Appalto per la gestione di servizi e prestazioni in immobili dell Università degli studi di Modena e Reggio Emilia

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Umberto Riccardo Marchetti
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1 Best Practise patrimoni 2008 Appalto per la gestione di servizi e prestazioni in immobili dell Università degli studi di Modena e Reggio Emilia Luca Baracchi Franco Betti Silvia Guerrieri Forum PA 2008 Roma, 15 maggio 08

2 Indice il GS dell Università degli studi di MO e RE il progetto Servizio N aggiornamento anagrafico e flusso informativo Censimento anagrafico Il flusso informativo e il controllo di gestione

3 Il GS dell Università degli studi di MO e RE È il 2 appalto di GS (prec ); comprende servizi e manutenzioni; territoriale (n. 40 edifici a MO e n. 10 edifici a RE per circa mq); durata: 6 anni ( ); compenso: a canone e a misura; importo di contratto: ,78 + IVA ( ,49 a canone, ,44 a misura ed ,86 per incrementi anni successivi)

4 Le Imprese Raggruppamento temporaneo d imprese Coopservice Soc. Coop.p.A. di Cavriago (RE) Consorzio Cooperative Costruzioni Soc. Coop. di Bologna (mandante) aggiudicazione: 12/4/2006 consegna lavori: 16/6/2006

5 La fase progettuale Esame obiettivi, realistici, che si vogliono ottenere con il GS; maggior quota a canone rispetto al primo appalto; introdotte nuove tipologie di servizi (gestione sist. antintrusione, servizio vigilanza, lavanolo, ecc.); maggior rilievo al flusso informativo e agg. anagrafico. Formazione del gruppo di lavoro interno per la progettazione. Analisi e riorganizzazione delle risorse interne utili alla gestione dell appalto. Analisi e predisposizione budget del GS considerati nel patrimonio da gestire gli edifici che, progressivamente, entreranno in esercizio nei primi 3 anni.

6 Sintesi numerica del patrimonio immobiliare universitario al Sede N. edifici aule, biblioteche, sale lettura, lab. informatici e vari SUPERFICI (mq) laboratori chimici e biologici Altro Totale (mq) MO RE TOTALE

7 A B C D E F G SERVIZI Servizi in appalto IMPORTO ANNUO 1 anno Euro (IVA esclusa) IMPORTO per i 6 anni Euro (IVA esclusa) A1 Canone , ,66 Gestione calore, climatizzazione, Misura , ,52 A2 trattamento acque Totale , ,18 B1 Canone , ,40 Gestione impianti elevatori Misura , ,80 B2 Totale , ,20 C1 Canone , ,56 Gestione pulizie interne ed esterne Misura , ,26 C2 Totale , ,82 D1 Canone , ,24 Gestione rete fognaria Misura , ,98 D2 Totale , ,22 E1 Canone , ,42 Gestione impianti di sicurezza Misura , ,42 E2 Totale , ,84 F1 Canone 0,00 0,00 Manutenzione ordinaria immobile Misura , ,00 F2 della Residenza universitaria Totale , ,00 G1 Manutenzione ordinaria mobili ed Canone , ,00 elettrodomestici della Residenza Misura 0,00 0,00 G2 universitaria Totale , ,00

8 H I L M N SERVIZI IMPORTO ANNUO 1 anno Euro (IVA esclusa) IMPORTO per i 6 anni Euro (IVA esclusa) H1 Canone , ,86 H2 Lavanolo Misura 1.617, ,14 Totale , ,00 I1 Canone , ,00 I2 Gestione impianti antintrusione Misura , ,00 Totale , ,00 L1 Canone , ,46 L2 Servizio di vigilanza armata Misura , ,00 Totale , ,46 Adeguamento normativo e manutenzione straordinaria al Misura , ,00 patrimonio immobiliare Aggiornamento anagrafico e flusso informativo Canone , ,00 TOTALE CANONE , ,60 TOTALE PRESTAZIONI A MISURA , ,12 TOTALE , ,72 INCREMENTI PREVISTI NEGLI ANNI SUCCESSIVI (complessivo) ,86 TOTALE GENERALE POSTO A BASE DI GARA PER I SEI ANNI ,58

9 Obiettivi del Servizio N Aggiornamento anagrafico e flusso informativo Conoscenza analitica del patrimonio (censimento, stato di conservazione, ecc.) con rilievo geometrico e codifiche; programmazione, gestione ed esecuzione di manutenzione a canone riferita a: edifici, unità ed ambienti tipi e categorie di lavori; gestione tramite 2 sistemi informativi integrati (UNIMORE e Coopservice) di ogni intervento programmato o richiesto; contabilità interventi.

10 Anagrafe anagrafe conosciuta prima di GS: planimetrie su supporto magnetico, elenchi di edifici, superfici dati anagrafici richiesti con GS: verifiche puntuali degli edifici con codifica secondo criteri predefiniti (realizzazione di basi grafiche digitali e predisposizioni collegamenti al db relazionale) Criteri per l individuazione degli elementi puntuali da censire nelle schede alfanumeriche e da graficizzare 1) scelta all origine degli impianti da identificare e da sottoporre a successivo controllo di gestione; 2) def. grafica di ogni impianto o parte di esso e sua codifica; 3) def. di ulteriori fattori (caratteristiche) dell elemento considerato, da inserire nella scheda tecnica.

