Programma di attività di SERVIZIO POLO ARCHIVISTICO REGIONALE Versione: 2/2018 (28/08/2018) Stato: Approvato Responsabile: CALZOLARI MARCO Email: PARer@regione.emilia-romagna.it Tel. 051 5273317 - Fax. PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018-31/12/2018) Pag. 1/0
Nell anno 2018 il ParER (Polo archivistico della Regione Emilia-Romagna) consoliderà l esperienza della conservazione dei documenti amministrativi e sanitari ampliando il numero degli enti e aziende sanitarie versanti e potenziando l infrastruttura di conservazione con nuove funzionalità del software per la conservazione denominato Sacer (Sofware Archivio di Conservazione Emilia-Romagna). Si stima che a fine 2018 si raggiungeranno 900 milioni di documenti in conservazione versati da circa 1200 Enti ed Aziende sanitarie. Per mantenere aggiornata la visione strategica sarà aggiornato e proposto al consiglio direttivo IBACN il piano triennale delle attività che specifica insieme al programma annuale delle attività (PDA) gli obiettivi, i servizi e il budget del ParER fino al 2020. Nel 2018 Il ParER concluderà il percorso per ottenere la certificazione di qualità ISO9001 naturale complemento alla certificazione ISO 27001, ottenuta nel 2015, e conseguente alla procedura di accreditamento presso AGID, già conseguita nel 2014 e rinnovata nel 2017. Si continueranno ad ampliare i servizi di conservazione offerti agli Enti del territorio (e non solo) con la gestione di nuove tipologie di documenti e si continuerà anche con la sottoscrizione di nuove convenzioni che definiscono in maniera puntuale le modalità della conservazione dei documenti informatici presso il ParER. Con CUP2000, in accordo con la DG sanità, si valuterà la fattibilità della conservazione delle cartelle cliniche e continuerà l attività del gruppo di lavoro, composto da membri delle aree vaste, della direzione sanità e da personale del Parer che ha il fine di analizzare gli aspetti documentali e tecnologici della conservazione della documentazione sanitaria. L' evoluzione ed il miglioramento del sistema di conservazione sarà garantito con la continua attività di sviluppo del software di conservazione (Sacer). PRINCIPALI FINALITÀ DEL PROGRAMMA Gran parte dell evoluzione nel 2018 sarà indirizzata a creare funzionalità che permettano di ottimizzare l esercizio dei servizi di conservazione. Nel 2018 si lavorerà anche per ottimizzare il nuovo ambiente tecnologico, denominato Cloud Privato ParER, avviato nel 2015 in particolare migliorando le performance del disaster recovery attivando la business continuity e progettando un architettura di storage sempre più scalabile. Poiché il Parer rappresenta sempre di più l esperienza di riferimento a livello nazionale sulla conservazione digitale si farà un analisi progettuale sul ruolo che dovrà avere a livello nazionale e sulla costituzione di una comunità nazionale di Enti che intendo perseguire il fine della conservazione digitale con la tecnologie e il modello organizzativo del Parer. Intanto saranno avviati gli Enti locali e Statali fuori Regione che hanno già sottoscritto l accordo di conservazione. Nel 2018 si gestirà il progetto, denominata RICORDI (Riuso COnservazione Record Digitali), presentato al BANDO PAOC2020, che è arrivato terzo tra tutti i progetti presentati e sarà quindi finanziato. Si avrà così anche un riconoscimento «ufficiale» della comunità Parer, degli standard e della metodologia e anche delle ulteriori risorse economiche per avviare la comunità e creare il kit di riuso. In ambito culturale nel 2018 continuerà l attività di coordinamento e gestione dei sistemi informativi dell IBACN compresi il sito web dell IBACN che è stato riorganizzato e pubblicato. Insieme al servizi dell'ibacn di competenza e ai fruitori del servizio, continuerà la gestione degli aggiornamenti del prodotto Sebina (biblioteche) e si inizierà a valutare l aggiornamento della geometria della rete bibliotecaria. Infine continuerà l attività di gestione e inventariazione dell archivio di deposito e storico della Regione situato a San Giorgio di Piano. PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018-31/12/2018) Pag. 2/0
SOMMARIO Obiettivi di Servizio collegati a sotto obiettivi di Direzione Preparazione e approvazione in Consiglio Direttivo del piano 2018-2020 del ParER pag. 4 Consolidare Parer come modello di riferimento per gli altri poli di conservazione pubblici Gestione progetti di innovazione in ambito biblioteche, musei, archivi e beni ambientali pag. 7 Inventariazione dell'archivio di deposito e storico di San Giorgio di Piano pag. 9 Supporto all' innovazione della rete bibliotecaria pag. 10 pag. 5 PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018-31/12/2018) Pag. 3/0
