CINECA per l Università digitale Servizi per l Amministrazione Universitaria

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1 CINECA per l Università digitale Servizi per l Amministrazione Universitaria

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3 Indice Introduzione 3 Servizi per l Amministrazione digitale 6 Servizi Infrastrutturali e Cloud 20

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5 Cineca per l Università digitale Cineca progetta sistemi informativi disegnati specificatamente per le Università e gli Enti di Ricerca Italiani. Sostiene lo sviluppo del sistema dell Alta Formazione e della Ricerca promuovendo la diffusione di tecnologie innovative e il continuo miglioramento della qualità dei servizi erogati da queste Istituzioni. La profonda conoscenza del mondo accademico consente di offrire soluzioni efficaci per la governance amministrativa degli Atenei, l integrazione dei servizi always-on di informazione e lavoro, la semplificazione delle infrastrutture informatiche. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 3

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7 Punti di forza del Consorzio Innovazione Capacità di investimento in ricerca e sviluppo per l evoluzione dei propri servizi. Cooperazione Condivisione e reciproco trasferimento di conoscenze con il sistema universitario Italiano per migliorare continuamente la qualità dei servizi erogati. Ruolo di promotore nei processi di standardizzazione nel mondo Higher Education & Reserach europeo. Standard Servizi e Soluzioni Capacità e competenze per sviluppare progetti ritagliati sulle specificità degli Atenei. Esperienza ventennale nello sviluppo di sistemi informativi per le Università italiane, dalla gestione degli studenti alla ricerca, dai portali all e-learning, dalla firma digitale al voto elettronico. Progetti Tecnologie e Infrastrutture Conoscenza delle tecnologie IT di riferimento, disponibilità di risorse e infrastrutture di livello mondiale. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 5

8 parte I 6 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

9 Benefici e Vantaggi Integrazione Semplificare la complessità di informazioni e processi La gestione delle Risorse Umane, della Ricerca, della Contabilità, dei Servizi agli Studenti negli Atenei deve essere affrontata con un sistema basato su un architettura applicativa integrata, che permetta di superare i limiti delle soluzioni autonome. Da questo principio nasce U-GOV. U-GOV consente di attivare diversi livelli di integrazione tra le aree funzionali d Ateneo utilizzando il potenziale fornito dalla propria architettura. Dalla semplice condivisione delle informazioni al disegno di processi trasversali complessi. U-GOV rende possibile inoltre il controllo dei processi che superano i confini dell Ateneo stesso permettendo di comunicare con sistemi informativi e banche dati di entità esterne quali la Pubblica Amministrazione, il Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca, altri enti ed Atenei. Flessibilità Facilitare il disegno del modello organizzativo Gli Atenei oggi necessitano di sistemi informativi in grado di adattarsi alle continue evoluzioni che avvengono all interno della propria organizzazione. U-GOV non impone uno schema organizzativo a priori, ma può essere configurato dall Ateneo sulla base della propria struttura e dei processi attivati. L elevato livello di flessibilità permette a U-GOV di sostenere anche l evoluzione e la trasformazione nel tempo dell organizzazione dell Ateneo. Servizi Potenziare i servizi offerti dall Ateneo Gli Atenei sono continuamente chiamati ad affrontare lo sviluppo di nuovi servizi e applicazioni che condividano dati e funzionalità. U-GOV propone una copertura funzionale ampia e rende coordinati ed efficienti i servizi erogati dall Ateneo. L offerta dei moduli funzionali di U-GOV estende lo spettro rispetto al passato e permette all Università lo sviluppo di nuovi servizi. Il coordinamento efficiente dei processi della Didattica, della Ricerca, delle Risorse Umane e della gestione amministrativa, in U-GOV contribuisce a far emergere il valore dell offerta di servizi di Ateneo nella sua globalità. Controllo Sviluppare la governance di Ateneo Il sistema informatico di Ateneo oltre alla automazione dei processi gestionali deve porsi a supporto dei processi decisionali. U-GOV offre agli organi di governo gli strumenti necessari per monitorare costantemente le performance, pianificare e valutare le strategie adottate. Allo stesso tempo l Ateneo potrà intervenire direttamente sul modello organizzativo mettendo in pratica le necessarie azioni correttive per potenziare i servizi erogati, contenere i costi, ottimizzare l impegno delle risorse umane. Continuità Valorizzare gli investimenti Gli Atenei stanno ponendo sempre maggiore attenzione al controllo dei costi e alla valorizzazione di quanto investito. La massima compatibilità di U-GOV con la precedente generazione di applicativi Cineca delinea per gli Atenei un cammino evolutivo che protegge e valorizza gli investimenti effettuati. L evoluzione del sistema informativo prevede un graduale passaggio alla nuova architettura applicativa U-GOV dando modo all Ateneo di affrontare i cambiamenti organizzativi nel rispetto delle scelte passate e nella salvaguardia dei servizi e dei dati esistenti. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 7

