ASSISTENZA. Gestione Contratti e Interventi. Release 4.90 Manuale Operativo

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1 Release 4.90 Manuale Operativo ASSISTENZA Gestione Contratti e Interventi GESTIONE ASSISTENZA è il modulo applicativo pensato e realizzato per soddisfare le esigenze delle diverse tipologie di aziende di servizi - dalle software house ai concessionari di apparecchiature di ufficio - che gestiscono Contratti (che si rinnovano annualmente) e Interventi tecnici di manutenzione GESTIONE ASSISTENZA è integrabile dalla piattaforma AZIENDA Vendite nel quale, grazie all aggiunta di un apposito modulo nella licenza d uso, è possibile abilitare a Menù la specifica Voce Assistenza ; può essere gestito sia con archivi Access che SQL Server. GESTIONE ASSISTENZA è stato pensato per risolvere le problematiche di aziende che forniscono servizi di manutenzione, sia regolati da contratto sia extracontrattuali: permette la rilevazione dei dati relativi agli interventi, la elaborazione di situazioni di riepilogo delle attività effettuate per conto del cliente e la fatturazione automatica delle spese sostenute in base alle indicazione del rapporto di intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc... Il modulo può essere integrato con la contabilità analitica: consente infatti di abbinare il centro di costo, per generare in automatico i movimenti della contabilità analitica durante la fase di contabilizzazione delle fatture. GESTIONE ASSISTENZA è composto da 2 moduli: Con il modulo Contratti è possibile configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali. Con il modulo Interventi è possibile gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento, quindi se generare la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 INTRODUZIONE A GESTIONE ASSISTENZA GESTIONE DEI CONTRATTI DI ASSISTENZA Tabella Tipologia Contratto Anagrafica contratti Dettaglio Contratto Voci Contratto Canoni Contratto Movimenti Contratto (con modifica manuale importi dei canoni) Stampa Elenco Contratti Fatturazione automatica dei contratti Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente (raggruppamento) Fatturazione degli interventi insieme ai canoni contratto Particolarità e tipologie di Contratto Specifica importo Canone e Servizio per singola voce Durata Contratto inferiore a 12 mesi Voci di contratto con articolo * Voci infrannuali nei contratti Fattura per singola voce Fatturazione integrativa Rinnovo dei contratti Aggiornamento Canoni Contratti Variazione movimenti contratto Sostituzione del codice contratto GESTIONE INTERVENTI Tabella Tecnici Registrazione interventi Inserimento di un nuovo intervento Definizione dei Parametri Documento Fatturazione di un intervento Parti sostituite in fattura Stampa del rapportino Stampa Elenco interventi Stampa Scheda Cliente Consultazione Interventi... 60

3 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Introduzione a GESTIONE ASSISTENZA Il presente manuale guida il lettore alla comprensione delle funzionalità del modulo aggiuntivo GESTIONE ASSISTENZA che è un modulo applicativo pensato e realizzato per soddisfare le esigenze d aziende di servizi che gestiscono Contratti (che si rinnovano annualmente) e Interventi tecnici di manutenzione (questi ultimi sia regolati da contratto sia extracontrattuali). I casi di aziende di servizi più ricorrenti sono: software house, concessionari di registratori di cassa o apparecchiature d ufficio, società di manutenzione apparecchiature di controllo elettronico, manutenzione ascensori ecc. ed in generale le realtà che forniscono servizi di manutenzione sia regolati da contratto sia extracontrattuali, fatturando direttamente le spese sostenute in base alle indicazioni del rapporto di intervento. La procedura è composta da una serie di funzioni che gestiscono l anagrafica, la fatturazione ed il rinnovo dei contratti, ed da una funzione che permette la registrazione degli interventi tecnici; gli interventi possono generare un documento contabile e scaricare il magazzino se sono indicate le parti di ricambio sostituite. Permette così la rilevazione dei dati relativi agli interventi, l elaborazione di situazioni riepilogative sulle attività effettuate per conto del cliente, la fatturazione automatica delle spese sostenute in base alle indicazioni del rapporto d intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc... E composto di due procedure: Gestione Contratti e Gestione Interventi. Gestione Contratti Per configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, e per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali. Abilita la gestione dell anagrafica dei contratti: da questa funzione è possibile inserire i contratti gestiti, associando ad ognuno una serie d informazioni quali il Cliente, il codice di pagamento, la data di Stipulazione, le Note interne, Ad ogni contratto può essere associato un codice alfanumerico, libero, fino a 10 caratteri: questo codice sarà poi riportato automaticamente sul documento fattura del contratto stesso (come nota di dettaglio) Grazie alla possibilità di gestire una Tabella di Tipologie di contratto, è possibile assegnare ogni contratto ad una categoria, al fine di ottenere delle stampe raggruppate per tipologia di contratto gestito. In fase di Fatturazione Automatica, lo stato del contratto stesso e delle singole righe sono considerati per selezionare gli importi realmente fatturabili; in questa funzione è possibile definire anche dei filtri per l estrazione e la fatturazione dei contratti stessi.

4 4 Manuale Operativo Gestione Interventi Per gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento, quindi se generare la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria. Abilita una funzione di rilevazione e gestione degli interventi tecnici di manutenzione, partendo anche dalla chiamata del cliente (che può essere registrata con la data di arrivo della richiesta). L inserimento della richiesta genera una chiamata in stato Attesa, che può quindi essere processata ed evasa: è possibile quindi impostare la data prevista dell intervento, ed il tecnico che la andrà ad effettuare. Indicati questi dati, con la stampa del Rapportino d intervento, il tecnico potrà portare con sé i riferimenti del cliente e del tipo d intervento previsto: eseguito il sopralluogo, è possibile indicare le specifiche ed i rilevamenti effettuati in appositi campi note. Ri-eseguendo la stampa ad intervento effettuato, saranno ovviamente considerati anche questi ultimi dati inseriti, ottenendo così una stampa del rapportino completa. Per ogni intervento è possibile anche indicarne la sede di svolgimento. Per ogni cliente è possibile anche definire gli Oggetti di manutenzione personalizzati (con possibilità di associare ad ognuno un codice matricola) in modo da specificare sempre l esatto lavoro eseguito. Oltre all oggetto dell intervento è possibile indicare anche il Riferimento problema, impostabile liberamente di volta in volta per singolo lavoro; la consultazione della scheda del cliente fornisce così un immediata vista su quella che è la situazione attuale e storica dell utente. Dalla scheda del cliente per la Registrazione degli interventi sono visibili anche le voci di contratto, se presenti, per una consultazione più completa, oltre all elenco di tutti gli interventi effettuati. Quando l intervento è addebitale, è possibile procedere automaticamente all emissione della Fattura Accompagnatoria, la quale potrà contenere in automatico gli articoli che rappresentano i pezzi sostituiti durante l intervento. L addebito può essere avviato direttamente dalla funzione di registrazione dell intervento: nella Fattura generata dalla procedura di addebito sarà riportato il numero d intervento e l oggetto dello stesso. Caratteristiche tecniche GESTIONE ASSISTENZA può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto gestionale, e può operare sia con database Access che con SQL nelle versioni SQL2000 e MSDE. Il pacchetto gestionale deve essere composto dal Modulo base Vendite e magazzino Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report versione 8.0. Le tabelle interessate dalla gestione sono le seguenti: TipiContr [dati inseriti nella tabella Tipi di contratti ] Contratti [dati inseriti nella Anagrafica contratti ] AnaManutenzione [dati relativi agli Oggetti di manutenzione, sia legati ai contratti che al cliente] DettMovContr [dati relativi alle Date di Fatturazione ] Attivazione del modulo aggiuntivo: Come per tutti i moduli aggiuntivi, l attivazione avviene attraverso il rilascio della licenza d uso che ne consenta l utilizzo. Una volta copiata la licenza nel percorso definito, gli utenti, in base ai livelli decisi dall utente amministratore, avranno a disposizione le varie voci che compongono il menù Assistenza : Nei capitoli seguenti viene descritto il funzionamento delle singole voci di menù, e vengono forniti alcuni esempi organizzativi rispetto ad alcune possibili realtà aziendali.

5 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Gestione dei contratti di assistenza La procedura permette di gestire l anagrafica dei contratti di assistenza e di effettuare in automatico le fatturazioni periodiche in base alle scadenze definite in modo manuale, oppure calcolate in base al periodo di rinnovo. Prima di procedere all inserimento dei contratti è necessario impostare la tabella contenente le tipologie di contratti che ne definiscono i dati di default e le principali caratteristiche. In sintesi: La registrazione e la fatturazione di un contratto avviene attraverso le seguenti fasi: Codifica del Contratto Dati Generali del contratto Date di Decorrenza Stipula Inizio Validità Fine Validità Importo totale Voci del contratto con Stato della voce (se attiva o meno) eventuali Oggetti di manutenzione Date di Fatturazione (Canoni Contratto): Numero di Rate Mese di fatturazione (o scadenza di fatturazione) Periodo di fatturazione Risultato Anagrafica Contratto : Memorizzazione contratto Generazione Date di Fatturazione Rinnovo del Contratto Estrazione dei contratti da rinnovare per l anno (non obbligatoria il primo anno) Conferma Rinnovo Generazione Date di Fatturazione Risultato Rinnovo Contratto : Generazione Date di Fatturazione Fatturazione del Contratto Estrazione dei contratti da fatturare per periodo In base alle Date di fatturazione in archivio Definizione Data fattura Emissione Fattura Risultato Fatturazione Contratto : Generazione Documento Generazione Date Scadenza dei pagamenti

6 6 Manuale Operativo 2.1 Tabella Tipologia Contratto Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Assistenza: Tipologie Contratti I campi richiesti sono: Tipologia contratto: codice da assegnare (fino a 8 caratteri alfanumerici). Descrizione del contratto. Codice licenza obbligatorio: specifica se il codice della licenza (codice identificativo del servizio) deve essere specificato obbligatoriamente nel contratto. Rinnovo automatico: i contratti possono essere stipulati per un solo anno ed eventualmente rinnovati in modo manuale oppure possono coprire un periodo di anni da specificare nell anagrafica con il rinnovo automatico (vedi paragrafo funzione Rinnovo Contratti). Oggetti in manutenzione: la procedura degli interventi richiede la specifica dell oggetto su cui effettuare la manutenzione, per cui nel caso di interventi collegati al contratto si deve specificare se gli oggetti di manutenzione devono essere collegati alle voci del contratto.

