DocuWare semplifica la gestione dei dati progettuali

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1 DocuWare per team di progetto Solution Info DocuWare semplifica la gestione dei dati progettuali Con DocuWare è possibile archiviare tutti i documenti in un pool centrale di documenti. I dipendenti possono accedere rapidamente al materiale in ogni momento e ovunque essi siano. Le modifiche ai documenti e lo stato dei membri del team sono immediatamente visibili. I progetti possono essere svolti in maniera efficiente. Una corsa contro il tempo I cicli di produzione si fanno sempre più rapidi. La progettazione di auto ed elettrodomestici è in continua evoluzione. Rispetto al passato, la messa a punto di nuovi farmaci richiede mediamente sette anni e non più dodici. Nuove abitazioni sembrano spuntare come funghi. Non è quindi affatto sorprendente che i tempi di commercializzazione siano diventati un fattore concorrenziale di estrema importanza. Vantaggi di DocuWare Accesso da qualsiasi luogo Tutti i piani, i protocolli e i dati progettuali a portata di mouse Accesso in tempo reale, indipendentemente dall'origine dati Stato dell'utente aggiornato mediante timbri L'importanza dei dettagli Flussi di lavoro sicuri grazie all'uso di timbri Processi trasparenti Per stare al passo, è fondamentale contare su una pianificazione dei progetti efficiente e senza errori. A volte un unico ma grave errore è sufficiente per far andare in rosso i bilanci di un'azienda. La gestione e l'archiviazione di importante documentazione progettuale rappresentano quindi un'enorme sfida. I partecipanti ad un progetto hanno la necessità di accedere a singoli documenti per molti anni a venire, indipendentemente dal formato originale degli stessi. Questo materiale può includere lettere, messaggi di posta elettronica, verbali di riunioni, così come cianografie, disegni CAD e fotografie. Un unico progetto può quindi finire col riempire diversi archi vi. Spesso i documenti cartacei vanno persi tra siti esterni, stabilimenti, laboratori e cantieri edili, imprigionati nell'universo di fax, corrieri e scanner utilizzati per trasformarli in messaggi di posta elettronica. E benché l'azienda faccia il massimo per archiviarli in rete, i dipendenti hanno spesso difficoltà ad aprirli o utilizzarli in quanto la versione corretta del software necessario non è installata nel loro sistema. 1

2 Aggiornarsi per non essere tagliati fuori Esiste inoltre il problema delle versioni. Il documento è stato trovato, ma non si è del tutto certi che si tratti della descrizione di processo o del file CAD più recente necessario per passare alla fase successiva. Ed è il caos. È proprio in questo frangente che errori e costi aggiuntivi si danno appuntamento, generando grandi problemi in termini di tempo e gestione dei costi. Un inadempimento contrattuale e il cliente prende il largo. Per rivolgersi alla concorrenza. Dati progettuali mancanti Documenti con valore aggiunto DocuWare consente alle aziende, di qualsiasi dimensione e settore, di trarre il massimo profitto dai propri documenti. A prescindere dal formato e dall'origine, il sistema di gestione dei documenti (DMS) automatizza i processi aziendali e le procedure operative, amministrando e collegando la documentazione in modalità elettronica. È possibile accedere immediatamente, in qualsiasi luogo e in ogni momento, a tutti i documenti personali o di progetto con un'unica ricerca. Il lavoro è a un punto morto. È sorto un dubbio in relazione a un dettaglio costruttivo e il documento che può chiarire la situazione non si trova. Il documento cartaceo non è sul posto o la versione elettronica dello stesso non è rintracciabile nell'intranet aziendale. Oppure è stato trovato ma non può essere aperto. Il progetto viene quindi ritardato con conseguente lievitazione dei costi. Tutti i dati progettuali a portata di mouse Con DocuWare l'intera documentazione progettuale viene archiviata in un pool centrale di documenti. I documenti cartacei vengono digitalizzati e gestiti insieme ad altra documentazione elettronica: contratti, protocolli, messaggi di posta elettronica, disegni, file CAD e fotografie. Non importa il formato, tutto è lì. I dipendenti possono accedere facilmente e in qualsiasi momento a tutti i documenti, i quali possono essere visualizzati senza avere la necessità di installare nei computer i programmi con cui sono stati creati i file originali. Coerenza innanzitutto Mantenere la coerenza dei dati è una vera e propria sfida per i team di progetto virtuali dislocati in sedi diverse. Le modifiche apportate ai file non vengono sincronizzate periodicamente con le sedi esterne e gli utenti remoti non sempre sono in grado di accedere ai documenti archiviati nella sede centrale. Il rischio è di aprire la porta agli errori e di non rispettare la tempistica del progetto. Mantenersi aggiornati ovunque nel mondo La versione di base di DocuWare consente ai dipendenti autorizzati di utilizzare un client per lavorare a distanza ovunque essi siano. Tramite Internet essi possono accedere in tempo reale ai documenti archiviati nella sede centrale e utilizzare tutte le funzioni del programma in modo sicuro e affidabile. I raccoglitori elettronici presenti in sedi diverse possono essere perfettamente sincronizzati tra loro. Mediante l'uso di opzioni avanzate, è possibile stabilire quali dei documenti tra quelli archiviati nella sede centrale debbano essere sincronizzati automaticamente durante la notte con i documenti conservati in un altro raccoglitore di una filiale o sede remota. Lo stesso vale per la sincronizzazione di notebook. In questo modo, tutti i membri di un team di progetto risultano aggiornati, anche quando lavorano offline. Un lavoro di squadra che funziona e che rende possibile una corretta implementazione dei progetti. Monitoraggio completo e dettagliato Non sempre i dipendenti di un'azienda si rendono conto di avere accesso alla documentazione più aggiornata. Modifiche importanti vengono quindi ignorate e l'azienda sconta gli effetti di una comunicazione inefficace in termini di competitività. Trasparenza totale Mediante l'uso di timbri elettronici è possibile sapere immediatamente quali membri del team hanno letto un documento e quando. I timbri permettono di sapere chi ha letto cosa e quale versione del documento viene utilizzata da ogni membro del team. Questa trasparenza consente di evitare errori, risparmiare tempo e non sforare il budget. 2