10 Didattica e Studenti Ciclo della Didattica Ciclo dello Studente orientamento comunicazione e community ammissione e ingresso esse3 carriera my esse3 mobile comunicazione e community comunicazione e community esse3 esse3 conseguimento titolo esse3 job placement my esse3 job valutazione esterna: placement U-GOV Didattica e Studenti Didattica, fattore competitivo ESSE3 e U-GOV potenziano la gestione globale di tutto il ciclo di vita dello studente e delle attività formative. Programmazione, erogazione e verifica della didattica. Attività di orientamento e ammissione. Carriera dello studente. Gestione stage, tirocini e placement. Programmazione didattica U-GOV copre l intero processo che va dall istituzione di un nuovo corso di studio fino alla definizione dell offerta formativa, delle coperture degli incarichi didattici e delle regole per la composizione dei piani di studio degli studenti. Gestione dei regolamenti didattici e delle regole per i piani di studio. Definizione dettagliata degli insegnamenti, copertura docenza, contenuti formativi. Integrazione con Segreteria Studenti e banca dati OFF.F. Organizzazione spazi e calendari per la didattica. Potenziamento delle attività di orientamento La gestione unificata delle attività di orientamento dello studente presente in ESSE3 permette di incrementare le immatricolazioni ai corsi di studio. In fase di orientamento in ingresso è possibile accompagnare il potenziale studente nel processo di scelta con siti dedicati, presenze su social network, ad hoc e newsletter. Carriera completa dello studente ESSE3 eroga una suite completa di funzionalità e servizi allo studente dall iscrizione alla laurea: immatricolazioni, passaggi, trasferimenti, mobilità, tasse, iscrizione e verbalizzazione esami, conseguimento del titolo. L arco dei servizi può essere erogato sia tramite portali e piattaforme e-learning sia con applicazioni per mobile device. Qualità della didattica U-GOV semplifica il processo di monitoraggio e valutazione della qualità di un corso di studi integrando diverse fonti dati in un unico punto. Offre strumenti per la gestione e l analisi a consuntivo delle attività didattiche effettivamente erogate, con un facile monitoraggio dei risultati. Placement dei laureati ESSE3 supporta le relazioni con il mondo del lavoro, la gestione stage e tirocini curricolari e post lauream. Integrazione con banche dati nazionali di laureati e supporto all Ateneo per il placement. Bologna Process e mobilità dello studente Cineca e KION promuovono lo sviluppo e l adozione all interno dei propri sistemi informativi di standard europei per supportare l armonizzazione dei corsi di studio, dei crediti e la mobilità dello studente. 8 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

11 Moduli U-GOV programm azione didttica university planner qualit y assurence Servizi di supporto Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa esse3 my esse3 mobile my esse3 job comunica zione e community Servizi Add-On Scenario didattico dello studente Questo servizio permette di rappresentare e rendere fruibili gli scenari dell offerta formativa dei corsi di laurea. Le mappe e gli scenari interattivi ottenuti offrono allo studente una visione chiara e precisa dei possibili percorsi messi a disposizione da un corso di laurea o degli step rimanenti per laurearsi. I docenti sono supportati nella costruzione dei corsi di laurea secondo i regolamenti ministeriali. Guida studenti online Lo scopo del servizio è di creare una guida online dell offerta formativa che raccolga in modo organico e rapido programmi di studio, orario delle lezioni, logistica, profilo docenti, dati sulla valutazione della didattica. Presentazione multilingua, attenzione ad accessibilità e usabilità, supporto per definizione architettura informativa e stile grafico. Servizio di stampa cartacea del manifesto degli studi. Progettazione campagne di comunicazione Consulenza per lo sviluppo di campagne di comunicazione verso studenti e altri stakeholder dell Ateneo. Analisi, individuazione target e raccolta contatti, progettazione grafica, studio dei canali e mediaplanning, SEO e advertising, monitoraggio e reporting. Progettazione community Supporto all Ateneo nella creazione e gestione delle community di Ateneo di docenti e studenti, gestione dei target, ruoli, canali. Attività di formazione alla docenza per la gestione di community didattiche e per definire una presenza online continuativa ed avanzata. Integrazioni ad hoc con portali, piattaforme di e-learning e social network. Adempimenti MIUR Servizi relativi alla reportistica per le indagini statistiche sul sistema universitario (ANS, OFF.F, ecc..) che il MIUR richiede agli Atenei in determinati periodi dell anno. Controlli e verifiche di correttezza e completezza dei dati, assistenza nella correzione. Gestione tasse Consulenza specifica e outsourcing per l ottimizzazione organizzativa di processi specifici inerenti alla gestione delle tasse. Configurazione tasse, creazione massiva bollettini e file MAV, importazione flussi bancari, chiusure contabili e reportistica contabile, interfaccia con enti esterni. Prove di ammissione Il servizio offre supporto nell organizzazione delle prove di ammissione ai corsi di laurea a numero programmato. Predisposizione dei test di accesso, elaborazione anonima delle risposte, fornitura dei punteggi finali all Ateneo che infine provvede a formare la graduatoria degli ammessi. E possibile anche attivare un sito online sul quale ciascun candidato può rivedere il proprio test ed il punteggio ottenuto. Gestione concorsi di dottorato, master e scuole di specializzazione, corsi di perfezionamento Strumenti per gestire le proposte di un dottorato di ricerca in base agli specifici vincoli posti dal MIUR e dall Ateneo che lo istituisce. Per master e corsi di perfezionamento viene gestita la fase di attivazione, per le scuole di specializzazione la fase relativa ai concorsi. KION, a Cineca company KION è un azienda creata e controllata interamente da Cineca, nata per la progettazione e la realizzazione di applicazioni e soluzioni a valore aggiunto nell area dell amministrazione, della didattica e dei servizi per studenti e docenti. I software gestionali attualmente distribuiti, ESSE3 e U-GOV Didattica e Studenti, sono finalizzati a supportare l attuazione dell autonomia didattica, la completa gestione della carriera dello studente, il miglioramento dei processi amministrativi e dei servizi agli studenti. KION opera come software factory di Cineca e da Cineca trae l indirizzo strategico per sviluppare le relazioni con gli Atenei. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 9

