Q-81 hse web app Piattaforma software Health Safety Environment Licenza o Cloud Import dati semplificato Multilingua Allineabile con altri sistemi informativi Utenti illimitati Segnalazioni/ Alert Automatici Navigazione ad icone e percorsi guidati Multiazienda
Q-81 hse web app Piattaforma software Health Safety Environment
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Sommario Capitolo pag 1. Chi siamo 6 2. Cos è Q-81 8 3. Punti di Forza 10 3.1 Perché utilizzare Q-81 HSE WEB APPLICATION? 11 3.1.1 Acquistabile per Modulo 12 3.1.2 Aggiornamento continuo 12 3.1.3 Apprendimento On-Line 12 3.1.4 Import Dati Semplificato e Compatibilità con altri sistemi IT 12 3.1.5 Intuitivo e immediato 12 3.1.6 Oltre 100 modelli documentali 13 3.1.7 Sistema Alert 13 3.1.8 Utenti Illimitati per la soluzione On Premise 13 3.1.9 Utilizzabile da Smartphone e Tablet 13 4. Architettura e Requisiti IT 14 4.1 Architettura 15 4.1.1 Sistema Operativo 15 4.1.2 Database e Web Server 15 4.1.3 Gestione documentale (facoltativa) 16 4.1.4 Sicurezza 16 4.2 Architettura software 16 4.3 Autenticazione/Autorizzazione 17 4.3.1 Autenticazione 17 4.3.2 Autorizzazione 17 4.4 Requisiti Minimi per soluzione Onpremise 18 5. MODULI E Funzionalità di Q-81 HSE WEB APPLICATION 20 5.1 Anagrafiche, Organigrammi e Documenti 22 5.2 Requisiti Applicabili 23 5.3 Valutazione rischi 24 5.4 Obbiettivi e Programmi 25 5.5 Monitoraggi e Misurazioni 25 5.6 Comunicazioni e Consultazioni 25 5.7 Formazione 26 5.8 Sorveglianza Sanitaria 27 5.9 Audit e Check-list 28 5.10 DPI 29 5.11 Manutenzioni 30 5.12 Appalti 31 5.13 Infortuni - Near Miss - Malattie 31 5.14 Azioni e Scadenziari 32 5.15 Segnalazioni e Non Conformità 32 5.16 Valutazione clienti e fornitori 33 5.17 Gestione emergenze 33 5.18 Project & Activity 34 5.19 Tool alert e sincronizzazioni 34 5.20 Cross azienda 34 6. Speciale consulenti e formatori 36 6.1 Sales & Activity 37 6.1.1 Sales 37 6.1.2 Activity 37 7. Training, consulenza e supporto IT 38
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Architettura software, requisiti it, funzionalità, apprendimento Chi siamo NORD PAS nasce nel 1998, per iniziativa di un gruppo di esperti consulenti nel settore sicurezza e ambiente. La società si è rapidamente strutturata per soddisfare le esigenze di aziende di ogni dimensione e supportarle negli adempimenti legislativi in materia di salute, sicurezza e tutela ambientale. In questi anni NORD PAS ha potuto così acquisire una profonda esperienza sul campo, seguendo oltre 1000 aziende con i propri servizi di consulenza e formazione. Su questa solida base, NORD PAS ha ampliato la propria offerta ed i propri orizzonti, acquisendo nuovi clienti di dimensioni nazionali ed internazionali, sia in ambito privato che pubblico. Il progetto software Q-81 HSE WEB APP, finalizzato ad innovare l approccio gestionale alle tematiche legate alla sicurezza sui luoghi di lavoro e all ambiente, mira ad agevolare e snellire le incombenze burocratiche e la gestione quotidiana dei compiti di RSPP e SAFETY MANAGER. 6 Notes 7 Capitolo 1
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Architettura software, requisiti it, funzionalità, apprendimento Q-81 Hse web Application 1 Software as a service (S.A.A.S.) è un modello di distribuzione del software applicativo dove un produttore di software sviluppa, opera (direttamente o tramite terze parti) e gestisce un'applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti via internet. I clienti non pagano per il possesso del software bensì per l'utilizzo dello stesso. Essi utilizzano il software tramite API accessibili via web, spesso come Web Services o REST. Software as a Service (SaaS) è un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio. Q-81 HSE WEB APPLICATION è un potente software in grado di gestire in modo semplificato ed intuitivo gli aspetti critici in materia di sicurezza sul lavoro e tutela ambientale, anche attraverso l aggiornamento legislativo in tempo reale. La piattaforma, organizzata in moduli, consente di approcciare al D.Lgs. 81/08 e agli obblighi derivanti in modo immediato, inoltre, attraverso percorsi guidati e strutturati, permette di costruire agevolmente uno o più sistemi di gestione secondo le Norme di riferimento (OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 9001, MOGC 231/01, ecc.). Q-81 HSE WA è utilizzabile in modalità LICENZA (installazione c/o vs. server) o S.A.A.S 1, con semplice connessione internet, a prezzi molto competitivi. 