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1 APPROFONDIMENTO ORGANIZZAZIONE Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto Approfondimento La gestione delle scorte ORGANISMO BILATERALE PER LA FORMAZIONE IN CAMPANIA

2 La gestione delle scorte di materie Conoscenze Tra le diverse attività logistiche assume rilevanza quella di gestione delle scorte, sia per l importanza che rivestono all interno del processo operativo, sia perché rappresentano la principale area di integrazione con la funzione acquisti. Le scorte di materie e di prodotti sono indispensabili in qualsiasi tipo di impresa al fine di bilanciare i diversi ritmi secondo cui si svolgono i cicli di gestione fondamentali (acquisto, produzione e vendita). Le scorte assumono valenza significativa ai fini della funzionalità operativa del sistema aziendale e genera, solitamente, oneri e rischi rilevanti. Mantenere giacenze in grado di soddisfare le esigenze di produzione e di vendita non solo comporta dei costi elevati per l immobilizzo di capitale e per l allestimento delle attrezzature necessarie alla loro conservazione, ma comporta anche dei rischi di eventuale deperimento od obsolescenza dei prodotti. Da ciò deriva il problema di minimizzare l altezza delle scorte senza pregiudicare, in nessun modo, lo svolgimento dei cicli di lavorazione e di vendita. Un oculata gestione richiede, pertanto, una programmazione e un controllo dei livelli di scorta. Competenze Il problema delle scorte si inquadra nel più vasto problema degli approvvigionamenti, per tutti i materiali ce devono essere acquisiti sul mercato, e in quello delle vendite, per tutti i beni prodotti all interno dell impresa. Nella gestione delle scorte rientrano i problemi di determinazione del quanto e del quando ordinare le materie prime, i semilavorati o i componenti da impiegare nel processo operativo. La risposta ai due interrogativi non può essere considerata indipendentemente perché l altezza e l epoca dell acquisto dei prodotti sono variabili correlate. Il riordino delle scorte segue generalmente due procedure standard che si differenziano in modo sostanziale l una dall altra. La prima, che prende il nome di metodo delle scorte separate, si concretizza nel tener ferma la quantità di acquisto da riordinare di volta in volta; mentre la seconda, che si definisce come metodo del ciclo di ordinazione, si traduce nel tener fisse le epoche di riapprovvigionamento e nel far variare le quantità da ordinare. Strumenti 2

3 Nel metodo delle scorte separate (Figura 1), il primo problema da risolvere è rappresentato dalla determinazione del livello di riordino (Esempio 1), ossia della quantità a cui bisogna far partire la procedura di riapprovvigionamento. Esso dipende dal tempo guida, cioè dal periodo occorrente per ottenere la merce ordinata, e deriva essenzialmente dalla somma di tre tempi: 1. il tempo necessario per spiccare l ordine; 2. il tempo occorrente per l arrivo della merce; 3. il tempo necessario per la messa a disposizione della merce. Figura 1. Metodo delle scorte separate QUANTITA Accumulo di scorte Prelievo di scorte LIVELLO DI PRODUZIONE LIVELLO DI VENDITA TEMPO Il livello di riordino è calcolato moltiplicando le unità di tempo occorrenti per l approvvigionamento per il consumo nell unità di tempo. Ogni impresa deve attuare un controllo assiduo, rilevando, mediante inventario permanente, la quantità di merce ordinata e non ancora ricevuta, la quantità ricevuta, quella disponibile in magazzino, quella già assegnata e, infine, la quantità di merce allocabile a nuovi utilizzatori. Esempio 1. La XY s.r.l. è una azienda che opera da 30 anni nel settore dell abbigliamento. La società è rinomata per l originalità dei capi, in particolare dei cappotti. La produzione mensile è di capi ed il tempo di approvvigionamento è di 20 giorni. Tenendo conto che per un capotto ci voglio 3,5 metri di stoffa, calcolare il livello di riordino per l azienda in metri di tessuto? 3