12 Ricerca competenze risorse programmazione e selezione degli srtrumenti gestione progetti risorse ricerca gestione di attività e degli assett gestione progetti risorse ricerca catalogazione dei risultati della ricerca catalogo e valutazione ricerca valutazione dei risultati della ricerca catalogo e valutazione ricerca valorizzazione dei risultati risorse ricerca U-GOV Ricerca Dalla pianificazione alla valutazione delle performance U-GOV Ricerca offre la gestione completa della filiera Ricerca. Programmazione e definizione degli obiettivi, sviluppo delle attività, rendicontazione, monitoraggio e valutazione dei risultati, gestione delle competenze dei ricercatori, dei gruppi e dei laboratori. Catalogazione della produzione scientifica Creazione di un archivio centralizzato della produzione scientifica. Unico punto di inserimento dei dati per il ricercatore, grazie al collegamento con banche dati e i sistemi del MIUR ed ai meccanismi di interoperabilità (OAI-PMH e web service) e di import ed export dati (vari formati standard MODS, ISI, BibTex, Pubmed,..). Integrazione con U-GOV Risorse Umane per il riconoscimento degli autori e fruizione dei dati giuridici storicizzati. Statistiche e reportistica avanzata per analisi sulla produzione. Valutazione interna della produzione scientifica Gestione efficiente del processo di valutazione dei prodotti presenti nel catalogo di Ateneo. Valutazione automatica con bibliometrics e/o basata su peer review, definizione flessibile della sessione di valutazione e del workflow. Reportistica e statistiche. Progetti di ricerca U-GOV offre una gestione avanzata dei progetti di ricerca, di didattica ed evoluzione organizzativa. La gestione del budget e la rendicontazione finanziaria è potenziata grazie alla completa integrazione con la Contabilità. Supporto nell organizzazione delle risorse e delle attività con la gestione dei workpackage, dei timesheet e all integrazione con le Risorse Umane. L Ateneo può avere una visione globale sullo stato di avanzamento dei progetti, fino al dettaglio di risorse e finanziamenti. Competenze, risorse, laboratori Gestione di informazioni riguardanti strutture di ricerca, gruppi, temi di ricerca, competenze scientifiche, risorse, logistica, attrezzature, offerta tecnologica e di servizi. Disseminazione e valorizzazione risultati U-GOV facilità i compiti dell ufficio ILO creando una vetrina di risultati, risorse, attività, e offerta servizi per promuovere l incontro e la collaborazione con imprese e organizzazioni territoriali. Supporto alla promozione dei risultati della ricerca verso Digital Library, Institutional Repository, harvester internazionali e motori di ricerca, mediante integrazione basata sugli standard più diffusi. Moduli U-GOV Servizi di supporto catalogo e valutazionericerca gestione progetti risorse ricerca Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa 10 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

13 Risorse Umane gestione dell organico gestione organico valutazione delle prestazioni del personale valutazione prestazioni sviluppo organizzativo e formazione sviluppo e formazione stipendi stipendi missioni missioni e trasferte compensi compensi Sviluppo organizzativo Trattamenti economici reclutamenro e selezione reclutamento gestione ruoli carriere cessazioni Gestione carriere U-GOV Risorse Umane Continuità con le applicazioni già in uso U-GOV consolida quanto già fatto da Cineca in ambito gestione risorse umane (CSA) e offre nuovi strumenti a supporto della gestione del cambiamento organizzativo. Potenzia la gestione delle Risorse Umane in ambiti sempre più estesi, Economico, Giuridico, di Competenze e di Pianificazione. Stipendi, compensi e missioni Gestione di numerose figure professionali, rapporti con gli enti preposti, dematerializzazione documenti e atti. Alta configurabilità dei processi per Compensi e Missioni. Condivisione dei dati su persone e unità organizzative Un aspetto strategico è rappresentato dalla condivisione tra tutti i moduli di U-GOV delle anagrafiche delle persone e delle unità organizzative gestite in U- GOV Risorse Umane. Per questo in U-GOV è possibile ricondurre alla stessa identità i soggetti e le strutture che partecipano a processi diversi nei differenti ambiti funzionali. Dalla definizione degli obiettivi strategici alla valorizzazione delle risorse La suite di moduli permette di pianificare un percorso di crescita delle risorse interne sulla base degli obiettivi strategici individuati dall Ateneo delineando uno scenario ideale. Gestione strategica dell organizzazione e delle competenze Definizione dell organizzazione interna in termini di relazioni tra le funzioni e di responsabilità e attività. Gestione completa del catalogo delle competenze strutturate secondo classi e tipologie dell Ateneo. Valutazione prestazioni, obiettivi, competenze La valutazione delle prestazioni si articola in due ambiti distinti ma integrabili: obiettivi di risultato e competenze professionali. Automazione dei processi di formazione del personale Monitoraggio dello sviluppo della singola risorsa in termini di competenze e capacità professionali. Moduli U-GOV stipendi carriere compensi missioni e trasferte Servizi di supporto Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa gestione organico valutazione prestazioni sviluppo e formazione reclutamento CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 11

14 Contabilità Allocazione costi indiretti Tasse Stipendi pianificazione e budgeting contabilità analitica cicli attivi e passivi ciclo attivo e passivo registrazioni contabili dei cicli contabilità generale flussi finanziari inventario contabilità analitica consuntivazioni e chiusure contabilità analitica contabilità finanziari a contabilità finanziari a gestione fiscale contabilità finanziari a contabilità generale U-GOV Contabilità Contabilità Finanziaria ed Economico-Patrimoniale come metodi complementari Contabilità Finanziaria e Generale convivono in U-GOV come letture diverse ed integrate della stessa realtà, eliminando duplicazioni di informazioni e attività. I due modelli possono convivere, essere attivati separatamente, operare in modo completamente autonomo. Indipendenza nella definizione dei processi I Cicli Gestionali altamente configurabili di U-GOV permettono di disegnare liberamente il flusso che compone i cicli attivo e passivo in base ai processi amministrativi interni. Parametrizzazione della contabilità La contabilità di U-GOV non è solo parametrizzabile ma può essere configurata in maniera dinamica e personalizzata senza l imposizione di regole predefinite nell applicativo. L Ateneo può scegliere liberamente tra una serie di modelli e buone pratiche quelli da applicare alla propria organizzazione. Integrazione con i progetti di ricerca U-GOV coordina la gestione dei progetti, siano essi progetti di ricerca o progetti interni, nei due mondi contabili (finanziaria e generale/analitica). Questa caratteristica permette in particolare la rendicontazione dei progetti, offrendo un aiuto indispensabile per la gestione dei bandi e dei fondi di finanziamento. Budget, preventivo e fase di pianificazione U-GOV gestisce sia il preventivo finanziario, in ottica annuale o pluriennale, sia il budget analitico. Gestione del workflow, Contabilità Analitica, allocazione dei costi indiretti, controllo di gestione, analisi what-if e forecasting. Configurazioni per diversi tipi di enti, scuole e istituti La Contabilità di U-GOV presenta una vasta gamma di configurazioni che le permettono di adattarsi anche a realtà diverse dagli Atenei: scuole ed istituti di ricerca, enti pubblici non territoriali di erogazione di servizi, fino alle IPAB e alle aziende del Servizio Sanitario Nazionale. Moduli U-GOV Servizi di supporto contabilità finanziari a contabilità generale contabilità analitica cicloa ttivo e passivo Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa flussi finanziari inventario gestione fiscale 12 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

