Guida per l utilizzo del REGISTRO DOCENTE

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1 Guida per l utilizzo del REGISTRO DOCENTE Procedura informatica ESSE3 Versione 2.2 Autore Stato Revisore Gruppo di lavoro ESSE3 Approvato Prof. V. Auletta Data 26/10/2018 Distribuito a: Docenti dell Ateneo Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 1

2 Sommario INTRODUZIONE REGISTRO DELLE LEZIONI INSERIMENTO ATTIVITA NEL REGISTRO GESTIONE GRUPPI STUDENTI VISIBILITA DI TUTTI I REGISTRI DELL INSEGNAMENTO STATI DEL REGISTRO STAMPA DEL REGISTRO per Registri Standard (STD) STAMPA DEL REGISTRO per Registri con FIRMA DIGITALE (FD) APPROVAZIONE REGISTRI DIARIO DEGLI IMPEGNI RENDICONTAZIONE PER ATTIVITA STAMPE DEL DIARIO APPROVAZIONE DIARI Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 2

3 INTRODUZIONE In questo documento vengono descritte le funzioni disponibili per la rendicontazione delle attività didattiche svolte da un docente in Ateneo. Tali attività sono suddivise in due categorie, quelle relative alla didattica frontale (es: lezione, laboratorio, ecc.) da rendicontare attraverso la funzione Registro delle lezioni e quelle derivate dalla didattica frontale (es: esami, ricevimento studente), di norma rendicontate nel Diario degli impegni eccetto per alcune tipologie di docenti a contratto (es. docenti a contratto gratuito) che rendiconteranno tutto nel registro. La modalità di inserimento delle attività derivate dalla didattica frontale può essere differenziata in base alla tipologia interna o esterna del ruolo associato al docente; i docenti associati ad un ruolo di tipo interno hanno accesso a registro e diario, mentre quelli associati ad un ruolo di tipo esterno, al solo registro, nel quale però possono rendicontare anche le attività di supporto alla didattica. Sono previste due tipologie di documenti per la rendicontazione: Il Registro delle Lezioni è un documento gestito a livello di singolo incarico didattico. Ogni docente dovrà compilare tanti registri quanti sono gli incarichi didattici ad esso assegnati nell anno accademico. Il Diario degli impegni è un documento unico per docente e anno accademico. Il diario degli impegni non è dunque differenziato per incarico (tutte le attività che vanno nel dettaglio di un docente non Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 3

4 vengono differenziate sui vari incarichi). Nel Diario non vanno rendicontate le attività relative a Progetti. In entrambi i documenti (Registro e Diario) ci sono distinte tipologie di attività che il docente può rendicontare: Per le varie attività si fa una distinzione fra Didattica Frontale (lezioni, esercitazioni, laboratori, seminari) e Altre Attività (tutto ciò che deriva dalla didattica frontale, ad esempio il ricevimento studenti, gli esami o anche incarichi istituzionali). Il docente rendiconterà la didattica frontale nel Registro Lezioni e le altre attività nel Diario degli impegni. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 4

5 1 REGISTRO DELLE LEZIONI Il registro delle lezioni è la funzione attraverso cui un docente può registrare il dettaglio delle attività svolte, per uno specifico incarico didattico su un insegnamento, relative alla didattica frontale se è un docente associato ad un ruolo di tipo interno, e qualsiasi se è invece associato ad un ruolo di tipo esterno. Ogni docente ha a disposizione un diverso registro per ogni incarico che gli viene attribuito. Nella propria area web, il docente accede alle funzioni di rendicontazione tramite i link del menu a sinistra: - Lezioni - Diario Per accedere alla funzione Registro Lezioni, si utilizza il link : Lezioni che permette di accedere alla pagina iniziale del registro, dove è riportata la lista degli incarichi assegnati al docente distinti per anno accademico. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 5

