INSERIMENTO E VALUTAZIONE del PERSONALE AFFERENTE alle PROFESSIONI SANITARIE Rev. 0 Pag. 1 di 8 Destinatari: Servizio Infermieristico Coordinatori e personale professionale afferente al Servizio Infermieristico INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. SIGLE E DEFINIZIONI 4. RESPONSABILITÀ 5. MATERIALI E STRUMENTI 6. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 6.1 Inserimento 6.1.1 Accoglienza 6.1.2 Allocazione 6.1.3 Orientamento 6.2 Valutazione 6.2.1 Valutazione del neoassunto 6.2.2 Valutazione del neoinserito 7. REGISTRAZIONE E ARCHIVIAZIONE 8. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO ALLEGATI 1 Comunicazione in materia di tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro Rev. Descrizione modifiche Data 0.1 Versione sperimentale 28/03/2011 0 Prima emissione 03/12/2012 1 Confermato 10/03/2013 Compilazione Sviluppo Verifica Approvazione Servizio Infermieristico D. Di Virgilio R. Mantecca C. Orlandi A. Rossetti Servizio Infermieristico: A. Rossetti R. Mantecca Sistema Qualità Area Q&A M. P. Garancini Internal Audit DIA A. Bocchese SPP RSPP IRCCS N. Pasqualini RSPP SRT P. Zani Direzione del Personale A. Limardi Dir. San. IRCCS OSR R. Mazzuconi Dir. San. SRT S. Mazzitelli
Rev. 0 Pag. 2 di 8 1. SCOPO Definire e pianificare il percorso di inserimento e valutazione del personale neoassunto/neo inserito; Garantire l acquisizione di conoscenze, capacità e abilità specifiche al personale neoassunto/neoinserito in tempi adeguati a raggiungere livelli di autonomia operativa, compatibili con le necessità assistenziali nella propria realtà lavorativa; Definire le responsabilità dei professionisti coinvolti nei processi di inserimento e valutazione e fornire gli strumenti a supporto del periodo di orientamento e valutazione; Definire un sistema condiviso di valutazione dell inserimento che preveda il confronto tra obiettivi definiti e risultati attesi; 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutte le Unità Operative dell Ospedale San Raffaele per l inserimento e l addestramento del personale neoassunto/neo inserito afferente al Servizio Infermieristico ed appartenente alle Professioni Sanitarie. 3. SIGLE e DEFINIZIONI Accoglienza è l insieme delle attività, attuate dalla Direzione del Personale e dal Servizio Infermieristico, con il supporto di Organizzazione e Sviluppo, che consentono al neoassunto di avere le informazioni necessarie al suo rapido ed efficace inserimento all interno dell Azienda. L accoglienza comprende le informazioni fornite al neoassunto attraverso la documentazione cartacea e la partecipazione al corso di formazione Accoglienza ed orientamento al San Raffaele. Nello specifico le informazioni date in sede di accoglienza, in materia di tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro, sono riportate nella comunicazione allegata (All. 1) che viene custodita in Direzione del Personale. Il programma del corso accoglienza e orientamento al San Raffaele fornisce, in attuazione al D.Lgs. 81/08 e succ. mod., elementi formativi specifici in materia di rischi e misure di prevenzione e protezione vigenti in Ospedale relativamente ai rischi a prevalente diffusione in ambito sanitario Addestramento - Periodo di affiancamento ad un operatore esperto (Tutor) per l'apprendimento delle modalità pratiche di esecuzione di una particolare attività. Allocazione - Processo attuato dal Servizio Infermieristico che ha l obiettivo di garantire l assegnazione del neoassunto/neoinserito alle diverse UU.OO., secondo criteri di priorità e nel rispetto delle previsioni di budget, assicurando la valorizzazione della professionalità e la motivazione del dipendente. Inserimento - Percorso di acquisizione di conoscenze nuove, specifiche della realtà in cui si andrà ad operare e di adattamento progressivo alla nuova Unità Operativa. 2
