delle finanze, di concerto col Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione, la regolamentazione attuativa (il DM 3 aprile 2013, n. 55).

9 Finalità Semplificare il procedimento di registrazione dello operazioni imponibili (Efficienza) Controllo della spesa pubblica (controllo)

10 Cos è la fattura elettronica? Ti occorre sapere che

11 Modalità di emissione delle fatture elettroniche Ai sensi dell'art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini del presente regolamento si intende per fattura elettronica un documento informatico in formato XML (extensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia. Il formato fattura Formato della Fattura Elettronica (Formato SdI): file XML secondo un formato definito tramite XML Schema. Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche del formato fattura sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio

12 Per creare la fattura in formato XML, le imprese possono seguire due strade: Chi è più strutturato, scambia volumi di fatture significativi con la PA e dispone delle competenze interne per farlo, potrà agire direttamente sui propri sistemi interni, per esempio impostando il formato di interscambio richiesto dalla PA come formato di uscita delle fatture (agendo direttamente sul proprio sistema ERP oppure introducendo un sistema di traduzione; Chi è più piccolo meno strutturato o non interessato ad affrontare progetti di allineamento informatico per adeguarsi alle specifiche richieste dalla PA (per esempio, perché invia verso la PA volumi di fatture esigui) potrà avvalersi dell ausilio di Intermediari abilitati oppure avrà modo di utilizzare strumenti specifici messi a disposizione dalla PA

13 Modalità di firma della fattura Ogni singolo file in formato FatturaPA deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale dal soggetto emittente. È richiesto un certificato qualificato emesso da un certificatore accreditato. I formati di firma accettati dal SdI sono (in conformità alla Delibera DigitPA 45/2009): CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4; XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione In base al formato di firma adottato, l estensione del file assume il valore.xml.p7m (per la firma CAdES-BES) oppure.xml (per la firma XAdES-BES) Il parametro signing time deve essere valorizzato con data e l ora, e assume il significato di riferimento temporale associato alla fattura

14 Firmare la FatturaPA Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell elenco

15 Il Sistema di Interscambio * riceve le fatture elettroniche in formato FatturaPA dai fornitori o dai loro intermediari; * effettua i controlli formali sulla fattura; * inoltra la fattura al soggetto ricevente censito su IPA (PA destinataria o intermediario di cui la PA destinataria si avvale) * invia ai soggetti le notifiche: * di consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa) * di scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da correggere e ritrasmettere) * di mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può essere trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla avvenuta consegna o scarto definitivo che sarà comunicata mediante notifica successiva * di accettazione/rifiuto della fattura da parte del soggetto destinatario (entro 15 giorni) * di notifica decorrenza termini

16 * Il processo di Fatturazione Elettronica verso la PA non può prescindere dall accreditamento sia dei fornitori sia delle PA sul Sistema di Interscambio, secondo quanto esplicitamente previsto dal Decreto n.55. * Tale accreditamento consiste nel soddisfacimento di alcuni requisiti minimi di identificazione e qualificazione, specifici per i singoli canali utilizzati, necessari per potersi relazionare con il Sdi. * Se, si intende trasmettere la FatturaPA utilizzando la PEC, non c'è la necessità; occorre verificare che il gestore sia incluso in apposito elenco gestito dall Agenzia per l Italia digitale. * In caso di, utilizzo di canali di trasmissione diversi dalla Pec, è necessaria previa identificazione al SdI, tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI stesso.

17 Controlli effettuati dal SdI Il Sistema di Interscambio, una volta ricevute le Fatture Elettroniche, effettua, su ogni file FatturaPA o file archivio, dei controlli formali, una serie di verifiche tecniche dì idoneità formale sugli aspetti legati alla struttura del documento ricevuto per garantire il corretto inoltro al destinatario Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema si può sottoporre il file FatturaPAa una verifica preventiva tramite l'applicazione Controlla la FatturaPA rinvenibile al sito www. fatturapa.gov.it. Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell'errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato. Tutti i controlli, qualora il file inviato al SdI è relativo ad un documento lotto di fatture (ex art. 1, comma 3, DLGS 20 febbraio 2004 n. 52), comportano l accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità.

18 Art. 39. Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti 3. I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati, nonché le fatture, le bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono essere conservati a norma dell' articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

19 Art. 22. Tenuta e conservazione delle scritture contabili 2. Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta anche oltre il termine stabilito dall'articolo 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dell'articolo 2457 del detto codice. Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge. L'autorità adita in sede contenziosa puo' limitare l'obbligo di conservazione alle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso. 3. Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse.

20 Quindi Se vuoi essere pagato dalla P.A. devi emettere la fattura elettronica nel formato previsto dalla legge.

21 In pratica Cosa devi fare? FORNITORI DELLA P.A. INTERMEDIARI SISTEMA DI INTERSCAMBIO INTERMEDIARI P.A. notifiche/ricevute notifiche/ricevute Trasmissione OBBLIGO CONSERVAZIONE

22 Ma Mi porterà via tanto tempo?! Come genero la fattura? S.d.I.?! Conservazione Sostitutiva?? A chi le devo spedire? In che formato devo emettere fattura? Firma digitale?! Come rendere le fatture sicure? XML? Sono in regola?

