Gestione Provvigioni Agenti

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1 Gestione Provvigioni Agenti Indice degli argomenti Introduzione 1. Operazioni preliminari in Gestionale 1 2. Gestione delle provvigioni nei documenti di vendita, ordini clienti e offerte 3. Gestione delle provvigioni nella Fatturazione Periodica 4. Gestione provvigioni agenti 5. ENASARCO E F.I.R.R. Appendice A: conversione dati provvigioni

2 Introduzione Il presente documento è rivolto a coloro che hanno la necessità di determinare all interno della propria azienda, gli importi delle provvigioni da riconoscere agli agenti con i quali si intrattengono rapporti economici, a seconda del fatturato conseguito. La gestione Provvigioni Agenti, realizzata in Gestionale 1 all interno del modulo Vendite (G1VEN), consente di gestire il flusso delle operazioni legate alle provvigioni, dall inserimento della percentuale provvigione o importo fisso sulla riga dei documenti di vendita (e/o ordini clienti), alla generazione dei movimenti provvigionali, fino alla liquidazione delle provvigioni maturate. L utente, in base alla propria organizzazione aziendale e alle proprie esigenze, avrà la possibilità di: definire il tipo di calcolo provvigioni per ogni agente (in base alle condizioni di vendita, alla combinazione delle categorie provvigionali, ad espressioni di calcolo, a importi calcolati); stabilire il momento di maturazione delle provvigioni (in fase di emissione, scadenza e/o incasso della fattura); indicare la percentuale di maturazione della provvigione per le tre fasi possibili (vedi punto precedente); stabilire il momento in cui generare i movimenti provvigionali (in fase di stampa definitiva, in fase di consolidamento del documento o in un momento particolare stabilito dall utente); adottare la gestione del capoarea; abbinare l agente ad ogni indirizzo di spedizione cliente; inserire e/o modificare manualmente i movimenti provvigionali; effettuare una sincronizzazione tra le provvigioni e le partite di chiusura presenti sugli estratti conto (funzionalità possibile solo in presenza di maturazione all incasso); liquidare le provvigioni maturate; stampare tutte le informazioni relative alle provvigioni secondo i diversi formati di stampa forniti, con possibilità di personalizzazione dei layout di stampa. eseguire il calcolo dei contributi previdenziali o assistenziali e del F.I.R.R., che l azienda deve versare all ente Enasarco per i suoi agenti.

3 N.B. La gestione Provvigioni Agenti è stata realizzata nell ottica di voler salvaguardare alcuni aspetti della gestione preesistente in modo tale da garantire la massima compatibilità con la precedente modalità operativa. 1 Operazioni preliminari in Gestionale 1 Di seguito riportiamo le operazioni preliminari da svolgere in Gestionale 1, al fine di configurare correttamente l applicativo per attuare una corretta gestione delle provvigioni agenti. Le scelte che verranno di seguito descritte, sono presenti nel menu Base \ Archivi Vendite \ Agenti e Provvigioni. 1.1 Parametri Provvigioni La compilazione delle informazioni presenti nella scelta Parametri Provvigioni (Figura 1) determinerà la modalità operativa nella gestione delle provvigioni agenti. Figura 1 Scheda Generali Nella scheda Generali sono previsti i seguenti parametri: Abilita gestione agente capoarea: se selezionato, sarà possibile gestire l informazione del capoarea con relativa provvigione sia nella gestione dei documenti di vendita che nella gestione ordini clienti.

4 L abilitazione del campo del capoarea e della relativa provvigione presenti rispettivamente sulla testata e sul corpo documenti e ordini, è subordinata alla selezione dei campi presenti nella scheda Personalizza campi nei Tipi Documento di Vendita e Tipo Ordini. Di default questa opzione è disattivata. Disabilita calcolo automatico delle provvigioni nelle gestioni: se selezionato, la compilazione dei campi relativi alla provvigione (percentuale o importo) presenti sulle righe dei documenti e ordini sarà manuale, cioè non verrà preso in considerazione il tipo di calcolo provvigioni associato all agente. L utente potrà comunque modificare per ogni singola riga la modalità operativa, passando da quella manuale a quella del calcolo automatico e viceversa. Di default questa opzione è disattivata. Generazione movimenti provvigionali: l utente ha la facoltà di stabilire il momento in cui eseguire la generazione dei movimenti delle provvigioni, scegliendo tra la generazione in fase di stampa definitiva o in fase di consolidamento del documento, oppure optando per effettuare la generazione in un momento successivo, tramite lancio manuale della procedura Genera Provvigioni (descritta nei paragrafi successivi). E possibile scegliere tra le seguenti opzioni: o In fase di stampa definitiva del documento o In fase di consolidamento del documento (opzione selezionata di default per compatibilità con la versione precedente) o Nessuna generazione automatica Selezionando il pulsante Avanzate è possibile accedere alla finestra Impostazioni Avanzate Provvigioni (Figura 2), in cui è possibile definire, per ogni tipo pagamento indicato il modo con cui attribuire la data di maturazione durante la procedura di sincronizzazione provvigioni che verrà approfondita nei paragrafi successivi.

5 Figura 2 Per ognuno dei tipi pagamento indicati attivando il check verrà considerata come data maturazione la data di scadenza dell effetto; qualora la data di registrazione della partita di incasso risulti superiore alla data scadenza verrà invece considerata la stessa data di registrazione dell incasso. Lasciando l opzione deselezionata, invece, verrà sempre considerata come data maturazione la data di registrazione della partita di incasso. Questo check risulterà attivo in modo predefinito per i tipi pagamento Ricevuta Bancaria, R.I.D. e S.D.D.. Scheda Enasarco 2015 Nella scheda Enasarco 2015 (Figura 3) sono riportati tutti i dati utili per effettuare il calcolo dei contributi da versare all Ente ENASARCO, suddivisi in base alla forma giuridica dell agente e in base alla tipologia di contratto. A seguito del caricamento della versione 5.5.4, questa scheda verrà aggiornata in automatico con gli importi e le aliquote contributive in vigore dal 1 gennaio Nella sezione Professionisti e società di persone viene riportata la percentuale relativa all aliquota contributiva suddivisa per il 50% a carico dell azienda e per il 50% a carico dell agente. Vengono inoltre indicati, gli importi

6 del contributo minimale e del massimale provvigioni in base alla tipologia di contratto di agenzia (monomandatario e plurimandatario): il campo Contributo minimo indica l importo annuale che deve essere versato se il rapporto di agenzia ha prodotto provvigioni nel corso dell anno, seppure in misura minima. Il minimale contributivo è frazionabile per quote trimestrali ed è dovuto per tutti i trimestri di effettiva durata del rapporto di agenzia nell anno considerato, sempreché, in almeno uno di essi, sia maturata una provvigione. il campo Max provvigione indica l importo del massimale provvigionale annuo su cui calcolare il contributo ENASARCO; sulla quota delle provvigioni che eccede tale limite massimo non è previsto il calcolo e il versamento di alcun contributo. Figura 3 Nella sezione Società di capitali sono riportati gli scaglioni relativi agli importi di provvigione e le relative percentuali utilizzate per il calcolo del contributo ENASARCO, con percentuali diverse a carico dell azienda e dell agente. Scheda FIRR 2015 Nella scheda FIRR 2015 (Figura 4) sono riportati gli scaglioni relativi al fatturato annuo delle provvigioni e le relative aliquote percentuali per il calcolo del contributo F.I.R.R. suddivisi in base alla tipologia di contratto di agenzia.

7 Figura Categorie provvigionali agenti - clienti - articoli e Provvigioni per Categorie Attraverso la creazione delle categorie provvigionali, è possibile raggruppare, in base a dei propri criteri, gli agenti, i clienti e gli articoli al fine di definire tutte le possibili combinazioni tra le varie categorie. Per ogni combinazione inserita, sarà possibile associare una percentuale di provvigione sia per l agente che per il capoarea, se gestito, oppure legare la percentuale da proporre a una classe di sconto. Nel momento in cui l utente andrà a definire il tipo calcolo provvigioni, tra i diversi tipi di calcolo proposti, potrà selezionare l opzione Percentuale in base alla tabella Provvigioni per Categorie. Categorie Provvigionali Agenti Questa scelta permette di suddividere gli agenti in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata dovrà poi essere associata all anagrafica dell agente. Categorie Provvigionali Clienti Questa scelta permette di suddividere i clienti in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata potrà essere associata sia nell anagrafica

8 dei clienti effettivi che potenziali, nella scheda Vendite (menu Base \ Anagrafica Clienti e menu Base \ Archivi Rapporti \ Clienti Potenziali ). Categorie Provvigionali Articoli Questa scelta permette di suddividere gli articoli in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata dovrà poi essere associata all anagrafica dell articolo (menu Base \ Anagrafica Articoli ). Provvigioni per Categorie Questa scelta permette di gestire le combinazioni tra le diverse categorie provvigionali create in precedenza. Le informazioni richieste sono: Categoria agenti (campo obbligatorio): inserire la categoria provvigionale agenti. Categoria clienti (campo facoltativo): inserire la categoria provvigionale clienti. Categoria articoli (campo facoltativo): inserire la categoria provvigionale articoli. Per ogni combinazione inserita sarà possibile indicare la percentuale di provvigione sia per l agente che per il capoarea, selezionando tra le seguenti opzioni: Percentuale fissa In base alla classe di sconto Tali opzioni sono alternative l una all altra. La priorità con cui verrà ricercata la percentuale provvigione da proporre in fase di inserimento documenti di vendita e ordini clienti, è la seguente: o cat. provvigione agente + cat. provvigione cliente + cat. provvigione articolo se non venisse trovata o cat. provvigione agente + cat. provvigione cliente se non venisse trovata o cat. provvigione agente + cat. provvigione articolo se non venisse trovata o cat. provvigione agente Attraverso il pulsante Visualizza è possibile visualizzare in griglia, tutte le combinazioni delle categorie provvigionali inserite con le rispettive percentuali di provvigione o classi di sconto.