Rev. 0 Pag. 3 di 8 Orientamento Processo attuato dalle singole UU.OO. che ha l obiettivo di garantire un percorso di sviluppo delle responsabilità all interno del contesto operativo; il processo prevede l acquisizione di competenze cognitive e comportamentali mediante l addestramento e la formazione sul campo. Valutazione processo di confronto del percorso di orientamento del neoassunto sulla base di criteri predefiniti atti a valutare l acquisizione delle competenze professionali richieste dal ruolo specifico. Sigle utilizzate nel documento: CUO CID CIOD DdP FAD GEAD IOG IOS JD JCI O & S OR Coordinatore di Unità Operativa Coordinatore infermieristico di Dipartimento/Area Coordinatore infermieristico/ostetrico di Dipartimento Direzione del Personale Formazione a Distanza Servizio di gestione armadietti e divise Istruzione Operativa Generale Istruzione Operativa Specifica Job Description Joint Commission International Organizzazione e Sviluppo Scheda di Orientamento Personale afferente al SINF Coordinatori, Infermieri, Ostetriche, Vigilatrici d infanzia, Infermieri Pediatrici, Educatori Professionali, Tecnici Perfusionisti RU Risorse Umane SVA Scheda di Valutazione Parametro A SVB Scheda di Valutazione Parametro B SVAB SINF Tutor Scheda di sintesi Servizio Infermieristico Figura professionale che collabora all inserimento e valutazione del personale neoinserito/neoassunto. 4. RESPONSABILITÀ Le responsabilità di ciascuna figura professionale sono schematizzate in ordine a ciascuna attività nella tabella seguente: 3
Rev. 0 Pag. 4 di 8 Responsabilità DdP O&S DIRIGENTE DEL SINF o suo delegato SINF CID/CIOD CUO Attività Espleta tutte le pratiche amministrative finalizzate all assunzione del dipendente, anche relative alla consegna di documentazione in materia di sicurezza sul lavoro Partecipa all accoglienza del neoassunto attraverso l organizzazione del percorso formativo per il personale neoassunto, garantendo che siano inseriti, nel percorso formativo, elementi specifici richiesti dalla legislazione a tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, di concerto con il SPP e il MC Supervisiona l applicazione della procedura Assegna le risorse alle U.O., dopo aver ricevuto dal medico competente il giudizio di idoneità e dopo aver verificato il completamento della formazione rivolta al personale neoinserito Effettua il colloquio per l assegnazione dell UO e fornisce tutte le informazioni generali sull organizzazione del SINF Registra i dati del nuovo assunto nel database di Optiplan. Collabora con il servizio Gead per la corretta dotazione delle divise. Accoglie il neoassunto/neoinserito e gli fornisce informazioni generali in merito al Dipartimento e alla UO di assegnazione. Accompagna il neoassunto/neoinserito presso l UO di assegnazione e lo presenta al coordinatore dell UO. Supervisiona il periodo di orientamento e valutazione del neoassunto E responsabile della valutazione finale del periodo di prova del neoassunto. Spiega al neoassunto/neoinserito la presente procedura e consegna la relativa JD e Scheda di Orientamento. Individua il tutor Illustra il profilo di rischio di Unità Operativa e, in relazione a quanto indicato, pianifica l eventuale formazione (tradizionale o FAD) integrativa a quella fornita in sede di inserimento sulla base di rischi specifici di UO. Gestisce e valuta i tempi di inserimento ed effettua la valutazione intermedia e finale. Tutor Affianca il neoassunto/neo inserito riferendosi al piano di inserimento stabilito. Garantisce che la risorsa non sia esposta a rischio specifico se non al completamento della necessaria formazione alla sicurezza Collabora alla valutazione intermedia e finale. 5. MATERIALI E STRUMENTI Il processo di inserimento, orientamento e valutazione è supportato dai seguenti documenti: Job Description generale e specifica delle posizioni lavorative, Scheda di Orientamento e Schede di Valutazione (del Parametro A e del Parametro B ), Scheda di sintesi. 4
