La gestione dello Studio Odontoiatrico

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1 A cura di Daniele Rimini Pd For Consulenza Direzionale in collaborazione con il laboratorio Tridentestense è lieta di presentarvi la ricetta manageriale La gestione dello Studio Odontoiatrico Presidente Pd For ed esperto in E sempre più evidente come il ruolo dell odontoiatra stia passando da quello di professionista a Project quello di imprenditore. Lo studio dentistico oggi è come una piccola-media impresa: per essere competitivi Management e restare sul mercato non bastano più solo capacità artigianali/professionali, ma è necessario sviluppare competenze manageriali (economiche, organizzative, comunicative) ed utilizzare idonei strumenti di controllo (informatici, gestionali). Solo in questo modo sarà possibile soddisfare la domanda in continua evoluzione dei clienti e ripagare gli investimenti fatti. L argomento della ricetta Pd For è la Gestione dello studio odontoiatrico, un nuovo approccio per rendere il management dello studio più produttivo ed efficiente, reagendo all attuale contesto economico. Consigliato dall esperto Come apprezzare al meglio la ricetta? 1. Conosci gli ingredienti della Ricetta 2. Segui gli step previsti dalla preparazione 3. Apprezza il risultato ottenuto 4. Predisponi la mise en place. 5. Infine...scopri i consigli dell esperto!! Buona lettura!!! Partecipa al seminario gratuito collegato a questa Ricetta previsto per il 20 Maggio dalle 20:30 alle a Ferrara Richiedi di poter partecipare scrivendoci a marketing@pdfor.it o chiama lo 051/

2 1. Conosci gli Ingredienti La nascita di nuove regole di mercato e di gestione della professione odontoiatrica, con lo sguardo rivolto verso il paziente Pd For Consulenza e sue esigenze, Direzionale, rendono Via Giuseppe obsoleto Brini il 38, tradizionale Bologna modello di gestine dello studio odontoiatrico. I dentisti devono entrare in una nuova dimensione incentrata su dialogo con il paziente, trasparenza e rapporti di reciproca fiducia creati: la chiave di volta non può che essere nel passaggio da professionalità ad imprenditorialità. L obiettivo dello studio odontoiatrico diventa così, alla stregua del resto delle imprese, quello di fare fatturato e produrre utili per permettere all odontoiatra-imprenditore di poter continuare a fare investimenti per la sua struttura e sulla sua professionalità. È necessario sviluppare una serie di competenze che vanno dalla pianificazione delle decisioni, al controllo, passando per un efficientamento dei costi fino ad arrivare ad un attività di comunicazione strutturata. Le strategie da sviluppare per una gestione manageriale dello studio odontoiatrico riguardano principalmente tre aspetti. Requisiti di base Organizzazione: efficienza ed efficacia dei processi organizzativi Controllo dei costi: coerenza tra risorse e redditività Comunicazione: trasmettere il valore dello studio -Attenzione al paziente -Focus al miglioramento -Strategie di crescita L efficienza e l efficacia della gestione operativa è generata da una corretta pianificazione dei processi organizzativi dello studio odontoiatrico. Questo si traduce, a livello pratico, in gestione degli orari e dei ritmi lavorativi ma anche nella corretta ripartizione delle mansioni tra tutti gli operatori (stabilire ruoli, responsabilità e compiti di ciascuno per rendere più fluido l intero processo organizzativo). Il controllo di gestione è quel processo che aiuta il dentista-imprenditore a gestire al meglio il proprio studio, assicurando che le risorse vengano acquisite e impiegate in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi prefissati. Tenere sotto controllo la dinamica costi-ricavi ed incassi-pagamenti significa assicurare la marginalità necessaria a garantire la redditività dello studio e flussi di cassa positivi. La comunicazione è un asset strategico che crea valore, un fattore critico di successo per la sopravvivenza e la competitività delle organizzazioni. Rendere efficace la comunicazione esterna dello studio odontoiatrico significa creare nuove opportunità, ampliare il bacino di clientela potenziale per cercare di incrementare la base pazienti acquisita. -Formazione e aggiornamento NB: Solo gestendo correttamente questi tre aspetti sarà possibile ottenere il giusto posizionamento e farsi scegliere dai potenziali clienti, ricordando che il paziente soddisfatto si trasforma da utente a divulgatore, diventando così moltiplicatore del business dello studio.