9 N.B. Ricordiamo che attraverso la tabella Classi di sconto (menu Base \ Archivi Vendite \ Archivi Vendite ) è possibile codificare gli scaglioni di sconto e provvigioni per permettere di "calibrare" la provvigione dell agente in rapporto alla percentuale di sconto concessa al cliente. Inoltre, indicando una percentuale di sconto negativa, questa verrà considerata come maggiorazione e avrà effetto sul calcolo della percentuale di provvigione (Figura 5). Figura 5

10 1.3 Tipi calcolo Provvigioni Questa scelta permette di definire il tipo di calcolo provvigioni da utilizzare che dovrà essere successivamente abbinato ad ogni singolo agente (Figura 6). Oltre al codice e alla descrizione, è possibile indicare il tipo di calcolo, selezionando tra le seguenti opzioni: Percentuale in base alle condizioni di vendita: selezionando questa opzione, la percentuale di provvigione agente che verrà proposta nella gestione documenti di vendita e gestione ordini clienti, verrà ricercata nelle seguenti anagrafiche con il seguente ordine di priorità: o Anagrafica clienti o o o o Classe di sconto legata al listino di vendita Listino di vendita Sconti per categoria merceologica Anagrafica articoli N.B. Qualora sul listino di vendita, in Tabella Listini (menu Base \ Gestione Listini \ Listini Vendita ) fosse selezionata l opzione Sconti per categoria merceologica - Prevalgono sulle condizioni del listino e sull Anagrafica Articoli nella scheda Vendite, fosse selezionata l opzione Cond. Commerciali Cat. merceologica, la ricerca della percentuale di provvigione verrà effettuata direttamente sulla tabella Sconti per categoria merceologica, ignorando i listini di vendita. Questa opzione risulterà selezionata di default per compatibilità con la gestione precedente che prevedeva la suddetta modalità di calcolo, e influirà solo ed esclusivamente sul calcolo della provvigione dell agente, mentre per il capoarea sarà necessario indicare la percentuale da applicare, compilando il campo Espressione capoarea. Il valore qui indicato verrà proposto nel campo relativo alla percentuale provvigione del capoarea nella gestione documenti di vendita e gestione ordini clienti; il valore indicato potrà essere un valore numerico oppure un espressione di calcolo. La mancata compilazione di questo campo, comporterà l inserimento manuale della provvigione sul documento/ordine. Percentuale in base alla tabella Provvigioni per Categorie: selezionando questa opzione, la percentuale di provvigione agente e capoarea verrà ricercata nella tabella Provvigioni per categorie. Percentuale in base ad una espressione di calcolo Espressione agente / Capoarea: sia per l agente che per il capoarea, è possibile indicare una percentuale di provvigione derivata da espressioni di calcolo;

11 questa possibilità potrebbe essere utilizzata qualora, sia per l agente che per il capoarea, si voglia determinare una percentuale in base a criteri più complessi e sofisticati. Importo calcolato Espressione Agente / Capoarea: sia per l agente che per il capoarea, è possibile indicare, in alternativa alla percentuale provvigione, un importo calcolato, oppure indicare semplicemente un valore fisso. Compilando queste informazioni, sia nella gestione dei documenti che degli ordini, la provvigione sarà espressa come importo e non più in percentuale. N.B. La creazione delle espressioni di calcolo sia per le percentuali che per gli importi provvigioni, avviene tramite la funzione Campi calcolati richiamabile attraverso il pulsante posto a fianco di ciascuna opzione che consente l inserimento di una espressione calcolata. I campi messi a disposizione per il calcolo provvigione sono le percentuali di provvigione derivanti dalle entità coinvolte nella gestione (provvigione articolo, listino, cliente, provvigione calcolata sulle categorie provvigionali, ecc.), oltre ai campi più significativi della riga del documento/ordine (quantità, prezzo, sconti, ecc.) o più strettamente legati all articolo (costo ultimo, costo standard, costo medio) e altri campi ancora. Di seguito sono riportati a titolo esemplificativo due espressioni utilizzabili per il calcolo delle provvigioni: Espressione capoarea relativa al tipo calcolo Percentuale, in base alle condizioni di vendita : DOC.PROVAGE/3 (permette di calcolare la percentuale del capoarea per il valore di un terzo rispetto alla percentuale dell agente) Espressione agente relativa al tipo calcolo Importo calcolato : (((DOC.QUANTI*CALC.PREZZO)- (DOC.QUANTI*ART.COSTOSTD))/2) (permette di calcolare l importo della provvigione agente pari alla metà del margine di vendita) Base Imponibile: indicare la base imponibile (riferita alla singola riga del documento/ordine) sulla quale deve essere effettuato il calcolo della provvigione; è possibile scegliere tra le seguenti possibilità: o o Sull importo lordo Netto di riga (valore di default) o Al netto di tutti gli sconti (sconti di riga + sconti di calce documento/ordine) Per agevolare coloro che già in passato lavoravano con la gestione agenti e per favorire una continuità operativa, nella tabella Tipi calcolo Provvigioni, vengono forniti 3 codici precompilati secondo le tipologie di calcolo possibili utilizzate nella vecchia gestione. Pertanto, richiamando tale tabella e premendo il tasto di ricerca F6, verranno visualizzati i seguenti tipi di calcolo:

12 codice TCSTD1 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile sull importo lordo ; codice TCSTD2 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile netto di riga ; codice TCSTD3 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile al netto di tutti gli sconti. N.B. Il calcolo della provvigione del capoarea avviene sempre in base alle impostazioni indicate sull agente, allo stesso modo anche l imponibile su cui calcolare la provvigione è quello messo a disposizione per l agente. Figura Anagrafica Agenti Con questa scelta è possibile creare le diverse anagrafiche sia degli agenti che dei capoarea. Nella scheda Dati oltre alle informazioni relative ai dati anagrafici, deve essere compilato il campo Tipo agente che identifica se il soggetto inserito è un Agente o Capoarea ; nella scheda Provvigioni invece, devono essere

13 indicate tutte quelle informazioni che andranno a determinare la gestione e il calcolo delle provvigioni. I campi richiesti sono (Figura 7): Codice agente capoarea: questo campo è abilitato solo in fase di inserimento e/o modifica degli agenti e permette di indicare il capoarea per l agente interessato. Nella gestione documenti di vendita e ordini clienti, il calcolo della provvigione del capoarea associato all agente avverrà secondo le impostazioni indicate sull anagrafica dell agente stesso. Categ. provvigionale: indicare la categoria provvigionale creata in precedenza, obbligatoria se il tipo calcolo previsto è Percentuale in base alla tabella Provvigioni per categoria. Tipo calcolo provvigione: indicare il tipo calcolo provvigione creato in precedenza Maturazione provvigioni: questa informazione consente di indicare il momento in cui devono maturare le provvigioni da riconoscere all agente, in quanto una volta maturate potranno poi essere liquidate. E possibile scegliere tra: o o o % maturazione all emissione della fattura % maturazione alla scadenza della fattura % maturazione all incasso della fattura E possibile gestire sullo stesso agente tutte e tre le fasi di maturazione: la somma delle singole percentuali di maturazione deve essere 100.

14 Figura 7 N.B. Sulla testata dei documenti di vendita e ordini clienti, nel campo Agente è possibile indicare anche un capoarea; in tal caso il capoarea indicato verrà trattato a tutti gli effetti come un normale agente. Nella scheda Enasarco occorre specificare le informazioni utili al calcolo dei progressivi per i contributi che l azienda deve versare per i suoi agenti. I campi richiesti sono (Figura 8):

15 Figura 8 Tipo contratto: questa informazione permette di effettuare un diverso calcolo del contributo ENASARCO e del F.I.R.R in base alle impostazioni definite nei Parametri Provvigioni. E possibile scegliere tra: o o o o o Agente monomandatario Agente plurimandatario Società di capitali monomandataria Società di capitali plurimandataria Dipendente N.B. Il tipo contratto Dipendente non comporta alcun calcolo progressivi. Data inizio e fine collaborazione: l indicazione delle date di inizio e di fine collaborazione sono utili sia per il calcolo dell ENASARCO (il minimale è dovuto in proporzione ai trimestri in cui si è prestata la collaborazione) che per il F.I.R.R (gli importi sono ridotti in proporzione ai mesi di rapporto di agenzia avuti nell anno solare).

