Gestione documentale e nuovo protocollo informatico

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1 Gestione documentale e nuovo protocollo informatico (Obiettivo Strategico Trasversale Codice PEG ''INTEGRAZIONE SISTEMA INFORMATIVO) Autori: Project Manager: Servizio Innovazione e digitalizzazione della PA Servizio Demografico Pasubio Tecnologia s.r.l. Susi Barbares Data di approvazione: Deliberazione della giunta comunale n. /2012 del // Data ultima modifica: Versione: 0.0 Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 1/12

2 Indice 1. Presentazione Obiettivi Stakeholder Ruoli e responsabilità Attività e Milestones Assegnazione risorse Competenze richieste Sistema di controllo Comunicazioni Problemi e soluzioni Valutazione aspetti ambientali Registrazione variazioni Approvazioni Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 2/12

3 1. Presentazione Il progetto si inserisce nel più ampio progetto di sostituzione della piattaforma Lotus Domino approvato con determinazione n. 255_D00_/2011 del 30/09/2011. Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 3/12

4 2. Obiettivi Mission: migliorare la gestione del documento amministrativo (flusso e archiviazione), mettendo al centro del processo il sw di protocollo (data base centrale per la gestione della documentazione dell'ente). Diminuire la gestione 'cartacea' dei procedimenti in ottica paperless. Obiettivi: Obiettivo Descrizione Criteri di misura 1 Sostituzione applicativo x migliore gestione del DB di protocollo 2 Più chiara gestione documentale con approvazione del manuale e più chiara definizione dei ruoli 3 Integrazione con altri moduli dell'area affari generali 3 Attivazione delle funzioni di fascicolazione 4 Attivazione dell'integrazione del protocollo con le funzioni del gestore documentale 5 Attivazione processo di conservazione dei documenti originali informatici Viene adottato il sw protocollo informatico di Sicraweb che consentirà di migliorare i tempi di protocollazione, così come di avere una migliore consultazione del DB da parte di tutte le postazioni lavoro Predisposizione ed adozione del Manuale di Gestione per la definizione delle regole di protocollazione, delle misure di sicurezza adottate, della gestione degli archivi e delle procedure di conservazione Vengono attivati I moduli affari generali di delibere, determine, ordinanze (mentre è già attivo il modulo albo pretorio) Vengono fatte delle prove di fascicolazione con alcuni servizi e valutata l'estensione dell'utilizzo all'intera struttura Vengono fatte delle prove di utilizzo del gestore documentale integrato con il protocollo con alcuni servizi e valutata l'estensione dell'utilizzo all'intera struttura Viene attivato il processo di conservazione sostitutiva n. postazioni attivate con il nuovo protocollo sicraweb n. documenti protocollati lo stesso giorno di ricevimento n. documenti presi in carico\ n. documenti non presi in carico Adozione del Manuale di Gestione n. moduli attivati Adozione del piano di fascicolazione Adozione ed utilizzo delle funzioni di gestione documentale I documenti originali informatici sono conservati a norma di legge Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 4/12

5 3. Stakeholder Stakeholder Aspettative Priorità (da 1 a 3)* Impatto Pasubio Tecnologia srl Ufficio Protocollo Responsabile Servizio Demografico Servizio Innovazione Ufficio per la Trasparenza Servizi e Uffici x presa in carico e smistamento Servizi e Uffici x gestione pec decentrata Servizi e Uffici x gestione decentrata delle operazioni di protocollo Collaborazione con gli uffici comunali nelle operazioni di start up, di attivazione successiva delle funzioni di fascicolazione e conservazione sostitutiva, di integrazione con altri moduli affari generali e gestore documentale. Predisposizione e gestione dell'intero sistema (parte sistemistica e application) - formazione Padronanza delle funzioni di protocollo e del flusso documentale dell'ente Coordinamento e padronanza delle procedure di flusso documentale dell'ente definizione ruoli nelle operazioni di protocollazione Coordinamento uffici e collaborazione con Pasubio Tecnologia supporto x una migliore gestione del flusso documentale dell'ente Supporto nella migliore gestione del flusso documentale dell'ente, in funzione del corretto utilizzo dei documenti informatici; responsabilità utilizzo dell'invio pec decentrato Corretta gestione della presa in carico e smistamento Corretta gestione dell'invio di posta certificata Corretta gestione delle operazioni di protocollazione 1 Livello di impatto: alto 1 Livello di impatto: alto 1 Livello di impatto: alto 1 Livello di impatto: alto 2 Livello di impatto: medio 2 Livello di impatto: medio (in fase di partenza) Livello di impatto: alto (nella gestione ordinaria) 2 Livello di impatto: medio 2 Livello di impatto: medio dove la priorità maggiore è espressa dal numero 1 e la priorità minima è espressa dal numero 3. Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 5/12