15 Pianificazione e Controllo Imputazione diretta dei costi in Contabilità pianificazione obiettivi e risorse budget e simulazioni simulazioni risorse umane pianificazione e budgetin g reporting e allocazione indiretta dei costi analisi contabilità analisi analisi esse3e sse3 dashboard & kpi my esse3 didattica risors e umane job analisi ricerca analisi studenti allocazione costi reporting e analisi delle performance introduzione azioni correttive U-GOV Pianificazione e Controllo Analisi e razionalizzazione della spesa, collegamento fra risorse e obiettivi Grazie a U-GOV P&C è possibile attivare un iter di programmazione pluriennale e di responsabilizzazione degli attori verso l utilizzo delle risorse e il conseguimento dei risultati. Misurare il comportamento delle diverse strutture e confrontarne le performance. Attivare sistemi di monitoraggio e confronto con altri Atenei. L obiettivo è mettere a disposizione del management un ambiente di dati multidimensionale per valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le evoluzioni del contesto e del mercato. Il Data Warehouse come base informativa Il processo di pianificazione e controllo necessita di informazioni tempestive, certificate e coerenti con la visione e la strategia del governo dell Ateneo. Il Data Warehouse di U-GOV, calato sulle specificità di ciascun Ateneo, offre una visione analitica ed integrata sia dei risultati dei processi istituzionali dell Ateneo (Didattica e Ricerca) sia dell efficacia ed efficienza dell azione amministrativa (Personale e Contabilità). Questo facilita la creazione di analisi multi-dimensionali che, in tempo reale e con semplicità, forniscono reportistica e indicatori utili ai decisori. Operational Data Store (ODS) per potenziare e diffondere il reporting operativo Cineca ha introdotto nell ambito del Data Warehouse di Ateneo un Operational Data Store che facilita la creazione di reporting operativo di supporto all azione amministrativa e potenzia la sua distribuzione tra le diverse strutture. Ciascun modulo di Analisi U-GOV è composto quindi da uno strato di reporting gestito dall ODS, affiancato alle funzionalità di analisi avanzata dei Data Mart sviluppati. Cruscotti, simulazioni, programmazione e budgeting: strumenti direzionali in una visione unitaria Il ciclo di pianificazione e controllo è strutturato in una logica integrata: definizione degli obiettivi dell Ateneo, pianificazione di medio-lungo periodo, budgeting operativo di breve periodo, contabilità analitica e ribaltamento costi indiretti, valutazione delle performance. Massima integrazione e condivisione di informazioni tra la contabilità e gli strumenti di pianificazione sia in fase preventiva che consuntiva. Supporto alle decisioni Da una parte il sistema offre vantaggi pratici che snelliscono e migliorano il lavoro dei responsabili dell area del personale e degli utenti operativi. Dall altra parte anche gli organi dirigenziali degli Atenei possono toccare con mano il grande apporto di informazioni e dati a supporto del loro compito decisionale. Confronto immediato tra passato e futuro Per andare oltre la fase di monitoraggio e spingersi verso processi di pianificazione strategica sono necessarie applicazioni che permettano di disegnare scenari futuri e di gestire la distribuzione di obiettivi e risorse. Per queste necessità Cineca ha progettato una serie di best practice e strumenti di what if analisys completamente integrati con il mondo del Data Warehouse per consentire un confronto immediato tra il passato ed il futuro. Moduli U-GOV Servizi di supporto analisi didattica analisi contabilità analisi risorse umane analisi studenti analisi ricerca Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa simulazioni risorse umane allocazione costi dashboar d & kpii pianif icazione e budgeting CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 13

16 Portale di Ateneo mobile gestione multilingua Progettazione design progettazione partecipata e ucd Presentazione istituzionale area pubblica Intranet, servizi e Community aree riservate Siti di facoltà e dipartimenti siti federati Redazione e gestione redazione distribuita e workflow accessibilità e usabilità integrazione servizi content strategy e content migration 14 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

17 progettazione partecipata e ucd accessibilità e usabilità content strategy e content migration gestione multilingua mobile area pubblica aree riservate siti federati integrazione servizi redazione distribuita e workflow CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 15

