Gecom PAGHE
Indice INDICE... 1 1 Carico dati anagrafici da studio... 2 2 Gestione dipendenti... 3 3 Gestione presenze... 4 3.1 Nuova gestione presenze compilato... 4 3.1.1 Calendario mensile base... 15 3.2 Nuova gestione presenze non compilato... 19 4 Gestione presenze multiple... 21 5 Gestione presenze giornaliere... 27 6 Scarico dati presenze per studio... 29 7 Inquiry presenze... 31 8 Stampa brogliaccio presenze... 32 9 Personalizzazioni... 33 10 Gestioni password / funzioni... 37 10.1 Gestione password tabelle... 38 10.2 Gestione utenti/funzioni... 41 10.3 Gestione accessi ai dipendenti... 43 10.4 Inserimento veloce utenti/presenze... 45 11 Stato presenze... 46 12 Gestione voci mensili... 47 13 Stampa voci presenze mensili... 49 14 Stampa anagrafica dipendenti... 50 15 Gestione annotazioni... 52 16 Stampa annotazioni... 54 17 Certificati malattia... 55 17.1 Importazione certificati... 56 17.2 Visualizzazione certificati... 57 17.3 Stampa certificati... 57 17.4 Generazione eventi... 58 18 Parametri chiusura presenze... 59 Guida utente I
Il programma di gestione presenze, permette alle aziende di compilare le presenze mensili dei dipendenti e trasferirle al proprio Consulente del Lavoro per l elaborazione dei cedolini. Sono inoltre presenti funzioni che consentono di: inserire voci di calcolo da far confluire nel cedolino della mensilità indicata in aggiunta a quelle generate dalle movimentazioni mensili; inserire annotazioni a livello di azienda/filiale o matricola, da comunicare allo studio in fase di elaborazione delle presenze; inserire automaticamente gli eventi di malattia mediante importazione dei certificati dal relativo file XML fornito dall INPS. Di seguito vengono illustrate le funzioni disponibili all interno dell applicativo. L abilitazione delle stesse dipende dai permessi di acceso e dal tipo d installazione impostata dallo studio. Il pulsante funzione F6 Cambia anno che permette di impostare, per sessione di lavoro, un anno differente rispetto a quello indicato in tabella Personalizzazioni, valido per la generalità degli utenti; ciò consente all utente di eseguire le varie elaborazioni su un anno diverso da quello in corso, senza modificare l anno di elaborazione nella suddetta tabella. L anno di elaborazione impostato mediante il pulsante F6 viene visualizzato nella barra di comando. Guida utente 1
1 Carico dati anagrafici da studio Scelta presente solo in assenza di condivisione delle anagrafiche PAGHE (tabella Personalizzazioni campo Uso anagrafica PAGHE non compilato). Consente il caricamento automatico, tramite il file fornito dal proprio Consulente del Lavoro, delle anagrafiche ditta, dipendenti (esclusi i lavoratori interinali e quelli a domicilio), dati relativi all orario giornaliero e settimanale di contratto, quantificazione delle festività, trattamento degli straordinari e i giustificativi per l inserimento delle varianti mensili, come: Turni diurni e notturni Ferie Permessi Flessibilità Donazione sangue Congedo matrimoniale Malattia e maternità Infortunio C.I.G. Allattamento Aspettativa Sciopero Straordinario notturno Per l impostazione delle operazioni di import ed export dei dati, è consigliabile accedere preventivamente alla tabella Personalizzazioni, al fine di selezionare i parametri proposti (vedi pag. 33). In particolare è necessario impostare il campo Genera file su indirizzario. Valorizzando il suddetto campo in fase d importazione il programma ricercherà il file PAGENTA (file delle anagrafiche ricevuto dallo studio) all interno della cartella \\sta (dove dovrà essere inserito dall azienda) ed importerà i dati in esso contenuti, consentendo di aggiornare o integrare le informazioni già presenti negli archivi dell applicativo. In assenza di valorizzazione del campo Genera file su indirizzario il programma propone la maschera utile per selezionare la cartella contente il file ricevuto dallo studio. NOTA BENE: Nel caso di valorizzazione del campo Genera file su indirizzario, lo studio nell applicativo PAGHE, dovrà valorizzare con Si il campo ENTSTU: genera file su indirizzario presente nella tabella Personalizzazione procedura (TB1108). In caso d istallazione nello stesso server dell applicativo PAGHE e, indicando l indirizzario dell archivio PAGHE nell apposito campo della tabella Personalizzazioni, si procederà alla generazione dei dati anagrafici direttamente da. In questo caso la scelta Carico dati anagrafici da studio, si presenterà come segue: Guida utente 2
2 Gestione dipendenti Scelta presente solo in assenza di condivisione delle anagrafiche PAGHE (tabella Personalizzazioni campo Uso anagrafica PAGHE non compilato). Consente la gestione, l inserimento, la cancellazione e la duplicazione delle anagrafiche dei dipendenti. E obbligatorio mantenere in linea questo archivio con l archivio personale gestito dal Consulente del Lavoro per elaborare correttamente i cedolini paga di tutti i dipendenti. In particolare, al campo Tipo assunzione (1) deve essere indicato, ai fini della denuncia UNIEMENS, uno dei seguenti valori: 0 o 1 assunzione; 1S assunzione a seguito di stabilizzazione di un contratto di collaborazione; 1N assunzione a seguito di regolarizzazione di rapporti di lavoro non risultanti da scritture; 2 variazioni societarie che comportano la presa in carico del lavoratore su una diversa matricola INPS aziendale, nell ambito dello stesso soggetto giuridico; 2T 1M assunzioni in carico del lavoratore a seguito di passaggio che comporta il cambio di soggetto giuridico; assunzioni lavoratori a seguito di subentro nella fornitura di servizi in appalto. Guida utente 3
3 Gestione presenze La scelta Gestione presenze espone i giorni di calendario evidenziando le domeniche e i giorni festivi in reverse e segnalando questi ultimi con un asterisco e con una p se trattasi di festività patronale; se il patrono coincide con una festività quel giorno, viene contrassegnato con una P. Tale funzione non è accessibile per i collaboratori e gli associati in partecipazione. È possibile visualizzare il calendario in 2 modalità diverse, in funzione della compilazione del campo Nuova gestione presenze in tabella Personalizzazioni. 3.1 Nuova gestione presenze compilato In presenza di compilazione del campo Nuova gestione presenze in tabella Personalizzazioni, accedendo alla scelta Gestione presenze il programma proporrà la maschera di seguito dettagliata. Riquadro di selezione Nel riquadro sotto evidenziato, sono richieste le informazioni per la selezione della mensilità e dell azienda/filiale/matricola da elaborare. Guida utente 4
Come anno e mese di elaborazione, il programma propone l anno indicato nella tabella Personalizzazioni. L utente può accedere (mediante selezione con il mouse) al campo relativo all anno di riferimento, potendo selezionare un diverso anno di elaborazione. Nei campi presenti viene attivato il tasto funzione F3 Visualizza, che consente di impostare l accesso alle presenze in sola visualizzazione per le matricole già elaborate. Selezionando tale modalità non saranno consentite modifiche alle presenze. L accesso in visualizzazione (evidenziato mediante la dicitura VISUALIZZA posta nell estremità superiore della videata) sarà mantenuto anche richiamando altre matricole elaborate, fino a quando l utente non deselezioni tale modalità di accesso o esca dal programma di gestione delle presenze. Nel campo Filiale sono attivi i seguenti pulsanti funzione: menu funzioni (F8) consente l accesso alla scelta Funzioni (Ctrl + F1), caratterizzata dalla funzione Ricerca dipendente, che permette di effettuare la ricerca del dipendente nelle diverse filiali dell azienda selezionata con possibilità di accedere direttamente alle presenze del dipendente prescelto. sf6 Genera tutti consente la generazione delle presenze per tutti i dipendenti dell azienda/filiale selezionata. Nel campo Matricola sono attivi i seguenti pulsanti funzione: menu funzioni (F8) consente l accesso alla scelta Funzioni (Ctrl + F1), mediante la quale è possibile entrare in un ulteriore menù contenente le funzioni azienda, ossia le funzioni che agiscono sulle presenze di tutti i dipendenti dell azienda/filiale (a lato di ciascuna funzione viene indicato il relativo tasto di selezione rapida): Giustificativi / Ore standard (1): consente di inserire o modificare i giustificativi o le ore standard per un determinato periodo (da/a), relativamente a tutti i dipendenti dell azienda/filiale. Selezionando tale funzione il programma propone la seguente maschera: Al campo Operazione è necessario selezionare l operazione che si intende effettuare scegliendo fra: - Inserimento giustificativi; - Modifica giustificativi; - Modifica ore standard: no R (giorni di riposo) o F (giorni festivi) o Z (giorni a zero ore) - Modifica ore standard: no R - Modifica ore standard: no F - Modifica ore standard: no Z - Modifica ore standard: tutti Guida utente 5
Per il dettaglio di tale funzione si rinvia all equivalente funzione presente in gestione (pulsante Funzioni ), con riferimento al singolo dipendente. Voci azienda (2): Annulla presenze (3): Gestione calendario (4): Stampa giustificativi (5): Annotazioni azienda (6): consente l accesso alla scelta Gestione voci mensili, utile per introdurre specifiche voci di calcolo da generare nel mese per tutti i dipendenti dell azienda/filiale. consente di annullare tutte le presenze elaborate. consente l accesso e/o la modifica al calendario annuale o pluriannuale. Tale funzione è attiva solo in assenza di valorizzazione del campo Uso anagrafiche paghe della tabella Personalizzazioni. consente di produrre l elenco dei giustificativi che l azienda in elaborazione può gestire. Nel produrre l elenco, il programma tiene in considerazione gli eventuali filtri definiti dall utente che limitano l utilizzo dei giustificativi per l azienda/filiale in elaborazione. Oltre ai giustificativi creati per lo specifico contratto collegato all azienda, vengono stampati anche i giustificativi appartenenti al codice contratto 0000. consente l accesso alla scelta Gestione annotazioni, al fine d inserire specifiche annotazioni per l azienda/filiale in elaborazione (vedi pag. 52). sf6 Genera presenze consente la generazione delle presenze per tutti i dipendenti dell azienda/filiale selezionata. Una volta selezionata la matricola interessata, oltre alla mensilità in elaborazione e la descrizione dell azienda/filiale/matricola, nella parte superiore della maschera verranno visualizzate le seguenti ulteriori informazioni: 1. In tale spazio vengono evidenziate le seguenti diciture: - ANNOTAZIONI in presenza di annotazioni impostate per azienda/filiale mediante l apposita funzione (vedi pag. 52); - VISUALIZZA, nel caso di accesso in sola visualizzazione. 2. Viene evidenziata l eventuale indicazione di contratto part-time, di applicazione del calendario in modalità sfasata e la presenza di annotazioni impostate per matricola; 3. Viene evidenziato lo stato di elaborazione delle presenze, se da elaborare, elaborate o compilate. 4. Viene evidenziato il codice contratto ed il trattamento qualifica applicati alla matricola. 5. Viene evidenziata l eventuale data di licenziamento, in sola visualizzazione; l inserimento del licenziamento può essere effettuato mediante la funzione Licenziamento presente all interno del pulsante Funzioni, più avanti dettagliato. Guida utente 6
