RATEI E RISCONTI Picam consente di gestire i ratei e i risconti in modo automatico (menu CONTABILITA' DEL PERIODO GESTIONE RATEI E RISCONTI). Per quanto riguarda i risconti, durante la registrazione di una prima nota è possibile indicare il periodo di competenza del costo/ricavo. I ratei possono essere gestiti automaticamente al momento della rilevazione del costo/ricavo, indicando il periodo di competenza, oppure manualmente, creando il movimento contabile di rettifica a fine anno (tale movimento permetterà poi la gestione automatica delle successive rilevazioni relative al rateo stesso). Ogni volta che viene creato un movimento contabile relativo ad un rateo/risconto, le relative informazioni vengono memorizzate nell'archivio dei Ratei e Risconti. La stampa dello Stato Patrimoniale / Conto Economico e del Bilancio a Sezioni Contrapposte prevede la possibilità di simulare le registrazioni relative ai ratei e ai risconti (prelevando i dati dall'archivio Ratei e Risconti). Il programma Calcolo Ratei/Risconti permette di creare in automatico i movimenti contabili relativi ai ratei/risconti (utilizzando i dati dell'archivio Ratei e Risconti). Per poter gestire i ratei e i risconti occorre eseguire le seguenti operazioni: Nel PIANO DEI CONTI creare i conti relativi alla gestione dei ratei e dei risconti; tali conti dovranno essere inseriti nella TABELLA PARAMETRI (CODICI CONTO, ). Nelle CAUSALI CONTABILI creare le causali relative alla gestione dei ratei e dei risconti (verranno utilizzate, solo a livello descrittivo, per la creazione automatica dei movimenti contabili); tali causali dovranno essere inserite nella TABELLA PARAMETRI (CAUSALI CONTABILI). Nelle CAUSALI CONTABILI selezionare l'opzione GESTIONE RATEI/RISCONTI nelle causali che si vogliono utilizzare per la creazione dei ratei e dei risconti. E' possibile creare un archivio dei conti da utilizzare per i ratei/risconti (tramite la scelta Conti per Gestione Ratei e Risconti oppure Piano dei Conti): ad ogni conto economico del Piano dei Conti si possono assegnare specifici conti per i Ratei Attivi, i Ratei Passivi, i Risconti Attivi e/o i Risconti Passivi; se ad un costo/ricavo non vengono assegnati questi conti, verranno utilizzati quelli immessi nella Tabella Parametri (Codici Conto, ). Per ogni record di questo archivio, oltre al conto del rateo/risconto, è possibile indicare una descrizione (durante la creazione dei ratei/risconti tale descrizione verrà inserita nella prima descrizione del record dell'archivio GESTIONE RATEI E RISCONTI; durante la creazione automatica dei movimenti contabili relativi ai ratei/risconti, questa descrizione verrà inserita nella descrizione aggiuntiva del relativo movimento contabile). Integrazione al Manuale Utente 1
1. Risconti I risconti vengono rilevati nel seguente modo: durante la Registrazione Prima Nota di un costo/ricavo occorre indicare il periodo di competenza ed eseguire il Calcolo Ratei e Risconti per effettuare la creazione dei movimenti contabili relativi alla rilevazione dei risconti. 2. Ratei I ratei possono essere rilevati in due modi: è possibile effettuare manualmente la registrazione del movimento di rettifica relativo al rateo (con successive rilevazioni automatiche per creare i movimenti contabili negli esercizi successivi) oppure, in caso di ratei relativi a 2 esercizi (precedente e attuale), è possibile effettuare direttamente la registrazione del costo/ricavo e creare in automatico i movimenti contabili relativi alla rilevazione del rateo (esercizio precedente e attuale). 1) Registrazione Prima Nota del movimento di rettifica relativo al rateo (con calcolo del rateo) a) Calcolo Ratei e Risconti con creazione dei movimenti contabili relativi alla rilevazione del rateo. b) Eventuale Calcolo Ratei e Risconti con creazione dei movimenti contabili relativi alla rilevazione del rateo, relativamente agli esercizi di competenza ad esclusione dell'esercizio in cui dovrà essere stornato il rateo (in cui ha termine la competenza del rateo); Registrazione Prima Nota del costo/ricavo e selezione del rateo da chiudere con creazione del movimento contabile relativo allo storno. 