Implementazione di un sistema di laboratorio automatizzato Graziella Saccani

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1 Implementazione di un sistema di laboratorio automatizzato Graziella Saccani Coordinatrice TSLB

2 AUTOMAZIONE e organizzazione del lavoro

3 La crisi economica riduce le disponibilità Riduzione offerta specialisti Hub & spoke o Lab network Aree vaste Riduzione personale Riduzione degli acquisti Riduzione risorse

4 Cosa ci chiedono Spendere meno / Produrre di più; Assorbire aumentato carico di lavoro; Ottimizzare uso risorse materiali & umane) Integrare richieste e strumenti Definire protocolli diagnostici desunti da percorsi clinici condivisi Garantire requisiti di qualità (tracciabilità dell intero processo analitico, CQI,VEQ) Aderire ai progetti di accreditamento Migliorare produttività-efficienza e tempi di risposta

5 Cosa si può fare 1. Cambiare modelli organizzativi 2. Dotarsi di nuovi strumenti

6 Attuali tecnologie Total Lab Automation: Automazione di tutti i processi analitici del laboratorio che riguardano le fasi pre-analitica, analitica e postanalitica; Automazione per singole aree: automazione modulare per singole aree analitiche o «isole» - per ogni area automazione delle fasi pre-analitica, analitica e post-analitica; Sistemi analitici tradizionali: stazioni multiparametriche (strumenti dedicati a più settori analitici) e strumenti dedicati ad un unico settore analitico, dove la sola automazione è quella analitica; Attività non automatizzate: attività completamente manuali o solo parzialmente automatizzabili (residuali).

7 Approccio multidimensionale e multidisciplinare per l analisi delle implicazioni medico-cliniche, sociali, organizzative, economiche, etiche e legali di una tecnologia attraverso la valutazione di più dimensioni quali l efficacia, la sicurezza, i costi, l impatto sociale e organizzativo.

8 Obiettivo V A L U T A R E: 1. gli effetti reali e/o potenziali della tecnologia, sia a priori che durante l intero ciclo di vita; 2. le conseguenze che l introduzione/esclusione di un intervento hanno per il sistema sanitario, l economia e la società.

9 Tradizionalmente l HTA viene rappresentata come il ponte di collegamento tra il mondo scientifico dell innovazione e della ricerca, basato sulle evidenze empiriche, e quello delle scelte politiche e organizzative (Pascale et al.,2005). L HTA è strettamente ancorata a ricerca e metodologia scientifica; presupposto indispensabile per condurre un analisi di tale tipo (Ricciardi et al., 2011).

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11 CHI : tutte le parti coinvolte nell assistenza sanitaria COSA: tutti gli elementi che concorrono all assistenza DOVE: a tutti i livelli gestionali dei sistemi sanitari e delle strutture che ne fanno parte

12 QUANDO : attività continua che inizia prima dell inserimento e continua per tutto il periodo di vita PERCHE : è una necessità e una opportunità per una governance integrata dei sistemi sanitari COME : un processo multidisciplinare da svolgersi in modo coerente con gli altri processi assistenziali e tecnicoamministrativi dei sistemi sanitari e delle strutture che ne fanno parte

13 Lean oggi nel Laboratorio Analisi

14 LEAN significa snello. Il pensiero LEAN vuole massimizzare il valore per il cliente e contemporaneamente minimizzare gli sprechi. In altre parole, creare valore con minori risorse.

15 無駄 TROPPO DI TUTTO: Quantità Tempi di attesa Scorte Spostamenti di persone Difetti / Rilavorazioni Tempi di trasporto Processi non necessari Competenze male impiegate

16 Eccessiva produzione Troppe provette Troppi documenti Troppe ristampe

17 Tempi di attesa Quando non si svolge alcun lavoro perché in attesa di un evento 1. Stampa documenti 2. Arrivo persone 3. Arrivo informazioni 4. Arrivo attrezzature 5. Arrivo provette 6. Arrivo fogli di lavoro

18 SCORTE (beni in attesa di utilizzazione) Materiale, documenti, informazioni rispetto al processo o al cliente 1. Strumenti di back-up 2. Farmaci 3. Reagenti 4. Cose inutilizzate per un certo periodo di tempo

19 Spostamenti non necessari Distanza tra posti di lavoro Ricerca di parti, di documenti, attrezzature

20 Difetti / Rilavorazioni Controllo di Qualità del Processo Fare la cosa giusta la prima volta Errori nei test (ripetizioni) Errori di identificazione campioni Errori di procedure

21 Trasporti Eccessivi o del tutto superflui: 1. Campioni 2. Pazienti 3. Prodotti e materiali

22 Trasporti Lavori non necessari (sprechi di processo) 1. Dati non utilizzati 2. Copie superflue documenti 3. Firme multiple 4. Ricerca campioni 5. Controlli eccessivi

23 Competenze male impiegate 1. Per difetto 2. Per eccesso

24 Le attività senza Valore Aggiunto ELIMINABILI: Validazioni multiple Anagrafiche ripetute Attese

25 CONCETTO CHIAVE: LA MAPPA DI FLUSSO DEL VALORE (Value Stream Map). Rappresentazione semplice e comprensibile del processo Strumento agile e immediato di analisi e studio miglioramento Strumento di comunicazione per chi non conosce il processo nel dettaglio

