Gestione contabile Sommario Riconciliazioni Bancarie...2 Inserimento di Movimenti Bancari...2 Stampa dei Movimenti Bancari...4 Riconciliazione...5 Riconciliazione automatica...8 Riconciliazione manuale...8 Visualizzazione e disassociazione...9 Stampa associazione movimenti...11 1
Riconciliazioni Bancarie La Procedura di Riconciliazione Banche di ViaLibera Gestione Contabile consente la verifica della congruenza tra l Estratto Conto presentato periodicamente dalle Banche e la situazione registrata dal programma, con la possibilità di effettuare la Riconciliazione stessa in modo automatico o manuale. La Riconciliazione Banche Automatica (insieme al programma di Riconciliazione Manuale) consente infatti con grande facilità all Utente, in presenza dei dati provenienti direttamente dall Istituto di Credito, di far quadrare le due situazioni (Movimenti di Prima Nota, Movimenti Istituto di Credito). Inserimento di Movimenti Bancari Attraverso i l menu Procedure di servizio - Riconciliazione Banche è possibile accedere alla funzione Inserimento movimenti bancari. 2
Selezionando questa funzione compare una finestra di dialogo nella quale è presente il campo Banca : in esso è necessario inserire il codice di un conto banca. Una volta inserito il conto di banca, il programma visualizza i dati già inseriti, nella parte inferiore della maschera, in un apposita griglia. Essi sono ordinati per Data Documento, ed a parità di Data Documento sono visualizzati in ordine di importo; sono poi visualizzati l eventuale Tipo Documento, se presente, e l Importo del movimento bancario. Sarà possibile inserire i movimenti bancari tramite la compilazione dei seguenti campi presenti in ciascuna riga della griglia di inserimento: Data documento. In tale campo è necessario indicare la data del documento. Essa è posta pari alla data odierna del PC qualora non sia stata valorizzata dall Utente all abbandono della riga di dettaglio. Tipo documento. In tale campo è necessario indicare i l tipo documento relativo al movimento che si intende inserire. Importo. In esso deve essere indicato l importo del movimento inserito. Gli importi in Dare devono essere inseriti con segno positivo, mentre quelli in Avere devono essere inseriti con segno negativo. 3
Nel campo Saldo, posto in basso nella finestra di dialogo, verrà evidenziata l informazione relativa al saldo totale dei movimenti bancari presenti in griglia. In basso a sinistra è, invece, presente una funzione di sommatoria che, mediante l apposito tasto, fornisce il totale parziale del Saldo fino alla riga di griglia dalla quale la funzione stessa è attivata dall Utente. Prima di inserire nel Sistema i dati relativi ai Movimenti Bancari provenienti dagli Istituti di Credito (l inserimento dovrà essere effettuato banca per banca) nel Piano dei Conti si dovrà controllare che ogni Conto Banca presenti i l campo Opzioni/Conto Banca attivato. Se l Utente indica nel relativo campo i l Codice del Tipo Documento, il programma potrà effettuare automaticamente la riconciliazione con un Movimento di Prima Nota di pari importo solo se il Tipo Documento di Protocollo della relativa registrazione contabile coincide con quello indicato dall Utente in questo archivio. Altrimenti sarà possibile procedere solo ad un eventuale riconciliazione manuale. Stampa dei Movimenti Bancari La stampa è attivabile dal menu Procedure di servizio - Riconciliazione Banche - Stampe Riconciliazione Banche. Nella maschera di lancio della stampa sono presenti due sezioni: la sezione Intervallo di stampa e la sezione Destinazione della stampa. Sezione Intervallo di stampa Banca. In tale campo è necessario inserire il codice di un conto valorizzato come conto banca a livello del Piano dei Conti. Data documento da Data documento a. In tali campi è necessario inserire le date necessarie a circoscrivere l ambito di stampa. 4
Sezione Destinazione della stampa L utente può scegliere, selezionando le relative opzioni, se procedere alla stampa effettiva oppure all anteprima di stampa. La stampa è solo grafica; l utente deve selezionare la stampante specifica in corrispondenza del campo Stampante. La stampa costituisce una lista di controllo dei movimenti bancari inseriti. Infatti, per la Banca e l intervallo di Date Documento specificati dall Utente, sono forniti i dati relativi ai movimenti bancari presenti, ognuno con la propria Data Documento, l eventuale Tipo Documento specificato, l Importo di ogni movimento bancario, oltre ad un totale Saldo Movimenti. Il programma propone di eseguire la stampa per il Periodo precedente a quello corrente di lavoro. Tali estremi di selezione sono modificabili da parte dell Utente. Riconciliazione I l programma consente di effettuare sia riconciliazioni automatiche sia riconciliazioni manuali tra i movimenti contabili registrati in prima nota ed i movimenti bancari inseriti nel programma. Attraverso il menu Procedure di servizio - Riconciliazione Banche è possibile accedere alla funzione Associazione movimenti per la riconciliazione. Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Banca. In tale campo è necessario inserire il codice di un conto valorizzato 5