Riquadro Calendario presenze Racchiude il calendario con le presenze del mese. Il programma sviluppa le presenze in base allo specifico contratto eventualmente collegato al dipendente. Sono disponibili tre diverse configurazioni del calendario mensile. La selezione del tipo di configurazione avviene mediante il pulsante (a destra del calendario). In fase di accesso viene proposta l ultima configurazione selezionata dall utente stesso nella precedente elaborazione. 1. Layout presenze con sviluppo verticale su tre colonne (layout proposto di default dal programma). Il calendario viene proposto partendo dal primo giorno della settimana a cavallo con il mese precedente (i giorni della settimana che ricadono nel mese precedente vengono esposti in sola visualizzazione). Nel campo successivo al giorno in cui termina la settimana (giorno di riposo o il maggiore dei due giorni di riposo indicati nel calendario settimanale) viene evidenziato il totale delle ore standard. Se è stata attivata la gestione dei turni, il programma ricava il giorno di inizio settimana in base al giorno di riposo indicato nel calendario settimanale collegato al dipendente. Il totale delle ore standard non viene visualizzato per l ultima settimana se non risulta intera. Guida utente 7
2. Layout presenze con sviluppo orizzontale: Il calendario viene proposto partendo dal primo giorno del mese. L eventuale settimana a cavallo con il mese precedente può essere visualizzata selezionando il pulsante (a destra del calendario). In questo tipo di layout non vengono visualizzati i decimali delle ore, se assenti. 3. Layout presenze con sviluppo verticale su due colonne: Il calendario viene visualizzato partendo dal primo giorno del mese. L eventuale settimana a cavallo con il mese precedente può essere visualizzata selezionando il pulsante (a destra del calendario). A destra del calendario, il pulsante (presente in tutti tre i tipi di layout) determina l annullamento delle presenze mensili ed il successivo ricalcolo delle stesse sulla base del calendario settimanale. La funzione in oggetto risulterà utile al fine di ricalcolare le presenze senza necessità di dover procedere all annullamento delle presenze. Guida utente 8
La scelta del tipo di configurazione è legata esclusivamente alla preferenza dell utente. In tutte tre le configurazioni è possibile inserire in corrispondenza di ciascun giorno fino a sei giustificativi. Nei layout di visualizzazione presenze n. 1 e n. 3 la giornata lavorativa nella quale sono stati inseriti rispettivamente più di tre e più di cinque giustificativi viene evidenziata dal programma mediante un più + in corrispondenza della relativa riga. Una volta inseriti tali ulteriori giustificativi, è possibile visualizzarli e/o modificarli mediante il pulsante F3 Inserimento giustificativi abilitato all interno dei campi Sigla della videata principale. Nel caso di operaio edile il programma consente l inserimento dei giustificativi associati ai cantieri. Per agevolare l utente nella ricerca dei giustificativi interessati, in corrispondenza della colonna dei giustificativi è presente il pulsante sf2 che permette di visualizzare i giustificativi disponibili. In tale maschera, oltre ai giustificativi presenti ed al relativo cantiere, viene evidenziato anche lo stato del cantiere tramite il check nel campo Aperto, la data di apertura e l eventuale data di chiusura. Il pulsante sf2 è sempre disponibile, sia nel caso d istallazione dell applicativo PAGHE e sullo stesso server e compilazione del campo Uso anagrafica PAGHE in tabella Personalizzazioni, sia nel caso d installazione su server diversi. Nel caso d istallazione sullo stesso server dell applicativo PAGHE e in corrispondenza della colonna dei giustificativi è altresì presente il pulsante sf3, che consente di accedere in sola visualizzazione alla sezione Gestione anagrafica cantieri di AZIE; nel caso in cui sia già stato selezionato un giustificativo/cantiere il programma entrerà nella gestione del codice cantiere associato allo stesso. Riquadro Inserimento giustificativi All interno del riquadro Inserimento giustificativi sono disponibili le seguenti funzioni: Inserimento giustificativi (default): Modifica giustificativi: consente di effettuare l inserimento dei giustificativi per periodo. per il periodo indicato, consente di modificare (in somma o in sottrazione) la quantità dei giustificativi già inseriti nel calendario presenze. Guida utente 9
Modifica ore standard Modifica ore standard: no R o F o Z: Modifica ore standard: no R: Modifica ore standard: no F: Modifica ore standard: no Z: Modifica ore standard: tutti: per il periodo indicato, consente di modificare (in somma o in sottrazione) le ore standard (ore provenienti dal calendario settimanale base e riportate nella prima colonna). La modifica delle ore standard prevede differenti opzioni da utilizzare alternativamente al fine di escludere dall operazione di variazione i giorni festivi, di riposo o a zero ore ricadenti nel periodo selezionato. l orario non viene modificato nel giorno di riposo o festivo o a zero ore l orario non viene modificato nel giorno di riposo. l orario non viene modificato nel giorno festivo. l orario non viene modificato nel giorno a zero ore l orario viene modificato in tutti i giorni presenti nel periodo Entrando in gestione delle presenze il programma si colloca nel riquadro in oggetto proponendo di default l opzione Inserimento giustificativi e posizionando il cursore in corrispondenza del campo Dal. Dopo aver indicato il periodo interessato dalla variazione, la sigla del giustificativo e le eventuali ore, il programma esegue l operazione e si posiziona nuovamente sul campo Dal per consentire una successiva operazione. Selezionando il tasto invio senza imputare il giorno, il cursore si colloca sulla barra di stato nel pulsante Conferma. In alternativa è possibile selezionare direttamente con il mouse il singolo giorno oggetto di variazione, collocandosi sul campo Ore (ore standard) oppure Sg (sigla giustificativo). In fase di variazione delle presenze è invece possibile accedere al riquadro Inserimento giustificativi selezionando il pulsante Inserisci presente nella barra dei comandi oppure direttamente con il mouse. Riquadro Giustificativi In questo riquadro vengono visualizzate le ore standard e tutti i giustificativi presenti nel mese con le relative ore. Riquadro Elenco eventi Vengono visualizzati gli eventi inseriti mediante la funzione Gestione mal./mat./inf. che ricadono nel mese. Per ogni evento viene specificato: - il tipo di evento; - le date di inizio e di fine dell evento. Guida utente 10
Pulsante Funzioni Nel pulsante Funzioni sono presenti le opzioni di seguito dettagliate. Gestione mal./mat./inf. (1): consente di inserire le giornate interessate da eventi tutelati. Nel campo Tipo occorre indicare la tipologia di evento, inserendo uno seguenti codici: M = malattia F = maternità facoltativa O = maternità obbligatoria R = ricaduta malattia C = continuazione malattia I = infortunio D = ricaduta infortunio Nei campi Dal Al, è necessario indicare la data inizio e fine dell evento, il campo Gg viene valorizzato in automatico. Il campo Id.Cert. deve essere valorizzato, nel caso di eventi di malattia o infortunio, con il codice identificativo assegnato al relativo certificato. Nel caso d istallazione dell applicativo PAGHE e sullo stesso server, in presenza d importazione del certificato di malattia mediante la funzione Importazione certificati > Prelievo certificati sito INPS del comando PEYMAL di PAGHE (vedi note PAGHE 2016.0.7), in tale campo viene attivato il pulsante funzione sf2 Certificato, selezionando il quale il programma visualizza il certificato in formato.pdf. E possibile inserire eventi la cui durata superi il mese di elaborazione; tali informazioni vengono automaticamente riportate, con i relativi giustificativi, nei mesi interessati dall evento. L estrazione di tali dati è effettuata esclusivamente con l estrazione delle presenze relative al mese d inizio dell evento; allo stesso modo, anche la modifica dell evento può essere eseguita solamente nel mese in cui l evento si è verificato. Mediante il pulsante funzione F4 Dati aggiuntivi, accessibile dopo aver effettuato la compilazione del rigo, è possibile inserire ulteriori informazioni, differenziate in base al tipo di evento inserito. Guida utente 11
Malattia / Ricaduta Maternità facoltativa È possibile gestire i seguenti tipi di congedo: MA2 = congedo parentale di cui all art. 35, comma1, D.Lgs. n.151/2001 MB2 = congedi parentali di cui all art. 35, comma 2, D.Lgs. n. 151/2001 MB4 = congedi parentali di cui all art. 47, comma 2, D.Lgs.n.151/2001 MA0 = congedi parentali di cui all art. 32 D.Lgs. 151/2001, fruiti ad ore MB0 = congedi parentali fruiti ad ore oltre i limiti previsti per i congedi MA0 Maternità obbligatoria Continuazione malattia Guida utente 12
Infortunio / Ricaduta Mediante il pulsante funzione F6 Annulla periodo il programma elimina le informazioni inserite nel rigo in elaborazione. Nel caso di eventi di malattia la sezione in oggetto viene compilata automaticamente se eseguita l importazione dei certificati di malattia mediante l apposita funzione (vedi pag. 55). Licenziamento (2): tale funzione consente di inserire la data di licenziamento con l indicazione del relativo codice da riportare nell elemento <TipoCessazione> della denuncia UNIEMENS. Le giornate di calendario successive alla data di licenziamento verranno automaticamente inibite all interno della gestione delle presenze. La data di licenziamento indicata dall utente verrà riportata, in sola visualizzazione, nell apposito spazio presente nella parte superiore della schermata. Voci dipendente (3): Straordinari (4): Togli turni (A): Modifica turni (B): consente l introduzione di voci di calcolo da generare nel mese per il dipendente in elaborazione; le voci così inserite si aggiungono a quelle eventualmente inserite mediante la scelta Gestione voci mensili. consente di visualizzare le ore di lavoro straordinario, da stampare nel Libro Unico, calcolate dal programma come eccedenti le ore giornaliere del calendario settimanale base. in presenza di turnazione consente di effettuare la sospensione della stessa, applicando l orario previsto dal calendario settimanale base. consente di modificare durante il mese la turnazione già sviluppata. La variazione della turnazione può avvenire, per periodo o per singolo giorno. Selezionando la scelta Modifica turni compare una maschera in cui indicare: - il codice che individua la sequenza di turni da applicare (da 0 a 9 ); Guida utente 13
Annotazioni (C): dipendente - il giorno della sequenza della turnazione da cui partire; - il periodo interessato dal cambio di turno (dal - al). Per le giornate interessate dalla variazione, il programma sostituisce i giustificativi originariamente presenti con quelli associati al nuovo turno, in base alla sequenza indicata dall utente. Nel giorno successivo a quello di fine variazione, vengono riprese la tipologia di turnazione e la sequenza originariamente impostate. Se la variazione del turno interessa l ultimo giorno del mese, la nuova sequenza viene mantenuta anche per il mese successivo. Se, nel mese successivo a quello di modifica, l utente desidera ritornare alla turnazione originaria, dovrà effettuare una nuova variazione, indicando, come periodo interessato, l intero mese e specificando da quale giorno della sequenza desidera ripartire. consente l accesso alla scelta Gestione annotazioni, al fine d inserire specifiche annotazioni per il dipendente in elaborazione (vedi pag. 52). Le funzioni che seguono sono attive solo in assenza di valorizzazione del campo Uso anagrafica PAGHE della tabella Personalizzazioni. Dipendente (5): Calendario base (6): settimanale consente l accesso alla Gestione dipendenti. consente l accesso al calendario settimanale base collegato al dipendente. Dati presenze (7): Giustificativi (8): Gestione turni (9): consente di visualizzare e/o modificare i giustificativi che possono essere gestiti per il dipendente in elaborazione (analoga scheda Giustificativi della tabella Dati presenze (TB1102) in PAGHE). consente di visualizzare e/o modificare i parametri dei giustificativi o di crearne dei nuovi da inserire nel foglio presenze. consente l accesso alla tabella Gestione turni, mediante la quale definire la turnazione o visualizzarne una già presente. Quando si richiamano per la prima volta le presenze di un dipendente turnista il programma propone la seguente maschera, nella quale indicare il giorno del mese dal quale attivare la turnazione ed il giorno della sequenza del turno da cui partire. Guida utente 14
