Area: InvoiceComm. Punto di menù: Descrizione

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1 Area: InvoiceComm Funzionalità: Conservazione sostitutiva Punto di menù: Descrizione Tale documento è disponibile, oltre che ad uso interno dei dipendenti di UniCredit SpA, per la consultazione e la distribuzione esterna solo per Clienti di UniWeb. Qualunque altro uso non è consentito. Pur dichiarando il proprio impegno a mantenere questo documento costantemente aggiornato, non si garantisce che, in ogni momento, sia del tutto corrispondente al Servizio reso disponibile all utente e che le schermate (utilizzate a scopo dimostrativo e che fanno riferimento a dati fittizi) rispecchiano completamente ciò che è reso visibile all utente. Non tutte le funzionalità descritte in questo manuale, inoltre, potrebbero essere disponibili.

2 Indice CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE... 3 Conservazione... 3 Resoconto... 5 Avvisi Esibizione a norma... 12

3 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE InvoiceComm Documents Exchange offre un servizio di conservazione sostitutiva a norma di legge. Gli elementi oggetto di conservazione sono le FE (sia inviate che ricevute) e gli esiti da/verso la PA. L utente può usufruire del servizio di conservazione in due modalità: 1. Integrata in ICDE: l utente delega tutto il processo di conservazione a ICDE, che si appoggia a un partner esterno (Conservatore), al quale vengono inviate le distinte di conservazione, e che restituisce, per ogni fattura o esito, il risultato dell operazione; 2. Autonoma: l utente effettua la conservazione con mezzi propri. In questo caso, ICDE procede ancora alla creazione delle distinte di conservazione, secondo un formato proprietario, e le mette infine a disposizione del cliente che le deve scaricare e provvedere autonomamente ad eseguirne il processo di conservazione secondo la normativa vigente, in un contesto completamente esterno a InvoiceComm. Il processo di Conservazione non necessita di innesco da parte dell utente, ma si attiva automaticamente appena ci sono degli elementi da conservare. Nel caso della modalità integrata, l utente utilizza questa area solo per seguire l evoluzione del procedimento di conservazione, dalle fatture (o esiti PA) in attesa di essere elaborati, alla creazione delle distinte, fino al ricevimento degli esiti. Nel caso, invece, della modalità autonoma l unico intervento richiesto all utente è di effettuare il download delle distinte di conservazione create e messe a disposizione di ICDE e di procedere alla loro conservazione. L accesso al servizio viene fatto cliccando sulla relativa voce in Home Page: L area della Conservazione è suddivisa in quattro sezioni: 1. Conservazione: è la pagina dove vengono mostrate le fatture e gli esiti in attesa di conservazione; 2. Resoconto: è la pagina dove vengono visualizzate le distinte di conservazione create (con la possibilità di download di ciascuna, nel caso di modalità autonoma); 3. Avvisi: in questa pagina vengono mostrati degli avvisi per il cliente da parte di ICDE; 4. Esibizione a norma: è la sezione nella quale il cliente può recuperare gli elementi conservati, per un eventuale esibizione in caso di verifica fiscale. Conservazione La pagina si presenta come nella seguente figura: Sono presenti tre etichette che mostrano i tre gruppi possibili di oggetti da conservare: - Fatture ricevute - Fatture inviate - Esiti fatture PA

4 Cliccando su ogni etichetta vengono mostrati gli elementi appartenenti al relativo gruppo. I gruppi sono accessibili in base alla versione di InvoiceComm: per gli utenti Entry Level la sezione Fatture ricevute non sarà quindi disponibile. La sezione delle Fatture inviate è, nella maggior parte dei casi, sempre vuota perché appena ICDE si accorge della necessità di conservare degli elementi, si attiva automaticamente e crea le distinte, mostrandole nella pagina Resoconto. Per gli elementi presenti nelle altre due sezioni, invece, ci sono le seguenti considerazioni: - Fatture ricevute o Le fatture del ciclo passivo arrivano in questa sezione solo dopo l avvenuta protocollazione (sezione Ricevute Protocollazione) o ICDE permette di cambiare i dati di registrazione del protocollo fino alle ore 22, dopodiché le fatture vengono conservate. Quindi le fatture restano in questa area più a lungo - Esiti PA o Normalmente la raccolta degli esiti PA da mandare in conservazione è pianificata alle ore 22 di ogni giorno o Non è richiesta alcuna attività al cliente per mandare in conservazione gli Esiti PA o ICDE può modificare l orario di raccolta degli esiti, a seguito di un eventuale aumento dei volumi di file da raccogliere. Quando sono presenti fatture inviate, la pagina si presenta nel seguente modo: Per ogni fattura vengono mostrati il Destinatario, il numero della fattura, la data della fattura e l importo. Cliccando sul numero della fattura, l utente può vederne in anteprima il pdf. La sezione delle fatture ricevute è del tutto simile, con l aggiunta delle colonne Numero protocollo e data protocollazione. La sezione degli Esiti fatture PA, infine, quando sono presenti degli esiti si presenta come nella seguente figura:

