BACKUP E RESTORE. Sommario. LYBERA Studio Guide utilizzo. Backup e Restore

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1 BACKUP E RESTORE Sommario PREMESSA... 2 PRODOTTI E VERSIONI CHE ATTIVANO LE FUNZIONI DI BACKUP E RESTORE... 3 BARRA DEI COMANDI... 4 TIPI DI BACKUP E TIPI DI RESTORE... 6 Precisazioni riguardanti il Restore... 7 Suggerimenti... 7 OPERATIVITÀ... 8 Creazione di un Backup Completo... 8 Creazione di un Backup Parziale: più soggetti e relative attività gestionali... 9 Creazione di un Backup Parziale: una specifica attività per più soggetti Ripristino di un Backup Completo Ripristino Parziale da un Backup Completo Ripristino Parziale da un Backup Parziale CONFIGURAZIONE DI UN PERCORSO ALTERNATIVO CASISTICHE PARTICOLARI Trasferimento di dati da uno studio all altro Cambio Server Pagina 1 di 17

2 Premessa Le funzionalità di Backup e Restore rappresentano un importante elemento della suite Studio in quanto consentono, in modo autonomo per l utente, di salvaguardare in tutta sicurezza il proprio lavoro. Le funzioni di Backup e Restore gestiscono due tipologie di dati: dati di Studio (anagrafiche, agenda, fatture, ecc ) dati gestionali (relativi ai moduli gestionali utilizzati) Mentre i dati di Studio possono essere elaborati da qualunque Client, per poter effettuare il backup o il ripristino dei dati gestionali è necessario che i singoli moduli siano installati sulla postazione che ne richiede l elaborazione. Per la corretta elaborazione dei dati gestionali relativi ad anni precedenti, qualora gestiti, è inoltre necessario che vengano installati specifici aggiornamenti, come descritto nel paragrafo Prodotti e versioni che attivano le funzioni di Backup e Restore. Anche le funzioni di Backup e Restore possono essere profilate per utente (Sistema\Utenti\Profili). Le funzioni di Backup e Restore sono richiamabili dal menu Sistema oppure dal menu a tendina. Precisazione importante Per ripristinare eventuali Backup generati precedentemente alle nuove funzionalità di Backup e Restore e fatti mediante l Application Server occorre contattare l assistenza per concordare un intervento assistito. Pagina 2 di 17

3 Prodotti e versioni che attivano le funzioni di Backup e Restore Al fine dell utilizzo corretto delle funzionalità di Backup e Restore le versioni minime necessarie dei moduli sono le seguenti: Studio Per i Moduli correnti, se gestiti: Gestione Contabile Antiriciclaggio Privacy Per i Moduli 2009, se gestiti: Aggiornamenti generici DF (Dichiarativi Fiscali 2009) Versamenti Telematici Bilancio Privacy Per i Moduli 2008, se gestiti: Aggiornamenti generici DF (Dichiarativi Fiscali 2008) Versamenti Telematici Ribadiamo il concetto che il salvataggio e ripristino di singole attività gestionali può essere effettuato solo se i relativi moduli sono installati sul client che avvia le funzioni di Backup e Restore. Precisazione Importante: Il modulo Aggiornamenti generici DF, per l anno interessato, DEVE essere caricato solo successivamente all installazione di un qualunque modulo fiscale relativo allo stesso anno. Pagina 3 di 17

4 Barra dei comandi Una volta avviata l attività di Backup e Restore l area di lavoro sarà così rappresentata: Gruppo Comandi Permette di avviare le attività di preparazione del Backup Permette, una volta selezionato il backup oppure i soggetti interessati di avviare le attività di Restore Una volta selezionati i soggetti o il tipo di operazione da svolgere avvia l attività di Backup o di Restore Elimina il Backup selezionato Permette di definire il percorso predefinito su cui effettuare i Backup oppure scegliere, temporaneamente, un percorso che ne contenga uno compatibile Permette di effettuare delle selezioni sui soggetti presenti in archivio in modo da filtrare la lista che poi verrà utilizzata per l operazione di Backup Parziale Visualizza le informazioni (soggetti e moduli) contenuti nel Backup selezionato Una volta visualizzato il dettaglio è possibile espandere o comprimere le informazioni mostrate (Espandi tutto / Comprimi tutto). Scheda Backup disponibili Mostra l elenco dei Backup effettuati dall utente distinguendo quelli completi da quelli parziali. Il simbolo, presente nella colonna Dettagli, una volta cliccato permette di: - conoscere il contenuto del Backup in termini di soggetti (solo per Backup Parziale) e moduli (con relative versioni) - modificare la descrizione associata al Backup - stampare il contenuto del backup. Pagina 4 di 17