Nel caso in cui siano stati impostati più codici turnazione all interno del Calendario settimanale base (pulsante Funzioni > Turni ), viene richiesto anche tale codice; in automatico il programma propone la sequenza collegata al codice 0 = Turnazione base. Nella barra di stato sono inoltre presenti i pulsanti Prossimo / Precedente, che consentono di spostarsi all interno delle presenze della matricola precedente / successiva a quella in elaborazione. 3.1.1 Calendario mensile base La compilazione del campo Nuova gestione presenze consente anche la gestione della funzionalità Calendario mensile base, laddove attivata all interno dell applicativo PAGHE. Tale funzione permette di gestire le variazioni occasionali dell orario di lavoro rispetto quello impostato nel calendario settimanale base collegato al dipendente, attraverso una gestione alternativa a quella dei turni. L utente mediante l impostazione del calendario mensile base può stabilire l appropriata distribuzione delle ore lavorative per la mensilità in elaborazione. Il calendario così creato verrà preso in considerazione in sostituzione del calendario settimanale base nell elaborazioni della testata cedolino, nella generazione delle voci e nella liquidazione degli eventi. In tal modo è possibile gestire per ogni mese interessato da orari di lavoro particolari (anche, ad esempio, per gestire solo un cambio del giorno di riposo) un diverso sviluppo dell orario di lavoro rispetto quello del calendario settimanale base. Compilando il campo Nuova gestione presenze e selezionando la scelta Gestione presenze, nel caso di gestione del Calendario mensile base in PAGHE mediante la modalità di imputazione delle presenze attraverso la scheda Presenze di CEDOL (impostato a livello generale in TB1108 campo Presenze con calendario mensile base pari ad S o per azienda campo Presenze calendario mensile base della scheda L.U.L. ), verrà visualizzato il calendario mensile base, l attivazione del quale viene evidenziata tramite l apposita indicazione CM, posta in basso a destra del calendario. Sono disponibili 2 diverse configurazioni del calendario, in base al tipo di layout presenze utilizzato dall utente. Guida utente 15
A. Configurazione a tre colonne, in caso di utilizzo del layout presenze con sviluppo verticale su tre colonne. B. Configurazione a due colonne, in caso di utilizzo del layout presenze con sviluppo verticale su due colonne o con sviluppo orizzontale. La selezione del tipo di configurazione potrà essere modificata mediante il pulsante calendario). (a destra del Guida utente 16
In fase di accesso viene esposta l ultima configurazione selezionata dall utente stesso nella precedente elaborazione. Entrambi i layout si compongono delle seguenti colonne: La colonna Base verrà compilata in funzione del calendario settimanale collegato al dipendente evidenziando anche i giorni di riposo (R) e a zero ore (Z). Pertanto, sarà questa colonna che l utente dovrà modificare in caso di variazione della distribuzione dell orario lavorativo valido per il singolo mese. Mediante i pulsanti funzione F6 Riposo1, sf6 Riposo2 ed F7 Zero ore è possibile impostare le relative informazioni nel giorno selezionato. Nella colonna Ore + dovranno essere indicate le ore aggiuntive svolte rispetto al calendario lavorativo del dipendente ovvero, le ore di straordinario, di supplementare, lavorate nel giorno festivo, nel giorno a zero ore o di riposo. Solo nel caso in cui le ore di lavoro straordinario vengano imputate mediante specifico giustificativo (gestione manuale dello straordinario) le stesse ore non devono essere indicate nella colonna Ore +. La colonna Ore di sola visualizzazione (ultima nella configurazione A e penultima nella B), evidenzia le ore effettivamente svolte nello specifico giorno. Tali ore verranno calcolate sommando le ore indicate nella colonna Base, ad esclusione di quelle del giorno festivo della colonna Ore +, meno le ore degli eventuali giustificativi di assenza. Resta comunque sempre possibile inserire fino a 6 giustificativi. Si sottolinea che dopo aver inserito il giustificativo d assenza, le ore della colonna Base non verranno modificate (rappresentano le ore di lavoro teorico) mentre verranno invece sottratte le ore visualizzate nella colonna Ore. La colonna Tot. evidenzierà, in corrispondenza del giorno in cui termina la settimana, il totale delle ore lavorate. Esempio Nell esempio indicato per il giorno 7 vengono godute 4 ore di ferie con conseguente azzeramento delle ore lavorate presenti nella colonna Ore ; nei giorni 14 e 23 vengono inserite delle ore di lavoro aggiuntive rispetto all orario normale, in entrambi i casi non va modificato quanto indicato nella colonna Base. Guida utente 17
Le variazioni all orario di lavoro base devono essere effettuate prima dell imputazione nelle presenze del mese dei giustificativi di assenza e della modifica delle ore standard (inserimento ore di lavoro straordinario o festivo). In caso di variazione delle ore all interno della colonna Base dopo l inserimento di giustificativi di eventi o di quelli aventi codice 3 al campo Tipo di quantificazione (ore del calendario base) il programma provvederà a modificare di conseguenza anche la quantità esposta in tali giustificativi. Per dare evidenza di eventuali errori di imputazione, in fase di conferma dell elaborazione, nel caso in cui nella singola settimana le ore ordinarie (ore indicate nella colonna Base ) eccedano le ore contrattuali previste per il dipendente, il programma provvederà a rilasciare la seguente segnalazione: Alla conferma del messaggio, anche senza apportare variazioni lo stesso non verrà più evidenziato. Per la settimana a cavallo con il mese successivo il controllo viene effettuato a chiusura della settimana (e quindi nel mese successivo). Il programma, sempre alla conferma dell elaborazione, provvederà inoltre a segnalare l eventuale eccedenza delle ore dei giustificativi di assenza rispetto le ore lavorabili del dipendente mediante la seguente segnalazione: Anche in questo caso il messaggio, dopo la conferma, non verrà più visualizzato. Nel caso in cui l elaborazione venga annullata, il calendario mensile base dovrà essere creato nuovamente. Il calendario mensile base impostato per una mensilità non viene riproposto nella mensilità successiva. Con riferimento alle aziende per le quali non si utilizzano le informazioni anagrafiche presenti in PAGHE (assenza di valorizzazione del campo Uso anagrafiche paghe della tabella Personalizzazioni ), l attivazione del calendario mensile mese è subordinata all esecuzione della funzione Carico dati anagrafici da studio > Generazione dati anagrafici di. Guida utente 18
3.2 Nuova gestione presenze non compilato In assenza di compilazione del campo Nuova gestione presenze verrà esposta la seguente maschera: Nella prima colonna ore, sono riportate, per ciascuna settimana, le ore presenti nel calendario settimanale base collegato al contratto o al singolo dipendente. Le colonne 2, 3 e 4 sigla / ore sono predisposte per l inserimento dei giustificativi. Tali giustificativi possono essere inseriti richiamando il giorno, dopo aver digitato il pulsante Varia. Per agevolare l imputazione dei dati, è possibile l inserimento e/o la modifica dei giustificativi tramite i tasti Funzioni e Funz_dipe con i quali è possibile anche modificare le ore standard e visualizzare i Totali. In caso di inserimento del terzo giustificativo, il programma accede direttamente alla seguente maschera che consente di inserire ulteriori 3 giustificativi; se non si desidera aggiungerne altri è sufficiente confermare (premere Invio ) per ritornare alla videata principale. La giornata lavorativa nella quale sono stati inseriti più di tre giustificativi viene evidenziata dal programma mediante una freccia (>) in corrispondenza della relativa riga. Guida utente 19
Una volta inseriti tali ulteriori giustificativi, è possibile visualizzarli e/o modificarli mediante il pulsante F5 Inserimento giustificativi abilitato all interno dei campi sigla della videata principale. Qualora si proseguisse con l inserimento di un settimo giustificativo, il programma segnalerà, mediante apposito messaggio, l impossibilità di aggiungerne di ulteriori. Se l inserimento dei giustificativi è effettuato mediante i corrispondenti pulsanti funzione (tasto Funz e tasto Funz_dipe ) possono essere normalmente inseriti tutti i sei giustificativi. Le funzioni presenti all interno del pulsante F3 Funzioni, attivo in corrispondenza del campo Matricola, e quelle dei tasti Funzioni e Funz_dipe presenti in gestione, sono analoghe a quelle già illustrate con riferimento alla precedente visualizzazione del calendario. Guida utente 20
4 Gestione presenze multiple La scelta Gestione presenze multiple consente di gestire, mediante un unica maschera, le presenze di tutti i dipendenti dell azienda/filiale (subordinatamente agli eventuali permessi di accesso) o di un gruppo specifico di dipendenti selezionato dall utente, nonché l inserimento di voci di calcolo per sia per i dipendenti che per i collaboratori/associati. A tal fine, all interno della sezione in oggetto è possibile: visualizzare e selezionare mediante appositi filtri l elenco dei dipendenti dell azienda/filiale sui quali si intende intervenire; gestire le presenze, mediante le varie funzioni disponibili, con riferimento sia al gruppo di dipendenti evidenziati in elenco, che allo specifico dipendente selezionato; visualizzare ulteriori informazioni relative al dipendente selezionato. Selezionando la funzione Gestione presenze multiple viene proposta la maschera di seguito descritta: Guida utente 21
1. Nel riquadro superiore viene evidenziato l elenco (in ordine alfabetico) dei dipendenti dell azienda/filiale selezionata (nel limite, comunque, dei permessi di accesso eventualmente impostati per l utente): Nella parte inferiore della videata viene evidenziato il numero di dipendenti riportati in elenco, anche in funzione degli eventuali filtri applicati (vedi sotto). Nella parte superiore del riquadro, inoltre, vengono evidenziate altre informazioni generali quali lo stato di elaborazione delle presenze, l accesso in sola visualizzazione, la presenza di voci e/o di annotazioni (vedi funzione Gestioni azienda ) a livello di azienda, nonché la presenze di certificati di malattia da generare (vedi gestione Certificati malattia ). Con riferimento a ciascun dipendente vengono proposte le seguenti informazioni: Pres.: Voci: Note: Qualifica: stato di elaborazione delle presenze per il singolo dipendente; non viene evidenziato alcun simbolo per i soggetti esclusi dalla compilazione delle presenze (in particolare, collaboratori ed associati in partecipazione). in tale colonna vengono evidenziati i dipendenti per i quali risultano inserite delle voci di calcolo. in tale colonna vengono evidenziati i dipendenti per i quali risultano inserite delle annotazioni mediante l apposita nuova funzione Annotazioni dipendente. descrizione della qualifica, indicata nel corrispondente campo della scheda Retribuzione dell anagrafica dipendente nella procedura PAGHE. % p.time: percentuale part-time del dipendente. CdC: Descr. CdC: codice e descrizione del centro di costo (tipo 1) collegato al dipendente 1a. Personalizzazione griglia Le informazioni e le modalità di visualizzazione delle stesse nel riquadro in oggetto possono essere modificate mediante la funzione Personalizzazione griglia accessibile selezionando l apposito pulsante posto nell angolo superiore sinistro del riquadro: Tale funzione consente di: selezionare fra le informazioni disponibili quelle che si intendono visualizzare e quelle che si intendono nascondere; modificare l ordine di esposizione dei dati (colonne) all interno della griglia; modificare la dimensione del carattere utilizzato nella griglia; Guida utente 22