16 Matricola Enasarco: se indicata può essere visualizzata nella griglia dei Progressivi ENASARCO/FIRR (menu Vendite \ Provvigioni Agenti ). 1.5 Indirizzi di spedizione clienti (menu Base \ Anagrafica Clienti \ Spedizioni ) Nella tabella Indirizzi Spedizione è stata introdotta la possibilità di associare ad ogni singolo indirizzo di spedizione del cliente un diverso agente. In fase di inserimento e/o modifica di un documento e/o di un ordine in presenza di un indirizzo di spedizione, sarà possibile sostituire l agente, con il relativo capoarea, associato al cliente intestatario del documento, con quello abbinato all indirizzo di spedizione. 1.6 Tipi Documento di Vendita (menu Base \ Archivi Vendite ) Nei tipi documento di vendita sono state introdotte le informazioni del codice capoarea e della relativa provvigione, rispettivamente nella scheda Testata e Corpo. 1.7 Tipo Ordini (menu Base \ Archivi Ordini ) Nei tipi ordini sono state introdotte le informazioni del codice capoarea e della relativa provvigione, rispettivamente nella scheda Testata e Corpo. 2 Gestione documenti di vendita, Gestione ordini clienti e Gestione offerte clienti Dopo aver configurato l applicativo secondo quanto descritto nei paragrafi precedenti, vediamo ora il flusso delle operazioni legate alle provvigioni, partendo dalla gestione dei documenti di vendita, degli ordini clienti e delle offerte clienti. Sulla testata del documento/ordine/offerta, è possibile indicare sia il codice Agente che il codice Capoarea (Figura 9), e nel corpo del documento/ordine/offerta, sempre per l agente e capoarea, è possibile indicare la provvigione su ogni singola riga (Figura 10). Ricordiamo che qualora sia gestito il capoarea, i campi di testata e di dettaglio dovranno essere attivati anche nei tipi documento/ordini/offerte e deve essere selezionata l opzione Abilita gestione agente capoarea nei Parametri Provvigioni.

17 Figura 9 Figura 10

18 Nel corpo documento/ordine/offerta a fianco del campo Provvigione è presente un pulsante che consente di impostare il calcolo automatico delle provvigioni, o la compilazione manuale dei valori relativi alle provvigioni. In caso di calcolo automatico, tali valori non sono modificabili e si aggiornano automaticamente in seguito ad eventuali variazioni delle informazioni che potrebbero influire sul calcolo della provvigione (per esempio: quantità, prezzo, listino, ecc.). Alla pressione del pulsante sopra descritto, è possibile passare dalla modalità di calcolo automatico alla modalità manuale e viceversa, come da esempio di seguito riportato. La presenza della dicitura (calcolata) indica che è attivo il calcolo automatico delle provvigioni (Figura 11) e cliccando sul pulsante si passa alla modalità manuale e il pulsante visualizzato sarà che consente di tornare alla modalità automatica (Figura 12). Figura 12 In fase di inserimento della riga, sarà sempre impostato il calcolo automatico della provvigione, mentre in modifica sarà impostata la modalità manuale; qualora nei Parametri Provvigioni fosse attiva l opzione Disabilita calcolo automatico delle provvigioni nelle gestioni, verrà impostata la modalità manuale anche in fase di inserimento della riga e, nei campi relativi alle provvigioni, verrà impostato il valore zero. Nella modalità manuale, eventuali variazioni di riga relative a quantità, prezzo, listino, ecc., non comportano nessun ricalcolo delle provvigioni; il passaggio dalla modalità manuale al calcolo automatico, invece ne determina il ricalcolo. In fase di inserimento della riga, l abilitazione dei campi relativi alla percentuale di provvigione o all importo risulta vincolata al tipo di calcolo abbinato all agente. Anche in questo caso, è possibile passare dalla percentuale provvigione all importo e viceversa (Figura 13), attivando prima la modalità manuale e poi selezionando o deselezionando l opzione importo a fianco dei campi relativi alle provvigioni. Figura 13

19 N.B. Le provvigioni relative al capoarea vengono determinate in base alle impostazioni presenti sull anagrafica dell agente al quale il capoarea risulta abbinato. Nella gestione documenti, ordini e offerte l agente e quindi il capoarea vengono compilati in base al cliente intestatario del documento; se sul documento/ordine/offerta si imposta un indirizzo di spedizione e a questo è associato un agente diverso, quest ultimo (con il relativo capoarea) si sostituirà a quelli indicati in precedenza sul documento. La sostituzione avverrà solo previa conferma da parte dell utente ai messaggi che la procedura visualizzerà in presenza di codici agenti e capoarea differenti. In seguito alla sostituzione di un agente sulla testata del documento di vendita/ordine/offerta, è prevista la comparsa di un messaggio che avvisa l utente di procedere ad effettuare un ricalcolo delle provvigioni attraverso il pulsante Ricalcolo documento posto sulla testata del documento/ordine/offerta. Più precisamente questa funzione permette di ricalcolare tutte le provvigioni del documento in base alle impostazioni presenti sul tipo calcolo provvigioni legato all agente. N.B. Se sui Tipi documento, Tipo Ordini e Tipo Offerte, nella scheda Personalizza campi \ Corpo le opzioni relative alle provvigioni agente e capoarea sono deselezionate, i valori relativi alle provvigioni risulteranno sempre calcolati sia in fase di inserimento che di modifica della riga. Righe di tipo Sconto merce In fase di inserimento/modifica di una riga definita Sconto merce, la procedura provvederà automaticamente ad azzerare il valore della provvigione dell agente e del capoarea, in quanto nella normalità queste non dovrebbero rientrare nel calcolo della provvigione. Qualora l utente, attivando la compilazione manuale (se non già attiva), andasse comunque a indicare il valore della provvigione per l agente e/o capoarea, alla conferma della riga la procedura (previo un messaggio di avviso) andrebbe nuovamente ad azzerare i campi compilati. Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A. In fase di inserimento/modifica di una riga definita Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A., la procedura provvederà automaticamente ad azzerare il valore della provvigione dell agente e del capoarea, in quanto nella normalità queste non dovrebbero rientrare nel calcolo della provvigione. Qualora l utente, attivando la compilazione manuale (se non già attiva), andasse comunque a indicare il valore della provvigione per l agente e/o capoarea, alla conferma della riga la procedura (previa conferma al messaggio di avviso) andrebbe ad azzerare i valori delle provvigioni indicati per agente e/o capoarea; diversamente i valori verranno mantenuti.

20 N.B. Riepilogando quanto detto sopra: le righe di tipo sconto merce non verranno mai considerate nel calcolo delle provvigioni; le righe di tipo Omaggio imponibile o Omaggio imp. + I.V.A., se compilate, verranno considerate nel calcolo provvigioni. N.B. Il Ricalcolo documento, prevede l azzeramento delle provvigioni per le righe di tipo Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A Interroga documenti, ordini clienti e offerte clienti Nelle scelte Interroga Documenti, Interroga Ordini Clienti, Interroga Offerte Clienti e nelle griglie relative a Testata e Corpo sono stati introdotti rispettivamente il codice del capoarea e la percentuale provvigione del capoarea, l importo provvigione dell agente e l importo della provvigione del capoarea. 2.2 Estrazione Ordini Nell ambito dell evasione diretta degli ordini da documenti di vendita, le implementazioni introdotte sono le seguenti: Premendo il pulsante Ordini presente nella testata del documento di vendita e selezionando Importa i dati di testata e calce è possibile riportare sul documento di vendita anche il codice capoarea presente sull ordine selezionato, come già previsto per il codice agente. In fase di estrazione ordini per singola riga, completa o multipla, sono riportate le percentuali o gli importi provvigioni di agente e capoarea. Nel caso di estrazione parziale dell ordine gli importi provvigioni per agenti e capoarea sono proporzionati in base alle quantità estratte. Le percentuali provvigioni, invece, vengono riportate come nell ordine. Come avviene per l inserimento delle righe nel documento di vendita, in fase di estrazione ordini riga per riga, completa o multipla, le percentuali o gli importi di provvigione per agenti e capoarea vengono riportati con la modalità calcolata. Nel caso in cui si effettui una variazione sulle quantità consegnate (indicate nell evasione dell ordine) scatta il normale ricalcolo per l importo provvigioni, con la possibilità comunque di variare nel documento sia l'importo della provvigione che la percentuale rispetto all'ordine di origine.