2) Registrazione Prima Nota di un costo/ricavo con indicazione del periodo di competenza a) Creazione immediata, durante la Registrazione Prima Nota, dei movimenti contabili relativi alla registrazione del rateo (relativamente all'esercizio precedente) e allo storno del rateo (esercizio attuale). b) Creazione immediata, durante la Registrazione Prima Nota, dei movimenti contabili relativi alla registrazione del rateo (relativamente all'esercizio precedente) e Calcolo Ratei e Risconti con creazione dei movimenti contabili relativi allo storno del rateo. c) Nessuna operazione selezionata, durante la Registrazione Prima Nota; verrà eseguito Calcolo Ratei e Risconti con creazione dei movimenti contabili relativi alla registrazione e allo storno del rateo. Integrazione al Manuale Utente 2
3. Registrazione Prima Nota 3.1. Rilevazione dei Risconti Se nella causale contabile è stata selezionata l'opzione Gestione Risconti, è possibile, per ogni conto economico, inserire i dati relativi alla competenza del costo/ricavo. Per poter effettuare questa operazione occorre posizionarsi sulla riga di dettaglio relativa al conto del costo/ricavo e cliccare sul pulsante "Ratei/Risconti" oppure premere "F9"; verrà visualizzata una videata in cui dovranno essere immessi i seguenti dati: RATEO/RISCONTO: viene proposto RISCONTO. CONTO RATEO/RISCONTO: viene proposto il conto del Risconto Attivo/Passivo che è stato immesso, per il costo/ricavo utilizzato, nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti oppure, se non esiste, quello generico immesso nella Tabella parametri (Codici Conto, ). DESCRIZIONE 1 RATEO/RISCONTO: se per il costo/ricavo utilizzato esiste il conto nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti, viene proposta la descrizione immessa in tale archivio; questa descrizione verrà utilizzata come descrizione aggiuntiva nei movimenti contabili creati durante la gestione automatica dei risconti. DESCRIZIONE 2 RATEO/RISCONTO: è possibile immettere una seconda descrizione per il risconto. sono visibili nel Dettaglio dei Movimenti Contabili). utilizzando i dati inseriti durante la registrazione (il totale del risconto è uguale all'importo del movimento contabile relativo al costo/ricavo). Integrazione al Manuale Utente 3
3.2. Registrazione Manuale dei Ratei Utilizzando una causale contabile in cui è stata selezionata l'opzione Gestione Ratei, è possibile registrare manualmente il movimento di rettifica relativo al rateo (con successive rilevazioni automatiche per creare i movimenti contabili negli esercizi successivi). Occorre inserire SOLO il conto del costo/ricavo (oppure tutto il rigo di dettaglio) di cui si vuole registrare il rateo e cliccare sul pulsante "Calcolo Ratei" oppure premere "SHIFT + F8"; verrà visualizzata una videata in cui dovranno essere immessi i seguenti dati: DATA OPERAZIONE: viene proposta (se già immessa) la data operazione del rigo di dettaglio. TOTALE RATEO: immettere il totale del costo/ricavo. IMPORTO RATEO: valore calcolato in automatico dal programma (sarà l'importo del movimento contabile relativo alla rilevazione del rateo). CONTO RATEO: viene proposto il conto del Rateo Attivo/Passivo che è stato immesso, per il costo/ricavo utilizzato, nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti oppure, se non esiste, quello generico immesso nella Tabella parametri (Codici Conto, ). DESCRIZIONE 1 RATEO: se per il costo/ricavo utilizzato esiste il conto nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti, viene proposta la descrizione immessa in tale archivio; questa descrizione verrà utilizzata come descrizione aggiuntiva nei movimenti contabili creati durante la gestione automatica dei ratei. DESCRIZIONE 2 RATEO: è possibile immettere una seconda descrizione per il rateo. sono visibili nell'elenco Dettaglio dei Movimenti Contabili); inoltre, verrà creato in automatico un ulteriore rigo relativo al conto del rateo. utilizzando i dati inseriti durante la registrazione (verranno inseriti anche i dati relativi al 1 An no: la data di scadenza sarà uguale alla data operazione e l'importo della scadenza sarà uguale a quello del movimento contabile). 