Rev. 0 Pag. 5 di 8 6. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ Al momento dell assunzione, il dipendente viene registrato in un apposito database del Servizio Infermieristico, con indicazione dell U.O. di assegnazione (quindi il relativo CUO), la data di assunzione e le scadenze delle valutazioni. 6.1 Inserimento Le fasi che compongono il processo di inserimento sono: Accoglienza; Allocazione; Orientamento. 6.1.1 Accoglienza Si concretizza nella partecipazione, da parte del neoassunto, ad uno specifico corso di formazione obbligatorio nel corso del quale il professionista riceve da parte dell organizzazione il sistema di valori, delle norme, delle tradizioni e dei modelli di comportamento tipici o richiesti dall organizzazione. In sede di corso viene formato in merito ai rischi presenti in Ospedale ed alle misure di prevenzione e protezione in essere (ai sensi del D.Lgs. 81/08). Il percorso di inserimento prevede anche l addestramento all uso degli ausili per quel che riguarda la movimentazione dei pazienti. Il processo di accoglienza del neoassunto vede le responsabilità congiunte della DdPC, del SINF, di O&S, del CID, del CUO e del Tutor. Dopo aver espletato, presso la DdPC le pratiche amministrative di assunzione, il dipendente, viene indirizzato al SINF dove effettua le seguenti attività: registrazione in OptiPlan dei dati anagrafici raccolti attraverso il modulo ANAGRAFICA NEO-ASSUNTO MOD. SINF 006/0; registrazione dell assunzione; colloquio individuale per la comunicazione dell UO assegnata, delle informazioni relative all organizzazione del SINF e del Dipartimento/Area di appartenenza dell UO assegnata; invio al servizio GEAD del codice di centro di costo dell UO di appartenenza, per l assegnazione della divisa e dell armadietto personale; Durante il colloquio individuale il CID fornisce informazioni generali in merito al Dipartimento e alla UO di assegnazione. Al termine dello stesso, accompagna il neoassunto presso l UO di assegnazione e lo presenta al CUO. 6.1.2 Allocazione L allocazione delle risorse sulle UO è in capo alla Responsabile del SINF. Tale attività si esplica attraverso l analisi bilanciata dei seguenti elementi: le priorità dell organizzazione; le criticità gestionali e organizzative; la pianificazione temporale dei flussi del personale in entrata e in uscita; la corrispondenza fra le competenze individuali e quelle richieste dalla posizione da coprire, definite nella JD. Per il personale neoinserito, definita l allocazione della risorsa, il CID/Coordinatore di Area informa il CUO e insieme pianificano un incontro di presentazione. 5
Rev. 0 Pag. 6 di 8 6.1.3 Orientamento Il programma di orientamento è specifico per ciascuna UO essendo definito in relazione alla complessità dell ambiente clinico e alla tipologia del paziente da assistere. Questa fase si applica sia al personale neoassunto, sia a quello neo inserito e risponde allo standard SQE5 della JCI. Il CUO è responsabile del processo di inserimento e valutazione e lo presidia in tutte le sue fasi avvalendosi della collaborazione del Tutor. Il CID supervisiona il corretto svolgimento, il rispetto dei tempi e garantisce la rispondenza agli standard di gestione delle RU dell Istituto. Nell ambito del processo di orientamento rientrano anche i percorsi formativi sui fattori di rischio specifici di quell UO per la specifica mansione lavorativa erogati anche attraverso la fruizione della FAD. L orientamento si avvale dei seguenti strumenti: La JD specifica dell UO e relativa scheda di orientamento; Eventuali documenti di interesse specifico (IOG / IOS / Procedure ecc.); Durante questo periodo, in concomitanza delle specifiche scadenze degli obiettivi previsti dal programma, è opportuno organizzare degli incontri allo scopo di verificare i risultati raggiunti ed evidenziare la necessità di interventi formativi ad hoc. 6.2 Valutazione La valutazione è il risultato ultimo del processo di analisi che, attraverso l espressione di un livello d adeguatezza/inadeguatezza, mira a specificare i risultati conseguiti rispetto a quanto stabilito. La valutazione deve rispettare alcuni valori di fondo: obiettività, trasparenza, condivisione e fattibilità. A tal fine è consigliabile un osservazione costante dei comportamenti agiti e successiva registrazione a garanzia e supporto dell attività di valutazione. La valutazione è supportata da strumenti specifici che confrontano la performance professionale e il comportamento organizzativo con lo standard prestabilito. Tali strumenti sono rappresentati da due schede, una relativa alla