5 Nel riquadro Dettaglio, una volta effettuata la selezione del salvataggio da utilizzare è attivo il tasto (con le relative opzioni del menu a discesa) che permette l esplosione di tutti i soggetti/attività presenti nel backup. Pagina 5 di 17

6 Tipi di Backup e Tipi di Restore La funzionalità di Backup e Restore consentono di effettuare le seguenti tipologie di salvataggio e ripristino: Backup completo Restore completo o Restore parziale Prevede il salvataggio dell intero sistema Studio, quindi tabelle, anagrafiche, gestionali dei clienti, agende, prestazioni, fatture A fronte di un backup completo può essere effettuato un ripristino completo (in questo caso verrà sovrascritto tutto ciò che è presente in Studio) o parziale (in questo caso il ripristino riguarda esclusivamente singoli soggetti con le loro anagrafiche e attività gestionali) Backup parziale Restore parziale Prevede il salvataggio di singoli clienti con le rispettive anagrafiche e tutte le relative attività gestionali oppure di una specifica attività gestionale (ad esempio solo Gestione Contabile) per uno o più soggetti. A fronte di un backup parziale può essere effettuato esclusivamente un ripristino parziale. Il ripristino può essere effettuato per l intero soggetto con tutte le sue attività gestionali o per singole attività gestionali. Il ripristino parziale inoltre può essere effettuato con le seguenti opzioni: Nuovo: indipendentemente dall esistenza o meno del soggetto in Studio viene creato un nuovo soggetto e gli vengono collegate tutte le attività ripristinate. Per le attività di Bilancio le attività del soggetto di origine (a parità di Ragione Sociale) non vengono comunque mantenute. Mantieni: in caso di esistenza in Studio del soggetto che si vuole ripristinare prevale l anagrafica già esistente che non viene modificata; i moduli gestionali vengono ripristinati se non esistenti o sovrascritti se già esistenti. Integra: in caso di esistenza in Studio del soggetto che si vuole ripristinare la sua anagrafica viene integrata con le informazioni aggiuntive eventualmente presenti nell anagrafica contenuta nel backup; i moduli gestionali vengono ripristinati se non esistenti o sovrascritti se già esistenti. Attenzione: Nel caso venga ripristinato un soggetto che presenti periodi storici nell anagrafica gli stessi vengono aggiunti a quelli già esistenti (qualora il soggetto sia già presente in anagrafica). In questa situazione è possibile che si verifichino incongruenze nei periodi storici. Occorre prendere visione degli stessi intervenendo manualmente. Sostituisci: in caso di esistenza in Studio del soggetto che si vuole ripristinare la sua anagrafica viene sostituita con le informazioni dell anagrafica presente nel backup; i moduli gestionali vengono ripristinati se non esistenti o sovrascritti se già esistenti. Nota Per il soggetto di tipo Studio le opzioni di cui sopra non sono attive. Pagina 6 di 17

7 Precisazioni riguardanti il Restore - Il Restore completo o parziale esegue sempre l eliminazione dei dati esistenti, le anagrafiche nel Restore parziale seguono la logica delle Opzioni illustrate nel precedente paragrafo (Nuovo, Mantieni, Integra, Sostituisci). - Il Restore completo può essere effettuato solamente se i moduli gestionali contenuti nel Backup da ripristinare sono correttamente installati sulla postazione di lavoro che si sta utilizzando. - Qualora si ripristini un soggetto il cui Professionista di riferimento e/o Intermediario di riferimento non sono presenti in Studio come Professionisti attivi, al soggetto ripristinato verrà associato lo Studio (Professionista di Default) come Professionista ed Intermediario di riferimento. Effettuare le opportune verifiche dopo l operazione di ripristino. - Occorre prestare attenzione ai moduli installati e alle relative versioni prima di procedere alle operazioni di ripristino in quanto seppur l assenza degli stessi venga evidenziata, mediante il tasto Dettaglio - Espandi tutto con un quadrato grigio, la funzione di Restore creerà comunque le anagrafiche ed il collegamento alle attività ripristinate. Suggerimenti Dal punto di vista dell utilizzo delle funzioni sopra descritte forniamo di seguito alcuni suggerimenti: Backup completo: durante il periodo di maggior lavoro dovrebbe essere effettuato almeno 1 volta a settimana o comunque quando completata l attività dello studio Backup parziale: durante il periodo di maggior lavoro dovrebbe essere effettuato almeno 1 volta al giorno relativamente ai soggetti e attività maggiormente utilizzate. Lo stesso può essere impiegato anche nel caso di trasferimenti di uno o più soggetti da uno studio ad un altro utilizzanti sempre Studio. Pagina 7 di 17