18 Gestione Documentale confirma Firma digitale Applicativi CINECA titulus organi archivio di deposito titulus Protocollo informatico e processi archivistici fascicolo di personal e fascicolo di studente workflow documentale Applicativi di Terze Parti Conservazione digitale conservazione digitale U-GOV Gestione Documentale Risparmiare risorse e snellire la burocrazia nel rispetto della normativa Supporto ai processi decisionali e alla conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale. Riduzione materiale cartaceo, razionalizzazione dei flussi documentali, completo rispetto della normativa, maggiore efficienza amministrativa e riduzione dei costi, trasparenza ed accessibilità ai documenti. Semplificazione delle interazioni tra studente e Ateneo. Interconnessione con le principali applicazioni gestionali U-GOV crea un unica base informativa alimentata non solo dal protocollo ma da tutti gli applicativi gestionali di Ateneo. Comunicazione tra unità interne semplice e veloce. Interoperabilità con altre amministrazioni tramite casella PEC. Gestione e archiviazione documenti Registratura di protocollo, copertura di ogni casistica di documenti, smistamento, gestione accesso e gruppi di utenti, controllo duplicati in arrivo, metadati descrittivi, file associati alla descrizione, versioning, indicizzazione, gestione fascicoli, funzioni di ricerca e reportistica. Documenti degli organi accademici Tracciamento e monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e comunicazioni, calendario sedute, produzione ordine del giorno, lettere, delibere, verbali. Personalizzazione del workflow documentale Disegno workflow e azioni per uno o più documenti: controllo sugli attori, condivisione documenti, smistamento, iter paralleli, gestione risultati condizionali e non, gestione fascicoli, allegati. Fascicolo di studente e Fascicolo di personale Gestione documenti della carriera dello studente integrata con i sistemi U-GOV ESSE3 e GISS per la segreteria studenti. Creazione e inserimento dei documenti inerenti la carriera del personale integrata con U-GOV Risorse Umane. Integrazione con i servizi ConFirma e Conservazione Digitale di Cineca Certificazione della validità del documento tramite integrazione con la firma digitale. Trasmissione al sistema di conservazione digitale di documenti e metadati. Conservazione documentazione fiscale. Moduli U-GOV Servizi di supporto titulus titulus organi archivio di deposito Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa workflow documentale fascicolo di personal e fascicolo di studente 16 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

19 Firma Digitale SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTI DA FIRMARE DOCUMENTI FIRMATI conf irma ConFirma Service Soluzioni ad hoc per firma e verifica HSM INFOCAMERE POSTECOM ACTALIS U-GOV ConFirma Soluzione unica nel panorama italiano ConFirma consente di apporre e verificare la Firma Digitale di qualsiasi documento informatico redatto secondo le norme ed i formati riconosciuti dalla normativa italiana (PKCS#7, PDF e XML). La scelta del formato in cui generare ed imbustare il documento è dettata dallo specifico contesto di utilizzo. Pieno rispetto delle leggi vigenti ConFirma nasce sulla base delle specifiche indicate sia dalla legge 59/97 e dalle sue successive revisioni che dal Codice dell Amministrazione Digitale di DigitPA (ex CNIPA). Funzionalità avanzate ConFirma può essere utilizzata anche nelle procedure di sottoscrizione più complesse: offre infatti la possibilità di apporre e verificare firme multiple, parallele e controfirme in tutti i formati supportati. Offre inoltre specifiche funzionalità per i formati aperti PDF e XML. Portabilità e interoperabilità Uno degli obiettivi primari di ConFirma è quello di facilitare l introduzione della Firma Digitale in qualsiasi ambiente operativo. E in grado di interoperare con numerose tipologie di Sistemi Informativi ed è compatibile con la maggior parte delle smart card distribuite dai certificatori accreditati e con qualsiasi dispositivo di firma dotato di driver PKCS#11 (compresi token USB e sistemi HSM). Modalità di fruizione flessibili, riduzione dei costi ConFirma è utilizzabile in diverse modalità. Integrato all interno di U-GOV e di ESSE3. Installato presso l utente e integrato con gli applicativi presenti nel sistema informativo locale. Utilizzabile in modalità SaaS come servizio erogato dal Datacenter Cineca, con una architettura disegnata per garantire alta efficienza e riduzione dei costi. Moduli U-GOV confirma Servizi di supporto Hosting Help Desk Formazione Consulenza Applicativa CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 17

20 Conservazione Digitale conser vazione digitale FONTI Documentale Protocollo Scansione cartaceo Documento semplice CANALI DI COMUNICAZIONE FTP Web Service acquisizione dei documenti amministrazione archiviazione accesso e consultazione U-GOV Conservazione Digitale Ciclo completo di conservazione sotitutiva Conservazione Digitale garantisce la conservazione digitale con validità legale tramite firma digitale e marcatura temporale. I documenti sono salvati corredati di tutto il sistema di relazioni ed informazioni di contesto e dei metadati di classificazione e fascicolazione. I documenti conservati sono ricercabili in tempo reale, e sono consultabili attraverso l apposita interfaccia Web a disposizione di specifiche utenze applicative. Migliora l efficacia delle attività di gestione documentale, la sicurezza e il controllo sugli accessi. Conservazione sostitutiva secondo la normativa in vigore U-GOV Conservazione Digitale adempie alle specifiche indicate dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004, e riassunte nel Codice dell Amministrazione Digitale. Integrazione e interoperabilità Conservazione Digitale sfrutta la Firma Digitale Cineca ed è facilmente integrabile con gli applicativi Esse3 e U-GOV, adeguandosi ai processi di conservazione degli Atenei. Oltre a questo, può essere utilizzato per la conservazione di qualsiasi tipologia di documento e si interfaccia con sistemi informativi di varia natura. Conservazione dei verbali di esame per ESSE3 Conservazione Digitale gestisce la conservazione a norma dei verbali d esame grazie ad una stretta integrazione con ESSE3. I verbali d esame firmati digitalmente su ESSE3 vengono trasferiti a Conservazione Digitale che provvede alla marcatura temporale di ogni lotto ricevuto. Il Responsabile della conservazione verifica poi la presenza e la correttezza dei metadati, la leggibilità dei documenti, la correttezza formale degli stessi ed appone la propria Firma Digitale con smart card. Hosting e outsourcing dei servizi Il servizio di Conservazione Digitale è disponibile in modalità SaaS liberando l Ateneo dagli oneri di gestione hardware e software. L Ateneo può inoltre affidare in outsourcing a Cineca il ruolo di Responsabile della conservazione digitale, affidando a personale dedicato il corretto svolgimento di tutte le fasi del processo di digitalizzazione dei documenti. Moduli U-GOV conservazione digitale Servizi di supporto Hosting U-Cloud Help Desk Formazione Consulenza Applicativa 18 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