21 2.3 Generazione documenti da Ordini e generazione fatture da D.d.T. Nelle scelte Genera Documenti (menu Ordini \ Ordini Clienti ) e Genera Fatture (menu Vendite ) il codice capoarea presente sulla testata diventa un criterio di accorpamento per i documenti come lo è attualmente il codice agente. Per l accorpamento delle righe relative agli articoli, possibile se attiva l opzione Accorpa articoli su documento sul tipo documento di vendita da generare (menu Base \ Archivi Vendite \ Tipi documento di vendita \ Altri Dati ), valgono le seguenti regole: Non si possono accorpare righe con la provvigione espressa in percentuale e righe con provvigione espressa in importo; Si possono accorpare righe con la stessa percentuale di provvigione agente e capoarea; Si possono accorpare righe con la stessa percentuale di provvigione agente e provvigione capoarea espressa in importo e viceversa; Le provvigioni espresse in importo vengono sommate e proporzionate alle quantità evase. 3 Gestione delle provvigioni nella Fatturazione Periodica Nella scelta Gestione Piani di Fatturazione (menu Vendite \ Fattura Periodica ) in fase di definizione delle regole di fatturazione, è possibile gestire tutte le informazioni relative alle provvigioni. Nella scheda Testata/Calce (Figura 14) oltre al codice Agente è possibile inserire il codice Capoarea abbinato all agente; per questo elemento è possibile impostare il tipo di valorizzazione a Fisso o Calcolato.

22 Figura 14 Nella scheda Dettaglio (Figura 15), in fase di inserimento di una nuova riga, è possibile definire sia per l agente che per il capoarea la provvigione espressa in percentuale o importo fisso. L operazione è prevista per le righe di tipo Articolo e per quelle di tipo Spesa. Figura 15

23 Per aggiornare automaticamente i valori relativi alle provvigioni è necessario cliccare sul pulsante Calcola Provvigioni, diversamente la compilazione dovrà avvenire manualmente. I valori proposti in automatico dalla procedura sono ottenuti in base al tipo di calcolo abbinato all anagrafica agenti. Tramite la selezione del campo Importo è possibile passare dalla provvigione espressa in percentuale alla compilazione dell importo fisso e viceversa. 4 Gestione Provvigioni Agenti Le scelte che verranno di seguito descritte, riguardano le operazioni che possono essere eseguite a fronte dei movimenti di provvigione e sono presenti nel menu Vendite \ Provvigioni Agente. 4.1 Gestione Movimenti Provvigioni Questa scelta permette di inserire nuovi movimenti provvigionali oppure di modificare i movimenti generati in automatico dalla procedura (in fase di stampa definitiva, in fase di consolidamento del documento o generati attraverso il lancio manuale della funzione Genera Provvigioni ). Ogni movimento provvigionale è composto da una testata ed una o più righe di dettaglio (Figura 16). Il movimento riporta in testata gli stessi dati che identificano il documento che ha originato la provvigione (in seguito a generazione o immissione manuale); pertanto la testata movimento è caratterizzata da tipo, anno e numero del documento, oltre al codice cliente di riferimento, la data movimento, descrizione e lo stato del movimento. Nel dettaglio sono presenti una o più righe relative agli importi delle provvigioni, in base ai criteri definiti nei parametri provvigioni e alle entità coinvolte (agenti, condizioni di pagamento, ecc ). Ogni riga di dettaglio riporta l agente (o il capoarea) a cui è associata la provvigione, e i dati che la valorizzano dipendono sia dall anagrafica dell agente che dalla composizione del documento di origine. La modalità di maturazione, definita sull agente, e la condizione di pagamento specificata nel documento concorrono infatti a definire i dati di riga come segue. Tipo maturazione Emissione : il dettaglio, indipendentemente dalla condizione di pagamento, sarà formato da una sola rata provvigione, in cui la data di maturazione coincide con la data di emissione del documento; l importo della provvigione sarà tutto su tale rata che avrà come numero di rata zero; Tipo maturazione Scadenza : il dettaglio sarà formato da una o più rate provvigioni in base alla condizione di pagamento, dove la data di maturazione coinciderà con la scadenza di ogni singola rata e l importo della provvigione sarà proporzionato al numero delle rate; le rate saranno identificate da un numero progressivo in base al numero delle scadenze;

24 Tipo maturazione Incasso : il dettaglio sarà formato da una o più rate provvigioni, in cui la data di maturazione verrà compilata solo al momento dell incasso effettivo della rata e l importo della provvigione sarà proporzionato al numero delle rate e in base all importo dell incasso effettivo registrato. Anche in questo caso le rate saranno numerate con un progressivo in base al numero delle scadenze. Figura 16 Esempio Si supponga di avere una fattura in data 11/11/2014 con importo provvigioni pari a 240 euro, la cui maturazione, in base ai criteri definiti sull anagrafica dell agente associato al documento, è ripartita come segue: il 10% delle provvigioni matura all emissione; il 30 % alla scadenza;

25 il restante 60% all incasso. Sul documento è indicata una condizione di pagamento R.B. 30/60 gg d.f. Il dettaglio delle provvigioni generate a fronte di tale documento sarà: una rata all emissione documento, con data maturazione uguale alla data di emissione e importo provvigione pari a 24 euro (cioè il 10% di 240); due rate alla scadenza, con data maturazione uguale alla data di scadenza della singola rata e l importo provvigione pari a 36 euro per ogni rata (ovvero il 30% di 240 ripartito sulle due rate); due rate all incasso, in cui la data di maturazione non è compilata (verrà valorizzata solo all incasso effettivo della scadenza) e l importo provvigione è pari a 72 euro per ogni rata (cioè il 60% di 240 ripartito sulle due rate) (Figura 17). Figura 17 Ipotizzando un incasso parziale della prima rata all incasso con scadenza 11/12/2014, si otterrebbe la situazione seguente (Figura 18):

26 Figura 18 Di seguito verranno illustrate nel dettaglio le caratteristiche del movimento provvigionale che sono riportate nell'immagine di esempio (Figura 18). La gestione dei movimenti provvigionali permette di operare sia sui movimenti generati dagli automatismi presenti nell applicativo, così come di inserire o gestire integralmente un movimento definendone manualmente ogni singola caratteristica. Come accennato in precedenza, un movimento provvigionale utilizza per la propria numerazione la stessa sequenza di campi utilizzata per i documenti, ovvero il tipo documento, l anno ed il numero. Questo significa che il documento con tipo F2 e anno/numero 2014/47, genererà in automatico un movimento identificato come F2-2014/47 : tutti questi dati, che identificano univocamente il record del movimento provvigionale, sono quindi obbligatori. Il movimento provvigionale inserito manualmente, sebbene mantenga gli stessi identificativi, può essere tuttavia svincolato dall esistenza di un documento di vendita con gli stessi estremi: l utente ha la possibilità di fare in modo che il movimento faccia riferimento ad un documento già esistente (specificandone la stessa chiave ), così come può utilizzare degli estremi che non facciano riferimento ad alcun documento e addirittura

27 specificare un tipo documento che non è censito nella scelta dei Tipi documenti di vendita. In questo modo viene data la possibilità di gestire eventuali casi particolari in cui potrebbe essere necessario utilizzare un tipo documento fittizio per poter registrare una provvigione. I movimenti già presenti in archivio possono essere richiamati attraverso il pulsante di ricerca posto a fianco del numero movimento. In alternativa, è possibile tramite il pulsante Seleziona posto nel riquadro a destra dei dati di testata, richiamare un documento (sia corrente che già consolidato) dal quale il movimento è stato generato, optando tra documento corrente o consolidato. Se per il documento richiamato dalla suddetta vista vi sono già associate delle provvigioni, il corrispondente movimento (i cui estremi saranno identici a quelli del documento di vendita selezionato), verrà richiamato in consultazione. Viceversa nel caso in cui non vi fosse già alcuna provvigione associata, gli estremi del documento selezionato verranno riportati nella testata del movimento provvigionale, consentendo all utente di proseguire con l inserimento e la compilazione dello stesso. In fase di inserimento manuale di un nuovo movimento provvigionale, è necessario, per poter confermare l intero movimento, inserire almeno una riga di dettaglio, ovvero una rata provvigione. La situazione delle singole rate, si riflette anche a livello di testata nel campo relativo allo stato del movimento, che può assumere i valori di inserito, parzialmente liquidato o liquidato a seconda che le singole rate risultino rispettivamente tutte non liquidate, liquidate solo in parte (anche a livello di singola rata) o tutte completamente liquidate. Figura 19