valutazione della performance professionale (parametro A o PAR A) e l altra alla valutazione del comportamento organizzativo (parametro B o PAR B). L esito della performance professionale e del comportamento organizzativo andranno formalizzati nella scheda di valutazione finale di sintesi (SVAB), la quale andrà inviata alla DdP per l archiviazione nel fascicolo personale del dipendente. Per ogni periodo di valutazione sono identificate le prestazioni e/o comportamenti da valutare ed il relativo livello atteso: non valutabile inadeguato insufficiente sufficiente buono ottimo eccellente - -2-1 1 2 3 4 La scheda di sintesi ha lo scopo di riassumere il risultato complessivo che sarà esplicitato al neoassunto attraverso un momento di colloquio/confronto. 6
Rev. 0 Pag. 7 di 8 La valutazione può essere oggetto di contestazione da parte del professionista, da qui l importanza di documentarne ogni sua fase, come momento di informazione e confronto con il lavoratore. La responsabilità della valutazione è assegnata al CUO, il quale si avvale del Tutor come supervisore diretto delle prestazioni del lavoratore. Qualora il processo di inserimento presenti aspetti problematici, il CID deve essere sempre tempestivamente informato dal CUO e deve presenziare al colloquio valutativo. La valutazione viene effettuata sia per il neoassunto che per il neo inserito, secondo percorsi distinti. 6.2.1 Valutazione del neoassunto I termini della valutazione del neoassunto devono essere coerenti con la durata del periodo di prova previsto nella lettera di assunzione. A titolo esemplificativo, nel caso in cui il periodo di prova sia di 6 mesi, il processo di valutazione dovrà essere portato a termine secondo le seguenti scadenze: - 1^ valutazione iniziale È da tenersi entro il secondo mese dalla data di assunzione; - 2^ valutazione intermedia È da tenersi entro il quarto mese dalla data di assunzione; - 3^ valutazione finale È da tenersi entro e non oltre il quinto mese dalla data di assunzione. Qualora durante il periodo di prova si evidenzino problematiche di inserimento, viene informato il CID ed il monitoraggio viene intensificato. Il CID a questo punto tiene sotto controllo che siano rispettati i termini previsti dalla valutazione. Se si rende effettivamente evidente un livello di performance inadeguato, tale da richiedere l interruzione del periodo di prova e, quindi, del rapporto di lavoro, si redigerà una relazione dettagliata specificando i motivi che non consentono la prosecuzione di suddetto periodo di prova. Il CID convocherà il dipendente per comunicare l esito della valutazione e successivamente invierà copia della documentazione alla DdP per la verifica della stessa e per finalizzare l eventuale risoluzione del rapporto di lavoro per mancato superamento del periodo di prova. Al termine del periodo di prova, in caso di valutazione positiva, viene inviata alla DdP, la scheda di sintesi per l archiviazione nel fascicolo del dipendente; 6.2.2 Valutazione del neo inserito La valutazione del neo inserito deve concludersi entro un periodo massimo di due mesi. Qualora, durante il periodo di inserimento, si evidenzi un livello di performance inadeguato rispetto alla posizione, il CUO coinvolgerà il CID per la valutazione del caso. Una diversa assegnazione del dipendente dovrà tenere in considerazione le necessità e le priorità dell organizzazione ed essere valutata preventivamente dal Responsabile del SINF. 7
Rev. 0 Pag. 8 di 8 Al termine del periodo di inserimento, sarà compilata la scheda di sintesi da inviare alla DdP per l inserimento nel fascicolo del dipendente. 7. REGISTRAZIONE E ARCHIVIAZIONE La documentazione relativa alla valutazione viene archiviata dalla DdP, nel fascicolo personale di ciascun dipendente. 8. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Etico Ospedale San Raffaele; - Schede di orientamento e valutazione PAR A PAR B e SVAB (scaricabili dal link: http://sinf.hsr.it/jumpnews.asp?idlang=it&idchannel=11&iduser=0&idnews=171 ); - Manuale di inserimento del personale neo inserito (http://spp.hsr.it/jumpnews.asp?idlang=it&idchannel=14&iduser=0&idnews=139) 8