7 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 7 Addebito spese trasferta: Nell anagrafica del contratto è possibile specificare gli importi delle spese fisse da addebitare per gli interventi a domicilio. Attivando il flag viene sempre proposto l addebito delle spese durante la registrazione dell intervento. o o Addebito diritto fisso di chiamata: per specificare se deve essere addebitato un diritto fisso di chiamata ed il codice articolo di magazzino dal quale reperire le informazioni necessarie per la fatturazione (descrizione, unità di misura, conto ricavo ecc.). Il codice articolo servirà solo come appoggio in quanto nei documenti verranno generate delle righe con codice asterisco in modo tale di evitare lo scarico a magazzino di righe tipiche di servizi. Il valore del diritto di chiamata verrà impostato nell anagrafica contratti. Addebito spese Km: Permette di specificare se devono essere addebitate le spese di trasferta relative alla distanza kilometrica tra la società ed il cliente; è possibile addebitare contemporaneamente sia il diritto fisso che le spese kilometriche. Il numero dei kilometri e l importo per kilometro sono definiti all interno del contratto. Numero interventi inclusi: per indicare un numero di interventi senza addebito di spese inclusi ad ogni rinnovo di contratti (ha attualmente solo un valore informativo). Codice documento per fatturazione: specifica il codice del documento da proporre nella funzione di fatturazione contratti; è possibile selezionare solo documenti del tipo FT (fattura immediata escludendo però le note di credito). Codice documento per interventi: specifica il codice documento abituale da utilizzare per l addebito delle spese e dei ricambi nella funzione di registrazione interventi; è possibile impostare documenti del tipo BC (bolla) oppure BF (bolla fattura). Codice listino per contratti: per impostare il listino da utilizzare per le voci specificate nei contratti; se non specificato, il prezzo verrà reperito con il metodo standard della procedura che si basa sul listino personalizzato cliente, sul listino cliente o sull anagrafica articoli. Determinazione del prezzo: può avvenire tramite due metodi diversi: - Se il Tipo contratto ha un listino associato: sarà ripreso il prezzo presente nel listino indicato. per gli articoli che non sono stati inclusi nel listino, non verrà ripreso alcun prezzo, e l indicazione sarà totalmente manuale - Se il Tipo contratto non ha un listino associato:le regole per la determinazione del prezzo saranno le stesse utilizzate anche su documenti, quali: prezzo personalizzato, prezzo di listino standard legato al cliente, prezzo di vendita generale dell articolo. In generale, da questa funzione non vengono considerati i diversi sconti per cliente (indicati in Anagrafica cliente, oppure impostati per cliente e categoria merceologica, ecc..), ma solo i prezzi netti. Centro di Costo: consente di attribuire il centro di costo che verrà poi ripreso in fase di fatturazione

8 8 Manuale Operativo Descrizioni per righe di fatturazione In questa cartella si possono impostare i parametri per la generazione delle righe in fattura: Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Riporta descrizione aggiuntiva voce di contratto: indica se deve essere riportata la descrizione aggiuntiva della voce che si imposta nel dettaglio dei contratti. Stampa campo personalizzato e nome campo: indica se deve essere riportato un campo personalizzato che l utente ha inserito nell anagrafica del contratto e in caso positivo si deve specificare il nome del campo. Il flag può essere attivato solo se nella tabella dei contratti (contratti) sono presenti campi personalizzati (u_). Riporta oggetti in manutenzione: indica se deve essere riportato l elenco degli oggetti in manutenzione collegati alla voce del contratto. Intestazione per oggetti in manutenzione: se si è scelto di riportare gli oggetti in manutenzione, indicare la descrizione della riga che deve precedere l elenco degli oggetti. Stampa descrizione oggetto e stampa matricola: se si è scelto di riportare gli oggetti in manutenzione è possibile stampare la descrizione dell oggetto ed il numero di matricola. La logica della generazione della fattura osserverà la seguente sequenza: Prima riga: campo di note con l indicazione del contratto e della durata del canone Seconda riga: descrizione della voce e relativo importo Terza riga: descrizione aggiuntiva voce di contratto (se attivo il relativo flag e se valorizzata) Quarta riga: descrizione campo personalizzato (se attivo il relativo flag e se valorizzata) Quinta riga: intestazione oggetti in manutenzione (se attivo il flag riporta oggetti in manutenzione e se valorizzato il campo) Righe successive (se è attivo il flag Riporta oggetti in manutenzione): descrizione dell oggetto e della matricola in base ai relativi flag (sia la descrizione sia la matricola vengono riportati sulla stessa riga) Esempio di stampa:

9 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Anagrafica contratti La funzione permette di inserire e variare le anagrafiche contratti di assistenza; in fase di visualizzazione 1 sono riportati i dettagli delle fatture emesse dalla data di attivazione del contratto. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Anagrafica Contratti Assistenza: La maschera è strutturata da una testata principale e da una serie di cartelle aggiuntive. I campi richiesti o visualizzati nella testata sono: Tipo Contratto: Deve essere specificata la tipologia del contratto precedentemente definita nella tabella tipologia contratto; i parametri definiti nella tipologia verranno ereditati dal contratto. Se in archivio è presente un solo codice di contratto non è necessaria l impostazione in quanto viene assegnato in automatico disabilitando il campo. 2 Nr. Contratto: I contratti vengono numerati in modo manuale per cui deve necessariamente essere impostato un codice di tipo alfanumerico fino ad un massimo di 10 caratteri. Per ricercare un contratto esistente è possibile impostare il codice oppure ricercarlo dalla lista tramite il tasto F5 oppure con il doppio click del mouse. Fattura per singola voce: per generare fatture separate per singola voce (in caso di più voci). Il piano di fatturazione viene calcolato generando le scadenze in base alla rata e alla voce (il flag può essere selezionato solo se non sono state ancora emesse fatture). 1 La visualizzazione richiede una risoluzione minima 1024x Indicando la tipologia contratti, è possibile ottenere una lista filtrata in base alla tipologia indicata (se non si indica il tipo del contratto aprendo la lista verranno visualizzati tutti). Inoltre, se si conosce il numero del contratto, è possibile omettere la tipologia del contratto ed inserire direttamente il numero del contratto nell apposito campo.

10 10 Manuale Operativo Manutenzione gratuita: è possibile definire che il contratto non debba essere addebitato (il valore totale sarà quindi 0 ). Amministratore su contratto: per compilare manualmente il codice dell amministratore di condomini che segue il contratto visualizzato, se diverso da quello presente nell anagrafica del cliente (il codice dell amministratore impostato in questa sezione avrà priorità su quello impostato nell anagrafica del cliente). 3 Stato: identifica lo stato attuale dell intero contratto; i valori possibili sono A= Attivo S=Sospeso D=Disdetto Il contratto al momento dell inserimento viene memorizzato con lo stato Attivo; successivamente in fase di variazione è possibile modificare manualmente lo stato del contratto. In fase di rinnovo e fatturazione verranno considerati solo i contratti attivi. 4 Data Comunicazione e Data Chiusura Contratto: per indicare la data in cui è arrivata l eventuale disdetta del contratto e la data di termine del contratto; la data di chiusura contratto viene riportata automaticamente sulle righe dello stesso. Data Inizio Sospensione e Data Fine Sospensione: per indicare le eventuali date di inizio e fine sospensione del contratto; le data vengono riportate automatico sulle singole righe. Importo: Corrisponde alla visualizzazione dell importo relativo all imponibile dell intero contratto che verrà calcolato come somma degli importi delle singole voci. Codice cliente: Deve essere impostato il codice del cliente intestatario del contratto, per il quale verrà emessa la fattura. E possibile impostare manualmente il codice oppure ricercarlo dalla lista. Viene quindi visualizzato l indirizzo ed i relativi numeri di telefono e fax. Diverso destinatario: Nel caso in cui il contratto sia riferito ad una filiale del cliente deve essere specificato il codice del destinatario diverso del cliente; l informazione è utile soprattutto nel caso di interventi collegati in quanto rappresenta l indirizzo nel quale deve essere effettuato l intervento. Codice licenza: campo condizionato dalla obbligatorietà definita nella tipologia del contratto che permette di specificare il numero di licenza nel caso in cui il contratto sia relativo a software gestionale in modo tale di effettuare controlli di univocità e per riportarlo se necessario nei documenti contabili; se il codice licenza risulta presente in un altro contratto viene emessa segnalazione all utente che può decidere se forzare o meno l impostazione. Codice pagamento: è la modalità di pagamento con cui verrà fatturato il contratto; viene visualizzato il codice di pagamento di difetto memorizzato nel cliente, con la possibilità di variarlo. Nella successiva definizione delle rate è possibile variare ulteriormente il codice del pagamento. Codice Banca: Codice della banca societaria da utilizzare per il rapporto con il cliente. 3 Il campo verrà visualizzato solo se presente in licenza il modulo GESTCONTR2. 4 Lo stato del contratto può essere definito a livello generale (per tutto il contratto) ed anche a livello di singolo articolo incluso nel contratto, per ogni singolo dettaglio.

