Modelli di payment factory europea e di cash pooling internazionale

Modelli di payment factory europea e di cash pooling internazionale

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Introduzione Le aziende stanno attribuendo una crescente attenzione ai processi di pagamento e di incasso per ottimizzare il proprio capitale circolante. Grazie all introduzione dei nuovi strumenti SEPA, alla normativa europea favorevole e alla creazione di un mercato unico europeo dei pagamenti, le aziende multinazionali si stanno orientando sempre più verso la centralizzazione dei pagamenti tramite l implementazione di payment factory, in un ottica di migliorare l efficienza e la standardizzazione dei processi interni, riducendo considerevolmente i costi ed i rischi operativi connessi a queste attività. BNP Paribas e stata tra le prime banche europee ad offrire soluzioni integrate con l implementazione di payment factory e a fornire sistemi e canali di electronic banking altamente flessibili e in grado di soddisfare le esigenze più sofisticate. 3

Caratteristiche della Payment Factory 1 4

Payment Factory Cosa si intende per Payment Factory? CARATTERISTICHE DELLA PAYMENT FACTORY Una struttura volta a centralizzare i sistemi e le attività di pagamento e standardizzare i processi che venivano prima gestiti a livello locale Gestione locale dei flussi PAYMENT FACTORY Filiale A Banca 1 Filiale A Banca 1 Filiale B Banca 2 Filiale B Banca 2 Filiale C Banca 3 Filiale C Banca 3 5

Payment Factory: tre diversi gradi di centralizzazione CARATTERISTICHE DELLA PAYMENT FACTORY Standardizzazione dei canali di Electronic Banking e dei flussi di pagamenti Payments / Collections Hub Gestione centralizzata dei pagamenti (e incassi) Shared Service Centre (SSC) Un unico conto corrente per più società In-House Bank per pagamenti in nome e per conto 6

Gli elementi principali della Payment Factory 2 7

FILIALI Modello di struttura tipica di Payment Factory GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY CLIENTE Shared Service Centre (team responsabili per la gestione dei pagamenti) SISTEMI IT CANALI Investigazioni/ attività di customer service BNP PARIBAS Team di implementation e customer service a supporto del cliente SISTEMI IT Pagamenti Pagamenti domestici Pagamenti locali (es. F24) Uno o più sistemi ERP (es.. Oracle, SAP) Middleware (e.g. IT Sungard Trax, Datalog) Interfaccia di Comunica zione Esito Pagamenti Hub connessione banca-cliente Hub pagamenti e incassi SEPA Credit Transfers Pagamenti Internazionali Informativa elettronica Assegni di bonifico Lato cliente, il modello di Payment Factory riguarda principalmente i sistemi IT e le risorse presso SSC supportato da una coerente struttura per la gestione dei flussi di pagamento implementata da BNP Paribas 8

Shared Service Centre GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY La gestione centralizzata dei pagamenti può essere svolta dalla Corporate Treasury del gruppo oppure da una società creata ad hoc Shared Service Centre (SSC) La scelta relativa all ubicazione dello Shared Service Center è determina da più fattori Possibilità di assumere personale locale qualificato (con competenze IT e di Back Office) Regolamentazione e costo del lavoro Imposizione fiscale locale e norme legislative in vigore Facilità di accesso al luogo scelto per lo Shared Service Center SHARED SERVICE CENTRE I luoghi scelti più frequentemente Paesi in Europa dell Ovest (Italia, Irlanda, Olanda, ) Paesi in Est Europa (Repubblica Ceca, Slovacchia, Polonia,..) 9

A seconda dell organizzazione e degli obiettivi del gruppo, i sistemi IT a supporto di una payment factory sono generalmente strutturati su tre livelli Sistemi IT GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY Uno o più sistemi ERP per la gestione dei pagamenti, spesso associati a sistemi di gestione stipendi e sistemi di tesoreria esterni. Possono essere centralizzati o lasciati a livello delle sussidiarie del gruppo IT SYSTEM Sistemi applicativi di gestione dei flussi di tesoreria e dei processi autorizzativi dei pagamenti Un sistema di interfaccia con la banca che gestisca la connessione, la sicurezza dei protocolli, e la conversione di diversi formati di pagamento 10

