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1 CONTENUTO DEL RILASCIO NOTE OPERATIVE DI RELEASE Applicativo: BILANCIO CONSOLIDATO 2019 Oggetto: Note operative di release Versione: Data di rilascio: Maggio 2019 Riferimento: Contenuto del Rilascio Classificazione: Guida utente Compatibilità: e successive Contenuto del rilascio ANAGRAFICA STUDIO E PROFESSIONISTI NUOVA SEZIONE PER ANAGRAFICA STUDIO E PROFESSIONISTI TS DIGITAL (EXAGYO) MENÙ TS DIGITAL CONFIGURA SOGGETTI TS DIGITAL FIRMA DIGITALE : INTEGRAZIONE AGYOFIRME AGYOFIRME : PRINCIPALI CARATTERISTICHE AGYO FIRMA : TIPOLOGIE DI FIRMA AGYO FIRMA : REQUISITI E CONFIGURAZIONE INTEGRAZIONE CON SW DI BILANCIO PROCESSO DI FIRMA DEI DOCUMENTI DI BILANCIO PROCESSO DI FIRMA DELLA DISTINTA DELLA PRATICA TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 1 di 13

2 Anagrafica Studio e Professionisti Nuova sezione per anagrafica Studio e Professionisti Sotto la voce del menù principale Archivi, è presente l accesso ad una nuova gestione dedicata all Anagrafica dello Studio ed i professionisti/intermediari che vi operano. Per Studio si intende lo Studio professionale o l azienda acquirente, titolare della licenza d uso del prodotto. La sezione a sinistra riporta l elenco delle anagrafiche registrate come Studio/azienda o come professionisti: si propone in automatico l anagrafica da completare/modificare denominata Anagrafica Studio. Il bottone Nuovo consente di registrare una nuova anagrafica. Sono previste diverse sezioni di dati che consentono di profilare la specifica anagrafica. Il check Studio/Azienda o Professionista dello Studio individua il tipo di soggetto: il tipo Studio/azienda è esclusivo ovvero può essere attribuito ad un solo soggetto, invece ci possono essere più soggetti di tipo professionista. Il Tipo soggetto consente di indicare se il soggetto è di Tipo Studio, Azienda o persona fisica La sezione Sede legale è dedicata alla descrizione della sede legale Le sezioni Recapiti Telefonici, ed Indirizzi sono dedicati all inserimento delle specifiche informazioni dello Studio, ed è possibile indicare quale dato utilizzare in maniera predefinita attraverso la selezione di Preferito. La sezione Persona fisica è dedicata alla descrizione della persona fisica rappresentante dello Studio La sezione Account è destinata ad accogliere i principali accounts utili nelle diverse gestioni. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 2 di 13

3 In versione Lybera, i soggetti Studio e Professionisti sono ripresi automaticamente dall anagrafica centrale e i dati descrittivi rimangono di consultazione. Le informazioni della sezione TS Digital sono in consultazione e riprese da quanto indicato nella funzione Configura soggetto TS Digital, descritta successivamente. Registro Imprese, richiede l indicazione delle credenziali per il Registro Imprese Conservazione sostitutiva, richiede l indicazione dell Utente e Password ricevuti con la sottoscrizione del servizio ConservazioneCloudTeamSystem- CCT, per la conservazione dei documenti generati dalla procedura di bilancio. o Il check Utente predefinito consente di definire il soggetto principale. TS Digital (exagyo) Menù TS Digital Sul menù principale la voce TS Digital ha sostituito la voce Agyo. E stato rivisto il sottomenù per aggiornare la gestione alle ultime specifiche del portale e dei suoi servizi. Configura soggetti TS Digital E possibile configurare come soggetti TS Digital tutti quelli inseriti in Anagrafica Studio. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 3 di 13

4 Per ogni soggetto sono ripresi i dati principali per la sua corretta identificazione. Per ciascuno è possibile indicare: - Id e Secret ovvero le credenziali tecniche ricevute dalla registrazione sul portale TS Digital per consentire l integrazione con il gestionale. - Utente predefinito, se si intenda porre come predefinito il soggetto nelle diverse funzioni Il bottone Aggiorna e Salva registra le informazioni inserite ed aggiorna l elenco Servizi in cui viene mostrata la situazione dello specifico soggetto rispetto alla sua configurazione sul portale TS Digital. Per il corretto funzionamento dell integrazione dei servizi TS Digital è indispensabile che il soggetto TS Digital risulti abilitato (ovvero con credenziali tecniche valide) e siano attivi sul portale TS Digital i correlati servizi. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 4 di 13