11 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 11 E possibile indicare 3 date, le quali permetteranno di memorizzare i momenti significativi del contratto, dall accordo all inizio del periodo di fatturazione: Data Stipulazione: è la data in cui è stato stipulato il contratto; il significato è solo informativo in quanto il campo non viene considerato nelle fasi successive. Decorrenza periodo attuale fatturazione: è la data di inizio del periodo di fatturazione; in fase di rinnovo del contratto viene ricalcolata per il periodo successivo. Scadenza periodo attuale fatturazione: è la data di scadenza del periodo di fatturazione; in fase di rinnovo del contratto viene ricalcolata per il periodo successivo. Viene effettuato controllo che la data scadenza sia superiore alla data di decorrenza. Le date indicate hanno un valore indicativo per l utente, in quanto i periodi di fatturazione verranno definiti successivamente nella sezione Canoni contratto, che consente di definire il numero delle fatture emesse, la data di emissione, il pagamento e successiva scadenza. Data Inserimento: data di inserimento del contratto (gestito nella versione plus). Data Decorrenza: indica la data iniziale di decorrenza del contratto. Rinnovo Automatico: per indicare se il contratto prevede la formula del rinnovo automatico oppure se deve essere gestito manualmente per i periodi successivi. Durata anni: se è stato impostato il flag Rinnovo Automatico, deve essere impostato il periodo di rinnovo espresso in anni per i quali si prevede il rinnovo dei contratti: raggiunto la scadenza è eventualmente possibile aumentare il numero di rinnovi per ogni singolo contratto. Il Rinnovo automatico e la Durata permettono di definire per quanti anni il contratto è valido, e consentono quindi di eseguire di anno in anno il Rinnovo contratti e la conseguente Fatturazione automatica. In particolare, la procedura di rinnovo conteggia il numero di rinnovi eseguiti e non permette di superare il valore definito nell anagrafica, se non forzando l elaborazione per il singolo contratto. Data Scadenza: calcolata sulla base della data di decorrenza, in base alla durata degli anni del contratto; nel caso di rinnovo automatico del contratto, la data di scadenza verrà aggiornata dalla procedura di rinnovo contratto nel movimento del rinnovo che conclude il periodo di durata del contratto. Numero kilometri: Se la tipologia del contratto prevede l addebito delle spese kilometriche di trasferta devono essere specificati il numero di kilometri che coprono la distanza tra la società ed il cliente. Costo al kilometro: Dopo aver specificato il numero di kilometri si deve impostare il costo per singolo kilometro da applicare al cliente in quanto si potrebbero concordare prezzi diversificati per cliente. Diritto chiamata: Se la tipologia del contratto prevede l addebito del diritto fisso di chiamata deve essere impostato il valore da addebitare negli interventi. Data comunicazione e Data chiusura contratto: per indicare la data in cui è arrivata l eventuale disdetta del contratto, e la data in cui il contratto termina; la data di chiusura contratto viene riportata in automatico sulle righe. Data inizio sospensione e Data fine sospensione: se il contratto viene sospeso, indicare il periodo in cui viene sospeso; le data vengono riportate in automatico sulle righe.

12 12 Manuale Operativo Il dettaglio della funzione è diviso in diverse cartelle: Voci contratto (ved. prossimi paragrafi) Movimenti contatto (ved. prossimi paragrafi) Canoni Contratto (ved. prossimi paragrafi) Note per indicare note descrittive interne Personalizzazione per aggiungere campi personalizzati Fatturazione Manuale vengono riportati gli estremi delle note di credito o fatture integrative che sono state emesse dalla procedura standard di fatturazione nella quale è presente la possibilità di collegare il codice del contratto. In fondo alla pagina sono presenti i pulsanti: Conferma Pulisci Esci Personalizza; è presenta anche il pulsante Elimina alla pressione del quale viene inviata segnalazione per confermare la scelta. Scegliendo Sì viene eliminato fisicamente il contratto con tutte le tabelle collegate indipendentemente dallo stato. Per confermare il contratto è necessario in particolare inserire le scadenze di fatturazione: alla conferma, infatti, nel caso in cui non sia stato effettuato il calcolo delle scadenze appare un messaggi con il quale l utente può effettuare in modo automatico il calcolo delle scadenze. Nelle prossime pagine descriviamo nel dettaglio funzionalità elencate.

13 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Dettaglio Contratto Voci Contratto Un contratto può essere composto da più voci per cui nella griglia è necessario definire gli estremi delle singole voci ed il relativo importo da fatturare. I dati richiesti sono i seguenti: Codice articolo: la voce contratto corrisponde ad un codice articolo di magazzino dal quale eredita tutte le caratteristiche sia descrittive che contabili. Descrizione: viene riportata la descrizione dell articolo di magazzino. Importo: viene riportato il prezzo corrente dell articolo di magazzino al netto dell imposta in base al codice listino definito nella tipologia contratto oppure alle regole standard dei documenti di vendita; viene aggiornato in automatico il valore del contratto riportato in testata del contratto. E possibile variare manualmente l importo proposto. In fase di rinnovo se i prezzi dell articolo sono variati è necessario richiamare i contratti e gestire le variazioni in modo manuale. Descrizione Aggiuntiva: è possibile inserire una descrizione aggiuntiva che verrà riportata solo nelle stampe interne. Oggetti in manutenzione: premendo doppio click nel flag è possibile impostare l elenco degli oggetti in manutenzione legati alla voce di contratto; in fase di variazione per indicare la presenza di oggetti impostati il check box viene attivato. La maschera di inserimento degli oggetti permette di specificare in modo manuale il nome e la descrizione dell oggetto oppure prelevare i dati dall anagrafica degli articoli qualora gli oggetti siano presenti anche nell anagrafica articoli. E possibile specificare opzionalmente il numero di matricola dell oggetto e la data di carico che rappresenta la data di acquisto da parte del cliente. Stato: corrisponde allo stato della singola voce che inizialmente vengono caricati come attivi ma successivamente nel caso di contratti con più voci possono essere gestiti in modo singolo (es. cliente che decide di non rinnovare una singola voce). Gli stati di riga hanno lo stesso significato di quelli di testata. Variando lo stato di testata la modifica viene riportata nelle singole righe. Servizi accessori: per specificare una quota (oltre al canone) legata ai servizi da esporre separatamente in fattura; la colonna del Totale somma quindi la colonna del canone con quella dei servizi. Data Disdetta: nel caso ci sia una disdetta della manutenzione. Data Inizio e Fine Sospensione: per indicare il periodo di sospensione di ogni riga.

14 14 Manuale Operativo Canoni Contratto Considerando che la durata del contratto è annuale, una volta impostate le Voci Contratto è necessario definire i periodi di fatturazione con i relativi importi. In questa cartella è possibile definire quindi in quante rate dovrà essere fatturato un contratto, e in che date; è possibile inserire fino a 12 rate (l unità minima della rata è pari ad un mese). Ad ogni rata è possibile associare un periodo di fatturazione (pari ad un numero di mesi) cui corrisponderà una fattura, la quale sarà emessa in modalità anticipata (ovvero, all inizio del periodo di fatturazione) o posticipata (viceversa). La definizione è completamente dinamica in modo tale di permettere all utente di gestire qualsiasi tipo di casistica. I campi presenti in questa maschera sono: Tipo Fatturazione: per definire la data esatta di emissione della fattura, che può avvenire all inizio del periodo di fatturazione (anticipata) o alla fine del periodo fatturato (posticipata). Le specifiche sono analizzate negli esempi seguenti 8che descrivono, caso per caso, le possibili combinazioni) Elenco dei mesi: considerando che una rata deve riferirsi ad un periodo di fatturazione minimo di 1 mese, avremo per ogni mese dell anno la possibilità di : N.Mesi: determinare, in numero di mesi, il periodo di fatturazione (la somma dei mesi indicati nei diversi campi deve essere pari a 12) Importo: determinare l importo che sarà addebitato nella specifica fattura (la somma dei valori indicati nei diversi campi deve essere pari al totale del contratto) I Rata: per indicare quale mese rappresenta la fatturazione della prima rata (per contratti infrannuali); impostando il mese di partenza del contratto è possibile specificare l esatta sequenza dei canoni nel caso di contratti infrannuali. È possibile definire una sola rata, oppure specificare in modo manuale la periodicità definendo il mese di partenza, la durata espressa in mese, il valore della rata. Fatturazione parziale (solo 1 anno): nel caso in cui sia necessario fatturare solo alcuni mesi di contratto (in quanto il contratto ha, per esempio, date di inizio e fine pari all anno solare, ma deve partire subito) è possibile utilizzare i campi: Mese:per indicare il mese di partenza della fatturazione parziale N. Mesi:numero di mesi addebitati Importo:relativo importo addebitato Quindi, per il primo anno e nel caso in cui si voglia fatturare la parte necessaria per completare l anno per poi riprendere nella fatturazione successiva con il mese di gennaio, è possibile impostare in questi campi i riferimenti per la quota aggiuntiva. Fattura singola per rateo: consente di emettere una fattura per un numero di mesi al fine di poter spostare le rate di fatturazione per gli anni successivi in determinati periodi dell anno. Ad esempio: se si vuole emettere le fatture dei contratti semestralmente a gennaio e a luglio è possibile emettere la fattura del rateo fino ad arrivare al primo periodo utile di fatturazione dopo di che si riprende con la fatturazione semestrale. Se il contratto non sarà attivato, verrà emessa una fattura che comprende sia la parte del rateo che quella del primo periodo. Dopo aver inserito i parametri si deve premere il tasto CalcolaScad per creare le scadenze che verranno poi visualizzate nella cartella Movimenti Contratto. Le scadenze devono essere create solo la prima volta, in quanto per quelle successive dovrà essere utilizzata la funzione di Rinnovo contratti. Vengono elencati una serie di esempi che permettono di comprendere la logica della procedura:

15 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 15 Esempio 1 - Impostazione canoni per definizione di rata unica Prima di impostare le rate deve essere definito il Tipo di fatturazione che permette di definire le reali scadenze dei periodi. I valori possibili sono: La data di emissione della fattura coincide con il mese di partenza della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di gennaio ed il contratto sarà valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene fissata al mese successivo il mese di partenza della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di febbraio ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene posticipata all ultimo mese della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di dicembre ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene posticipata al mese successivo dell ultimo mese della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di gennaio dell anno successivo ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). Definizione manuale. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Definizione del mese di fatturazione nei contratti Indicando quindi un'unica rata, che includerà come periodo di fatturazione l intero anno, la procedura preparerà le scadenze di contratto per l emissione di un'unica fattura. Il periodo di emissione della fattura è determinato in base al valore indicato nel campo Tipo Fatt. ed al mese indicato, mentre la data esatta di fatturazione (quale la data del documento) potrà essere indicata successivamente nella funzione Fatturazione Contratti. Nota sulla terminologia utilizzata: Mese di fatturazione (o scadenza di fatturazione): si intende il periodo nel quale si è deciso di emettere il documento fiscale (fattura) Rata:è l importo addebitato nella singola fattura Periodo di fatturazione: è il periodo (numero di mesi) cui si riferisce la rata fatturata

16 16 Manuale Operativo Esempio 2 - Impostazione canoni per definizione di più rate In questo caso sono state definite 2 rate per pari importo nel mese di giugno e nel mese di luglio. Le scadenze verranno calcolate nel seguente modo in base al tipo di fatturazione: La prima rata sarà generata a gennaio e la seconda a luglio. La prima rata sarà generata a febbraio e la seconda ad agosto La prima rata sarà generata a giugno e la seconda a dicembre. La prima rata sarà generata a luglio e la seconda a gennaio dell anno successivo. Definizione manuale Indicando quindi più rate, che includeranno ognuna un diverso periodo di fatturazione (pari a parte dell anno), la procedura preparerà le scadenze di contratto per l emissione di più fatture (una per ogni mese interessato). Il periodo di emissione della fattura è determinato in base al valore indicato nel campo Tipo Fatt. ed al mese indicato, mentre la data esatta di fatturazione (quale la data del documento) potrà essere indicata successivamente nella funzione Fatturazione Contratti. Esempio 3 - Impostazione canoni per quota fino al termine dell anno Analizziamo il caso di un contratto che ha validità pari all anno solare ( ) e che viene stipulato anticipatamente, dove la scadenza deve quindi essere calcolata per il mese di novembre ma la durata del contratto avrà come decorrenza 1 novembre dell anno in corso fino al 31 dicembre dell anno successivo. In questo caso, è stato impostato il mese di partenza del contratto (novembre), la durata del rateo (2) mesi e l importo globale del rateo. L importo da fatturare per la prima scadenza sarà uguale all importo delle rate definite per i canoni + l importo del rateo. La rata effettiva verrà comunque fissata a gennaio per 12 mesi. Al successivo rinnovo (da effettuare con la funzione di Rinnovo contratti) avrà come periodo l intero anno e avrà come decorrenza il mese di gennaio.