5 Resoconto Vengono mostrate le distinte create dal servizio, ognuna con il relativo stato di elaborazione. Inoltre, è presente l area di ricerca (semplice e avanzata) per filtrare l elenco delle distinte in base a diversi criteri. La pagina si presenta come in figura: Viene visualizzata una griglia dove ogni riga è una distinta. Le colonne sono le seguenti: - Distinta: è l identificativo univoco, costituito dalla data di creazione in formato AAAAMMGG e da un numero progressivo giornaliero, che è generale, e non limitato al cliente, quindi riparte da 1 ogni giorno e non è strettamente sequenziale per il cliente; - Tipo: indica la tipologia di distinta e può essere Attiva, Passiva o Esiti ; - Data di creazione: data e ora di creazione della distinta; - N. Elem.: numero di elementi (fatture o esiti) contenuti nella distinta; - Tot. Importo: Importo totale della distinta (somma di tutti gli importi delle fatture contenute). Per le distinte di esiti è sempre pari a 0. - Ultima variazione: data di ultima variazione dello stato della distinta; - Stato: stato della distinta, e può essere: o Presa in carico: la distinta è stata inviata al Conservatore o In elaborazione: la distinta è in corso di elaborazione (il Conservatore sta procedendo alla sua conservazione) o Conservata: la distinta è stata conservata; o o Errore: si è verificato un errore durante l elaborazione; Attenzione: la distinta è stata conservata o parzialmente conservata (ci sono dei messaggi da leggere su alcune fatture ivi contenute) Ricerca Sulla pagina è presente di default la ricerca semplice, basata solo sul numero fattura, come in figura: Inserendo il numero di una fattura, ICDE restituisce la distinta nella quale è stata inserita e conservata.

6 Ricerca avanzata Cliccando su Ricerca avanzata, si apre un area più ampia di ricerca, dove è possibile filtrare le distinte in base al tipo, allo stato, alla data di creazione e di ultima variazione, e infine in base all importo totale della distinta. Per nascondere la ricerca avanzata, basta cliccare di nuovo sull icona relativa. Se il cliente effettua la conservazione per proprio conto, ha la possibilità di scaricare le distinte che vengono create. La griglia si presenta in maniera leggermente diversa, come segue: Le differenze sono le seguenti: 1. Lo stato delle distinte non è Conservata ma Disponibile, cioè è possibile scaricare il pacchetto per procedere alla sua conservazione; 2. Le distinte non ancora scaricate sono evidenziate in grassetto; 3. Compare un icona di download (un dischetto) in fondo a destra, per ogni riga. Cliccando sull icona viene proposto il download della distinta: Il file che viene scaricato in locale sul proprio PC è un archivio compresso che ha un contenuto diverso a seconda della tipologia di distinta. Per distinte di fatture contiene: a. un file xml nel quale sono memorizzate tutte le informazioni delle fatture da conservare (in particolare le fatture firmate). I dettagli tecnici seguono più avanti. b. un file pdf per visualizzare in chiaro il contenuto di ogni fattura;

7 In particolare, il contenuto del file xml corrisponde al seguente schema: dove: - CBI_INV_MSG è la root del file; - HE2E contiene i dati di testata della distinta e cioè: o IDINVLST: Identificativo della distinta in formato AAAAMMGG-<Progr. di giornata> o DTINVLST: data di creazione della distinta o TYPEINVLST: tipo di distinta (A=Attiva; P=Passiva) o IDORGANIZATION: Identificativo del cliente presso ICDE - ENVEL contiene i dati relativi ad ogni singola fattura, e cioè: o DOCVERSION: stringa contenente i due possibili valori CBI e SOGEI che indica se il tracciato della fattura contenuta nella busta è CBI o SOGEI o SIGNED: dati in formato Base64 che rappresentano la distinta firmata o IDDOCUMENT: Identificativo della fattura negli archivi ICDE o IDSDI: identificativo Sdi della fattura (solo per fatture PA)