21 Voto elettronico SERVER CENTRALI SEGGIO RETE PRIVATA O VPN u-vote Votazioni elettroniche in Ateneo u-vote nasce dalla reingegnerizzazione del sistema di voto elettronico utilizzato sin dal 1998 dal MIUR e da molti Atenei italiani. Il nuovo protocollo, basato su firma cieca, permette diverse modalità di voto che superano le restrizioni sull ubicazione delle postazioni. u-vote è in grado di supportare i regolamenti elettorali più complessi e può quindi essere utilizzato per elezioni di varia natura: Organi Accademici, rappresentanze studentesche ed in generale tutte le votazioni per il reclutamento del personale docente e ricercatore. Mobilità di voto u-vote supporta diverse modalità di espletamento delle operazioni di voto. Cineca può affiancare l Ateneo nell analisi dei rischi e nella scelta della modalità di voto più idonea in funzione della criticità dell elezione. Voto da Seggio: l elettore esprime la preferenza attraverso stazioni di voto pubbliche, per le quali integrità e sicurezza di hardware e software sono controllate e garantite da Cineca. Voto da Chiosco: l elettore vota in postazioni pubbliche per le quali l integrità e sicurezza hardware/software non sono controllate e garantite da Cineca. Le stazioni di voto possono essere collegate a reti pubbliche protette e non. L ambiente fisico in cui sono disposte è supervisionato. Voto da Internet: l elettore vota dal proprio PC collegato a Internet. In questo caso non esiste supervisione né dell ambiente né della dotazione elettorale e quindi non è garantita l integrità e la segretezza del voto. Garanzie di sicurezza e segretezza del voto u-vote è stato progettato seguendo i principi esposti nelle raccomandazioni del Comitato dei Ministri del Consiglio Europeo sull e-voting. Garantiscono la sicurezza e la robustezza del sistema la cifratura delle connessioni client/server, la cifratura e la firma digitale delle schede elettorali. Affianca inoltre alla rete ISDN in gruppo chiuso la rete VPN realizzata sull infrastruttura dell Ateneo. Garantiscono l integrità e l anonimato dell elettore nel seggio la protezione delle stazioni, la supervisione dell ambiente di voto e le procedure elettorali chiare e puntuali distribuite ai responsabili di seggio. A garanzia del cliente, esiste un sistema di Audit, per il monitoraggio dell elezione ed il controllo incrociato dei risultati. Usabilità e accessibilità Al fine di assicurare il suffragio universale, u-vote è stato progettato secondo specifici requisiti di usabilità funzionali, cognitivi, percettivi e di interazione. In particolare le interfacce utente di u-vote sono conformi alle linee guida della U.S. Election Assistance Commission (EAC), una commissione indipendente che ha lo scopo di vigilare sui sistemi di voto elettronico americani. Servizi di supporto Help Desk e Consulenza Specializzata Durante l intero svolgimento dell evento elettorale Cineca mette a disposizione dell Ateneo un help desk qualificato di supporto agli elettori ed ai responsabili di seggio. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 19

22 Servizi Infrastrutturali e Cloud Gli Atenei nell era digitale parte II U-Cloud, la nuova generazione di servizi infrastrutturali Cineca U-Cloud offre agli Atenei infrastrutture e tecnologie ICT scalabili on-demand sotto forma di servizi. L obiettivo è dotare i sistemi informativi di Ateneo delle funzionalità abilitanti richieste, garantendo maggiore agilità e velocità a fronte di un uso più mirato delle risorse IT ed una migliore comprensione dei costi connessi. La richiesta di servizi di qualità sempre più elevata da parte di tutti gli stakeholder di riferimento dell Ateneo e la contemporanea diminuzione delle risorse finanziarie a disposizione impongono significative evoluzioni anche alle infrastrutture IT. Gli Atenei devono quindi fronteggiare la necessità di operare rilevanti investimenti in Data Center (risorse logistiche, beni mobili, licenze, risorse umane) garantendo tempi di approvvigionamento, di dimensionamento e di messa in opera rapidi ed efficaci. U-Cloud non si limita solo ad erogare gli applicativi Cineca in modalità hosting, ma offre anche piattaforme e componenti infrastrutturali utilizzabili come building-block con cui costruire in maniera flessibile le proprie soluzioni personalizzate. Le risposte degli Atenei a questi cambiamenti passano principalmente dalla razionalizzazione, controllo e consolidamento delle risorse e dei processi legati ai propri Data Center. Cineca è impegnato ad affiancare le istituzioni universitarie in questo percorso, proponendo nuove soluzioni progettate per riallineare le infrastrutture IT con le reali esigenze e attività. L ampia gamma di servizi e consulenze specializzate è pensata per offrire supporto sia ad Atenei che hanno deciso di portare in outsourcing le proprie infrastrutture, sia ad Università che vogliono valorizzare l investimento nel proprio Data Center, grande o piccolo che sia. Solution Map U-Cloud 20 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