6 4. Ruoli e responsabilità Ruolo Responsabilità Unità Org. Nome Committente Direttore Generale Settore 02 Risorse e Antonio Lobbia Innovazione Coordinatore Capo Servizio Servizio Innovazione e Susi Barbares Digitalizzazione della PA Coordinatore Capo Servizio Servizio Demografico Matteo Maroni Collaboratore Collaboratore Ufficio Protocollo Giampaolo Dall'Osto Collaboratore Capo Servizio Ufficio di Trasparenza Claudia Collareta Fornitore - cocoordinatore Responsabile del progetto di sostituzione della Piattaforma Pasubio Tecnologia Nicola Marolla Lotus Domino (parte informatica) Fornitore - cocoordinatore Collaboratori Pasubio Tecnologia Alessia De Col, Claudio Guzzonato, Mario Scortegagna Collaboratori Collaboratori Responsabili operazioni di presa in carico e smistamento, responsabili gestione postazioni decentrate pec, responsabili operazioni di protocollazione decentrata Capi servizio coinvolti nelle prove di fascicolazione e gestione documentale Tutti i servizi Sviluppo Economico SUAP e Unità di progetto Edilizia Privata + eventuali altri servizi da individuare Tutti i capi servizio e loro collaboratori, come da configurazioni di protocollo Elena Ruaro, Alessandra Nicoli e collaboratori da invidividuare Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 6/12

7 5. Attività e Milestones Parte delle attività sono già state eseguite. Data la complessità del progetto che coinvolge l'intera struttura e che non si esaurisce con la messa in opera del nuovo software, ma che richiede il monitoraggio delle configurazioni scelte e delle modalità di utilizzo da parte delle diverse unità di protocollo, nonchè la sperimentazione ed adozione successiva di ulteriori funzioni (fascicolazione, gestore documentale, conservazione sostitutiva, integrazione con altri moduli affari generali), si ritiene opportuno tracciare l'intero percorso, in parte già svolto e in parte in programma. Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 7/12

8 Fasi, attività e Milestones Tipo Data inizio Data fine 1 Inizio - Pianificazione 01/10/11 15/01/ >Analisi elementi in entrata A 01/10/11 15/01/ precedente configurazione di protocollo analisi flusso documentale esistente raccolta e analisi considerazioni dirigenti raccolta e analisi considerazioni capi servizio Approvazione Piano di Progetto condivisa Comune Pasubio Tecnologia M 15/01/12 2 Esecuzione e controllo 07/03/12 30/09/ > Erogazione formazione A 05/03/12 14/03/ Protocollisti Postazioni decentrate PEC Smistatori 2.2 > Attivazione nuovo software A 19/03/ preparazione nuovo ambiente comunicazione cambiamento e nuove procedure di protocollo riesame, verifica e validazione scelte di configurazione (verifica funzionalità con Dirigenti e PO, con capi servizio, con gestori PEC decentrate e successiva analisi con PT) M 02/04/12 15/04/ riesame, verifica e validazione scelte di configurazione per implementazione postazioni PEC decentrate e nuove postazioni di protocollazione decentrati M 01/09/12 30/09/ > Redazione manuale di protocollo A 02/04/12 30/08/ definizione contenuti generali definizione procedure di protocollazione definizione piano fascicoli e piano di archiviazione\conservazione definizione regole operative nella gestione dei documenti informatici Proposta per la Giunta Comunale M 15/09/12 3 Attivazione nuove funzionalità 01/06/12 31/12/ > Miglioramento continuo raccolta continua delle esigenze verifica fattibilità con PT eventuale richiesta di implementazione al fornitore a cura di PT 3.2 > Studio e sperimentazione fascicolazione A 01/07/ analisi e studio funzioni di fascicolazione 30/09/ coinvolgimento servizi nella sperimentazione e condividisione modalità operative sperimentazione riesame, verifica e validazione estensione delle funzioni alla struttura 31/12/ definizione piano dei fascicoli applicazione alla struttura 30/06/ > studio e sperimentazione integrazione con gestore documentale A 01/11/ analisi e studio funzioni del gestore documentale 31/03/ individuazione servizi da coinvolgere nella sperimentazione condivisione modalità di applicazione e sperimentazione riesame, verifica e validazione estensione delle funzioni alla struttura 31/05/ applicazione alla struttura M 30/06/ > implementazione sistema di conservazione sostitutiva A 30/09/12 31/12/ verifica con il fornitore M messa a punto del sw per la gestione del processo di conservazione sostitutiva eventuale adeguamento manuale di gestione 4 Chiusura 31/12/ > Riesame e Validazione nuova gestione documentale A 15/05/13 15/06/ Proposta per la Giunta Comunale (eventuale revisione Manuale di Protocollo) M 30/06/13 Legenda: A = Macro-attività (attività di raggruppamento), M = Milestone (attività cardine) Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 8/12