8 Operatività L utente si posiziona in Sistema e sceglie la voce Creazione di un Backup Completo dal gruppo Comandi. Dalla scheda Backup disponibili l utente preme il tasto del gruppo Comandi. Nella scheda Backup vengono mostrati i soggetti per i quali è possibile effettuare le operazioni di salvataggio. L utente contrassegna la voce Studio - Backup Completo, tutti i soggetti e le relative attività vengono contrassegnate. L utente avvia l attività di Backup mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 8 di 17

9 Creazione di un Backup Parziale: più soggetti e relative attività gestionali Dalla scheda Backup disponibili l utente preme il tasto del gruppo Comandi. Nella scheda Backup vengono mostrati i soggetti per i quali è possibile effettuare le operazioni di salvataggio. L utente contrassegna i soggetti per i quali vuole effettuare operazioni di Backup. Gli stessi possono essere filtrati, quindi ridotti, utilizzando il tasto del gruppo Comandi. L utente avvia l attività di Backup mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 9 di 17

10 Creazione di un Backup Parziale: una specifica attività per più soggetti Dalla scheda Backup disponibili l utente preme il tasto del gruppo Comandi. Nella scheda Backup vengono mostrati i soggetti per i quali è possibile effettuare le operazioni di salvataggio. L utente contrassegna l attività, ad esempio Deleghe di Pagamento, per i soggetti per i quali vuole effettuare l operazione di Backup. Gli stessi possono essere filtrati, quindi ridotti, utilizzando il tasto del gruppo Comandi. L utente avvia l attività di Backup mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 10 di 17

11 Ripristino di un Backup Completo Dalla scheda Backup disponibili l utente sceglie di ripristinare un Backup Completo. Nel riquadro Dettaglio contrassegna la voce Studio24 Ripristino Completo e preme il tasto del gruppo Comandi. Il programma si predispone per il Ripristino Completo di tutti i soggetti contenuti nel Backup Completo. Attenzione Questa operazione, come indicato, comporta la perdita di tutti i dati e soggetti presenti in Studio e sostituzione con quelli presenti nel Backup. L utente avvia l attività di Restore mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 11 di 17

12 Ripristino Parziale da un Backup Completo Dalla scheda Backup disponibili l utente seleziona un Backup Completo da cui vuole ripristinare solo alcuni soggetti. Per selezionare i soggetti interessati preme il tasto - Visualizza dettaglio che esplode il contenuto del Backup nel riquadro Dettaglio. Contrassegna i soggetti (oppure eventualmente anche il singolo modulo del soggetto espandendo le informazioni del soggetto mediante il tasto - Espandi tutto) che intende ripristinare e preme il tasto del gruppo Comandi. Il programma si predispone per il Ripristino dei soggetti selezionati e permette un ulteriore filtro degli stessi. Come già descritto nel paragrafo Tipi di Backup e Tipi di Restore è possibile scegliere di Mantenere / Integrare / Sostituire l anagrafica presente in Studio con quella presente nel Backup. L utente avvia l attività di Restore mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 12 di 17

13 Ripristino Parziale da un Backup Parziale Dalla scheda Backup disponibili l utente seleziona un Backup Parziale da cui vuole ripristinare dei soggetti. Per selezionare i soggetti interessati preme il tasto - Visualizza dettaglio che esplode il contenuto del Backup nel riquadro Dettaglio. Contrassegna i soggetti (oppure eventualmente anche il singolo modulo del soggetto espandendo le informazioni del soggetto mediante il tasto - Espandi tutto) che intende ripristinare dal riquadro Dettaglio e preme il tasto del gruppo Comandi. Il programma si predispone per il Ripristino dei soggetti selezionati e permette un ulteriore filtro degli stessi. Come già descritto nel paragrafo Tipi di Backup e Tipi di Restore è possibile scegliere di Mantenere / Integrare / Sostituire l anagrafica presente in Studio con quella presente nel Backup. L utente avvia l attività di Restore mediante il tasto del gruppo Comandi. Pagina 13 di 17