5 Firma digitale: integrazione AgyoFirme AgyoFirme: Principali caratteristiche Agyo Firma è il nuovo servizio TeamSystem disponibile sulla piattaforma in cloud Agyo che consente al Professionista di gestire il processo di sottoscrizione digitale dei documenti per sé stesso e per i propri clienti, in maniera semplice, sicura e efficace. Con Agyo Firma non sarà più necessario per il cliente del Professionista recarsi presso lo Studio per apporre la propria firma ma potrà farlo in totale sicurezza e con estrema semplicità con una semplice telefonata attraverso il proprio cellulare. Il Professionista avrà a sua volta la possibilità di sigillare tutti i documenti firmati dai propri clienti in modo rapido e automatico. Tipologie di firma Le firme digitali disponibili sono di diverse tipologie. In ottemperanza alle indicazioni legislative, per i documenti di bilancio è necessario utilizzare la Firma elettronica qualificata. FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA È una tipologia di firma robusta che consente al firmatario la sottoscrizione con valenza di forma scritta e opponibilità ai terzi. Il Professionista e il proprio cliente possono così sostituire completamente la smart card dei servizi; sarà infatti rilasciato un nuovo certificato dalla Certification Authority, partner di TeamSystem, completamente indipendente rispetto ad altri certificati preesistenti. Il certificato sarà accessibile al cliente da remoto all occorrenza mediante l avvio del processo di firma con i differenti strumenti messi a disposizione su Agyo Firma. La Firma Elettronica Qualificata può essere applicata dai firmatari in due modalità: Massiva Automatica Si applica a documenti che necessitano di firma qualificata in ambito di processi automatici. Agyo Firma effettua in automatico la firma massiva del documento (o della lista di documenti sottoposti al processo di firma) in maniera sincrona, utilizzando il certificato di Firma Remota Massiva configurato in precedenza dal Professionista, sul portale TS Digital. Remota Si applica a documenti che richiedono firma digitale come contratti, pratiche camerali e bilanci. Si basa su certificati di firma digitale contenuti in dispositivi server side (Hardware Security Module) ed attivati dall utente tramite il proprio telefono; Agyo Firma invia tramite e- mail ad ogni firmatario il documento da sottoscrivere, per sua consultazione e verifica attraverso il proprio dispositivo (PC o tablet). All interno della mail è presente un link dal quale il firmatario accede ad una sessione che indica un numero di telefono da chiamare ed una password temporanea da utilizzare (OTP, One Time Password). Il firmatario compone il numero con il suo cellulare, viene invitato a digitare la password entro un breve lasso di tempo. Agyo Firma verifica la correttezza dei dati e appone la firma sul documento. Requisiti e configurazione AgyoFirme Dopo l acquisto della licenza d uso, è necessario avviare e completare correttamente la registrazione dello Studio, dei suoi professionisti o aziende ( a seconda del tipo di firma digitale) per ottenere il rilascio dei certificati indispensabili per apporre firme digitali. Dopo la registrazione, è possibile accedere al servizio AgyoFirme disponibile sul portale e visionare i documenti firmati o consultare l avanzamento dei processi di firma. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 5 di 13

6 Per il corretto funzionamento dell integrazione con il gestionale è indispensabile sussista una corretta corrispondenza tra i soggetti TS Digital presenti nel prodotto di bilancio e quelli indicati nella registrazione delle informazioni sul portale TS Digital. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 6 di 13

7 Integrazione con Software di o In quest aggiornamento l integrazione con AgyoFirme è presente nel modulo Deposito di o. Nella voce di menù principale Visualizza - Gestione firme è stato aggiunto un sotto-menù, che consente la selezione : - AgyoFirme, questa voce è disponibile solo se esiste almeno un soggetto TS Digital e con il servizio Firme attivo. La selezione attiva la maschera di Configura TS Digital. - Altri programmi di firme, attiva la consueta maschera di visualizzazione dei sw di firma presenti sul PC. In continuità con i consueti processi di firma, AgyoFirme è proposto al momento della firma di: - Tutti i documenti che costituiscono il fascicolo di bilancio (fase di Riepilogo) - Della distinta di presentazione della pratica di bilancio (fase Crea Pratica). Processo di firma dei documenti di bilancio La maschera di riepilogo documenti inclusi nella pratica presenta diverse informazioni aggiuntive: - Da firmare : indica se il documento è da firmare oppure no. - Firmatari : riporta il tipo di soggetto che provvederà ad apporre la firma digitale. Questa tipologia dipende dal tipo di firma selezionato: Professionista in caso di FMQ, Soggetto obbligato in caso di FRQ. - Tipo : riporta il tipo di firma applicato TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 7 di 13