9 6. Assegnazione risorse Cod. Fase Attività Compito 1 PIANIFICAZIONE Prot ocoll o Resp Dem ogra fici Inno vazio ne DG Capi Servi zio 1.1 Analisi elementi in entrata precedente configurazione di protocollo O analisi flusso documentale O CD CD esistente raccolta e analisi O CD CD D CD considerazioni dei dirigenti raccolta e analisi O CD CD CD considerazioni dei capi servizio Approvazione piano di progetto condivisa Comune Pasubio Tecnologia CO CD D D 2 ESECUZIONE E CONTROLLO 2.1 Erogazione formazione protocollisti F O Pasu bio TEcn ologi a postazioni decentrate pec O F smistatori F F F F O 2.2 Attivazione nuovo software Preparazione nuovo ambiente Comunicazione cambiamento e nuove procedure di protocollo Riesame, verifica e validazione scelte di configurazione Riesame, verifica e validazione scelte di configurazione (implementazione postazioni PEC + nuove postazioni protocollazione decentrate) 2.3 Redazione manuale di gestione protocollo Definizione contenuti generali Definizione procedure di protocollazione Definizione piano fascicoli e piano di archiviazione\conservazion e Proposta per la Giunta Comunale O CD CD CD D CD CO O Post azio ni PEC Servi zio Tras pare nza CD CO D CO CO O CD O CO O O CD CD O O Legenda: O = Opera, CD = coordina, CO = sarà consultato, D = decide, I = sarà informato, F= sarà formato. CD Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 9/12

10 Cod. Fase Attività Compito Prot ocoll o Resp Dem ogra fici Inno vazio ne 3 ATTIVAZIONE NUOVE FUNZIONALITA' 3.1 Miglioramen to continuo 3,1.1 Raccolta continua delle O O O O O esigenze Verifica fattibilità con PT CD CD D DG Capi Servi zio Pasu bio TEcn ologi a Eventuale richiesta di implementazione al fornitore a cura di PT CD O O 3.2 Studio e sperimentazi one funzionalità di fascicolazion e Analisi e studio funzioni di O O fascicolazione Coinvolgimento servizi CD CD O CO nella sperimentazione e condividisione modalità operative Sperimentazione CD CD 0 CO Riesame, verifica e CD CD D CO CO validazione estensione delle funzioni alla struttura Definizione piano dei CD O D O CO fascicoli Applicazione alla struttura CD O O CO 3.3 Studio e sperimentazi one funzionalità di gestione documentale Analisi e studio funzioni O CO del gestore documentale Individuazione servizi da CD O CO coinvolgere nella sperimentazione Condivisione modalità di CD O O applicazione e sperimentazione Riesame, verifica e CD D CO CO validazione estensione delle funzioni alla struttura Applicazione alla struttura CD O O 3.4 Implementaz ione sistema di conservazion e sostitutiva Verifica con il fornitore CD Messa a punto del sw O Eventuale adeguamento del manuale di gestione CD O D CO 4 CHIUSURA 4.1 Riesame e validazione del flusso documentale Adeguamento procedure di gestione flusso documentale (eventuale CD O D CO Post azio ni PEC Servi zio Tras pare nza Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 10/12