26 Value Stream Map COME SI DISEGNA: Si percorre il flusso del singolo processo, osservando ed annotando informazioni relative alle singole fasi. Sul campo, non in sala riunioni Vedendo più che chiedendo Visione di insieme, non pignolerie Non considerare eccezioni ( oggi giorno particolare )

27 La radice comune di queste 5 parole è -se(h) mettere ordine Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke Separare Stabilizzare Spolverare Standardizzare Sostenere Sort Stabilize Shine Standardize Sustain Miglioramento del posto di lavoro/migliore organizzazione Maggiore qualità Aumento della sicurezza

28 5 S: 1 Seiri (Sort) Operazione per ottimizzare gli spazi a disposizione Si appone un cartellino rosso su oggetti, materiali, strumenti che non si ritiene siano utili allo svolgimento quotidiano delle attività; Se il team condivide che il materiale identificato è raramente utile si ripone in altri locali, si elimina se inutile.

29 5 S: 2 Seiton (Stabilize) Collocare le cose utili in modo ordinato tutti devono capire qual è il loro posto

30 5 S: 3 Seiso (Shine) Effettuare una "pulizia intelligente" del posto di lavoro

31 5 S: 4 Seiketsu (Standardize) Comunicare gli standard e le modalità operative corrette nel modo più semplice ed efficace 5 S: 5 Shitsuke (Sustain) Rispettare gli standard definiti e applicare le prime 4 S allo scopo di mantenere e migliorare i risultati raggiunti

32 Le 5S si rivelano utili per : Posti di lavoro e locali disordinati; Procedure e documentazioni obsolete; Assenza di procedure operative standard; Lunghi tempi ricerca materiali e documentazione; Difficile accesso informazioni necessarie tutti i giorni.

33 Errori e difetti Errore: qualsiasi scostamento tra le aspettative e quanto effettivamente ottenuto in ciascuna fase del processo Difetto: la condizione per cui non si riesce a portare a termine correttamente il processo L errore è la causa Il difetto è il risultato

34 Errori e difetti In qualsiasi tipo di processo l errore è inevitabile ma reversibile. Solo che -se non si individua in tempo- diventa difetto

35 Kaizen: cambiare e pensare al miglioramento Plan Do Check Act Studio Applicazione pilota Verifica Consolidamento Brainstorming - Trystorming Veloce e rozzo Fare e fare subito Problem solving a ciclo continuo partendo dal più urgente Basarsi su dati reali Metodi quantitativi Produce soluzioni rapide ed efficaci anche se imperfette

36 La visione progettuale Definire Mappa dei processi Misurare Carichi di lavoro Tipologia dei campioni Tempi di risposta Analizzare Implementare Hardware Software Performance evaluation Installazione e formazione Supporto e servizi Verifica e ridefinizione

37 Migliorare efficienza e produttività del laboratorio Eliminare la distinzione tra richieste di routine e di urgenza Diminuire l utilizzo delle risorse umane Consolidare le stazioni di lavoro Ridurre il numero di provette primarie Gestire integralmente i campioni per via informatica Continuous patient reporting

38 Ottimizzare check in e smistamento campioni; Ottimizzare check out, conservazione ed archiviazione; Consolidamento test; Riduzione TAT Totale; Riduzione/controllo costi di gestione.

39 E i TSLB in questo contesto?

40 1. Fase pre-analitica Order oriented validazione di richiesta Sample oriented idoneità del prelievo Nel caso di contatti personali con pazienti, è responsabile di un appropriata informazione e una competente preparazione. 2. Fase analitica Validazione analitica - Validazione analitica di accettabilità Processo dei campioni secondo protocolli definiti Controllo di qualità del processo analitico; Conformità del sistema analitico 3. Fase post-analitica Patient oriented: validazione della plausibilità del risultato Assicura la funzionalità dei percorsi amministrativi, inclusa la sicurezza e la protezione dei dati. Redige statistiche e le analizza.

41 Il TSLB concorre a misurare il livello qualitativo delle prestazioni analitiche, identifica gli eventuali problemi esistenti, individua le attività risolutive, verifica nel tempo che gli interventi correttivi siano efficaci. Verifica e revisione della qualità

42 Comunicazione e collaborazione Con le sue competenze promuove il lavoro nell equipe contribuisce a: creare un buon clima di lavoro, conseguire gli obiettivi dell azienda, risolvere costruttivamente i conflitti. rispettare gli interessi dei diversi gruppi professionali; collaborare e affrontare interdisciplinarmente i problemi.

43 IL FUTURO Nel Laboratorio Futuro sarà inevitabile rivedere l assetto organizzativo per incrementare l efficienza produttiva con sistemi innovativi che consentano economie di scala e la riallocazione di risorse Ai tecnici di laboratorio sono richieste nuove competenze: manageriali informatiche comunicative Che dovranno essere accompagnate da aggiornamenti normativi.

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