23 Non preoccuparti

24 Ci pensa La prima software house italiana.

25 LE SOLUZIONI ZUCCHETTI gli unici ad avere 3 diverse modalità

26 Ti semplifica la vita Facile da attivare Integrata con il gestionale (fatture sono già nel formato corretto) Semplice da gestire grazie ad un processo guidato Supporta attivamente con notifiche, informazioni e segnalazioni sugli errori Fatturazione Elettronica PA: la soluzione completa dalla generazione della fattura alla conservazione a norma di legge.

27 Gli unici ad avere 3 diverse modalità Servizio in Outsourcing: se non vuoi avere pensieri, in modalità PayperUse. Servizio Online: integrato al tuo gestionale, fai pochi click e noi pensiamo al resto. Servizio On site: integrato al tuo gestionale ti permette una gestione diretta in piena autonomia

28 Il servizio in Outsourcing Per chi NON VUOLE FARE NULLA Per chi ha un numero limitato di fatture Fatturazione elettronica in Outsourcing è fruibile completamente Online sul sito È un servizio PayperUse che non richiede alcuna installazione, acquistabile tramite prepagata.

29 SERVIZIO OUTSOURCING DATA ENTRY ZUCCHETTI Supermercato dell Informazione Trasmissione a PA e conservazione delle fatture decennale a carico di Zucchetti L utente affida a Zucchetti l incarico per l imputazione dei dati della fattura. Tali dati possono essere comunicati in uno dei più comuni formati di file: txt, xls, doc, pdf, zip.

30 SERVIZIO OUTSOURCING DATA ENTRY CLIENTE Supermercato dell Informazione Trasmissione a PA e conservazione delle fatture decennale a carico di Zucchetti Il cliente provvede in autonomia all imputazione dei dati della fattura PA nella form presente nel servizio ed effettua direttamente gli opportuni controlli di conformità.

31 Caratteristiche del servizio Il servizio in Outsourcing IL CLIENTE Acquista il credito del Supermercato dell Informazione (da un distributore abilitato alla vendita) Invia le condizioni legali firmate al servizio clienti. La formalizzazione scritta è richiesta: per la *delega della firma a Zucchetti, per la nomina della conservazione digitale. IMPORTANTE! *La delega può essere esercitata soltanto dai soggetti che inviano proprie fatture Sceglie il pacchetto di fatture più in linea con le proprie esigenze: Data Entry Zucchetti Data Entry Cliente

32 Il servizio On Site Per chi vuole GESTIRE AUTONOMAMENTE tutto il flusso Per chi deve gestire anche un numero elevato di fatture Generazione XML, firma, invio fatture a SdI, gestione delle notifiche e invio in conservazione.

33 SERVIZIO ON SITE + conservazione fatture PA SERVIZIO ON SITE + CONSERVAZIONE SOLO FATTURE PA FESOS Acquisto minimo 100 fatture PA/ anno 1 Certificato di Firma Digitale Automatica compresa nel bundle Servizio On site + Conservazione.

34 SERVIZIO ON SITE + conservazione completa SERVIZIO ON SITE + CONSERVAZIONE COMPLETA S3SOSAZ Per poter conservare non solo le Fatture Pa Minimo 1 GB annuo Circa Documenti Certificato di Firma Digitale Automatica

35 Il servizio Online Per chi non vuole fare QUASI nulla Per chi deve gestire anche un numero elevato di fatture. Il servizio rivolto a chi vuole gestire dal proprio gestionale la generazione delle fatture elettroniche verso la P.A. delegando tutto il processo burocratico.

36 SERVIZIO ONLINE + conservazione fatture PA SERVIZIO ONLINE ABILITAZIONE GENERAZIONE XML DA GESTIONALE + GESTIONE INVII S.D.I. + CONSERVAZIONE SOLO FATTURE PA acquisto minimo 100 fatture PA inviate e conservate Ho più di 100 fatture PA? ADDEBITO A CONSUNTIVO 1 Certificato di Firma Digitale Automatica compresa nel bundle Servizio Online + Conservazione

37 SERVIZIO ONLINE + conservazione completa SERVIZIO ONLINE ABILITAZIONE GENERAZIONE XML DA GESTIONALE + GESTIONE INVII S.D.I. + CONSERVAZIONE COMPLETA Acquisto minimo invii 100 Fatture PA / anno Per poter conservare non solo le Fatture Pa Minimo 1 GB annuo Certificato di Firma Digitale Automatica

38 SERVIZIO IN OUTSOURCING SERVIZIO ONLINE SERVIZIO ON SITE 1 CREA XML FIRMA 2 Mari Rossi 3 TRASMETTE PA 4 GESTIONE NOTIFICHE 5 CONSERVAZIONE Lo fa Zucchetti Lo fai tu

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