17 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 17 Esempio 4 - Definizione del mese di fatturazione nei contratti La procedura consente di definire esattamente il mese in cui deve essere emessa la fattura, utilizzando la modalità di fatturazione FM INDICAZIONE MANUALE DEL MESE. Con questa scelta, è possibile per ogni rata specificare il mese in cui deve essere emessa la fattura; il mese può essere relativo all anno in corso, all anno precedente o a quello successivo. A fianco della colonna della prima rata è presente una colonna nella quale deve essere specificato il numero del mese. Se il mese è relativo all anno in corso è sufficiente, indicare il numero. Se il mese è relativo all anno successivo, indicare il numero del mese seguito dalla lettera S. Se il mese è relativo all anno precedente, si deve indicare il numero del mese seguito dalla lettera P. Riportiamo qui di seguito alcuni esempi: Esempio 1: mese all interno dell anno (contratto dal 01/01/2005 al 31/12/2005) Gennaio N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 6 Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza Esempio 2: mese nell anno precedente (contratto dal 01/01/2005 al 31/12/2005) ma si desidera fatturarlo a dicembre Gennaio N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 12 (dell esercizio Precedente) Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza Esempio 3: mese nell anno successivo (contratto dal 01/11/2005 al 30/10/2005) ma si desidera fatturarlo a marzo Novembre N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 3 (dell esercizio Successivo) Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza

18 18 Manuale Operativo Movimenti Contratto (con modifica manuale importi dei canoni) La cartella visualizza gli estremi delle scadenze generate in fase di inserimento contratto e definizione dei Canoni contratto, oppure nelle successive fasi di rinnovo; per le scadenze fatturate vengono visualizzati gli estremi dei documenti. Per le scadenze non ancora fatturate, è possibile modificare il codice del pagamento, la banca (se differenti da quelli definiti nella testa del contratto, ad es. prima rata rimessa diretta e seconda rata ricevuta bancaria) e gli importi dei canoni (se il contratto è già stato rinnovato). I campi elencati sono i seguenti: Mese / anno Scadenza: Corrispondono al mese/anno della scadenza di fatturazione. A partire da questa scadenza verranno calcolate le reali scadenze contabili in base alla modalità di pagamento. Importo scadenza: Importo della rata esclusa Iva e spese fisse che verranno successivamente addebitate in fattura. Codice pagamento: Codice della modalità di pagamento da utilizzare in fase di emissione della fattura. Codice Banca: Codice della banca della società che verrà utilizzata per la creazione delle scadenze. Data inizio e data fine: Corrispondono agli estremi del periodo coperto dalla rata del contratto. Se la rata non è stata fatturata, è possibile modificare il Codice Pag., il Codice Banca e l Importo Scadenza: per fare ciò, ci si deve posizionare nella riga interessata. In particolare, nel modificare l importo scadenza occorre fare attenzione in quanto è a cura dell utente effettuare il controllo sul valore indicato (non viene aggiornata la situazione delle voci e delle rate nel contratto). Se la rata è stata fatturata vengono valorizzati anche i campi: Data movimento: Corrisponde alla data di emissione della fattura. Numero Fattura: Numero della fattura. Importo: Importo della fattura comprensivo di imposta ed eventuali spese di incasso aggiuntive. Flag interventi: nel caso in cui la fattura è stata generata comprendendo anche gli interventi, è attivo per avvertire l utente della variazione dell importo rispetto all importo della scadenza.

19 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Stampa Elenco Contratti Premendo il pulsante Stampa viene visualizzata la seguente videata: I parametri richiesti sono: Tipo contratto: Impostare la tipologia dei contratti da stampare; il dato è obbligatorio. Numero contratto: impostazione del singolo codice del contratto; se si omette verranno considerati tutti i contratti Da/A Data Scadenza: Impostare l intervallo di date scadenza dei contratti; se non viene impostata nessun limite vengono presi in considerazione gli estremi dell esercizio attuale. Agente: è possibile selezionare il singolo agente che verrà ricercato nell anagrafica del cliente legato al contratto Da/A Cliente: Impostare l intervallo dei codici clienti intestatari dei contratti; se non viene indicato nessun codice la ricerca verrà estesa a tutti i clienti. Stato: Impostare lo stato di testata del contratto; è possibile impostare i singoli valori (aperto, sospeso, disdettato) oppure selezionando la voce vengono presi in considerazione tutti gli stati inseriti. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

20 20 Manuale Operativo 2.3 Fatturazione automatica dei contratti La procedura permette di generare in modo automatico le fatture per i contratti attivi in scadenza; se vengono gestiti gli interventi è possibile includere nelle fatture anche gli interventi di un determinato periodo al fine di limitare il numero di fatture da inviare al cliente. E possibile fatturare un singolo contratto oppure ricercare i contratti in base a filtri di selezione. Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Fatturazione Automatica Contratti: I dati richiesti sono: Tipo contratto: E possibile fatturare i contratti per singola tipologia. Se esiste una sola tipologia di contratto il codice viene assunto in automatico. Documento da generare: Rappresenta il codice del documento che verrà utilizzato per emettere le fatture di vendita per i contratti. Viene proposto di difetto il codice legato alla tipologia del contratto; è possibile variare il codice proposto selezionando dalla lista i documenti del tipo FT ad esclusione delle note di accredito (che se necessario devono essere emesse con la funzione disponibile nello standard della procedura). Viene visualizzato l ultimo codice documento utilizzato. Confermando il codice vengono visualizzati il protocollo ed il numero dell ultimo documento emesso. Data reg.: Corrisponde alla data da utilizzare per la emissione delle fatture; viene proposta la data di lavoro del sistema.

21 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 21 Assegnazione manuale protocolli: Attivando il flag è data la possibilità di recuperare protocolli relativi a fatture cancellate oppure prenotati tramite l apposita funzione presente nel modulo contabilità. Prima di emettere le singole fatture se esistono protocolli da recuperare verrà visualizzata la maschera per selezionare il numero di protocollo da assegnare. Mese/Anno Scadenza: deve essere impostato in modo obbligatorio il periodo per cui si richiede la fatturazione. E possibile impostare un solo mese alla volta. Da tipologia a tipologia: è possibile impostare l intervallo delle tipologie di contratto da elaborare. Se non viene impostato nulla verranno considerate tutte le tipologie di contratto. Da Cliente a Cliente: è possibile impostare l intervallo dei codici cliente da elaborare. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i clienti che hanno un contratto attivo. Da Nr. Contratto a Nr. Contratto: è possibile impostare l intervallo dei codici contratto a elaborare. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i contratti attivi. Codice pagamento: è possibile impostare come filtro il codice di pagamento memorizzato nei contratti. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i codici pagamento presenti nei contratti. Codice banca: è possibile impostare come filtro il codice banca memorizzato nei contratti. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i codici banca presenti nei contratti. Raggruppa fatture per cliente: consente di raggruppare in un unica fattura i canoni dello stesso cliente. Si veda il paragrafo Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente (raggruppamento) Fatturazione canoni e interventi: per aggiungere nelle fatture emesse per i canoni anche i documenti ddt emessi dalla procedura interventi; attivando il flag viene richiesto l intervallo degli interventi che devono essere inclusi (ved. paragrafo Fatturazione degli interventi insieme ai canoni contratto ) Premendo il pulsante Estrai vengono visualizzati in griglia gli estremi dei contratti che rispondono ai filtri impostati:

22 22 Manuale Operativo Per procedere con la fatturazione è necessario selezionare i singoli contratti attivando il flag nella colonna Sel oppure premendo il pulsante Sel. Tutto che seleziona in automatico tutti i contratti visualizzati. A fine pagina viene visualizzato il totale imponibile dei contratti estratti (la quota relativa al numero dei mesi relativi al primo anno viene esclusa). Premendo il tasto Stampa è possibile ottenere una lista dei contratti selezionati in modo tale di effettuare gli opportuni controlli prima di procedere con la reale fatturazione. Esempio di stampa: Premendo il tasto Conferma si attiva la generazione delle fatture; viene inviato ulteriore messaggio per confermare la fatturazione dopo di che i documenti vengono effettivamente generati. Le fatture vengono generate utilizzando il conto ricavo presente nell articolo che rappresenta la voce del contratto e se non indicato viene assunto il conto definito nella struttura della contabilità. Nella tabella movimenti contratto (consultabile nell anagrafica contratto) vengono inseriti i riferimenti della fattura emessa. A fine elaborazione vengono visualizzati in griglia in una nuova colonna i numeri delle fatture emesse ed un flag che indica se per la fattura sono stati inclusi degli interventi.

23 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 23 Con un doppio click del mouse sul numero della fattura è possibile richiamare il documento con la funzione standard di emissione fatture e procedere con la stampa. Esempio di fattura generata Nella prima riga viene inserita in modo automatico una nota che indica il numero del contratto e gli estremi del periodo fatturato. Se la fattura viene eliminata dal Caricamento Fatture, in automatico vengono puliti i riferimenti nella tabella movimenti contratto per cui è possibile procedere di nuovo con la fatturazione del canone. Considerando che nell anagrafica dei contratti viene indicato il valore della voce per l intero anno mentre è possibile poi fatturare canoni parziali in fattura il prezzo delle voci viene ricalcolato in base alla percentuale della singola voce rispetto alla somma delle voci.