28 Il dettaglio del movimento provvigionale è strutturato in rate, le quali a loro volta possono essere composte da una o più righe. Ad ogni riga di dettaglio (rata composta da singola riga, o riga che compone assieme ad altre una rata), vi è associato un codice agente o capoarea. Quest ultimo può essere indicato anche come normale agente in una riga, ma all interno dello stesso movimento non può assumere contemporaneamente entrambe i ruoli di agente e capoarea. Lo stesso agente/capoarea può invece essere indicato su righe diverse, indipendentemente da come poi vengono valorizzati i dati di riga. In fase di inserimento della rata/riga provvigione, è possibile specificare anche il tipo maturazione della provvigione: all emissione, alla scadenza o all incasso del documento. Per le rate che maturano a scadenza o all incasso, è altresì possibile specificare il numero di rata: per convenzione, la procedura assegnerà come numero rata 0 a tutte le rate che maturano all emissione della fattura, mentre negli altri casi sarà necessario indicare un valore compreso tra 1 e 99. Per la singola rata di provvigione è necessario specificare una data di scadenza, ovvero la data di scadenza del documento che ha generato la rata. Gli stessi importi indicati nella rata, fanno riferimento al contenuto del documento di origine. Pertanto è possibile specificare: il totale imponibile delle righe del documento che contribuiscono alla definizione dell importo della provvigione ( Imponibile righe con provvigione ), il totale imponibile di tutte le righe del documento ( Imponibile righe totale ) e ovviamente l importo della provvigione stessa. E possibile indicare con la data di maturazione il momento in cui la rata della provvigione sarà disponibile per poter essere corrisposta all agente. La presenza di una data di maturazione sulla rata provvigione, la rende quindi di fatto corrispondibile all agente, ovvero liquidabile. L importo della rata da liquidare può essere riportato automaticamente nel dettaglio utilizzando l apposito pulsante Copia importo provvigione ; il pulsante, oltre a valorizzare il dato dell importo compila in automatico anche la data di ultima liquidazione attribuendole la data di lavoro corrente. Le rate nelle quali viene apposta la spunta sul check di Riga rata sospesa risulteranno non liquidabili, con conseguente disabilitazione dei campi legati alla liquidabilità (nell interfaccia del dettaglio movimento), e l esclusione della rata o riga di rata dalle elaborazioni previste dalla procedura per la liquidazione massiva delle provvigioni. La liquidazione di una riga di rata della provvigione può avvenire sia indicando l intero importo della riga, che verrà quindi considerata in stato Liquidato, sia specificando un importo inferiore a quello della provvigione, per cui la riga assumerà lo stato Parzialmente liquidato ; le righe per le quali non sono compilati l importo liquidato e la data di ultima liquidazione risulteranno invece in stato Inserito. Gli stati delle singole righe concorrono a definire lo stato dell intero movimento, come illustrato in precedenza. Operando dalla scelta Gestione Movimenti Provvigioni, è possibile modificare una singola riga di rata della provvigione, in modo tale che questa venga suddivisa in due o più righe appartenenti alla stessa rata. Il caso

29 tipico in cui si può ritrovare questa situazione, è a fronte di un incasso parziale che consentirebbe di liquidare in momenti differenti la provvigione per l agente. Al fine di gestire questa situazione in modo manuale, è disponibile il pulsante Separa nel gruppo Operazioni su riga. Questa funzionalità permette di dividere l importo della riga di rata selezionata creando una nuova riga per la stessa rata. Figura 20 È necessario indicare l importo provvigionale maturato per la riga corrente e la data di maturazione ad esso relativa; questi dati verranno riportati sulla riga corrente, per cui l importo indicato nel gruppo Provvigioni maturate sostituirà l importo della riga di rata originale e la data ne valorizzerà invece la data maturazione. La nuova riga creata risulterà composta come la precedente, ma l importo della provvigione sarà valorizzato con l importo provvigione della riga originale al netto della provvigione maturata indicata; mentre la data maturazione risulterà vuota. Il numero di riga verrà attribuito automaticamente dalla procedura. Il pulsante che permette la divisione delle righe di rata, sarà abilitato solo per quelle righe che non hanno compilata la data maturazione e che non partecipano alla sincronizzazione. Le righe che presentano il tipo di maturazione all incasso, possono essere impostate in modo tale da permetterne una gestione sincronizzata con le partite, come avviene normalmente per le rate provvigioni che maturano all incasso generate dagli automatismi dell applicativo. In questo modo, anche in presenza di più righe per rata, la chiusura (incasso) di una partita correlata ad un documento che ha dato origine ad una provvigione, si ripercuoterà sul movimento provvigionale; per ulteriori dettagli si rimanda alla gestione della sincronizzazione dei movimenti provvigionali. La sincronizzazione è impostabile dal pulsante Modifica (appartenente al gruppo delle Operazioni su rata ) il quale visualizza la schermata Rata movimento provvigionale (Figura 21), dalla quale è possibile modificare alcune caratteristiche dell intera rata, a prescindere dal numero di righe che la compongono. Il checkbox Mantieni gli importi di rata sincronizzati tra le righe e permetti l aggiornamento degli importi con la gestione delle partite tramite la scelta di Sincronizzazione, consente di abilitare il meccanismo di compilazione automatica della data di maturazione (tramite sincronizzazione) e di conseguenza rende la rata liquidabile

30 tramite la scelta Liquida provvigioni. Coerentemente con questa possibilità, solo le righe di rata non sospese saranno sincronizzabili. Figura 21 Le rate per le quali è impostato il flag di sincronizzazione consentono inoltre la gestione dell importo di rata in modo unitario, a prescindere dal numero di righe che la compongono. Dalla stessa schermata è infatti possibile modificare gli importi del totale delle righe del documento che concorrono a formare la provvigione, del totale complessivo delle righe del documento e dell importo della provvigione, senza dover modificare le singole righe di rata sul movimento. La modifica dei suddetti importi infatti, comporta un ricalcolo automatico degli importi di riga per la rata sincronizzata su conferma dei dati inseriti nella finestra.

31 Figura Interroga Movimenti Provvigioni Questa scelta consente di visualizzare in griglia il dettaglio delle rate relative ai movimenti di provvigioni, con possibilità di applicare dei filtri sui dati del movimento, come l agente, il capoarea, la data di scadenza/maturazione/liquidazione e selezionando lo stato della rata interessata (inserito, parzialmente liquidato, liquidato o tutti gli stati). È possibile includere o meno nell interrogazione anche le rate sospese.

32 Figura 23 Nella vista risultante dall' interrogazione verrà visualizzato un record per ognuna delle righe di rata che compongono i movimenti provvisionali corrispondenti ai criteri impostati nei filtri. Da questa vista sarà possibile con un doppio click del mouse, richiamare direttamente la Gestione Movimenti Provvigioni entrando in modifica del movimento. N.B. I movimenti per i quali si entra in modifica, anche in assenza di variazioni nei dati, se confermati con pressione su pulsante Ok, risulteranno modificati manualmente. 4.3 Stampa Provvigioni Agenti La scelta Stampa Provvigioni Agenti (Figura 24) consente di stampare un tabulato riepilogativo delle provvigioni relative a ciascun agente avendo la possibilità di scegliere tra diversi Tipi di stampa personalizzabili attraverso l utilizzo dello strumento Fincati.

33 N.B. Per la gestione della stampa personalizzabile con lo strumento Fincati è possibile prendere visione del documento Personalizzazione stampe con strumento Fincati alla pagina dedicata I tipi di stampa previsti sono: Sintetica provvigioni Agenti: consente di ottenere un tabulato di stampa dove sono riepilogati in modo sintetico i totali provvigioni agenti per movimento; Provvigioni maturate: permette di elaborare una stampa relativa alle rate dei movimenti relativi alle provvigioni filtrata e in ordine di data maturazione; Provvigioni in scadenza: permette di elaborare una stampa relativa alle rate dei movimenti relativi alle provvigioni filtrata e in ordine di data scadenza; Provvigioni liquidate permette di elaborare una stampa relativa alle rate dei movimenti relativi alle provvigioni filtrata e in ordine di data liquidazione; Rate provvigioni: permette di elaborare una stampa relativa alle rate dei movimenti provvigionali ordinata per agente, anno numero dei movimenti stessi; Stampa controllo documenti sintetica: consente di ottenere una stampa sintetica di controllo per tutti i documenti che hanno generato un movimento provvigionale; Stampa controllo documenti dettagliata: consente di ottenere una stampa dettagliata di controllo per tutti i documenti che hanno generato un movimento provvigionale, in cui vengono riportate le diverse righe articoli dei documenti. N.B. Per i tipi di controllo l esposizione dei dati in fase di stampa dipende dall opzione Abilita gestione del capoarea presente nei parametri provvigioni. Le informazioni del capoarea vengono visualizzate se è prevista la gestione e occorre abilitarla solo se viene gestito il capoarea. In base al Tipo stampa selezionato è possibile prevedere delle opzioni di stampa e/o filtri; in particolare si possono selezionare: Sincronizza tutti i movimenti con le partite prima della stampa: selezionata di default, permette di eseguire la funzione di sincronizzazione prima di effettuare l elaborazione di stampa; è consigliata a coloro che gestiscono le provvigioni con maturazione all incasso;

34 Ottimizza prestazioni considerando solo le registrazioni a partire da (anno I.V.A precedente): selezionata di default, permette di ottimizzare i tempi di elaborazione della stampa considerando l'esercizio I.V.A. corrente e quello precedente. Infine, le impostazioni di stampa prescelte si possono salvare utilizzando il pulsante Salva Impostazioni. Figura Genera Provvigioni La scelta Genera Provvigioni permette di generare i movimenti provvigionali relativi all agente e al capoarea, partendo dai documenti di vendita (fatture, note di credito, note di debito), sia correnti che consolidati. Per ogni documento viene creato un record sulla tabella relativa alle testate dei movimenti provvigionali e il dettaglio delle rate provvigioni in base alle impostazioni di maturazione definite a livello di agente. In base alle impostazioni indicate nei Parametri Provvigioni, la generazione dei movimenti provvigionali può avvenire in momenti diversi: in fase di stampa definitiva, in fase di consolidamento oppure nessuna