23 Benefici e Vantaggi Agilità Infrastruttura tecnologica on-demand Cineca si fa carico di gestire tutte le problematiche di scalabilità e disponibilità dell infrastruttura, ritagliando l offerta sulle esigenze dell Ateneo, tipicamente basate sul numero di utenti e di applicazioni utilizzate. L introduzione di nuovi sistemi ha quindi un minore impatto sull organizzazione tecnica e logistica dell Ateneo. Lo staff IT si libera dalla gestione di processi non essenziali e può focalizzare l attenzione su nuovi servizi e progetti anziché sulla gestione operativa. Supporto dedicato Conduzione operativa e assistenza tecnica I servizi del Data Center Cineca si appoggiano su una robusta struttura di gestione, monitoraggio e supporto tecnico dedicato. Lo staff Cineca effettua una gestione operativa completa dei server e dei servizi applicativi relativamente a tutte le componenti dell infrastruttura, e si preoccupa anche del tuning di tutte le componenti hardware e software richieste. Affidabilità Garanzia di un servizio con alti standard di sicurezza e privacy La sicurezza del Data Center Cineca è declinata in sistemi di rilevazione incendi, allagamenti e anti-intrusione, controlli remoti degli impianti ad alta criticità, locali presidiati 24/7, apparati e cablaggi di networking ridondati. Sistemi anti-intrusione informatica, firewall, network ACL, antivirus, protezione dei dati con tecnologie di fault-tolerance (RAID) e politiche di backup/archive a breve e lungo termine, infrastruttura server di backup ridondata e dotata di libreria robotizzata per la gestione dei supporti magnetici, casseforti ignifughe, replica remota dei backup presso sito secondario. In questo scenario di sicurezza a 360 l Ateneo mantiene sempre il controllo sulle identità dei propri utenti, sui dati amministrativi e sui dati sensibili di personale, studenti e docenti, senza cederli a terze parti. Contenimento dei costi Riduzione dell impatto economico dell IT Spostare i costi da fissi a flessibili, abbassare le spese di sviluppo, messa in produzione, licenze, gestione operativa e cambiamento infrastrutturale, semplificare e ridurre le procedure di acquisizione. U-Cloud permette all Ateneo di ridurre i costi complessivi connessi alla gestione ed alla manutenzione del software, dell hardware, delle facility e dei Data Center che li ospitano. Chiarezza Trasparenza degli accordi e dei servizi I servizi U-Cloud permettono una misurazione della quantità e qualità di servizio erogata. L affidabilità e le prestazioni sono tutelate da chiari accordi Service Level Agreement. I servizi sono tracciati per tramite di metriche di utilizzo. Le politiche e i processi di supporto e sicurezza seguiti da Cineca sono trasparenti per l utente. Controllo Servizi per la governance dei sistemi IT di Ateneo Cineca assiste l Ateneo nella pianificazione e nello sviluppo dei propri apparati IT con attività mirate di consulenza specialistica maturate in 40 anni di esperienze nella gestione di Data Center di classe large scale. Consulenze in ambito di gestione dell infrastruttura, attività di assessment dei datacenter di Ateneo, analisi dei processi di IT governance, progetti di consolidamento ed evoluzione. L ampio spettro di competenze permette a Cineca di affiancare l Ateneo e costruire un percorso comune di innovazione e consolidamento. CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 21

24 Servizi di Application e Middleware Hosting Applications hosting u-gov hosting esse3 hosting portali di ateneo Middleware ldap identity mgmt e single sign-on Planning Deploy Operations & Support U-Cloud Application e Middleware Hosting Velocità di messa in produzione, riduzione della complessità operativa U-GOV, CSA, CIA, ESSE3, Portali di Ateneo, servizi di e messaging, Confirma e ConFirmaDoc, piattaforme di E learning, Streaming, u-vote. Tutte le soluzioni Cineca per gli Atenei sono utilizzabili in modalità hosting, come servizi erogati direttamente dal Data Center del Consorzio. Contenimento dei costi per personale, hardware, licenze, manutenzione I servizi di Application Hosting liberano l utente dagli oneri di gestione dell infrastruttura tecnologica e delle componenti applicative. Flessibilità e scalabilità ondemand, rapidità di messa in produzione, investimento iniziale ridotto e minori rischi connessi all iniziativa. Maggiore controllo sui costi durante tutta l esistenza del sistema, con un incentivo all uso di applicazioni e risorse standard. LDAP LDAP in modalità as a service comprende la gestione completa di un sistema di autenticazione in hosting presso il Consorzio in grado di erogare servizi per definire le policy per l accesso degli utenti, l autenticazione e la sicurezza. In alternativa, Cineca può ospitare una replica locale presso il proprio datacenter dei contenuti di un sistema di autenticazione gestito dall Ateneo. Moduli U-Cloud Integrazione con altri sistemi IT Le applicazioni ospitate nel Data Center Cineca sono facilmente integrabili con altri sistemi e programmi, sia installati in hosting presso il Consorzio che presso l Ateneo. Privacy e protezione dei dati Cineca assicura una gestione dei dati nel completo rispetto delle normative italiane sulla privacy per gli Enti pubblici e privati. L Ateneo mantiene il controllo sulle identity e sui dati sensibili di studenti e docenti, senza cederli a terze parti. Sicurezza con alti livelli di Back up e Disaster Recovery inclusi nel servizio Cineca garantisce alta disponibilità e supporto tecnico dedicato per tutti gli applicativi erogati in modalità as a service. A questo sono affiancati elevati standard di sicurezza grazie ai sistemi di monitoraggio, backup e disaster recovery di prima categoria. Identity Management e Single Sign-on via Shibboleth Offrire ai propri utenti un unico login per le numerose applicazioni e servizi online è diventato un aspetto strategico per l Ateneo. Il servizio Shibboleth as a service permette la gestione dell accesso mediante autenticazione centralizzata, eventualmente federata, e Single Sign-On alle risorse protette offerte da uno o più siti/ applicazioni Web. Servizi di supporto hosting u-gov hosting csa hosting posta elettronica hosting esse3 hosting u-vote Help Desk e supporto tecnico 24/7 Formazione Disaster Recovery hosting portali di ateneo hosting confirma hosting conservazione digitale hosting streamin g hosting e-learning ldap identity mgmt es e single sign-on 22 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria

