Titolo del progetto: DOTT. VITTORIO MASI. Complesso delle attività previste per il raggiungimento degli obiettivi. Azione 1

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1 Titolo del progetto: DOTT. VITTORIO MASI Complesso delle attività previste per il raggiungimento degli obiettivi Azione 1 Sistemazione archivio e catalogazione Questa azione consiste nell inventariare, catalogare e sistemare la documentazione storica. Questa ha bisogno di essere pulita, censita, catalogata e sistemata prima nei faldoni e poi nelle apposite scaffalature. Le attività previste in questa azione consistono nella pulitura della documentazione, che si trova in condizioni non ottimali perché sporca ed è posta casualmente ad occupare gli spazi rimasti, di volta in volta disponibili. Inoltre, nel mettere la stessa documentazione a protezione da polvere. Oltre a questo, la documentazione dell'archivio non è suddivisa per interesse storico e culturale e si trova presente, in tutta la documentazione, anche documentazione o materiale cartaceo non rilevante e quindi da eliminare. Azione 2 Digitalizzazione archivio storico Quest'azione consiste nel digitalizzare la documentazione storica rilevante presente nell'archivio storico. Ogni documento verrà caricato in un apposito programma informatico così da poter garantire l'immediata ricerca. Oltre all inserimento dei titoli, si procederà con la scansione dei documenti, magari non di tutti ma di quelli più importanti, soprattutto del materiale fotografico, così da poterlo rendere fruibile agli utenti. Azione 3 Valorizzazione dell'archivio Storico Quest'azione prevede la valorizzazione del materiale storico contenuto nell'archivio attraverso la fruizione resa possibile agli utenti, sia tramite la disponibilità resa ai cittadini di poter visitare l'archivio e sia attraverso la realizzazione di una piattaforma informatica, cioè di un sito web da poterne usufruire quindi da ogni parte del mondo attraverso internet. Inoltre, è prevista da questa

2 azione, la realizzazione di un programma di attività culturali, promosse in attinenza all'archivio storico. PIANO DETTAGLIATO DELLE ATTIVITà. attività 1.1 organizzazione del lavoro 2 MESE Questa attività consiste della preparazione del lavoro da fare relativamente alla sistemazione dell'archivio e fino alla catalogazione. Prima di ogni cosa, verrà indetta una riunione per organizzare il lavoro, quindi, si convocheranno i partecipanti alla riunione che saranno i volontari del servizio civile, il personale dell'ente e l'operatore locale di progetto. Infine, si svolgeranno una o più riunioni per discutere modalità e tempi dello smistamento dei faldoni, la loro pulitura e sino alla sistemazione nuova e definitiva. attività 1.2 smistamento e registrazione cartacea 2 E 3 MESE Questa attività prevede lo smistamento dei faldoni dividendoli secondo i criteri definiti nella riunione di organizzazione del lavoro di cui al punto precedente. Verranno, quindi, aperti faldoni e da ogni faldone verrà estratta la documentazione, letto l'oggetto ed il contenuto e quindi, ulteriormente, si procederà ad una ulteriore suddivisione secondo criteri cronologici o di altra categoria. Il tutto per quanto stabilito nell'organizzazione del lavoro. La sistemazione, ovviamente, avverrà in plichi omogenei. Certamente, in questa fase, si effettuerà anche l'operazione di pulitura. Una volta effettuata la pulitura, la documentazione andrà cernita come detto, in riferimento all'interesse storico o culturale o in base ad un criterio cronologico, per come stabilito nella riunione di organizzazione del lavoro. Inoltre, andrà messa da parte la documentazione che non rileva, dal punto di vista storico e culturale. Man mano che si esegue lo smistamento e quindi la pulitura dalla polvere dei documenti, si effettuerà anche una registrazione cartacea apponendo, in corrispondenza d'ogni documento, eventuali note di interesse generale.