35 generazione automatica in quanto, in quest ultimo caso, la generazione verrà effettuata in un successivo momento stabilito dall utente. La scelta Genera Provvigioni permette di effettuare una generazione massiva dei movimenti relativi alle provvigioni a fronte dei documenti presenti in archivio. E comunque possibile eseguire la generazione movimenti provvigionali per un singolo documento, richiamandolo dalla Gestione Documenti di vendita, cliccando sul tasto destro del mouse e selezionando la funzione Genera movimento provvigionale. Nella scheda Impostazione (Figura 25) è possibile selezionare diverse opzioni di generazione, stabilire se eseguire o meno l operazione di sincronizzazione delle partite e indicare un filtro di selezione sui documenti di vendita da considerare ai fini dell elaborazione. Figura 25 Le Opzioni generazione previste sono: Rigenera movimenti provvigionali in stato inserito non modificati: se selezionata, la procedura prima di elaborare i documenti, elimina i movimenti provvigionali relativi che si trovano in stato inserito e non sono modificati manualmente e poi ricrea i movimenti relativi alle provvigioni;

36 Rigenera movimenti provvigionali in stato inserito modificati manualmente: se selezionata, la procedura prima di elaborare i documenti, elimina i movimenti provvigionali in stato inserito e modificati manualmente dall utente, poi ricrea i movimenti relativi alle provvigioni. La funzione Sincronizza Provvigioni (di default deselezionata) consente, al termine dell operazione di generazione, di eseguire la sincronizzazione dei movimenti provvigionali con le partite presenti negli estratti conto. E abilitata solo se è presente il modulo Contabilità ed è consigliata a coloro che gestiscono la maturazione delle provvigioni all incasso. In fase di generazione effettuata tramite le scelta Genera Provvigioni non vengono considerati i movimenti che si trovano in uno stato diverso da inserito, quindi in stato parzialmente liquidato o liquidato. Al termine dell elaborazione è prevista la comparsa di un messaggio finale che indica il numero dei movimenti generati ed eventualmente rigenerati. Qualora la creazione dei movimenti provvigionali avvenga in Gestione Documenti di Vendita tramite l utilizzo del tasto destro del mouse (funzione Genera movimento provvigionale ), è previsto un messaggio di avviso per l utente nel caso in cui si cerchi di generare un movimento provvigionale che risulta già esistente, in stato inserito e modificato manualmente; il movimento può essere comunque rigenerato. Nel caso in cui il movimento provvigionale si trovi in stato parzialmente liquidato o liquidato, oltre al messaggio di avviso per l utente la procedura non ricrea il movimento relativo alle provvigioni. Se l utente ha optato per la creazione dei movimenti in fase di Stampa definitiva dei documenti, sono previsti dei messaggi di avviso e non vengono rigenerati i movimenti già esistenti relativi ai documenti di vendita nel caso in cui detti movimenti risultino in stato inserito e modificati manualmente, oppure parzialmente liquidati o liquidati. Infine, in fase di consolidamento dei documenti sono previsti dei controlli con segnalazioni di anomalie quando la creazione dei movimenti avviene con l operazione di Consolida Documenti e i movimenti provvigionali risultano già presenti ed in stato inserito e modificato manualmente, parzialmente liquidato o liquidato; questi movimenti non vengono rigenerati. Sono previste segnalazioni in fase di consolidamento anche nel caso in cui esistano documenti in stato generato pronti per essere consolidati, qualora la creazione dei movimenti provvigionali sarebbe dovuta avvenire in fase di stampa definitiva, ma non risultano presenti i movimenti relativi alle provvigioni. In questo caso l utente viene invitato ad effettuare l operazione di Genera Provvigioni prima di procedere con il consolidamento. In presenza di movimenti provvigioni in stato solo inserito è prevista la generazione senza segnalazioni, sia che avvenga dalla Gestione Documenti, dalla Stampa definitiva o dal Consolida documenti.

37 La modifica/eliminazione di un documento di vendita comporta la modifica/cancellazione del movimento relativo alle provvigioni collegate senza alcuna segnalazione se il movimento provvigionale si trova in stato inserito. Nel caso in cui il movimento risulti modificato manualmente dall utente, la modifica/cancellazione avviene solo dopo la conferma di specifici messaggi, mentre in presenza di movimenti in stato parzialmente liquidato o liquidato, la modifica/cancellazione del documento di vendita non ha alcun effetto sul movimento provvigionale. 4.5 Sincronizza Provvigioni La scelta Sincronizza Provvigioni ha lo scopo di sincronizzare le provvigioni con le partite di chiusura presenti sugli estratti conto, al fine di registrare la maturazione delle rate delle provvigioni oppure di stornare l eventuale maturazione avvenuta a fronte di un insoluto. L elaborazione avviene solo per le rate provvigioni con tipo maturazione Incasso, i cui movimenti non sono nello stato Liquidato. In fase di sincronizzazione, nel momento in cui la procedura rileva una partita di chiusura, sulla rata della provvigione viene compilato il campo Data maturazione : da questo momento la rata risulta liquidabile. In presenza di incasso totale della partita, l importo della provvigione maturerà tutto su una rata, mentre in presenza di un incasso parziale la procedura provvederà a sdoppiare la rata, creando una seconda riga uguale alla prima in cui l importo provvigione è dato dall importo residuo. La sincronizzazione potrà essere richiamata anche da altre procedure quali Stampa provvigioni, Genera Provvigioni e Liquida Provvigioni, selezionando l apposita opzione Sincronizza Provvigioni. Non sono previsti filtri di selezione, pertanto la procedura prende in esame tutti i movimenti presenti nella tabella movimenti provvigionali che si trovano in stato diverso da Liquidato. In assenza del modulo G1CON Contabilità la voce di menu Sincronizza provvigioni non è visibile e nelle scelte da cui si può eseguire l opzione risulta non selezionabile. In presenza del modulo G1CON Contabilità la funzione sincronizza è presente e selezionabile solo se nei Parametri di Sistema è attiva l opzione Aggiorna gli Estratti Conto (menu Base \ Menu Utilità \ Menu di Sistema \ Parametri di Sistema \ Aggiornamento Dati ). Al termine dell elaborazione è prevista una stampa di anomalie qualora vengano rilevate differenze tra le rate dei movimenti provvigionali e le rate relative alle partite presenti sugli estratti conto, oppure venga rilevata la presenza di documenti consolidati che hanno generato movimenti provvigionali, ma non sono presenti le relative partite. Eventuali modifiche effettuate manualmente sugli estratti conto potrebbero portare al termine dell operazione di sincronizzazione alla visualizzazione di anomalie.

38 4.6 Liquida Provvigioni Tramite la scelta Liquida provvigioni (Figura 26) è possibile impostare come Liquidato, ovvero come corrisposto all agente, lo stato delle righe dei movimenti provvigionali e assegnarvi una data di liquidazione. Questa data verrà impostata per tutti i movimenti liquidabili (ovvero corrispondibili all'agente ad essi associato) in base ai valori specificati nei filtri, che permettono di indicare: l intervallo di date di maturazione dei movimenti da considerare (vengono proposti come estremo inferiore la prima data utile del primo esercizio in linea e come estremo superiore la data corrente); gli estremi del documento che identificano il movimento provvigionale (tipo, anno e numero); gli agenti da considerare (da codice a codice); i capoarea da considerare (da codice a codice); i clienti da considerare (da codice a codice). La procedura di liquidazione provvederà ad elaborare i movimenti secondo i valori impostati nei filtri di cui sopra e, nel caso in cui risultino presenti movimenti da liquidare, verrà mostrata una stampa di controllo che permetterà di verificare quali movimenti saranno interessati dall elaborazione. Successivamente alla visualizzazione della stampa di controllo, sarà possibile decidere se proseguire con l elaborazione ed aggiornare i movimenti visualizzati o se interrompere la procedura senza apportare alcuna modifica. E inoltre possibile indicare se si desidera effettuare prima della liquidazione una sincronizzazione dei movimenti provvigionali rispetto alle partite chiuse tramite le apposite procedure di contabilità. L opzione è attiva di default. La sincronizzazione ha luogo prima della stampa di verifica dei movimenti da liquidare e della loro successiva effettiva liquidazione, ed è indipendente dall esito della liquidazione - questo significa che con il flag di sincronizzazione attivo, anche interrompendo o annullando la procedura di liquidazione, i movimenti provvigionali risulteranno sincronizzati e aggiornati di conseguenza. Si ricorda che l operazione di sincronizzazione permette di aggiornare la data maturazione, l importo e le righe di rata dei movimenti provvigionali. Verranno sempre escluse dalla liquidazione tutte le rate di riga dei movimenti provvigionali per cui non è stata specificata la data maturazione, così come le rate che risultano in stato Sospeso.

39 Figura Modifica Provvigioni Documenti La scelta Modifica Provvigioni Documenti (menu Vendite \ Provvigioni Agente \ Utilità ) (Figura 24) permette di modificare oppure ricalcolare in maniera automatica le provvigioni e ricreare se necessario i movimenti provvigionali relativi ai documenti selezionati. I documenti di vendita che possono essere modificati sono quelli sui quali sono stati indicati agente e/o capoarea. La funzione è utile per allineare gli importi o le percentuali di provvigione dei documenti (che si trovano in stato consolidato o generato) ai relativi movimenti provvigionali, evitando così di effettuare operazioni di ripristino di documenti consolidati oppure modifiche di stato per i documenti generati. Nella scheda Impostazione è prevista la possibilità di selezionare i documenti che si intendono modificare.