Canali di comunicazione Cliente - Banca GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY Soluzioni completamente automatizzate per up-load / download dei files SWIFT Net FTPS ( File Transfer Protocol over SSL ) EBICS, CBI, Soluzioni web Https solutions - e.g. Connexis di BNP Paribas NETWORK La tecnologia si e significativamente evoluta verso sistemi basati su Protocolli Internet 11

HUB connessione Banca-Cliente BNP Paribas supporta numerosi protocolli, formati e standard di sicurezza. Questo agevola notevolmente l integrazione end to end con i sistemi dei clienti Protocolli SWIFTNet (SCORE or MACUG), FTPS (E-Link) and HTTPS (Connexis, ) Altri protocolli locali per es. EBICS (Francia), CBI (Italia) gestiti a livello domestico GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY Sicurezza SWIFTNet PKI, 3SKey, EDIFACT Autack & Cipher, e altri standard di sicurezza CONNECTIVITY HUB Formati standard SWIFT, XML (UNIFI ISO 20 022), EDIFACT (PAYMUL), Possibilita di gestire formati locali come (RI.BA, VCOM, ect.) Importanti capacità di conversione tra formati 12

HUB pagamenti e incassi GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY BNP Paribas, grazie alla presenza capillare in Europa e nel mondo, offre al cliente, tramite un unico punto di accesso, la possibilità di scegliere il più efficiente clearing locale per la processazione dei pagamenti Accesso diretto ai sistemi di clearing locali e internazionali. Stato dei pagamenti fornito automaticamente, per il controllo e il monitoraggio completo delle delle transazioni inviate a BNP Paribas HUB PAGAMENTI E INCASSI Esiti dei pagamenti per facilitare il processo di riconciliazione Altri servizi disponibili (avvisatura al beneficiario,...) 13

Il team di implementation: Implementation e Customer Service GLI ELEMENTI PRINCIPALI DELLA PAYMENT FACTORY I team di Implementation e Customer Service di BNP Paribas replicano l organizzazione del gruppo e contribuiscono ulteriormente a creare valore per il cliente E dedicato al cliente e costituisce il singolo punto di ingresso responsabile della completa finalizzazione del progetto Ha numerosi anni di esperienza nella implementazione di progetti payment factory e di altri progetti internazionali Assume un ruolo consulenziale in ogni fase del progetto Il team di Customer Service E dedicato al cliente Il team di Customer Service ha accesso diretto ai sistemi di back office di BNP Paribas nel mondo. E dedicato al cliente Punto unico di contatto per ciascuna problematica relativa alla processazione e contabilizzazione dei pagamenti Disponibile sia a livello centrale che locale in ogni paese CENTRAL SUPPORT 14

La struttura dei conti 3 15

UBICAZIONE DEL CONTO Le diverse alternative STRUTTURA DEI CONTI Il luogo e la titolarità dei conti bancari inseriti nella payment factory sono elementi fondamentali che comportano implicazioni legali e fiscali * INTESTAZIONE DEL CONTO CORRENTE Filiale Shared Service Centre locale Le filiali continuano ad usare i propri conti locali Conti correnti non residenti aperti in nome della SSC. I pagamenti vengono effettuati in nome e per conto delle filiali locali centrale I conti correnti vengono aperti per ciascuna filiale nello stesso paese Un unico conto (non-residente). I pagamenti vengono effettuati in nome e per conto delle filiali * Nota bene: BNP Paribas condivide con i clienti la propria esperienza maturata in materia. Tuttavia, BNP Paribas raccomanda sempre ai propri clienti di chiedere un giudizio legale/ fiscale da professionisti indipendenti 16

Locale vs. centrale STRUTTURA DEI CONTI CONTI LOCALI: BENEFICI CONTI CENTRALI: BENEFICI Minore sforzo di riorganizzazione sia all interno dell azienda che relativamente alle relazioni bancarie locali Agevole accesso ai mezzi locali di pagamento Possibili cut-off times più agevolati No segnalazioni aggiuntive banca centrale Servizio attivo tutti i giorni lavorativi del calendario locale Minori costi amministrativi Maggiore controllo Maggiore standardizzazione dei processi di pagamento Semplificata connettività con la banca Migliore visibilità / gestione della liquidità del gruppo Vantaggi di costo relativi ai pagamenti cross border L entrata in vigore della normativa SEPA rende ancora più conveniente l implementazione di strutture centrali che operano in nome e per conto 17

