Un Caso di Successo: Zucchetti Rubinetteria Spa
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- Vito Chiari
- 8 anni fa
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1 Un Caso di Successo: Zucchetti Rubinetteria Spa Dott. Fermo Polli Responsabile Controllo di Gestione e IT Zucchetti Rubinetteria Spa L Evoluzione della Gestione Documentale
2 ZUCCHETTI: UN LUNGO VIAGGIO SEMPRE VOLTO ALL'ECCELLENZA 86 anni di Storia 4 stabilimenti, filiali in Polonia, Cina e Stati Uniti mq coperti Innovazione, Design, Qualità 2 Milioni di articoli prodotti ogni anno 330 dipen denti
3 Oggi contiamo oltre 85 anni di storia, capacità, know how. Presenza attiva e leader nel mercato italiano ed internazionale grazie a strategie forti, sempre all'avanguardia e alla visione di una famiglia di imprenditori che hanno da sempre saputo anticipare le esigenze del consumatore e quindi deciso di modificare e strutturare l'azienda in maniera flessibile coerentemente alla proprie strategie. Valorizzare il capitale umano, innovare e aggiornare costantemente le tecnologie, garantire qualità di prodotto, servizio e consulenza sono i valori fondamentali che nostro padre ci ha trasmesso e che ancora oggi rappresentano il nostro modo di essere imprenditori. Elena Zucchetti
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5 Sommario
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7 NASCE UN ESIGENZA Evoluzione del mercato ORGANIZZARE I DOCUMENTI PER ORGANIZZARE Nuove Modalità Lavorative IL LAVORO Nuova Esigenza
8 I PROTAGONISTI: I DOCUMENTI Documenti cartacei tradizionali Offerte a clienti, Ordini, Bolle, Fatture attive Offerte fornitori, ordini, bolle in entrata, fatture passive, Corrispondenza, Contratti File Mail Immagini e rendering Disegni tecnici File pdf Metadocumenti Informazioni e dati presenti sui sistemi gestionali (BPCS, Excel, )
9 I PROTAGONISTI: GLI UTENTI Comparti Aziendali Ufficio Tecnico Ufficio Commerciale Marketing Amministrazione Enti esterni (agenti, centro di assistenza, filiali, ecc ) Altri applicativi aziendali (i documenti organizzati sono la base per alimentare correttamente il CRM ed il sito WEB)
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11 LA SOLUZIONE DOCUMENTI UTENTI Il documentale come un repository unico dal quale tutte le funzioni aziendali potranno attingere evitando assolutamente duplicazioni o ridondanze del dato di qualsiasi tipo. PROGETTO DI RIORGANIZZAZIONE CON L ADOZIONE DI UNO STRUMENTO DI GESTIONE DOCUMENTALE
12 LA SOLUZIONE PAROLE GUIDA ORGANIZZAZIONE CONTROLLO CONDIVISIONE RICERCA E NAVIGAZIONE RISPARMIO
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14 LA SCELTA. Perché GLOBE multisocietario semplicità di configurazione scalabilità (può essere implementato passo dopo passo, non devo fare tutto subito) velocità di implementazione con vantaggi nell immediato versatilità (ambiti di applicazione praticamente illimitati) funzioni integrate di work-flow funzioni di integrazione con la nostra struttura già disponibili realizzazioni già concluse anche in realtà industriali (sia piccole che grandi realtà) affidabilità del fornitore (che già ci segue per altre applicazioni)
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16 IL PROGETTO Analisi Iniziale. Capire le esigenze del Cliente. I flussi documentali e la loro gestione La natura e segretezza dei documenti Gli attori coinvolti Le aspettative Questo modo di operare ha coinvolto i key-user, tramite ripetuti incontri, nella ricerca della soluzione migliore.
17 Il Progetto. Il dossier di esportazione Perché partire dal DOSSIER DI ESPORTAZIONE? Rappresentativo per volumi ed eterogeneità di documenti (stima di oltre documenti all anno) Prevede interventi limitati sui sistemi esterni che lo alimentano e porterà immediati benefici agli utenti Darà modo anche di testare l accesso di un agente pilota alle fatture di sua pertinenza sia tramite l invio di con link diretto al documento e sia tramite l accesso al Portale di Globe.
18 IL PROGETTO. Il dossier di esportazione Tempi di realizzazione: 2 mesi, inclusa installazione del server, con la presenza dei consulenti SEDP-Globe per 10 giornate Il capo progetto è l Area Commerciale - Amministrazione Documenti trattati: ordini clienti, bolle, fatture, documenti a supporto delle esportazioni realizzati internamente (ad oggi oltre documenti) Funzioni verificate: import anagrafiche da BPCS e import automatico stampe da AS400 utilizzo dei template per la creazione dei documenti interni (si tratta di modelli in word già precompilati con testi ricorrenti) utilizzo dei barcode per la gestione dei documenti cartacei funzioni di ricerca ed estrazione documenti, ivi incluso l accesso diretto da BPCS velocita di accesso ai documenti funzioni di controllo degli accessi e segregazione delle funzioni funzioni di mailing importazione di documenti esterni da stampanti multifunzione e da stampante virtuale versatilità dei criteri di archiviazione
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20 CONCLUSIONI L installazione effettuata ha soddisfatto le aspettative, in particolare riguardo a RISPETTO DEI TEMPI DI PROGETTO FACILITA DI CONFIGURAZIONE INTEGRAZIONE FACILITA D USO FACILITA E VELOCITA DI RICERCA E ACCESSO AI DOCUMENTI
21 CONCLUSIONI LA SCHEDA TECNICA LA GESTIONE DOCUMENTALE: UN PROGETTO IN CONTINUA EVOLUZIONE E CRESCITA
22 Grazie per l attenzione Dott. Fermo Polli Responsabile Controllo di Gestione e IT ZUCCHETTI. KOS
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