INVENTARIO GUIDA OPERAZIONI DI FINE ANNO DEL 01/02/2014

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1 INVENTARIO GUIDA OPERAZIONI DI FINE ANNO DEL 01/02/2014 Tutti i nominativi riportati in questo documento sono inventati e non riconducibili a nessuna persona realmente esistente (in ottemperanza alle norme previste dal D. L.vo 196/2003 Legge sulla Privacy). IN SINTESI Le operazioni di fine anno si suddividono nelle fasi seguenti: Ammortamento: Inventario -> Ammortamento annuo; Stampa del Registro: Stampe -> Inventario -> Registro generale di inventario; Elaborazione del Modello K: Stampe -> Inventario -> Stampa situazione patrimoniale -> Modello K. Inventario -> Ammortamento Riportiamo di seguito le note da seguire per procedere con l operazione di Ammortamento Annuo, prescritta dalla Circolare MIUR n 2233 del 02/04/2012. La procedura di ammortamento stabilisce che il calcolo vada eseguito annualmente (vedi pag. 5 della circolare suddetta) alla fine dell'esercizio finanziario in modo tale da mantenere aggiornati i valori rappresentati nella consistenza patrimoniale Modello K. La procedura si articola in due voci: Ammortamento: eseguendo questa procedura, tutti i beni, ad eccezione di quelli acquistati nel secondo semestre dell anno in cui si effettua l ammortamento, saranno sottoposti alla svalutazione del proprio valore in base all aliquota associata al bene stesso (visibile nella Tabelle -> Sottocategorie) che viene applicata sul Prezzo acquisto del bene, l importo di svalutazione calcolato, verrà detratto dal valore del bene indicato nella colonna Prezzo (i due prezzi coincidono in caso di nuovo acquisto). Infatti per tutti i beni presenti in inventario, provenienti dal rinnovo inventariale, è nota la relativa quota di ammortamento in quanto collegata alla Tabelle -> Sottocategoria di appartenenza. Avviando la procedura di Ammortamento annuo, per ogni bene verrà creato un buono a valore in diminuzione calcolato sul prezzo storico di acquisto del bene, indicato nel campo Prezzo acquisto, detratto dal valore attuale del bene, indicato nel campo Prezzo (in presenza di beni precedenti al rinnovo tali importi differiscono, mentre per beni acquistati dopo il rinnovo i due importi sono identici). 1

2 Nella schermata di carico di ogni singolo bene vengono riportati i valori (prezzo di acquisto, vecchio numero di inventario, vecchia data di acquisto) presenti prima del rinnovo inventariale; nel caso, invece, di un bene di nuova acquisizione il valore del bene indicato dall'utente durante la procedura di presa in carico nel campo Prezzo, verrà automaticamente rimpiazzato anche nel campo Prezzo acquisto al fine di poter calcolare negli anni successivi la quota di ammortamento corretta. Per meglio comprendere il calcolo ci avvaliamo di un esempio: una scrivania acquistata prima del rinnovo inventariale ad 1.000,00 (Prezzo acquisto) ha acquisito, dopo il rinnovo inventariale, il prezzo di 800,00 (riportato nel campo Prezzo del carico) ed ha come percentuale di ammortamento il 10% (in quanto rientra nella sottocategoria Mobili ed arredi per ufficio); effettuando la procedura di ammortamento la scrivania avrà un valore di 700,00 cosi calcolato: quota di ammortamento 100 euro (applicando il 10% su 1000 euro); ,00 = 700,00 (prezzo della scrivania dopo l ammortamento) In presenza di carichi effettuati con causale Passaggio da altra amministrazione (causale 40 e 41) il Prezzo acquisto dovrà essere indicato dall'utente in quanto si rifà al prezzo originale, precedente ad ogni svalutazione. In presenza di beni provenienti dall'accorpamento di scuole effettuato in data 1 settembre, se pur ricadenti nel secondo semestre, poiché non si tratta di beni nuovi, il programma eseguirà comunque l'ammortamento annuo. I beni privi del Prezzo acquisto, condizione debitamente segnalata con relativa messaggistica, non vedranno svalutato il proprio valore durante il calcolo dell'ammortamento. L'individuazione dei beni privi di tale indicazione è rilevabile attraverso la procedura Stampe -> Elenco Beni selezionando il filtro Prezzo di Acquisto non valorizzato. Reperita l informazione mancante, essa dovrà essere indicata nel campo Prezzo acquisto, attraverso Inventario -> Ricerca / Modifica -> Carico. Sono soggetti all'ammortamento annuo tutti i beni tranne: 2