Il modello in nome e per conto comporta una struttura di in-house banking interna Titolarità del conto bancario Pagamenti in nome e per conto STRUTTURA DEI CONTI Il conto centrale usato per i pagamenti e aperto in nome dell entità centrale che effettua i pagamenti Accordo Interno di Servizio Il ruolo della in-house bank deve essere appriopriatamente formalizzato La remunerazione del servizio deve rispettare il principio arms length Contabilità infragruppo L emissione di pagamenti in nome e per conto deve essere accuratamente contabilizzata nelle posizioni infragruppo I sistemi IT devono garantire che l informazione relativa al debitore effettivo sia presente e trasmessa alla banca attraverso appropriati formati Reportistica I pagamenti infragruppo possono comportare degli obblighi di reporting qualora una entità residente sia coinvolta 18

Pagamenti in nome e per conto : l esperienza di BNP Paribas BNP Paribas ha implementato strutture di payment factory in nome e per conto in particolare in Francia, Italia, UK, Lussemburgo, Belgio, Germania, Olanda, Svizzera, Ungheria, Irlanda senza incontrare ostacoli legali * STRUTTURA DEI CONTI Non sussistono particolari vincoli legali ad eccezione di quelli relativi alla gestione ed al trasferimento di dati confidenziali del debitore effettivo In generale non ci sono degli impedimenti legali relativi al pagamento di tasse o contributi sociali in nome e per conto di un altra entità (fatta eccezione per l Ungheria) I pagamenti emessi per conto di un altra entità devono essere contabilizzati ogni giorno per evitare una possibile riqualifica come prestiti infragruppo La localizzazione del conto centrale non rappresenta un problema di per se. Può essere ubicato anche fuori dal paese dove e situato lo Shared Service Centre Le spese relative al servizio operato dalla payment factory pagate da ciascuna entità possono essere fiscalmente deducibili purché ciascun partecipante sia in grado di giustificare i benefici dei servizi ottenuti (principio arms length pricing ) * Source: «Cross border Survey on payment centralisation schemes» - Clifford Chance (2008), a review commissioned by BNP Paribas * Nota bene: BNP Paribas condivide con i clienti la propria esperienza maturata in materia. Tuttavia, BNP Paribas raccomanda sempre ai propri clienti di chiedere un giudizio legale/ fiscale da professionisti indipendenti 19

Efficientamento della gestione degli incassi (Collection Factory) 4 20

La centralizzazione degli incassi è complessa EFFICIENTAMENTO GESTIONE DEGLI INCASSI La gestione degli incassi è connessa al processo amministrativo di gestione delle vendite La centralizzazione degli incassi richiede una adeguata conoscenza del processo amministrativo delle vendite in ogni paese e può essere impattato da elementi quali la consuetudine a ricevere incassi parziali o importi che riguardano più fatture oppure da contestazioni di ordine commerciale Impatti di tipo legale spesso impediscono forme di centralizzazione degli incassi Problematiche fiscali rendono non implementabili forme di incasso in nome e per conto La normativa relativa ai mandati all incasso non è uniforme a livello europeo Lo strumento "Pan Europeo" di incasso sarà utilizzato obbligatoriamente dal 2014 SEPA Direct Debit (SDD) non è stato ancora largamente adottato dalle società Permangono strumenti di incasso locali molto difformi: RIBAs (IT), Pagares (SP), Commercial Bills (FR) Il debitore spesso preferisce l uso di strumenti cartacei di pagamento per aumentare il proprio DPO 21

Cosa può essere implementato oggi EFFICIENTAMENTO GESTIONE DEGLI INCASSI Varie soluzioni sono state implementate dai clienti di BNP Paribas Creazione di una società unica per la gestione degli incassi Un unica entità (distribuisce e) fattura ai clienti nei vari paesi Implementazione di un unico sistema di EB per gli incassi locali e SDD I clienti di BNP Paribas stanno usando un unico canale di Electronic Banking europeo per la gestione degli incassi locali Lo strumento SDD verrà usato in misura significativa a partire dal 2014 Implementazione di strutture di factoring in Europa Unico contratto di factoring nei diversi paesi per le diverse entità del gruppo L accordo di factoring può essere invisibile al debitore 22

6 Conclusione 23

Conclusione BNP Paribas è in grado di offrire la soluzione completa e più adatta alle esigenze di ciascun cliente: Forte presenza in Europa tramite filiali retail e Business Center Team dedicati alla consulenza, implementazione e customer service Provata esperienza nell implementazione di strutture di Payment Factory in Europa 24

Contacts 25

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