Tale personalizzazione viene memorizzata a livello di utente, e riproposta al successivo accesso dell utente stesso nella maschera in questione. Di seguito si riporta un esempio di griglia personalizzata al fine di evidenziare le date di assunzione/licenziamento ed il reparto in luogo del centro di costo: 1b. Filtri selezione dipendenti Mediante il pulsante Imposta filtri ( ) è possibile individuare i dipendenti per i quali si intende procedere alla gestione delle presenze, nonché modificarne l ordine di esposizione nel riquadro in oggetto: Accedendo a tale funzione, è possibile scegliere i criteri in base ai quali selezionare i dipendenti interessati: nella colonna Campo è necessario indicare il parametro che si intende verificare, scegliendo fra centro di costo, reparto, qualifica Inps e/o matricola. Inoltre: - mediante l opzione Giustificativo è possibile selezionare i dipendenti in base alla presenza o meno di un determinato giustificativo all interno delle presenze; - mediante l opzione Presenze è possibile selezionare i dipendenti in base allo stato delle presenze (compilate o non compilate) oppure selezionare/escludere i collaboratori. Fra i suddetti parametri, l utente potrà compilare i soli righi interessati oppure selezionare liberamente nella colonna in oggetto i campi che intende utilizzare come filtro (con possibilità di selezionare più volte lo stesso parametro); nella colonna Condizione va indicata la condizione che deve essere verificata all interno del rispettivo campo (uguale/non uguale, maggiore/minore, ecc.); nei campi Da / A è necessario indicare i valori da prendere in considerazione per verificare il rispetto della condizione impostata. Confermando i filtri inseriti, nell elenco dei dipendenti da elaborare risulteranno visualizzati i soli dipendenti per i quali risultano rispettate tutte le condizioni impostate in tale sede. Guida utente 23
I successivi campi Ordina per consentono di modificare l ordine di esposizione dei dipendenti, passando dall ordinamento alfabetico (proposto dal programma) all ordinamento per matricola, centro di costo, qualifica, ecc.. L inserimento di filtri di selezione dei dipendenti viene evidenziata mediante l esposizione della dicitura Filtri attivi nella parte superiore della maschera di Gestione presenze multiple. Mediante il pulsante Annulla filtri ( ) è possibile rimuovere tutti i filtri impostati (ad esclusione dei criteri di ordinamento). 1c. Funzioni azienda In tale pulsante sono racchiuse le diverse funzioni di gestione delle presenze disponibili a livello di azienda/filiale nella Gestione presenze : Giustificativi / Ore stand. (inserimento/modifica dei giustificativi e/o delle ore standard); Genera presenze (generazione delle presenze per tutti i dipendenti selezionati); si sottolinea che, a differenza dell analoga funzione disponibile in Gestione presenze, in tale sede la generazione delle presenze per tutti i dipendenti provvede automaticamente alla generazione degli eventi di malattia eventualmente caricati nel relativo archivio malattie (vedi scelta Certificati malattia ); Annulla presenze (annullamento delle presente per tutti i dipendenti selezionati); Si sottolinea che le funzioni di gestione sopra elencate consentono di intervenire sulle presenze dei soli dipendenti selezionati in base ai filtri eventualmente applicati. Diversamente, le funzioni seguenti operano su tutti i dipendenti dell azienda/filiale selezionata (subordinatamente agli eventuali permessi di accesso ai dipendenti); Voci azienda (gestioni voci di calcolo da inserire nelle presenze di tutti i dipendenti selezionati); Gestione calendario (presente solo in caso di non utilizzo delle anagrafiche PAGHE); Stampa giustificativi (stampa elenco giustificativi utilizzabili per l azienda); Genera eventi (generazione automatica degli eventi di malattia in funzione dei relativi certificati importati; vedi gestione Certificati malattia ); Annotazioni azienda (inserimento di annotazioni relative all azienda, da comunicare allo studio unitamente alle presenze; vedi scelta Gestione annotazioni ). 1d. Cerca dipendente Tale pulsante consente di posizionarsi sullo specifico dipendente interessato, mediante indicazione del testo da ricercare all interno del nominativo dei dipendenti selezionati. La funzione può essere selezionata anche mediante il tasto funzione F3 Cerca che consente, inoltre, di spostarsi sui diversi dipendenti il cui nominativo contiene il testo ricercato. 2. Nel riquadro centrale è possibile visualizzare e gestire le presenze e/o le voci di calcolo relative al singolo dipendente sul quale l utente risulta posizionato all interno dell elenco evidenziato nel riquadro superiore: Le presenze vengono visualizzate nel layout con sviluppo orizzontale (vedi scelta Gestione presenze ). In tale sede è possibile inserire/variare manualmente le presenze e/o i giustificativi all interno del calendario mensile. Guida utente 24
Posizionandosi in tale riquadro, inoltre, viene abilitato il tasto funzione sf4 Presenze che consente di accedere alla sezione Gestione presenze con riferimento allo specifico dipendente selezionato. Mediante i tasti funzione F5 e sf5 (pulsanti della barra degli strumenti) è possibile scorrere i dipendenti in elenco, passando rispettivamente al dipendente successivo o precedente. 2a. Mediante il pulsante è possibile accedere alla gestione delle voci di calcolo da inserire per il singolo dipendente: Con riferimento ai collaboratori ed associati in partecipazione, verrà visualizzata esclusivamente tale sezione e non il calendario presenze. 2b. Annulla e ricarica Tale funzione consente di procedere contestualmente all annullamento e rigenerazione delle presenze mensili del singolo dipendente selezionato nel riquadro superiore, sulla base del relativo calendario settimanale base. 2c. Funzioni dipendente In tale pulsante sono racchiuse le diverse funzioni di gestione delle presenze disponibili nella sezione Gestione presenze con riferimento al singolo dipendente selezionato: Inserimento giustificativi ; Modifica giustificativi ; Modifica ore standard ; Gestione mal./mat./inf. (gestione degli eventi); Licenziamento ; Straordinari ; Voci dipendente ; Gestione presenze (accesso alla Gestione presenze con riferimento allo specifico dipendente); Annulla presenze ; Togli turni ; Modifica turni ; Annotazioni dipendente (inserimento di annotazioni relative allo specifico dipendente, da comunicare allo studio unitamente alle presenze; vedi scelta Gestione annotazioni ). In caso di non utilizzo delle anagrafiche PAGHE (campo Uso anagrafiche paghe della tabella Personalizzazioni non valorizzato), risulteranno disponibili anche le funzioni di accesso alle seguenti anagrafiche/tabelle: Dipendente ; Calendario sett. base ; Dati presenze ; Giustificativi ; Gestione turni. Guida utente 25
3. Nel riquadro inferiore, con riferimento al dipendente selezionato vengono visualizzate le informazioni di seguito descritte: 3a. Totali giustificativi In tale riquadro vengono visualizzate le ore standard e tutti i giustificativi presenti nel mese, con il rispettivo totale di ore inserite. 3b. Ratei / Scadenze In tale riquadro è possibile visualizzare le informazioni relative ai ratei residui al mese precedente ed alternativamente (pulsante dall applicativo PAGHE. ) le eventuali scadenze (automatiche e manuali) rilevate Si precisa che, in mancanza di collegamento alle anagrafiche PAGHE (campo Uso anagrafiche paghe della tabella Personalizzazioni non valorizzato), non è possibile visualizzare il riquadro Scadenze e nel riquadro Ratei verranno evidenziati i dati rilevati con l ultimo aggiornamento dei dati anagrafici effettuato (funzione Carico dati anagrafici da studio ). AVVERTENZA La Gestione presenze multiple risulterà attiva per gli utenti che, in base ai permessi di accesso impostati nella relativa tabella ( Gestione password/funzioni di o TB1207 di PAGHE), risultano abilitati all accesso al menù (parziale o integrale), indipendentemente dalla modalità di gestione delle presenze (campo Nuova gestione presenze della tabella Personalizzazioni ). Diversamente, per gli utenti abilitati all accesso alla sola gestione del calendario presenze (utenti solo presenze ) non sarà possibile l utilizzo della gestione delle presenze multiple. Si precisa inoltre che, in caso di utilizzo della gestione dei permessi di accesso all applicativo all interno del portale sarà possibile definire specificatamente i permessi di accesso alla funzionalità in oggetto nonché a tutte le voci di menù dell applicativo ed alle singole funzioni di gestione delle presenze. Guida utente 26
5 Gestione presenze giornaliere Questa scelta consente di gestire le presenze (ore standard, giustificativi di straordinario e/o di assenza) su base giornaliera. Dopo aver selezionato il codice azienda/filiale è necessario indicare il singolo giorno del mese nel quale si intende intervenire: il programma propone tutti i dipendenti dell azienda/filiale selezionata (in ordine di matricola) per i quali è stato generato il calendario presenze. Prima della selezione del mese/giorno (all interno del campo Mese ), viene visualizzato il pulsante F3 Filtri e ordinamento, che consente di impostare dei filtri per selezionare i dipendenti ricercati e/o modificare l ordine esposizione dei dipendenti stessi. Applicando dei filtri è possibile visualizzare solo i dipendenti che rientrano nei centro di costo, reparti e qualifiche INPS indicati; nell ambito della condizione scelta, è possibile visualizzare i dipendenti con uno degli ordinamenti proposti (alfabetico, per centro di costo, per reparto, per qualifica). Selezionando il codice azienda/filiale, il mese e il giorno (dopo aver eventualmente impostato i filtri e gli ordinamenti), vengono proposti i dipendenti per l imputazione delle variabili giornaliere. Guida utente 27
Digitando il tasto Varia il programma si posiziona sulla prima matricola visualizzata; vengono proposti i seguenti tasti funzione: F3 Ins.Giustif.: sf3 Gest. Eventi: F5 Cal.Presenze: consente l inserimento dei giustificativi per il singolo giorno oppure per periodo; richiama la Gestione mal./mat./inf. per l inserimento degli eventi. Il programma alla conferma provvede ad inserire i giustificativi di assenza per tutte le giornate interessate dall evento; permette l accesso alla scelta Gestione presenze, nel quale è possibile apportare delle variazioni Con i tasti Prossimo e precedente, è possibile accedere ai giorni successivi o precedenti rispetto al giorno inizialmente selezionato. All interno del pulsante Funzioni sono attive le opzioni Inserimento giustificativi, Modifica giustificativi e Ore standard, analoghe alle corrispondenti funzioni presenti in Gestione presenze, già illustrate in precedenza. Le modifiche inserite mediante le suddette funzioni verranno riportate su tutti i giorni compresi nell intervallo indicato. Nel caso in cui nella scelta Stato presenze, per l azienda/filiale per la quale le presenze sono state elaborate, sia stato valorizzato il campo Presenze compilate, in testa alla videata verrà inserita apposita indicazione. Guida utente 28