3 Documentazione incompleta L'azienda è citata in giudizio ed è necessario fornire tutta la documentazione relativa, ad esempio, all'avanzamento di un cantiere edile. Sfortunatamente ci si rende conto che mancano alcune importanti informazioni e l'azienda perde la causa. Nessuna lacuna per una solida copertura legale Grazie a DocuWare è possibile accedere per decenni a documenti ben organizzati, anche se sono stati creati con programmi ormai fuori commercio. È la protezione necessaria per affrontare qualsiasi battaglia legale. Panoramica dei vantaggi offerti da DocuWare Accesso in tempo reale ai dati ovunque nel mondo Recupero dei dati indipendentemente dal formato di file e dall'origine dati Struttura semplificata dei team di progetto virtuali per ridurre i costi e portare rapidamente a termine i progetti Timbri elettronici che informano sullo stato di ciascun dipendente per una migliore gestione delle informazioni Trasparenza nelle singole fasi progettuali per una maggiore tutela legale Tempistica ottimizzata e tempi di commercializzazione ridotti. 3

4 Autorizzazione delle modifiche di progetto Nel corso di un progetto è necessario tenere sotto controllo molteplici versioni, le modifiche di progetto e lo stato di ciascun membro del team ovunque nel mondo. Idealmente tutti dovrebbero essere automaticamente informati delle modifiche e lo stato di ciascun membro dovrebbe essere visibile con un semplice clic del mouse. Con DocuWare tutto questo è possibile. Approvazione delle modifiche Tutte le modifiche, ad esempio quelle apportate a un file CAD, possono essere facilmente segnalate mediante timbri elettronici. Dopo ogni aggiornamento del documento, il responsabile di progetto presso la sede centrale può apporre un timbro (data, ora e iniziali) sul documento per indicare immediatamente quando è stato autorizzato. Il visualizzatore DocuWare consente di visualizzare file CAD anche quando l'utente non dispone di un programma CAD. Lo stesso vale per qualsiasi altro tipo di file. I timbri elettronici forniscono aggiornamenti da qualsiasi sede e indicano lo stato di tutti i partecipanti a un progetto. È quindi possibile evitare errori costosi e rispettare le scadenze dei progetti. 4

5 Monitoraggio dello stato Il timbro non solo indica lo stato della versione del file CAD, ma comporta l'avvio di un flusso di lavoro precedentemente illustrato in DocuWare Administration. Le informazioni aggiornate vengono quindi inviate automaticamente a tutti i partecipanti al progetto e agli utenti remoti e i documenti vengono posti in una cartella di progetto elettronica appositamente creata. In una sede remota, ad esempio, il responsabile di progetto dovrà soltanto aprire il documento modificato e aggiungere il proprio timbro, confermando di aver letto e accettato le modifiche. Tutti sanno che gli altri hanno ricevuto gli aggiornamenti e il progetto può andare avanti senza intoppi. Cartelle di progetto trasparenti Se un documento rimane in una cartella di progetto per più di 24 ore, con DocuWare è possibile optare per una gestione automatica delle attività. Ad esempio, trascorso un intervallo di tempo prestabilito, il responsabile di progetto potrebbe essere sollecitato di nuovo a leggere il documento oppure il documento potrebbe essere trasmesso ad un altro reparto. La sede centrale può verificare dettagliatamente in qualsiasi momento lo stato del documento. In questo modo è possibile eliminare le procedure lente e inconcludenti così come le fonti di possibili errori. Estrema semplicità d'uso DocuWare è facile da utilizzare poiché i timbri digitali permettono di riprodurre le stesse procedure su carta. This document can also be found here: Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web DocuWare all indirizzo 5