8 Notes Capitolo 2 2.1 Tempestive, partner tecnologico Lo sviluppo ed il mantenimento della piattaforma software Q-81 HSE WEB APPLICATION sono affidati da NORD PAS a Tempestive S.r.l., software house nata nel 1997, insediata presso il Polo Tecnologico di Pordenone. Tempestive ha sempre curato un approccio a beneficio del cliente finale, trasformando la percezione del software da costo a investimento, mirando al miglioramento dei processi aziendali, alla razionalizzazione dei costi, al corretto flusso di dati e documenti per risparmiare tempo e aumentare il controllo, al dimensionamento corretto di hardware e software sia per evitare sprechi che per non avere sistemi insufficienti. Oggi questi obiettivi vengono raggiunti anche grazie alla capacità di Tempestive di gestire il cloud vero come democrazia del software, permettendo a qualunque azienda di utilizzare soluzioni all avanguardia pagando solamente ciò che si consuma, sia in termini di memorizzazione dei dati che di utilizzo delle applicazioni. Forte di una partnership consolidata con IBM e Microsoft, recentemente arricchita da quella con TomTom Buisiness per il controllo di flotte da tre a migliaia di veicoli, Tempestive è una delle quattro aziende italiane che fanno parte di Azure, il top club Microsoft per il cloud. Anche insieme a questi prestigiosi partner, l azienda pordenonese è in grado di fornire a prezzi molto competitivi soluzioni idonee per riorganizzare i processi aziendali, sia interni che esterni. 9
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Architettura software, requisiti it, funzionalità, apprendimento Punti di Forza 3.1 Perché utilizzare Q-81 HSE WEB APPLICATION? Tutto sotto controllo, riduci costi e rischi, aumenta l efficienza 10 Notes 1 Acquistabile a moduli 2 Aggiornamento continuo 1 2 3 11 3 Apprendimento on-line 4 Import dati semplificato 5 Intuitivo e immediato 6 Oltre 100 modelli documentali 7 Sistema Alert 4 5 6 8 Utenti illimitati 9 Utilizzabile da smartphone e tablet 7 8 9 Capitolo 3
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Architettura software, requisiti it, funzionalità, apprendimento 3.1.1 Acquistabile a Moduli La nostra piattaforma dispone attualmente di 15 moduli (la nostra roadmap prevede ulteriori 5 moduli entro il 2013), tutti acquistabili in modo separato, in tempi diversi, oppure aggregandoli secondo le vostre necessità. Ciò vi permetterà di testare la piattaforma con un costo d ingresso molto basso ed eventualmente di arricchirla di funzionalità nel tempo. 3.1.6 Oltre 100 modelli documentali La piattaforma viene fornita con numerosi modelli documentali in grado di semplificare la gestione della reportistica da parte dell utente (es. modelli di nomine, procedure, richiami, documenti di valutazione dei rischi, registri, ecc.). Tutti i documenti sono elaborabili e personalizzabili in word direttamente dall utilizzatore. 3.1.2 Aggiornamento continuo Il team Q-81 HSE WEB APP, composto da tecnici e giuristi, provvede quotidianamente al monitoraggio della normativa nazionale e comunitaria applicabile, attraverso vari servizi di aggiornamento normativo telematico. I feed di aggiornamento sono consultabili dalla piattaforma Q-81 HSE WEB APP. 3.1.7 Sistema Alert Il sistema di alert della piattaforma consente agli utenti del sistema di ricevere segnalazioni dal software; Q-81 HSE WEB APP permette inoltre l invio di segnalazioni anche a destinatari che non sono utenti del sistema, tramite e-mail. Q-81 HSE WEB APP, nella configurazione di partenza, è già dotato di alcuni alert, come ad esempio: all inserimento di un nuovo lavoratore, al cambio mansione, alla dimissione di un lavoratore. Il sistema può essere in seguito integrato con alert personalizzati dall utente. 12 3.1.3 Apprendimento On-Line Imparare ad usare l applicazione è semplice e veloce. L ergonomia di utilizzo facilita l autoapprendimento; con brevi A differenza di molti software presenti sul mercato, la 3.1.8 sessioni formative on-line imparerete a padroneggiare il vostro Utenti Illimitati per la piattaforma Q-81 HSE WEB APP non viene venduta ad utente. 13 Q-81 HSE WEB APP in tempi rapidissimi, abbattendo i costi di soluzione On Premise Potrete disporre immediatamente di utenti illimitati, senza implementazione e di formazione. preoccuparvi di costi aggiuntivi e configurando di persona i privilegi di consultazione ed operatività. 3.1.4 Import Dati Semplificato e Compatibilità con altri sistemi IT Tutte le anagrafiche della piattaforma sono dotate di un modulo di import-export dati da template excel. Tale funzione è molto importante e consente all utente un notevole risparmio di tempo e costi nella fase di popolamento della piattaforma. È inoltre possibile allineare Q-81 HSE WEB APP con i più diffusi gestionali ERP in commercio. 