Gasaperto V5.8 gennaio 2010

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1 Manuale Tesoriere PREMESSA GASaperto può gestire, oltre alla raccolta degli ordini, anche il denaro che gira sul conto del GAS. Per questo è necessario (consigliabile) avere un conto corrente bancario su cui fare tutte le operazioni di raccolta del denaro versato dai soci e di pagamento dei fornitori e di altri eventuali servizi. E' comodo attivare un servizio di home banking almeno per poter consultare le operazioni effettuate sul conto (ancora meglio attivare un servizio dispositivo che permetta di operare sul conto e quindi di effettuare da casa i bonifici ai fornitori). Da parte dei soci gli ordini vanno pagati anticipatamente e bisogna fare in modo che il saldo del singolo socio sia sempre almeno in pareggio (vedi nota 1). E' prevista l'opzione "fuori bilancio" che può essere attivata dal Gestore al momento dell'apertura dell'ordine. In questo caso il sistema funziona come "semplice raccolta ordini" e gli importi non vengono addebitati ai soci né messi in contabilità. Può essere usata per gestire ordini con "pagamento in contanti" oppure nel caso in cui il GAS non utilizzi la funzione di gestione del conto. IL SOCIO Il programma del sito gestisce il conto del socio, perciò questi deve effettuare il Bonifico/Versamento sul conto corrente del GAS e comunicarlo sul sito seguendo le istruzioni riportate nella guida del Socio; il programma terrà conto dei versamenti comunicati, delle spese e degli eventuali conguagli. Al socio deve perciò essere comunicata la banca di appoggio, il codice IBAN e l'intestazione del conto del GAS. Il socio deve effettuare un versamento di importo almeno pari all'ordine (è consigliabile un importo più alto per evitare molte operazioni). Causale: versamento NOME DEL SOCIO ATTENZIONE: per facilitare le operazioni di controllo al Tesoriere deve essere riportato il nome del socio che risulta iscritto al GAS. Manuale Tesoriere 5.8.odt 1/6 16/01/10

2 IL TESORIERE Il Tesoriere ha il compito di tenere allineati i movimenti sul conto corrente bancario del GAS con i conti presenti sul sito. Al Tesoriere è affidato anche il compito di evadere gli ordini dopo aver controllato che la situazione sul sito rispecchi esattamente la realtà (quantità e/o importi dei singoli soci corretti, totale corrispondente esattamente alla fattura,...) e dopo aver pagato il fornitore. I ruoli possono essere affidati anche a persone diverse. ATTENZIONE: Per agevolare il lavoro del Tesoriere conviene che l'amministratore gli renda disponibile la gestione di tutti gli ordini. In questo modo potrà intervenire sugli ordini in consegna per eventuali aggiustamenti. Il Gestore ha la possibilità di modificare quantità e subtotali nel Report soci per adattare l'importo finale dell'ordine all'importo della fattura. Al Tesoriere spetta il controllo finale. A fine anno, esportando i dati del Giornale di cassa, il Tesoriere potrà redigere il bilancio. Il menu Tesoriere prevede: Giornale di cassa Permette di avere la situazione di cassa con tutte le operazioni effettuate dai soci e dal Tesoriere elencate in ordine di data e contrassegnate con la spunta verde nel campo eseguito se sono state confermate dal Tesoriere. Mostra il saldo (verde se attivo rosso se passivo) del conto complessivo del GAS. IMPORTANTE: il saldo del giornale di cassa dovrebbe corrispondere esattamente con il saldo della banca perciò da parte del Tesoriere è possibile aggiungere e modificare le operazioni sui soci e sull'associazione. ATTENZIONE: Il saldo, riportato in alto a destra, corrisponde alla somma delle sole operazioni confermate. Manuale Tesoriere 5.8.odt 2/6 16/01/10

3 Nuovo Permette l'inserimento di una nuova operazione. sull'associazione GAS (è considerato alla pari di un socio ed ha il suo conto). sui singoli soci (es. versamento sul proprio conto, conguaglio vecchi ordini già archiviati,...). Modifica Si seleziona un movimento già registrato e si può modificarne lo stato (es. cliccando su eseguito si può confermare il versamento di un socio si può anche togliere la spunta ad un'operazione confermata per errore -...) o modificare gli importi contabilizzati ai singoli soci o registrare uno sconto da incamerare come Associazione modificando la finestra entrate. (vedi nota 2) Elimina Elimina l'operazione selezionata. (ATTENZIONE!!) Esporta Esporta nei 3 formati (Calc, Excel, Pdf). SOLO LE OPERAZIONI CONFERMATE (spuntate) Operazioni da confermare Elenca tutte le operazioni in sospeso in attesa di conferma (es. bonifici comunicati dai soci ma ancora da verificare ordini in pagamento -... ). Selezionare l'operazione e cliccare su conferma. ATTENZIONE: nel caso venisse erroneamente confermata un'operazione è possibile correggere l'errore in Giornale di cassa - modifica. Gestione Conti Cliccando su questa voce compare il sottomenu Conti Soci Visualizza, relativamente al conto dei soci: scoperto (vedi nota 1) saldo Manuale Tesoriere 5.8.odt 3/6 16/01/10