3 attività 1.3 sistemazione definitiva 3 MESE Questa attività consiste nella sistemazione dei documenti nei faldoni definitivi. I documenti ripuliti verranno collocati nel faldone di destinazione e successivamente, il faldone verrà rilegato non appena al completo avendo cura di annotare sul dorso del faldone i riferimenti di archivio. Il faldone completo verrà sistemato sullo scaffale individuato, secondo la numerazione di archivio. attività 2.1 registrazione informatica DAL 2 AL 5 MESE Questa attività consiste nella informatizzazione della documentazione storica con l'inserimento degli estremi relativi ad ogni singolo documento o atto, in un apposito software di catalogazione per poter consentire, così, la ricerca immediata in modo efficiente ed efficace. Prima di ogni cosa si farà riferimento al registro cartaceo di cui alle attività relative all'azione uno di questo progetto, quindi con la raccolta di tutte le unità schedate per la preparazione della registrazione informatizzata. Una volta analizzato il registro cartaceo, di cui in precedenza, si procede con la trascrizione di tutte le voci sul supporto informatico, quindi, si procede con la correzione degli errori di trascrizione e con l'assegnazione del nome del file, quindi, si convertono i file nei formati e derivati e si memorizzano su differenti supporti come CD, dischi esterni, eccetera. attività 2.2 scansione dei documenti DAL 2 AL 5 MESE Questa attività prevede prima di ogni cosa la preparazione dei documenti da sottoporre al processo di digitalizzazione. Si procede con la scansione di ogni documento e il relativo salvataggio del file con assegnazione di un nome unico, quindi, i file per lo più salvati in formato PDF, relativamente i documenti e in jpeg relativamente alle foto, saranno collegati alle informazioni inserite nel programma di database. attività 3.1 piattaforma informatica sito web DAL 2 AL 12 MESE La progettazione dei contenuti del sito saranno preceduti da una riunione finalizzata proprio alla progettazione di tali contenuti, tenendo presente che si tratta, appunto, di un sito statico. Successivamente, si prepareranno i contenuti del sito come fotografie, atti e documenti già scansionati e salvati e si procederà con la descrizione delle didascalie alle foto e con la scrittura dei testi da pubblicare, contestualmente, sul sito internet. Si procederà con la pubblicazione dei contenuti e la messa in rete di tutto il materiale all'uopo predisposto. attività 3.2 apertura al pubblico. DAL 4 AL 12 MESE Questa attività consiste nella gestione del servizio di apertura al pubblico del dell'archivio storico per la fruizione diretta, al fine di poter visionare e fotocopiare documenti e materiale fotografico archiviato. Prima di ogni cosa, verrà elaborato un documento per formalizzare l'apertura

4 dell'archivio, quindi, si procederà con la promozione dell'apertura dell'archivio Storico mediante l'effettuazione di comunicati stampa e attraverso la pubblicazione della notizia sul sito internet. Questa attività prevede anche di facilitare la fruizione di foto, documenti e reperti storici, attraverso la presentazione dell'archivio in occasione dell'apertura, durante tutti i giorni di apertura, mediante l'accoglienza dei visitatori, attraverso la fornitura di informazioni e quindi mediante la consegna di materiale fotocopiato o solo attraverso l'assistenza nella consultazione di foto e documenti. attività 3.3 programma di attività culturali. DAL 4 AL 12 MESE Questa attività consiste nella realizzazione di un programma di attività culturali, promosse dall'archivio storico, in relazione a personaggi storici o a particolari eventi e circostanze. Attraverso questa attività, il progetto dottor Vittorio Masi, organizzerà un programma di seminari di approfondimento e di convegni di promozione culturale ed in particolare della storia, per la valorizzazione della cultura locale. Oltre a seminari di approfondimento e convegni tematici, periodicamente si organizzeranno i caffè letterari, che consistono in momenti di confronto e riflessioni storiche e culturali, tra i convenuti. attività 3.4 materiale informativo. 4, 7 E 10 MESE Questa attività è finalizzata potenziare l'attività di comunicazione per favorire l'afflusso all'archivio storico. Prima di ogni cosa si procederà con l'organizzazione di una riunione per progettare graficamente il materiale informativo, consistente in brochure, volantini e locandine. Successivamente, si realizzeranno il volantino, la brochure e la locandina attraverso lo scatto fotografico a reperti simbolo, oppure, ritenuti più interessanti. Successivamente, si procederà con la creazione di testi per il volantino, per le brochure e per le locandine, selezionando sempre foto di reperti simbolo da inserire. Si procederà con l'impaginazione grafica del materiale e quindi, con la stampa. Successivamente si procederà con la diffusione degli elaborati del volantino, della brochure e della locandine, anche e soprattutto nelle scuole ed i centri di aggregazione. Qui si affiggeranno le locandine e si distribuiranno i volantini e le brochure. TABELLA SINTESI ATTIVITà. TABELLA DI COERENZA 6 AZIONI / ATTIVITà