6 Per ogni incarico visualizzato, per facilitarne la corretta individuazione, vengono riportati il codice dell insegnamento, il partizionamento, le ore di carico didattico previste in offerta ed il periodo di svolgimento delle lezioni. Nell ultima colonna viene riportato lo stato del registro, informazione riepilogativa del livello di avanzamento del workflow per la gestione del documento finale. Si può accedere al registro cliccando l icona posta nella prima colonna della tabella. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 6

7 La pagina è divisa in due sezioni: - Testata del registro: riporta le informazioni strutturali del documento come lo stato, le ore previste per l incarico, gli insegnamenti per i quali è valido. Tramite il link Stampa Registro si ha la possibilità di effettuare Stampe e rendere definitivo il registro una volta compilato. Infine si possono gestire dei Gruppi personalizzati, link Gestione gruppi studenti, descritti in dettaglio nei paragrafi successivi. - Dettaglio delle attività: nella seconda sezione della registro, tramite il link Inserisci nuova attività si procede all inserimento delle lezioni. Durante la compilazione del Registro, a fondo pagina saranno riepilogate tutte le attività rendicontate. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 7

8 1.1 INSERIMENTO ATTIVITA NEL REGISTRO Per aggiungere una nuova attività alla rendicontazione è sufficiente cliccare il link Inserisci nuova attività e compilare i vari campi della pagina: Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 8

9 - Data, indica la data dell attività. La data dovrebbe essere compresa nel semestre di erogazione dell attività. Il sistema consente comunque l inserimento di date fuori dall intervallo del semestre, generando però un warning all atto del salvataggio dei dati inseriti. Se si decide di confermare la data inserita si deve cliccare nuovamente sul bottone Salva. - Ora inizio, ora di inizio dell attività (insieme all ora di fine, permette di tracciare il reale tempo di occupazione dell aula). - Ora fine, ora di fine dell attività. - Ore accademiche, rappresentano la porzione didattica erogata nella singola attività (questa informazione può coincidere o meno con le ore di permanenza in aula). Le ore accademiche vanno rapportate al carico didattico. - Tipo di attività, (lezione, esercitazione, laboratorio, ). - Titolo, indica il titolo dell attività. - Descrizione, permette di inserire una descrizione estesa dell attività svolta. - Lezione svolta da : si può indicare l eventuale svolgimento della lezione da parte di un docente che non è legato all insegnamento da un carico didattico in offerta. A queste informazioni possono essere aggiunte le Compresenze e i Gruppi studenti, queste due informazioni sono opzionali: Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 9

10 - Compresenze: utilizzate per indicare che l attività è stata svolta insieme ad un altro docente. I docenti che possono essere indicati in compresenza sono coloro che hanno un incarico sullo stesso insegnamento. Le ore sono rendicontate sul docente che sta inserendo l attività nel proprio registro e non sul docente indicato in compresenza. - Gruppi studenti: servono per indicare il gruppo al quale è stata erogata la lezione. Dopo aver compilato e salvato l attività, sarà visibile nel rendiconto della pagina principale del Registro. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 10

11 Finché il Registro è in stato BOZZA l attività inserita può sempre essere modificata o eliminata tramite il bottone elimina singola attività. Si possono eliminare in modo massivo più attività accedendo alla pagina disponibile al link. 1.2 GESTIONE GRUPPI STUDENTI Questi gruppi sono utilizzati per le situazioni in cui l attività è svolta in tempi diversi per gruppi diversi di studenti (ad esempio nel caso di attività dove la capienza dell aula è limitata e il numero di studenti è maggiore del numero dei posti). Poiché per ogni attività è specificato il numero di ore accademiche, quando un attività viene replicata in diverse date a diversi studenti, verrà rendicontato un numero di ore superiore al carico didattico. L utilizzo dell indicazione del gruppo studenti, permette di giustificare il numero di ore accademiche in eccesso che il docente ha dichiarato, in seguito alla ripetizione dell attività. I gruppi possono essere aggiunti o eliminati (se non ancora associati a nessuna attività) tramite una funzione apposita, Gestione gruppi studenti. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 11

