MANUALE UTENTE INTERNO Con il servizio FILR è possibile accedere ai propri file e cartelle di rete dal browser e da dispositivo mobile (app NOVELL FILR). L'accesso al servizio denominato FILR è abilitato per quegli utenti che ne hanno richiesto attivazione tramite e-mail indirizzata a collabora@regione.toscana.it. Con la nuova versione Novell FILR 3.0 sono subentrate delle novità. Novell FILR fornisce l'accesso a files/cartelli presenti nelle: Cartelle dell'organizzazione (file system aziendale) che in precedenza erano accessibili solo attraverso unità mappate Novell FILR mette a disposizione dell'utente uno spazio di lavoro (se abilitato) dove creare e gestire cartelle e files in completa autonomia. Metodi di accesso: via web (browser dal proprio pc (windows/mac) dispositivi mobili (Android, Apple, Windows Phone) accesso ai file offline tramite sincronizzazione Attività su files e cartelle: creazione (funzione Upload per i files) cancellazione (nel Cestino o definitivamente) copia/spostamento aggiornamento (Editing) Attività su files e cartelle condivise: sottoscrizione: FILR invia email ogni qualvolta viene modificato il file o vengono creati/cancellati files all'interno di una cartella commenti: per i files condivisi, si possono inserire dei commenti che verranno letti da tutti gli utenti che partecipano alla condivisione Condivisione di file/cartelle con: UTENTI INTERNI Per gli utenti interni non è cambiato l'accesso (dalla Intranet), inserire nome utente (p.e. FC12345) e password (è quella impostata in fase di attivazione utente). UTENTI ESTERNI L'utente esterno (al di fuori dell'azienda) è invitato alla condivisione di files o cartelle su FILR tramite il suo indirizzo email (vedi CONDIVISIONE ). L'utente riceve per email il link per l'autoregistrazione a FILR, per poi accedere con quelle credenziali alla condivisione dei files/cartelle a cui sono stati dati i relativi diritti (lettura/letturascrittura, ecc...). Seguiranno altre e-mail per completare la registrazione.
Per l'accesso a FILR : tramite homepage Regione Toscana ServiziOnline - Con username e password - FILR: documenti in rete (utenti esterni) tramite Intranet Lavoro e conoscenza - Servizi on line e tecnologie - Per gli Utenti Esterni che si sono dimenticati la password possono selezionare il link Impossibile eseguire il login? All'indirizzo email comunicato verranno inviate le istruzioni per la reimpostazione della password.
AREA DI LAVORO L'area di lavoro non è cambiata: Elenco utenti FILR Le novità (nuove condivisioni, aggiornamenti, commenti) I vostri file personali (compresa la home directory) Files e cartelle che gli altri hanno condiviso con voi Files e cartelle che avete condiviso con gli altri Le vostre mappature di rete Accesso alle funzioni di ricerca Nome utente accesso al profilo guida online
CONDIVISIONE L'utente interno per poter dare l'accesso ad un utente esterno a cartelle o files da FILR deve eseguire la procedura indicata. Accedere all'applicazione FILR (con le proprie credenziali) tramite: Intranet alla voce Lavoro e conoscenza - Servizi on line e tecnologie - Servizi on line Documenti in rete (FILR) homepage Regione Toscana ServiziOnline - Con username e password - FILR: documenti in rete selezionare il file o cartella da condividere e cliccare sulla freccetta a destra, appare il menù con le varie opzioni di condivisione CONDIVIDI FILE. Posizionarsi sulla cartella o file da condividere selezionare freccetta e scegliere Condividi cartella o Condividi file Si apre la seguente finestra, selezionare la bustina
Digitare l'indirizzo email dell'utente esterno e selezionare OK Viene creata questa condivisione che possiamo in questa fase personalizzare
Diritti di accesso: - Visualizzatore può solo visualizzare la cartella o file condiviso - Editor può modificare cartella o file condiviso - Collaboratore può, solo nella cartella, inserire e/o cancellare file Scadenza: Si può decidere di far scadere questa condivisione - Dopo selezionare i giorni (default 30 giorni) - Mai senza scadenza - Il selezionare la data di scadenza dal calendario che appare Selezionando OK viene inviata una email per l'autoregistrazione all'indirizzo inserito. Nella email viene chiesto di selezionare il link per l'autoregistrazione
Si apre la finestra di registrazione. - ID utente è l'indirizzo email che mette in automatico - Nome inserire il nome - Cognome inserire il cognome - Password inserire una password che sarà utilizzata per entrare in FILR - Immettere nuovamente la password reinserire la password scritta precedentemente Selezionare Registra - Viene visualizzata questa schermata Viene inviata un'altra email all'utente per completare la registrazione.
Selezionando il link Connetti ed accedi agli elementi condivisi veniamo indirizzati all'accesso di FILR dove dobbiamo autenticarci con la password precedentemente creata Selezionare Accedi ed entriamo in FILR ed alla voce Condivisi con me abbiamo la cartella o file precedentemente condiviso Selezionando il file viene aperto con il programma associato ed in base ai diritti dati in precedenza sarà in sola lettura oppure in lettura, scrittura. All'utente che ha dato la condivisione verrà inviata una email nella propria casella con la notifica di
accesso dell'utente esterno alla cartella o file condiviso Per visualizzare i dettagli di accesso di tutti gli utenti selezionare fare clic qui e si aprirà una finestra nel browser con il rapporto di accesso di tutti gli utenti ai vari documenti. Il rapporto di accesso degli utenti può essere scaricato selezionando Download.
COPIA COLLEGAMENTO Cliccare su Ottieni collegamento al file Per riprendere il link una volta selezionato copia collegamento viene proposta l opzione modifica collegamento.
L utente può decidere una scadenza per eliminare i collegamenti al link oppure con Elimina può rimuovere completamente il link associato al file INVIA COLLEGAMENTO TRAMITE EMAIL Si apre il client di posta per inviare il collegamento INVIA COLLEGAMENTO TRAMITE EMAIL UTILIZZANDO FILR Selezionando Invia vengono inviati i link all indirizzo email inserito
Se seleziono il primo link ho il collegamento di visualizzazione al file Se seleziono il secondo link ho la possibilità di fare il download del file Per l'accesso e le modalità di upload e download dell'utente esterno consultare il Manuale rapido utente.