8 o PROTNR e PROTDT: rispettivamente numero di protocollo e data di protocollazione del documento nel caso del ciclo passivo. sono facoltativi in quanto lo schema XML è lo stesso anche per il ciclo attivo Se invece si tratta di una distinta contenente esiti PA, l archivio compresso contiene un file xml per ogni esito, il cui nome è costituito da: <Identificativo SdI della fattura> _ <Codice breve dell esito> dove: - l Identificativo SdI è il codice che il Sistema di Interscambio (SdI) gestito da Sogei ha assegnato alla fattura una volta ricevuta; - il codice breve dell esito indica il tipo di esito e può assumere i valori: RC NS MC NE MT EC SE DT AT Ricevuta di consegna Notifica di scarto Notifica di mancata consegna Notifica esito cedente / prestatore File dei metadati Notifica di esito cessionario / committente Notifica di scarto esito cessionario / committente Notifica decorrenza termini Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito Dettaglio di una distinta Cliccando sul numero di una distinta è possibile vedere il suo contenuto. La pagina appare come nel seguente esempio:

9 dove nella parte alta della pagina vengono riepilogate le informazioni generali sulla distinta appena vista precedentemente e nella griglia viene mostrata una riga per ogni fatturra presente nella distinta con le seguenti caratteristiche: - Ragione sociale della controparte (mittente o destinatario della fattura) - Numero fattura - Numero protocollo e data protocollo (se trattasi di fattura passiva) - Importo - Data ultima variazione - Stato fattura Se il cliente effettua la conservazione in autonomia, il dettaglio della distinta appare come segue: dove, rispetto alla precedente situazione, lo stato è Disponibile invece di Conservata, e appare l icona per scaricare la fattura firmata. Cliccando sull icona viene eseguito il download di un file xml (non compresso)

10 In questo caso l xml coincide con una porzione dell xml contenuto nella distinta, la fattura, e quindi in particolare è un blocco con root ENVEL: Infine, nel caso di distinte di esiti PA, il dettaglio della distinta appare come di seguito:

11 E scaricando un elemento (un esito) viene eseguito esattamente il download dell xml del messaggio, così come è stato ricevuto dallo SdI (o spedito verso lo SdI). Avvisi La sezione Avvisi contiene un elenco di messaggi che ICDE invia al cliente per rendergli noto le attività eseguite in ambito Conservazione a norma. In particolare, nell elenco degli avvisi vengono inserite notifiche come la creazione di una distinta o il suo invio all Ente Conservatore. Ad esempio: Le colonne della griglia sono: - Tipo: indica il tipo di avviso (Informazione, Warning, Errore) - Data/ora: riporta la data e l ora di inserimento dell avviso - Descrizione: è la descrizione dell avviso - Cod.: è il tipo di oggetto cui fa riferimento l avviso (File, Organizzazione) Da notare che la pagina mostra anche lo stato del servizio, sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo. Cliccando sulla ricerca avanzata è possibile filtrare gli avvisi in base alla tipologia e alla data di ricevimento:

12 Esibizione a norma La sezione Esibizione a norma permette di accedere all archivio digitale dell Ente Conservatore (presso il quale sono stati conservati i documenti) e di estrarre un file (fattura o esito) in modo da poterlo esibire in caso di controlli fiscali. Gli oggetti in questo archivio saranno disponibili per l esibizione a norma non prima di 30 giorni dall invio in conservazione. Cliccando sul bottone appare come di seguito: viene mostrata la pagina di ricerca dei documenti, che Nella lista Tipo di documento vengono riportati tutti i tipi di documento che il cliente ha censito precedentemente nella sezione Preferenze Conservazione (nell esempio mostrato è presente solo il tipo FATTURA CLIENTI PA ). L utente può effettuare una ricerca dei documenti cliccando sul bottone, eventualmente impostando prima dei filtri sui campi mostrati. Un esempio del risultato ottenuto è il seguente:

13 Le colonne mostrate sono: - ragione sociale del destinatario - tipo di documento - numero del documento - data di emissione - identificativo assegnato dal Sistema di Interscambio (SdI) al documento (in questo caso è presente perché trattasi di una ricerca su fatture PA) - identificativo assegnato dall Ente Conservatore - icona per scaricare il documento conservato (presente se la colonna InEan è True, quindi il documento è stato inserito nell archivio del conservatore) - icona per visualizzare tutti gli esiti collegati al documento (vedi in seguito) Download del documento Cliccando sull icona viene scaricato un pacchetto zip contenente le evidenze da esibire in caso di verifica fiscale (fattura firmata, impronta, ecc..)

14 Esiti collegati Cliccando sull icona viene mostrata una pagina che elenca tutti gli esiti relativi al documento, anch essi conservati nell archivio dell Ente. Ad esempio: Le colonne sono le seguenti: - Tipo di esito - Note aggiuntive - Identificativo assegnato dal SdI all esito - Identificativo del messaggio originario - Identificativo assegnato dall Ente Conservatore all esito - icona per scaricare il documento conservato (se IsEan è True) Cliccando sull icona, come per le fatture, viene scaricato un pacchetto zip contenente tutte le evidenze da fornire in caso di verifica.