12 La definizione dei gruppi di studenti può essere effettuata solo dal docente titolare dell insegnamento, l utilizzo dei gruppi viene esteso a tutti i docenti con un incarico sull insegnamento stesso. Per il sistema il gruppo non è altro che una etichetta che indica il nome di un insieme di studenti, la cui composizione è nota solo al docente. Dopo aver dato un nome al gruppo si procede al salvataggio tramite il bottone. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 12

13 Si può quindi terminare tornando alla homepage del registro tramite il bottone all inserimento di un ulteriore gruppo utilizzando il bottone. oppure si procede Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 13

14 1.3 VISIBILITA DI TUTTI I REGISTRI DELL INSEGNAMENTO Nella Testata del Registro è prevista la possibilità di accedere, in sola consultazione, ai registri delle lezioni di altri docenti che hanno un carico sullo stesso insegnamento, semplicemente selezionando il nome del docente nel campo Docente. Cliccando sull icona posta nella prima colonna della tabella, si accede al dettaglio della lezione. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 14

15 1.4 STATI DEL REGISTRO Il ciclo di vita del registro delle lezioni è regolato da un flusso di variazione di stato ben definito (modalità di compilazione, di verifica, di stampa). Il registro viene generato dal sistema in stato BOZZA, che è uno stato di lavorazione, dove il proprietario può fare tutte le operazioni di inserimento e di modifica. Una volta ultimata la rendicontazione di tutte le attività svolte, il registro può essere posto in stato VERIFICATO. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 15

16 Nel passaggio da BOZZA a VERIFICATO il sistema controlla che siano stati inseriti tutti i dati obbligatori. In caso di esito positivo, rende il registro di sola lettura e abilita la produzione del documento finale. Quando il registro è in stato VERIFICATO le attività rendicontate possono solo essere eliminate. Per poter rendicontare ulteriori attività, o modificare quelle già presenti, il registro può essere riportato in stato BOZZA. Il registro raggiunge lo stato STAMPATO dopo l esecuzione della Stampa Ufficiale per registri di tipo STANDARD (STD) o dopo la procedura di Firma per i registri di tipo FIRMA DIGITALE (FD). Dallo stato STAMPATO il docente non può riportare il registro in BOZZA. Il ripristino di tale stato può avvenire solo in seguito ad una richiesta da inviare all indirizzo helpdocenti@unisa.it. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 16

17 1.5 STAMPA DEL REGISTRO per Registri Standard (STD) Selezionando il link presente nella Testata del Registro, si accede alla seguente pagina: Esistono due tipologie di stampa del registro: - STAMPA DI CONTROLLO, permette di generare un PDF per la verifica delle attività rendicontate fino a quel momento e non ha nessun effetto nel processo di produzione del documento finale e quindi del cambio di stato del registro. - STAMPA UFFICIALE, permette di generare il PDF finale contenete tutte le attività rendicontate dal docente, Questa operazione porta il registro in stato STAMPATO e blocca qualsiasi modifica sul registro stesso. Questa stampa non è disponibile finché il registro non è in stato VERIFICATO. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 17

18 1.6 STAMPA DEL REGISTRO per Registri con FIRMA DIGITALE (FD) Selezionando il link presente nella Testata del Registro, si accede alla seguente pagina: Le operazioni possibili sono: - STAMPA DI CONTROLLO, permette di generare un PDF per la verifica delle attività rendicontate fino a quel momento e non ha nessun effetto nel processo di produzione del documento finale e quindi del cambio di stato del registro. - FIRMA DIGITALE, permette di generare il documento elettronico definitivo contenete tutte le attività rendicontate dal docente, e permette di firmarlo digitalmente. Questa operazione porta il registro in stato STAMPATO e blocca qualsiasi modifica sul registro stesso. Questa operazione non è disponibile finché il registro non è in stato VERIFICATO. Attivando la procedura di Firma, premendo il bottone Digitale., si accede alla pagina di Processo di Firma Si può vedere una anteprima del registro cliccando sul bottone Preview HTML. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 18