3 2. Segui gli step della preparazione Una Utile volta allll definiti tutti gli ingredienti e compresa l utilità dell approccio manageriale sarà possibile implementarlo all interno dello studio, seguendo tutte le fasi necessarie al cambiamento gestionale. In funzione delle necessità dello studio il percorso sarà articolato seguendo una o più linee strategiche, che rispecchiano i 3 aspetti già evidenziati. Organizzazione o Processi, procedure e saturazione della struttura o Comunicazione interpersonale e gestione dei collaboratori o Ruoli, responsabilità e gestione delle informazioni Controllo dei costi o Gestione della cassa e redditività dello studio o Marginalità delle prestazioni odontoiatriche o Pianificazione degli acquisti e budget dei costi Comunicazione o Conoscenza del mercato e analisi della concorrenza o Posizionamento e piano di marketing o Strumenti di comunicazione tradizionali e innovativi Una fase di overview iniziale del sistema organizzativo dello studio consentirà di mettere in luce l andamento della gestione complessiva evidenziando le aree di criticità su cui sviluppare le successive azioni migliorative. Come è possibile incrementare le performance organizzative? Attraverso un efficiente gestione dell agenda e degli appuntamenti, mediante una corretta relazione con i pazienti (preventivi, piani di trattamento, trasparenza e fiducia) orientata alla fidelizzazione. Non solo, anche le dinamiche prettamente interne (gestione riunioni e flussi informativi, procedure, routine e mansioni) sono fondamentali per l organizzazione, di cui le persone sono la parte integrante. A fronte dei servizi offerti dallo studio, il controllo della redditività permette di rispondere ad una domanda fondamentale: se lo faccio, quanto ci guadagno?. Per essere a conoscenza di quanto si guadagna o si perde ogni volta che viene effettuata una prestazione, diventa di fondamentale importanza impostare un sistema di controllo che evidenzi le marginalità derivanti dalle attività poste in essere. A riguardo sarà fondamentale conoscere il costo orario del riunito, valutando la coerenza del listino prezzi ai tempi richiesti da ogni prestazione. Come comunicare il valore dello studio e della sua offerta? In primo luogo occorre conoscere le esigenze dei propri pazienti (attuali e potenziali), valutando al tempo stesso i servizi proposti dai concorrenti, evidenziando eventuali aree di miglioramento o integrazione dell offerta. Sarà di conseguenza possibile definire le singole azioni di marketing partendo da un piano strategico. Quali strumenti di marketing e comunicazione utilizzare? Questi andranno scelti in funzione delle reali necessità dello studio, del budget disponibile e della tipologia di target che si intenderà raggiungere. Tutte queste variabili consentiranno di scegliere i più efficaci strumenti disponibili (comunicazione tradizionale, cartacea, newsletter, comunicazione implicita e strumenti web/online).