4 accantonamento (da ordini attualmente non ancora conclusi) saldo disponibile Selezionando un socio è visibile/stampabile la lista dei movimenti (con spunta verde per quelli confermati dal Tesoriere). scoperto La possibilità di scoperto per ogni singolo socio è attivabile/disattivabile dall'amministratore in Gestione utenti. Se compare con spunta verde lo scoperto è possibile, altrimenti viene riportata una X rossa. saldo disponibile Rappresenta la somma che il socio ha disponibile, tiene conto degli accantonamenti per ordini in corso (soggetta a variazioni) e degli ordini chiusi. accantonamento Rappresenta la somma accantonata da ordini attualmente non ancora conclusi (soggetta a variazioni). Selezionando un socio e cliccando su Estratto Conto è visibile/stampabile la lista dei movimenti (con spunta verde per quelli confermati dal Tesoriere) Conto Associazione Visualizza le operazioni effettuate dall'associazione (GAS) che viene gestita come un socio. Per operare vedi menu Giornale di cassa - nuovo o modifica. Utilizzabile per: registrare le quote associative. operazioni di allineamento con la banca (es. spese bancarie, interessi, sconti fornitori, avanzi esercizi precedenti,...). registrare spese x organizzazione di eventi (affitto sale locandine rimborsi spesa -...). registrare donazioni (sia in entrata che in uscita). Il conto è stampabile cliccando su Esporta PDF. Manuale Tesoriere 5.8.odt 4/6 16/01/10

5 Verifica di bilancio Riepiloga i saldi, le operazioni da confermare e gli accantonamenti fornendo il totale disponibile per l'associazione. Saldo contabile Associazione quote associative operazioni di allineamento con la banca (es. spese bancarie, interessi, sconti fornitori, avanzi esercizi precedenti,...) spese x organizzazione di eventi (affitto sale locandine -...) donazioni (sia in entrata che in uscita) Saldo contabile Soci fornisce la somma dei bonifici meno la somma dei pagamenti effettuati (ordini evasi) Disposizioni a CREDITO da confermare fornisce la somma di bonifici/versamenti in entrata + sconti da fornitori che non risultano ancora confermati dal Tesoriere Disposizioni a DEBITO da confermare fornisce la somma degli ordini evasi ma che non risultano ancora pagati ai fornitori. Accantonamento Ordini fornisce la somma degli accantonamenti di tutti i soci per gli ordini in corso Totale disponibilità dell'associazione (somma crediti socie e saldo associazione) Storico ordini Cliccando su questa voce si accede all'archivio di tutti gli ordini gestiti. Gli ordini sono stati archiviati al momento della loro evasione in formato.csv e sono apribili con un foglio di calcolo. Manuale Tesoriere 5.8.odt 5/6 16/01/10

6 NOTA 1 Si sconsiglia di dare la facoltà di sconfinare ai Soci Molte persone infatti dimenticano di inserire le operazioni di versamento complicando il lavoro del Tesoriere; in ogni caso quando il Socio inserisce il bonifico sul sito GAS si crea la disponibilità e ha perciò la possibilità di effettuare gli ordini e, nei giorni seguenti, il bonifico reale sul conto GAS. Quindi togliere la possibilità di sconfinare evita errori da parte dei soci che potrebbero inserire un ordine sbagliato o non voluto ed al Tesoriere riduce le incombenze. Ovviamente se dopo 10 giorni l'importo comunicato al sito non è disponibile sul conto del GAS allora si deve comunque contattare il socio x capire se ha dimenticato di fare il versamento o se il bonifico non è andato a buon fine. NOTA 2 Modifica importi di ordini già evasi In Giornale di cassa, aprire in modifica il movimento di pagamento dell'ordine e modificare gli importi dei singoli soci. Il csv nello storico non verrà aggiornato!!! ESEMPIO Per sistemare l'ordine 22 sui conti dei soci si va nel giornale di cassa, si seleziona il pagamento ord. 22, modifica, quindi si clicca sul + della riga soci, si apre tutto l'elenco soci con gli importi di chiusura ordine, si modificano e quindi, con la conferma dell'operazione, si troverà il pagamento con l'importo esatto. Manuale Tesoriere 5.8.odt 6/6 16/01/10