Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -
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PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano VOIP COMUNICAZIONE TURISMO Responsabile: Cognome: NASCA Telefono: 0941241136 Nome: FILIPPO E-mail: filippo.nasca@pattietindari.it Ruolo: DIRIGENTE DEL SERVIZIO Referente: Cognome: RENI Telefono: 0941241136 Nome: ALFREDO E-mail: alfredo.reni@pattietindari.it Ruolo: FUNZIONARIO DIRETTIVO Durata dell intervento in mesi : SEI (6) Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 30/06/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: è un iniziativa autonoma del proponente 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, in corso Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi AMPLIAMENTO DELLE COMPETENZE INFORMATICHE DEL PERSONALE ATTRAVERSO IL PORTALE DELL UFFICIO WWW.PATTIETINDARI.IT 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) esigenza di ridurre i costi. 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. DIMINUZIONE DELLE SPESE TELEFONICHE E AMPLIAMENTO DELLE OPPORTUNITA OFFERTE DALLA RETE TELEMATICA DELL UFFICIO. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: IL COINVOLGIMENTO AVVIENE ATTRAVERSO L INSTALLAZIONE E L USO DI SOFTWARE GRATUITO VOIP SU TUTTI I PC DELL UFFICIO - 5 -
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): Altro (specificare) ANALISI DELL ANDAMENTO DELLE SPESE TELEFONICHE E NECESSITA DI UTILIZZARE LA TECNOLOGIA INFORMATICA PER DIMINUIRE I COSTI SENZA PREGIUDICARE LA QUALITA DEI SERVIZI. - 6 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) della soluzione: coinvolgere il personale gestire le risorse economiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) - 7 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) DIMINUZIONE DELLE SPESE DI TELEFONIA INSIEME AD UN AMPLIAMENTO DELLE CAPACITA DI RELAZIONE E DI COMUNICAZIONE DELL UFFICIO CON GLI STAKEHOLDERS. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) PROGRESSIVA DIMINUZIONE DELL USO DELLA TRADIZIONALE RETE TELEFONICA FISSA. ACQUISIZIONE DA PARTE DEL PERSONALE DI NUOVE COMPETENZE NELL USO DI SOFTWARE DEDICATO. INDIVIDUAZIONE DI NUOVE OPPORTUNITA DI ASSISTENZA E COMUNICAZIONE CON GLI STAKEHOLDERS (IMPRESE DI SETTORE, TURISTI, CITTADINI). 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento IL RISULTATO ATTESO E UNA RIDUZIONE DEL 10% DELLE SPESE DI TELEFONIA. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. COMPLETARE L IMPLEMENTAZIONE DI SOFTWARE GRATUITO VOIP SU TUTTI I PC DELL UFFICIO. DIVERSIFICARE LA CAPACITA COMUNICAZIONALE DELL UFFICIO FRA INTERNET E RETE TELEFONICA FISSA. - 8 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione ADEGUAMENTO 100% PC DELL UFFICIO DI Fase 1 DEI PC AL PATTI 1-31 GENNAIO 2009 INSTALLAZIONE DI SOFTWARE VOIP SOFTWARE INSTALLATO. Fase 2 1-28 FEBBRAIO 2009 ADDESTRAMENTO DEL PERSONALE COLLAUDO DEL SISTEMA ACQUISIZIONE DELLE COMPETENZE DA PARTE DEL PERSONALE MONITORAGGIO CRITICITA FUNZIONAMENTO. TUTTO IL PERSONALE CTG. D (DIPENDENTI N. 2), CTG. B (DIPENDENTI N. 12) E CTG. A (DIPENDENTI N. 2) Fase 3 1 MARZO 30 GIUGNO 2009 USO OPERATIVO DEL SISTEMA VOIP IN SOSTITUZIONE O AD INTEGRAZIONE DELLA LINEA TELEFONICA FISSA. INIZIATIVE DI COMUNICAZIONE AGLI STAKEHOLDERS AMPLIAMENTO COMUNICAZIONI FRA UFFICIO E UTENZA RIDUZIONE DELLE SPESE TELEFONICHE DEL 10% SUL CONSOLIDATO 2008-9 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) RIDUZIONE SPESE TELEFONICHE NUMERO COMUNICAZIONI TRAMITE VOIP Target 10% DI RIDUZIONE SPESE TELEFONICHE RISPETTO ALLA SPESA CONSOLIDATA DEL 2008 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 4 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 1 10 Funzionari 1 10 Altro personale 2 20-10 -
3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione) (specificare numero, ruolo e funzioni) NO - 11 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) NESSUNA 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza NESSUNA 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione VERIFICA SETTIMANALE DA PARTE DEL DIRIGENTE E DEL FUNZIONARIO SULLO STATO DI REALIZZAZIONE DEL PROGETTO. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività IL COORDINAMENTO VIENE EFFETTUATO DAL DIRIGENTE E DAL FUNZIONARIO. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. VERIFICA DEGLI APPOSITI REPORT CARTACEI ELABORATI DAL PERSONALE COINVOLTO. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti COMUNICAZIONE INTERNA VIA E-MAIL E CON APPOSITE RIUNIONI DEL PERSONALE. COMUNICAZIONE DELL INIZIATIVA NEL PORTALE WWW. PATTIETINDARI.IT. E INDICAZIONE DEI RECAPITI VOIP DI CIASCUNA ARTICOLAZIONE ORGANIZZAZIONE INTERNA - 12 -
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi AMPLIAMENTO E CAMBIAMENTO PRASSI DELLE RELAZIONI DELL UFFICIO CON GLI STAKEHOLDERS 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano CONCORSO PREMIAMO I RISULTATI - SERVIZIO TURISTICO REGIONALE 16 PATTI E TINDARI (ME) ID gen-09 feb-09 mar-09 apr-09 mag-09 giu-09 PROGETTAZIONE DELL'INIZIATIVA "VOIP COMUNICAZIONE 1 TURISMO" 2 Fase 1 3 ATTIVITA' 4 INSTALLAZIONE DI SOFTWARE GRATUITO VOIP 5 OUTPUT ATTESI 6 ADEGUAMENTO DEI PC AL SOFTWARE INSTALLATO, RICOGNIZIONE NECESSITA DI ALTRO O NUOVO HARDWARE. 7 INDICATORI DI RELAZIONE 8 100% PC DELL UFFICIO DI PATTI 9 Fase 2-13 -
10 ATTIVITA' 11 ADDESTRAMENTO DEL PERSONALE - COLLAUDO DEL SISTEMA 12 OUTPUT ATTESI 13 ACQUISIZIONE DELLE COMPETENZE DA PARTE DEL PERSONALE MONITORAGGIO CRITICITA FUNZIONAMENTO. 14 INDICATORI DI RELAZIONE 15 TUTTO IL PERSONALE CTG. D (DIPENDENTI N. 2), B (DIPENDENTI N. 12) E A (DIPENDENTI N. 2) 16 Fase 3 17 ATTIVITA' 18 USO OPERATIVO DEL SISTEMA VOIP IN SOSTITUZIONE O AD INTEGRAZIONE DELLA LINEA TELEFONICA FISSA. INIZIATIVE DI COMUNICAZIONE AGLI STAKEHOLDERS. 19 OUTPUT ATTESI 20 AMPLIAMENTO COMUNICAZIONI FRA UFFICIO E UTENZA 21 INDICATORI DI RELAZIONE 22 RIDUZIONE DELLE SPESE TELEFONICHE DEL 10% SUL CONSOLIDATO 2008-14 -