24 24 Manuale Operativo Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente (raggruppamento) E possibile raggruppare in un unica fattura i canoni dello stesso cliente, a condizione che: i contratti siano intestati allo stesso cliente siano della stessa tipologia prevedano la stessa banca prevedano le stesse modalità di pagamento E possibile impostare due modalità di raggruppamento. Automatico per singolo cliente: nell Anagrafica Clienti è presente il flag Raggruppa contratti in fattura. Se attivato sul singolo cliente, tutti i contratti a questo intestati saranno automaticamente raggruppati in un'unica fattura. Per specificare i clienti per i quali effettuare sempre e automaticamente il raggruppamento.

25 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 25 Opzionale per singola elaborazione: è possibile scegliere direttamente in sede di Fatturazione Automatica Contratti di raggruppare tutti i contratti estratti. Questa scelta può essere effettuata attivando il flag Forza Raggruppamento Contratti (Esclusi i Contratti con Fatturazione per Singola Voce) Per scegliere di raggruppare tutti i contratti estratti e selezionati, se intestati ad uno stesso cliente, della stessa tipologia e che non prevedono la fatturazione per singola voce. In entrambi i casi, alla conferma dell operazione viene generata un unica fattura per tutti i contratti del cliente: Esempio Corpo della fattura

26 26 Manuale Operativo Fatturazione degli interventi insieme ai canoni contratto E possibile fatture in concomitanza delle fatture relative ai canoni del contratto anche gli interventi tecnici legati al contratto che hanno generato un documento del tipo DDT: in particolare, possono essere fatturati documenti DDT che contengono sia parti sostituite che addebito di spese. La gestione si attiva tramite il flag: Fatturazione Canoni e Interventi se abilitato richiesto il range di date all interno delle quali devono essere ricercati gli interventi. E possibile indicare un periodo più esteso, a discrezione dell utente, rispetto al mese/anno di fatturazione dei contratti., La logica che segue la procedura è la seguente. Per ogni canone estratto nella griglia viene emessa la normale fattura dopo di che si verifica se esistono interventi per i quali è stato emesso un DDT che non è stato ancora fatturato e che rientra nel range di date richiesto. In caso positivo alle righe della fattura in corso vengono accodate le righe dei DDT generando quindi un unico documento. Dopo avere generato la fattura ne viene rappresentato il numero nella griglia settando inoltre il flag interventi che indica quindi la modifica della normale fattura del canone. La fattura risultante avrà il seguente formato: Oltre alle prime 2 righe classiche del canone viene inserita una riga di note che indica gli estremi dell intervento e più righe del tipo * per indicare le spese addebitate oppure righe con codici articolo nel caso di parti sostituite. Se la fattura viene eliminata i ddt relativi agli interventi sono nuovamente fatturabili e come nel caso di fatturazione del singolo canone nella movimentazione delle scadenze vengono eliminati i riferimenti della fattura dando quindi la possibilità di emettere nuova fattura.

27 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Particolarità e tipologie di Contratto Riportiamo alcuni esempi di inserimento e gestione dei dati, su casistiche comuni Specifica importo Canone e Servizio per singola voce Nella griglia di dettaglio è possibile suddividere l importo totale della singola riga tra Canone Servizi Accessori L importo totale della riga è rappresentato dalla somma dei due valori: Questo permette di specificare separatamente la composizione di ogni voce, tra la componente di canone base e servizi aggiuntivi. La fattura (generata in automatico) riporterà la riga della voce con l importo totale ed una riga di note successiva nella quale vengono dettagli gli importi di canone e servizio:

28 28 Manuale Operativo Durata Contratto inferiore a 12 mesi La procedura consente di caricare i contratti anche con una durata inferiore a 12 mesi: è possibile impostare un numero di mesi inferiore a 12 solo se è stato disabilitato il flag Rinnovo Automatico. Premendo il pulsante Calcola Scadenze, se il numero di mesi globale delle rate è inferiore a 12, viene inviato il seguente messaggio in modo tale che si possa confermare ulteriormente la volontà di procedere. Viene quindi creata una scadenza di fatturazione per i mesi impostati Voci di contratto con articolo * La procedura consente di impostare nell anagrafica dei contratti delle righe con articolo * che verranno poi considerate in tutti i processi di fatturazione; nel caso di articolo * la descrizione della voce viene inserita nel campo descrizione aggiuntiva: In fase di fatturazione, la riga verrà generata nella seguente modalità: Descrizione: descrizione aggiuntiva della voce Codice iva: codice iva del cliente oppure quello standard della società Conto di ricavo: contropartita vendite standard della società

29 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Voci infrannuali nei contratti E possibile aggiungere su un contratto già attivo una nuova voce anche in corso d anno, gestendo automaticamente la conseguente fatturazione della sola quota parziale. Descriviamo questa funzionalità con due casi di esempio. Caso 1) aggiunta di una voce dopo avere emesso fatture Dato un contratto esistente: Viene fatturata la prima scadenza di gennaio 2006: Successivamente viene inserita una nuova voce che deve essere attivata a partire dal 1/4/2006:

30 30 Manuale Operativo Manualmente si devono aggiornare tutti gli importi dei canoni (anche quelli già fatturati) in modo tale che nell anno successivo vengano fatturati correttamente. Manualmente dovranno anche essere modificati gli importi delle scadenze ancora da fatturare La fattura del successivo periodo conterrà anche la nuova voce:

31 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 31 Caso 2) aggiunta di una voce prima di emettere la prima fattura In questo caso non sono state emesse ancora fatture Emettendo la fattura della prima rata la voce viene omessa in quanto parte dal 1/4/2006 mentre il periodo va dal 1/1/2006 al 31/3/2006 A partire dalla fattura della seconda rata verrà inclusa la voce

32 32 Manuale Operativo Fattura per singola voce Nell Anagrafica Contratto è possibile abilitare in fase di inserimento di un nuovo contratto il parametro: Fattura per singola voce: se selezionata, il piano di fatturazione viene calcolato emettendo per ogni rata una riga per ogni voce. Tutte le funzionalità legate alle fasi successive si adegueranno di conseguenza: la Fatturazione Automatica emetterà sempre una fattura diversa per ogni voce, mentre il Rinnovo Automatico genererà le nuove scadenze per voce. In questo esempio sono presenti due voci Con un piano di canoni che prevede due rate Vengono generate 4 scadenze di fatturazione attribuendo gli importi proporzionati alle singole voci. Per distinguere le scadenze viene visualizzata la nuova colonna Voce che indica la voce a cui si riferisce la scadenza.

33 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Fatturazione integrativa Nella maschera del Caricamento Fatture è possibile impostare il numero del contratto di assistenza a cui si riferisce il documento, al fine di collegare le note di credito e le eventuali fatture integrative che vengono emesse in relazione a canoni di contratto fatturati automaticamente con la procedura presente nel modulo assistenze.

34 34 Manuale Operativo 2.6 Rinnovo dei contratti La funzione permette di generare le scadenze per i rinnovi dei contratti al fine di procedere con le successive fatturazioni. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Rinnovo contratti: I campi richiesti sono i seguenti: Tipo Contratto: per rinnovare i contratti per singola tipologia. Se esiste una sola tipologia di contratto il codice viene assunto in automatico. Estrazione Rinnovo Manuale: per selezionare i contratti che non prevedono il rinnovo automatico in quanto deve essere utilizzata una procedura differente. Se il flag è abilitato vengono deselezionate le voci per range di cliente e numero di contratto e abilitato un nuovo campo nel quale si deve impostare il codice del singolo contratto da rinnovare: Da Cliente/ A Cliente: E possibile impostare in modo opzionale il range dei codici clienti per estrarre i contratti. Da N.ro Contratto/ A N.ro Contratto: E possibile impostare opzionalmente il range dei codici contratto da estrarre. Mese / Anno: si deve impostare obbligatoriamente il mese e l anno per il quale si desidera il rinnovo. Ad esempio: per i contratti con decorrenza 1/01/2009 e scadenza 31/12/2009 si deve impostare 01/2010 in quanto la ricerca viene effettuata in base alla data di decorrenza dell anno precedente a quello richiesto.

35 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 35 Premendo il pulsante Estrai viene attivata la ricerca dei contratti validi che vengono elencati nella griglia con le nuove date di decorrenza e scadenza. Per procedere con il rinnovo è necessario selezionare i contratti in modo manuale oppure in modo globale con il pulsante Sel. Tutto. Premendo il pulsante Conferma viene effettuata la procedura di rinnovo che genera le nuove scadenze ed aggiorna nella testata del contratto le date di decorrenza e scadenza. Per i contratti estratti vengono rinnovati tutti i canoni previsti per l anno. Se è stato raggiunto il numero dei rinnovi automatici definiti nell anagrafica del contratto non è possibile procedere con l estrazione in quanto si ritiene il contratto terminato; in questi casi è quindi necessario aumentare il numero di anni di rinnovo.

36 36 Manuale Operativo 2.7 Aggiornamento Canoni Contratti La funzione permette di effettuare in modo automatico l aggiornamento dei prezzi dei contratti sia in aumento sia in diminuzione in base ad una percentuale oppure in base ai prezzi in vigore. Il valore del contratto è determinato dalla somma dei valori delle singole voci che lo compongono: le voci a loro volta - sono costituite da articoli di magazzino. In base alle proprie esigenze è possibile operare in due modi: Riprendere i prezzi dall anagrafica articoli o dai listini collegati al cliente Effettuare l aggiornamento in aumento o in diminuzione utilizzando il campo percentuale (senza considerare i prezzi delle voci dagli articoli di magazzino) Una volta eseguita questa funzione e calcolati i nuovi prezzi, gli stessi verranno considerati nel prossimo rinnovo dei contratti (in quanto gli attuali canoni da fatturare non vengono modificati): è quindi importante effettuare l operazione di aggiornamento dei canoni prima di effettuare i rinnovi. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Aggiornamento Canoni Contratti: Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Da/A cliente: opzionale, indica l intervallo dei clienti per i quali estrarre i contratti Tipo di contratto: per selezionare i contratti i base alla loro tipologia (nel caso ne esistano più di una). Impostato un valore, nei due campi successivi Da Contratto A Contratto (opzionali, per indicare l intervallo dei contratti da elaborare) la lista sarà filtrata per visualizzare solo i contratti relativi al tipo precedentemente impostato.