3.1.9 Utilizzabile da Smartphone e Tablet La modalità web offre la massima libertà di accesso ed utilizzo della piattaforma Q-81 HSE WEB APP. Potrete utilizzare la vostra applicazione ad esempio dal cantiere, piuttosto che da un aula formativa o presso lo stabilimento dove state eseguendo un audit. 3.1.5 Intuitivo e immediato La grafica ad icone ed i percorsi impostati consentono di navigare con efficacia e velocità all interno della piattaforma. Il software è organizzato in quattro aree principali, ovvero PIANIFICAZIONE, ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO, CONTROLLI E AZIONI, RIESAME; inoltre per alcune funzionalità strategiche, quali ad esempio la valutazione dei rischi, la piattaforma è dotata di wizard che aiutano l utente nella mappatura del processo.
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Architettura software, requisiti it, funzionalità, apprendimento Architettura e Requisiti IT 4.1 Architettura La struttura logica dell applicativo è rappresentata nell immagine sottostante. Le tre componenti (WebServer, Database e Document Manager) possono essere installate in macchine separate o risiedere nello stesso server. CLIENT 14 Notes 15 DOCUMENT MANAGER WEBSERVER DATABASE Capitolo 4 4.1.1 Sistema Operativo 4.1.2 Database e Web Server L applicazione Q-81 HSE web application funziona in ambiente Microsoft Windows. Il sistema operativo di base può essere Windows 2008 R2 o Windows 2012. Il software è scritto usando.net Framework 3.5 L applicazione è composta da 2 componenti principali: il database Microsoft SQLServer nella versione Express o superiore; l applicazione Web che è installata su Internet Information Server (versione 7 o successive). Le due componenti possono essere installate su server diversi o sullo stesso server a seconda della mole dei dati trattati e delle scelte di sicurezza, backup e situazioni dipendenti dal cliente.
4.1.3 Gestione documentale (facoltativa) 4.1.4 Sicurezza È possibile utilizzare configurazioni di cluster o load-balancing sui server, basandosi sull infrastruttura Microsoft e le capacita di Network Load Balancing messe a disposizione dal sistema operativo. Oltre all infrastruttura descritta, è possibile utilizzare Microsoft Sharepoint per la memorizzazione dei documenti presenti nell applicazione. Questo componente potrebbe già essere presente nell infrastruttura, o essere installato a parte per gestire solo i documenti di Q81 HSE WEB APP. L applicazione utilizza una libreria di Microsoft Office Sharepoint Server per la memorizzazione dei propri documenti. La sicurezza fisica delle macchine è demandata al cliente, mentre l esposizione su internet del servizio è possibile semplicemente pubblicando il protocollo http o preferibilmente 4.3 Autenticazione/ Autorizzazione 4.3.1 Autenticazione https del webserver. Si consiglia l utilizzo di reverse proxy o di con uno dei due meccanismi. Le password salvate nel database 16 17 firewall in grado di limitare l esposizione ad attacchi. L acquisto e la gestione dei certificati di sicurezza per la pubblicazione del protocollo https è a carico del cliente. Logic Tier, è composto a sua volta da: DbWebPart (un componente sviluppato da Tempestive che permette la creazione della logica applicativa), Ghostwriter per la generazione dei documenti, un gestore documentale e dal gestore dei processi formato da uno schedulatore e una macchina a stati. Data Tier, gestisce la memorizzazione e l accesso ai dati; rende trasparente la gestione dei dati ai livelli soprastanti. Gli utenti che si connettono alla piattaforma possono utilizzare 2 meccanismi di autenticazione: su Windows Active Directory; con username/password memorizzate nel database. I due sistemi di autenticazione sono presenti contemporaneamente, permettendo all utente di eseguire il logon in modo trasparente sono memorizzate come hash, garantendo quindi la sicurezza delle informazioni memorizzate in caso di accesso diretto alla base dati. 4.2 Architettura software L architettura software adottata per la realizzazione del sistema è strutturata mediante lo schema N-Tier ; secondo tale schema l architettura viene sviluppata suddividendola su più livelli (tier), all interno di ciascuno di essi sono collocati dei processi logicamente separati dagli altri livelli: Presentation Tier ovvero l interfaccia