V1.2 Overview Glocal Value Srl Distributore per l Italia
Panoramica documento - dati aziendali critici, attualmente utilizzati in forma cartacea MFD lo strumento per acquisire il dato cartaceo Scanshare la soluzione per elaborare il dato in formato digitale Il backend - un fileserver esistente o CMS / ERP / DMS, o archivio digitale
Cos è Scanshare Middleware per l acquisizione di documenti un ponte tra carta e flussi documentali elettronici Non vincola ad un specifico Sistema documentale ScanShare può essere integrato nel vostro sistema documentale esistente, applicazioni di business o in un file server di rete Il suo compito è quello di eseguire la scansione dei dati, collegare i metadati, eseguire trasformazioni e fornirle ad un sistema documentale o ad un definito file di archiviazione Converte i file in formato ricercabile e può estrarre i dati dalle aree (o zone) per guidare automaticamente i processi di business e flussi di lavoro
Versioni Scanshare Essentials Semplicep da implementare, costo contenuto Limitate funzionalità Scanshare Enterprise più complicato da installare, costo più elevato Vasta Gamma di personalizzazioni funzionalità avanzate (scripting) * The Il Client multifunzionale Scanshare è identico per le due versioni; gli operatori non sapranno quale versione stanno utilizzando
Come funziona Capture acquisisce il documento tramite MFD o da cartella, email, FTP e pc client Propeller heads click here Process ottimizza le immagini, converte nel formato desiderato, estrae i dati dal documento (testo, codici a barre, marchi, ecc) Store si connette al sistema documentale o file server, rinomina i file e li mette nella posizione corretta
Workflow documenti Esempi
Esempio 1 scelta dinamica Requisiti Integrarele MFD e la soluzione di scansione con un file server esistente; se la struttura del file server cambia, viene automaticamente aggiornata sul display della MFD; Il reference number deve far riferimento ad una tabella del database Selezione Metadata le richieste sulla MFD puntano in tempo reale sulla struttura del file server; l utente può inserire il nome di una nuova directory da creare; la funzione sql Lookup restituisce una lista di reference number da selezionare sulla tabella del database; il documento è automaticamente compilato senza intervento dell utente
Esempio 2 - automatismi Requisiti elaborare uno specifico documento in automatico, utilizzare le informazioni del documento stesso per dirottarlo nella cartella corretta Barcode detection Legge il valore del barcode e lo usa per rinominare il documento e per selezionare la cartella corretta di destinazione sul server Zone OCR Estrae l indirizzo email per inviare una copia del documento Delivery and Storage Utilizza il metadato della zona ocr nel campo indirizzo per il connettore email e utilizza il valore barcode nell oggetto dell email. Il valore del metadato barcode è usato per selezionare la cartella corretta di destinazione sul file server
Esempio 3 conversione e archiviazione Requisiti convertire documenti cartacei in formato PDF/A per archiviarli e recuperarli nel lungo termine; scansione massiva ma con separazione di ogni singolo documento; avere una copia dei metadati da salvare nel CMS Barcode separation scansione massiva, utilizzando una pagina di separazione con barcode per dividere in automatico I singoli documenti File Format selezione PDF/A per ISO approved, archiviazione a lungo termine di documenti e dati Metadata Export esportazione dei metadati in un file XML così che il Sistema documentale esterno possa importare il documento ed il file con gli attributi
Esempio 4 moduli logici Requisiti acquisire un modulo e leggere i segni su aree specifiche; annotare I dati personali ; in base alle selezioni fatte sul modulo salvare il documento nella cartella appropriata ed avvisare l utente che sono necessari ulteriori operazioni OMR Processing Creare una zona del documento per il modulo OMR da interrogare; utilizzare connettore di tipo script per creare un Vbscript per leggere il contenuto del documento e generare il percorso di archiviazione Redaction usare il modulo di annotazione per rilevare il nome e l indirizzo dalle specifiche aree del modulo Notification and Storage Il modulo di notifica può avvisare l utente della presenza di un nuovo documento (non icludendolo come allegato) Il modulo file store utilizza il Vbscript per archiviare il file nel percorso corretto
Esempio 5 - integrazioni Requisiti eseguire la scansione di una fattura ed utilizzare i dati del modulo per aggiornare il database aziendale; convertire la scansione in un file di Excel e trasferire ad un server SharePoint Zone OCR Processing Leggere il contenuto di questa zona che è la stessa in ogni documento; usare questo valore per aggiornare il database aziendale ed il nome del file SQL Connector aggiornare il database aziendale con il valore acquisito dalla zona OCR Conversion and Connection Selezionare il formato MS Excel (XLSX) come formato standard di output; caricare il documento sul server Share Point aziendale nella posizione desiderata con il nome documento corretto
Esempio 6 riconoscimento Requisiti acquisire fatture di diverso tipo; rilevare automaticamente il tipo di fattura in base alle informazioni presenti sul documento e trasferirle nella cartella corretta, infine notificare all utente FreeForm Recognition compilare il modulo FreeForm per riconoscere ogni fattura in entrata. Una volta individuato, il modulo FreeForm selezionerà il workflow appropriato per il tipo specifico di fattura. Ogni workflow ha zone OCR definite per selezionare la directory corretta sul file server aziendale per memorizzare il documento. Notification Module Una volta elaborato correttamente, l'utente viene informato che il documento è stato trasferito nella directory specifica, in modo che possa essere utilizzato.
Caratteristiche principali Scanshare Essentials vs. Enterprise
Funzioni principali e caratteristiche File format highlights * Searchable PDF, PDF/A Encrypted PDF TIFF JPG Word (DOC, DOCX, RTF) O (docx) Excel (XLSX) O Advanced Bi-tonal Compression XML Metadata Raw Backup * (Scanshare può utilizzare circa 20 different formati di output ) O Opzione disponibile a pagamento
Funzioni principali e caratteristiche Processing Options Automatic deskew Blank page removal Advanced image enhancement Full page OCR Zone OCR OMR ICR Barcode recognition Advanced Barcode recognition FreeForm recognition
Funzioni principali e caratteristiche MFD Client Integration Typed Selected: Static Selected: SQL Selected: Connector Selected: Script Selected: XML Folder Browse Search While Typing Regular Expressions
Brands compatibili Scanshare è compatibile con quasi tutti i produttori di MFD:
Contatti Per maggiori informazioni contattare: Glocal Value Srl Sig. Lorenzo Gozzi lorenzo.gozzi@glocalvalue.it Tel: +39 0161 392110 www.glocalvalue.it