4 3. Apprezza il risultato ottenuto Abbiamo fatto un check up dell attuale situazione dello studio? Siamo riusciti ad elaborare tutti gli ingredienti della ricetta? I procedimenti per la preparazione sono stati seguiti con precisione e metodo? Se la risposta è affermativa sicuramente potremo apprezzare i risultati del nostro lavoro ed ottenere i benefici per una gestione efficiente dello studio odontoiatrico. Quali sono i vantaggi che potremmo ottenere? Gestione efficiente degli appuntamenti in agenda (non lasciare spazi vuoti nella giornata o creare ritardi). Questo permette di aumentare la saturazione della struttura riducendo il costo orario del riunito. Individuazione di figure a cui affidare ruoli di coordinamento e responsabilità, in grado di gestire i diversi aspetti dell organizzazione e riportando le loro attività alla direzione. Definire obiettivi di incasso e fatturato rende possibile il monitoraggio della dinamica economico-finanziaria! La presenza di figure a cui sono assegnate delle responsabilità ha inoltre l obiettivo di migliorare la gestione delle informazioni e della comunicazione interna allo studio; oltre a ciò la presenza di responsabili in grado di coordinare le attività chiave della struttura, consentirà di guidare l organizzazione nei giorni di assenza dei soci (per corsi di aggiornamento, convegni, ecc.). Per migliorare la comunicazione interna si potrebbe decidere di inserire settimanalmente un ora di riunione a cui tutto lo staff deve partecipare per discutere eventuali criticità organizzative e capire come risolverle. Controllo dei costi attraverso la definizione di un budget che permette di monitorare mensilmente lo scostamento rispetto all obiettivo da raggiungere, apportando eventuali modifiche agli obiettivi e ai piani di azione programmati. Il budgeting rappresenta sicuramente uno degli elementi centrali per la gestione manageriale dello studio odontoiatrico, costringendo la direzione a riflettere sul futuro, focalizzandosi sui problemi della gestione operativa al fine di perseguire gli obiettivi strategici pianificati. Pianificazione di attività di comunicazione e marketing volte allo sviluppo e alla fidelizzazione della base clienti. Comunicare l offerta dello studio utilizzando il web ed i canali social permette di raggiungere una diversità di profili, osservando il comportamento degli utenti attraverso l analisi delle statistiche. Conoscere il tasso di fedeltà dei pazienti permetterà allo studio odontoiatrico di implementare una strategia di recupero dei clienti silenti prima che diventino persi.

5 4. Componi il piatto Seguendo i procedimenti e bilanciando ogni ingrediente abbiamo compreso come portare all interno dello studio un nuovo approccio manageriale. Quali sono i requisiti di questo passaggio? Sarà necessario un passaggio culturale notevole, orientato all acquisizione di una capacità manageriale da parte dei professionisti e dei loro collaboratori; affinché questo succeda il team deve essere coinvolto, partecipando ai processi di gestione in modo da agevolare il cambiamento. L acquisizione del know how e delle metodologie manageriali riveste per questo un ruolo determinante. Vuoi approfondire le tue conoscenze e gestire al meglio il tuo studio dentistico? Per accompagnare il professionista in un cammino che lo porti ad essere imprenditore, Pd For propone il suo nuovo volume La Gestione dello Studio Odontoiatrico manuale operativo per il dentista-imprenditore il quale ha l obiettivo di fornire skill manageriali di natura organizzativa e comunicativa, relative al marketing e alla gestione dei costi e dei collaboratori. Chi si accosta a questa pubblicazione lo fa probabilmente perché si è reso conto già da solo di quanto non basti più essere semplicemente dentista se si vuole ottenere una soddisfazione, non solo professionale, ma anche economica. 5. Scopri i consigli dell esperto, Daniele Rimini Le attuali dinamiche di mercato, in particolare riferite al panorama dei servizi alla persona, non consentono alle realtà odontoiatriche di essere destrutturate o di non avere una gestione di tipo manageriale orientata al cambiamento. Quando le variabili competitive si modificano a velocità crescente, capacità e competenze manageriali si rendono imprescindibili per mantenere la propria struttura market oriented. Il nostro impegno e la nostra esperienza in ambito consulenziale per gli studi odontoiatrici ci permettono di proporvi le migliori soluzioni per rispondere a tale contesto. Daniele Rimini, AD Pd For Vuoi partecipare al seminario gratuito collegato a questa Ricetta previsto per il 20 Maggio 2015 dalle ore 20:30 alle 22:00 a Ferrara? Riserva il tuo posto scrivendoci a marketing@pdfor.it o chiama al 051/ Pd For Consulenza Direzionale, Via Giuseppe Brini 38, Bologna