6 Scarico dati presenze per studio Scelta presente solo in assenza di collegamento fra gli archivi PAGHE e gli archivi (tabella Personalizzazioni campo Indirizzario archivi PAGHE non compilato). Mediante tale scelta, dopo aver terminato l inserimento delle presenze, è possibile procedere alla creazione del file da consegnare al consulente del lavoro. L utente deve indicare il codice dell azienda e il mese da elaborare: Inserendo il valore 0 nel campo riservato al codice filiale, la procedura esporterà le presenze contemporaneamente per tutte le filiali dell azienda selezionata. In tal caso, in presenza di filiali che, in base alla sezione Stato presenze, risultano con presenze non compilate o già estratte, il programma proporrà il seguente messaggio: Il file verrà comunque generato con le presenze relative a tutte le altre filiali dell azienda. Nel caso di compilazione del campo Estrai elenco aziende in tabella Personalizzazioni in corrispondenza del campo Azienda, viene attivato il pulsante F6 Elenco aziende, che consente di effettuare l estrazione in un unico file per una lista di aziende. Guida utente 29
Se successivamente alla generazione del file si dovesse eseguire nuovamente tale scelta, il programma non eseguirà l elaborazione e proporrà il seguente messaggio: Nel caso di valorizzazione del campo Genera file su indirizzario il file generato viene denominato PAGENTP.001 (o il file PEaaaammxxxxyyy, se si è optato per la gestione separata dei file in tabella Personalizzazioni ; vedi pag. 33), contenente le presenze inserite per l azienda e il mese selezionato, e memorizzato nella cartella \\sta. In assenza di valorizzazione del campo Genera file su indirizzario il file generato viene denominato PAGENTP (o PEaaaammxxxxyyy se si è optato per la gestione separata dei file), in tal caso al termine della generazione, il programma proporrà la maschera utile per selezionare il percorso di memorizzazione. Il file generato come sopra esposto deve essere inviato allo studio che, mediante il comando ENTSTU (o ENTOLD) scelta 2, potrà procedere con l importazione dei dati nell applicativo PAGHE. NOTA BENE: La generazione del file presenze sarà inibita qualora risulti attivata la Gestione stato presenze (tabella Personalizzazione ), ma non risulti contrassegnato il campo Presenze compilate (cfr parag. 11). Nel caso di valorizzazione del campo Genera file su indirizzario, lo studio nell applicativo PAGHE, dovrà valorizzare con Si il campo ENTSU: genera file su indirizzario presente nella tabella Personalizzazione procedura (TB1108). In caso d istallazione nello stesso server dell applicativo PAGHE e (vedi allegato SERVICE), indicando l indirizzario degli archivi PAGHE nell apposito campo della tabella Personalizzazioni, la funzione Scarico dati presenze per studio non sarà più abilitata in quanto il file delle presenze verrà generato direttamente nell applicativo PAGHE. Guida utente 30
7 Inquiry presenze Questa scelta consente di visualizzare la situazione delle presenze di un determinato periodo del mese. Dopo aver selezionato i limiti richiesti, viene visualizzata la situazione del calendario presenze per i giorni indicati (viene richiesto un limite Da giorno - A giorno ), riportando per ogni dipendente un rigo per le ore lavorate e un rigo per ogni giustificativo indicato. Nella stessa videata vengono visualizzati fino un massimo di 7 giorni; se il numero dei giorni rientranti nel limite selezionato è maggiore di 7 vengono proposti i tasti funzione F5 Giorni succ. e sf5 Giorni prec., con i quali è possibile visualizzare i giorni delle settimane successive e precedenti. E presente il tasto funzione F4 Cal. Presenze con il quale è possibile accedere direttamente alla gestione del calendario presenze. Posizionandosi sui campi Da giorno - A giorno viene attivato il pulsante F3 Imposta filtri, che consente di impostare dei filtri e degli ordinamenti per l esposizione dei dipendenti interessati. Come variabili per l impostazione del filtro è possibile indicare il centro di costo e reparto 1, 2 e 3, la qualifica o il giustificativo. In tal caso verranno visualizzati solo i dipendenti nel cui calendario presenze risulta inserito almeno uno dei giustificativi selezionati. Guida utente 31
8 Stampa brogliaccio presenze Tale scelta consente di generare una stampa della situazione delle presenze, con riferimento alle matricole ed al mese selezionati. La stampa riporta, matricola per matricola, il calendario del mese con, giorno per giorno, le ore ed i giorni lavorati ed eventuali giustificativi con la relativa quantificazione. Sono inoltre presenti le seguenti impostazioni: Stampa sintetica: Stampa totali: Ordinamento: Suddividi per cantiere edile: consente di riportare nel tabulato solo il dettaglio delle ore giornaliere; consente di stampare una pagina per ogni filiale nella quale vengono evidenziati i totali mensili delle ore e giorni lavorati e dei giustificati presenti; consente decidere l ordine di esposizione dei dipendenti, se per matricola (C) o alfabetico (N); utile nel caso di aziende edili al fine di evidenziare le presenze in base ai cantieri di lavoro nel mese. Guida utente 32
9 Personalizzazioni Nella tabella Personalizzazioni sono contenuti i parametri necessari per l impostazione delle operazioni di importazione/esportazione dei dati nonché per la gestione dell applicativo in Teamportal / Polyedro (vedi SERVICE): Anno elaborazione: Indirizzario archivi PAGHE: Uso anagrafica PAGHE: Nuova gestione presenze: anno di elaborazione delle presenze. per gli utenti che utilizzano mediante portale in tale campo deve essere indicato il direttorio relativo agli archivi PAGHE del consulente. campo attivo solo se compilato il precedente campo Indirizzario archivi PAGHE, da compilare qualora si intenda utilizzare le informazioni anagrafiche presenti in PAGHE (anagrafica azienda/dipendente, calendario settimanale base, tabelle), senza consentire la possibilità di gestire e modificare tali dati all interno di. In tal caso vengono disabilitate le scelte Carico dati anagrafici da studio, Gestione dipendenti, Scarico dati presenze per studio e Gestione password/funzioni. Sarà invece disponibile la scelta Stampa anagrafica dipendenti. compilando tale campo selezionando la scelta Gestione presenze il programma visualizzerà il calendario mensile con una modalità analoga alla struttura della scheda Presenze del comando CEDOL in PAGHE (vedi pag. 4). Inoltre sarà possibile gestire le variazioni occasionali dell orario di lavoro base rispetto quello impostato nel calendario settimanale base collegato al dipendente, attraverso una gestione alternativa a quella dei turni. Guida utente 33
Gestione stato presenze: compilando tale campo si attiva la scelta Stato presenze (vedi pag. 46). Presenze estratte modifica solo utente con accesso alle personalizzazioni: Estrai elenco aziende: Genera file separati per azienda/filiale: Genera file su indirizzario: compilando tale campo l impostazione del campo Presenze estratte della scelta Stato presenze può essere modificata da tutti gli utenti ai quali è stata consentita la modifica della tabella Personalizzazioni (mediante attivazione delle ACLAPG o impostazione del permesso di modifica delle tabelle). utile per la funzione Scarico dati presenze per studio al fine di consentire l estrazione di più aziende in un unico file. Compilando tale campo il programma elimina, se presente, il check dal campo Genera file separati per azienda/filiale. consente di memorizzare file distinti per ogni azienda/filiale. A tal fine il file generato dalla funzione Scarico dati presenze per studio con il riferimento al mese/anno di elaborazione ed al codice azienda/filiale, viene denominato nel seguente modo: PEaaaammxxxxyyy dove: aaaa mm xxxx yyy = anno = mese = codice azienda = codice filiale. utile per memorizzare i file delle presenze su un indirizzario indicato dall utente. Compilando tale campo, sia in fase d importazione (scelta Carico dati anagrafici da studio ) che in fase di esportazione (scelta Scarico dati presenze per studio ), il programma visualizzerà la cartella \\sta al fine di ricercare il file relativo alle anagrafiche o generare il file relativo alle presenze. Il campo in oggetto risulterà disabilitato se valorizzato il campo Indirizzario archivi PAGHE. Export VOCIPRE mese successivo: S Si campo utile per determinare la modalità di scarico dei dati da consegnare allo studio in funzione del tipologia di elaborazione dei cedolini, se normale o in modalità sfasata. Accetta i seguenti valori: Il file delle presenze estratto conterrà le presenze inserite per il mese selezionato e le voci di calcolo inserite nella scelta Gestione voci mensili relativamente al mese successivo. N No Il file delle presenze estratto conterrà sia le presenze che le voci di calcolo inserite nella scelta Gestione voci mensili per il mese selezionato. T Tabella dello studio Al momento dello scarico dei dati per lo studio, il programma verifica per ogni dipendente da elaborare se è stato attivato il calendario sfasato (PAGHE > TB1106 Gestione calendario sfasato ) - se il calendario sfasato è attivo, il programma si comporta come se il campo fosse compilato a S ; - se il calendario sfasato non è attivo, il programma si comporta come se il campo fosse compilato a N. Nel caso in cui venga variata la compilazione di tale campo da S a T, prima di procedere allo scarico dei dati per lo studio, è necessario effettuare l aggiornamento delle anagrafiche/tabelle (PAGHE > ENTSTU scelta 1). Guida utente 34
Per gli utenti che utilizzano SERVICE l informazione viene ricavata automaticamente dagli archivi PAGHE senza necessità di compilare il campo in oggetto. È presente il pulsante Funzioni, caratterizzato dalle scelte di seguito dettagliate. Filtro sigle: consente di inibire la visualizzazione e l utilizzo degli specifici giustificativi selezionati dall utente. Accedendo al pulsante Filtro sigle, viene proposta la seguente tabella: La tabella può essere creata per contratto o, in alternativa, per azienda/filiale. Indicando 0 al campo Filiale la tabella viene creata per tutte le filiali dell azienda selezionata; indicando 0 anche al campo Codice contratto la tabella viene creata con riferimento al codice contratto 0. Mediante il tasto F6 Filtri esistenti è possibile visualizzare le tabelle precedentemente create. Nei campi successivi, possono essere indicati i giustificativi (massimo 30) che non devono essere utilizzati per il codice contratto o per l azienda/filiale selezionati. Tali giustificativi, pertanto, non verranno visualizzati ne potranno essere richiamati dall utente in fase di inserimento delle presenze relative ai dipendenti interessati. È presente il campo Filtro inclusione, che consente di invertire il funzionamento standard della tabella in oggetto. Valorizzando tale campo l utente dovrà inserire l elenco delle sigle dei giustificativi che intende abilitare per il codice contratto o per l azienda/filiale selezionati; tutte le sigle non inserite nell elenco non verranno visualizzate né potranno essere richiamate dall utente in fase di inserimento delle presenze relative ai dipendenti interessati. Guida utente 35