14 Configurazione di un percorso alternativo Ogni postazione può avviare le funzioni di Backup e Restore, ma dal momento che i dati sono centralizzati e risiedono sul server, occorre che le postazioni possano raggiungere un percorso di rete comune per il salvataggio dei backup prodotti o per il ripristino dei dati. Studio utilizza, come predefinita, una cartella sicuramente accessibile e condivisa da tutte le postazioni di lavoro, tale cartella si trova sulla macchina dove, in fase di installazione, si è scelto di gestire il DataBase: \\<nome macchina (server)>\studio24db\database\backup All interno della cartella predefinita vengono salvati tutti i backup effettuati, quindi è possibile che lo spazio del disco che la contiene si riduca progressivamente. Per evitare l eccessiva riduzione dello spazio si consiglia di spostare periodicamente i backup su altri supporti, di utilizzare altri dischi ed altre cartelle per il salvataggio dei backup o di eliminare quelli non più necessari. La cartella predefinita può essere modificata temporaneamente, ad esempio per elaborare backup su supporti diversi (dischi esterni, chiavette USB, dischi secondari ) o effettuarne il ripristino, oppure permanentemente per fare in modo che tutte le elaborazioni successive utilizzino la nuova cartella. In ogni caso la nuova cartella deve essere correttamente raggiungibile da tutte le postazioni che potrebbero utilizzare le funzioni di Backup e Restore. Per fare questo è necessario che: 1. la cartella sia condivisa con il massimo dei privilegi, quindi che sia accessibile da parte di tutte le postazioni presenti nel sistema 2. che la cartella sia mappata sulle singole postazioni che la dovranno utilizzare, attribuendo una lettera logica alla cartella sulla postazione locale ATTENZIONE: la possibilità di condividere e mappare cartelle in rete dipende dal sistema operativo utilizzato e dalla struttura della propria rete. In particolare si fa notare che postazioni non appartenenti ad un dominio possono utilizzare esclusivamente la cartella predefinita (\\<nome macchina (server)>\studio24db\database\backup). Per variare il percorso di default è possibile utilizzare il bottone ed indicare in Cartella di riferimento il nuovo percorso (oppure utilizzare il tasto ); per rendere permanente la cartella indicata impostare il flag Imposta la Cartella di riferimento come predefinita. Pagina 14 di 17

15 Per tornare alla configurazione di default è sufficiente premere, dal., il bottone Pagina 15 di 17

16 Esempio L utente, sulla postazione di lavoro DataBase Server, dispone di 2 dischi fissi (C: e E:) e l unità su cui è installato il DataBase Server C: rischia di saturarsi. L utente quindi decide di gestire i backup sull altro disco fisso E:. E possibile procedere nel seguente modo: o Creare sul disco E: una cartella Backup_di_Studio24 con al suo interno un ulteriore cartella Backup o Rendere disponibile e quindi condividere (in lettura / scrittura / tutti i permessi necessari) in rete la cartella Backup_di_Studio24 o Andare nella funzione Backup e Restore, utilizzare il bottone ed impostare il percorso \\<nome macchina (server)>\backup_di_studio24\backup e barrare il flag Imposta la Cartella di riferimento come predefinita. o Sulle postazioni di lavoro interessate alle operazioni di Backup e Restore, inclusa la postazione server se utilizzata, occorre procedere alla mappatura del percorso \\<nome macchina (server)>\backup_di_studio24\backup assegnandone una specifica unità (ad esempio F: ) o Procedere alle operazioni di Backup e Restore dalle postazioni di lavoro interessate. Pagina 16 di 17

17 Casistiche particolari Trasferimento di dati da uno studio all altro E possibile che l utente desideri spostare dei soggetti da una installazione di studio ad un altra. Sicuramente lo strumento più comodo è una chiavetta usb oppure un altro supporto rimovibile. Generare, con i passi descritti nel paragrafo Operatività, un backup che contiene i soggetti interessati. Tale Backup che risiede nel percorso di default o in altro percorso, se variato (vedi paragrafo Configurazione di un percorso alternativo), potrà essere trasferito su una chiavetta USB oppure su un altro supporto rimovibile. Sul nuovo impianto l utente potrà agire in due modalità: 1) Dalla postazione che contiene il DataBase Server: Accedere alla funzione Backup e Restore Premere il tasto del gruppo comandi di Backup e Restore e tramite il bottone posizionarsi sull unità (ad esempio F: ) a cui è collegato il supporto che contiene il Backup da ripristinare, confermare mediante il tasto OK Procedere con l operazione di Restore del/i soggetti interessati 2) Da una qualunque postazione diversa dalla macchina che contiene il DataBase Server: La situazione è la medesima che viene illustrata nell esempio descritto nel paragrafo Configurazione di un percorso alternativo. Cambio Server L attività di cambio server può rendersi necessaria qualora all interno dello studio sorga la necessità di sostituire la macchina server con una più recente e performante. L operazione non rappresenta particolari problemi se non il fatto di realizzare il nuovo impianto hardware ed effettuare nuovamente le dovute re installazioni del prodotto Studio e dei moduli gestionali necessari (consigliamo sempre un consulto preliminare con l assistenza prima di procedere in modo autonomo a questo tipo di intervento). Sicuramente occorre prestare attenzione al corretto salvataggio dei dati di Studio. A tal fine, in modo schematico, le operazioni inerenti Backup e Restore che dovranno essere effettuate dal cliente sono: Vecchio Server > Installazione di tutte le ultime versioni di Studio e dei moduli gestionali utilizzati > Backup Completo Nuovo Server > Installazione di Studio > Installazione di tutte le ultime versioni di Studio e dei moduli gestionali utilizzati Nuovo Server > Restore Completo Pagina 17 di 17