3 i beni acquistati nel secondo semestre dell'anno di cui si effettua l'ammortamento; i beni scaricati; i beni che hanno raggiunto un valore pari a zero. Eseguito l'ammortamento, si procede alla stampa dei buoni prodotti dalla procedura di ammortamento (stampa cumulativa) ed alla Stampa dettaglio dei beni soggetti all'ammortamento riportante tutte le informazioni relative al prezzo storico del bene, all'aliquota di ammortamento applicata ed al prezzo risultante dalla procedura di ammortamento. Conseguentemente tutte le variazioni patrimoniali legate all'ammortamento verranno riportate nel Registro Generale di Inventario nella sezione delle diminuzioni. Qualora sia stata già effettuata la procedura di Ammortamento e si rendesse necessario variare il prezzo di acquisto, la sottocategoria (a cui è legata la percentuale di ammortamento), il prezzo attuale di un bene, essendo queste informazioni basilari per il calcolo dell'ammortamento, sarà indispensabile cancellare, tramite l'apposito pulsante Cancella, il buono di ammortamento creato e rielaborarlo nuovamente. Stampa del buono a valore per ammortamento con dettaglio: questa procedura consente la stampa dei buoni a valore per ammortamento, dettagliando i singoli beni Soggetti ad ammortamento. Tale stampa è alternativa a quella del buono cumulativo associato alla stampa dettaglio beni. 3

4 STAMPE -> INVENTARIO -> REGISTRO GENERALE DI INVENTARIO Questa voce di menù si suddivide in due stampe alternative tra di loro: Analitico entrata/uscita: è il registro d entrata e d uscita nel quale vengono stampati i beni Inventariati con tutte le informazioni relative ai beni. I prezzi vengono riportati nella colonna della categoria di appartenenza del bene. Al momento della stampa dell Inventario l utente deve selezionare quale Registro vuole stampare, nella drop down proposta potrà scegliere tra le seguenti opzioni: Registro Beni Mobili: in questo caso verranno riportati in stampa solo i beni relativi alle categorie 1, 3, 4, 5, il prezzo del bene verrà stampato in corrispondenza alla categoria di appartenenza del bene; Registro dei Libri e Materiale bibliografico: in questo caso verranno stampati tutti i beni che appartengono alla categoria 2, il prezzo del bene verrà stampato in corrispondenza alla categoria di appartenenza del bene; Tutti i Registri: verranno stampati tutti i beni appartenenti a tutte le categorie, i prezzi dei beni verranno riportati in corrispondenza della categoria di appartenenza del bene. Oltre alla richiesta dell intervallo di date da stampare si può specificare il numero di buono da cui far partire la numerazione del registro ed il numero di pagina (quest ultimo dato è obbligatorio). Tutto ciò agevola l utente che avendo l esigenza di stampare più volte nell anno il registro d inventario, può raccordare la stampa del registro alle precedenti. Ricordiamo che nel Registro di Inventario (in entrata) sono presenti le colonne relative al codice sede e codice ubicazione ai sensi della C.M. 26 del 18 settembre Per ogni colonna il programma stampa la consistenza degli aumenti, il valore riportato chiaramente sarà corretto se nell'archivio sono stati registrati tutti i beni; Unico: in questa stampa vengono riportati tutti i beni in uso nella scuola alla data imputata dall utente. Tale stampa è visibile solo a chi ha la gestione per Registro e quindi ha effettuato il Rinnovo inventariale ai sensi della C.M. 8910/2011. La stampa del Registro di Inventario Unico, simile a quella prodotta dal programma Inventario del SIDI MIUR, è filtrata per Registro e riporta l elenco dei beni esistenti in uso e tutti i movimenti effettuati sui beni per l anno di cui viene richiesta. La stampa, oltre a riportare le informazioni anagrafiche del bene (effettiva data di presa in carico, numero di inventario precedente e successivo al rinnovo, descrizione del bene, fornitore, sede/ubicazione, tipologia del bene, vedi allegato A circolare prot. 2919/2012, e percentuale di ammortamento) prevede le seguenti informazioni dinamiche in funzione della data in cui viene richiesta: Importo lordo di iscrizione in inventario: viene riportato il prezzo del bene al momento dell acquisto o, nel caso in cui il bene abbia subito il rinnovo inventariale, verrà riportato il prezzo scaturito dal rinnovo; Colonna Imp. Riv. Al 31/12/ : viene riportato il valore del bene alla data del 31/12/ dell anno immediatamente precedente la data di cui si richiede la stampa; Colonna Imp. Riv al: viene riportato il valore del bene alla data imputata dall utente (anno corrente). Al momento dello scarico di un bene, effettuando la stampa nell anno in cui è avvenuto lo scarico, il campo data di scarico verrà valorizzato con la data dell avvenuto scarico. Mentre effettuando la stampa del Registro Unico, l anno successivo allo scarico, tale bene non verrà menzionato in quanto bene non più in uso. 4