utente; Application Tier o Logic Tier o Midde Tier, contenente la logica di processo; Data Tier, dedicato alla memorizzazione e all accesso ai dati. Il vantaggio di tale scelta è quello di permettere un agevole manutenzione o aggiornamento dei livelli in maniera indipendente l uno dall altro, a seguito sia di modifiche dei requisiti che di evoluzioni tecnologiche. Per l applicativo Q-81 HSE web application avremo pertanto la seguente architettura: Presentation Tier. È l interfaccia utente, gira sui PC collegati o alla LAN o ad Internet tramite un browser web, permette l interrogazione e la visualizzazione dei dati richiesti e consente all utente di interagire con il sistema mediante i meccanismi di comunicazione messi a disposizione dall applicativo. 4.3.2 Autorizzazione L autorizzazione alle funzionalità dell applicazione è sviluppata su 3 livelli: Funzionalità atomiche dell applicazione Ruoli applicativi Utenti/Gruppi I Ruoli applicativi aggregano gruppi di funzionalità dell applicazione. Gli utenti e i gruppi di persone che utilizzano l applicazione possono appartenere a uno o più ruoli. L applicazione consente di definire in modo autonomo nuovi ruoli applicativi che aggregano diverse funzionalità, e quindi la personalizzazione degli accessi secondo la propria struttura aziendale.
4.4 Requisiti Minimi per la soluzione On Premise Ricordando che la piattaforma può essere fruita in modalità S.A.A.S., senza la necessità di alcuna installazione, per coloro che desiderano installare l applicativo sul proprio server riportiamo di seguito i requisiti minimi di sistema: Requisiti minimi e caratteristiche applicazione Q-81 HSE WA Hardware Sistema Operativo Database CPU INTEL I3 o superiore consigliato INTEL XEON X3450, 4 GB RAM 100 GB di Disco Windows 2008 R2 o Windows 2012 SQL Server 2008 R2 o successivo, anche nella versione Express Application Server Internet Information Server 7 o successive 18 19 Browser Internet Explorer 8 o successive, Opera, Firefox, Chrome, Safari nelle versioni aggiornate Autenticazione Autenticazione su Active Directory o su database
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa MODULI 1 2 3 Moduli e funzionalità di Q-81 HSE WEB APPLICATION 1 Anagrafiche, Organigrammi e Documenti 2 Requisiti applicabili 3 Valutazione rischi 4 Obbiettivi e Programmi 5 Monitoraggi e Misurazioni 6 Comunicazioni e Consultazioni 7 Formazione 8 Sorveglianza sanitaria 9 Audit e check-list 10 DPI 4 5 4 8 6 9 11 Manutenzioni 12 Appalti 20 Notes 13 Infortuni - Near Miss - Malattie 14 Azioni e Scadenziari 21 15 Segnalazioni e Non Conformità 10 11 12 16 Valutazione clienti e fornitori 17 Gestione emergenze 18 Project & Activity 19 Tool alert e sincronizzazioni 20 Cross Azienda 13 14 15 16 17 18 Capitolo 5 19 20
5.1 Anagrafiche, Organigrammi e Documenti Costituisce il modulo base, imprescindibile, della piattaforma Q-81 HSE WEB APP, al quale è possibile aggiungere progressivamente, in funzione delle vostre necessità, tutti gli altri moduli Q-81. Di seguito elenchiamo le principali anagrafiche base del sistema (non esaustive): 1 Aziende 2 Persone 3 Mansioni 4 Funzioni 5 Organigrammi 6 Luoghi di lavoro 1 2 3 4 22 7 Sostanze pericolose 8 Agenti biologici 23 9 Materiali e Prodotti 10 Attrezzature 11 Documenti Definire l organigramma della sicurezza è facile e permette di 5 6 7 8 12 Processi e fasi individuare immediatamente i componenti del SPP, i PREPOSTI, i DIRIGENTI e tutte le figure coinvolte. Potrai facilmente risalire alle mansioni svolte anche in organizzazioni multi sede e multi azienda, al fine di organizzare poi le conseguenti attività di prevenzione e protezione. 9 10 11 12 Q-81 HSE WEB APP è dotato inoltre di un gestore documentale che consente all utente di archiviare, revisionare e distribuire con facilità ed efficacia ogni tipo di documento. Con Q-81 HSE WEB APP trovare i documenti non è più un problema, diminuendo il panico da controllo derivante da un ispezione o anche da una semplice richiesta interna. Con Q-81 ridurrete progressivamente l utilizzo e lo spreco di carta a favore di azioni concrete ed operative, proprio come richiesto dalla normativa. L applicazione Documenti di Q-81 permette l organizzazione, il controllo, la revisione e la distribuzione di tutti i documenti dell azienda. 5.2 Requisiti Applicabili Il modulo consente di ricevere RSS FEED in tempo reale da primarie banche dati normative, creare il proprio archivio di norme applicabile all organizzazione, mettere in collegamento le stesso con l intero sistema Q-81 HSE WEB APP.