37 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 37 Maggiorazione: flag che indica di effettuare una variazione in aumento Diminuzione: flag che indica di effettuare una variazione diminuzione Aggiornamento Listino da Articolo Voce: flag che indica di effettuare l aggiornamento in base agli articoli Manuale: attivando questo parametro, la griglia diventa editabile e l utente può inserire manualmente il nuovo valore. Percentuale: indicare l eventuale percentuale da utilizzare per la variazione del prezzo (compilando questo campo, il campo Valore non è abilitato). Valore: per indicare un valore da utilizzare per la variazione del prezzo. Il valore può essere sia un incremento (+) sia un decremento (-) in base al segno (compilando questo campo. il campo Arrotondamento non è abilitato). Arrotondamento: in caso di inserimento di una percentuale occorre anche indicare il tipo di arrotondamento da eseguire (se non si imposta nulla verrà utilizzato l arrotondamento matematico). Stato: è possibile scegliere se considerare tutti i contratti oppure solo quelli Attivi oppure ancora solo quelli Sospesi (se non indicato vengono considerati i contratti con lo stato Attivo e Sospeso) Aggiorna Canoni/ Aggiorna Servizi: è necessario impostare almeno uno dei due flag oppure entrambi. Nelle colonne della griglia saranno presenti anche le colonne degli importi dei canoni e dei servizi aggiornati, che possono essere confrontate con quelle degli importi originali. Storicizza: per memorizzare le variazioni che vengono effettuate dall utente in fase di aggiornamento dei canoni del contratto: la funzione permette di verificare quindi, in qualsiasi momento, i valori che ogni voce del contratto aveva in passato. Il flag deve essere attivato prima dell aggiornamento del canone. Una volta impostati i filtri desiderati e le modalità di calcolo, premere sul pulsante Estrai per avviare l elaborazione: effettuata l estrazione, nella griglia è possibile deselezionare i contratti che non devono essere aggiornati in base al flag presente nella colonna Sel. I contratti elaborati vengono visualizzati in griglia indicando l importo originale del contratto ed il nuovo importo aggiornato; in questo esempio è stato effettuato un aumento del 10 % (se avessimo scelto l aggiornamento in base alle voci sarebbe stato individuato il prezzo corrente in base all anagrafica articoli o alle modalità di listino del cliente (listino standard o personalizzato).

38 38 Manuale Operativo In fondo alla maschera sono inoltre presenti i pulsanti: Conferma: rende definitivo l aggiornamento dei prezzi appena elaborato Stampa: consente di ottenere un anteprima di stampa della griglia Excel: consente di esportare la griglia in un foglio Excel Il nuovo prezzo del contratto viene distribuito nelle singole voci che lo compongono e nello schema delle rate. Nel caso non si riesca a dividere in parti uguali le rate per motivi di arrotondamento, le eventuali parti in eccesso o difetto verranno attribuite alla prima rata.

39 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Variazione movimenti contratto La funzione consente di operare sul piano di fatturazione, consentendo l inserimento di nuove scadenze, la modifica o l eliminazione di quelle già esistenti 5. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Variazioni Movimenti Contratto La funzione richiede l impostazione del codice contratto da variare: nella sezione di testata vengono visualizzati i dati principali del contratto mentre nella griglia vengono visualizzate le righe presenti nei movimenti di contratto in ordine di mese e anno di scadenza crescente. Nella griglia sono presenti le seguenti colonne: Codice voce: voce di contratto nel caso di fattura per singola voce Mese scadenza: mese della scadenza da fatturare Anno scadenza: anno della scadenza Importo: importo della scadenza (gli importi sono al netto di iva) Codice pagamento: codice del pagamento da assegnare nella fattura Codice banca: codice della nostra banca da assegnare nella fattura Data inizio: data di inizio periodo del contratto Data fine: data di fine periodo del contratto Ripreso: flag che indica se il movimento del contratto già fatturato è stato ripreso da un altra procedura per cui la fattura non è presente nel sistema. Data movimento: data della fattura Numero fattura: numero della fattura Importo fattura: importo comprensivo di iva e altre voci quali gli interventi 5 L utilizzo della funzione è rivolto ad utenti amministratori in quanto i campi devono essere inseriti osservando la logica di base della fatturazione dei contratti ed un utilizzo non corretto può alterare le normali modalità di fatturazione.

40 40 Manuale Operativo Intervento: flag che indica che la fattura oltre ai canoni del contratto contiene anche interventi Rinnovo: indica il numero di rinnovo da assegnare alla scadenza. E molto importante assegnare correttamente questo campo, poichè rappresenta uno dei parametri base per il rinnovo. Per compilare il campo si deve tener conto del ciclo di rinnovo del contratto in base ai canoni definiti per l anno. Se si vuole inserire un intero ciclo si dovrà incrementare il numero di rinnovo dell ultimo movimento. Sono disponibili le seguenti tipologie di modifica: - Cancellazione di riga - Inserimento di nuova riga - Modifica di tutti i campi della riga - Trasformazione di un contratto da fatturazione normale a fatturazione per voce e viceversa; se il contratto non gestisce la fatturazione per singola voce si deve impostare il flag nella parte alta e poi inserire nelle singole righe il codice della voce (in questo caso si dovranno anche creare tante righe quante sono le voci da fatturare). Se invece gestisce la fatturazione per singola voce è possibile utilizzare la modalità manuale sempre intervenendo nel flag di testata e in questo caso si dovranno eliminare le scadenze in più. Alla conferma, nel caso in cui non viene trovata la fattura indicata nella riga e non è stato indicato il flag Ripreso, viene segnalato questo messaggio:

41 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Sostituzione del codice contratto La funzione consente di cambiare il codice di un contratto e di allineare quindi tutte le tabelle collegate nel caso in cui si renda necessario ri-codificare i contratti esistenti (in alcuni casi i clienti impongono il numero di contratto per cui per facilitare la comunicazione si preferisce modificare la codifica preesistente). Si accede dal menù Assistenza Sostituzione Codice Contratto La funzione richiede il codice del contratto (Nr. Contratto) da convertire e il nuovo codice da assegnare. Il codice del contratto viene sostituito automaticamente nelle tabelle legate al contratto, negli interventi e nel riferimento delle fatture o note di credito (nel caso di fatturazione manuale).

42 42 Manuale Operativo 3 Gestione interventi La procedura permette di gestire interamente le fasi di un intervento tecnico partendo dalla registrazione della chiamata fino alla fatturazione dei servizi prestati e dei materiali utilizzati. In sintesi: La registrazione di un intervento prevede le seguenti fasi, che possono comunque essere personalizzate in base alle esigenze specifiche: Registrazione Chiamata Intervento in stato A (Attesa) Caricamento dati relativi alla richiesta del cliente, la data e l oggetto Stampa Rapportino (quale richiesta intervento) Effettuazione Intervento Intervento in stato R (modifica manuale dello stato di attesa) Caricamento dati relativi la data di intervento, orari, tempi e operazioni Elenco delle eventuali parti sostituite Stampa Rapportino finale (quale documento di addebito) Addebito Intervento Intervento in stato C (modifica automatica dello stato se viene generato l addebito) Definizione dei dati di fatturazione Generazione dell eventuale addebito Chiusura senza addebito Intervento in stato N (parametro manuale) Per indicare che l intervento non sarà addebitato. La definizione della stato di un intervento può essere fatta comunque manualmente, al fine di decidere come trattare ogni singola richiesta.

43 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Tabella Tecnici Prima di iniziare l inserimento degli interventi è necessario codificare l elenco dei tecnici che operano sia all esterno che all interno della sede dell azienda. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Tabella Tecnici Sono presenti i seguenti campi: Codice tecnico e nominativo Via,Cap, Località, provincia, telefono, cellulare, Matricola del dipendente Data assunzione del tecnico Data cessazione del rapporto di lavoro con la ditta Numero ore lavorative giornaliere previste Centro di costo da assegnare al tecnico (versione plus) Tipo operativo categoria tra: Operativo diretto - Operativo indiretto - Staff Tecnico esterno per i tecnici non appartenenti alla ditta Per indicare le tariffe orarie si preme il tasto La maschera permette di impostare le tariffe valide a partire da una data per: tariffa oraria tariffa straordinaria tariffa trasferta costo standard

44 44 Manuale Operativo 3.2 Registrazione interventi Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Registrazione Interventi: I dati richiesti sono: Cliente: Deve essere impostato il cliente che ha richiesto l intervento; il codice deve essere presente nell archivio dei clienti standard della procedura, oppure caricato al momento selezionando l opzione di inserimento presente nella lista 6. Diverso destinatario: Se per il cliente selezionato sono state codificate diverse destinazioni viene abilitato il campo che permette di specificare la effettiva destinazione nella quale si deve effettuare l intervento. Se infine il cliente infine risulta possessore di un contratto di assistenza allora viene richiesto un ulteriore campo che permette di specificare il contratto per la combinazione di cliente / destinatario diverso. Il numero del contratto non è obbligatorio in quanto l intervento potrebbe essere effettuato su oggetti non coperti dal contratto. 6 Selezionando un cliente che ha attivo un contratto di assistenza, in automatico viene caricato il numero del contratto e quindi vengono resi subito disponibili gli oggetti in manutenzione presenti nel contratto. Nel caso in cui si voglia inserire un intervento non coperto dal contratto, è necessario pulire il campo numero contratto.