Filtro voci: consente di inibire la visualizzazione e l utilizzo di specifiche voci selezionate dall utente. Accedendo al pulsante Filtro voci, viene proposta la seguente tabella: La tabella può essere creata per contratto o, in alternativa, per azienda/filiale. Indicando 0 al campo Filiale la tabella viene creata per tutte le filiali dell azienda selezionata; indicando 0 anche al campo Codice contratto la tabella viene creata con riferimento al codice contratto 0. Mediante il tasto F6 Filtri esistenti è possibile visualizzare le tabelle precedentemente create. Nei campi successivi, possono essere indicate le voci che non devono essere utilizzate per il codice contratto o per l azienda/filiale selezionati. Tali voci, pertanto, non verranno visualizzate né potranno essere richiamate dall utente in fase di inserimento delle presenze relative ai dipendenti interessati. È presente il campo Filtro inclusione, che consente di invertire il funzionamento standard della tabella in oggetto. Valorizzando tale campo l utente dovrà inserire l elenco delle voci che intende abilitare per il codice contratto o per l azienda/filiale selezionati; tutte le voci non inserite nell elenco non verranno visualizzate ne potranno essere richiamate dall utente in fase di inserimento delle presenze relative ai dipendenti interessati. Guida utente 36
10 Gestioni password / funzioni La tabella Gestione password/funzioni consente di: limitare l accesso dei singoli utenti alle aziende/filiali; limitare l accesso alle funzioni della gestione del calendario presenze; creare delle condizioni di accesso nella gestione dei dipendenti controllando uno dei seguenti dati dell anagrafica dipendente: centro di costo, reparto, qualifica INPS e codice Trattamento qualifica. Tale scelta è presente solo in assenza di condivisione delle anagrafiche PAGHE (tabella Personalizzazioni campo Uso anagrafica PAGHE non compilato). In quest ultimo caso infatti i permessi di accesso seguiranno quanto impostato nella tabella Protezione tabelle/funzioni/accessi (TB1207) della procedura PAGHE. Per gli utenti che utilizzano Polyedro o Teamportal che hanno installato sul proprio server il programma (vedi SERVICE), è inoltre possibile attivare i permessi di accesso agli applicativi all interno del portale (ACLAPG). Accedendo alla tabella Gestione password/funzioni viene proposta la seguente maschera: Nel caso in cui la tabella non venga gestita, l accesso resta esteso a tutti gli utenti. Il pulsante Predefinito consente la creazione della tabella con la login dell utente abilitato alla gestione della password e preposto ad impostare le funzioni di limitazione valide nei confronti degli altri utenti (c.d. utente predefinito). Dopo aver selezionato l utente predefinito, la tabella Gestione password/funzioni presenta le seguenti 4 scelte: Guida utente 37
10.1 Gestione password tabelle Mediante questa tabella è possibile limitare l accesso dei singoli utenti (login) alle aziende/filiali. Con la creazione della tabella gli utenti diversi dall utente predefinito non possono accedere alle scelte Personalizzazioni e Gestione password/funzioni ; è possibile consentire l accesso in sola visualizzazione, oppure l accesso con possibilità di variazione solo con richiesta di password. Selezionando il tasto Varia si accede alla tabella per modificarne le impostazioni: Password di accesso alle tabelle: Conferma password: indicare l eventuale password da assegnare all utente. confermare la password prescelta. Consente visualizzazione: la valorizzare questo campo se si vuole consentire la visualizzazione delle scelte Personalizzazioni e Gestione password/funzioni agli utenti diversi dall utente predefinito. Guida utente 38
Utente abilitato senza password: Entrano altri utenti con password: Gestione utenti/aziende: valorizzare questo campo se si vuole consentire la modifica delle scelte Personalizzazioni e Gestione password/funzioni da parte dell utente predefinito senza necessità di reimpostare la password. valorizzare questo campo se si vuole consentire la modifica delle scelte Personalizzazioni e Gestione password/funzioni da parte degli utenti diversi dall utente predefinito utilizzando la stessa password indicata in tabella. questo campo attiva la funzione che permette di assegnare ad ogni singola login la gestione dell azienda. Valorizzando tale campo nella parte inferiore della videata viene visualizzato il pulsante Funzioni, all interno del quale è presente la scelta Gestione utenti, che consente di accedere ad una tabella nella quale vanno definite le aziende la cui gestione è assegnata al singolo utente. Una volta selezionato l utente, occorre scegliere se indicare le aziende da disabilitare o quelle da abilitare (campo lista abilitati / lista disabilitati ); in base alla scelta operata devono essere indicate le aziende che possono o meno essere gestite. Nell esempio proposto l utente denominato utente1 è stato abilitato alla gestione dell azienda Teamsystem S.p.A.. È presente il pulsante Inibisce comandi diretti che, se compilato, consente l esecuzione dei comandi solo mediante selezione dal relativo menù e non digitazione diretta del comando. Gestione utenti/filiali: questo campo, subordinato all attivazione della gestione utenti/aziende, consente di assegnare ad ogni singola login specifiche filiali dell azienda da poter gestire. Valorizzando tale campo all interno del pulsante Funzioni, verrà visualizzata anche la scelta gestione Filiale, che consente di accedere ad una tabella, analoga a quella sopra esposta, con la quale è possibile abilitare o disabilitare la gestione da parte dell utente delle specifiche filiali delle aziende a lui assegnate. Guida utente 39
Nell esempio proposto l utente1, precedentemente abilitato alla gestione dell azienda Teamsystem S.p.A., è stato abilitato alla gestione delle sole filiali 1 e 2. Default disabilita utente: per default tutti gli utenti creati che non vengono configurati nelle due tabelle sopra descritte possono gestire tutte le aziende/filiali. Al contrario, compilando il presente campo, agli utenti non configurati nelle suddette tabelle non sarà consentita la gestione di alcuna azienda/filiale. All interno delle tabelle richiamabili con le scelte Gestione utenti e Gestione filiale è presente il pulsante Funzioni che consente, per l utente selezionato, di accedere direttamente alle successive tabelle della scelta Gestione password/funzioni : Gestione_funzioni: G Consente di accedere alla scelta 2 Gestione utenti/funzioni. Gestione_accessi: T Consente di accedere alla scelta 3 Gestione accessi ai dipendenti. Gestione_Filiali: S Scelta presente solo nella tabella Gestione utenti. Consente di accedere alla tabella Gestione filiali. Guida utente 40
10.2 Gestione utenti/funzioni Tale scelta consente al solo utente abilitato alla gestione delle password (utente predefinito) di limitare ad altri utenti l accesso alle funzioni della gestione del calendario presenze. La tabella contiene l elenco di tutte le funzioni presenti all interno della gestione del calendario presenze. In fase di prima creazione della tabella, si dovrà indicare il nome dell utente (login) per il quale si intende limitare delle funzioni. Dopo aver selezionato l utente viene proposto il messaggio di creazione; alla conferma viene visualizzato l elenco delle funzioni presenti nella gestione del calendario presenze. Le ultime due righe della tabella ( Presenze ) sono funzioni che consentono le operazioni di seguito dettagliate. Crea / Varia / Annulla presenze : funzione che permette la creazione e la modifica del calendario presenze. Richiama solo gestione calendario presenze : funzione che permette, richiamando l applicativo, di accedere direttamente ed esclusivamente alla scelta Gestione presenze (c.d. utente solo presenze ), secondo la modalità impostata in tabella Personalizzazioni dall utente abilitato (campo Nuova gestione presenze ). Valorizzando anche il successivo campo Tipo abilitazione, richiamando l applicativo si accede al menu principale, ma in una forma ridotta (c.d. utente presenze plus ), caratterizzato dalle seguenti scelte: - Gestione presenze ; - Gestione presenze multiple ; Guida utente 41
- Gestione presenze giornaliere ; - Inquiry presenze ; - Stampa brogliaccio presenze ; - Stato presenze. Si precisa che, per entrambe le suddette configurazioni, la gestione delle varie funzioni presenti all interno della scelta Gestione presenze sarà sottoposta ai permessi di accesso impostati. L utente abilitato dovrà personalizzare la tabella tramite le colonne Abilita e Tipo abilitazione e mediante il pulsante Funzioni. La colonna Abilita consente di attivare (campo valorizzato) o negare (campo vuoto) la gestione della funzione associata a ciascun rigo. Nella colonna Tipo abilitazione (valida solo per alcune funzioni) occorre indicare se per la funzione abilitata è permessa la sola visualizzazione (campo vuoto) oppure è permessa la gestione (campo valorizzato). In creazione vengono abilitate di default tutte le funzioni, fatta eccezione per la funzione Richiama solo gestione calendario presenze. Il tasto Funzioni consente di impostare automaticamente, per il singolo utente, una delle configurazioni standard preimpostate; vengono fornite 4 configurazioni standard: utente Master: M consente di associare al singolo utente le configurazioni create per un altro utente. Utile per creare una sola volta la personalizzazione della tabella ed associarla a più utenti. Mediante la funzione Ricerca (F2) presente nel nome utente si potranno visualizzare gli utenti che hanno un utente master associato. Default: D attiva i flag di abilitazione in tutte le funzionalità attribuendo lo stesso tipo di abilitazione associato in fase di prima creazione della tabella. Solo presenze: S Utile per creare la configurazione per un utente al quale si intende consentire la gestione delle sole presenze. Compila il campo Abilita per le seguenti funzioni: Funzioni azienda - Inserimento/modifica giustificativi modifica ore standard - Genera / annulla tutti i dipendenti Funzioni dipendente - Inserimento/modifica giustificativi modifica ore standard - Gestione mal./mat./inf. - Gestione calendario settimanale base - Gestione ore turni - Togli/modifica turni Funzioni dipendente (riga comando) - Licenziamento: inserisce licenziamento data e tipo - Giustificativo: permette di inserire su un giorno un giustificativo - Ore standard: modifica ore lavorate su 1 giorno Funzioni presenze - Crea / Varia / Annulla presenze - Richiama solo gestione calendario presenze Solo Visualizza: O Utile per creare la configurazione per un utente al quale si intende consentire una sola visualizzazione delle presenze. Toglie i flag di abilitazione a tutte le funzionalità presenti in tabella ad eccezione del campo Richiama solo gestione calendario presenze. Guida utente 42