4 Per poter calcolare il livello di riordino dell azienda è opportuno calcolare, dapprima, la quantità di capotti prodotti in un giorno: /30 = 700 (capotti al giorno) La produzione giornaliera è pari a 700. Successivamente è necessario calcolare i metri di stoffa necessari per produrre i 700 cappotti al giorno. Sapendo che per un capo sono necessari 3,5 metri di stoffa, avremo: 700X3,5 = I metri di stoffa giornalieri necessari per la produzione dei cappotti sono conoscendo che il lead time (tempo di approvvigionamento) è pari a 20 giorni, basta moltiplicare il fabbisogno giornaliero per il tempo di approvvigionamento e si otterrà il livello di riordino: Livello di riordino = 2.450X20 = Il secondo problema da risolvere, per l applicazione del metodo delle scorte separate, è la determinazione della quantità da riacquistare di volta in volta. E stato spesso impostato in termini matematici e definito come il problema del lotto economico di acquisto (Esempio 2), vale a dire della ricerca della quantità ottimale da riacquistare nel tempo. Per quantità ottimale si intende il lotto che consente di minimizzare il costo complessivo di gestione della scorta. Tale costo è dato dalla somma di due costi parziali: il costo di mantenimento dello stock; il costo di ordinazione 1. Il lotto economico di acquisto (Q) corrisponde alla quantità che minimizza il costo totale (Ct). In termini analitici il lotto economico di acquisto è dato da: Q = (2FK)/ac dove i simboli stanno ad indicare: Q = quantità da acquistare di volta in volta (lotto economico di acquisto); F = fabbisogno complessivo di merce nell unità di tempo; a = costo di acquisto di una unità di merce; c = costo unitario di conservazione (espresso in percentuale del valore medio della giacenza); K = costo di una ordinazione. Il lotto economico di acquisto è legato da un diverso rapporto di proporzionalità al costo di ordinazione e a quello di mantenimento. I due costi parziali variano, infatti, in modo 1 Il costo di ordinazione non va confuso con il costo di acquisto perché riguarda solo le spese necessarie per procedere all ordinazione della merce e non al prezzo di acquisto della merce stessa. 4

5 contrapposto al variare della quantità acquistata: quello di ordinazione decresce all aumentare della quantità ordinata, mentre quello di mantenimento, aumenta al crescere della quantità ordinata. Esempio 2. La AZ s.p.a. è un'azienda che produce vestiti da donna all'anno. Ogni vestito richiede 2,2 metri di stoffa ed il costo medio della stoffa è di 6,25 euro al metro. Se per ogni ordinativo il costo fisso è di 212,75 euro ed il costo di mantenimento è pari al 7,5% della merce in magazzino, qual è il lotto economico di acquisto della Rocco Baiocco? Per poter calcolare il lotto economico di acquisto è necessario determinare (F) ossia il fabbisogno complessivo di merce nell unità di tempo: F = *2,2 (fabbisogno in metri di stoffa) = Gli altri valori sono già disponibili. In particolare avremo: K = 212,75; a = 7,5% ossia 0,075; c = 6,25. Pertanto il lotto economico di acquisto (LEA) è pari a: LEA = (2*27500*212,75)/(0,075*6,25) = /0,46875 = 4,996 La soluzione matematica del problema presenta, però, delle notevoli limitazioni che ne riducono il suo valore segnaletico. Essa si fonda su alcune ipotesi semplificatrici, fra le quali la costanza del costo unitario di conservazione e l indipendenza del prezzo di acquisto e dei costi di trasporto dalla consistenza degli ordinativi. Il problema della ricostruzione delle giacenze si pone allo stesso modo per l adozione dell altro metodo di gestione del scorte, quello del ciclo di ordinazione (Figura 2). In questo caso si parla, però di scorta ottimale e non di lotto economico di acquisto. La differenza sostanziale risiede nel fatto che la quantità di volta in volta acquistata varia, mentre rimane ferma la quantità massima da tenere in stock all inizio di ogni periodo. Questa quantità risulterà essere pari alla somma di tre componenti: l assorbimento previsto durante l intero periodo, l assorbimento previsto nel tempo guida, la scorta di sicurezza. Figura 2. Metodo del ciclo di ordinazione 5