3.3. Storno dei Ratei Utilizzando una causale contabile in cui è stata selezionata l'opzione Gestione Ratei, è possibile registrare automaticamente i movimenti contabili relativi allo storno del rateo. Occorre inserire i movimenti relativi alla rilevazione del costo/ricavo, posizionarsi sul rigo di dettaglio in cui è stato inserito il conto del costo/ricavo e cliccare sul pulsante "Storno Ratei" oppure premere "SHIFT + F9"; verrà visualizzata una videata contenente l'elenco di tutti i ratei (attivi o passivi a seconda che si stia rilevando un ricavo o un costo) ancora aperti. Selezionando un rateo verranno creati i movimenti contabili relativi allo storno del rateo (nella descrizione aggiuntiva verrà riportata la Descrizione 1 memorizzata nel rateo). Confermando la registrazione di prima nota verrà aggiornato il record nell'archivio Gestione Ratei e Risconti (verranno inseriti i dati relativi ad un ulteriore anno del rateo: data scadenza uguale alla data operazione e importo scadenza tale per cui il rateo risulti chiuso). Integrazione al Manuale Utente 4
3.4. Rilevazione dei Ratei Se nella causale contabile è stata selezionata l'opzione Gestione Ratei, è possibile, per ogni conto economico, inserire i dati relativi alla competenza del costo/ricavo (purché tale costo/ricavo sia di competenza di due soli esercizi: quello precedente e quello attuale). Per poter effettuare questa operazione occorre posizionarsi sulla riga di dettaglio relativa al costo/ricavo e cliccare sul pulsante "Ratei/Risconti" oppure premere "F9"; verrà visualizzata una videata in cui immettere i seguenti dati: RATEO/RISCONTO: viene proposto RATEO. CONTO RATEO/RISCONTO: viene proposto il conto del Rateo Attivo/Passivo che è stato immesso, per il costo/ricavo utilizzato, nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti oppure, se non esiste, quello generico immesso nella Tabella parametri (Codici Conto, ). DESCRIZIONE 1 RATEO/RISCONTO: se per il costo/ricavo utilizzato esiste il conto nell'archivio Conti per Gestione Ratei e Risconti, viene proposta la descrizione immessa in tale archivio; questa descrizione verrà utilizzata come descrizione aggiuntiva nei movimenti contabili creati negli automatismi dei ratei. DESCRIZIONE 2 RATEO/RISCONTO: è possibile immettere una seconda descrizione per il rateo. CREAZIONE MOVIMENTO CONTABILE STORNO RATEO? Selezionando questa opzione verranno creati in automatico i movimenti contabili relativi allo storno del rateo (la selezione di questa opzione impone la selezione anche della successiva opzione). CREAZIONE MOVIMENTO CONTABILE REGISTRAZIONE RATEO? Selezionando questa opzione verranno creati in automatico i movimenti contabili relativi alla registrazione del rateo dell'esercizio precedente (quindi con data operazione uguale alla data fine esercizio precedente). sono visibili nell'elenco Dettaglio dei Movimenti Contabili) e, se è stata selezionata una delle due precedenti opzioni, verranno creati i relativi righi di dettaglio. utilizzando i dati inseriti durante la registrazione. Se è stata selezionata l'opzione Creazione Movimento Contabile Registrazione Rateo, verranno inseriti anche i dati relativi al 1 Anno: data scadenza uguale alla data operazione (data fine esercizio precedente) e importo scadenza uguale a quello del relativo movimento contabile. Se è stata selezionata l'opzione Creazione Movimento Contabile Storno Rateo, oltre ai precedenti dati, verranno inseriti anche i dati relativi al 2 Anno: data sca denza uguale alla data operazione del movimento dello storno e importo scadenza tale per cui il rateo risulti chiuso. Integrazione al Manuale Utente 5