45 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 45 In fondo alla maschera sono presenti dei pulsanti che permettono di: Conferma : confermare i dati inseriti relativamente agli oggetti in manutenzione del cliente nella omonima cartella. La pressione del pulsante consente di memorizzare i dati, che vengono resui subito disponibili per l inserimento di un intervento; la pressione del pulsante non comporta la pulizia della maschera. Nuovo : Varia : Elimina : Stampa : per inserire un nuovo intervento. per variare l intervento attualmente selezionato nella griglia Elenco Interventi. per eliminare l intervento selezionato nella griglia previo ulteriore conferma. attiva una nuova maschera di stampa che permette di ottenere un elenco sintetico degli interventi (ved. Paragrafo Stampa Elenco interventi ). Prima di passare all inserimento dell intervento vero e proprio, la maschera della funzione presenta le seguenti informazioni (suddivise in cartelle): Cartella Elenco interventi Nella cartella vengono visualizzati gli interventi in base ai flag Mostra Interventi. Mostra tutti gli interventi effettuati: Il flag permette di visualizzare tutti gli interventi definiti per la combinazione cliente / destinatario / contratto definita precedentemente. Mostra solo gli interventi da completare: Il flag permette di visualizzare i soli interventi che risultano ancora aperti (vedi definizione successiva dello stato dell intervento). Di default il flag è posizionato su Mostra interventi da completare in modo tale di evidenziare subito gli interventi in corso. Il significato dei campi visualizzati nella cartella viene descritto successivamente in quanto i dati vengono definiti nella maschera di registrazione del singolo intervento.

46 46 Manuale Operativo Cartella Oggetti In Manutenzione Permette di inserire gli oggetti in manutenzione del cliente, non collegati ai contratti; nel caso di interventi collegati a contratti, gli oggetti in manutenzione assegnati in fase di codifica della voce di contratto vengono caricati in modo automatico senza la possibilità di variazione. In fase di registrazione di un intervento, è necessario verificarne prima l oggetto, e se l intervento si riferisce ad oggetti già esistenti è possibile passare direttamente alla compilazione dell intervento, altrimenti gli stessi vanno preventivamente inseriti. I dati richiesti sono: Oggetto: La codifica è del tipo manuale per cui non collegata a codici articolo; deve essere indicato un codice rappresentativo dell apparecchiatura che necessita intervento fino ad un massimo di 20 caratteri. Nel caso di interventi per soli servizi (es. contratti software) si può indicare un codice generico per il pacchetto in manutenzione. Descrizione: Indicare la descrizione dell oggetto in manutenzione. Matricola: Campo opzionale per indicare il numero di matricola per l oggetto in manutenzione. Se indicato viene riportato nel modulo di intervento. Data carico: Campo opzionale per indicare la data di acquisto del prodotto da parte del cliente. Per cancellare righe di oggetti è necessario posizionarsi nella riga e premere i tasti Shift Canc. Cartella Voci Contratto Se il cliente ha un contratto precedentemente inserito, vengono visualizzate a scopo informativo le relative voci.

47 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Inserimento di un nuovo intervento Premendo il tasto Nuovo appare la seguente maschera: Nella maschera di registrazione dell intervento viene richiesto obbligatoriamente l oggetto di manutenzione sul quale deve essere effettuato l intervento stesso: prima di attivare l inserimento di un nuovo intervento, è quindi necessario che siano presenti oggetti di manutenzione collegati al contratto o al cliente. Se non sono presenti oggetti, il pulsante Nuovo non si attiva. La gestione di un intervento può essere suddivisa in due fasi: Inserimento chiamata: in questa fase si specificano i dati necessari per stampare il modulo di intervento in modo tale di documentare la richiesta. Completamento dell intervento: in questa fase vengono indicati i dati rilevati dal tecnico che ha effettuato l intervento procedendo alla sola registrazione in archivio oppure alla fatturazione dei servizi o dei pezzi di ricambio utilizzati. La maschera è unica per entrambi le fasi per cui è compito dell utente stabilirne la modalità di utilizzo; è possibile procedere nella stessa sessione alla registrazione e fatturazione dell intervento qualora la gestione degli interventi venga effettuata in modo manuale.

48 48 Manuale Operativo I dati richiesti sono: Oggetto: Impostare l oggetto in manutenzione del cliente in modo manuale o selezionandolo dalla lista. Data richiesta: Impostare la data in cui il cliente ha segnalato l intervento. Di difetto viene proposta la data di sistema. Ora richiesta: Impostare l ora in cui il cliente ha segnalato l intervento. Di difetto viene proposta l ora di sistema. Tipo intervento: E possibile effettuare interventi con le seguenti tipologie: T = intervento telefonico, C = Cliente, S = Sede, P = Piccola riparazione. Per tutti i tipi di interventi è possibile procedere con la stampa del rapportino (anche se il tecnico rimane in sede) e con la fatturazione dei servizi. Di difetto viene proposto il tipo C. Stato intervento: Gli stati previsti sono: A = Attesa, R = Risolto, C = Contabilizzato e N Non Addebitabile. Di difetto all atto dell inserimento l intervento passa in stato di attesa. A termine intervento è possibile indicare manualmente lo stato risolto oppure cambiare lo stato in contabilizzato nel caso in cui viene emesso un documento contabile. Rif. Problema: E possibile indicare o selezionare dai dati precedentemente inseriti negli altri interventi una descrizione breve del problema da utilizzare a scopo statistico. Problema: Indicare il problema segnalato dal cliente. Stampa rapporto: Con i dati inseriti è possibile procedere direttamente alla stampa del rapporto di intervento. Se si conosce a priori il nome del tecnico che effettuerà l intervento è possibile inserirlo prima di effettuare la stampa. Il pulsante stampa avvia in automatico anche la registrazione dell intervento. Data intervento: Indicare la data in cui è stato completato l intervento. N. Bolletta: è possibile indicare il numero della bolletta che è prestampato nel blocco assegnato al tecnico. Ora intervento: Indicare l ora di inizio dell intervento. Durata intervento (min.): Indicare il tempo necessario per risolvere l intervento espresso in minuti. Tecnico: Indicare il codice del tecnico che ha effettuato l intervento in modo manuale oppure selezionandolo dalla lista. Risoluzione: Riportare le note descrittive che il tecnico ha indicato nel rapporto di intervento in relazione alle operazioni svolte per risolvere il problema. Note: Campo note descrittive interne relative alla risoluzione dell intervento Listino: Se l intervento viene fatturato è possibile indicare il codice listino da cui prelevare i prezzi di vendita per i ricambi. Se non indicato i prezzi vengono prelevati dall anagrafica articolo. Il campo viene riproposto al successivo inserimento. Listino personalizzato: Se indicato i prezzi vengono ricercati nel listino personalizzato collegato al cliente. Il campo viene riproposto al successivo inserimento. Usa prezzi con Iva: Se indicato vengono estratti i prezzi con Iva in base alle selezioni precedenti. L attivazione del flag Usa prezzi con Iva serve per indicare che il prezzo indicato in griglia è comprensivo di Iva. La generazione dell eventuale documento fiscale avviene comunque al netto di Iva (quindi, il codice documento utilizzato per l addebito non dovrà prevedere tale gestione). Nota: inserendo un nuovo intervento viene automaticamente riportato nella maschera del dettaglio intervento il codice oggetto sul quale l utente ha posizionato il cursore in modo tale di evitare di reimpostarlo; se il cursore è posizionato in un altra parte della maschera, si dovrà impostare manualmente l oggetto.

49 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 49 Cartella parti sostituite E possibile indicare le parti di ricambio sostituite che devono essere precedentemente codificate come articoli di magazzino. Nella griglia deve essere impostato il codice articolo oppure selezionato dalla lista; in automatico viene visualizzata la descrizione ed il prezzo unitario in base alle condizioni definite sui listini; di difetto viene proposta la quantità di 1 pezzo modificabile. Se l intervento non deve essere addebitato l elenco delle parti sostituite può servire solo a livello statistico nel caso sia stata emesso regolare documento di trasporto oppure è possibile scaricare direttamente il magazzino come descritto successivamente. E inoltre possibile modificare la descrizione degli articoli inseriti nella griglia delle Parti Sostituite in modo tale di poter utilizzare articoli generici salvati in anagrafica e indicare poi i dettagli specifici nella descrizione direttamente digitando nel relativo campo. Cartella Personalizza Nella maschera è attiva la personalizzazione on fly per cui è possibile definire nella cartella campi utente. Per attivare la personalizzazione è necessario che la maschera sia vuota per cui è necessario dapprima premere il tasto Pulisci. Dopo aver premuto il tasto pulisci non è più possibile riprendere con la registrazione dell intervento in quanto non sono più visibili i codici oggetto in manutenzione legati al cliente.

50 50 Manuale Operativo Definizione dei Parametri Documento Con il pulsante Parametri Documento (in fondo alla maschera) si accede ad una maschera nella quale si impostano i parametri per la generazione del documento relativo all intervento: I campi permettono di indicare se nel documento generato saranno riportati i rifermenti a: (1) Stampa numero intervento: per riportare i riferimenti al numero di intervento interno (2) Stampa numero bolletta: per riportare i riferimenti del numero di bolletta. Se abilitato solo (1) inserire la stringa: Se abilitato solo (2) inserire la stringa: Se abilitato (1) e (2) inserire la stringa: Nr. Intervento NNN del dd/mm/yy Numero bolletta BBBB del dd/mm/yy Nr. Intervento NNN Numero bolletta BBBB del dd/mm/yy (3) Stampa codice oggetto: per riportare il codice dell oggetto in manutenzione. (4) Stampa descrizione oggetto: per riportare la descrizione dell oggetto. Se abilitato solo (3): Se abilitato solo (4): Se abilitato (3) e (4): Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + il codice dell oggetto Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + la descrizione Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + il codice dell oggetto + la descrizione.