Dopo aver scelto una configurazione standard, è comunque possibile apportare delle variazioni. La tabella Gestione utenti/funzioni è richiamabile anche dall interno della tabella Gestione password tabelle (sezione Gestione utenti > pulsante Funzioni ). 10.3 Gestione accessi ai dipendenti Tale tabella consente all utente abilitato alla gestione delle password (utente predefinito) di creare delle condizioni di accesso nella gestione dei dipendenti. La condizione viene impostata verificando uno dei seguenti dati dell anagrafica dipendente: centro di costo e reparto 1, 2 e 3, qualifica INPS e codice Trattamento qualifica. Nella scelta Gestione dipendenti del menu le informazioni relative al centro di costo, reparto e qualifica INPS del dipendente non sono presenti in appositi campi, tuttavia tali informazioni vengono trasferite dagli archivi dello studio ed importate attraverso la funzione Carica dati anagrafici da studio, e sono visualizzabili selezionando la funzione Ricerca (F2) dal campo matricola. Per ogni utente è possibile impostare fino a 100 condizioni di accesso, consentendo quindi di verificare anche un combinazione dei suddetti dati identificativi del dipendente. Le condizioni di accesso impostate non hanno validità nel programma di Stampa brogliaccio presenze. Dopo aver selezionato l utente viene proposto il messaggio di creazione; alla conferma viene proposta la seguente tabella: Le informazioni richieste sono le seguenti: Applica a: indicare l azienda/filiale per la quale deve valere la condizione di accesso; la condizione può essere impostata anche per tutte le aziende (codice zero al campo Azienda ) o per tutte le filiali di una azienda (codice zero al campo Filiale ). Guida utente 43
Campo da controllare: Condizione: Valore da controllare: Indicare il dato dell anagrafica dipendente che si vuole verificare. Le opzioni possibili sono: centro di costo e reparto 1, 2 e 3, qualifica INPS, codice Trattamento qualifica. Indicare se la condizione identifica i dipendenti per i quali l accesso è consentito oppure negato. Indicare il valore prescelto per il campo da controllare. Se il campo da controllare è la qualifica INPS, vengono attivati i campi per compilare le qualifiche INPS 1, 2 e 3. I tre campi non devono necessariamente essere tutti compilati. Per inserire nuove condizioni o annullare quelle già create sono presenti i pulsanti funzione Inserisci nuovo record ( ) ed Elimina il record ( ). Nel tasto Funzioni è presente l opzione utente Master, che consente di associare al singolo utente le condizioni di accesso create per un altro utente. La tabella Gestione accessi ai dipendenti è richiamabile anche dall interno della tabella Gestione password tabelle (sezione Gestione utenti > pulsante Funzioni ). Guida utente 44
10.4 Inserimento veloce utenti/presenze Questa scelta è una funzione di utilità che consente di creare: 1. permessi di gestione di aziende/filiali riferiti all utente selezionato, senza dover entrare nelle funzioni Gestione utenti e gestione Filiali della scelta 1 Gestione password tabelle ; in questo caso è necessario compilare solamente i campi Azienda / Filiale. 2. limitazioni di accesso alle funzioni della gestione calendario presenze riferiti all utente selezionato, senza dover entrare nella scelta 2 Gestione utenti/funzioni. Le opzioni possibili sono: - impostare le funzioni relative la configurazione standard Solo presenze. - associare le configurazioni create per un altro utente (compilando il campo Utente master ). In questo caso verranno associate anche le eventuali impostazioni indicate per lo stesso utente master nella scelta 3 Gestione accessi ai dipendenti. Confermando le impostazioni selezionate, il programma provvede a creare i permessi di accesso nella scelta Gestione password tabelle e/o le limitazioni alle funzioni della gestione calendario presenze, nella scelta Gestione utenti/funzioni. Richiamando nuovamente la tabella, la stessa risulterà vuota; per annullare le impostazioni create occorre accedere direttamente nelle scelte Gestione password tabelle e Gestione utenti/funzioni. Guida utente 45
11 Stato presenze Scelta presente solo nel caso di compilazione del campo Gestione stato presenze della tabella Personalizzazioni (vedi pag. 33). In tal caso viene attivato un controllo nella procedura di generazione del file delle presenze da consegnare allo studio: il file sarà generato solo se la gestione delle presenze dell azienda/filiale del mese interessato risulta completata. Dopo aver terminato le operazioni di imputazione delle presenze è necessario selezionare la scelta Stato presenze, richiamare l azienda/filiale per la quale le presenze sono state elaborate e valorizzare il campo Presenze compilate. Il programma memorizza il nome dell utente che ha valorizzato il campo, con data e ora. Nella gestione del calendario presenze per l azienda/filiale interessata lo stato di presenze compilate viene evidenziato mediante apposita dicitura. Inoltre le presenze saranno accessibili in sola visualizzazione, non sarà pertanto possibile apportare delle variazioni. Selezionando la scelta Scarico dati presenze per studio (vedi pag. 29), senza aver valorizzato il suddetto campo, il file per la specifica azienda non verrà generato ed il programma evidenzierà un apposito messaggio. Contestualmente alla generazione del file, nella scelta Stato presenze viene valorizzato il campo Presenze estratte, indicando il nome dell utente che ha eseguito la scelta (visualizzabile solo dall utente predefinito), la data e l ora. Se successivamente alla generazione del file si dovesse eseguire nuovamente la scelta Scarico dati presenze per studio, il programma non eseguirà l elaborazione evidenziando un apposito messaggio. Per poter nuovamente generare il file è necessario richiamare la scelta Stato presenze per l azienda/filiale interessata, e rimuovere il flag al campo Presenze estratte ; tale operazione, nel caso di compilazione del campo Presenze estratte modifica solo utente con accesso alle personalizzazioni della tabella Personalizzazioni, è consentita solo agli utenti ai quali è stata concessa la modifica della predetta tabella. Lo stesso controllo viene attivato anche in caso di collegamento/condivisione degli archivi PAGHE con gli archivi, quando si procede all importazione diretta delle presenze tramite il comando ENTSTU. Guida utente 46
12 Gestione voci mensili La scelta Gestione voci mensili consente l inserimento di voci di calcolo in da far confluire nel cedolino della mensilità indicata in aggiunta a quelle generate dalle movimentazioni mensili. L accesso a tale gestione, è possibile anche tramite il pulsante funzioni della gestione presenze e gestione presenze multiple. In assenza di collegamento tra gli applicativi PAGHE e per inserire le voci occorre che lo studio fornisca all azienda i codici delle voci di calcolo tramite l aggiornamento dei dati anagrafici con il comando ENTSTU presente nell applicativo PAGHE. L attivazione dell invio delle voci di calcolo va operata indicando Si al campo ENTSTU: attiva trasferimento voci in tabella Personalizzazione procedura (TB1108). Le voci possono essere inserite per: azienda/filiale; elenco di aziende. A tal fine nel campo azienda è attivo il pulsante funzione F6 Lista aziende mediante il quale è possibile richiamare una Lista Aziende già presente nell applicativo PAGHE o creare una nuova lista; dipendente, livello (indicando 0 nel campo Matricola ). Nel caso d inserimento per dipendente, si attivano i tasti dipe Succ e dipe Prec, che agevolano l inserimento delle voci dipendente per dipendente, così come è possibile mediante i tasti pg.av e pg.ind inserire voci per più mesi. Nel caso d inserimento per livello si attiva il tasto funzione F3 Elenco livelli inseriti, che consente di verificare i livelli presenti. Guida utente 47
La scelta in oggetto consente infine l inserimento di voci di calcolo anche per dipendenti/collaboratori per i quali non sono state elaborate le presenze mensili. Tali voci, infatti, saranno prese in considerazione in fase di esportazione presenze e quindi generate nel cedolino del dipendente, senza necessità di inserire le presenze del dipendente stesso. Esempio Ipotizziamo il caso di un collaboratore per il quale viene elaborato un cedolino per il compenso dovuto senza inserimento delle relative presenze. In questo caso non va inserito nulla tramite la scelta Gestione presenze, ma va inserita semplicemente la voce di compenso mediante la scelta Gestione voci mensili. Tale voce verrà compresa nell esportazione delle presenze e quindi automaticamente trasferita nel cedolino del dipendente. Guida utente 48
13 Stampa voci presenze mensili La scelta Stampa voci presenze mensili consente di ottenere un tabulato riepilogativo delle voci inserite tramite la scelta Gestione voci mensili. Tale stampa può essere eseguita anche selezionando la corrispondente scelta all interno del menu Gestione presenze (quest ultima attiva solo se in Gestione utenti/funzioni risultano abilitate almeno una delle seguenti scelte: Azienda: Introduzione voci azienda; Dipendente: introduzione voci). Da azienda/filiale/matricola: Ad azienda/filiale/matricola: Anno: Mensilità: Tipo voce: selezionare i codici delle aziende/filiali/matricole per le quali si desidera effettuare la stampa. viene proposto, con possibilità di variazione, l anno di elaborazione presente nella scelta Personalizzazioni oppure, se differente, quello indicato nella sezione F6 Cambio anno in Gestione presenze. indicare la mensilità per la quale si desidera effettuare la stampa. indicare se si desidera stampare l elenco di: tutte le voci inserite nella scelta Gestione voci mensili (per azienda, livello, dipendente); delle sole voci inserite per azienda. Effettuando questa scelta vengono elencate anche le eventuali voci inserite per livello; delle sole voci inserite per dipendente Guida utente 49
14 Stampa anagrafica dipendenti La scelta Stampa anagrafica dipendenti consente di ottenere un tabulato dettagliato in formato.pdf dell archivio anagrafico del dipendente. È disponibile solo nel caso d istallazione dell applicativo PAGHE e sullo stesso server e compilazione del campo Uso anagrafica PAGHE in tabella Personalizzazioni. Selezionando la suddetta scelta verrà proposta la seguente maschera: Oltre alla selezione delle aziende/filiali/matricole da esporre nel tabulato, vengono richieste le successive informazioni: Mese fiscale: Stampa dipendenti licenziati: N S A indicare il periodo di validità dell anagrafica dipendente per cui effettuare la stampa. Il programma espone le informazioni aggiornate sulla base delle variazioni storiche memorizzate nell anagrafica dipendente della procedura PAGHE. I campi non storicizzabili vengono riportati con l aggiornamento corrente. indicare se includere in stampa i dipendenti licenziati (anagrafica dipendente della procedura PAGHE, campo Stato dipendente della scheda Dati generali pari a 9). Sono possibili le seguenti opzioni No I dipendenti licenziati non vengono esposti in stampa. Si Vengono inseriti nella stampa tutti i dipendenti licenziati. Licenziati durante l anno Vengono inclusi nella stampa solo i dipendenti licenziati nell anno in elaborazione. Guida utente 50
Confermando i limiti impostati viene generato un tabulato analogo al seguente: Guida utente 51
Le seguenti informazioni non vengono riportate: - Assegni familiari; - Livello; - Livello CCNL; - Retribuzione attuale; - Retribuzione precedente; - tutta la sezione Elementi retribuzione ; - tutta la sezione Voci fisse ; - annotazioni. La possibilità di effettuare la Stampa anagrafica dipendenti è sottoposta ai permessi di accesso agli applicativi da portale (ACLAPG) e a quelli gestiti mediante la tabella Protezione tabelle/funzioni/accessi (TB1207) della procedura PAGHE. 15 Gestione annotazioni Tale scelta consente l inserimento di annotazioni per azienda/filiale o matricola, che verranno stampate durante l importazione delle presenze nella procedura PAGHE e visualizzate nell apposito riquadro presente nella scheda Dati generali di CEDOL. Selezionando tale scelta verrà proposta la seguente maschera: Occorre indicare la mensilità nella quale evidenziare l annotazione in elaborazione. Possono essere gestite annotazioni a livello di azienda/filiale o di matricola; nei relativi campi è presente il pulsante funzione F3 Dati presenti. Guida utente 52