come conto banca a livello del Piano dei Conti. Data fine. Indica la data limite dei movimenti da considerare. Se i l campo non è valorizzato, tale data è considerata pari all ultimo giorno dell Esercizio che si è attivato per l Azienda. Intervallo giorni. Si tratta di un campo che se non valorizzato assume in automatico valore pari a 30. Riconciliazione automatica. Campo che consente di accedere o meno alla riconciliazione automatica. Cliccando sul tasto OK si passa ad una maschera aggiuntiva nella quale sono presenti una serie di campi non modificabili dall utente che i l programma acquisisce in automatico. 6
Banca. In tale campo è visionato il codice del conto banca sui cui si intende procedere alla riconciliazione. Periodo analizzato da - a. In tale campo viene indicato il periodo individuato mediante l indicazione della data iniziale e finale dello stesso. Prima nota selezionata, Movimento bancario selezionato e Squadratura. In tali campi sono evidenziati l importo della registrazione di prima nota selezionata dall utente nella griglia posta nella parte centrale della finestra di dialogo, l importo del movimento di banca selezionato nella medesima griglia e infine la squadratura tra i due valori. Nella parte centrale della finestra di dialogo è presente una griglia, suddivisa in due sezioni. Nella sezione di sinistra sono elencati i movimenti di Prima Nota che hanno interessato, nel periodo considerato, il conto banca selezionato. Nella sezione di destra sono elencati i movimenti bancari inseriti dall utente. Le righe della tabella posta a sinistra della finestra di dialogo sono suddivise in quattro campi nei quali è indicata la data del documento, il tipo documento, l importo e il riferimento del documento stesso. Cliccando due volte su ciascuna riga della tabella in esame è possibile visionare la relativa registrazione di Prima Nota. Le righe della tabella posta a destra della finestra di dialogo sono suddivise in tre campi nei quali sono indicati la data del documento, il tipo documento e l importo. In basso, nella finestra di dialogo, sono presenti campi non modificabili dall utente nei quali è indicato il saldo dei movimenti contabili e bancari non riconciliati, il saldo dell estratto conto, il saldo della scheda contabile e, infine, 7
il saldo dei movimenti contabili e bancari riconciliati. I l programma consente di effettuare sia Riconciliazioni automatiche, sia Riconciliazioni Manuali tra i movimenti contabili registrati in Prima Nota ed i movimenti bancari inseriti nel programma. Riconciliazione automatica Se nella maschera di lancio della riconciliazione è stato selezionato il campo Riconciliazione automatica il programma effettua automaticamente una serie di riconciliazioni tra movimenti contabili e movimenti bancari; per la banca selezionata dall Utente; sono presi in considerazione solo i movimenti contabili di tipo definitivo, con importo pari a quello dei corrispondenti movimenti bancari, con Data di Protocollo non superiore alla Data Fine indicata e con Tipo Documento uguale a quello eventualmente specificato per i l Movimento Bancario corrispondente. Sono presi in considerazione, nell ambito dei movimenti bancari, solo i Movimenti Bancari di pari importo e segno opposto a quello dei corrispondenti movimenti contabili, con Tipo Documento vuoto oppure corrispondenti a quelli dei movimenti contabili, e con Data documento compreso nell intervallo temporale specificato. Riconciliazione manuale L Utente può accedere a questo programma in due modi: escludendo la riconciliazione automatica al momento del lancio del programma di riconciliazione (campo non attivo), per procedere manualmente alla riconciliazione dei record non ancora riconciliati, oppure accedervi nel momento in cui - lanciata l elaborazione di riconciliazione automatica - il programma non riesce ad effettuare la riconciliazione automatica per tutti i record presenti. L operazione di riconciliazione manuale è operativamente semplice: tenendo premuto il tasto CTRL, è possibile selezionare con il mouse i movimenti contabili nella griglia di sinistra, ed i movimenti bancari corrispondenti nella griglia di destra. Il programma non effettua in questo caso alcun controllo sulla congruenza del Tipo Documento tra movimenti contabili e movimenti bancari; inoltre, è possibile effettuare associazioni manuali diverse da 1:1 per quanto riguarda l importo (è accettato il rapporto 1:n e quello n:1). L unico controllo effettuato, infatti, è di quadratura tra il totale degli importi per i movimenti contabili ed il totale per i movimenti bancari selezionati. I record riconciliati in modo manuale, così come quelli riconciliati in automatico, possono essere visualizzati (ed eventualmente disassociati) tramite un apposita funzione. Fino ad un eventuale disassociazione, nè le Registrazioni contabili alle quali appartengono i movimenti contabili, nè i movimenti bancari ad essi associati sono modificabili o cancellabili. 8