Preparazione e approvazione in Consiglio Direttivo del piano 2018-2020 del ParER Obiettivo di Servizio collegato a sotto obiettivo di Direzione Descrizione analitica: Aggiornamento del Piano degli obiettivi del polo archivistico per l'anno 2018 con la revisione degli obiettivi fino al 2020 secondo gli indirizzi e le politiche della giunta regionale in tema di Agenda Digitale e digitalizzazione. Valutata la relazione sulle attività svolte dal Polo Archivistico dell Emilia-Romagna si definiscono gli obiettivi per il ParER a cui dovrà attenersi nello svolgimento delle proprie attività nel periodo dalla fine del 2018 a tutto il 2020 con particolare attenzione alla definizione del ruolo di Parer in ambito nazionale. Responsabilità: CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2018 al 31/12/2018 Indicatori: Descrizione Target Ultimo monitoraggio Delibera di Consiglio direttivo con il piano 2018-2020 1 0 eseguito il 06/09/2018 PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 4/0
Consolidare Parer come modello di riferimento per gli altri poli di conservazione pubblici Obiettivo di Servizio collegato a sotto obiettivo di Direzione Descrizione analitica: Si definisce come obiettivo quello di far diventare il sistema di conservazione di Parer nelle sue componenti tecnologiche, organizzative e metodologiche come lo standard di fatto a livello nazionale supportando lo sviluppo di una rete di poli di conservazione interoperabili sul modello di Parer per fornire servizi di conservazione agli Enti del territorio nazionale (nelle modalità previste dal piano triennale dell informatica nella PA 2017-2019). Supportare analogamente la conservazione delle pubbliche amministrazioni centrali per il tramite dell Archivio centrale dello stato. Responsabilità: CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2018 al 31/12/2018 Indicatori: Descrizione Target Ultimo monitoraggio Percentuale realizzazione macroattività 70% 15% eseguito il 06/09/2018 Macro attività: Studio fattibilità della comunità Enti Parer Si intende analizzare e studiare la fattibilità di una comunità di Enti che vogliono investire sul polo di conservazione Parer con il fine di giungere a costituire gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato. Con la costituzione della comunità si sancisce il comune fine istituzionale di conservazione del patrimonio pubblico documentale digitale degli Enti aderenti e l'investimento in un'unica piattaforma tecnologica e di servizio incentrata sull'esperienza del Parer. Gli Enti aderenti potranno quindi effettuare la conservazione dei documenti digitale del proprio archivio in Parer. Progetto RICORDI del bando PAOC 2020 A supporto dell'obiettivo di consolidare Parer come modello di riferimento per gli altri poli di conservazione pubblici si è partecipato al bando PAOC 2020 promosso dall agenzia della coesione territoriale con un progetto che ha come obiettivi generali la definizione, il trasferimento e l'evoluzione della buona pratica di un servizio di conservazione di archivi digitali. In particolare la proposta presentata è incentrata sulla realizzazione di kit di riuso della piattaforma di servizio per la conservazione. Il progetto, denominata RICORDI (Riuso COnservazione Record Digitali), presentato al BANDO PAOC2020, è arrivato terzo tra tutti i progetti presentati e sarà finanziato. Si ha così anche un riconoscimento «ufficiale» della comunità Parer, degli standard e della metodologia e anche delle ulteriori risorse economiche per avviare la comunità e creare il kit di riuso. Gestione rapporti con Agid, Archivio centrale dello Stato e Ministeri Sarà effettuata un'attività di raccordo con le istituzioni romane e con i diversi tavoli di lavoro di Agid, l'archivio centrale dello stato e dei Ministeri che trattano il tema della conservazione e gestione documentale in termini di strategia, di regole e leggi. In particolare si tenterà di finalizzare l'accordo con l'archivio centrale dello Stato. PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 5/0
Sviluppo rete Poli di Conservazione Dovrà continuare l impegno per lo sviluppo del progetto ARCA di Agid, (Architettura per la Rete nazionale dei poli di Conservazione e per l Accesso ai documenti informatici della pubblica amministrazione) con l obiettivo di arrivare ad accordi con altre Regioni per la realizzazione di poli di conservazione sul modello di quello dell Emilia-Romagna. Si dovrà quindi continuare la collaborazione con le strutture di queste Regioni affinchè si formino le competenze per la creazione di poli di conservazione nel proprio territorio a partire dai costituendi poli della Puglia e del Trentino e dal polo di conservazione dell Archivio centrale dello stato per le pubbliche amministrazioni centrali che acquisirà anch esso la tecnologia del Parer. PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 6/0