5.3 Il modulo consente di mappare, valutare e gestire ogni tipo di fattore di pericolo e scenario di rischio. 5.4 Nello spirito del miglioramento continuo del modello organizzativo e per valutare l efficacia e l efficienza del sistema di gestione, Valutazione rischi La potenzialità dello strumento è massima in quanto consente Obbiettivi Q-81 HSE WEB APP permette di gestire e monitorare gli obbiettivi di legale il singolo fattore di pericolo a tutte le anagrafiche di e Programmi aziendali e gli indicatori utilizzati per misurare gli andamenti delle sistema, consentendo all utente di scegliere fra vari criteri prestazioni in materia di salute e sicurezza. 5.5 valutativi (es. metodo matrice PxD, metodo FMEA, metodo Questa funzione consente di definire obiettivi coerenti con la Monitoraggi OHSAS 18004, metodo punteggio numerico, metodo ibrido, politica della sicurezza e di associare ad ogni obiettivo degli e misurazioni metodo grafico del rischio) o di crearne uno proprio. indicatori misurabili, utili a dare evidenza dell impegno Ogni scenario può essere gestito in forma autonoma, può essere quindi revisionato ed approvato sigolarmente; con un unico modulo potrete effettuare tutte le valutazioni di cui necessita la vostra organizzazione, distinguendole per ambito e documento dell organizzazione nel migliorare le condizioni di salute e sicurezza sul lavoro. Per ogni indicatore la piattaforma consente di definire, e quindi comunicare, le responsabilità e le risorse coinvolte. (es. DVR, Analisi Ambientale, POS, PSC, Duvri, Mappatura reati D.Lgs.231/01, ecc.). Il software permette la generazione del Documento di Valutazione dei Rischi ai sensi del D.Lgs. 81/08 e la personalizzazione della stampa sulla base delle esigenze specifiche dell utente. 5.6 Il modulo consente di pianificare e programmare riunioni e di attivare consultazioni, mettendo in relazione fra loro le Il modulo VDR consente di seguire l implementazione del processo Comunicazioni anagrafiche di sistema utili al calcolo delle gap analisys. 24 e Consultazioni 25 attraverso un percorso semplificato, ma allo stesso tempo molto potente, che mette in relazione ogni scenario di rischio con: Anagrafiche di sistema; Check-list raccolta dati oggettivi; Misure preventive adottate; Misure di miglioramento da adottare. Le relazioni fra le anagrafiche sono fondamentali per innescare tutti gli alert della piattaforma. Le principali relazioni possono essere generate in modo semplificato dalle mansioni svolte e dai luoghi di lavoro.
Gli aspetti informativi, formativi e di addestramento dei lavoratori Q-81 HSE WEB APP consente la mappatura della sorveglianza 5.7 rappresentano uno dei punti cardine in materia di salute e 5.8 sanitaria per ogni lavoratore. Formazione sicurezza sul lavoro. Sorveglianza Q-81 HSE WEB APP è dotato di un modulo specifico dedicato Sanitaria Lato azienda all organizzazione, gestione e consultazione di tutto ciò che Grazie alla piattaforma Q-81 HSE WEB APP potrete gestire con riguarda la formazione dei lavoratori. semplicità ed efficacia ogni aspetto legato agli accertamenti ed Tale modulo è conforme a quanto previsto dagli Accordi Stato- ai protocolli sanitari, e potrete pianificare e programmare Regioni del 21.12.2011 e del 22.02.2012, ma consente comunque agevolmente le visite mediche. la gestione della formazione anche non specifica per la sicurezza La determinazione dell idoneità del lavoratore alla mansione, sul lavoro (es. qualità, qualifica professionale, apprendistato, grazie al modello relazionale di Q-81, è basata su un analisi dei istruzioni operative, ecc.). GAP, che evidenziano l eventuale non conformità del lavoratore Potrete creare il vostro catalogo corsi e gestire i vostri titoli ai requisiti previsti per lo svolgimento della propria mansione (a formativi, abbinandoli in modo dinamico a tutte le anagrafiche di causa anche di eventuali sensibilità o limitazioni). sistema. Attraverso il concetto dei titoli formativi è possibile quindi mappare nel dettaglio ogni necessità di formazione. Il modulo Lato medico formativo di Q-81 HSE WEB APP fornisce all utente dei percorsi Il medico, nel caso volesse utilizzare direttamente il software guidati, in grado di aiutarlo nella mappatura dei fabbisogni, delle Q-81 HSE WEB APP, potrebbe agire all interno del modulo competenze e della ricerca/consultazione delle gap analisys. criptato a lui destinato. In questa sezione egli avrebbe infatti la 26 27 Attraverso la piattaforma Q-81 HSE WEB APP è possibile pianificare la formazione aziendale partendo da un analisi dei GAP formativi dei lavoratori, intesi come la differenza fra la formazione prevista e quella effettivamente ricevuta dal lavoratore. Il modulo vi consentirà fra l altro di gestire in automatico: la registrazione delle presenze ai corsi nel dettaglio della lezione; la produzione di attestati e lettere di consegna degli stessi ai lavoratori; il calcolo dei crediti formativi; la gestione dei docenti e delle aule. possibilità di gestire tutta la modulistica di cui agli allegati 3A e 3B del D.Lgs. 81/08.