19 Per procedere alla Firma Digitale si clicca il bottone, Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 19

20 Una volta completato il processo, avendo inserito il PIN di Firma e il codice OTP, il Registro passerà in stato STAMPATO e sarà dunque definitivo. Se si annulla il processo di firma, il registro resta in stato VERIFICATO e se necessario può essere riportato in BOZZA. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 20

21 1.7 APPROVAZIONE REGISTRI La funzione Approvazione registri permette, ai docenti che hanno incarichi di Direttore di Dipartimento o Presidente di Corso di Studi, di visualizzare tutti gli incarichi didattici presenti nel sistema e offerti nel Dipartimento o Corsi di studio di loro competenza, con accanto riportato lo stato di compilazione di ciascun registro (BOZZA, VERIFICATO, STAMPATO, APPROVATO). Cliccando sul link Approvazione registri si accede alla maschera che consente la ricerca di uno o più incarichi. Inseriti i parametri e avviata la ricerca, cliccando sul tasto recuperati., si ottiene l elenco degli incarichi Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 21

22 Quando esiste già nel sistema il registro delle lezioni di un incarico, cliccando sulla descrizione dell attività didattica del relativo incarico si accede alla pagina di dettaglio di un singolo registro. L approvazione viene consentita solo per i registri in stato STAMPATO. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 22

23 Il bottone Tramite il bottone permette la visualizzazione del documento finale. si attiva la procedura di approvazione del Registro delle Lezioni. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 23

24 In seguito alla Conferma dell approvazione, il Registro passa in stato APPROVATO e il docente proprietario del registro riceve una mail di Notifica. Il Registro delle Lezioni può essere approvato dal Direttore di Dipartimento o dal Presidente del Corso di Studi di afferenza dell attività didattica. Quando uno dei due docenti incaricati ha effettuato l approvazione, l altro docente è in grado di consultare comunque il registro. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 24

25 Il docente proprietario del Registro approvato, accedendo alla propria area web è in grado di verificare il cambio di stato. Nel dettaglio del registro, il docente può anche verificare da chi e quando è stato approvato. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 25

26 Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 26

27 2 DIARIO DEGLI IMPEGNI Il Diario è una funzionalità di rendicontazione, più semplice del registro delle lezioni, consente di rendicontare le attività derivate (ad esempio Tutoraggio, Preparazione Lezioni, Ricevimento studenti, Esami, Stage, Tirocini) cumulate su tutti gli incarichi del docente. Nel Diario è attiva sia la rendicontazione per anno accademico sia la rendicontazione giornaliera. 2.1 RENDICONTAZIONE PER ATTIVITA La pagina di accesso alla funzione si visualizza direttamente cliccando la voce di menù Diario Il Diario è legato all anno accademico di riferimento, inizia il 1 ottobre per finire il 30 settembre dell anno successivo (es. 1/10/ /09/2018). Nell elenco delle attività, la voce Didattica frontale per Corsi di Laurea è valorizzata dal sistema, riportando la somma delle ore rendicontate nei relativi registri delle lezioni di tutte le attività didattiche del docente nell anno accademico di riferimento. La rendicontazione delle ore di attività del diario può avvenire in due modalità: - rendicontazione per anno accademico; - rendicontazione giornaliera. E sconsigliato utilizzare entrambe le modalità contemporaneamente in quanto il sistema somma tutte le ore inserite. Nella rendicontazione per anno accademico, per ogni attività è possibile riportare il numero di ore totali per A.A, nel formato h:mm. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 27

28 Nella rendicontazione giornaliera si procedere in modo più dettagliato, tramite il link. L inserimento delle attività svolte può essere effettuato riportando, nei diversi giorni, il tempo impiegato per ciascuna attività disponibile. Le informazioni da inserire sulle attività sono semplicemente il numero di ore (nel formato h:mm) sulla singola data. Per accedere a periodi temporali diversi da quello visualizzato si può navigare il calendario delle date attraverso il link sulle frecce presenti ai lati della descrizione del periodo visualizzato,. E inoltre possibile tracciare delle note mensili, nelle quali possono essere registrate descrizioni più approfondite delle attività rendicontate. Nella pagina è anche disponibile una stampa di controllo di tutte le attività rendicontate in uno specifico mese, in modo da avere anche un riepilogo generale delle attività tracciate nel sistema,. 2.2 STAMPE DEL DIARIO Anche per la funzionalità Diario esistono delle stampe. Tramite il link, presente sulla homepage del Diario, si accede alla pagina delle stampe. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 28