11 modifica al Manuale di Gestione) Proposta per la Giunta Comunale CD Legenda: O = Opera, CD = coordina, CO = sarà consultato, D = decide, I = sarà informato, F= sarà formato. 7. Competenze richieste In questa sezione si definiscono le competenze necessarie per realizzare il progetto. Cod. Attività Competenze Note 2.1 Erogazione formazione Competenze informatiche; conoscenze applicate dell'uso del sw e delle procedure di protocollazione e gestione del flusso documentale Pasubio Tecnologia srl (Alessia De Col); Giampaolo Dall'Osto, Matteo Maroni, Susi Barbares 2.3 Redazione del Manuale di protocollo Proprietà di norme e regole di protocollazione e archiviazione 3.2 Studio e sperimentazione funzionalità di fascicolazione 3.3 Studio e sperimentazione funzionalità del gestore documentale 3.4 Implementazione sistema di conservazione sostitutiva Proprietà di norme e regole di protocollazione\archiviazione; conoscenza dei procedimenti oggetto di sperimentazione; conoscenza funzionamento del software di protocollo Proprietà di norme e regole di protocollazione\archiviazione; conoscenza dei procedimenti oggetto di sperimentazione; conoscenza funzionamento del software di protocollo Proprietà di norme e regole di conservazione sostitutiva; conoscenza delle funzioni di protoocollo Presenti (Susi Barbares, Matteo Maroni e Claudia Collareta, Nicola Marolla, Alessia De Col, Claudio Guzzoato) Presenti (Susi Barbares, Matteo Maroni, Elena Ruaro, Alessandra Nicoli, Alessia De Col, Claudio Guzzonato) Presenti (Susi Barbares, Matteo Maroni e servizi individuati, Alessia De Col, Claudio Guzzonato) Presenti ( Alessia De Col, Claudio Guzzonato, Susi Barbares, Matteo Maroni) 8. Sistema di controllo Cosa Chi Come Quando Per Chi Report di Avanzamento Report di Avanzamento Susi Barbares, Matteo Maroni Susi Barbares, Matteo Maroni Aggiornamento scheda progetto Aggiornamento scheda progetto 31/12/12 Direttore Generale 31/12/13 Direttore Generale 9. Comunicazioni Cosa Target Perché Quando Come/Metodo [Oggetto da comunicare] Nuove procedure di protocollo Nuovo manuale di gestione protocollo Attivazione nuove funzioni [A chi deve essere comunicato] [Scopo della comunicazione] [La frequenza o la data] [Il metodo utilizzato per diffondere l informazione] Intera struttura Partenza e manutenzione 1^ comunicazione nuovo protocollo al bisogno Intera struttura Adeguamento procedure all'approvazione Approvazione delibera di giunta + Intera struttura Adeguamento nuove funzioni all'attivazione Incontri informativi + Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 11/12

12 10. Problemi e soluzioni Fattore di rischio Impatto Livello di rischio Probabilità Strategie contenimento Non rispetto dei tempi medio medio medio Controllo rispetto programmazione Resistenze organizzative medio medio medio Maggiori interventi formativi e assistenza al corretto uso per i servizi più problematici 11. Valutazione aspetti ambientali L'adozione del nuovo software e l'approvazione del nuovo manuale di gestione documentale e successiva applicazione porteranno ad un aumento dei documenti elettronici ed informatici e ad una conseguente diminuzione dei documenti cartacei. 12. Registrazione variazioni Data Data approv. Autore Versione Note sulle variazioni 13. Approvazioni Nome Feedback Versione Note Firma Data Approvato Rifiutato Approvato Rifiutato Approvato Rifiutato Approvato Rifiutato Approvato Rifiutato Piano di progetto Gestione documentale e nuovo Protocollo Informatico'' (versione 0.0) 12/12