5.9 Audit e check-list Questo modulo permette la verifica sistematica di ogni aspetto gestito all interno della piattaforma Q-81 HSE WEB APP. La verifica, in termini di applicazione ed efficacia del vostro Sistema, è agevolata dalla libreria di check-list presente all interno dell applicazione e dalla facoltà di generare i vostri modelli attuativi. Con Q-81 HSE WEB APP è possibile organizzare e gestire ogni tipo di verifica/audit, abbinando check-list ad hoc, documenti, responsabili e le conseguenti azioni da intraprendere. 5.10 DPI I DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) rappresentano elementi che l azienda deve gestire, su cui deve fare formazione e di cui deve monitorare le scadenze. Q-81 HSE WEB APP permette di mappare tutti i DPI in dotazione ai lavoratori, di classificarli e gestirli in modo da verificarne periodicamente la manutenzione e/o sostituzione, di registrarne le consegne e le non conformità correlate. Anche la determinazione dei DPI che devono essere assegnati ai vari lavoratori, grazie al modello relazionale di Q-81 HSE WEB APP, avviene automaticamente in conseguenza alla modifica di uno degli elementi del sistema (es. l esposizione al rischio, le macchine ed attrezzature utilizzate, le sostanze pericolose impiegate e la mansione svolta). 28 29
5.11 Manutenzioni Macchine, impianti ed attrezzature rappresentano per l impresa fattori che incidono pesantemente nel bilancio aziendale, anche in relazione agli obblighi connessi alla registrazione delle manutenzioni e alla gestione dei contratti di assistenza ad essi correlati. Q-81 HSE WEB APP è uno strumento che mette in relazione l ufficio sicurezza con l ufficio manutenzioni e logistica. Grazie a Q-81 HSE WEB APP è possibile generare tutte le schede tecniche delle infrastrutture in carico all azienda, anche importandole da altri software gestori di cespiti. Con Q-81 HSE WEB APP è possibile inoltre: pianificare e programmare tutti gli interventi di manutenzione; associare documenti tecnici e foto alle infrastrutture; associare gli utilizzatori; associare fornitori e non conformità derivanti dalle manutenzioni; fare statistiche e controllare i costi di gestione relativi; Gli appalti rappresentano uno dei processi più complessi da gestire in azienda e con elevato grado di rischio. Q-81 HSE WEB APPLICATION permette di mappare i processi di appalto e gestire i cantieri sia dal lato del committente che dell appaltatore. L anagrafica clienti e fornitori permette di mappare le ditte committenti o appaltanti, il modulo check-list collegato permette di definire i requisiti di idoneità dei fornitori piuttosto che dei cantieri e di effettuare audit di verifica. Il modulo può interagire con la valutazione dei rischi in modo da poter generare il Documento Unico della Valutazione delle Interferenze (DUVRI). Q-81 HSE WEB APPLICATION dispone di un potente modulo che consente di registrare incidenti, infortuni, quasi infortuni (near miss) e malattie professionali. 5.13 Infortuni 30 collegare all applicativo a notifiche e molto altro. Near Miss Malattie La compilazione è resa semplice da modelli pre-definiti che 31 5.12 Appalti permettono il collegamento e la relazione fra i vari elementi correlati all evento infortunistico. Ciò permette di tracciare, disporre ed attuare quanto le norme chiedono in termini di gestione di tali aspetti. Ad ogni lavoratore possono essere collegati i relativi infortuni/ incidenti, mappando l analisi delle cause, le disposizioni da attuare, i documenti significativi atti a dare evidenza della gestione, le eventuali testimonianze di personale interno o esterno. Possono inoltre essere effettuate le analisi e le statistiche di tali eventi, collegandoli ad obiettivi di miglioramento (modulo che indaga e produce risultati statistici in tempo reale).