5 Azione 1 - Sistemazione archivio e catalogazione attività 1.1 organizzazione del lavoro attività 1.2 smistamento e registrazione cartacea attività 1.3 sistemazione definitiva Azione 2 - Digitalizzazione archivio storico attività 2.1 attività 2.2 registrazione informatica scansione dei documenti Azione 3 - Valorizzazione dell'archivio Storico attività 3.1 web attività 3.2 attività 3.3 attività 3.4 piattaforma informatica sito apertura al pubblico. programma di attività culturali. materiale informativo. Risorse umane complessive necessarie per l espletamento delle attività previste, con la specifica delle professionalità impegnate e la loro attinenza con le predette attività Ruolo ed attività previste per i volontari nell ambito del progetto TABELLA DI COERENZA 7 ATTIVITà / RISORSE UMANE AGGIUNTIVE ATTIVITà RISORSE attività 1.1 organizzazione del lavoro attività 1.2 smistamento e registrazione cartacea attività 1.3 sistemazione definitiva 1 esperto in project management / 1 esperto in organizzazione aziendale - societaria / 1 esperto in ottimizzazione dei programmi / 1 consulente legale / 1 esperto archivista / 1 storico

6 attività 2.1 registrazione informatica attività 2.2 scansione dei documenti attività 3.1 piattaforma informatica sito web attività 3.2 apertura al pubblico. 1 web designer / 1 esperto informatico 1 esperto formatore in attività di sportello informativo specificatamente in attività di front office / 1 esperto in pubbliche relazioni / 1 consulente legale / 1 esperto in comunicazione attività 3.3 programma di attività culturali. 1 esperto nella realizzazione di eventi / 1 esperto in pubbliche relazioni / 1 consulente legale / 1 esperto in comunicazione attività 3.4 materiale informativo. 1 grafico / 1 progettista editoriale / 1 esperto in comunicazione pubblicitaria e marketing / 1 consulente legale Ruolo ed attività previste per i volontari nell ambito del progetto. I volontari saranno impiegati, a supporto del personale dell'ente, nelle attività di istemazione dell'archivio storico e di catalogazione, nelle attività di digitalizzazione e nella realizzazione di un programma di valorizzazione dell'archivio Storico. ATTIVITà TABELLA DI COERENZA 8 ATTIVITà / RUOLO DEI VOLONTARI RUOLO