Nel caso d impostazione per azienda/filiale è necessario non valorizzare il campo Matricola ; le annotazioni così create verranno visualizzate in CEDOL, nell apposito riquadro della scheda Dati generali, dopo la selezione dell azienda/filiale. Le annotazioni create per matricola verranno visualizzate dopo la selezione della matricola. Le annotazioni impostate mediante tale funzione vengono visualizzate prima di quelle eventualmente inserite nella console del dipendente o dell azienda, e separate da queste ultime mediante apposita dicitura. La presenza di annotazioni viene evidenziata all interno della Gestione presenze, sia nel caso di nuova gestione, che di vecchia gestione, e all interno della Gestione presenze multiple. Mediante il pulsante Stampa è possibile ottenere un tabulato con l esposizione delle annotazioni che si stanno elaborando. La gestione delle annotazioni è sottoposta ai permessi di accesso agli applicativi da portale (ACLAPG) e a quelli gestiti mediante la tabella Gestione password/funzioni, o Protezione tabelle/funzioni/accessi (TB1207) della procedura PAGHE nel caso di compilazione del campo Uso anagrafica PAGHE. I permessi possono essere impostati distintamente per le annotazioni inseribili per azienda/filiale e per matricola. È possibile consentire o negare la gestione delle annotazioni; nel caso d impostazione delle ACLAPG è inoltre possibile consentirne la modifica o la sola visualizzazione. Guida utente 53
16 Stampa annotazioni La scelta Stampa annotazioni consente di ottenere un tabulato con tutte le annotazioni impostate mediante la Gestione annotazioni. Selezionando la suddetta scelta verrà proposta la seguente maschera: Tra le altre impostazioni il programma richiede quale tipo di annotazioni esporre, azienda/filiale (A), matricola (M) o tutte (T). La stampa delle annotazioni è sottoposta ai permessi di accesso agli applicativi da portale (ACLAPG) e a quelli gestiti mediante la tabella Gestione password/funzioni, o Protezione tabelle/funzioni/accessi (TB1207) della procedura PAGHE nel caso di compilazione del campo Uso anagrafica PAGHE, ed è funzione di quanto impostato nella gestione delle annotazioni. In presenza d impostazione dei permessi di accesso il campo Tipo annotazione verrà compilato in funzione dei permessi presenti, pertanto nel caso di gestione consentita il suddetto campo accetterà tutti i valori previsti, in presenza permesso consentito per azienda/filiale il campo verrà automaticamente compilato con il valore A, in presenza permesso consentito per matricola il campo verrà automaticamente compilato con il valore M. Guida utente 54
17 Certificati malattia La funzione Certificati di malattia consente (agli utenti abilitati in base ai relativi permessi di accesso) di gestire automaticamente gli eventi di malattia mediante importazione dei certificati dal relativo file XML fornito dall INPS e inserimento dei corrispondenti eventi nelle presenze. In caso di collegamento fra gli archivi PAGHE e (indicazione dei rispettivi indirizzari), l importazione dei certificati di malattia può essere effettuata all interno della procedura PAGHE (vedi comando PEYMAL in versione PAGHE 2016.0.7). In tal caso, all interno dell applicativo sarà sufficiente procedere alla generazione degli eventi di malattia, con possibilità inoltre di visualizzare e stampare i dati dei relativi certificati. Nel dettaglio, la scelta Certificati malattia prevede le funzioni di seguito descritte: Guida utente 55
17.1 Importazione certificati Tale scelta consente di effettuare l importazione dei dati attinenti i certificati di malattia rilevati dal relativo file XML prelevato dall apposita procedura INPS: Confermando la selezione del mese e dell azienda per cui effettuare la rilevazione, sarà necessario scegliere (mediante l apposita maschera di esplorazione delle risorse) il file XML relativo ai certificati di malattia. Al termine dell elaborazione del file selezionato, il programma proporrà la maschera di seguito illustrata nella quale verrà evidenziato il numero di: certificati correttamente importati; certificati non importati in quanto già presenti nel relativo archivio; certificati non importati in quanto la matricola INPS dell azienda o il codice fiscale del dipendente presenti nel file non sono stati individuati all interno delle aziende selezionate dall utente; certificati non importati in quanto non riferiti alla mensilità selezionata; si sottolinea che vengono importati solo i certificati la cui data di inizio ricade nel mese selezionato; annullamenti (vedi Visualizzazione certificati ) non importati in quanto il certificato originario da annullare (certificato con stesso codice identificativo) non risulta presente in archivio (con riferimento al mese elaborato); qualora l annullamento riguardi un certificato con data inizio nel mese precedente, il relativo annullamento verrà comunque non importato, ma computato tra quelli scartati perché riferiti ad un periodo diverso (punto precedente). Guida utente 56
I dati dei certificati importati come sopra descritto verranno memorizzati nell apposito archivio della procedura (file PEYMAL) e da qui rilevati ai fini della visualizzazione, stampa e generazione automatica del relativo evento di malattia all interno delle presenze. Si sottolinea che la presente funzione può essere eseguita anche dall utente PAGHE (studio) mediante l analogo comando PEYMAL disponibile nella procedura PAGHE (vedi vers. PAGHE 2016.0.7); in tal caso, il suddetto archivio malattie di risulterà automaticamente caricato e disponibile per le successive funzioni di visualizzazione, stampa e generazione degli eventi di malattia. 17.2 Visualizzazione certificati Tale scelta consente di visualizzare i dati dei certificati di malattia importati nel relativo archivio. Selezionando il mese e l azienda interessati, il programma visualizzerà i certificati presenti: Per ciascun certificato verranno evidenziate le relative informazioni rilevate dal file XML: dati identificativi del dipendente; data di rilascio del certificato di malattia; codice identificativo (ID) del certificato; tipo evento di malattia: Inizio, Continuazione, Ricaduta oppure Annullamento di un precedente certificato. Si precisa che in caso di annullamento, come codice ID sarà indicato lo stesso codice del certificato originario che deve essere annullato. data di inizio e fine dell evento; la colonna Elab. risulterà contrassegnata in caso di certificato elaborato ossia nel caso in cui per tale certificato sia stato generato mediante l apposita funzione (vedi sotto) il corrispondente evento di malattia nelle presenze; la colonna H risulterà contrassegnata in caso di certificato con ricovero ospedaliero; in tal caso, nelle successive colonne verranno evidenziate le date di ricovero e/o di dimissione. A lato dell elenco dei certificati, sono disponibili le seguenti funzioni: Imposta filtri ( ) che consente di selezionare ed ordinare i dipendenti da visualizzare; per default vengono visualizzati tutti i dipendenti con certificato, in ordine di filiale e ordine alfabetico; Anteprima certificato ( ) che, in caso di certificati importati mediante la scelta Prelievo certificati sito INPS del comando PEYMAL di PAGHE, consente di visualizzare il documento in formato PDF dello specifico certificato selezionato. 17.3 Stampa certificati Tale scelta consente di generare una stampa con le informazioni relative ai certificati di malattia importati, evidenziate nella precedente funzione di visualizzazione. Guida utente 57
17.4 Generazione eventi Tale scelta consente di procedere all inserimento automatico degli eventi di malattia nelle presenze (sezione Gestione mal./mat./inf. della Gestione presenze e Gestione presenze multiple ) sulla base delle informazioni presenti nel suddetto archivio malattie, con conseguente generazione dei relativi giustificativi. Unitamente al periodo di malattia verranno inserite anche le ulteriori informazioni rilevate con l importazione dei certificati e memorizzate in tale archivio (tipologia evento, ID certificato ed eventuale periodo di ricovero). Selezionando tale scelta, sarà necessario indicare il mese e le aziende da elaborare al fine di procedere alla generazione degli eventi di malattia: Si sottolinea che la generazione degli eventi può essere effettuata anche all interno della sezione Gestione presenze multiple (vedi pag. 21). A tal fine: fra le Funzioni azienda della Gestione presenze multiple è disponibile (per gli utenti abilitati; vedi pag. 37) l apposita funzione Genera eventi ; si precisa che, utilizzando tale funzione, contestualmente alla generazione degli eventi il programma provvederà a generare anche le presenze dei dipendenti interessati da eventi di malattia (se non già generate); effettuando la generazione delle presenze per tutti i dipendenti (funzione Genera presenze delle Funzioni azienda ), il programma procederà automaticamente anche alla generazione degli eventi. Nella suddetta Gestione presenze multiple, inoltre, verrà visualizzata la dicitura Certificati malattia nella parte superiore della videata qualora risultino presenti dei certificati importati nel relativo archivio ma non ancora elaborati (non generati nelle presenze). Sintesi possibile sequenza di elaborazione mensile In caso di collegamento fra le procedure PAGHE e (inserimento dei rispettivi indirizzari), qualora lo studio (utente PAGHE) disponga dell applicativo Console Telematici (CON.TE), la gestione degli eventi di malattia nella procedura può essere effettuata come di seguito indicato: 1. lo studio (in possesso delle credenziali di accesso al sito INPS) provvede a scaricare i certificati di malattia per le varie aziende gestite e ad effettuarne l importazione (mediante il comando PEYMAL di PAGHE) nel relativo archivio ; 2. l azienda (utente ), dopo l importazione dei certificati da parte dello studio, procede direttamente alla generazione degli eventi di malattia nelle rispettive presenze, utilizzando la suddetta funzione Generazione eventi oppure effettuando la generazione delle presenze per tutti i dipendenti (funzione Genera presenze fra le Funzioni azienda ) all interno del Gestione presenze multiple. Guida utente 58
18 Parametri chiusura presenze La scelta Parametri chiusura presenze consente di inviare una e-mail in fase di chiusura delle presenze ad una lista di destinatari appositamente configurata. Selezionando tale opzione viene proposta la seguente maschera: La lista dei destinatari può essere impostata: - per un elenco di aziende (disponibile solo nel caso d istallazione dell applicativo PAGHE e sullo stesso server e compilazione del campo Uso anagrafica PAGHE in tabella Personalizzazioni ). A tal fine nel campo Elenco è attivo il pulsante funzione F4 Gestione elenco mediante il quale è possibile richiamare una Lista Aziende già presente nell applicativo PAGHE o creare una nuova lista; - al livello generale (0 al campo azienda = Tutte le aziende); - a livello di azienda (0 al campo filiale = Tutte le filiali); - per azienda/filiale. Nella sezione relativa agli indirizzi e-mail occorre specificare il destinatario, o i destinatari (è possibile inserire fino a 5 destinatari) ai quali inviare la e-mail in fase di chiusura delle presenze delle aziende selezionate. In tal caso, valorizzando il campo Presenze compilate della scelta Stato presenze, il programma esporrà il seguente messaggio: Guida utente 59