5 A chiusura della stampa verrà riportato un riepilogo con il totale carico, gli eventuali scarichi e la consistenza finale alla data di cui si è richiesta la stampa. Inoltre se sono stati effettuati degli scarichi durante l esercizio finanziario di cui si sta producendo la stampa, verrà riportato in coda alla stampa un l elenco dei beni scaricati. 5

6 STAMPE -> INVENTARIO -> STAMPA SITUAZIONE PATRIMONIALE -> MODELLO K Per ottenere gli importi necessari alla compilazione della sezione Immobilizzazioni materiali del Modello K - Situazione patrimoniale da allegare al Conto consuntivo dell Istituto è necessario, per prima cosa, raccordare le categorie/sottocategorie dell Inventario alle voci Patrimoniali previste nel modello ufficiale così come pubblicato nella Nota MPI, Prot. n 1521 del 15/05/2003 e che riportiamo: Categoria/sottocategoria Voci Patrimoniali mobilio A Attrezzature gabinetti e laboratori scientifici A Impianti e macchinari materiale didattico e scientifico A Attrezzature macchine e attrezzi dei laboratori e delle officine A Impianti e macchinari (se macchine) macchine e attrezzi dei laboratori e delle officine A Mezzi di trasporto (se mezzi di trasporto) macchine e attrezzi dei laboratori e delle officine A Attrezzature (se attrezzature) biblioteca A Altri beni musei A Altri beni Per raccordare le categorie/sottocategorie occorre spuntare la voce patrimoniale di pertinenza per tutte le categorie/sottocategorie presenti, una alla volta (in basso viene riportata ad esempio la scelta fatta per la sottocategoria mobilio); non è necessario salvare, lo fa in automatico il programma: Dopo aver scelto le voci patrimoniali di pertinenza per tutte le categorie/sottocategorie si potrà fare clic sul pulsante Stampa e si otterranno gli importi relativi alla situazione contabile iniziale mentre nella colonna variazioni verrà riportata la differenza tra gli aumenti e le diminuzioni avvenute nel periodo impostato. La stampa ottenuta potrà essere consegnata alla segreteria amministrativa che si occuperà di compilare manualmente nel programma Argo Bilancio Win alla voce Stampe -> Consuntivo -> Nuovo regolamento -> Situazione patrimoniale (Mod. K) il Modello K - Situazione patrimoniale per la sezione relativa alle Immobilizzazioni materiali. Se si ha in uso il programma Argo Bilancio WEB i dati andranno riportati in Stampe -> Consuntivo -> Situazione patrimoniale (Mod. K). 6