40 Figura 27 Nella griglia che compare riportante l elenco dei documenti, è possibile selezionare nella scheda Testata il documento interessato e premendo il tasto Ricalcola provv. doc. vengono ricalcolate le provvigioni dell intero documento in base al tipo di calcolo legato all agente. Selezionando invece la scheda Corpo è possibile modificare solo le righe di interesse. Per poter procedere con la modifica occorre premere il tasto Inizio modifiche e poi selezionare la riga che si intende variare. Possono essere effettuate modifiche per le provvigioni di agente e capoarea. Per concludere le modifiche occorre premere il tasto OK e successivamente Fine modifiche. Confermando il termine delle modifiche, la procedura rigenera il movimento provvigionale coerentemente con le variazioni apportate, previa conferma di uno specifico messaggio. Selezionando il pulsante Ricalcola (Figura 28) viene ricalcolata la provvigione sulla riga in base al Tipo calcolo previsto dal codice agente.

41 Figura 28 5 ENASARCO e F.I.R.R. L ENASARCO (Ente Nazionale di Assistenza Agenti e Rappresentanti di Commercio) è un ente previdenziale specifico per i rappresentanti e gli agenti di commercio che eroga ai suoi iscritti una serie di servizi pensionistici integrativi ai servizi erogati dall INPS. Oltre ai servizi pensionistici l Enasarco accantona per conto degli agenti di commercio anche il F.I.R.R. (Fondo di indennità di risoluzione rapporto), un particolare fondo per il trattamento di fine rapporto che le aziende versano in proporzione al fatturato provvigionale dell agente di commercio che viene liquidato all agente stesso alla cessazione del mandato con l azienda. L iscrizione alla fondazione ENASARCO è obbligatoria per gli agenti ed i rappresentanti di commercio che operano sul territorio nazionale per conto di preponenti italiane o di preponenti straniere che abbiano sede o una qualsiasi dipendenza in Italia; è a cura dell azienda preponente che è obbligata anche al versamento delle somme dovute dall agente di commercio e dalla preponente stessa. E previsto un versamento di contributi sia per gli agenti che operano in forma individuale, sia per quelli che operano in forma societaria o associata secondo modalità di calcolo e importi diversi.

42 I contributi si dividono in: Contributi previdenziali: sono dovuti per agenti individuali e per gli agenti appartenenti a società di persone; sono a carico dell azienda preponente e dell agente in misura paritetica (50%). E previsto il versamento di un minimale contributivo annuo diverso a seconda che il rapporto di agenzia sia monomandatario o plurimandatario. Il minimale contributivo è frazionabile per quote trimestrali (come risulta dalla tabella per l anno 2015 sotto riportata) ed è dovuto per tutti i trimestri di effettiva durata del rapporto di agenzia nell anno considerato sempreché, in almeno uno di essi, sia maturata una provvigione. In caso di mancato raggiungimento del minimale contributivo annuo, la differenza tra il minimale e l'entità dei contributi effettivamente maturati è a totale carico dell azienda preponente. Infine, il contributo va calcolato fino al raggiungimento della provvigione massima annuale. Sulla quota delle provvigioni che eccede tale limite massimo non è previsto il calcolo e il versamento di alcun contributo. Contributi assistenziali: sono dovuti dalle aziende preponenti che si avvalgono di agenti che svolgono la loro attività in forma di società per azioni o di società a responsabilità limitata. Il contributo è calcolato, in base agli scaglioni di importi provvigionali annui; non sono previsti versamenti di contributi minimi o importi massimi di provvigioni e non sono previste differenze in base al tipo di mandato. Per l esercizio 2015 il contributo è determinato come da tabella seguente:

43 I versamenti dei contributi sono effettuati nei modi e con le forme stabiliti dalla Fondazione ENASARCO e sono preceduti dall invio di una distinta. Devono essere eseguiti entro il 20 giorno del secondo mese successivo alla scadenza di ciascun trimestre di riferimento. L obbligo di versamento dei contributi è totalmente a carico dell azienda preponente, la quale è esclusiva responsabile del pagamento anche per la parte a carico dell'agente. La parte dei contributi a carico dell agente è trattenuta all atto del pagamento delle somme a cui si riferiscono i contributi stessi. Il F.I.R.R. (Fondo di indennità di risoluzione del rapporto) è costituito dalle somme che vengono accantonate presso ENASARCO dalle aziende preponenti in favore dei propri agenti. Alla cessazione del mandato di agenzia, la Fondazione ENASARCO liquida all agente le cifre accantonate. Le quote sono calcolate e accantonate annualmente tenendo conto di: Importo totale delle provvigioni maturate dell anno solare Tipologia del mandato (monomandatario e plurimandatario) Numero di mesi di durata del mandato nel caso di periodo inferiore all anno. Nella tabella che segue sono riepilogate le aliquote attualmente in vigore per l esercizio 2015.

44 5.1 Progressivi ENASARCO/FIRR La scelta Progressivi ENASARCO/FIRR (Figura 29) permette di calcolare i contributi (previdenziali o assistenziali e F.I.I.R.) che l azienda deve versare all ente ENASARCO per i suoi agenti. I contributi ENASARCO si calcolano sulle provvigioni maturate nell anno in base al tipo contratto specificato in Anagrafica Agenti, alle aliquote e agli scaglioni inseriti nei Paramenti Provvigioni, come precedentemente descritto. Il contributo F.I.R.R. si calcola sull importo totale delle provvigioni maturate nell anno solare ed è visualizzato sul 4 trimestre. Il minimale contributivo ENASARCO, così come gli scaglioni ENASARCO, vengono proporzionati ai trimestri di attività dell agente, mentre il F.I.R.R. si proporziona in modo mensile. Entrando nella scelta Progressivi ENASARCO/FIRR è possibile: calcolare i contributi per il trimestre/i selezionato tramite il pulsante Calcola (Figura 26). In fase di calcolo l utente ha la facoltà di decidere se eseguire o meno la funzione di sincronizzazione delle partite per aggiornare le date di maturazione (la sincronizzazione avviene solo per le rate provvigioni con tipo maturazione Incasso );

45 Figura 29 visualizzare i progressivi presenti in tabella per l esercizio I.V.A. selezionato (Figura 30); il trimestre proposto per la visualizzazione è quello precedente la data di lavoro. E possibile modificare il filtro sul trimestre per ottenere la visualizzazione di un altro periodo o di più periodi e specificare, se necessario, il filtro sul codice dell agente.

46 La griglia riporta le seguenti informazioni: o Trimestre; Figura 30 o o o o o o o Codice agente e Ragione sociale; Imponibile ENASARCO: importo totale delle provvigioni con data di maturazione compilata relativo al trimestre di riferimento su cui viene calcolato il contributo ENASARCO; Contributo previdenziale: importo del contributo ENASARCO dovuto per il trimestre da agenti individuali appartenenti a società di persone. Qualora l importo calcolato in base alle provvigioni maturate risulti inferiore al contributo minimo, viene riportato il contributo minimo; Contributo assistenziale: importo del contributo ENASARCO dovuto per il trimestre da agenti appartenenti a società di capitali; Contributo FIRR: importo del contributo F.I.R.R. annuale calcolato sul totale delle provvigioni maturate nell anno solare, viene visualizzato sul 4 trimestre; Contributo a carico dell agente: importo del contributo ENASARCO derivante dal calcolo a carico dell agente; Contributo calcolato: importo totale del contributo ENASARCO calcolato sulle provvigioni maturate;

47 o o o o Integrazione contributo: importo del contributo ENASARCO calcolato come differenza tra contributo minimo e contributo calcolato, interamente a carico dell azienda preponente; riguarda solo agenti individuali e appartenenti a società di persone; Raggiunto massimale: permette di visualizzare il raggiungimento del massimale provvigionale e non calcolare più provvigioni per i trimestri successivi; riguarda solo agenti individuali e appartenenti a società di persone; Data cessaz.: visualizza la data di fine collaborazione del rapporto di agenzia; Codice fiscale: visualizza il codice fiscale dell agente; o Codice ENASARCO: visualizza la matricola dell agente. Ai fini del calcolo dei progressivi la procedura verifica se sono presenti per il trimestre di riferimento provvigioni con data di maturazione compilata; se il rapporto di agenzia è in essere ma non ci sono provvigioni con data maturazione compilata, non è dovuto alcun contributo. Alla maturazione della prima provvigione relativa a un trimestre è necessario versare anche il minimo contributivo dei trimestri precedenti se non si è ancora versato nulla. Una volta versato il contributo per un trimestre andrà versato il minino contributivo trimestrale anche per i trimestri successivi se non si è già versato il minimo contributivo annuale. La parte di contributo per raggiungere il minimo contributivo è detta integrazione ed è a carico dell azienda. N.B. Non sono previsti controlli nel caso in cui vengano apportate modifiche ai movimenti provvigionali e siano già stati generati i progressivi ENASARCO/FIRR. Al termine delle modifiche eseguite sui movimenti provvigionali occorre ripetere l operazione di calcolo dei progressivi ENASARCO e F.I.R.R. Riportiamo di seguito alcuni esempi di calcolo del contributo ENASARCO in presenza di situazioni particolari. Esempio 1: Riepilogo del calcolo del contributo ENASARCO dovuto per le provvigioni maturate per un agente monomandatario dove viene superata la provvigione annua massima. Anno di riferimento 2014.