Gestione progetti di innovazione in ambito biblioteche, musei, archivi e beni ambientali Obiettivo di Servizio collegato a sotto obiettivo di Direzione Descrizione analitica: Insieme ai servizi di IBACN vengono valutate: la scelta dei nuovi software a supporto delle banche dati culturali, le manutenzioni di quelli già in uso, la definizione delle specifiche tecniche di beni o servizi informatici, la valutazione delle offerte economiche, la verifica degli aspetti di definizione del rapporto con i principali fornitori di tecnologie di IBACN, e la verifica dell'attività da loro svolta. Responsabilità: CALZOLARI MARCO, dal 01/01/2018 al 31/12/2018 Indicatori: Descrizione Target Ultimo monitoraggio Percentuale media di realizzazione delle macro attività 80% 50% eseguito il 06/09/2018 Macro attività: Supporto all' innovazione dei software in ambito culturale Insieme ai servizi di IBACN e nell'ambito della gestone dei progetti di innovazione vengono valutate la scelta dei nuovi software in ambito culturale, le manutenzioni di quelli già in uso, la definizione delle specifiche tecniche di beni o servizi informatici, la valutazione delle offerte economiche, la verifica degli aspetti di definizione del rapporto con i principali fornitori di tecnologie di IBACN, e la verifica dell'attività da loro svolta. In particolare saranno svolte le valutazioni di congruità tecnica ed economica delle offerte di beni e servizi informatici all'ibacn, con particolare riferimento alle offerte per le manutenzioni ordinarie ed evolutive di Sebina, SIBIB, Samira e IBC-Archivi; Manutenzione Banche dati IBACN Saranno aggiornate e manutenute le seguenti Banche dati: Pubblicazioni IBC: Implementazione e manutenzione Biblioteche dell Emilia-Romagna: Implementazione e manutenzione Castelli IBC: implementazione del database Castelli nel Catalogo regionale dei beni culturali Comunicazione e sito web IBACN Si gestiscono un insieme di attività relative alla comunicazione e al sito web IBACN quali: redazione sito web, gestione newsletter e casella di contatto sul sito, statistiche accessi, montaggio video e gestione del canale youtube, impaginazione grafica di libri e opuscoli. In particolare si svolgeranno le seguenti attività: impaginazione grafica cartacea e web di Quante storie nella storia 2018; impaginazione web Dove abitano le parole 2018; impaginazione grafica cartacea e web del programma degli appuntamenti di Vivi il verde 2018; amministrazione trasparente, interazione fra sito ER e sito ibacn (Membro del gruppo comunicazione web regionale); supporto informatico, grafico, web ai progetti: io amo i beni culturali, Giovani per il territorio, Nearch; gestione e implementazione saltuaria in italiano e inglese del sito della mostra Archaeology&ME fino a fine progetto NEARCH (giugno 2018). PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 7/0
Progettazione di attività formative rivolte ai musei Realizzazione della versione online dei corsi erogati tramite: Ideazione grafica della serie Progettazione grafica, editing e montaggio video Progettazione della nuova sezione del sito dedicata ai corsi online PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 8/0
Inventariazione dell'archivio di deposito e storico di San Giorgio di Piano Obiettivo di Servizio collegato a sotto obiettivo di Direzione Descrizione analitica: Continuerà nel 2018 il lavoro di catalogazione dei fondi depositati presso l'archivio di San Giorgio per produrre delle schede informatiche, ad ognuna delle quali deve corrispondere la descrizione di altrettante unità archivistiche o conservative. Si gestiranno i rapporti con l'aggiudicatario della gara dei servizi archivistici relativamente alle risorse impegnate alla catalogazione a San Giorgio. Responsabilità: BEZZI GABRIELE, dal 01/01/2018 al 31/12/2018 Indicatori: Descrizione Target Ultimo monitoraggio schede catalogate nell'anno 1500 500 eseguito il 06/09/2018 PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 9/0
Supporto all' innovazione della rete bibliotecaria Obiettivo di Servizio collegato a sotto obiettivo di Direzione Descrizione analitica: Insieme ai servizi di IBACN e nell'ambito della gestone dei progetti di innovazione in ambito bibliotecario vengono valutate la scelte per l'organizzazione degli strumenti tecnologici a disposizione della rete delle biblioteche. Si supporta tecnicamente l'organizzazione della manutenzione, la definizione delle specifiche tecniche di beni o servizi informatici, la valutazione delle offerte economiche. In particolare sarà svolto: studio di fattibilità per la realizzazione di una infrastruttura tecnologica per l'hosting dei sistemi informativi dei Poli bibliotecari dell'emilia Romagna; supporto tecnico all'analisi funzionale, alla definizione delle specifiche tecniche, ed al collaudo delle funzioni evolutive dei prodotti Sebina (Sebina Open Library, Sebina You, Sebina OPAC e Sebina Next); supporto tecnico per la migrazione del Polo bibliotecario di Reggio-Emilia alla piattaforma Sebina, e per la realizzazione dell'infrastruttura tecnologica del Polo; studio di fattibilità per la realizzazione di una infrastruttura tecnologica per l'hosting dei sistemi informativi dei Poli bibliotecari dell'emilia Romagna. Responsabilità: COPPARI MAURIZIO, dal 01/01/2018 al 31/12/2018 Indicatori: Descrizione Target Ultimo monitoraggio Studio fattibilità nuova organizzazione tecnica poli biblioteche 70% 40% eseguito il 06/09/2018 PdA (Unità Funzionale 00000450) v.2/2018 (17/03/2018) Pag. 10/0