7 attività 1.1 organizzazione del lavoro attività 1.2 smistamento e registrazione cartacea attività 1.3 sistemazione definitiva I volontari partecipano alle riunioni preventive di organizzazione del lavoro in modo attivo e paritetico con tutti gli operatori dell'ente, pertanto, dando il loro contributo favoriscono una integrazione in ambiente di lavoro ottimale. per quanto riguarda lo smistamento e la registrazione cartacea e documentale, come il resto del personale muniti di guanti di protezione antipolvere, si occuperanno di maneggiare i documenti da sistemare svolgeranno insieme ad altri operatori una prima pulitura e appunteranno su un blocco note il materiale da sistemare. vi saranno ulteriori riunioni finalizzate alla organizzazione del lavoro con lassi di tempo prestabiliti. una volta finito lo smistamento si procederà con la sistemazione definitiva dei documenti da sistemare e a stilare un rapporto su tutto il lavoro svolto con allegato l'elenco cartaceo di tutte le fonti documentali e di come sono state sistemate dopo essere state ripulite. il rapporto sotto la supervisione del responsabile del servizio è stilato dai volontari i quali stileranno anche i verbali delle sedute in occasione degli incontri di pianificazione del lavoro di sistemazione attività 2.1 registrazione informatica attività 2.2 scansione dei documenti I volontari parteciperanno alle operazioni di registrazione informatica trapassando i dati trasferiti in forma cartacea durante le operazioni di sistemazione e smistamento sotto la supervisione del responsabile del servizio registrazione informatica. i volontari si cimenteranno anch'essi nella registrazione dei documenti su appositi database. inoltre assieme alla registrazione informatica avverrà anche la scansione dei documenti e delle immagini che verranno anche essi caricati su appositi spazi nella memoria delle attrezzature informatiche in dotazione al progetto. anche in questo caso i volontari del servizio civile si cimenteranno nella scansione dei documenti e nel posizionamento degli stessi in appositi spazi sulle attrezzature informatiche in dotazione. attività 3.1 piattaforma informatica sito web I volontari parteciperanno agli incontri preparatori della piattaforma informatica che sarà dedicata all'archivio storico. i volontari svolgeranno attività di segreteria organizzativa stileranno i verbali procederanno con gli inviti ogni qualvolta ci si riunisce. faranno un rapporto finale. inoltre, daranno un fattivo contributo in quanto parteciperanno attivamente alle riunioni finalizzate a pianificare la tipologia di piattaforma informatica da realizzare. una volta registrato il dominio si procederà sotto la supervisione di personale altamente qualificato a riempire di contenuti la piattaforma ed a mantenerla aggiornata. i volontari si cimenteranno anche in queste attività. ovvero meglio, contribuiranno a riempire di contenuti la piattaforma e a mantenerla via via aggiornata. attività 3.2 apertura al pubblico. Prima dell'apertura al pubblico vi saranno delle riunioni di pianificazione e organizzazione del servizio. i volontari parteciperanno a queste riunioni contribuendo con le proprie idee e le proprie proposte in modo paritetico con tutti gli altri operatori. in più i volontari sono responsabili della segreteria organizzativa di tutte le riunioni preparatorie sono coloro i quali stileranno i verbali delle sedute i rapporti del lavoro svolto inviteranno i componenti a partecipare e produrranno i comunicati i verbali e i rapporti procedendo anche all'archiviazione agli atti degli stessi. una volta stabilito il servizio i volontari manterranno aperto l'archivio nei giorni e negli orari stabiliti sotto la supervisione del responsabile dell'archivio. si occuperanno di accogliere gli utenti e gli interessati a registrare gli utenti a fornire loro il servizio facendo fotocopie di atti o garantendo la visione di determinati documenti.

8 attività 3.3 programma di attività culturali. I volontari parteciperanno attivamente ad ogni riunione preparatoria relativamente al programma di attività culturali. sono responsabili della segreteria organizzativa e si occuperanno di stilare verbali e rapporti e di archiviare agli atti ogni documentazione attinente tali riunioni preparatorie. in più daranno il loro contributo in termini di contenuti nella pianificazione e ideazione delle Attività Culturali da promuovere. infine si occuperanno di allestire gli spazi di sistemare le risorse tecniche strumentali comprese le sedie tavoli dei relatori e a svolgere segreteria organizzativa nella fase di realizzazione delle singole iniziative. attività 3.4 materiale informativo. I volontari affiancheranno gli operatori incaricati di ideare e progettare dal punto di vista grafico e di contenuti il materiale informativo relativo all'archivio storico. i volontari parteciperanno sia nella fase di arricchimento di contenuti del materiale informativo e sia nella scelta delle immagini e dell'aspetto grafico.