29 La stampa di controllo, per ogni attività e mese, riporta la somma delle ore di tutte le attività inserite. Il Diario a differenza del Registro Lezioni ha un workflow più semplice. Nasce in stato BOZZA dove è consentita la compilazione, e passa in stato STAMPATO dopo aver effettuato la stampa ufficiale che blocca qualsiasi attività di inserimento/modifica dei dati. Dallo stato STAMPATO il docente non può riportare il Diario in BOZZA. Il ripristino di tale stato può avvenire solo in seguito ad una richiesta da inviare all indirizzo helpdocenti@unisa.it. Dopo l approvazione da parte del Direttore del Dipartimento di afferenza del docente, il diario passa allo stato APPROVATO. Nel Diario non esiste alcuna verifica, poiché i dati inseriti sulle attività derivate sono semplicemente delle ore. La stampa ufficiale è sempre disponibile ed è simile alla stampa di controllo. A differenza del Registro delle lezioni, il Diario non richiede la Firma Digitale. 2.3 APPROVAZIONE DIARI Attraverso questa funzione i docenti che ricoprono la sola carica di Direttore di Dipartimento possono prendere visione di tutti i Diari degli Impegni attivati dai docenti che afferiscono al Dipartimento stesso, verificarne lo stato di compilazione, e se il diario risulta già compilato in modo definitivo dal docente proprietario apporre un approvazione, che verrà tracciata nel sistema con una modifica dello stato del diario in Approvato. La pagina di accesso alla funzione si visualizza direttamente cliccando la voce di menù Approvazione diari. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 29

30 Nella parte alta della pagina sono presenti i criteri di filtro disponibili per la ricerca dei diari da esaminare: Anno (obbligatorio) Dipartimento (obbligatorio) Docente (facoltativo) Stato del diario (facoltativo) Cliccando il bottone Cerca vengono recuperati i diari aderenti ai criteri impostati. Per ogni diario vengono visualizzate le seguenti informazioni: nome, cognome e matricola del docente proprietario stato del diario Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 30

31 numero di ore di didattica frontale riportate nel diario e derivare dai registri delle lezioni numero di ore di attività di supporto alla didattica frontale rendicontate nel diario totale delle due colonne precedenti L approvazione dei diari degli impegni è organizzata in due pagine web. Nella prima viene visualizzato l elenco dei diari di competenza dell utente e consente di verificare, a livello di intero dipartimento, per quanti e quali docenti la compilazione del diario risulta ultimata, in corso o non ancora iniziata. Nella seconda pagina invece si possono visualizzare in maniera dettagliata le ore rendicontate per le diverse attività disponibili e, quando presente, visualizzare il documento definitivo prodotto dal proprietario del diario. L approvazione di un diario degli impegni può essere apposta in entrambe le pagine, ma solo per i documenti in stato Stampato. Cliccando il link posto sul nome del docente si accede alla pagina di dettaglio del relativo diario. La pagina contiene alcune informazioni riepilogative del diario e il riepilogo di tutte le attività rendicontate nel documento raggruppate per tipologia di attività. Il bottone Stampa Diario permette la visualizzazione del documento riepilogativo delle ore del Diario. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 31

32 Con il bottone Approva Diario si procede all approvazione dello stesso. In qualsiasi momento si può revocare l approvazione, accedendo alla pagina di dettaglio del relativo diario e cliccando sul bottone Revoca approvazione. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 32

33 L approvazione viene consentita solo per i diari in stato stampato, ovvero già completati dai docenti proprietari, e può essere apposta in maniera massiva per tutti i registri selezionati cliccando il bottone Approva diari selezionati. Registro Docente Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 33