Visualizzazione e disassociazione La funzione consente di visualizzare ed eventualmente disassociare movimenti contabili e bancari precedentemente associati. Fino ad un eventuale disassociazione, nè le Registrazioni contabili alle quali appartengono i movimenti contabili, nè i movimenti bancari ad essi associati sono modificabili o cancellabili. Tale funzione si attiva dal menu Procedure di servizio - Riconciliazione Banche. Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Banca. In tale campo è necessario inserire il codice di un conto valorizzato come conto banca a livello del Piano dei Conti. Data fine. Indica la data limite dei movimenti da considerare. Se il campo non è valorizzato, tale data è considerata pari all ultimo giorno dell Esercizio che si è attivato per l Azienda. Per la Banca selezionata, il programma riporta tutte le associazioni effettuate automaticamente e manualmente, considerando i movimenti contabili (con movimenti bancari associati) aventi data di protocollo di Prima Nota non superiore a quella indicata in Data Fine. Attivando la procedura di Visualizzazione e Disassociazione si passa ad una maschera aggiuntiva. In essa sono riportate tutte le associazioni effettuate automaticamente e manualmente, considerando i movimenti contabili (con movimenti bancari associati) aventi data di protocollo di Prima Nota non superiore a quella indicata in Data Fine. 9
Sono presenti i seguenti campi: Banca. In tale campo è visionato il codice del conto banca sui cui si intende operare. Periodo analizzato da - a. In tale campo viene indicato i l periodo individuato mediante l indicazione della data iniziale e finale dello stesso. Prima nota selezionata, Movimento bancario selezionato e Squadratura. In tali campi sono evidenziati l importo della registrazione di Prima Nota selezionata dall utente nella griglia posta nella parte centrale della finestra di dialogo, l importo del movimento di banca selezionato nella medesima griglia e infine la squadratura tra i due valori. Nella parte centrale della finestra di dialogo è presente una griglia, suddivisa in due sezioni. Nella sezione di sinistra sono elencati i movimenti di Prima Nota che hanno interessato, nel periodo considerato, il conto banca selezionato. Nella sezione di destra sono elencati i movimenti bancari inseriti dall utente. Le righe della tabella posta a sinistra della finestra di dialogo sono suddivise in quattro campi nei quali è indicata la data del documento, il tipo documento, l importo e il riferimento del documento stesso. Cliccando due volte su ciascuna riga della tabella in esame è possibile visionare la relativa registrazione di Prima Nota. Le righe della tabella posta a destra della finestra di dialogo sono suddivise in tre campi nei quali sono indicati la data del documento, il tipo documento, l importo e il numero di associazione, al fine di facilitare l eventuale operazione di disassociazione di uno o più movimenti riconciliati. L operazione di disassociazione è operativamente semplice come quella di associazione manuale: tenendo premuto il tasto CTRL, è possibile selezionare con i l mouse i movimenti contabili nella griglia di sinistra, ed i movimenti bancari corrispondenti nella griglia di destra. Anche in questo caso, è effettuato un controllo di quadratura; 10
inoltre, è controllata l esatta corrispondenza dei numeri di associazione. Stampa associazione movimenti La stampa è attivabile dal menu Procedure di servizio - Riconciliazione Banche - Stampe Riconciliazione Banche. Nella maschera di lancio della stampa sono presenti tre sezioni: Intervallo di stampa, Tipo di stampa e Destinazione della stampa. Sezione Intervallo di stampa Banca. In tale campo è necessario inserire il codice di un conto valorizzato come conto banca a livello del Piano dei Conti. Data fine. In tale campo è necessario inserire la data limite dei movimenti da stampare. Sezione Tipo di stampa In tale sezione l utente ha la possibilità di limitare l ambito della stampa ai soli movimenti Riconciliati, a quelli Non riconciliati oppure Tutti. Sezione Destinazione della stampa L utente può scegliere, selezionando le relative opzioni, se procedere alla stampa effettiva oppure all anteprima di stampa. La stampa è solo grafica; l utente deve selezionare la stampante specifica in corrispondenza del campo Stampante. Per la Banca selezionata, il programma riporta i movimenti contabili riconciliati e/o non riconciliati, automaticamente o manualmente, considerando solo i movimenti definitivi aventi data di protocollo di Prima Nota non superiore a quella indicata in Data Fine. 11
Nel caso in cui la selezione sia Riconciliati, il programma fornisce i dati relativi a Data/Tipo/Numero Documento ed Importo per i Movimenti contabili e bancari riconciliati automaticamente o manualmente, il relativo numero di associazione, ed infine i Saldi relativi a Movimenti contabili/bancari riconciliati, Estratto Conto, Scheda Contabile del conto Banca e Saldo dei movimenti contabili/bancari non riconciliati. Nel caso in cui la selezione sia non Riconciliati, il programma fornisce i dati relativi a Data/Tipo/Numero Documento ed Importo per i Movimenti contabili e bancari non riconciliati nè automaticamente nè manualmente, ed infine i Saldi relativi a Movimenti contabili/bancari non riconciliati, Estratto Conto, Scheda Contabile del conto Banca e Saldo dei movimenti contabili/bancari riconciliati. Nel caso in cui la selezione sia Tutti, il programma fornisce i dati relativi a Data/Tipo/Numero Documento ed Importo per i Movimenti contabili e bancari riconciliati e non riconciliati, i numeri di associazione ed infine i Saldi relativi a Movimenti contabili/bancari, Estratto Conto, Scheda Contabile del conto Banca e Saldo dei movimenti contabili/bancari riconciliati e non riconciliati. 12