48 Esempio 2: Riepilogo del calcolo del contributo ENASARCO dovuto per le provvigioni maturate per un agente monomandatario con recupero di integrazione versata. Anno di riferimento 2014.

49 Appendice A: conversione dati provvigioni Per coloro che in passato avessero già utilizzato la gestione delle provvigioni, è possibile effettuare una conversione dei dati relativi agli agenti e ai movimenti di provvigione contenuti in Gestionale 1. L utente dovrà caricare la release e dopo essere entrato in Gestionale 1 e aver selezionato l azienda di lavoro, in fase di aggiornamento archivi nella tabella Tipi calcolo Provvigioni verranno inseriti tre record, uno per ogni codice, che identificano le precedenti modalità di calcolo: codice TCSTD1 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile sull importo lordo ; codice TCSTD2 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile netto di riga ; codice TCSTD3 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile al netto di tutti gli sconti. Sempre in fase di aggiornamento degli archivi, nella tabella Anagrafica Agenti, scheda Provvigioni come Tipo calcolo verrà impostato uno tra i tre tipi di calcolo appena creati, sulla base di quanto memorizzato come informazione nel campo Provvigioni presente sulle versioni precedenti, mentre nella scheda Enasarco verrà indicato come Tipo contratto la selezione Dipendente su tutti gli agenti presenti in archivio. Per quanto riguarda i movimenti provvigionali, è previsto un wizard che guiderà l utente nell impostazione di determinati parametri, affinché la conversione dei movimenti avvenga secondo le esigenze dell utilizzatore finale. Al termine dell aggiornamento degli archivi, la procedura mostrerà un messaggio in cui verrà richiesto se procedere con la conversione dei dati delle provvigioni. Figura A Confermando il messaggio verrà suggerito di procedere con un salvataggio degli archivi e verranno mostrate in sequenza le pagine sotto riportate del Wizard Provvigioni Agenti.

50 N.B. Se Gestionale 1 è utilizzato in rete, occorre effettuare la conversione accedendo da una sola postazione di lavoro, mentre gli altri utenti non lavorano nell applicativo. Nella prima pagina, l utente dovrà indicare in base alla propria organizzazione aziendale, la data di maturazione delle provvigioni selezionando una delle opzioni proposte: Data di emissione del documento: la provvigione verrà considerata maturata in un unica rata in base ai dati contenuti nel precedente archivio delle provvigioni (tabella PROAGE); Data di scadenza delle rate: le rate verranno considerate maturate in base alle scadenze previste dalle condizioni di pagamento presenti sui documenti consolidati e dal precedente archivio relativo alle provvigioni (tabella PROAGE) (nella gestione precedente, le provvigioni venivano generate solo all atto del consolidamento dei documenti); Data di incasso delle rate: le rate delle provvigioni verranno ricavate dalle partite presenti sugli estratti conto e dal precedente archivio relativo alle provvigioni (tabella PROAGE). Le rate verranno considerate maturate alla data di incasso delle fatture (tabella MOVPAR). L opzione selezionata in questa pagina verrà impostata su tutte le anagrafiche agenti presenti in archivio, indicando come percentuale di maturazione il valore 100 in corrispondenza dell opzione selezionata. Figura B

51 Nella seconda pagina del wizard l utente dovrà indicare il momento in cui si vogliono generare i movimenti relativi alle provvigioni: in fase di stampa definitiva del documento; in fase di consolidamento del documento; nessuna generazione automatica. L opzione indicata verrà impostata nei Parametri Provvigioni. In fase di conversione selezionando l opzione In fase di stampa definitiva, la generazione dei movimenti provvigionali avverrà anche per i documenti che si trovano in stato Stampato e Generato. Figura C La nuova gestione delle provvigioni prevede, inoltre, l abilitazione di un agente/capoarea che verrà utilizzato in fase di inserimento di ordini clienti e documenti di vendita. Se abilitata, l opzione verrà impostata nei Parametri Provvigioni. L operazione di conversione viene avviata solo se sono presenti record sulla tabella PROAGE.DBF, che contiene tutte i dati relativi alle provvigioni agenti per i documenti che sono stati consolidati. L utente che ha diversi esercizi contabili in linea ha la facoltà di decidere la data da cui partire per convertire gli archivi. Tutte le provvigioni con una data antecedente alla data di inizio conversione indicata non verranno più considerate. Invece, se non viene specificata alcuna data viene considerato l intero archivio PROAGE.

52 Più precisamente, sono stati inseriti controlli relativi alla compilazione dei campi: Data inizio conversione : la procedura verifica se la data di inizio conversione impostata, risulta inclusa nei sei mesi antecedenti rispetto alla data di sistema del PC con il quale si accede a Gestionale 1; in questo caso, l utente verrà avvisato tramite un messaggio che le provvigioni antecedenti tale data non saranno convertite e che quindi andranno perse; l utente sarà, pertanto, invitato ad impostare una data che consentirà di visionare un arco temporale più ampio; N.B. L impostazione di una data di inizio conversione coincidente con la data di sistema, comporterebbe la mancata conversione dei movimenti di provvigione, che pertanto andrebbero persi. Considera provvigioni liquidate fino alla data : la procedura verifica se la data da cui partire per considerare le provvigioni liquidate, risulta inclusa nei tre mesi antecedenti rispetto alla data di sistema del PC con il quale si accede a Gestionale 1; in questo caso, l utente verrà avvisato tramite un messaggio che le provvigioni antecedenti tale data verranno considerate chiuse e quindi liquidate; l utente sarà pertanto invitato ad impostare una data che consentirà di visionare un arco temporale più ampio. N.B. L impostazione di una data liquidazione coincidente con la data di sistema, porterebbe alla liquidazione di tutte le provvigioni, anche le più recenti, che pertanto verrebbero considerate chiuse. Figura D Al termine della conversione si evidenzia all utente l esito dell elaborazione con una stampa oppure con un messaggio di avvenuta conversione.

53 Nel caso in cui si sia optato per la maturazione all incasso e sono gestiti gli estratti conto, verrà richiesto all utente se si desidera sincronizzare le partite. Durante la procedura di sincronizzazione verrà indicata la data di maturazione solo per le provvigioni che hanno una partita corrispondente negli estratti conto e pertanto si consiglia di verificare i dati convertiti. Per le provvigioni inserite manualmente tramite la scelta Immissione Provvigioni, presente fino alla versione 5.3.3, in caso di assenza del tipo documento o del numero, verranno prodotti mediante conversione dei movimenti provvigionali con un tipo documento fittizio XX, data maturazione effettiva coincidente con data documento e una sola rata non liquidata (salvo la forzatura iniziale del wizard) comprensiva di tutti i valori; le provvigioni saranno raggruppate tenendo conto dell agente, della data e del codice cliente. Se il tipo documento è compilato ma non è presente il numero documento, viene comunque inserito il tipo di documento fittizio e nella descrizione viene aggiunto il tipo documento originale tra parentesi. Qualora l utente non fosse intenzionato ad eseguire immediatamente la conversione dei movimenti di provvigione, rispondendo No al messaggio inziale che propone la procedura di conversione, questa non viene eseguita e può essere effettuata in un secondo momento. In questo caso non sarà possibile selezionare la scelta Anagrafica Agenti e le scelte della voce di menu Provvigioni Agenti. Si consiglia di eseguire la conversione prima di inserire nuovi documenti che prevedono la gestione degli agenti. La conversione può essere eseguita una sola volta e non può essere ripetuta N.B. L utente che volesse mantenere la vecchia modalità operativa, dovrà limitarsi ad eseguire le seguenti operazioni: Definire la data di maturazione delle provvigioni. Considerando la novità rappresentata dalla data di scadenza, la scelta potrebbe ricadere tra: o emissione, nel caso in cui la gestione provvigioni fosse in precedenza gestita tramite le scelte del modulo vendite; o incasso, nel caso in cui si volesse tenere conto della movimentazione delle partite presenti negli estratti conto. La scelta effettuata in fase di conversione comporta la compilazione dell informazione relativa alla maturazione in Anagrafica Agenti, indicandone come percentuale il valore 100. Tale informazione, al termine della conversione può essere comunque modificata dall utente. Indicare In fase di consolidamento come momento per la creazione del movimento provvigionale. Mantenere per gli agenti un tipo calcolo In base alle condizioni di vendita (già impostato dall aggiornamento archivi).

54 Qualora l utente fosse abituato a gestire manualmente la provvigione in fase di inserimento documenti/ordini, è necessario indicare l opzione Disabilita calcolo automatico delle provvigioni nelle gestioni presente nei Parametri Provvigioni.