6 QUANTITA SCORTA OTTIMALE TEMPO L accurata programmazione e controllo delle scorte richiede dei costi elevati in quanto è necessario gestire strutture e procedure impegnative per la rilevazione del movimento delle giacenze e per la previsione delle variazioni di mercato. Questi costi tendono ad assumere proporzioni rilevanti nell ipotesi di centinaia o migliaia di articoli da riordinare periodicamente. Le giacenze di materiali rappresentano una delle voci del capitale circolante maggiormente governabili mediante una razionale politica di approvvigionamento e di controllo. L investimento in stock si pone quale immobilizzo rilevante di capitale, che necessita d essere ridotto per dare maggiore elasticità alla situazione finanziaria. Le misurazioni in tali settori hanno lo scopo di accrescere l efficienza organizzativa nella gestione dei magazzini, ossia di permettere un ordinato svolgimento della funzione, con un progressivo contenimento de relativi costi di attuazione. L indice che meglio di altri consente di effettuare delle valutazioni di efficienza sulle scorte è il tasso (o indice) di rotazione (Esempio 3). Questo è dato dal rapporto tra il materiale uscito dal magazzino in una certa unità di tempo e la giacenza media presente in magazzino nella stessa unità di tempo: Ir= Ut/ Gm La giacenza media si calcola aggiungendo alla rimanenza iniziale, le giacenze alla fine di ciascun istante di tempo, ottenute dalla differenza fra le giacenze di inizio periodo più le entrate di materiale e meno le uscite di materiali. Il calcolo del tasso di rotazione può essere riferito a intervalli di tempo di diversa lunghezza (mese, settiman, trimestre) a seconda delle esigenze aziendali. 6

7 Esempio 3. La AZ s.p.a. è una azienda manifatturiera che ha realizzato i seguenti movimenti di scorte per l anno 2004: Mesi Entrate di mmpp Uscita di prodotti Rimanenze TOTALE Calcolare l indice di rotazione mensile. Per poter procede al calcolo dell indice di rotazione mensile è necessario calcolare le uscite per l anno La sommatoria è pari a U2004= E necessario, successivamente calcolare la giacenza media data dal rapporto tra la sommatoria delle rimanenze ed il divisore fisso (n+1). Rimanenze2004= Nel nostro caso (n+1) è pari a 13, dato dalla somma fra i 12 mesi dell anno 2004 e del fattore 1. La giacenza media è data dal rapporto fra Rimanenze2004 e n+1, ossia Giacenza /13 = L indice di rotazione (mensile, nel nostro caso) è pari al rapporto fra le Uscite dei prodotti e la giacenza media: Ir= /1.042 = 14,54 Il magazzino si rinnova 14,54 volte l anno che, espresso in numeri di giorni è circa pari a 25. Per calcolare il numero di gironi in cui si rinnova il magazzino è necessario rapportare il numero di giorni presenti in un anno (365) per il numero di volte che si è rinnovato il magazzino in un anno (nel nostro caso, 14,54): 365/14,54 = 25 giorni circa 7

8 Più è elevato l indice di rotazione, maggiore è l efficienza della gestione delle scorte, perché l aumento del rapporto è dovuto ad un più vantaggioso equilibrio fra ciclo di uscita dei materiali dal magazzino e ciclo di permanenza degli stessi in deposito. Il calcolo dell indice di rotazione assume particolare importanza per i prodotti finiti poiché consente di valutare la velocità di rinnovo dei vari articoli sul mercato. Il calcolo del tasso di rotazione consente di valutare, in odo tempestivo, l andamento dei prodotti posti sul mercato. Soprattutto permettere di conoscere se la rotazione è in linea con periodi precedenti o con i concorrenti, in modo da orientare sia le scelte di vendita sia quelle di produzione. Bibliografia di riferimento Caputo M. (a cura di), Organizzare la logistica per l Efficient Consumer Response. Risultati di una indagine empirica nell industria di marca dei beni di largo consumo, Cedam, Padova, Ferrozzi C., Shapiro R. (2000), Dalla logistica al supply chain management, Isedi, Torino. Vona R., L impresa di logistica, Cedam, Padova,

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