8 - Stato AgyoFirma : riporta lo stato di avanzamento del processo di firma con AgyoFirma. Si precisa che con la firma FirmaQualificataMassiva la firma è in tempo reale, mentre con la FirmaQualificataRemota i documenti sono inviati ai clienti per la firma e quindi il sistema rimarrà in attesa dell apposizione delle firme. Per avere l aggiornamento della situazione, premere il bottone Aggiorna Stato AgyoFirme nell apposita sezione Firma digitale - Data Firma : riporta la data in cui è prodotto il documento finale firmato che indica che tutte le firme sono state apposte sui documenti. Attraverso il bottone Verifica firma è possibile verificare il documento firmato digitalmente. Attraverso il bottone Apri allegato è possibile verificare il documento PDF firmato. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 8 di 13

9 Per procedere a firmare i documenti, occorre selezionare gli stessi sulla tabella in alto e poi selezionare il Tipo di firma che si vuole utilizzare per firmare; è possibile una selezione singola o multipla perché è possibile avviare dei processi di firma massivi. Il bottone Firma- con Agyo avvia il processo di firma dei documenti selezionati. Il soggetto Agyo indica il soggetto intestatario del servizio AgyoFirme: in automatico il sistema presenta il soggetto Agyo indicato in Anagrafica Studio come predefinito, ma può essere modificato in questo passaggio. E riportato l intestatario della pratica in quanto fondamentale per avere la consapevolezza della persona che dovrà firmare i documenti. Il sistema guida nell indicazione della persona che è tenuta alla firma dei documenti riportando la specifica anagrafica professionisti (in caso di FMQ) o referenti dell azienda (in caso di FRQ). TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 9 di 13

10 In caso di selezione di FirmaRemotaQualificata, ovvero nel caso in cui i documenti sono inviati ai referenti dell azienda cliente per essere firmati, il sistema propone una o più anagrafiche tratte dall anagrafica azienda ma è sempre possibile aggiungere altri referenti firmatari. Tramite le voci presenti nel menù della maschera Inserisci firmatario e Modifica firmatario è possibile aggiornare la tabella dei firmatari secondo le proprie esigenze. Queste anagrafiche firmatarie sono salvate anche nell anagrafica azienda, nell apposita sezione TS Digital. Viceversa, i riferimenti dei firmatari possono essere anche indicati direttamente in anagrafica e poi ereditate nella maschera di invio in firma dei documenti. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 10 di 13

11 Dopo la selezione e conferma dei Firmatari, il bottone Firma con Agyo invia i documenti in firma. In caso di FMQ ovvero FirmaMassivaQualificata ovvero firma il professionista tutti i documenti, dopo l invio dei documenti in firma lo stato agyo in tabella sarà indicato lo stato Firmato. Processo di firma della distinta della pratica La tabella di sintesi delle informazioni sulla Pratica è arricchita di informazioni relativi alla firma della Distinta di presentazione. - Firmatari riporta il tipo di soggetto che ha apposto la firma sulla distinta - Tipo di firma riporta il tipo di firma utilizzato per firmare - Stato agyo Firma riporta lo stato corrente del processo di firma. Attraverso la voce di menù Aggiorna Stato è possibile aggiornare l avanzamento dei processi di firma in corso. - Data di Firma viene compilata quando il processo di firma è concluso e il documento è firmato. In continuità con il processo esistente, al momento della creazione della pratica deve essere selezionato il check Firma Digitale. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 11 di 13

12 Successivamente viene richiesta la scelta del programma di firma. Selezionando Firma con Agyo il sistema presenta la maschera selezione dei firmatari Viene riportato il soggetto Agyo corrente, che può anche essere modificato; la tipologia di firma è invece definita automaticamente dal sistema in base al tipo di soggetto indicato per la presentazione della pratica. Al termine del processo di firma, come di consueto appare il messaggio di scarico della pratica e degli allegati nella cartella definitiva ai fini del Deposito Elettronico con Fedra. TeamSystem S.p.A - Tutti i diritti sono riservati Pagina 12 di 13

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