25 Servizi di Infrastruttura IT Location as a service Storage as a service System as a service housing networking backup & storage area archive network virtual machine on-demand disaster recovery on-demand U-Cloud IT Infrastructure Colocation: Housing e Networking I servizi di Housing e Networking consentono all Ateneo di installare ed operare apparati tecnologici all interno del Data Center Cineca, in spazi appositamente attrezzati. L hardware può essere di proprietà dell Ateneo o fornito da Cineca mediante nolo. Sono garantiti i servizi di networking (connettività alle diverse reti di front-end e back-end) e facility di base (continuità elettrica, condizionamento, sicurezza ambientale, accesso fisico controllato, ecc.). L Ateneo è responsabile della completa gestione sistemistica dei propri apparati, i responsabili IT possono operare sia in modalità remota, sia accedendo al Data Center per eseguire operazioni fisiche sugli equipaggiamenti. Virtual Machine on-demand L infrastruttura Cineca offre Macchine Virtuali in hosting, configurabili in base a requisiti specifici e gestibili in autonomia dall Ateneo. Lo staff IT può quindi avviare in tempi brevi nuovi progetti e focalizzarsi sulle attività istituzionali, aumentando la velocità della messa in produzione e riducendo costi e complessità operativa. Le Virtual Machine sono scelte all interno di un catalogo che ne fissa le caratteristiche in termini di sistema operativo, applicativi installati, memoria e spazio disco, funzionalità, topologia architetturale; tutti parametri configurati e ottimizzati secondo l uso previsto. Le Virtual Machine sono preinstallate e preconfigurate con lo stack LAMP (Linux Apache MySQL PHP/PERL), o con altre applicazioni verticali (cosiddette virtual appliance ). Moduli U-Cloud Backup/Archive e Remote Backup Gli Atenei che hanno installato applicativi Cineca nel proprio data center possono garantire la salvaguardia dei dati utilizzando l infrastruttura di Backup ed Archive Cineca. Gli alti livelli di operatività delle piattaforme Cineca permettono di procedere al ripristino sicuro dei dati in tempi molto brevi. Disaster Recovery on-demand per garantire continuità dei servizi Gli Atenei che hanno scelto di implementare gli applicativi Cineca nel proprio Data Center locale hanno la necessità di garantire la continuità dei propri servizi anche in caso di gravi criticità ed interruzioni prolungate. Per queste necessità il Consorzio offre un servizio di Disaster Recovery che permette all Ateneo, in caso di disastro, di ripristinare in tempi brevi i propri servizi, facendoli ripartire sull infrastruttura Cineca fino alla riattivazione della struttura locale. Spazio disco via Storage Area Network e ftp/http Lo spazio storage può essere offerto in diverse modalità. L Ateneo può collegare gli apparati server in housing presso Cineca all infrastruttura di Storage Area Network del Consorzio per usufruire di spazio disco facilmente scalabile con elevate caratteristiche di affidabilità, capacità, prestazioni e connettività. In alternativa l Ateneo può usufruire di quote di spazio per l interscambio di file di grandi dimensioni via FTP o http (WebDAV), con diversi tagli in termini di quote di spazio disco. Servizi di supporto backup & archive storage area network housing Help Desk e supporto tecnico 24/7 Formazione networking virtual machine on-demand disaster recovery on-demand CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria 23

26 Servizi di Consulenza IT planning disaster recovery design deploy infras rtucture deploy management data center management change esse3 data center assess ment itil compliance data center consolida tion remote system management infrasrtucture tco Servizi di IT Consulting Sviluppo della gestione operativa Cineca affianca lo staff ICT dell Ateneo nella scelta degli strumenti di gestione operativa dell infrastruttura di Ateneo e propone eventuali progetti di miglioramento. Gli ambiti di consulenza spaziano da reti, storage, sistemi, database, middleware, monitoraggio, reportistica e sicurezza, authentication, authorization, e accounting. In particolare Cineca mette in campo le buone pratiche di gestione definite per le proprie applicazioni. Progetti di deploy di infrastrutture specifiche per ospitare applicazioni Cineca Lo staff Cineca supporta l Ateneo nella progettazione di ambienti dedicati ad ospitare applicazioni del Consorzio (U-GOV, ESSE3, Portali, etc.) secondo buone pratiche sviluppate, strutturate e testate da Cineca in centinaia di installazioni. Passaggio di consegne chiavi in mano all IT di Ateneo, formazione in aula e training on the job, supporto post-avvio. Assessment, consolidamento ed evoluzione della infrastruttura del data center di Ateneo L evoluzione di un Ateneo è fatta di rapidi cambi di scenario e determina spesso problemi legati a una crescita frammentata e decentralizzata dell ICT. I servizi Cineca di Assessment e Consolidation del Data Center di Ateneo mirano a ottimizzare le prestazioni dell apparato ICT ed a ridurne i costi di gestione. L Ateneo può definire un percorso personalizzato a partire dalla valutazione dell esistente, per passare a progetti completi di consolidamento e di evoluzione del Data Center. Servizio di gestione remota dei sistemi Il servizio consiste nel monitoraggio delle infrastrutture applicative Cineca installate perso l Ateneo. In caso di criticità è previsto l intervento da remoto da parte di tecnici specializzati per un ripristino immediato dei servizi. La gestione remota dei sistemi è disponibile anche per numerose tecnologie e piattaforme a larga diffusione, di cui Cineca dispone di know how specialistico. Analisi dei processi IT, calcolo del TCO Cineca propone un approccio completo per valutare i processi ed il ciclo di vita di tutti i servizi connessi all infrastruttura IT dell Ateneo ed una valutazione della aderenza alle best practice ITIL. Offre inoltre modelli di Total Cost of Ownership (TCO) consolidati e perfezionabili sulla singola realtà e sugli obiettivi specifici, validi anche come base per lo sviluppo di una attività di controllo di gestione connessa ai costi dell IT. Progettazione di disaster recovery del data center di Ateneo Queste attività sono finalizzate a valutare e definire un corretto piano di disaster recovery del data center di Ateneo. Tra le fasi iniziali, la raccolta ed analisi dei requisiti dell Ateneo, tra cui Recovery Time Objective (RTO) e Recovery Point Objective (RPO) attesi, la delimitazione dei servizi interessati e delle tecnologie utilizzate, l individuazione dei principali ostacoli al ripristino. Seguono la proposta degli scenari di riferimento ed il calcolo degli investimenti previsti e dei costi di gestione, essenziali per valutare la scelta della soluzione corretta. Moduli U-Cloud itil compliance data center management data center assessment data center consolidat ion infrastructure tco remote system management infrastructure deploy disaster recovery design 24 CINECA per l Università digitale - Servizi per l Amministrazione Universitaria