11 Esempio di impianti da censire IMPIANTI TERMICI Caldaia - (codice) Marca, modello e potenzialità Tipo di Bruciatore (atmosferico, pressurizzato) - (codice) Marca, modello, potenzialità e tipo combustibile Tipo di elemento radiante (ventilconvettore, radiatore in ghisa, in Al,..) - (codice)

12 Esempio di planimetria e scheda tecnica

13 Flusso informativo tramite software integrato Il software, di proprietà UNIMORE, consente: - gestione grafica del patrimonio d Ateneo, - collegamento ai dati statici e dinamici, - comunicazione tra Amministrazione ed Imprese, - controllo di gestione e monitoraggio delle azioni in essere. Il software, realizzato da Coopservice ed integrato con il precedente, consente: - gestione delle attività dal lato Impresa, - reportistica per il controllo di gestione economica in tempo reale

14 Il Portale dei servizi e il Contact center Creazione di una banca dati dinamica e puntuale; migliori servizi; attività tecnicoamministrativa più razionale.

15 Gestione delle Segnalazioni (impresa) Ricezione chiamata sul contact center di Panta Attivazione del Site Manager Definizione risorse, attrezzature e mezzi (ODL) Chiusura chiamata d intervento IL CONTROLLO dettaglio Ricezione chiamata sul contact center Via sms/palm pc/ /blackberry Reperibilità 24 su 24 Confronto immediato con i responsabili Verifica dell oggetto Attivazione del Project Manager Diretta (sms/fax/tel/ ) Assegnazione alla ditta partner Definizione dei tempi d intervento Definizione risorse, attrezzature e mezzi Gestione dell ODL Reclutamento squadra d intervento Definizione dei mezzi e delle attrezzature Chiusura della chiamata sul contact center Il responsabile del fabbricato firma la bolla di lavoro Il responsabile esprime un giudizio sull intervento Chiusura chiamata sul contact center o mediante palmare Invio della bolla d intervento al Project Manager Gestione economica dell intervento

16 Esempio di applicazione gestionale: richiesta e ordine

17 Es. di applicazione gestionale: rapportino e preventivo

18 Suddivisione spese (a canone e a misura) per servizio ,18 ; 0,75% ,58 ; 11,26% ,01 ; 0,97% ,02 ; 0,57% ,94 ; 1,09% ,79 ; 0,98% ,01 ; 0,52% ,48 ; 37,68% ,92 ; 1,63% A1: GESTIONE IMPIANTI TERMICI B1 : GESTIONE IMPIANTI ELEVATORI C1 : SERVIZIO DI PULIZIE INTERNE ED ESTERNE ,30 ; 44,55% D1 : GESTIONE RETE FOGNARIE A1: GESTIONE IMPIANTI TERMICI B1 : GESTIONE IMPIANTI ELEVATORI C1 : SERVIZIO DI PULIZIE INTERNE ED ESTERNE D1 : GESTIONE RETE FOGNARIE E1 : GESTIONE IMPIANTI DI SICUREZZA G1: MANUTENZIONE MOBILI ED ELETTRODOMESTICI H1: LAVANOLO E1 : GESTIONE IMPIANTI DI SICUREZZA G1: MANUTENZIONE MOBILI ED ELETTRODOMESTICI H1: LAVANOLO I1 : GESTIONE IMPIANTI ANTINTRUSIONE L1 : PRONTO INTERVENTO E VIGILANZA ARMATA I1 : GESTIONE IMPIANTI ANTINTRUSIONE L1 : PRONTO INTERVENTO E VIGILANZA ARMATA N: AGGIORNAMENTO INFORMATICO E FLUSSO INFORMATIVO ,23 ; 11,31% 6.333,44 ; 2,42% ,02 ; 6,51% 188,88 ; 0,07% 7.817,78 ; 2,98% 960,96 ; 0,37% ,36 ; 16,67% ,06 ; 7,99% ,92 ; 51,68%

19 Suddivisione spese a canone e a misura per edificio Misura Canone MO-01 Rettorato MO-02 Uffici Ammin. MO-27 Ingegneria mecc. e civile MO-03 MO-28 Uffici Lab. Ammin. pesanti MO-04 MO-29 Sant'Eufemia Centr. tecn. MO-30 Servizi MO-06 diagnostici Berengario e laboratorio 4,14,16 MO-07 MO-31 Fac. Economia Stabulario MO-08 MO-32 Polo Policlinico didattico MO-09 MO-33 Centro Tisiologia tesi MO-35 Uff. Ammin. MO-10 Centro Linguistico MO-36 Centro Didattico di Medicina MO-11 Centro Linguistico MO-37 Residenza Studenti MO-12 Oss. Geofisico MO-41 Portineria Via Campi MO-13 Orto Botanico MO-44 Fondazione Biagi MO-14 Biologia animale RE-01 Ingegneria MO-15 Sc. RE-02 Biomediche Agraria RE-03 Sc. delle MO-16 Comunicazioni Chimica RE-03 Sc. delle Comunicazioni MO-17 Fisica MO-18 RE-04 Matematica Zucchi RE-05 Tondo Center MO-19 Biblioteca sc. RE-06 Pad. Livi MO-23 aule Bio-tecnologie RE-07 Pad. Buccola MO-24 Dip. Fisica RE-08 Pad. Tamburini MO-25 Ingegneria RE-09 Pad. Morseli RE-10 MO-26 Pad. DIMA Besta

20 Servizio Calore: suddivisione spese a misura per edificio

21 Risultati attesi e prospettive di sviluppo Risultati attesi: - conoscenza dettagliata del patrimonio immobiliare, - miglior controllo di gestione, - programmazione attenta degli interventi di manutenzione straordinaria. Prospettive di sviluppo: eventuale modifica, nel 2012, della tipologia di rapporti contrattuali.

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