5.14 Azioni e Scadenziari È uno dei moduli cardine della piattaforma. La gestione delle azioni di Q-81 HSE WEB APP permette di: creare librerie di azioni tipo e classificarle per ambito applicativo (es. SALUTE E SICUREZZA, AMBIENTE, 231, QUALITÀ, CLINICO, ecc.); generare scadenziari amministrativi; trattare le segnalazioni; gestire le non conformità; creare azioni correttive, preventive, di miglioramento. Il modulo AZIONI consente quindi di pianificare, programmare e disporre qualsiasi tipo di intervento, anche ciclico, ed interagisce con l intero modello relazionale della piattaforma. Registro delle misure preventive e protettive attuate Il registro si ottiene dall anagrafica delle misure di prevenzione e protezione attuate. 5.16 Valutazione clienti e fornitori La funzionalità permette di valutare la soddisfazione dei clienti per i servizi offerti, in base a criteri definiti dall organizzazione, e di registrare gli esiti di tale valutazione. Il sistema permette di: definire i criteri di valutazione della soddisfazione dei clienti; definire i parametri / i valori soglia per valutare la soddisfazione del cliente; impostare la periodicità della valutazione ed avviare la schedulazione; alle date previste, effettuare la valutazione e registrarne i risultati; pianificare le valutazioni successive; effettuare comparazioni ed elaborazioni grafiche. La funzionalità permette di valutare l accettabilità o meno dei fornitori (di materiali / servizi / appaltatori), in base a determinati criteri, e di registrare gli esiti di tale valutazione. Registro delle misure atte al miglioramento del livello di rischio Il sistema permette di: 32 La gestione delle AZIONI di MIGLIORAMENTO permette di definire i criteri secondo cui valutare i fornitori; 33 ottenere il registro o piano della misure di miglioramento. definire i parametri / i valori soglia per decidere Lo strumento permette di determinare quali azioni mettere in se un fornitore è accettabile; atto a fronte della valutazione dei rischi o di altre analisi. impostare la periodicità della valutazione ed avviare Una volta attuate, le misure di miglioramento diventano misure di la schedulazione; prevenzione, lasciando traccia del percorso, appunto migliorativo, alle date previste, effettuare la valutazione e registrarne che l azienda ha attuato. i risultati; pianificare (eventualmente) le valutazioni successive; effettuare comparazioni ed elaborazioni grafiche. 5.15 Segnalazioni e Non Conformità La piattaforma è dotata di un tool per la gestione delle segnalazioni, che saranno poi trattate dalle parti interessate; esse vengono infatti assegnate ad un cliente, e sono consultabili direttamente dalla sua homepage. Le segnalazioni possono poi interagire con il sistema di gestione delle NON CONFORMITÀ ed essere messe in relazione con il modulo AZIONI. 5.17 Gestione emergenze Permette la registrazione di esercitazioni per la gestione delle emergenze e di eventuali eventi che contemplino emergenze (incendi, eventi naturali, rapine, ecc.).
5.18 Project & Activity 5.19 Tool alert e sincronizzazioni Consente la gestione dei progetti aziendali e la registrazione delle attività correlate. È un modulo molto potente, flessibile, pensato per agevolare il lavoro dei Quality, Health and Safety Manager nella pianificazione delle attività da svolgere correlate ad un particolare progetto. Il modulo interagisce con le anagrafiche di sistema, con le funzioni aziendali e con il modulo degli obbiettivi e monitoraggi: consente inoltre la gestione del work-flow delle attività in modo semplice ed intuitivo. Il sistema di alert della piattaforma consente agli utenti del sistema di ricevere segnalazioni dal software; Q-81 HSE WEB APP permette inoltre l invio di segnalazioni anche a destinatari che non sono utenti del sistema, tramite e-mail. È inoltre possibile allineare Q-81 HSE WEB APP con i più diffusi gestionali ERP in commercio, grazie ad uno specifico tool di sincronizzazione. I percorsi guidati all interno dell applicazione ti aiuteranno a rintracciare le informazioni. Valutazione dei rischi > Misure di prevenzione e protezione > Valutazione del rischio Requisiti applicabili Obiettivi e programmi 34 Azioni (AP, AC, AM) > Dpi 35 PIANIFICAZIONE CONTROLLI E AZIONI Non conformità Auditing > Check list > Rilievi e trattamenti Verifica rispondenza requisiti Infortuni e near miss Monitoraggio e misurazioni ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO Risorse, ruoli, responsablità > Risorse umane > Organigrammi > Clienti e fornitori > Processi e fasi > Impianti e macchine > Luoghi di lavoro > Materiali e prodotti > Sostanze pericolose > Agenti biologici Formazione e competenze > Corsi > Titoli formativi > Stato della formazione Documentazione Comunicazione, partecipazione, consultazione > Riunioni > Segnalazioni > Sanzioni disciplinari Controllo operativo > Sorveglianza sanitaria > Manutenzioni > Emergenze > Appalti e cantieri 5.20 Cross azienda Il menù e le viste CROSS AZIENDA permettono l aggregazione e la consultazione di dati in modo trasversale sugli ambienti delle aziende gestite. Tale funzionalità è ideale per la gestione del sistema nelle organizzazioni multisede. Grazie alla funzione CROSS infatti l azienda può organizzare documenti, scadenziari, manutenzioni, formazione ecc. per ogni sede; tali dati possono essere poi gestiti a livello centrale o periferico e possono essere consultati trasversalmente. In questo modo Q-81 facilita il dialogo fra le varie sedi relativamente alla gestione dei sistemi Qualità, Sicurezza ed Ambiente, ottimizzando i tempi di recupero delle informazioni e l organizzazione del lavoro degli uffici preposti. PROFILO UTENTE ALERT E SEGNALAZIONI NAVIGAZIONE A ICONE RIESAME Riesame della direzione CONFIGURAZIONI Aziende Lingue Privilegi AZIONI IN SCADENZA
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Speciale consulenti e formatori 6.1 Sales & Activity 6.1.1 Sales Q-81 HSE WEB APP è pensato anche per i consulenti e formatori che vogliono innovare la gestione della loro attività professionale fornendo un servizio all avanguardia alla propria clientela. Oltre alle funzionalità previste per l azienda, il professionista può beneficiare di altri due moduli, SALES & ACTIVITY MANAGEMENT, finalizzati alla gestione commerciale e tecnica della propria attività completamente in modalità cloud, senza costi hardware e con la massima affidabilità. Il modulo SALES funge da CRM e consente la gestione della trattativa commerciale con il cliente e la produzione del documento di offerta su template word personalizzabile. 36 Notes 6.1.2 Activity Il modulo ACTIVITY consente la gestione della commessa, ovvero la distribuzione delle attività da svolgere all interno dello Studio, la rendicontazione delle stesse da parte dei tecnici, la consuntivazione e visualizzazione dello stato avanzamento dei lavori, la saturazione delle risorse, ecc. 37 Capitolo 6
Q-81 HSE WEB APP Scheda informativa Training, consulenza e supporto IT Potrai imparare rapidamente ad utilizzare la piattaforma semplicemente con sessioni formative on-line. Siamo tuttavia a disposizione per ogni richiesta di formazione presso la tua sede, con percorsi studiati ed ottimizzati per dare maggior efficacia al progetto. La consulenza che offriamo è tutta orientata a rendere efficace il sistema gestionale nel minor tempo possibile: Analisi di processo, analisi delle organizzazioni; Analisi e gap analysis del vostro sistema sicurezza, qualità, ambiente in relazione a Q-81 HSE WEB APP; Importazione dei vostri sistemi organizzativi in Q-81 HSE WEB APP. Richiedici informazioni anche sul servizio Q-81 HSE WEB APP chiavi in mano: Getting Started! La nostra divisione IT è a tua completa disposizione per allineare/importare dati utili ad alimentare Q-81 HSE WEB APP e quindi ad alleggerire il tuo carico di lavoro. 38 Notes Standard di assistenza 39 Sistema Gestione Qualità certificato UNI EN ISO 9001:2008 Le nostre procedure di assistenza sono conformi a quanto previsto dagli standard ISO/IEC 20000 per la gestione di servizi IT e ISO 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni. Operiamo con un Sistema di Gestione Qualità certificato UNI EN ISO 9001:2008. Canone di aggiornamento ed assistenza Capitolo 7 Coloro che acquistano la piattaforma Q-81 HSE WEB APP (On Premise) possono godere del canone di aggiornamento ed assistenza che è possibile rinnovare annualmente o in modalità triennale agevolata. Per coloro che utilizzano il software in modalità as a service (senza installazione solo servizio internet) il costo di aggiornamento e manutenzione è compreso nel canone annuo.
Nord Pas 14000 srl I-33080 Porcia (Pn) via Villa Scura 34 Tel. +39 0434 924154 P.I. e C.F.: 01366370938 REA 71475 CCIAA PN Cap. Sociale Euro 110.400 di cui versato Euro 75.400 info@q81web.com www.q81web.com Sistema Gestione Qualità certificato UNI EN ISO 9001:2008