51 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 51 Stampa numero di matricola: per riportare il numero di matricola relativo all oggetto. Se abilitato: Viene aggiunta alla stringa la dicitura Matricola + la matricola. Stampa nome tecnico: per riportare il nome del tecnico che ha effettuato l intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre al nome del tecnico. Se abilitato: Viene stampata su nuova riga l intestazione del tecnico + il nome del tecnico Stampa risoluzione: per riportare la risoluzione dell intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre alla risoluzione. Viene stampata su nuova riga l intestazione della risoluzione + la Se abilitato: risoluzione (solo se valorizzata) Stampa note: per riportare le note dell intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre alle note. Se abilitato: Viene stampata su nuova riga l intestazione della note + le note (solo se valorizzate) Centro di Costo: per definire il centro di costo da abbinare alle fatture generate. Contropartita ricavi cliente / telefonico / sede e Contropartita ricavi Piccole riparazioni: consente di indicare un conto di ricavo alternativo (per la generazione del documento di addebito) al conto presente in anagrafica articoli oppure dal conto vendite definito in Struttura Contabile. Stampa Impostazione impianti: con questa impostazione vengono stampati : Se abilitato: Impianto Nr. Numero impianto indirizzo impianto matricola contratto numero bolletta e data

52 52 Manuale Operativo Fatturazione di un intervento I seguenti campi consentono la gestione delle informazioni finalizzate alla generazione di movimenti di magazzino e documenti di addebito. Articolo per addebito: Viene proposto il codice articolo per l addebito delle spese generiche quali le ore lavorative e le spese di trasferta nel caso di interventi non legati a contratti in quanto per i contratti sono previsti due specifici campi. Confermando il codice articolo viene visualizzata la descrizione con la possibilità di variarla in modo tale di specificare l esatta motivazione dell addebito. Il codice articolo non verrà in ogni caso scaricato dal magazzino in quanto nei documenti verrà trasformato come articolo asterisco. Spese generiche: E possibile indicare l importo globale delle spese sostenute. Se l intervento è legato al contratto vengono attivati anche i campi diritto chiamata e costo kilometri in base all abilitazione nella tipologia del contratto. Il diritto chiamata viene prelevato direttamente dal contratto mentre il costo kilometri viene calcolato moltiplicando il numero dei kilometri per il costo kilometrico definito nel contratto. Anche questi 2 campi sono legati agli articoli definiti nella tipologia contratto ma vengono poi trasformati come codice asterisco. E possibile modificare i valori proposti o azzerarli nel caso in cui non si vogliano addebitare. Fatturare S/N: Viene sempre richiesto se l intervento deve essere fatturato o meno in quanto anche se sono indicati prezzi di ricambio o spese aggiuntive è facoltà dell utente decidere come comportarsi. Di default viene proposto il valore N. Caso N Nel caso in cui sono state inserite delle parti sostituite ma non risulti necessario procedere con la fatturazione è possibile emettere un movimento di scarico del magazzino indicando la causale di magazzino ed il magazzino di scarico (di default viene proposto quello definito nei parametri della procedura). Alla conferma viene richiesto se si deve procedere o meno con la generazione del movimento. Premendo Si viene generato il movimento di magazzino. L intervento viene chiuso in automatico fissando lo stato al valore R (risolto). Premendo No non viene generato il movimento di magazzino. Per chiudere l intervento è necessario fissare manualmente lo stato al valore R. Caso S Se l intervento deve essere fatturato è necessario indicare il codice documento; i tipi di documento validi sono del tipo BC (bolla cliente) e BF (bolla fattura). Se l intervento è collegato ad un contratto allora viene proposto il codice del documento per interventi memorizzato nella tabella tipologia contratti. E possibile quindi emettere direttamente fattura oppure bolla di trasporto che verrà fatturata successivamente con la funzione standard oppure nella funzione fatturazione contratti se l intervento è collegato al contratto.

53 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 53 La fattura viene emessa utilizzando il codice di pagamento memorizzato nell anagrafica cliente. Anche nel caso di addebito del solo importo per prestazioni è possibile emettere una bolla; in questo caso bisognerà scegliere un codice documento virtuale in quanto non viene effettuata una vera consegna della merce. Selezionando il codice documento vengono visualizzati il codice causale di magazzino ed il protocollo. Per procedere con la fatturazione è necessario indicare la data di emissione del documento ed il codice articolo da utilizzare per l addebito delle prestazioni; sia il codice documento che l articolo vengono proposti in base all ultimo intervento inserito (il codice articolo per l addebito di intervento deve essere sempre visualizzato in maschera anche se l intervento non viene fatturato). Nel campo totale Imponibile viene visualizzato il totale tra importo prestazione e parti sostituite. Per emettere il documento è necessario inserire la data di registrazione del documento e quindi premere il pulsante Genera Addebito. Viene richiesta ulteriore conferma dopo di che si procede con la emissione del documento.

54 54 Manuale Operativo Dopo aver generato con successo il documento viene inviato ulteriore messaggio da confermare e nel campo Rif. Docum. viene visualizzato il numero di documento emesso. Premendo il pulsante di fianco al numero del documento è possibile richiamare direttamente il documento emesso e quindi procedere alla stampa. In questo esempio possiamo vedere la logica con cui sono state create le righe: La prima riga è del tipo Nota e contiene i riferimenti dell intervento (numero, data, oggetto in manutenzione). La seconda riga è del tipo * e costituisce l addebito delle spese generiche (nel caso di addebito del diritto fisso di chiamata e delle spese kilometriche verranno aggiunte altre righe simili). La terza riga è del tipo Nota e indica che successivamente sono indicate le parti sostituite. Infine nella quarta riga è indicato il codice dell articolo della parte sostituita con la relativa quantità e prezzo. Ritornando nella maschera dell intervento premendo il tasto Esci si ritorna nella maschera principale ed a questo punto nella cartella elenco interventi compare il dettaglio dell intervento ; gli interventi vengono numerati con un codice progressivo perpetuo. Per modificare gli interventi da completare bisogna selezionare l intervento desiderato e premere il tasto Varia oppure direttamente con un doppio click del mouse nella riga intervento.

55 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 55 Premendo il tasto Elimina invece viene cancellato l intero intervento (se l intervento ha generato un documento è necessario cancellare in modo separato con la funzione standard il documento). In fase di variazione di un intervento che ha generato un documento è possibile modificare gli importi ed emettere un nuovo documento con il pulsante Genera Addebito ; in questo caso viene inviato messaggio per indicare che esiste già un documento e che confermando la procedura il documento esistente verrà cancellato ed emesso un nuovo documento in sostituzione. Se il documento era stato contabilizzato non è possibile effettuare in automatico la cancellazione per cui è necessario richiamare il documento (con le funzioni standard della procedura) e procedere con la decontabilizzazione; sarà a questo punto possibile generare il nuovo documento per l intervento. Nota: se si richiede la generazione del documento di addebito, è opzionale l impostazione dell articolo di addebito in quanto è sufficiente indicare le parti sostituite. Ricordiamo che, in fase di generazione del documento di addebito, se il totale intervento è uguale a zero, è necessario impostare le parti sostituite.

56 56 Manuale Operativo Parti sostituite in fattura La procedura consente di specificare la descrizione della riga di note che precede le parti sostituite nel documento di addebito e di riportare il contenuto delle note delle parti sostituite. Nella maschera dei parametri per la generazione del documento di addebito sono stati inseriti il flag Stampa note parti sostituite e il campo descrittivo Intestazione parti sostituite. Se non viene specificata la descrizione delle parti sostituite, verrà stampata la descrizione standard Parti sostituite.

57 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Stampa del rapportino Di seguito viene riportato il report relativo all intervento. Il rapporto è stato stampato a fine intervento per cui contiene tutte le informazioni registrate. Il modulo viene intestato con i dati anagrafici della società ed indica i riferimenti necessari per il tecnico per poter eseguire l intervento. Il tecnico dopo avere effettuato l intervento procederà alla compilazione manuale dei dati mancanti che verranno poi inseriti nel sistema per completare l intervento. Procedendo con la ristampa dell intervento verranno quindi stampati tutti i dati inseriti.

58 58 Manuale Operativo Stampa Elenco interventi Selezionando il pulsante Stampa dalla maschera principale della procedura interventi viene visualizzata la seguente maschera: I dati richiesti sono: Stato intervento: E possibile indicare il singolo stato dell intervento oppure con Tutti verranno considerati tutti gli stati. Codice Cliente: E possibile indicare il codice cliente per il quale si vuole ottenere l elenco degli interventi. Se non indicato verranno considerati tutti i clienti. Oggetto: E possibile indicare il singolo codice oggetto in manutenzione. Se non indicato verranno considerati tutti gli oggetti. Da data richiesta a data: E possibile indicare l intervallo di date richiesta dell intervento. Se non indicato verranno considerate le date estreme dell esercizio in corso. Tecnico: E possibile indicare il codice del tecnico nel caso in cui si vogliano ad esempio stampare gli interventi programmati per la giornata. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

59 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Stampa Scheda Cliente Nella maschera di inserimento degli interventi è presente il pulsante Scheda che permette di stampare una scheda riepilogativa di tutti gli interventi del cliente suddivisa in base allo stato dell intervento e con l indicazione degli importi. Premendo il pulsante viene visualizzata la maschera che richiede l intervallo dei clienti da elaborare. Se il codice del cliente era stato impostato nella maschera di registrazione degli interventi viene proposto come codice iniziale e finale lo stesso codice cliente; se invece il cliente non è stato impostato la maschera appare senza alcun filtro di selezione.

60 60 Manuale Operativo 3.3 Consultazione Interventi La funzione permette di ricercare velocemente gli interventi che rispondono a determinate condizioni allo scopo di effettuare la consultazione oppure la modifica (ad esempio per indicare il completamento dell intervento nel caso in cui risulti aperto). Sono disponibili i seguenti filtri di estrazione: Intervallo di codice cliente Tipo di cliente in base alla tipologia anagrafica definita nel cliente Intervallo di data richiesta dell intervento Commerciale a cui è assegnato il cliente (tramite la multilista è possibile selezionare più codici) Intervallo di data di effettuazione dell intervento Tecnico che ha effettuato l intervento (tramite multilista è possibile selezionare più codici) Numero del contratto Riferimento del problema codificato negli interventi Tipo dell intervento (Cliente, Telefonico, Sede) Stato dell intervento (Attesa, Risolto, Contabilizzato, Non addebitabile) Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Consultazione Interventi: Dopo avere impostato i filtri desiderati premere il pulsante Estrai per caricare gli interventi che rispondono alle selezioni indicate nella griglia. In fondo alla maschera sono inoltre presenti i pulsanti Stampa Excel.

61 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi - 61 Cliccando due volte con il mouse nella riga relativa all intervento si apre la maschera degli interventi completa dei dati dell intervento stesso. E possibile apportare qualsiasi modifica all intervento (anche generare il documento di addebito); in questa modalità però non è possibile effettuare la personalizzazione della maschera, non si possono impostare i parametri di stampa né si può visualizzare la maschera del documento di addebito generato. Alla chiusura della maschera di variazione, verranno evidenziate con sfondo giallo le righe che sono state aperte: sono quindi indicate le righe che potrebbero contenere dei dati diversi da quelli precedentemente estratti. Per una nuova consultazione con i dati aggiornati è sufficiente premere di nuovo il pulsante Estrai. Da questa maschera è inoltre possibile caricare un nuovo intervento: premere sul pulsante Reg. Interventi per aprire la maschera di inserimento.